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NOES BSICAS DE
ORGANIZAO DE ARQUIVOS
(MINUTA)

Chapec, SC, 30 de setembro de 2010.

APRESENTAO
A Gesto de Documentos visa acompanhar e orientar a produo, tramitao e destinao de
documentos, racionalizando sua produo para facilitar a operacionalizao das atividades e
contribuir para a eficcia administrativa e rotinas de gesto arquivstica, sendo de carter
imprescindvel para o acesso e recuperao das informaes da Universidade Federal da Fronteira
Sul - UFFS.
Estas orientaes so direcionadas aos Servidores da UFFS que tenham como instrumento
de trabalho os documentos, que atualmente servem administrao, e que iro constituir a histria
da Instituio, retratando sua fundao, suas atividades e seu contnuo desenvolvimento.
So apresentados conceitos bsicos utilizados em arquivos, caracterizando-se como um
roteiro para sua organizao, incluindo noes de conservao de documentos e da Legislao
Arquivstica, tendo por objetivo iniciar o processo de implantao e desenvolvimento de rotinas de
Gesto Documental na UFFS.

Arquivistas da UFFS.

NDICE:
1 Conceitos bsicos e importncia.....................................................................................................06
2 O que documento?........................................................................................................................10
2.1 Documento de Arquivo.....................................................................................................10
2.2 Documento Pblico..........................................................................................................10
3 Natureza dos documentos ..............................................................................................................10
3.1 Suporte.............................................................................................................................10
3.2 Forma...............................................................................................................................10
3.3 Formato............................................................................................................................11
3.4 Espcie.............................................................................................................................11
3.5 Gnero..............................................................................................................................11
3.6 Tipo documental...............................................................................................................11
4 Natureza do assunto........................................................................................................................11
5 O que arquivo?.............................................................................................................................12
5.1 Tipos de arquivos.............................................................................................................12
5.1.1 Arquivos Pblicos.............................................................................................12
5.1.2 Arquivos Institucionais......................................................................................12
5.1.3 Arquivos Comerciais.........................................................................................12
5.1.4 Arquivos Pessoais ou Familiares.......................................................................12
6 Fundo de Arquivo..........................................................................................................................12
7 Idade dos Arquivos.........................................................................................................................13
7.1 Arquivo Corrente.............................................................................................................13
7.2 Arquivo Intermedirio.....................................................................................................13
7.3 Arquivo Permanente .......................................................................................................13
8 Gesto de Documentos...................................................................................................................14
8.1 Fases da Gesto de Documentos......................................................................................14
8.1.1 Produo............................................................................................................14
8.1.2 Utilizao..........................................................................................................14
8.1.3 Destinao.........................................................................................................14
9 O que Sistema de arquivos .........................................................................................................14
10 Fluxo Documental........................................................................................................................14
10.1 Protocolo........................................................................................................................14
10.2 Arquivo Central .............................................................................................................15
10.3 Arquivos Setoriais..........................................................................................................15

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11 Classificao dos Documentos.....................................................................................................15
11.1 Importncia da Classificao Documental.....................................................................16
11.1.1 O que Plano/Cdigo de Classificao de Documentos?...........................................16
11.1.1.1 Cdigo de Classificao de Documentos da Administrao Pblica...........16
12 Ordenao de Documentos...........................................................................................................18
12.1 Mtodos de Ordenao...................................................................................................18
12.1.1 Mtodo Alfabtico...........................................................................................18
12.1.2 Mtodo Geogrfico..........................................................................................19
12.1.3 Mtodo Numrico............................................................................................20
12.1.4 Mtodo por Assunto.........................................................................................21
12.2 Regras de Alfabetao....................................................................................................22
13 Avaliao Documental...................................................................................................................26
13.1 Etapas da Avaliao........................................................................................................26
13.2 Valorao dos documentos..............................................................................................27
13.2.1 Valor Primrio..................................................................................................27
13.2.1.1 Valor Administrativo.........................................................................28
13.2.1.2 Valor Jurdico....................................................................................28
13.2.1.3 Valor Fiscal........................................................................................28
13.2.2 Valor Secundrio..............................................................................................29
13.2.2 1 Valor Histrico Probatrio................................................................29
13.2.2.2 Valor Histrico Informativo..............................................................29
13.3 Critrios adotados na avaliao documental..................................................................30
13.3.1 Documentos de guarda permanente.................................................................30
13.3.2 Documentos de guarda temporria..................................................................31
13.3.3 Documentos de guarda eventual......................................................................31
13.4 Instrumentos resultantes da avaliao documental.........................................................32
13.4.1 Tipos de Instrumentos de Destinao..............................................................32
13.4.1.1 Tabela de Temporalidade de Documentos.........................................32
13.4.1.1.1 Tabela de Temporalidade de Documentos para a
Administrao Pblica........................................................................33
13.4.1.1.2 Aplicao da Tabela de Temporalidade de Documentos...34
13.4.1.2 Calendrio de Transferncia e Calendrio de Recolhimento...........34
13.4.1.3 Relao de Transferncia e Relao de Recolhimento.....................35
13.4.1.4 Termo de Eliminao (Lista de Eliminao/descarte)......................35
13.4.1.5 Ata de Eliminao de Documentos...................................................35

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13.4.1.6 Edital de Cincia de Eliminao de Documentos.............................35
13.5 Eliminao de Documentos............................................................................................36
13.6 Comisso Permanente de Avaliao de Documentos.....................................................36
14 Conservao de Documentos........................................................................................................37
14.1 Manuseio e Acondicionamento.......................................................................................37
15 Legislao Arquivstica Brasileira................................................................................................38
15.1 Legislao Arquivstica Federal.....................................................................................38
15.2 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).........................................39

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1 CONCEITOS BSICOS E IMPORTNCIA:
Armazenamento: guarda de documentos em mobilirio ou equipamentos prprios.
Arquivo: conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades,
qualquer que seja o suporte da informao.
Arquivo Central: unidade responsvel pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos
setores e pelos procedimentos tcnicos a que devem ser submetidos.
Arquivo corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para
os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividade-fim e atividade-meio e que
se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so
por eles consultados.
Arquivo intermedirio: conjunto de documentos originrio de arquivos correntes com uso pouco
frequente que aguardam destinao final.
Arquivo permanente: conjunto de documentos custodiados em carter definitivo em funo de seu
valor, recolhidos dos arquivos correntes ou setoriais.
Avaliao de documentos: processo de anlise que permite a identificao dos valores dos
documentos, para fins de definio de seus prazos de guarda e de sua destinao.
Ciclo vital dos documentos: sucessivas fases por que passam os documentos da produo guarda
permanente ou eliminao.
Classe: cada diviso que compe o sistema de classificao.
Classificao: analisa, identifica e codifica o contedo dos documentos em fase corrente, de acordo
com as diferentes funes e atividades da instituio, com o objetivo de facilitar a sua captura,
arquivamento, recuperao e destinao.
Cdigo: conjunto de smbolos, normalmente letras e/ou nmeros, normalmente letras e/ou
nmeros, que, mediante uma conveno, representam dados.

