INFORME FINAL DE PRCTICAS PREPROFESIONALES DEL

REA DE SECRETARIADO EJECUTIVO

PRACTICANTE:
SARITA ISABEL GONZALES BOCANEGRA

ESPECIALIDAD:
SECRETARIADO EJECUTIVO

INSTITUCIN:
INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR PRIVADO BITEC

Chimbote-Per
2015

DEDICATORIA

Quiero dedicarle este trabajo a Dios por haberme dado la

vida, estar siempre acompandome en todo momento
dndome las fuerzas para culminar mis estudios
profesionales y ser el orgullo de mis seres queridos

A mis padres, por el apoyo constante y consejos diarios para

continuar en la lucha de superacin.

A mi hermana por ser la ternurita de casa y alegrar

mis das y estar conmigo.

AGRADECIMIENTO

A mis profesores por la confianza depositada en m, por ser ellos parte de este camino
educativo por sus enseanzas y consejos brindados, por todo aquello que supimos
compartir en el tiempo que estuve junto a ellos.

A mis padres y hermana por el apoyo incondicional y ser mi motivo de superacin en

esta vida profesional.

INTRODUCCIN

A continuacin mediante el presente documento, pongo a disposicin a las personas

interesadas del instituto BITEC el "Informe del Desarrollo de las prcticas profesionales
finales de la carrera de secretariado ejecutivo que se llevaron a cabo en la empresa
Informat system S.A.C. con la finalidad de dar a conocer la infraestructura, organizacin
y
funcin
que
cumple
dicha
institucin para que en el momento apropiado, sea de conocimiento para otras personas
interesadas y estos a su vez estn informados de las actividades de la institucin y a
quienes presta sus servicios.

INDICE
DEDICATORIA
02
AGRADECIMIENTO
03
INTRODUCCIN
04
NDICE
05
ESQUEMA DE INFORME DE PRCTICAS PROFESIONALES:
CONTENIDO:
APELLIDOS Y NOMBRE DE PRACTICANTE

TIPO DE INFORME

INSTITUCIN

ESPECIALIDAD

LUGAR DE PRESENTACIN

FECHA DE PRESENTACIN

06
06
06
06
06
06

DATOS DEL CENTRO DE PRCTICAS:

RESEA DE LA EMPRESA
. 07
OBETIVO GENERAL
. 08
MISIN
. 08
VISIN
. 09
PERSONAL DE LA EMPRESA
. 09
SERVICIOS Y PROGRAMAS
. 09
FUNCIN DE SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO .
10
FUNCIN DE SISTEMA DE FACTURACIN
.. 11
FUNCIN DE SISTEMA DE GESTIN DE CLIENTES
. 12
TELEMARKETING
. 13

TELEMARKETING
. 14
IMGENES DE SISTEMAS
15

RELACIN DE PRCTICA:
PERIODO DE PRCTICA
16
TAREAS ASIGNADAS
16
DESCRIPCIN DEL REA DE TRABAJO
16
CONCLUSIONES
16

ESQUEMA DE INFORME DE PRCTICAS

PROFESIONALES

APELLIDOS Y NOMBRES DE PRACTICANTE:

Gonzales Bocanegra Sarita Isabel

TIPO DE INFORME:
Informe Final

ESPECIALIDAD:
Secretariado Ejecutivo

LUGAR DE PRESENTACIN:
Jr. Jos Olaya N 526 - Chimbote

FECHA DE PRESENTACIN:
Agosto, 18 Del 2015

III.- DATOS DEL CENTRO DE PRCTICAS:

RESEA DE LA EMPRESA:

La empresa Informat System tiene ms de 20 aos desarrollando los

siguientes servicios

Desarrollo de Sistemas Informticos para Empresas Pymes

Asesora en temas administrativos y de organizacin para Empresas Pymes

El trabajo de la empresa inicia con la bsqueda de empresas interesadas en

servicios de sistemas o de asesora administrativa, para lo cual existen
secretarias que realizan llamadas telefnicas tipo Call Center y luego enviar
cartas a las empresas interesadas, despus viene la firma del contrato con las
empresas que aceptan los servicios.
La empresa est iniciando una etapa de ampliacin de poder brindar sus
servicios a provincias para lo que el gerente est realizando viajes y hacer el
marketing respectivo.

