MANUAL DE PREENCHIMENTO DA FICHA DE CARACTERIZAO DE

TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS

A ficha de caracterizao das tipologias documentais tem por finalidade permitir

Comisso Central de Avaliao de Documentos da Cmara Municipal conhecer as
informaes acerca dos documentos a serem avaliados.
Entende-se por tipologia documental aqueles documentos repetitivos decorrentes da
realizao de uma atividade administrativa. Exemplo: Ata de reunies l. Nesse caso, ser
preenchida apenas uma ficha para todas as atas produzidas pelo Departamento, informando
ainda o perodo a que essas se referem.
INSTRUES DE PREENCHIMENTO
Preencher inicialmente o campo destinado identificao do rgo e a Unidade
produtora dos documentos.
Campo 1 - Preencher apenas o campo do rgo e a Unidade.
Campo 2 Informar qual a atividade deu origem ao documento que ser submetido
avaliao.
Campo 3 Informar o nome completo dado ao documento pela Unidade produtora.
Exemplo: Ata de reunio de Conselho de Centro.
Campo 4 Assinalar qual Unidade produz o documento original. Caso seja um
documento recebido de pessoa fsica informar se aluno, servidor ou membro da
comunidade.
Campo 6 - Informar ainda, qual a quantidade de cpias produzida desse
documento e tambm o suporte utilizado para isso, seja em papel ou outro suporte qualquer.
Campo 7 Informar tambm se o documento guardado no arquivo em pasta de
aluno/servidor.
Campo 8 Assinalar qual a freqncia de consulta ao documento pelos servidores
do setor para o desempenho de suas atividades ou ainda, por outras pessoas da comunidade
acadmica para situaes diversas.

Campo 9 Quando a atividade finalizada informar o que acontece com o

documento. Caso ele fique arquivado, informar por quanto ele fica guardado no arquivo.
Campo 10 Ao finalizar a atividade que gerou o documento informar o que feito
com o documento. Se alguma vez j tiver sido eliminado o documento informar qual o
perodo a que se refere.
Campo 11 Informar como guardado o documento. Poder ser marcado mais de
uma forma e ainda, caso se utilize uma forma que no tenha sido citada, existe a opo
outros - que dever ser preenchida.
Campo 12 Assinalar qual a ordem utilizada no arquivo para a guarda do
documento. Aqui tambm poder ser assinalada mais de uma opo.
Campo 13 Informar se h uma legislao especfica no mbito estadual, que
regulamenta a atividade geradora do documento na Cmara Municipal.
Campo 14 Informar o perodo a que corresponde os documentos desse tipo, que
esto acumulados no arquivo (data do documento mais antigo e a data do mais recente).
Campo 15 Informar a quantidade de documentos acumulados. Poder ser
assinalado aqui tambm mais de uma forma, caso seja essa a realidade.
Campo 16 Dever ser informado se o documento guardado no arquivo em razo
de servir como fonte de informao para o setor (informativo), meio de prova da atividade
executada, assegurar direitos e deveres (probatrio) ou ainda, se o documento importante
para o registro da memria da Cmara Municipal (histrico).

FICHA DE CARACTERIZAO DOS DOCUMENTOS DA CAMARA MUNICIPAL

01

RGO:
FUNO:

UNIDADE:
SUBFUNO:

CENTRO DE CUSTO:

02 Atividade que gerou o documento: _____________________________________________________________________________________

03 Nome atribudo ao documento (tipologia): ______________________________________________________________________________
04 O documento :
[ ] produzido pela Cmara [ ] recebido de rgos externos Cmara [ ] recebidos de unidades da Camara [ ] Outro. Qual?
_________
05 Este documento faz parte de processo (protocolo da Camara)? [ ] sim [ ] no
06 Qual a quantidade de cpias que produzida do documento? [ ] papel [ ] meio eletrnico [ ] Outro Qual?_________
07 O documento fica arquivado em pasta de aluno/servidor? [ ] sim [ ] no
08 Qual a freqncia de consulta a este documento?
[ ] diria [ ] semanal [ ] quinzenal [ ] mensal [ ] trimestral [ ] anual [ ] raramente
09 Aps a finalizao da atividade, o documento deve ser [ ] eliminado [ ] preservado. Por quanto tempo? ________ (meses)
10 J houve eliminao em algum momento deste documento? [ ] no [ ] sim. Referente ao perodo de ___________ (meses)
11 A forma atual de armazenamento :
[ ] papel [ ] microfilme [ ] eletrnica [ ] HD externo [ ] CD [ ] DVD [ ] Outra. Qual? ________________________________
12 A ordenao do documento no arquivo segue o critrio:
[ ] alfabtico [ ] numrico [ ] cronolgico [ ] geogrfico [ ] Outro. Qual? ______________________________________________
13 Legislao referente atividade:
[ ] Resoluo [ ] Portaria [ ] Decreto [ ] Lei [ ] Outro. Qual? ________________________________________________________
mbito: [ ] Federal [ ] Estadual [ ] Municipal [ ] Camara
Nmero do documento: __________ Data de publicao (quando houver): _____________________________________________________
14 Perodo de acumulao do documento (ex.: 1999-2010): ______________ a ____________________
15 Quantidade de documento acumulada na unidade: [ ] caixas [ ] pastas A/Z [ ] pastas suspensas [ ] Outro. Qual? _______.
16 O documento guardado porque serve como: [ ] informao para execuo das atividades [ ] prova [ ] histria da Instituio.