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Cdigo de classificao: Sistema de cdigo derivado de um plano de classificao.
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD): comisso de carter permanente
cujo competncia orientar e normalizar a produo e o fluxo de documentos, a elaborao do
plano de destinao de documentos, a incorporao de acervos ao Arquivo Central e a preservao
do patrimnio documental da UFFS.
Comisses Setoriais de Arquivos das Unidades (CSAU): prope CPAD prazos de guarda dos
documentos em funo dos valores que apresentem para fins administrativos, legais, fiscais,
operacionais ou tcnicos, elaborando as tabelas de temporalidade; assessorar a CPAD no processo
de avaliao de documentos, sempre que convocada; assistir s atividades de seleo e destinao
de documentos dos Arquivos Setoriais; e propor e acompanhar a organizao de Arquivos Setoriais
nas Unidades.
Conservao de documentos: procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica
dos arquivos contra agentes de deteriorao.
Data-limite: identificao cronolgica em que so mencionados os anos de incio e trmino do
perodo abrangido pelos documentos de um processo, dossi, srie, fundo ou coleo.
Destinao do documento: determina o seu encaminhamento para eliminao ou guarda
permanente.
Destinao final: aes baseadas na tabela de temporalidade de documentos que permite a
identificao, seleo, eliminao e/ou reproduo e guarda permanente dos documentos.
Digitalizao: converso de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital,
por meio de dispositivo apropriado, como scanner.
Documento arquivstico: ao registrada independentemente da forma ou do suporte, produzida ou
recebida no decorrer das atividades de uma instituio ou pessoa, dotada de organicidade, e que
possui elementos constitutivos suficientes para servir de provas dessas atividades.
Documento ativo: cuja ao no foi encerrada.

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Documento-base: referncia formal para abertura de um processo ou de um expediente.
Documento semi-ativo ou intermedirio: cuja ao foi encerrada, mas ainda serve ao rgo que o
produziu.
Documento sigiloso: documento que requer medidas especiais de acesso, podendo ser classificado
como ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado, de acordo com o grau de proteo que exige.
Eliminao: ato de destruir ou descartar os documentos de um arquivo.
Emprstimo: procedimento de ceder, temporariamente, a rgos e entidades autorizadas os
documentos correntes e intermedirios de um arquivo que assume a responsabilidade pelo controle
de devolues.
Encerramento: determina a finalizao da ao que desencadeou o documento ou documentos, no
sendo permitidos juntadas e despachos complementares. O registro, feito pelos responsveis do
encerramento no sistema, aciona a contagem da temporalidade permitindo a destinao final, isto ,
eliminao ou guarda permanente.
Espcie documental: configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a
natureza das informaes nele contidas.
Gesto de Documentos: conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para a guarda permanente (Art. 3, Lei 8.159/91).
Guarda permanente: recolhe guarda permanente documentos de valor informativo/histrico.
Plano/Cdigo de classificao de documentos: classifica todo e qualquer documento de arquivo.
Preservao de documentos: assegura as atividades de salvaguarda, acondicionamento,
armazenamento, condicionamento, recuperao e restaurao de documentos.
Recolhimento: passagem para a guarda permanente de documentos produzidos e acumulados,
sendo o Arquivo Central responsvel pelo acesso, divulgao e publicao de quaisquer
documentos do acervo recolhido, vedado, no entanto, o emprstimo de originais, exceto em casos

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previstos em lei.
Srie documental: conjunto de documentos de tipo semelhante produzido pelo mesmo rgo, em
decorrncia do exerccio de igual funo, subfuno e atividade e que resultam de produo e
tramitao de maneira anloga e obedecem equivalente temporalidade e destinao.
Sistema de arquivos: conjunto de arquivos da esfera governamental ou de uma mesma entidade,
pblica ou privada que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos
comuns, visando a gesto documental, bem como a preservao e o acesso ao patrimnio
documental pblico.
Suporte: material sobre o qual as informaes so registradas (disco tico, filme, fita magntica,
Disco Rgido, papel e outros).
Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): determina prazo para a transferncia,
recolhimento, eliminao e reproduo de documentos.
Termo de eliminao: rene informaes sucintas sobre os documentos que, aps terem cumprido
o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade, sero eliminados.
Termo de emprstimo de documentos: registra as informaes relativas cesso temporria de
documentos para fins de consulta, reproduo ou exposio.
Termo de recolhimento de documentos: registra a passagem de documentos considerados de
guarda permanente, do Arquivo Corrente ou Intermedirio para o Arquivo Permanente.
Termo de transferncia de documentos: registra a passagem de documentos do arquivo corrente
para o arquivo intermedirio.
Tipo de documento: espcie documental de acordo com a atividade que a gerou.
Unidade de arquivamento: menor unidade de acondicionamento de documentos dentro de um
arquivo.

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2 O que Documento?
toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de ser utilizada para
consulta, estudo prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.
a unidade constituda pela INFORMAO (elemento referencial ou dado) e seu
SUPORTE (material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de uma ATIVIDADE.
O documento pode ser simples (ex.: oficio, relatrio, ficha de atendimento, etc.) ou
Composto (ex.: processo, dossi, etc.).
2.1 Documento de Arquivo
So todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou
privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam
um conjunto orgnico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus
produtores no exerccio de suas funes. Assim, a razo de sua origem ou a funo pela qual so
produzidos que determina a sua condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou
formato.

2.2 Documento Pblico

So todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um
rgo governamental na conduo de suas atividades.
So tambm documentos pblicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituies de
carter pblico e por entidades privadas responsveis pela execuo de servios pblicos.
3 Natureza dos Documentos
Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas
atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de suas
funes. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so
diferentes os formatos, as espcies e os gneros em que se apresentam dentro de um arquivo.
Quanto a natureza os documentos dividem-se em:
3.1 Suporte: Material sobre a qual as informaes so registradas. Exemplos: papel, fita magntica,
filme de nitrato, CD, DVD, Disco Rgido, Pen drive.
3.2 Forma: Estgio de preparao e de transmisso de documentos. Exemplos: original, cpia,

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minuta, rascunho.
3.3 Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como
foi confeccionado. Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha,
rolo, tira de microfilme, mapa.
3.4 Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza
das informaes nele contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado,
requerimento, organograma.
3.5 Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado
na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas);
iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides); textual (de forma geral documentos
escritos/impressos); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (CDROM, DVD, Disco Rgido, etc)
3.6 Tipo de documento: a configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a
atividade que a gerou. Exemplos: ata de posse; boletim de notas e frequncia de alunos, regimento
de departamento, solicitao de impressos, edital de monitoria, pronturio mdico, nota fiscal de
compras.
4 Natureza do Assunto
Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.
A classificao de ostensivo dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a
instituio, podendo ser de domnio pblico.
Consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu contedo, devam ser de
conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e
divulgao.
O Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997, regulamenta o artigo 23 da Lei n 8.159 de 08
de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a
eles, e d outras providncias.
Os assuntos sigilosos so classificados de acordo com os seguintes graus: ultra-secreto,
secreto, confidencial e reservado.
O Decreto n 2.910, de 29 de dezembro de 1998, estabelece normas para a salvaguarda de
documentos, de materiais, reas, comunicaes e sistemas de informao de natureza sigilosa e d
outras providncias.

