Anda di halaman 1dari 17

a.

Manajemen Kefarmasian
1. Drug Management Cycle
Pengelolaan obat di apotek merupakan salah satu unsur penting dalam fungsi
manajerial apotek karena ketidakefisienan pengelolaan obat akan memberikan dampak
negatif terhadap apotek dari segi ekonomi. Pengelolaan di Apotek UII Farma sesuai
dengan siklus Drug Management Cycle (DMC) mulai dari perencanaan, pengadaan,
penerimaan, pendistribusian, dan penggunaan obat. pengelolaan obat di apotek memiliki
perbedaan dengan pengelolaan obat di rumah yaitu tidak adanya proses seleksi.
a. Selection
Selection adalah proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan,
identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan
memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar
obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif apoteker dalam Panitia Farmasi dan
Terapi (PFT) untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi
pembelian (No 1197 th 2004). Secara umum, di apotek tidak ada proses seleksi karena
seleksi hanya diadakan pada menajemen pengelolaan obat di rumah sakit. Begitu pun
pengelolaan obat di Apotek UII Farma tidak dilakukan seleksi obat. Hal ini disebabkan
karena proses seleksi harus ada referensi daftar obat, misalnya Formularium Rumah Sakit
atau Daftar Obat Esensial Nasional. Selain itu proses menurut UU No xxx bahwa proses
seleksi dilakukan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT), sedangkan di apotek terutama
Apotek UII Farma itu sendiri tidak terdapat PFT.
b. Perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga dalam
rangka pengadaan dengan tujuan mendapatkan jenis dan jumlah yang sesuai dengan
kebutuhan dan anggaran, serta menghindari kekosongan obat dengan metode yang dapat
dipertanggungjawabkan. Sebelum diadakan pengadaan obat, alat kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai (BMHP) perlu adanya perencanaan dengan baik agar nantinya dapat
menjaga ketersediaan obat dengan baik. Tujuan perencanaan adalah tersedianya obat
dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan dengan mutu
obat terjamin dan obat dapat diperoleh pada saat diperlukan.

Perencanaan di Apotek UII Farma dilakukan setiap minggu setiap hari Senin dan
Kamis dengan membuat laporan defecta dengan periode 1 bulan sebelumnya. Laporan
defecta di print setiap minggunya untuk perencanaa 1 bulan ke depan. Selain perencanaan
mingguan, di Apotek UII dilakukan perencanaan harian. Perencanaan harian dilakukan
ketika minimal stok barang sesuai dengan safety stocknya, hal ini bertujuan untuk
menjaga kekosongan 1 hari sebelumnya dari barang yang terjual di apotek. Metode
perencanaan yang digunakan di Apotek UII Farma adalah:
1. Konsumsi
Metode konsumsi di Apotek UII Farma dilakukan berdasarkan pengeluaran barang
periode sebelumnya. Data konsumsi obat, alat kesehatan, ataupun BMHP
dikelompokkan berdasarkan kelompok obat dengan fast moving dengan slow moving.
Data konsumsi di Apotek UII Farma dilihat dari penjualan 1 bulan sebelumnya untuk
obat, alat kesehatan, ataupun BMHP. Barang yang perencanaannya dilakukan dengan
metode konsumsi ini mayoritas adalah barang yang tidak disertai dengan data
epidemiologi, seperti: vitamin, makanan, minuman, dan kosmetik.
2. Kombinasi
Metode kombinasi dilakukan berdasarkan kombinasi pola konsumsi dan pola
penyakit atau pengobatan kasus. Contoh: pada bulan tertentu sedang terjadi musim
pancaroba sehingga banyak pasien terserang sakit batuk dan flu, maka Apotek UII
Farma akan menyimpan obat batuk dan flu yang diminati pelanggan dalam jumlah
yang banyak.
3. Just In Time
Metode perencanaan just in time adalah pembelian tanpa ada perencanaan
sebelumnya dan dilakukan atas permintaan pelanggan. Hal tersebut dilakukan untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan dalam jangka waktu pendek, atau ada pesanan
obat/barang dengan harga mahal dan jarang dibutuhkan, serta memilik expired date
(ED) pendek, seperti: Prontosan gel yang digunakan untuk lupa pasien Diabetes
Mellitus (DM). Metode just in time yang dilakukan di apotek uii bertujuan untuk
mencegah terjadinya stok berlebih agar ada keseimbangan antara jumlah obat dan
permintaan dari pasien. Apabila terjadi kelebihan stok, maka biaya yang akan
dikeluarkan akan menjadi lebih besar.

