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Ao de la Promocin de la Industria Responsable y del Compromiso Climtico

UNIVERSIDAD NACIONAL HERMILIO VALDIZN


VICE RECTORA ADMINISTRATIVA

DIRECTIVA No. 04-UNHEVAL/VRAdm /DOGA


DIRECTIVA DE VITICOS DE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL HERMILIO VALDIZAN

HUANUCO PER

2014

UNIVERSIDAD NACIONAL HERMILIO VALDIZAN- HUANUCO


Ao de la Promocin de la Industria Responsable y del Compromiso Climtico

VICE RECTORADO ADMINISTRATIVO


DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN.
OFICINA DE CONTABILIDAD

-------------------------------------------------------------------------------DIRECTIVA DE VITICOS DE LA UNHEVAL


AO 2014
1.

GENERALIDADES
La presente Directiva tiene por finalidad establecer las normas y procedimientos
para el otorgamiento de pasajes y viticos a los trabajadores docentes y no
docentes de la UNHEVAL para la realizacin de funciones en comisin de servicios,
y la rendicin de cuentas, en comisin de servicios dentro del territorio nacional.

2.

BASE LEGAL
Constitucin Poltica del Estado
Ley Universitaria N 23733
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto N 28411
Ley del Presupuesto del Sector Pblico N 30114
Ley de Gestin Presupuestaria del Estado N 27209
Decreto Supremo N 007-2013-EF
Estatuto Reformado de la Universidad
Reglamento de Organizacin y Funciones de la UNHEVAL
Resolucin de Superintendencia N 077-99/SUNAT, que aprueba el nuevo
Reglamento de Comprobantes de Pago
Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15
Directiva para la Ejecucin Presupuestaria del Sector Pblico
Directiva para Fondos Fijos de Caja Chica aprobada por Resolucin Rectoral

3.

FINES Y OBJETIVOS
3.1
Es poltica de la UNHEVAL cumplir con plazos y cronogramas establecidos
por las disposiciones legales vigente de los rganos competentes para
informacin financiera y presupuestaria que requieran las entidades
gubernamentales. As mismo, brindar las facilidades a la Gestin
Administrativa de sus autoridades y docentes.
3.2
Es poltica de la UNHEVAL, asistir con viticos, a los trabajadores,
docentes y administrativos en misin oficial o para cumplir funciones
encomendados por el titular del pliego o la autoridad que l designe.
3.3
Las Oficinas deben programar en su Plan Anual de Trabajo, los viajes en
comisin de servicios a realizar en el interior del pas, a fin de contar con
recursos asignados desde la formulacin del Presupuesto. Los viajes no
programados en el Plan debern contar con la autorizacin del Titular del
Pliego.

4.

ALCANCE
La presente Directiva tiene alcance para:
Personal Docente Nombrado y Contratado por la Genrica del Gasto 2.1
Personal y Obligaciones Sociales, a Dedicacin Exclusiva y a Tiempo Completo.
Personal Administrativo Nombrado y Contratado por la Genrica del Gasto 2.1
Personal y Obligaciones Sociales.

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OFICINA DE CONTABILIDAD

------------------------------------------------------------------------------- En caso del personal contratado temporalmente por la modalidad de Contrato