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5 O que Arquivo?
Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so
reunidos por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou
privadas.
Os conjuntos de atas de reunies de uma Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatrios de
atividades, mais os dossis de alunos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem o arquivo
de uma unidade, por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.
Arquivo tambm pode ser definido como a entidade ou rgo administrativo responsvel
pela custdia, pelo tratamento documental e pela utilizao dos arquivos sob sua jurisdio.
5.1 Tipos de Arquivos
Baseados nas primeiras definies podemos dizer que existem vrios tipos de arquivos, tudo
depende dos objetivos e competncias das entidades que os produzem.
Segundo as entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em:
5.1.1 Pblicos (federal, estadual, municipal);
5.1.2 Institucionais (escolas, igrejas, sociedades, clubes, associaes);
5.1.3 Comerciais (empresas, corporaes, companhias) e;
5.1.4 Pessoais ou familiares (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.).
6 Fundo de Arquivo
o acervo arquivstico produzido, recebido e acumulado em processo natural, cujo
crescimento se efetua no exerccio das atividades de uma mesma instituio, entidade ou pessoa.
O Fundo rene documentos produzidos e/ou recebidos por entidades fsicas ou jurdicas,
necessrios a sua criao, funcionamento e exerccio das atividades. No so colees.
Colees so reunies de materiais com fins artsticos, cientficos, de entretenimento, ou
qualquer outro que no o fim administrativo. Exemplo:
Arquivo - o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no
exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.
Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em
que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente constituda
de colees temticas e seus documentos so adquiridos atravs de compra ou doao,
diferentemente dos arquivos, cujos documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio

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Os documentos que fazem parte de um mesmo Fundo possuem relao orgnica entre si, no
podendo ser separados.
7 Idade dos Arquivos
O Ciclo de Vida dos documentos contado a partir da produo do documento e do
encerramento do ato, ao ou fato que motivou a sua produo e da sua frequncia de uso. Essa fase
se diz na Arquivstica que tem relao com a vigncia do documento (a razo de ser do documento).
Depois de destitudo dessa vigncia o documento pode ser guardado em funo da
importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao ou mesmo para
tomadas de decises pautadas nas aes do passado.
Ento o ciclo pode ser categorizado em trs fases ou arquivos:
7.1 Arquivo Corrente tambm conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. So conjuntos de
documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que
se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e frequncia de uso. So muito
usados pela administrao.
7.2 Arquivo Intermedirio tambm conhecido como de Segunda Idade ou Semi - Ativo. So
Arquivos que aguardam em depsito de armazenamento temporrio, sua destinao final.
Apresentam pequena frequncia de uso pela administrao.
7.3 Arquivo Permanente tambm conhecido como de Terceira Idade ou Histrico. So os
conjuntos documentais custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor. O acesso
pblico.
Observao: Por descuido e desinformao, muitas vezes o arquivo permanente
considerado e chamado de morto, e isso inadequado, pois este termo d ideia de algo sem
vida. Se fosse assim seria ilgico guardar documentos sem valor. Esta documentao a
matria-prima da histria, no devendo ser descartada.

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8 Gesto de Documentos
O Arquivo Nacional, conceitua a Gesto de Documentos como o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao
e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
A Lei 8.159 de 08 de janeiro de 1991 que dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados foi quem consagrou o termo Gesto de Documentos, no seu artigo terceiro.
8.1 Fases da Gesto de Documentos
8.1.1 PRODUO ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo
ou setor;
8.1.2 UTILIZAO fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua
funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite.
8.1.3 DESTINAO envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero
preservados permanentemente.
9 O que Sistema de Arquivos?
Conjunto de arquivos que, independente da posio que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecuo de objetivos comuns.
Trata-se da integrao de todos os arquivos, rotinas e tcnicas de gesto documental de uma
mesma instituio.

10 Fluxo Documental
Os Arquivos Correntes respondem, muitas vezes, pelas atividades de: recebimento, registro,
distribuio, movimentao e expedio.
Nas organizaes, h um setor encarregado de receber, registrar, distribuir e tramitar
documentos, chamado PROTOCOLO.

10.1 Protocolo
o servio encarregado do recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da
tramitao e expedio de documentos, com a funo de controlar a documentao e informar,

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rpida e eficientemente, onde esto os documentos que existem na instituio.
A Unidade Protocolizadora o protocolo responsvel pela autuao de documentos, ou seja,
caracteriza a abertura de processo.
O processo pode tratar de prestao de contas, peties, requerimentos e outros que
impliquem em responsabilidade tcnico-financeira e administrativa, sendo que cada pea constitui
um auto.
No so autuados documentos como convites, comunicaes de cortesia, de cumprimentos,
de agradecimentos, pedidos de informao, ou requerimentos que devam ser encaminhados a
unidade correspondente.
10.2 Arquivo Central
O arquivo central o que se destina a receber os documentos provenientes dos diversos
setores que integram a estrutura de uma instituio,

responsvel pela normalizao dos

procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos de uma administrao, podendo ou no assumir a

centralizao do armazenamento. Tambm chamado arquivo geral, ou outras nomenclaturas
adotadas pelas instituies.

10.3 Arquivos Setoriais

Os arquivos setoriais so aqueles localizados nos prprios setores que produzem ou
recebem os documentos, guardando documentos que so muito utilizados, ou seja, so
essencialmente arquivos correntes.
Existindo um arquivo central, estar a ele tecnicamente subordinado.
11 Classificao dos Documentos
Classificao a sequncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas e
atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.
Caracteriza-se pela anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria
de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir cdigos.
A classificao se materializa com o Plano/Cdigo de Classificao, instrumento que
trataremos mais adiante.

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11.1 Importncia da Classificao Documental
Basicamente a sua importncia dar visibilidade s funes e as atividades do organismo
produtor do arquivo, deixando clara as ligaes entre os documentos, ou seja, objetiva a
racionalizao do fluxo documental, a agilidade e a segurana na recuperao de informaes para a
administrao, bem como a organizao da documentao acumulada como requisito para sua
correta destinao final.

11.1.1 O que Plano/Cdigo de Classificao de Documentos?

o esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de
arquivamento especficos, podendo tambm ser definido como a estrutura hierrquica e lgica que
reflete as funes e as atividades de uma organizao, funes que geram a criao e recepo de
documentos.
Trata-se de um sistema que organiza intelectualmente a informao e permite situar os
documentos em suas relaes uns com os outros. Orienta a busca segundo critrios persistentes e
objetivos.

11.1.1.1 Cdigo de Classificao de Documentos da Administrao Pblica

No Cdigo de Classificao de Documentos para a Administrao Pblica: atividades-meio,
as funes, atividades, espcies e tipos documentais genericamente denominados assuntos,
encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com as funes e atividades desempenhadas
pelo rgo. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos numricos, os quais refletem a
hierarquia funcional do rgo, definida atravs de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindose sempre do geral para o particular.
Neste instrumento adotou-se o modelo de cdigo de classificao decimal. Como o prprio
nome indica, o sistema decimal de classificao por assuntos constitui-se num cdigo numrico
dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente.
As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs
algarismos, como apresentado no exemplo abaixo:
Classe 000
Classe 100
Classe 200

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Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo rgo. Elas so
divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem cdigos
numricos, seguindo-se o mtodo decimal. Assim, tomando-se como exemplo a classe 000,
teremos:
CLASSE

000

SUBCLASSE

010

GRUPO

012

SUBGRUPOS

012.1
012.11

ADMINISTRAO GERAL
ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
COMUNICAO SOCIAL
RELAES COM A IMPRENSA
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica:

atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus rgos: a classe 000, referente aos
assuntos de ADMINISTRAO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS
DIVERSOS. As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos s atividades-fim do
rgo.
Estas classes no so comuns, cabendo aos respectivos rgos sua elaborao, seguindo
orientaes da instituio arquivstica na sua esfera especfica de competncia.
No caso da UFFS, para as atividades-fim: ENSINO, PESQUISA E EXTENSO, o Cdigo
de Classificao elaborado, referente as classes 100 a 800 baseou-se no Cdigo de Classificao de
Documentos de Arquivo relativos s atividades-fim das Instituies Federais de Ensino Superior
(IFES), instrumento elaborado pelo Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo da
Administrao Pblica Federal (SIGA), que atende as especificidades das instituies pblicas de
ensino superior.