Perencanaan di Apotek UII Farma tidak terlepas dari dokumentasi. Dokumentasi


perencanaan di Apotek UII Farmas adalah:
1. Laporan defecta
Laporan defecta digunakan untuk mencatat nama obat atau barang yang habis dan
untuk merencanakan order obat yang akan dibeli. Keuntungan laporan defecta, yaitu
dapat sekaligus mengecek barang dan stock barang, menghindari terlewatnya
pemesanan kembali suatu barang, sehingga ketersediaan barang di apotek dapat
terkontrol dan untuk mempercepat proses pemesanan. Barang yang dicatat dalam
laporan defecta yaitu :
a

Obat yang menipis di bawah safety stock

b Obat yang habis/stok kosong


c

Obat yang diminta oleh customer

d Obat yang jumlahnya menipis dan Obat yang habis/stok kosong.


2. Laporan persediaan barang, baik obat, alat kesehatan, maupun BMHP
3. Surat Pesanan (SP)
Blangko surat pesanan digunakan untuk memesan barang yang habis atau menipis.
Komponen yang terdapat dalam surat pesanan, yaitu:
a. Nama apotek
b. Nomor SIA
c. Alamat apotek
d. Tanggal pesanan
e. Nomor surat pesanan
f. PBF yang dituju
g. Alamat dan nomor telepon PBF
h. Nama pesanan obat/barang
i. Jumlah barang yang dipesan
j. Satuan barang
k. Tanda tangan APA beserta SIPA

c. Pengadaan
Pengadaan barang dilakukan setiap hari sesuai dengan kebutuhan. Pengadaan
dilakukan berdasarkan perencanaan yang telah dibuat dan disesuaikan dengan anggaran
keuangan yang ada. Pengadaan barang meliputi proses pemesanan, pembelian, dan
penerimaan barang. Pengadaan di Apotek UII Farma dilakukan pada hari Selasa, Rabu
dan Kamis dengan membuat surat pesanan. Metode pengadaan yang digunakan di Apotek
UII Farma yaitu:
1. Pengadaan Jumlah Terbatas
Apotek UII Farma lebih sering melakukan pengadaan barang dengan
pembelian terbatas. Metode ini digunakan untuk pembelian obat obat atau alat
kesehatan yang bersifat slow moving dan memiliki harga yang relatif mahal, seperti :
tensimeter digital, seretide, simbicort dan obat TBC.
Pembelian dengan metode ini dilakukan dalam jumlah terbatas untuk
memenuhi kebutuhan jangka waktu pendek dan untuk memenuhi safety stock.
Metode pembelian tersebut dipilih untuk mencegah over stock sehingga antara barang
dan permintaan seimbang. Pengadaan terbatas dilakukan pada barang yang sudah
habis atau hampir habis, anggaran yang tersedia terbatas dan frekuensi kedatangan
sales ke apotek tinggi.
2. Pengadaan Terencana
Pengadaan berencana dilakukan berdasarkan penjualan perminggu atau
perbulan. Metode ini biasanya digunakan pada pengadaan barang khusus untuk obatobat yang harganya mahal, termasuk ke dalam fast moving atau sering digunakan.
Contoh barang di Apotek UII Farma dengan pengadaan terencana adalah Viostin DS,
Imboost Force.
3. Pengadaan Spekulasi
Pengadaan spekulasi dilakukan pada barang yang akan ada kenaikan harga
dibulan berikutnya, barang dengan riwayat kekosongan dalam jangka waktu lama di
PBF dan barang dengan penawaran khusus seperti ada bonus atau diskon dengan
syarat pembelian jumlah tertentu. Pemesanan ke PBF dilakukan setiap hari melalui
telepon. Metode spekulasi digunakan untuk obat yang harganya mahal tapi tidak
cepat keluar (slow moving) yang digunakan tetapi harus ada.

Selain pengadaan melalui pemesanan ke PBF, Apotek UII Farma juga


melakukan pengadaan dengan sistem konsinyasi. Konsinyasi adalah penitipan barang
dari distributor untuk dijual di apotek sehingga yang dibayarkan oleh apotek hanyalah
barang yang terjual, sedangkan sediaan farmasi yang tidak terjual dapat dikembalikan
lagi kepada distributor. Syarat barang yang bisa dijual dijual dengan pengadaan
konsinyasi adalah produk yang dijual harus legal dengan disertai no registrasi dari
BPOM, dari petugas apotek harus memutuskann berapa banyak yang boleh dititipkan.
Untuk awal pengadaan barang biasanya dalam jumlah yang sedikit, misalnya
sebanyak 2 atau 3 barang, hal ini untuk menghindari dead stock. Setiap barang yang
masuk dengan pengadaan dengan konsinyasi menggunakan nota yang baru. Contoh
sediaan farmasi dalam bentuk konsinyasi yang ada di Apotek UII Farma adalah madu
dan jamu atau herbal. Pengelolaan barang dengan sistem konsinyasi akan lebih
menguntungkan dikarenakan apotek tidak perlu mengeluarkan dana untuk membeli
barang, barang yang tidak laku bukan merupakan suatu kerugian bagi apotek dan
akan membuat apotek terlihat lebih lengkap. Kerugian dari sistem konsinyasi ini
adalah adanya risiko kehilangan. Jika ada barang yang hilang maka apotek harus
mengganti barang tersebut.
Beberapa hal yang dipertimbangan dalam pengadaan barang di Apotek UII
Farma adalah:
a. Laporan defecta
Apotek UII Farma melakukan pengadaan barang disesuaikan dengan
daftar obat yang harus segera diisi dengan melihat laporan defecta karena barang
yang kosong atau hampir habis, anggaran yang tersedia dan harga yang
ditawarkan (adanya diskon, bonus dll). Laporan ini terdapat di dalam Sistem
Informasi Manajemen Apotek UII yaitu IAAS (Integrated Apotek Application
System).
b. Sisa stok barang
Di Apotek UII Farma untuk sisa stok diusahakan tidak sampai habis karena butuh
waktu untuk pengadaan selanjutnya.
c. Pemilihan PBF