Administrativo y de Servicios (CAS), cuando la autoridad considere necesario
encomendarle funciones en comisin de servicios.
En caso de las personas contratadas por otras modalidades, siempre y cuando
la funcin que se le encomiende tenga relacin con el objeto de su contrato y
cuente con la autorizacin del responsable del rea y de la autoridad pertinente.
5. OTORGAMIENTO DE VIATICOS
5.1
El otorgamiento de viticos se brindar a los trabajadores de la Institucin para
la Comisin de Servicios tales como: presentar informes, conciliaciones y otros
ante el Ministerio de Economa y Finanzas (Direccin General de Contabilidad
Pblica, Direccin Nacional de Presupuesto Pblico, Direccin Nacional de
Endeudamiento y Tesoro Pblico), Asamblea Nacional de Rectores, Contralora
General de la Repblica, y CRICENTRO; en otras entidades y/o ciudades con
autorizacin de la autoridad correspondiente. As mismo, se brindar viticos a
los docentes y autoridades en misin oficial.
5.2
Entindase por Comisin de Servicios la funcin oficial que cumple un docente,
funcionario o servidor, encaminada a lograr las metas y objetivos de la Entidad
que representa y para la cual labora, que se efecta adicionalmente a las
responsabilidades habituales que le correspondan.
5.3 Trmite para el otorgamiento de pasajes y viticos:
Solicitud a su Jefe inmediato con una anticipacin de no menor de 07 (siete)
das, indicando la necesidad del desplazamiento, acciones que va a realizar
durante el viaje y los resultados que debe obtener a favor de la Institucin,
dicha solicitud deber indicar el tiempo que requerir el viaje y la va de
desplazamiento y otras que considere conveniente.
En el caso de la Autoridades deber contar con la invitacin o convocatoria de
los organismos rectores y/u obedecer a las necesidades de gestin de acuerdo a
las funciones y/o atribuciones del cargo.
El Jefe inmediato deber tramitarlo a los rganos jerrquicos correspondientes,
quienes bajo responsabilidad darn el trmite oportuno solicitando al
Rectorado la emisin de la Resolucin correspondiente a la comisin de servicio
hasta por 05 (cinco) das.
Si las acciones requieren de ms de 05 das, el Rector derivar la solicitud al
Consejo Universitario para su aprobacin y emisin de la Resolucin respectiva.
Una vez emitida la Resolucin, sta se tramitar a la Unidad de Servicios
Auxiliares, para que a travs del SIGA, se elabore la Planilla correspondiente, la
misma que adjuntar el formato N 04 de Autorizacin de Descuento por
Planillas del comisionado por duplicado (01 copia para el expediente, 01 copia
para el interesado).
Distribucin de la planilla aprobada: la original a Tesorera, una copia para el
archivo de Servicios Auxiliares y una copia a Contabilidad Presupuestal para
efectuar las fases del Compromiso y el Devengado a travs del SIAF.
5.4 Las comisiones de servicio debidamente justificadas, no podrn exceder de 08
(ocho) das por mes.
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-------------------------------------------------------------------------------5.5

5.6

5.7

5.8

5.9

5.10

Adicionalmente al monto de vitico se otorgar el importe del pasaje


interprovincial que se encuentra vigente a la fecha de la Comisin del
Servicio, se tramitar reintegro de pasajes cuando estos por fiestas festivas
hayan sufrido variacin (precio de mercado), en caso de solicitarlo deber tener
la justificacin del caso sustentado y refrendado por el Jefe inmediato, con los
documentos de la rendicin y la autorizacin de la Direccin General de
Administracin.
El monto asignado por viticos tiene por finalidad sufragar gastos del
comisionado por concepto de alimentacin, hospedaje, movilidad al aeropuerto
o agencia as como movilidad local en el lugar de destino.
Para el otorgamiento de viticos, fuera del mbito geogrfico, se considerar
como un da a las comisiones cuya duracin sea mayor a cuatro (04) horas y
menor o igual a veinticuatro (24) horas. En el caso de que sea menor a dicho
perodo, el monto del vitico se otorgar de manera proporcional a las horas de
la comisin, independientemente de la categora ocupacional del trabajador, de
su relacin laboral con la entidad o del motivo de la comisin de servicios. (Art.
2 del D.S. N 007-2013-EF).
Las comisiones de servicios que se efecten dentro del mbito geogrfico en
horas hbiles que impliquen el retorno del comisionado el mismo da a su
domicilio o sede de trabajo, no generan el pago de viticos y nicamente se
asignar el pago por concepto de racionamiento y de movilidad cuando
corresponda, a solicitud del Jefe inmediato del comisionado, el Director General
de Administracin con autorizacin del Vice Rector Administrativo y/o titular del
pliego.
En caso de total emergencia y en viajes dentro del departamento de Hunuco,
el Vice Rectorado Administrativo y/o el Titular del Pliego se encuentra facultado
de autorizar viticos por Caja Chica a la Direccin General de Administracin,
quien a solicitud del Jefe inmediato del comisionado, le asignar un monto de
acuerdo a la escala correspondiente, debiendo el beneficiario regirse a las
directivas de Caja Chica y a la presente.
En los viajes por comisin de servicios en que se usen vehculos de la
Universidad, la Direccin General de Administracin en coordinacin con el Jefe
de Transportes en mrito a lo autorizado en la Resolucin fijar el monto de la
bolsa de viaje para gastos de combustible, peaje y otros.

6. RENDICION DE LOS VIATICOS


6.1
De acuerdo al D.S. N 007-2013-EF, el plazo mximo para la rendicin de
cuentas de viticos otorgados es de 10 (diez) das de haber retornado a la sede
de trabajo.
Estas rendiciones y/o devoluciones de viticos necesariamente debern ser
dentro el ejercicio econmico en el que se otorgaron, en el caso de haber sido
otorgados a fines de Diciembre.
6.2
El Informe de Gestin y la Rendicin de Cuentas se presentar al Jefe inmediato,
quien derivar a la Direccin General de Administracin y deber contener los
siguientes documentos:
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-------------------------------------------------------------------------------a)
b)

c)

d)

6.4

6.5

6.6
6.7

6.8

6.9

7.