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12 Ordenao de Documentos
ORGANIZAR = CLASSIFICAR + ORDENAR
Ordenar a operao de unir os documentos ou unidades de um conjunto relacionando uns
com os outros de acordo com uma ordem previamente estabelecida, ou seja, dispor os documentos
de uma classe, a partir de elemento convencionado para sua recuperao.
A ordenao arquivstica se faz a partir de um dos elementos: data, nmero, nome de
pessoas, lugar ou assunto. a segunda operao da organizao de documentos.
Seu objetivo bsico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que
se refere a uma mesma atividade e em relao a um mesmo tipo documental, os documentos
atingem um volume significativo. A adoo de um ou mais critrios de ordenao para uma classe
documental permite evitar, em princpio, que para a localizao de um nico documento, seja
necessria a consulta de dezenas ou centenas de outros.
Para definir como devem ser ordenados os documentos, devemos considerar os tipos de
busca a que esto sujeitos: como os documentos podero ser mais frequentemente procurados?

12.1 Mtodos de Ordenao

Sequncia de operaes que determinam a maneira como devem ser dispostos os
documentos uns em relaes aos outros e os meios que permitem a identificao de cada unidade,
mediante o emprego de notao ou termos que exprimam relaes lgicas (palavra-chave).
Os mtodos de arquivamento so adotados visando proporcionar o acesso aos documentos.
Atravs dos mtodos de arquivamento pode-se adotar uma ordenao alfabtica, numrica,
geogrfica ou por assunto, desde que consideremos sempre a forma pela qual os documentos so
solicitados e buscados.
Observao: Resultados satisfatrios s sero obtidos se os mtodos forem adequadamente
aplicados. A insuficincia do arquivamento deve-se muito mais a falhas humanas do que ao
sistema.
12.1.1 Mtodo Alfabtico: mtodo atravs do qual as unidades de arquivamento trazem por ttulo
ou entrada NOME DE PESSOAS, ENTIDADES, LUGARES ou ASSUNTOS.
As pastas, fichas ou documentos, so dispostos em rigorosa ordem alfabtica, respeitando as

19
normas gerais para alfabetao (ver regras de alfabetao).
um mtodo simples e direto, onde o elemento principal a ser considerado o NOME,
numa sequncia convencional das letras, podendo-se utilizar guias divisrias.
As notaes nas guias divisrias podem ser:
ABERTAS: indicam limite inicial. Ex: A
FECHADAS: indicam limite inicial e final. Ex: Aa Am
12.1.2 Mtodo Geogrfico: mtodo pelo qual as unidades de arquivamento so ordenadas de
acordo com as unidades territoriais (PASES, ESTADOS, CIDADES, DISTRITOS, BAIRROS E
OUTRAS), podendo tomar por base as divises espaciais maiores ou menores.
um mtodo de sistema direto, sendo preferido quando o principal elemento a ser
considerado a PROCEDNCIA ou LOCAL.
VANTAGENS: direto, fcil manuseio.
DESVANTAGENS: exige duas ordenaes LOCAL E NOME DO CORRESPONDENTE
Melhores ordenaes geogrficas:
- ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
- CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
- PAS CAPITAL CORRESPONDENTE
a) ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
Quando se organiza um arquivo por ESTADOS, as CAPITAIS so alfabetadas em primeiro
lugar e aps as cidades em ordem alfabtica.
Ex.: MINAS GERAIS Belo Horizonte MENDONA, Joo.
MINAS GERAIS - Ouro Preto BRENER, Jlio.
RIO DE JANEIRO Rio de janeiro BRITTO, Ana.
RIO DE JANEIRO Niteri ALVES, Roberto.
SANTA CATARINA Florianpolis DOTTO, Slvio.
SANTA CATARINA Florianpolis Itaja PEREIRA, Paulo.
SO PAULO So Paulo CERES, Ado.

20
SO PAULO Campinas ALMEIDA, Paulo.
SO PAULO Piracicaba DANIA, Ceclia.
b) CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
Quando o principal elemento de identificao a CIDADE, considera-se a ordem alfabtica
das cidades.
Ex.: BAG Rio Grande do Sul PIVETTA, Carla.
CAXIAS DO SUL Rio Grande do Sul ROCHA, Joo.
IT So Paulo VARGAS, Pedro.
PARATI Rio de Janeiro MAIA, Frederico.
SANTA MARIA Rio Grande do Sul CASTILHOS, Joel.
TERESINA Piau QUEVEDO, Carlos.
UBERLNDIA Minas Gerais XAVIER, Joo.
VASSOURAS Rio de Janeiro SOUZA, Ana.
XAXIM Santa Catarina PEDROSO, Olga.
ATENO: As pastas devem apresentar sempre os nomes dos estados em segundo lugar, pois h
cidades com mesmo nome em diferentes estados.
Ex.: ITABAIANA Paraba
ITABAIANA Sergipe
c) PAS CAPITAL CORRESPONDENTE
Quando o principal elemento a ser considerado o nome do PAS, considera-se em primeiro
lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. Demais cidades sero ordenadas
alfabeticamente aps as capitais dos pases a que se referem.
Ex: BOLVIA La Paz Bonani, Jorge.
FRANA Paris ALEXANDER, Pierre.
FRANA LORENA VADIM, Roger.
PERU Lima OLTRA, Enrique.
PERU Cusco MARTINEZ, Suzana.
12.1.3 Mtodo Numrico: Quando o principal elemento a ser considerado o NMERO, podemos

21
utilizar um dos seguintes mtodos: NUMRICO SIMPLES, NUMRICO CRONOLGICO,
NUMRICO DGITO TERMINAL.
Neste documento ser dada maior nfase aos mtodos Numrico Simples e Numrico
Cronolgico.
a) Mtodo Numrico Simples: Atribui-se um nmero para cada correspondente, pessoa
fsica ou jurdica de acordo com a ordem de entrada ou de registro. Neste mtodo, podem ser
reutilizados nmeros cujos registros tenham sido anulados.
b) Mtodo Numrico Cronolgico: Utiliza alm da ordem numrica a data (considerar o
nmero e a data). Amplamente adotado em reparties pblicas para o registro e controle da
movimentao de processos.
12.1.4 Mtodo por Assunto: mtodo atravs do qual as unidades de arquivamento so dispostas de
acordo com os temas ou assuntos a que se referem. Os mtodos por assunto so: alfabtico e
numrico.
Neste estudo daremos maior nfase ao Mtodo por assunto alfabtico.
a) Mtodo por assunto alfabtico dicionrio: Assuntos isolados so dispostos
alfabeticamente, obedecendo sequncia das letras. Mtodo adotado quando o volume dos
documentos e a diversidade de assuntos so pequenos.
Exemplo: APOSENTADORIAS
FRIAS
LICENAS
LICITAES
PRESTAES DE SERVIOS
b) Mtodo por assunto alfabtico enciclopdico: Os assuntos so agrupados sob ttulos
gerais e dispostos alfabeticamente, obedecendo hierarquia dos mesmos.
Exemplo: PESSOAL
aposentadorias
frias

