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Fechas y Horas en Excel

Lo primero que debes saber es que en el tema de las fechas y horas hay
que estar jugando constantemente con el formato de la celda.
A veces un simple cambio de formato te da la solucin que necesitabas de
forma inesperada.
Cuando escribes en una celda de Excel 6/8/11 se le asigna de forma
automtica a esa celda el formato de fecha (dd/mm/aaaa) pero debes
saber que afectos de clculos esa fecha tiene asignado un nmero
(40761). Ese nmero corresponde con un contador que empieza con la
fecha 1/1/1900, a esa fecha se le asigna el nmero 1, al 2/1/1900 se le
asigna el nmero 2, y as sucesivamente. De manera que es muy
importante que entiendas que para Excel 6/8/11 es lo mismo que 40761
es cuestin de elegir el formato (fecha o nmero) que mejor se adapte a
lo que necesitamos.
Por ejemplo, para calcular cuntos das hay entre dos fechas slo tendrs
que restar la fecha mayor menos la menor y si el resultado sale en el
formato inadecuado (fecha) slo le tendrs que cambiar a formato nmero.
Prueba el siguiente ejemplo:

Recuerda que al resultado de la celda C3 seguramente le tendrs que


cambiar el formato a nmero.
Cmo es posible que Excel reste fechas? Es debido a que realmente
resta nmeros, acurdate que detrs de cada fecha hay un nmero as
que si cambias el formato de la celda A3 y B3 el resultado es el siguiente:

Lic Carlos Ruiz Hernandez

En otras ocasiones te interesar que el resultado lo de en formato de


fecha. Si nos dan una fecha de solicitud y unos das mximos de resolucin
nos interesar calcular la fecha lmite de resolucin:

Es como si a 40761 le sumaras 15, el resultado es 40776 que al pasarlo a


formato de fecha da 21/8/11

Ya has visto que cuando restas dos fechas calculas los das que han
pasado entre una y otra. Pero, claro, hablamos de das naturales y los
das laborables?

Lic Carlos Ruiz Hernandez

Para ello existe la funcin =DIAS.LAB(Fecha inicio; Fecha final; Festivos).


Para poder usar esta funcin en Excel 2003 hay que activar un
complemento. Puedes entrar en Herramientas, Complementos y marcar
Herramientas para anlisis, de esta manera podrs usar esta funcin y
muchas ms que no estaban instaladas por defecto.En Excel 2007 y 2010
viene de fbrica.
Prueba el siguiente ejemplo:

La funcin DIAS.LAB calcula los das transcurridos entre dos fechas


quitando los fines de semana (sbados y domingos) y los festivos
indicados en el rango del tercer argumento.
Aqu hay diferencia de opiniones porque hay quien dice que el sbado es
laborable y hay quien dice que el fin de semana entero es festivo, la funcin
DIAS.LAB considera esto ltimo.

Lic Carlos Ruiz Hernandez

Para solucionar este dilema la versin 2010 de Excel ha sacado la funcin


=DIAS.LAB.INTL(fecha_inicial; fecha_final; fin_de_semana; festivos)
donde en el argumento fin de semana se puede elegir qu consideramos
como festivo siguiendo los siguientes cdigos:

Pasemos a las horas y minutos.


Cuando en una celda escribes 9:54 Excel le asigna el formato de horas y
minutos h:mm y cuando escribes 9:54:25 se le asigna formato de horas,
minutos y segundos h:mm:ss

Pero detrs de ese formato tambin hay un nmero. Las horas, minutos
y segundos tienen una equivalencia numrica que es con la que Excel
opera. Cul es esa equivalencia? Pues resulta que cualquier horario que

Lic Carlos Ruiz Hernandez

escribas tiene un valor numrico de cero y unos decimales que


representan la parte proporcional de un da de 24 horas. Por ejemplo las
6 de la maana (6:00) equivale a un cuarto de da, es decir, 0,25. Las 12:00
sera 0,5.
Escribe en cualquier celda de Excel 8:15 y cuando le cambies el formato
a nmero vers que sale 0,34375. Ve haciendo pruebas hasta que lo
asimiles. Las 24:00 ser el nmero 1.

Por eso tambin puedes restar horas minuto y segundos porque realmente
lo ests haciendo con nmeros.

Hasta aqu es bastante bsico. Los problemas se plantean cuando


hablamos de horarios de diferentes das. Debes saber que en la misma
celda puedes escribir una fecha y un horario dejando un espacio entre
ambos. Por ejemplo para indicar el da 6 de agosto de 2011 a las 5 y 20
de la tarde lo puedes expresar en una celda como 6/8/11 17:20, prueba a
escribirlo en una celda vaca de Excel. Si entras a ver el formato de la celda
vers dd/mm/aaaa hh:mm.

En este caso el valor numrico que Excel le asigna es un nmero con


decimales. La parte entera es la que se le asigna a la fecha y la parte
decimal es la equivalente a la hora. Si le cambias el formato a la fecha
anterior y la muestras como nmero aparecer la cantidad 40761,72222.
Es la suma de 40761 de la fecha y de 0,72222 de la hora. Incluso podras
sumar una celda que contenga una fecha con una celda que contenga un
horario, eso s, las tres celdas tienen formato diferente.