1) Legalitas PBF dilihat dari aspek legalitas dari faktur pajak yang terstandar,
NPWP, alamat dan penanggung jawab PBF
2) Reputasi PBF
3) Service meliputi :
a. Frekuensi kedatangan sales ke apotek, serta ketepatan dan kecepatan
pengiriman barang.
b. Diskon atau bonus.
c. Jangka waktu pembayaran.
d. Kemudahan pemesanan.
e. Untuk obat-obat yang kadaluarsa dapat dikembalikan.
f. Kualitas dan kuantitas barang.
Pembayaran atas pembelian barang di Apotek UII Farma dilakukan dengan 2
metode:
a

Cash On Delivery (COD)


Metode tersebut dilakukan dengan cara pembayaran ketika barang datang,

berlaku untuk obat golongan narkotika dan obat lainnya sesuai kesepakatan dengan
PBF. Contoh PBF dengan pembayaran cash diskon yaitu AAM, APL, Mandiri Prima
Medika, Parit Padang, Enseval, BSP, Langkah Insani, dan Asa Mulia. Tujuan
dilakukannya pembayaran cash yaitu untuk menurunkan resiko pekerjaan bagian
keuangan.
b

Kredit
Pembayaran dengan kredit dilakukan dengan sistem pembayaran tempo

tertentu selama 14, 21 atau 30 hari. Jangka waktu tertentu mengikuti ketentuan dari
PBF. PBF dengan pembayaran kredit, yaitu : AMS, IF, KF, DNR, Brataco dan
Merapi.
Langkah-langkah pembelian perbekalan farmasi di Apotek UII Farma adalah
sebagai berikut :
1

Pengecekan barang
Pengecekan dan pencatatan barang habis dalam laporan defecta dilakukan setiap
hari. Obatobat yang belum tersedia di apotek tetapi sudah ada permintaan dan
sudah diresepkan oleh dokter juga ditulis dalam buku penolakan obat.

Pemesanan
Pemesanaan dilakukan dengan melihat barang yang habis atau hampir habis dan
berpedoman pada laporan defecta. Pemesanan ditandatangani oleh APA disertai
nama dan cap apotek. Surat Pemesanan dibuat rangkap 2, yaitu lembar pertama
untuk PBF dan lembar kedua untuk apotek. Pemesanan obat narkotika dan
psikotropika dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Prinsip pembelian barang di Apotek UII Farma yaitu :


a

Berasal dari sumber yang resmi.


Terdapat faktur pembelian, faktur, pajak, dan lain-lain.

Macam dan jumlah barang yang dibeli disesuaikan dengan kondisi keuangan dan
kategori arus barang, termasuk fast moving atau slow moving.

Kondisi yang menguntungkan yaitu pertimbangan pemilihan PBF (ketersedian


barang, kualitas barang, harga yang ditawarkan, ketepatan waktu pengiriman,
waktu jatuh tempo pembayaran, pemberian diskon dan bonus, kesesuaian antara
barang yang diterima dengan syarat pesanan, serta sikap positif distributor sangat
diperhatikan dan menjadi pertimbangan dalam memilih supplier).

d. Penerimaan Barang
Apotek UII Farma melakukan penerimaan barang di sertai dengan dokumen
pendukung berupa faktur (tanda terima). Faktur minimal 2 rangkap, untuk PBF dan
arsip apotek. Ketika melakukan penerimaan barang dilakukan pengecekan barang
datang, yaitu meliputi: nama barang, jumlah, jenis sediaan, waktu kadaluarsa, dan
nomor batch, serta kesesuaian barang yang dipesan dengan barang datang. Barang
yang sudah dipesam tetapi tidak terpenuhi maka dimasukan ke daftar obat tidak
datang. Pengecekan disertai dengan pengecekan kondisi fisik barang, kemudian faktur
ditandatangani oleh Apoteker disertai dengan nama terang, nomor SIK, tanggal dan
cap apotek. Kemudian apotek menerima 1 lembar salinan arsip faktur yang telah
ditandatangani. Penerimaan barang secara cash faktur yang diambil oleh apotek
adalah faktur asli dan tembusan serta diberi cap lunas, sedangkan untuk kredit hanya
tembusan yang diambil yang telah ditandatangan oleh Apoteker serta cap apotek.
Kemudian data faktur dimasukkan ke SIM Apotek.
SOP pembelian barang di Apotek UII Farma sebagai berikut :