El informe detallado sobre las gestiones realizadas por cada da de comisin,


indicando los resultados y conclusiones de la gestin (Formato N 01).
La Rendicin de Gastos (Formato N 02) se presentar, la Rendicin de Gastos
de Pasajes y Viticos, con el sustento obligatorio de los Comprobantes de Pago
autorizados por la SUNAT, tales como Facturas, Boletas de Venta, Ticket de
Mquina Registradora, Boletos de Pasajes, etc., por un porcentaje no menor
al 70% del monto otorgado los mismos que deben ser emitidos a nombre
de la UNHEVAL, y a la vez cancelados, sin borrones ni enmendaduras, y ser del
lugar y fecha que se efecta la comisin de servicio. Los comprobantes por
consumo de alimentos no necesariamente sern detallados.
La Declaracin Jurada (Formato N 03), es un documento sustentatorio de
gastos nicamente cuando se trata de casos, lugares o conceptos en los que no
sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT. El monto
mximo para rendir cuentas con Declaracin Jurada ser del 30% del
monto recibido como vitico y/o asignacin excepcional.
En la Autorizacin de descuento por Planillas (Formato N 04), debe
consignarse la autorizacin expresa del perceptor del vitico para que ante el
incumplimiento de presentar la Rendicin de Cuentas en el plazo establecido o
de devolver el monto no gastado, la UNHEVAL efecte el descuento
correspondiente a travs de la Planilla nica de Pago de
Remuneraciones.
El monto correspondiente a viticos y/o asignacin excepcional que no se
encuentre debidamente sustentado ser devuelto a la Institucin a travs de la
Unidad de Ingresos de Tesorera, quien efectuar la reversin a la
Cuenta correspondiente a travs del formato T 6, en el mismo mes
efectuada la rendicin.
En las rendiciones de las bolsas de viaje, los comprobantes de pago y el Formato
N 02 debern ser visados y firmados por el responsable de la comisin de
servicios.
Es de exclusiva responsabilidad del comisionado la documentacin que presenta
en su rendicin de cuentas.
La Direccin General de Administracin, derivar el expediente a la Jefatura de
la Oficina de Contabilidad a fin de que se realice la revisin correspondiente
(Control Previo), teniendo facultad el Jefe de la Oficina de observar las
rendiciones que no se ajusten a Ley.
Encontrndose la rendicin conforme a Ley, se derivar el expediente a la
Oficina de Tesorera para el registro de la fase de Rendicin en el SIAF y su
archivo correspondiente.
La Direccin General de Administracin ordenar el descuento respectivo en
caso de incumplimiento de la rendicin dentro de los 10 (diez) das, por no
devolver los montos no gastados y/u observados, ms los intereses legales de
acuerdo a Ley, previo informe de la Oficina de Tesorera.

POSTERGACIN O REPROGRAMACION DE LA COMISIN

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-------------------------------------------------------------------------------Los viajes en comisin de servicios, as como los pasajes adquiridos debern


utilizarse en las fechas que fueron programadas segn Resolucin, lo cual es
responsabilidad del titular o Jefe de la dependencia respectiva.
7.1
Cuando el viaje en comisin de servicios sea postergado, el funcionario
que solicit los viticos, deber comunicar y sustentar ante el Vice Rectorado
Administrativo su postergacin, debiendo comunicar la fecha en que
efectivamente se realizar el viaje, que no podr exceder del mes
originalmente programado. El Vice Rector Administrativo elevar la solicitud
al Rectorado para la emisin de la Resolucin con nueva fecha dejando sin
efecto la fecha inicial.

8.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
8.1
El rgano de Control Institucional velar por el cumplimiento estricto de la
presente Directiva.
8.2
La Oficina de Tesorera en coordinacin con la Oficina de Contabilidad
debe emitir mensualmente un reporte de las personas que tengan pendiente
la rendicin de viticos y/o asignaciones, informando a la Direccin General
de Administracin, Oficina de Planificacin, Vice Rectorado Administrativo y
Rectorado, a fin de que se abstengan de autorizar, tramitar y procesar
viticos de las personas que no han cumplido con presentar la respectiva
rendicin dentro de los plazos establecidos.

9.