Lic Carlos Ruiz Hernandez

Una vez que comprendemos la manera en que Excel interpreta la


informacin de fechas y horas estamos en disposicin de afrontar
cualquier clculo. Por ejemplo si tienes diferentes fechas y horas, Cmo
calcular el tiempo que pasan entre ellas?, es decir, Cmo calcular
cuntos das, horas y minutos hay entre dos fechas?
Primero te pongo un ejemplo en el que tienes en la misma celda la fecha
y la hora:

Si te fijas en las fechas a la ligera diras que han pasado 3 das sin embargo
si compruebas con detenimiento las horas falta 1 hora y 5 minutos para
completarse el tercer da.
Cmo es posible que se resuelva as de fcil? Te cuento. El valor real de
la celda A3 es 40762,4375 (prueba a cambiar el formato de la celda A3 a
numrico) y el valor real de la celda B3 es 40765,39236. Recuerda que la
Lic Carlos Ruiz Hernandez

parte entera representa el valor numrico de la fecha y la parte decimal es


equivalente a la hora. Si restas esos dos valores da 2,954861111. La parte
entera es 2. La funcin RESIDUO se queda con la parte decimal
(0,954861111), que al darle formato de horas y minutos da el resultado
que esperbamos.
En ocasiones te encontrars con que la fecha y la hora estn en celdas
diferentes:
En este caso lo que debes hacer (como puedes comprobar en la imagen)
es sumar la fecha y la hora antes de hacer las restas, es decir, sumas
40762 (A4) ms 0,4375 (B4) y da 40762,4375 que es la cifra con la que
partamos en el ejemplo anterior.
Un matiz muy importante a tener en cuenta es que cuando escribes en una
celda 13:25 ests indicando a Excel que son las 13:25 en el reloj. Cuando
insertas en una celda 13:25:40 significa que son las 13 horas, 25 minutos
y 40 segundos.
A veces no querrs indicarle a Excel una hora de reloj sino que ha pasado
un tiempo determinado. No es lo mismo decir son las 13 horas y 25
minutos que han pasado 13 horas y 25 minutos. Por ejemplo en el primer
caso no tendra sentido escribir 43:50 en una celda de Excel, esa hora no
existe, pero en el segundo caso s.
Para que Excel lo entienda en un sentido o en el otro el truco est en el
formato de la celda. El formato h:mm indica hora de reloj y el formato
[h]:mm indica tiempo. De esta manera podrs poner en Excel 43:50
siempre y cuando el formato de esa celda sea [h]:mm

Lic Carlos Ruiz Hernandez

Aqu tienes un ejemplo:

Si hubieras sumado la columna D sin ms no hubiera salido ese resultado


pero con slo cambiar el formato a [h]:mm ya lo tenemos. Por eso te deca
al principio de este tutorial que con el tema de las fechas y las horas un
simple cambio de formato puede ser la solucin.
El valor real de la celda D10 es 1,431944444. Cada vez que las horas
superen 24 se le suma 1 a la parte entera y el resto es la parte decimal.
Por ejemplo 50:25 han pasado dos das completos y 2 horas y 25 minutos.
Por eso el valor real de 50:25 sera 2,100694444. El 2 indica los das y el
0,100694444 sera la parte proporcional de da que queda, que pasado a
formato de horas y minutos sera las 2:25 que quedaban.
Por ejemplo, partiendo de un tiempo hay que calcular cuntos das y horas
son:

Lic Carlos Ruiz Hernandez

Me gustara contarte la funcin HORA(), MINUTO() Y SEGUNDO(). Estas


funciones extraen de una hora (h:mm:ss) las horas, los minutos y los
segundos respectivamente.
Por ejemplo si en la celda A1 hay escrito 19:25:30 la funcin =HORA(A1)
dar 19, la funcin =MINUTO(A1) dar 25 y la funcin =SEGUNDO(A1)
devolver 30.

Esto te resultar muy til en aquellos casos en los que hay que pasarlo
todo a minutos para multiplicar por algn importe en concreto. Por ejemplo:

Te explico la frmula de la celda D4. Por un lado sacas las horas de la


celda C4 y las multiplicas por 60 para pasarlo a minutos HORA(C4)*60,
por otro lado extraes los minutos con MINUTO(C4) y por ltimo calculas
cuantos minutos son los 20 segundos de la celda C4 con
SEGUNDO(C4)/60. Todo eso sumado nos dice cuantos minutos son 5
horas, 44 minutos y 20 segundos. Nos quedaba por pasar a minutos los
10 das con B4*24*60 que sumado a lo anterior da los minutos totales:

Lic Carlos Ruiz Hernandez

Creo que con estas tcnicas sers capaz de resolver la mayora de los
problemas que se te planteen en Excel con el tema de las fechas y las
horas, sobre todo es importante no perder de vista el valor real que
almacena la celda y jugar con el formato.

Lic Carlos Ruiz Hernandez

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