Pengecekkan dan pencatatan barang habis

Pemesanan kepada PBF

Penerimaan barang disertai faktur

Faktur ditandatangani oleh Apoteker

Arsip faktur disimpan

Data faktur dientry ke komputer

e. Distribution
Barang yang sudah sesuai dengan faktur dan dalam keadaan kondisi fisik baik,
selanjutnya barang diletakkan ke dalam rak/etalase barang atau buffer stock yang
sesuai. Jika barang yang dipesan dalam jumlah yang banyak maka disimpan di
gudang obat Apotek UII Farma. Pendistribusian obat Apotek UII Farma kepada
konsumen meliputi penjualan obat bebas/HV (obat tanpa resep), penjualan OWA, dan
penjualan obat berdasarkan resep.
Sistem distribusi di Apotek UII Farma menggunakan sistem FIFO (First In
First Out), yaitu barang yang datang lebih awal dikeluarkan terlebih dahulu, serta
sistem FEFO (First Expired First Out), yaitu barang dengan waktu kadaluarsa lebih
dekat yang dikeluarkan terlebih dahulu. Hal tersebut bertujuan untuk meminimalkan
barang kadaluarsa yang dapat mengakibatkan kerugian pada apotek.
f. Penyimpanan
Penyimpanan barang di Apotek UII Farma ditempatkan pada rak-rak barang dan
sisanya akan diletakkan di buffer stock dan di gudang. Penyimpanan obat di Apotek UII
Farma dilakukan dengan cara :
1

Obatobat bebas dan bebas terbatas diletakkan di lemari bagian depan sedangkan
obat keras diletakkan di bagian dalam apotek. Obat disusun berdasarkan alfabetis dan
kelas

farmakoterapi

seperti

obat

sistem

gastrointestinal

dan

hepatobilier,

kardiovaskular dan hepatopoetik, antialergi, analgesik-antiinflamasi, kortikosteroid,


syaraf, pernafasan, flu dan batuk, dan lain-lain.
2

Dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan, seperti tablet, salep kulit, salep mata,
tetes mata, sirup dan injeksi.

Obat-obat yang harus disimpan dalam suhu dingin 2 0C - 80C disimpan dalam lemari
es, seperti krim kecantikan dan insulin.

Alat-alat kesehatan, seperti spuit injeksi, infus, dan obat dengan sediaan injeksi
dikelompokkan di lemari tersendiri serta ada yang diletakkan di etalase luar seperti
masker dan sarung tangan.

Narkotika disimpan dalam lemari khusus yang terbuat dari kayu, terdiri dari dua pintu
yang memiliki kunci berlainan dan terletak ditempat yang aman, yakni di bagian
dalam (belakang) apotek yang tidak dapat dilihat oleh pasien secara langsung,
sehingga penyimpanan narkotika tersebut telah sesuai dengan persyaratan yang ada.
Contoh obat narkotika yang ada di Apotek UII adalah Codein 10 mg.

Psikotropika disimpan dalam lemari penyimpanan tersendiri terpisah dengan obatobat lain dan ditandai dengan lambang psikotropika. Contoh: Alprazolam 0,5 mg,
Amitriptyline 25 mg, Analsik, Braxidin, Clobazam 10 mg, Danalgin, Diazepam 2 mg,
Phenobarbital 30 mg, Proneuron, Sanmag, Valisanbe 2 mg dan Valisanbe 5 mg.
Khusus narkotika dan psikotropika disertai pencatatan manual dengan kartu stok.

Kartu tersebut diletakkan di samping setiap macam obat yang sudah masuk di sirkulasi
apotek. Kartu stok ini digunakan sebagai kontrol sehingga harus diisi setiap obat masuk
dan keluar sehingga mempermudah untuk mengetahui tanggal dan jumlah pemasukan
dan pengeluaran barang. Hal tersebut perlu dilakukan mengingat obat-obat tersebut
rawan untuk disalahgunakan serta alasan lain yaitu sering dilakukan pemeriksaan
kesesuaian antara kartu stok dengan fisik barang pada saat inspeksi dari balai POM.
Tidak hanya obat narkotika dan psikotropika yang dilakukan pencatatan secara
manual, tetapi obat tertentu juga dilakukan pencatatan manual, seperti tremenza.
Penyimpanan barang-barang selain obat seperti embalase (kantong plastik obat, botol,
sendok, etiket dan kertas puyer) disimpan dalam rak tersendiri. Sistem penyimpanan
obat/barang menggunakan komputerisasi untuk mengetahui tempat penyimpanan dan
jumlah obat/barang yang tersisa.
Kontrol persediaan barang dilakukan dengan penetapan safety stock yang
bertujuan untuk menghindari kekosongan barang, walaupun telah dilakukan penetapan
safety stock kekosongan barang masih terjadi, hal tersebut terjadi karena keterlambatan
pengiriman barang dari PBF atau stok barang di PBF kosong. Salah satu cara untuk
mengatasi kekosongan adalah malakukan pembelian ke apotek lain untuk memenuhi
kebutuhan pasien (nempil).