22

licenas
gestante
gala
luto
sade
12.2 Regras de Alfabetao
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, que so as
seguintes:
1 Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prnome.
Exemplo: Joo Barbosa
Pedro lvares Cabral
Paulo Santos
Maria Lusa Vasconcelos
Arquivam-se: Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Lusa
Obs. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Exemplo: Anbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vtor Teixeira
Arquivam-se: Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vtor
2 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.
Exemplo: Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes

23
compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos So Paulo
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos
4 As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.
Exemplo: J. Vieira
Jonas Vieira
Jos Vieira
Arquivam-se: Vieira, J
Vieira, Jonas
Vieira, Jos
5 Os artigos e preposies tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver
tambm regra n 9).
Exemplo: Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se: Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so
considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao
alfabtica.
Exemplo: Antnio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Jnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Observao: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de

24
elemento de distino.
Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
7 Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre
parnteses.
Exemplo: Ministro Milton Campos
Professor Andr Ferreira
General Paulo Pereira
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
8 Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11).
Exemplo: Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Mller
Jorge Schmidt
Arquivam-se: Aubert, Georges
Churchill, Winston
Mller, Paul
Schmidt, Jorge
9 As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum
consider-las como parte integrante do nome, quando escritas com letra maiscula.
Exemplo: Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon OBrien
Arquivam-se: Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, John

25
OBrien, Gordon
10 Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao
sobrenome da famlia do pai.
Exemplo: Jos de Oviedo y Baos
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ros
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baos, Jos de
Pina de Mello, Francisco de
Ros, Antonio de los
11 Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam.
Exemplo: Al Ben-Hur
Li Yutang
Arquivam-se: Al Ben-Hur
Li Yutang
12 Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam, no se considerando, porm para fins de ordenao, os artigos e preposies
que se constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados
entre parnteses aps o nome.
Exemplo: Embratel
lvaro Ramos & Cia.
Fundao Getlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundao Getlio Vargas
Library of Congress (The)
13 Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assembleias e assemelhados os nmeros
arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.

26
Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3. Congresso de Geologia
Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3.)
13 Avaliao Documental
Atividade essencial do ciclo vital dos documentos, pois define quais documentos sero
preservados para fins administrativos ou de pesquisa e quando podero ser eliminados, transferidos
ou recolhidos, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os
gerou. Tendo como objetivo determinar qual documentao ser de guarda permanente e qual ser
de guarda temporria.
13.1 Etapas da Avaliao
Num programa de avaliao no h possibilidades de serem inventadas tcnicas, nem
frmulas que reduzam o trabalho de decidir sobre o destino dos documentos a uma operao
mecnica. A deciso arquivstica mais difcil e, s vezes controvertida, determinar se um
documento deve ser destrudo ou no.
A implantao de um processo de avaliao prev a realizao das seguintes etapas:
- Elaborao de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o
trabalho de avaliao;
- Formar grupos ou equipes de trabalho participativos com representantes dos rgos
produtores dos documentos;
- Anlise da organizao: contexto de atuao (relaes com o contexto social), documentos
constitutivos e normativos (regimento, regulamento, ata de formao, normas,...) estrutura e
funcionamento (formal e informal), competncias, funes e objetivos;
- Anlise das competncias, funes e atividades de cada uma das unidades integrantes da
estrutura (departamentos, setores...). O trabalho de avaliao, por razes metodolgicas,
pressupe a definio dos nveis organizacionais da instituio (por ex. departamento,
diviso, servio, etc.). A partir da definio da estrutura so elaborados e aplicados
critrios de avaliao;
- Levantamento da produo documental: pesquisa junto aos responsveis e encarregados,

27
at o nvel de seo, para identificar as classes documentais geradas no exerccio de suas
competncias. Conhecer atividades e os documentos resultantes, o fluxo e o arquivamento,
identificar a frequncia de uso e os valores dos documentos.
- Definio de prazos de guarda para o arquivamento corrente e intermedirio dos
documentos e sua destinao final, considerando os critrios utilizados no processo de
avaliao: identificao dos valores e uso dos documentos de acordo com os quais os
mesmos devem ser preservados (fase de construo da tabela de temporalidade);
- Documentar o processo de avaliao: atas (registrar reunies em cada unidade e da
Comisso Permanente de Avaliao), normas, Tabela de Temporalidade de Documentos
(resultado do processo) e demais documentos que testemunhem o processo e permitem sua
aplicao;
- Apreciao, aprovao e publicao da Tabela de Temporalidade de Documentos:
Comisso de Avaliao de Documentos e demais rgos competentes.
- Em rgos pblicos, a T.T.D. deve ser aprovada pela instituio arquivstica pblica em sua
esfera de competncia, de acordo com a legislao vigente no pas, devendo ser publicada
em dirio oficial;
- Aplicao da Tabela de Temporalidade: registrar todas as atividades referentes aplicao
da T.T.D nos devidos instrumentos.
13.2 Valorao dos documentos
Os documentos possuem sua valorao dividida em: Primrios e Secundrios.

PRIMRIOS
(imediato)
SECUNDRIOS
(mediato)

{administrativo
{jurdico
{fiscal
{histrico probatrio
{histrico informativo

13.2.1 Valor Primrio

o valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade
produtora e acumuladora, levando-se em conta sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais.
Os documentos de valor primrio so aqueles que os rgos precisam para cumprir suas
funes e devem conservar-se nos arquivos correntes e intermedirios enquanto possuem este valor.

28

IMPORTANTE: O trabalho de avaliar o valor primrio centra-se em estabelecer a durao da

vigncia (guarda no arquivo corrente) e do prazo precaucional (guarda no arquivo intermedirio).
13.2.1.1 Valor Administrativo
o valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade
produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. A maioria dos documentos
so produzidos por uma necessidade administrativa e enquanto dure esta funo no se pode dizer
que foi anulado o valor primrio.
Para saber da continuidade ou extino deste valor, deve-se fazer algumas perguntas:
- Os documentos cessaram de estar ligados ao desempenho da atividade a que se referem?
- O objetivo principal dos documentos j foi cumprido?
- A conservao dos documentos se d por convenincia do servio ou por simples hbito?
- As operaes a que os documentos se ligam j foram concludas?
- Pode-se obter os mesmos documentos em outro lugar, isto , trata-se de segundas vias?
* Se as respostas forem SIM, o valor administrativo do documento est esgotado.
13.2.1.2 Valor Legal (Jurdico)
o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um
direito. o que envolve direitos e deveres do cidado para com o Estado e vice-versa, sendo o que
produz efeito nos tribunais. Regulamentam as relaes do rgo (aspecto legal leis, decretos,
contratos,...).
necessrio saber:
- Se o ato jurdico especfico a que se refere os documentos j se concretizaram;
- Se a prova j atingiu seu objetivo principal;
- Se os direitos do rgo foram devidamente resguardados;
- Se os direitos de qualquer cidado foram devidamente protegidos;
- Se o documento existe em algum outro lugar, isto , trata-se de duplicata.
* Se as respostas forem SIM, o valor est esgotado.
13.2.1.3 Valor Fiscal (Contbil)
o valor atribudo a documentos ou arquivos para a comprovao de operaes financeiras