OBJETIVO GENERAL:

Contribuir con el desarrollo empresarial de todas las provincias, y colaborar

con las autoridades encargadas de la gestin pblica en la organizacin y
utilizacin de sistemas. Y realizar sistemas que facilite el arduo trabajo de
las empresas en sus registros de inventario, compras, clientes, ventas etc.

MISIN:

Informat System tiene como misin brindar apoyo a empresas en general

especialmente pymes, en el rea de sistemas informticos ofreciendo
como valor agregado una asesora administrativa y organizativa integral
que forme los cimientos de las empresas en todas sus reas.
Informat System otorgara servicios de consultora en las reas de
informtica y administracin diseando e instalando sistemas
personalizados segn los requerimientos administrativos de cada empresa,
orientando a los usuarios finales en los principios de calidad total aplicada
a su trabajo administrativo con el respaldo de un sistema informtico.

Informat System contribuir con su asesora a formar empresarios de xito

y fortalecer las estructuras administrativas de las empresas en el Per.

VISIN:

Informat System naci con el compromiso inherente de participar en las mejoras de toda
organizacin administrativa con la que podamos trabajar a nivel nacional conociendo la
realidad empresarial propia de cada regin

Es nuestra visin convertir a Informat System en una empresa que pueda orientar a
empresarios y trabajadores a conocer la importancia y los beneficios de la aplicacin de
la informtica en su rutina laboral diaria.

Contribuir con el pas y la sociedad con el progreso de las empresas y de esta forma
mejorar la cultura empresarial de crear y formar organizaciones empresariales slidas
como base de un desarrollo progresivo para beneficio de empresarios y trabajadores en
general.

SERVICIOS Y PROGRAMAS:

PERSONAL DE LA EMPRESA:
La empresa cuenta con 2 programadoras, dos secretarias y personal de apoyo para marketing
de campo, adems del gerente de la empresa.
Las programadoras son las encargadas del desarrollo de los sistemas para cada una de las
empresas que solicitaron los servicios. Este trabajo lo realizan utilizando conexin remota desde
la oficina de Informat Systema a la oficina de la empresa que se va realizar el servicio.
Las secretarias estn encargadas de realizar las llamadas a empresas como una modalidad de
Call Center o Telemarketing, tambin realizan las proformas o cartas de presentacin y son las
responsables de preparar las cartas para envo por Courier en forma masiva.
Por otro lado el gerente de la empresa tambin es escritor y ha publicado los siguientes libros:

Administracin con Sentido Comn

Poltica con Sentido Comn
Objetivos con Sentido Comn y Valor Agregado

Los libros los utiliza el gerente como una forma de marketear sus servicios y ampliar sus
mercados de accin donde podra ofrecer los servicios de la empresa Informat System.
SERVICIOS POR PARTE DE LA EMPRESA:

Sistema de facturacin.
Sistema de control de inventario.
Sistema de control de egresos e ingresos.
Gestin de clientes.
Telemarketing.
Sistema de boletas, etc.

A continuacin daremos a conocer algunos de estos:

Control de Inventario

Ofrecemos soluciones de inventario que permitan a las empresas contar con

una herramienta automatizada para poder gestionar la materia prima,
productos de la empresa, as como su existencia real, es decir, administrar
el inventarios de una forma ms amigable y eficiente.
Contamos con experiencia en el desarrollo de sistemas de inventario para
empresas de diferentes rubros, contemplando el escenario de gestionar
mltiples bodegas o sucursales, as como llevar el control de existencia por
bodega, permitiendo implementar dicho sistema tanta en una empresa
pequea como en una empresa grande.

CARACTERISTICAS:
Manejo de Inventario.
Gestin de proveedores.
rdenes de compra
rdenes de pedido
Eliminacin de existencias
(si aplica).