Indikator Inventory yang dilakukan oleh Apotek UII yaitu melihat kesesuaian
jumlah stok (jumlah fisik dengan SIM Apotek), dilakukan setiap 1 minggu sekali dengan
cara melakukan sampling stok untuk melihat kesesuaian jumlah stok dalam bentuk
prosentase. Target prosentase kesesuaian yaitu > 80%.
b. Supporting Manajemen
Apotek UII Farma merupakan bagian dari PT. Unisia Polifarma yang memberikan
pelayanan penuh kepada pasien selama 24 jam. Karyawan yang bekerja setiap hari dibagi
menjadi tiga shift yaitu shift pagi, shift siang, dan shift malam. Shift pagi dimulai pada pukul
07.00-15.00 WIB, shift siang dimulai pada pukul 15.00-22.00 WIB, sedangkan untuk shift
malam dimulai pada pukul 22.00-07.00 WIB. Untuk setiap shiftnya, minimal terdapat 1
orang apoteker yang bertugas memberikan pelayanan kepada pasien.
a. Organisasi
Stuktur organisasi memberikan gambaran tentang pemisahan kegiatan pekerjaan
dengan jelas antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan
fungsi dibatasi. Organisasi dikatakan baik jika memiliki struktur, tujuan, yang saling
berhubungan satu bagian dengan bagian yang lain untuk mengkoordinasikan bagian di
dalamnya. Apotek UII Farma merupakan bagian dari PT Unisia Polifarma yang memiliki
struktur organisasi yang memberikan batas-batas tanggung jawab yang jelas bagi seluruh
personel yang ada dalam struktur organisasi PT Unisia Polifarma. Struktur organisasi dari
PT. Unisia Polifarma yaitu:
KOMISARIS
Drs. Anwar Fauzi,
Apt.
DIREKTUR
dr. MTS.
Darmawan, Sp.A
WAKIL DIREKTUR
Novi Dwi R., S.
Si., Apt.
Ka.
BAG. ADM
ADM &
Ka. BAG.
&
KEU
KEU
Dian
Priuntari,
Dian Priuntari, S.
S.
Farm.,
Farm., Apt.
Apt.

Ka. BAG.
LOGISTIK
Nining I, S.
Farm., Apt.

Ka. BAG.
HUMAS &
PROMOSI
Maulana T., M.
Sc., Apt.

Ka. BAG.
PELAYANAN
Arifi Bhakti
S., Apt.
Ka. SEKSI
SDM &
UMUM
Junaedi

Gambar 2. Bagan Struktur Organisasi PT Unisia Polifarma


PT. Unisia Polifarma saat ini dipimpin oleh Direktur yaitu dr. MTS. Darmawan,
Sp A. yang bertanggung jawab kepada komisaris yaitu Drs. Anwar Fauzi, Apt. Direktur
membawahi 1 wakil direktur yaitu Novi Dwi Rugiarti.,S.Si., Apt. Wakil direktur
membawahi 4 bagian yaitu :
1

Kepala bagian Administrasi dan Keuangan dijabat oleh Dian Priuntari, S. Farm, Apt.

Kepala bagian Logistik dijabat oleh Nining Islamiyarsih, S.Farm., Apt.

Kepala bagian Humas dan Promosi dijabat oleh Maulana T., N. Sc., Apt.

Kepala bagian SDM Pelayanan dijabat oleh Arivi Bhakti Sinatria, S. Farm., Apt.
dimana membawahi Seksi SDM dan Umum yang dijabat oleh Junaedi.