29
ou fiscais. Est ligado a operaes financeiras, comprovao de receita e despesa (notas, recibos,
faturas).
Perdem este valor quando:
- A transao financeira especfica j foi concluda?
- O objetivo pelos quais os documentos foram criados j foi atingido?
- Os direitos de qualquer cidado envolvido com a operao foram protegidos?
- Pode-se encontrar esses mesmos documentos em outro lugar, em forma de duplicata?
* Se as respostas forem SIM, o valor est esgotado.
Estabelecido este prazo e o momento de determinar o VALOR SECUNDRIO dos
documentos.
13.2.2 Valor Secundrio
o valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade
produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os
quais foi originalmente produzido. Refere-se ao uso dos documentos para outros fins que no
aqueles para os quais foram criados. Interessa aos investigadores de informao do passado ou
retrospectiva. o valor que aflora ou aparece uma vez esgotado o valor primrio, porque com
frequncia coexistem.
a finalidade do documento baseada na sua utilidade de segunda ordem, ligado
informao e ao testemunho que proporciona o documento em relao pessoa ou organismo que
criou ou recebeu, por um lado, e em relao sociedade em geral por outro.
13.2.2.1 Valor Histrico Probatrio: inerente aos documentos decorrentes da prova que contm da
organizao e funes do rgo.
Os documentos de valor probatrio devem ser conservados sem considerar se h uso
especfico imediato ou remoto dos mesmos. Pois evidenciam a origem, o desenvolvimento e
desaparecimento dos rgos.
13.2.2.2 Valor Histrico Informativo: inerente aos documentos devido informao que contm.
Relacionam-se a pessoas (fsicas ou jurdicas), coisas (lugares, edifcios, objetos, bens materiais) ou
fenmenos (o que aconteceu s pessoas, lugares ou coisas). Estes derivam da informao contida
nos documentos que dizem respeito a determinado rgo. Neste caso no so consideradas as
origens e atividades do rgo e sim a informao que contm.

30
13.3 Critrios adotados na avaliao documental
13.3.1 Documentos de guarda permanente
Documentos relativos origem, aos direitos e aos objetos da instituio tais como os
resultantes de:
-

Atos de criao (leis, decretos, portarias, resolues...).

Atos constitutivos (estatutos, contratos, alvars...).

Direitos patrimoniais (aes, escrituras,...).

Os primeiros documentos de planejamento (mesmo que incompletos ou simples

esboos).

Documentos que reflitam a organizao e o desenvolvimento da instituio:

regulamentos, regimentos, planos, projetos, programas de atividades, grficos
(organogramas e fluxogramas), acordos, convnios, atas, relatrios de direo,
correspondncias.

Documentos que reflitam fatos da vida da instituio: Registros visuais e sonoros

filmes, fotos, etc.

Documentos de diretrizes (princpios diretivos curso de ao) e normas de

procedimentos (instruo detalhada, mtodos e passos de execuo) dos vrios setores.
Podem incluir correspondncias, atas, relatrios, pareceres, interpretaes jurdicas,
memorandos, ordens de servio, planos e projetos, delegao de poder e
responsabilidade.

Documentos relativos execuo de programas como manuais de servio, relatrios,

correspondncias, atas,...

Documentos legislativos, que firmam jurisprudncia, bem como normas gerais:

sentenas, pareceres normativos que no constem em textos legais (leis), interpretaes,
memorandos, delegao de autoridade (deciso legal).

Documentos de matrias oramentrias oramentos e documentos afins (estimativas

de crdito e justificativas).

Documentos de pesquisas e investigaes como estudos feitos por funcionrios e

relatrios especiais dos trabalhos realizados.

Documentos que respondem as questes tcnico-cientficas relacionadas s atividades

do rgo como projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e relatrios
tcnicos.

31
-

Documentos de divulgao (promoo do rgo) folhetos, boletins, formulrios,

cartazes, convites e postais conservar apenas um exemplar como amostra. Na falta de
material documentrio mais adequado, conservar recorte de jornais e revistas, dando
preferncia aos jornais e revistas de pequeno porte, pois os de grande porte so
facilmente encontrados.

Documentos sobre a administrao interna como os resultados de atividades de pessoal,

material e patrimnio e viagens (acordos e reajustes salariais, plano de remunerao e
classificao de cargos, cadastro, contratos de trabalho, processo de aposentadoria,
livros e cartes de frequncia, inventrios, inquritos administrativos,...).

Documentos cujas caractersticas extrnsecas sejam de valor artstico e cultural:

documentos que possuem iluminuras, vinhetas, caligrafias.

13.3.2 Documentos de guarda temporria

Na guarda temporria onde prevalece o interesse administrativo para determinar o valor dos
documentos e, consequentemente, o prazo de reteno. Neste grupo incluem-se:
-

Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros ou tenham sido impressos na

sua totalidade.

Documentos cujos elementos essenciais se acham reproduzidos em outros.

Documentos que sejam cpias e duplicatas de originais que se acham conservados

(destinados guarda permanente).

Documentos que, mesmo originais, detm interesse administrativo apenas por

determinado perodo.

Documentos que apresentem repetio de informao e qualidade tcnica inferior

(registros audiovisuais/documentao especial).

13.3.3 Documentos de guarda eventual

So aqueles de interesse passageiro, de trato e efeito imediato, isto , sem valor
administrativo, fiscal, jurdico ou histrico, no constituindo, portanto, potencial de informao.
Incluem-se neste grupo:

Material de divulgao de terceiros

Convites e correspondncia de congratulaes recebidas que no se relacionem com o

32
desempenho de nenhuma atividade-fim do rgo.
13.4 Instrumentos resultantes da avaliao documental
So instrumentos que identificam os documentos produzidos e recebidos por um rgo e
indicam o destino que se deve dar aos mesmos. Instrumentos que registram o resultado prtico dos
aspectos tericos da avaliao.
Os fatores significativos para atribuir prazos de guarda para os documentos so a frequncia
de uso e os valores dos documentos. Em funo dos mesmos teremos:
- TRANSFERNCIA passagem dos documentos do arquivo corrente para o
intermedirio.
- RECOLHIMENTO passagem dos documentos do arquivo intermedirio para o
arquivo permanente.
- ELIMINAO destruio dos documentos, que na avaliao, forem considerados sem
valor para guarda permanente. Tambm chamada expurgo de documentos.
13.4.1 Tipos de Instrumentos de Destinao
-

Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)

Calendrio de Transferncia e Calendrio de Recolhimento

Relao de Transferncia e Relao de Recolhimento

Termo de Eliminao (Lista de Eliminao/descarte)

Ata de Eliminao de Documentos

Edital de Cincia de Eliminao de Documentos

13.4.1.1 Tabela de Temporalidade de Documentos

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) o instrumento de destinao, que
determina os prazos e as condies de guarda tendo em vista a transferncia, o recolhimento e a
eliminao de documentos.
o instrumento bsico resultante da avaliao que relaciona os tipos documentais e
estabelece os prazos que os documentos devem ser preservados.
A estrutura da TTD contempla os conjuntos documentais produzidos e recebidos por um
rgo ou entidade no exerccio de suas atividades: os prazos de guarda nas fases corrente e