DISPOSICIONES FINALES
9.1 El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva y en las Normas
Legales vigentes al respecto, constituye falta grave y da lugar a las sanciones
de los infractores, segn la normatividad que corresponda. Adems de dicha
sancin, este deber devolver el ntegro del monto recibido con la tasa de
inters legal.
9.2 El Vice Rectorado Administrativo determinar las medidas que resulten
pertinentes para la aplicacin de las normas de racionalidad y austeridad en
el gasto que determine el Gobierno Central, en las materias contenidas en la
presente Directiva, cuando el caso lo requiera.
9.3 Los casos no contemplados en la presente Directiva sern resueltos por el
Consejo Universitario, dentro del Marco de la Normatividad.

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INFORME N

(MODELO)

AL

(JEFE INMEDIATO SUPERIOR)

DEL

(COMISIONADO)

ASUNTO

Informe de Gestin y Econmico de Comisin de

REF.

Resolucin N

FECHA

Servicio

Por medio del presente, hago llegar a Ud. el Informe siguiente:


1) DIA_____________ Viaje de Hunuco a __________a horas _____________
2) DIA ______________________ (Gestiones realizadas durante el da)
3) DIA ______________________ (Gestiones realizadas durante el da)

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4) DIA _______________ (Gestiones realizadas durante el da). Viaje de


retorno de _______________ a Hunuco, a horas _____________

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para hacerle


llegar las muestras de mi consideracin.

Atentamente
_________________________
Nombres y Apellidos
Cargo

FORMATO N 02
RENDICION DE CUENTAS POR ANTICIPO DE VIATICOS

1)

NOMBRES Y APELLIDOS

2)

DEPENDIENCIA

3)

CARGO

4)

LUGAR DE VIAJE

5)

FECHA Y HORA DE SALIDA

6)

FECHA Y HORA DE RETORNO

7)

MONTO A RENDIR

: C/P N

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Pasajes

S/.

Viticos

S/.

Otros

S/.

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-------------------------------------------------------------------------------TOTAL
DOCUMENTOS
SUSTENTATORIOS

8)

FECHA

0.00

DOCUMENTO

ORD
EN

S/.

CLASE

PROVEEDOR

CONCEPTO

IMPORTE

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

TOTAL

9)

LUGAR Y FECHA :

FIRMA DEL COMISIONADO

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FIRMA DEL ENCARGADO DE

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-------------------------------------------------------------------------------CONTROL PREVIO

FORMATO N 03
DECLARACION JURADA
Yo,

Declaro Bajo Juramento que mi estada en la ciudad de


desde el

al

con motivo de

he realizado un gasto total por la cantidad de

S/.

por concepto de :
- Hospedaje

S/.

- Alimentacin

S/.

- Movilidad local

S/.

- Otros

S/.

Hago la presente Declaracin Jurada en honor a la verdad y de acuerdo al Art. 3 del


D.S.
N 007-2013-EF (Publicado el 23 de Enero del 2013).

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Hunuco,

FIRMA
D.N.I. N

FORMATO N 04
AUTORIZACIN DE DESCUENTO POR PLANILLAS

Yo,

personal ........................
(Docente,

administrativo,

de

servicio)

Identificado

con

DNI

Manifiesto haber recibido por concepto de viticos la suma de.


con C/P N
SIAF

Para

mi

viaje

de

comisin

de

servicio

a.
Los das.... y que tengo pleno conocimiento
de que debo rendir cuenta documentada dentro de los diez (10) das de haber
retornado a mi centro de trabajo, en los Formatos aprobados segn Directiva:
1.

Formato N 01.- El informe detallado sobre las gestiones realizadas por cada da de
comisin, indicando los resultados y conclusiones de la gestin.

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2.

-------------------------------------------------------------------------------Formato N 02.- La Rendicin de Gastos con Comprobantes de Pago autorizados por la


SUNAT, tales como Facturas, Boletas de Venta, Ticket de Mquina Registradora, Boletos de
Pasajes, etc., por un porcentaje no menor al 70% del monto otorgado los mismos que

3.

deben ser emitidos a nombre de la UNHEVAL, sin borrones ni enmendaduras.


Formato N 03.- La Declaracin Jurada, hasta el 30% del monto recibido como vitico.

En caso de incumplimiento AUTORIZO, que se me descuente de mis haberes


en el mes prximo el monto no rendido, o si estuviera observado por no
ajustarse a la ley y no haber subsanado, firmando el presente documento en
seal de conformidad.

..
.

Lugar y fecha
Firma del Comisionado

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