Job Description karyawan yang berlaku di Apotek UII Farma adalah sebagai berikut :
1

Apoteker Pengelola Apotek (APA)


a Melakukan pekerjaan kefarmasian pada saat shift yang dijalani
b Mengkoordinasi pekerjaan kefarmasian semua tenaga kefarmasian di apotek
c Melakukan koordinasi pengadaan, penyimpanan, pengendalian persediaan,
d
e
f
g
h
i
j

pelayanan apotek
Membuat rencana program kerja apotek bulanan & tahunan
Membuat rencana pengembangan apotek
Membuat Job Description untuk Apoteker pendamping dan Asisten Apoteker
Membuat jadwal kerja tenaga kefarmasian dan OB yang membantu apotek
Membuat SPO semua kegiatan administrasi dan pelayanan apotek
Mengendalikan pelaksanaan program kerja apotek sesaui RKAP Perusahaan
Melakukan pengelolaan NAPZA (cek stok, mengarsipkan resep tiap hari, tiap

bulan dan tahun, serta register dan laporan)


k Mengkoordinasi pelaksanaan pendidikan di apotek.
Apoteker Pendamping
a

Bertanggung jawab terhadap pelayanan kefarmasian di apotek pada saat shift yang
dijalani

Membimbing PKPA Apoteker Muda

Apoteker Pendamping Bagian Keuangan:


a
b

Membuat pengajuan dana untuk kebutuhan perusahaan setiap minggu


Melakukan dan mengkoordinasi semua pembayaran hutang dagang dan biaya

c
d
e

operasional perusahaan
Mempersiapkan rapat-rapat perusahaan
Memindahkan faktur-faktur hutang yang sudah terbayar ke faktur lunas
Menyusun faktur-faktur lunas per bulan dan mengarsipkan pertahun per PBF

Membuat laporan liran petty cash setiap bulan kepada Manager Administrasi dan

g
h

Keuangan (melakukan posting pembelian)


Melakukan koordinasi membuat tagihan piutang kepada customer
Melakukan kontrol dan mengadministrasi pembayaran piutang perusahaan.

Apoteker Pendamping Bagian Pengadaan :


a
b
c

Melakukan cek stok barang tiap hari


Melakukan rekomendasi order ke PBF
Membuat data tagihan setiap bulan dan melaporkan ke bagian keuangan untuk

d
e
f
g
h
i
j

penagihan piutang
Mengarsipkan arsip-arsip penagihan
Melakukan cek obat ED/hampir ED dan menyiapkan untuk retur ke PBF
Melakukan cek laporan pembelian yang sudah dientri
Melakukan cek penjualan tiap hari (nomor resep, memasukkan customer)
Mengarsipkan resep dan struk bebas tiap hari, tiap bulan dan tahun
Membuat rekap jumlah pasien
Melakukan posting penjualan dan membuat laporan hasil penjualan apotek setiap

bulan
k Menaikkan harga obat bila ada kenaikan harga dari PBF.
b. Sistem Informasi Manejemn (SIM)
Apotek UII Farma saat ini telah memiliki Sistem Informasi Manajemen (SIM)
yaitu dengan menggunakan Software program IAAS (Integrated Apotek Application
System). IAAS sudah diaplikasikan di Apotek UII Farma sejak tahun 2006. Setiap
pelayanan obat dapat dilakukan dengan cepat dan tepat karena sistem program IAAS
sudah menyimpan data yang diperlukan untuk pelayanan di apotek. IAAS merupakan
sistem aplikasi yang bertujuan untuk :
1

Memaksimalkan waktu dan biaya dalam mengentri dan menghitung data yang sama
sehingga waktu dan biaya yang ada tidak terbuang dan semakin besarnya lahan bisnis
apotek maka sudah tidak layak lagi penanganan secara manual karena pasti
membutuhkan karyawan yang lebih yang tentunya berakibat pada membengkaknya
biaya operasional.

Menangani bidang usaha apotek secara lengkap dan terintegrasi (terpadu) seperti data
penjualan, pembelian, persediaan, serta laporan-laporan.

Mengontrol sistem persediaan dan mencegah permasalahan expired yang sering


dialami apotek sehingga mengakibatkan kerugian yang cukup signifikan

Memfokuskan agar Apoteker Pengelola Apotek (APA) dapat lebih berkonsentrasi


kepada pengembangan usaha, pemasaran, pelayanan pelanggan dan lainnya.

Pengganti dari aplikasi yang berjalan secara parsial, yang mengakibatkan banyak
waktu dan biaya yang terbuang karena harus berkali-kali mengentry dan menghitung
data yang sama.

Mempermudah dalam analisa, baik dalam analisa penjualan, pembelian, persediaan,


dengan laporan-laporan yang akurat dan representatif.

Mempermudah dalam penyusunan laporan keuangan karena didalamnya telah


memuat form laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, laporan piutang, dan
laporan hutang dagang.

Keuntungan yang diperoleh dengan adanya program IAAS yaitu :


1

Keamanan data, karena untuk mengoperasikan SIM tersebut pengguna diwajibkan


mempunyai password dan otorisasi ditentukan untuk masing-masing pengguna.

User friendly, yaitu penyajian dan penggunaan yang mudah dipahami dan digunakan,
sehingga tidak membutuhkan waktu lama untuk menguasai aplikasi tersebut.

Kontrol data yang cukup baik, sehingga meminimalisir kesalahan entry bagi
pengguna.