Transfere3ncias entre
sucursales.
Gestin de marcas.
Seguridad al acceso.
Gestin de productor.
Categora de product

SISTEMA DE FACTURACIN

La facturacin en general es primordial en toda empresa que

ofrezca y venda servicios al pblico porque es un modo de
declaracin de las ventas efectuadas.
Por tal razn, la demanda de un sistema de facturacin es
bastante grande ya que en la actualidad, las empresas prefieren
tener un sistema automatizado que permita la emisin y
registro de facturas, crditos fiscales entre otros y
funcionalidades adicionales como el registro de clientes
importantes o frecuentes.

CARACTERISTICAS:
Emisin y control de facturas
Consumidor final
Integracin con inventario
Gestin de clientes frecuentes

Gestin de Clientes

Quin es el ms importante dentro de una empresa, por el cual

la empresa carece de propsito alguno? No es un secreto saber
que lo son los clientes, son los destinatarios de todo lo
emprendido, a quienes se busca satisfacer sus necesidades.
Pero, Qu tiene que ver los clientes con los sistemas? Mucho.
Al final, nuestros productos o servicios son por y para ellos, por
ende, es necesario manejar de manera adecuada nuestro trato
e informacin con ellos. Ofrecemos un manejo de la
informacin, de manera tal que evitamos confusin entre
clientes, perdida de informacin u oportunidad de un nuevo
comprador.

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CLIENTES:

Reduccin del ciclo de venta.
Aumento de informacin de nuestros
clientes.
Control sobre nuestros clientes.

 Trabajar como un equipo.

Dirigir las campaas a los clientes
adecuados, segn sus necesidades
Generar la interaccin del cliente

TELEMARKETING:

CAMPAAS DE APOYO AL EMPRESARIO CHIMBOTANO.

CONSTISTE EN:
Asesora especial para alimentar las ventas
e incrementar los clientes.
Capacitacin personalizada controlar su
stock controlas gastos.
Sistemas personalizados integrales
especiales para el tipo de empresa.

ASESORIAS EN INTERNET.

CONSTISTE EN:
Informacin de sistemas administrativos
bsicos integrales y personalizados.
Asesora administrativa a distancia.

 CALL CENTER.

CONSTISTE EN:

Realizar un seguimiento de llamadas para

contactar a los Poscli (posibles cliente) y
verificar si ha podido recibir la informacin
que se le enva mediante una carta de
presentacin.

Informar al cliente va telefnica sobre los

servicios que ofrece nuestra empresa.

ANLISIS DE ESCENARIOS:

CHIMBOTE TRUJILLO - HUANCAYO

 IMGENES DE PROGRAMAS:

 RELACIN DE PRCTICA:

PERIODO DE PRCTICA
Desde 01/07/2013 hasta 30/06/2014

TAREAS ASIGNADAS
Realizar las visitas a todas las empresas de Chimbote con
distintos rubros.

Poner en prctica el marketing promocionando los sistemas y

asesoramientos para las empresas.

Hacer de call center para mantener una fluida comunicacin

con los clientes y posibles clientes.

Realizar las cartas de presentacin con informacin de todos los

servicios.

Llevar el control de todos los posibles clientes visitados y

realizar las llamadas consecutivas para que soliciten el servicio.

Control de una caja chica para gastos en los trabajos diarios y

movilidades a los lugares visitados.

Capacitarnos con el gerente sobre ms temas respeto al

trabajo.

Organizar los informes mensuales de todos los trabajos.

DESCRIPCIN DEL REA DE TRABAJO

El trabajo se llevaba a cabo en la ciudad de Chimbote visitando

a todas las empresas de distintos rubros como: ferreteras,
pesqueras, tiendas comerciales, abarrotes, distribuidoras etc.
as mismo viajar a lima, Trujillo para realizar el apoyo al gerente
de la empresa en cuestin de anfitrionas y promocionar el libro
que publicaba.

CONCLUSIN:

 Satisfacer todas las necesidades tecnolgicas de nuestros

clientes con integridad, dignidad y seriedad. Se complace en
ofrecer un servicio de asesoramiento administrativo de
alta calidad, para brindar a nuestros clientes la mayor
comodidad y poder facilitar el arduo y constante trabajo que
realizan en sus empresas de distintos rubros como
distribuidoras, ferreteras, comercializadoras, pesqueras entre
otras.