33
intermediria; a destinao final eliminao ou guarda permanente; e as observaes necessrias
sua correta compreenso e utilizao.
A Tabela de Temporalidade o instrumento bsico para o gerenciamento da documentao e
dos arquivos, porque:
determinam as etapas e o tratamento dos documentos desde sua produo at sua eliminao
ou guarda permanente;
permitem a distino entre informaes essenciais das informaes suprfluas;
o reaproveitamento dos espaos de armazenamento das unidades e do arquivo, e:
garantem a preservao, recuperao e o acesso das informaes, cuja guarda decorra de
exigncia legal, seja de interesse da organizao e/ou apresente valor para guarda
permanente.
Com a aplicao da Tabela de Temporalidade, pode-se obter os seguintes resultados:
facilidade de distinguir os documentos de guarda temporria dos de guarda permanente;
eliminao imediata da documentao cuja guarda no se justifique;
racionalizao, principalmente, em termos econmicos, das atividades de transferncia e
recolhimento;
influncia na racionalizao da produo e na sua melhora qualitativa, desde que todos os
interessados e usurios estejam envolvidos;

garantia de acesso s informaes;

agilidade na tomada de decises;

maior qualidade e produtividade s atividades de ensino, pesquisa e extenso;
favorece o planejamento, o controle e a transparncia da administrao pblica.
13.4.1.1.1 Tabela de Temporalidade de Documentos para a Administrao Pblica
A Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s
atividades-meio da Administrao Pblica, o instrumento de destinao elaborado a partir do
Cdigo de Classificao de Documentos relativo s atividades-meio da Administrao Pblica, que
tem por objetivo definir os prazos de guarda e a destinao dos documentos, com vista a garantir o
acesso informao a quantos dela necessitarem.
o instrumento orientado a ser aplicado a todos os rgos participantes do Sistema Nacional

34
de Arquivos (SINAR), devendo este ser condicionado aprovao da instituio arquivstica
pblica na sua especfica esfera de competncia.
A Tabela de Temporalidade de Documentos adaptada para a UFFS contempla as atividadesmeio especificadas na T.T.D do CONARQ. Para a definio da temporalidade e destinao dos
documentos relativo s atividades-fim, complementando a tabela bsica das atividades-meio,
utilizou-se as orientaes da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo
relativos s atividades-fim das Instituies Federais de Ensino Superior (IFES), elaborada pelo
SIGA, que atendem as especificidades das atividades de Ensino, Pesquisa e Extenso, prprias das
Instituies Pblicas de Ensino Superior.
Estes dois instrumentos em conjunto formam o documento responsvel pela legalizao do
processo avaliativo na UFFS, devendo ser encaminhado aps cumprir seu trmite instituio
arquivstica pblica para aprovao e divulgao, por meio de ato legal que lhe confira
legitimidade.

13.4.1.1.2 Aplicao da Tabela de Temporalidade de Documentos

A aplicao da tabela refere-se aos procedimentos adotados para a seleo e destinao dos
documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos.
Cada unidade deve aplicar a tabela em seu mbito, realizando as transferncias de
documentos para eliminao nos prazos estabelecidos, de acordo com as orientaes recebidas.
coordenao do Sistema de Arquivos cabe orientar e supervisionar a aplicao da tabela.
Sua aplicao permite o controle dos documentos produzidos, e garante a continuidade dos
critrios a serem adotados no futuro.
A avaliao dos documentos, visando a sua destinao final deve ocorrer na fase corrente
Arquivo Corrente, apoiada nos instrumentos de gesto especficos e na legislao vigente da rea de
Arquivstica.

13.4.1.2 Calendrio de Transferncia e Calendrio de Recolhimento

Cronograma que determina a poca de transferncia (ou recolhimento) de documentos dos
arquivos correntes ao arquivo intermedirio (ou permanente). uma forma de controlar a aplicao
da Tabela de Temporalidade, bem como o recebimento de documentos pelo arquivo.

35
13.4.1.3 Relao de Transferncia e Relao de Recolhimento
Instrumento de controle de passagem de documentos de um arquivo para o outro (corrente
para o intermedirio transferncia, e deste para o permanente recolhimento).
Devem ser elaboradas quando da realizao das operaes, observando sempre o que
determina a Tabela de Temporalidade.
Estes instrumentos devem identificar as sries e os tipos documentais, as datas abrangentes,
a quantidade de documentos, o rgo de origem da documentao. Devem ser elaboradas em duas
vias a serem encaminhadas juntamente com a documentao. Quando do recebimento, aps a
assinatura, uma via deve retornar ao rgo de origem e a outra fica junto ao rgo receptor (arquivo
intermedirio quando for transferncia e arquivo permanente quando for recolhimento).
13.4.1.4 Termo de Eliminao (Lista de Eliminao/descarte)
A lista ou listagem de eliminao consiste na relao de documentos, cuja eliminao foi
legalmente autorizada. Relao especfica de documentos a serem eliminados numa nica operao.
O Termo de Eliminao o instrumento no qual consta o registro de informaes sobre
documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de guarda. Comprova e especifica que um
determinado conjunto de documentos foi eliminado. Os documentos devem ser descritos por grupos
ou unidades, em relao s funes, atividades, ou assuntos a que se referem; ao tipo fsico de que
consiste, datas abrangentes, quantidades. Deve ser datado e assinado pelo responsvel pela
operao.
13.4.1.5 Ata de Eliminao de Documentos
Todos os procedimentos relacionados avaliao e destinao de documentos devem ser
registrados em ata, que deve ser elaborada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos
(CPAD), que aprova a relao/listagem dos documentos a serem eliminados.

13.4.1.6 Edital de Cincia de Eliminao de Documentos

Aps ser aprovada a eliminao dos documentos pela CPAD, deve ser elaborado o edital de
cincia de eliminao de documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em peridicos oficiais,
ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda.
Segundo a Resoluo n. 5 do CONARQ, os editais para eliminao de documentos devero
consignar um prazo de 30 a 45 dias para possveis manifestaes ou, quando for o caso, possibilitar
as partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias

36
de peas de processos.
13.5 Eliminao de Documentos
Para a eliminao de documentos, devem ser observados as orientaes do CONARQ,
contidas na Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. De acordo com o Art. 1 a eliminao de
documentos nos rgos e entidades do Poder Pblico ocorrer aps concludo o processo de
avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela
elaborao de tabelas de temporalidade.

13.6 Comisso Permanente de Avaliao de Documentos

a comisso responsvel pelo processo de anlise, avaliao e seleo documental no
mbito institucional. Com a finalidade de garantir a proteo dos conjuntos documentais como fonte
de acesso pesquisa e a histria e a defesa dos interesses da Universidade e dos direitos dos
cidados bem como a preservao da memria institucional.
A CPAD composta por um Arquivista da instituio (Presidente da CPAD), um
representante jurdico da UFFS, um Administrador da Instituio, um profissional graduado em
Histria, dois representantes de cada setor.
A Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD) possui carter permanente,
desenvolvendo o processo de avaliao de documentos da Universidade, com a competncia de
orientar e normalizar:
- A elaborao e aprovao do Plano de Destinao de Documentos (conjunto de instrumentos de
destinao de documentos decorrentes da atividade de avaliao: Tabela de Temporalidade, Relao
de Eliminao, Ata ou Termo de Eliminao), tendo em vista a identificao dos documentos para
guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor;
- As polticas de difuso e acesso s informaes contidas no acervo documental, resguardando os
documentos que requeiram sigilo e restries;
- A preservao do patrimnio documental atravs da definio dos documentos considerados
permanentes.
Os documentos relativos s atividades-meio e atividades-fim sero analisados e selecionados
pela CPAD, obedecendo aos prazos estabelecidos nas tabelas de temporalidade e destinao
expedidas pelo Conselho Nacional de Arquivos CONARQ.

