Modelo de Negocio Validado

Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVOS (DSIA)
MRIDA - VENEZUELA
Proyecto:
Desarrollo de un Sistema de Emisin y Control de

Pagos
Modelo de Negocio validado
Equipo del Proyecto:

Coordinadora: Lic. Mara Cecilia Ramrez
Lder: Lic. Lena Snchez Bor
Especialista de Procesos: Ing. Nancy Bonavino de Garca
Julio 2007
Universidad de los Andes - DSIA
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO...................................................................................................... 2
1.- INTRODUCCIN ............................................................................................................... 4
1.1.- JUSTIFICACIN DEL PROYECTO ....................................................................................... 4
1.2.- OBJETIVOS DEL SISTEMA ................................................................................................ 4
1.3.- OBJETIVOS DEL MODELADO DE NEGOCIO ....................................................................... 4
2.- SISTEMA DE NEGOCIO .............................................................................................. 5
2.1.- CONTEXTO DEL SISTEMA DE NEGOCIO ............................................................................ 5
2.2.- INTERACCIN CON OTROS SISTEMAS ............................................................................... 6
3.- INVENTARIO DE PROCESOS ....................................................................................... 7
4.- MODELO DE OBJETIVOS.............................................................................................. 7
5.- MODELO DE PROCESOS ............................................................................................ 10
5.1 Cadena de Valor ..................................................................................................... 10
5.2 Proceso Fundamental Control de Recursos Financieros................................. 11
5.2.1 Procesos de Control de Cuentas Bancarias ......................................................... 11
5.2.1.1 Proceso de Registro de Cuentas .................................................................. 12
Actividades del Proceso Registro de Cuentas .......................................................... 13
5.2.1.2 Proceso de Transferencia de Fondos........................................................ 14
Actividades del Proceso Transferencia de fondos.................................................... 15
5.2.1.3 Proceso de Control de Colocaciones........................................................ 16
Actividades del Proceso Control de Colocaciones................................................... 17
5.2.1.5 Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias ......................... 18
Actividades del Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias ............... 19
5.2.2 Proceso Control de Caja...................................................................................... 20
Actividades del Proceso Control de Caja................................................................. 21
5.3 Proceso fundamental Gestin de Pagos ............................................................ 22
5.3.1 Proceso Tramitacin de rdenes de pago ........................................................... 23
5.3.1.1 Proceso Recepcin de rdenes de pago........................................................ 24
5.3.2 Proceso Pago de rdenes Presupuestarias .......................................................... 24
5.3.2.1 Proceso Pago de Personal............................................................................. 25
Actividades del Proceso Pago de Personal............................................................... 26
5.3.2.2 Proceso Pago de Deducciones...................................................................... 27
Actividades del Proceso Pago de Deducciones........................................................ 28
5.3.2.2 Proceso Pago de Otras Obligaciones............................................................ 29
Actividades del Proceso Pago de Otras Obligaciones.............................................. 30
5.3.3 Proceso Control de Pagos.................................................................................... 31
5.3.3.1 Proceso Control de Pagos de Personal ......................................................... 31
5.3.3.2 Proceso Anulacin de rdenes de pago........................................................ 32
Actividades del Proceso Anulacin de rdenes de pago.......................................... 33
5.3.4 Proceso Pago de rdenes Financieras................................................................. 34
Universidad de los Andes - DSIA
5.3.4.1 .Pagos Financieros adelantados.................................................................... 34