Disertai analisa keuangan yang menampilkan rasio-rasio keuangan.

Pada saat retur pembelian, sistem sudah otomatik menampilkan nomor invoice
supplier, sehingga sangat membantu karena tidak perlu bersusah payah mencari file
pembelian.

Adanya sistem yang memuat data-data pasien pengguna obat-obat tertentu sehingga
memudahkan pihak apotek untuk memonitoring dan melakukan evaluasi penggunaan
obat.

Kerugian yang perlu diperhatikan dalam penggunaan program IAAS ini, diantaranya :
1

Tidak adanya Alert system, yaitu sistem yang secara otomatis mencatat dan
memberitahukan jika ada item Expired, item yg mencapai batas Reorder, item yg
mencapai batas minimal, hutang maupun piutang yang akan (sudah) jatuh tempo.

Belum terdapat sistem yang mengatur banyak jumlah tanggungan obat untuk
karyawan ataupun mahasiswa yang memperoleh tanggungan kesehatan tersebut,
sehingga pengguna masih menjumlahkan secara manual.

Belum ada sistem Online help, yaitu bantuan lokal secara online jika pengguna
mengalami kesulitan baik dalam pemahaman maupun pengoperasiannya.
Program tersebut digunakan untuk kegiatan seperti memasukkan data penjualan

OTC, penjualan obat dengan resep kepada pasien atau pembayaran secara tunai atau
kredit, konsinyasi, entry data pasien OWA, mengetahui pendapatan apotek per shift dan
pembelian obat dari PBF. Penggunaan SIM ini bertujuan untuk memperlancar segala
kegiatan yang ada di Apotek UII Farma, sehingga kinerja karyawan menjadi lebih efektif
dan efisien. Kegiatan administrasi meliputi pembelian obat, inkaso, keuangan, pencatatan
faktur barang datang dan pengarsipannya, pengecekan stok OTC setiap hari dan
pelaporan stok yang hampir menipis di laporan defecta. Semua transaksi serta
penghitungan stok barang didokumentasikan dalam file-file yang disimpan dalam
komputer, tetapi ada juga beberapa yang dicatat manual, seperti obat-obat psikotropika
dan narkotika.
Adminitrasi perbekalan farmasi di Apotek UII Farma meliputi:
1

Laporan defecta

Surat Pesanan
Macam-macam surat pesanan adalah :
a. Surat pesanan untuk obat non psikotropik dan non narkotika dibuat rangkap 2,
memuat nama PBF yang dituju, nomor urut SP, identitas apotek, tanggal
pemesanan, nama dan jumlah barang, kemasan dan dosis yang dimaksud,
tandatangan Apoteker dan stempel apotek.
b. Surat pesanan untuk obat narkotika
Format sudah ditentukan oleh perundang-undangan. Dalam 1 lembar SP hanya
boleh memesan satu item obat narkotika, dimana memuat identitas (nama, alamat,
jabatan) apoteker pengirim, identitas PBF (nama dan alamat), nama dan jumlah
barang yang dipesan, tanda tangan apoteker, diberi nomor SP, serta cap apotek.
Untuk pemesanan obat jenis narkotik ditujukan ke PBF Kimia Farma. Surat
pesanan untuk narkotika dibuat rangkap 5, yaitu 1 lembar untuk arsip apotek, 4
lembar diserahkan ke PBF untuk didistribusikan kepada Manajer Kimia Farma,
Dinas Kesehatan, Balai POM, dan yang lembar yang asli ke PBF Kimia Farma itu
sendiri.

c. Surat pesanan untuk obat psikotropika


Format surat pesanan psikotropika ini sudah ditentukan oleh perundangundangan. Untuk SP psikotropika dalam satu lembar boleh memuat beberapa item
obat, selain itu memuat identitas (nama, alamat, jabatan) apoteker pengirim,
identitas PBF (nama dan alamat), nama dan jumlah barang yang dipesan, tanda
tangan apoteker, diberi nomor SP serta cap apotek. Surat pesanan psikotropika
dibuat minimal rangkap 2.
3

Kartu Stok
Kartu stok secara fisik hanya untuk obat-obat yang mengandung

narkotika dan

psikotropika dan beberapa obat tertentu, sedangkan untuk obat-obat lain diakses dari
program IAAS. Kartu stok berisi nama obat, satuan, nomor resep, tanggal
pengambilan obat, jumlah stok awal, jumlah pengambilan, sisa stok, dan paraf yang
melakukan pengambilan obat, sehingga bisa dipertanggung jawabkan apabila suatu
saat dibutuhkan.
4

Registrasi Narkotika dan PSikotropika


Laporan ini merupakan laporan yang digunakan untuk mengetahui rincian pemasukan
dan pengeluaran jenis obat psikotropika dan obat narkotika, baik yang dibeli oleh
apotek maupun yang digunakan oleh pasien. Laporan pemakaian obat narkotik dan
psikotropik rutin dilakukan setiap bulannya sebelum tanggal sepuluh. Pelaporan
narkotika dan psikotropika ini dilakukan secara online melalui sipnap.kemenkes.go.id
dengan memasukkan data yang memuat nama obat, pemasukan (tanggal, nama PBF,
jumlah), tanggal, pengeluaran (nama pasien, alamat, jumlah keluar, jumlah total
keluar) dan stok akhir.

c.