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14 Conservao de Documentos
As medidas de Conservao preventiva englobam as melhorias de interferncia do meio ambiente e
dos meios de armazenagem e proteo, visando retardar a degradao dos materiais.

14.1 Manuseio e Acondicionamento

Os critrios para manusear um documento so determinantes para uma maior vida til e de
sua permanncia no acervo. Recomenda-se, portanto, a adoo de normas e procedimentos bsicos:
- Manter sempre as mos limpas;
- Usar ambas as mos ao manusear gravuras, impressos, mapas, etc. sempre sobre uma
superfcie plana;
- No utilizar fitas adesivas tipo durex, fitas crepe, ou outras de qualquer tipo. Esses
materiais possuem alta acidez, provocando manchas irreversveis onde aplicados;
- No expor os documentos luz solar;
- Evitar o uso de colas plsticas (PVA);
- Evitar enrolar documentos, mapas gravuras, etc;
- Nunca umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro tipo de lquido para manusear os
documentos;
- Nunca efetuar marcas nos documentos, seja com dobras ou tintas, usar marcadores de
pginas;
- No furar ou cortar os documentos;
- No apoiar os cotovelos sobre os documentos ao ler ou pesquisar;
- Nunca fazer anotaes particulares nos documentos;
- No fazer anotaes com canetas e lpis colorido; se preciso, faz-los no verso das folhas,
a lpis de grafite macio;
- Evitar o uso de grampos e clipes metlicos nos documentos;
- No usar carimbos perfurantes ou de relevo. Utilizar carimbos pequenos e em reas no
escritas ou impressas. No encharcar o carimbo. No apert-lo demais, coloque sobre a
folha um mata-borro;
- No fumar prximo aos documentos;
- Evitar trazer qualquer tipo de alimento e realizar refeies dentro das reas destinadas ao
trabalho e manuseio de documentos;
- No circular com lquidos pelo acervo.

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- Para documentos informticos, usar sempre programas antivrus;
- Proteger os suportes pticos de arranhes e da poeira;
- Utilizar caixas-arquivo de boa qualidade, preferencialmente de polionda;
- Para os documentos de uso corrente utilizar pastas suspensas de boa resistncia com hastes
e presilhas plsticas;
- Na identificao das caixas e pastas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas
eletronicamente, seguindo as especificaes do Arquivo Geral.
- Finalmente cabe enfatizar que vistorias nos documentos devem ser feitas periodicamente
para revis-los e manter a higienizao, pois limpeza um dos fatores prioritrios de
preservao e deve ser realizada em todas as fases de arquivamento.
15 Legislao Arquivstica Brasileira
15.1 Legislao Arquivstica Federal
Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
Lei n 6.546, de 04 de julho de 1978
Dispe sobre a regulamentao das profisses de Arquivista e de Tcnico de Arquivo, e d outras
providncias.
Lei n 9.507, de 12 de novembro de 1997
Regula o direito de acesso informaes e disciplina o rito processual do habeas data.
Lei n 9.605/1998 Dos crimes contra o Meio Ambiente
Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao
cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; Pena recluso, em 1
(um) a 3 (trs) anos, e multa.
Medida Provisria n 2.200, de 28 de junho de 2001
Institui a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira ICP Brasil, e d outras providncias.

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Medida Provisria n 2.200-2, de 24 de agosto de 2001
Institui a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira ICP - Brasil, transforma o Instituto
Nacional de Tecnologia da Informao em autarquia, e d outras providncias.
Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996
Regulamenta a Lei n 5.433, de 08 de maio de 1968, que regulamenta a microfilmagem de
documentos oficiais, e d outras providncias.
Decreto n 3.996, de 31 de outubro de 2001
Dispe sobre a prestao de servios de certificao digital no mbito da Administrao Pblica
Federal.
Decreto n 4.073, de 03 de janeiro de 2002
Regulamenta a Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados.
Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002
Dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da
segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal e d outras
providncias.
Decreto n 4.915, de 12 de dezembro de 2003
Dispe sobre o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA, da Administrao Pblica
Federal, e d outras providncias.
15.2 Resolues do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
Resoluo n 01, de 18 de outubro de 1995
Dispe sobre as necessidades da adoo de planos ou cdigos de classificao de documentos nos
arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funes.
Resoluo n 02, de 18 de outubro de 1995
Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos
documentais para instituies arquivsticas pblicas.

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Resoluo n 03, de 26 de dezembro de 1995

Dispe sobre o Programa de Assistncia Tcnica do Conselho Nacional de Arquivos.
Resoluo n 05, de 30 de setembro de 1996
Dispe sobre a publicao de editais para Eliminao de Documentos nos Dirios Oficiais da
Unio, Distrito Federal, Estados e Municpios.
Resoluo n 06, de 15 de maio de 1997
Dispe sobre diretrizes quanto terceirizao de servios arquivsticos pblicos.
Resoluo n 07, de 20 de maio de 1997
Dispe sobre os procedimentos para eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades
integrantes do Poder Pblico.
Resoluo n 11, de 07 de dezembro de 1999
Dispe sobre os arquivos pblicos que integram o acervo das agncias reguladoras, das empresas
em processo de desestatizao, das empresas desestatizadas, das concessionrias, permissionrias e
autorizatrias, de servios pblicos, e das pessoas jurdicas de direito privado.
Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001
Aprova a verso revisada e ampliada da Resoluo n 04, de 28 de maro de 1996, que dispe sobre
o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividadesmeio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinao de documentos
estabelecidos na Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo
Relativos as Atividades-meio da Administrao Pblica.
Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004
Dispe sobre a insero dos documentos digitais em programas de gesto arquivstica de
documentos dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

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Resoluo n 24, de 03 de agosto de 2006
Estabelece diretrizes para a transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos digitais para
instituies arquivsticas pblicas.
Resoluo n 25, de 27 de abril de 2007
Dispe sobre a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto
Arquivstica de Documentos e ARQ Brasil pelos rgos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos SINAR.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. Classificao, temporalidade e
destinao de documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica/
Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.p. 156 cm.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p.; 30cm. Publicaes Tcnicas; n 51.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Legislao Arquivstica Brasileira. Conselho Nacional de
Arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2010. 104p.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental. 3 ed. - Rio de
Janeiro: Editora Fundao Getlio Vargas, 2005.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo / Ieda Pimenta Bernardes.
So Paulo : Arquivo do Estado, 1998. 89 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer ; v. 1)
GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo / Janice Gonalves.
So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer; v. 2)
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3.ed. Rio de Janeiro. FGV, 2004
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. 4.ed. Rio de Janeiro: FGV,
2004.