Actividades del Proceso Pagos Financieros Adelantados ........................................ 35
5.4.3.2 Pago de Cp pendientes ................................................................................. 36
Actividades del Proceso Pago de CP pendientes ..................................................... 37
6.- MODELO DE ACTORES Y ROLES .......................................................................... 37
6.1.- ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN DE FINANZAS .......................................................... 38
6.2.- DEFINICIN DE ACTORES Y ROLES ................................................................................ 39
6.3 MATRIZ ACTORES PROCESOS ....................................................................................... 43
7.- MODELO DE REGLAS .................................................................................................. 44
8.- DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES PROPUESTAS.................................................... 47
1.- INTRODUCCIN
El presente documento contiene los productos entregados en Diciembre como parte
del informe de avance del Proyecto SIPAGO, los cuales fueron validados por el Usuario
segn exigencias de la metodologa que se est aplicando en el desarrollo del proyecto y
modificados de acuerdo a las observaciones del caso.
1.1.- Justificacin del Proyecto
Durante la etapa de levantamiento de informacin de los procesos del Departamento
de Tesorera de la Universidad de Los Andes, se pudo constatar que no existe integracin de
los sistemas de informacin que estn en produccin en el nombrado Departamento. Esto,
unido a la gran cantidad de informacin que se origina en las Dependencias de la Universidad
en relacin con el pago tanto del Personal que labora en la Universidad de Los Andes, como
de Proveedores y Organismos gubernamentales, trae como consecuencia que, a medida que
las exigencias aumentan el trabajo manual es cada vez mayor, los mecanismos de control son
ms engorrosos y el suministro de informacin para la toma de decisiones de ndole
administrativo conlleva un esfuerzo an mayor. Por tal motivo, es necesario dotar al
Departamento de Tesorera de un sistema de informacin que permita agilizar y controlar
adecuadamente los procesos inherentes no solo a la gestin de pagos sino tambin todo lo
referente al manejo de las cuentas bancarias que estn bajo la responsabilidad de este
Departamento, bajo la premisa de permitir la captura y generacin de informacin para los
sistemas relacionados en los diferentes proceso.
1.2.- Objetivos del Sistema
Sistematizar los procesos de ejecucin y control de pagos, as como tambin el control de las
cuentas bancarias que maneja el Departamento de Tesorera de la Universidad de los Andes y
a travs de las cuales se realizan los pagos.
1.3.- Objetivos del Modelado de Negocio

1.- Documentar los procesos que integran la emisin y control de pagos que ejecuta el
Departamento de Tesorera, a fin de apoyar y facilitar la automatizacin de los procesos que
en la nombrada Dependencia se ejecutan.
2.- Realizar una reingeniera de los procesos actuales, a fin de reducir la complejidad de los
mismos.
2.- SISTEMA DE NEGOCIO

El Sistema de Tesorera se encuentra ubicado dentro del sistema financiero de la Universidad
de Los Andes, relacionndose en forma directa con los sistemas de Nmina, Control de
Bienes y Contabilidad. En la Fig. 1 se muestra el Sistema de Tesorera, sus relaciones y
jerarqua de los sistemas.
Suprasistema
Sistema Financiero
ULA
SubSistema
Sistemas
Sistema
de
Nmina
Sistema
de
Tesorera
Sistema
Gerencial
Financiero
INTER
Sistema
de
Contabilidad
Sistema
de
Control
de Bienes
INTRA
Ambiente Externo
Fig. 1: Contexto del Sistema de Tesorera
2.1.- Contexto del Sistema de Negocio

Se puede decir que el Sistema de Tesorera constituye el sistema de actividades
administrativas que permiten recaudar y distribuir los recursos financieros asignados a los
programas presupuestarios de acuerdo a las normas establecidas para tal fin. Dentro de este
sistema de actividades, las inherentes a la distribucin que se manejan bajo la figura de pagos,
son las que constituyen el contexto donde el Sistema de Emisin y Control de Pagos,
SIPAGO, opera.
2.2.- Interaccin con otros sistemas

El Sistema de Emisin y Control de Pagos, SIPAGO, interacta con otros sistemas de acuerdo
a la siguiente relacin:
Archivos
DAES
Sistema
de Nmina
Archivos
Dpto.
Nmina
Cp Financieras
Archivos retenciones
CP OP de las UAD
Sistema
SUAS UAD
SAFEP
Cuadre de bancos
(pago prep. y bec.preg.)
CP pagadas
(recibidas notas
de dbito)
CP revisadas y
procesadas por
Ppto (estadp=EF)
Cuadre de bancos
Cuadre de nmina
Sistema
SIPAGO
Sistema
Sistemade
de
Ingresos
Ingresos
Asientos de egresos
Ingresos
SAR Caja
Central
Asientos de ingresos
SAR
Facultades
Sistema
ULA-Contab
Fig. 2: Interaccin del Sistema de Emisin y Control de pagos con otros sistemas
3.- INVENTARIO DE PROCESOS
Abrir Cuenta bancaria UAA