SDM
Dalam pengelolaan apotek, Apoteker senantiasa harus memiliki kemampuan
menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang tepat,
kemampuan berkomunikasi antar profesi, menempatkan diri sebagai pimpinan dalam
situasi multidisipliner, kemampuan mengelola SDM secara efektif, selalu belajar
sepanjang karier dan membantu memberi pendidikan dan memberi peluang untuk
meningkatkan pengetahuan. Pengelolaan atau manajemen terhadap sumber daya manusia

penting sekali dilakukan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang tepat pada
masing-masing posisi.
Pengelolaan karyawan di Apotek UII Farma meliputi :
1

Recruitment
Beberapa metode yang digunakan untuk mengumumkan penerimaan karyawan
yaitu:
a

Secara terbuka, yaitu penerimaan karyawan baru yang diumumkan melalui iklan
baik media cetak atau memasang pengumuman penerimaan karyawan di beberapa
Perguruan Tinggi di Yogyakarta.

Secara tertutup, yaitu pengumuman penerimaan karyawan baru melalui kalangan


terbatas misalnya : pengumuman dibagian akademik FMIPA UII atau kalangan
terbatas.

Selection
Metode seleksi yang digunakan :
a

Seleksi persyaratan administrasi yang dikirim calon pegawai disesuaikan dengan


standar yang diharapkan perusahaan.

Test, seperti test teoritis, tes praktek atau psikotes.

Wawancara untuk dapat menilai performance calon karyawan. Wawancara


dilakukan oleh Direksi.

Masa percobaan atau masa training selama 3 bulan dengan melihat kinerja dan
kemampuan berinteraksi dengan karyawan lain. Pada masa percobaan ini semua
karyawan memberikan penilaian. Perusahaan mempertimbangkan semua masukan
untuk menerima sebagai karyawan tetap di Apotek UII Farma. Kontrak kerja setiap
karyawan akan di evaluasi setiap tahun.

Perjanjian kerja atau kontrak kerja selama 1 tahun, kemudian dilakukan evaluasi
kinerja yang dilakukan oleh seluruh staf karyawan.

Reward and Punishment


Setiap tahun dilakukan evaluasi kinerja karyawan. Karyawan yang mempunyai nilai
terbaik dikasih reward. Reward diberikan berupa hadiah uang kepada karyawan yang
memiliki hasil penilaian terbaik I dan terbaik II. Punishment diberikan kepada
karyawan yang memiliki hasil penilaian tidak baik/masukan yang diberikan dari

karyawan tidak baik, maka peringatan yang diberikan berupa teguran, apabila tidak
ada perbaikan maka akan diberikan surat peringatan 1 dan 2, selanjutnya apabila
masih tidak ada perbaikan karyawan tersebut akan diberikan sanksi berupa
pemberhentian kontrak kerja.
Apotek mempunyai struktur organisasi yang sistematis agar setiap bagian
mempunyai tugas dan tanggung jawab yang jelas dan diharapkan apotek UII dapat
memberikan pelayanan yang optimal. Karyawan Apotek UII Farma meliputi:
a

Apoteker Pengelola Apotek (APA)

: 1 orang

Apoteker Pendamping (Aping)

: 5 orang

Kasir

: 3 orang

Pembantu Umum

: 2 orang

Penggajian dan kesejahteraan karyawan adalah hal yang diperhatikan di Apotek


UII Farma. Pedoman penggajian karyawan secara umum sebagai berikut:
1

Besar gaji pokok ditentukan oleh Direktur PT. Unisia Polifarmasi dan pembayaran
gaji dilakukan setiap tanggal 25.

Besar gaji disesuaikan dengan besarnya tanggung jawab.

Besar gaji disesuaikan dengan tingkat pendidikan.

Besar

gaji

tersebut

diatas

tidak

boleh

kurang

dari

Upah

Minimum

Provinsi/Kabupaten.
5

Pembayaran gaji karyawan meliputi: gaji pokok, uang transport, uang makan,
tunjangan jabatan dan uang resiko.
Fasilitas tambahan yang diberikan apotek untuk menjamin kesejahteraan

karyawan berupa :
1

Toeslage,

Tunjangan hari raya, sesuai dengan kemampuan perusahaan,

Jasa dokter gratis,

Jatah obat resep perbulan Rp. 30.000,

5 Pembelian obat-obatan dengan harga netto.