1.3.1.1
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
C
I
O
N
Elaboracin del Plan de

Ejecucin Financiera
1.1
Control de cuentas
bancarias
1.3
Control de Recursos
Financieros
1
Control de Caja
1.4
Distribucin de Recursos
Financieros
1.5
Tramitacin de rdenes
de Pago
2.1
Pago de rdenes
Presupuestarias
2.2
Transferencia de fondos a las Cuentas

1.3.2
Control de Colocaciones
1.3.3
Control de Movimientos en Cuentas

1.3.4
Realizar Apertura de Caja
1.4.1
Registrar movimientos de egreso

1.3.4.2
Conciliar cuentas de ahorro
1.3.4.3
Realizar Reposicin de Caja

1.4.2
Conciliar cuentas corrientes

1.3.4.4
Realizar Cierre de Caja

1.4.3
Realizar ajustes contables

1.3.4.5
Elaborar orden de pago

2.1.1.1
Elaboracin de rdenes de Pago

2.1.1
Cancelar nmina de Personal D y ATO

2.2.1.1
Autorizar orden de pago

2.1.1.2
Enviar orden de pago
2.1.1.3
Ingresar rdenes de Pago

2.1.2
Cancelar nmina de Becarios y Ao Sabtico (en $)

2.2.1.2
Cancelar nmina de Becarios y Ao Sabtico (en BS)
2.2.1.3
Cancelar nmina de Vigilantes Eventuales
2.2.1.4
Pago de Personal
2.2.1
Cancelar nmina de Becarios y Preparadores

2.2.1.5
Cancelar nmina de Sobrevivientes
2.2.1.6
Pago de Decucciones
2.2.2
Cancelar Pensiones y embargos

2.2.2.1
Pago de Otras Obligaciones

2.2.3
Control de Pagos
2.3
Gestin de Pagos
2
Cancelar deducciones de LPH

2.2.2.2
Control de pagos ejecutados

2.3.1
Cancelar Aportes Personales

2.2.2.3
Cancelar OP por conceptos varios
2.2.3.1
Cancelar adelantos de Prestaciones Sociales
2.2.3.2
Anular rdenes de Pago

2.3.2
Pago de rdenes
Financieras
2.4
D
E
U
L
A
Control de Funcionarios
1.3.1.4
Recepcin de Ingresos
1.2
R
E
C
U
R
S
O
S
L
A
Realizar traslado entre cuentas

1.3.2.1
Realizar Depsito en Cuenta
1.3.2.2
Realizar compra de Divisas
1.3.2.3
Analizar disponibilidad financiera
1.3.3.1
Negociar condiciones
1.3.3.2
Abrir Instrumento Financiero
1.3.3.3
Controlar vencimiento del Inst. Financiero
1.3.3.4
Procesar abono global
1.3.3.5
Procesar abono de Capital e intereses
1.3.3.6
Renovar Instrumento Financiero
1.3.3.7
Registrar movimientos de ingreso
1.3.4.1
Cancelar Cuenta bancaria

1.3.1.3
D
E
F
I
N
A
N
C
I
E
R
O
S
Abrir Cuenta bancaria de Tesorera

1.3.1.2
Registro de Cuentas
1.3.1
INVENTARIO DE LOS PROCESOS DE TESORERA
Custodia de Valores
3
Iniciar ejercicio de pago financiero

2.4.1
Cancelar Aportes Institucionales

2.2.3.3
Pagos financieros adelantados

2.4.2
Cancelar Retenciones ISLR

2.2.3.4
Cancelar Retenciones IVA
2.2.3.5
Pago de CP pendientes
2.4.3
Cancelar pagos financieros

2.4.2.2
Procesos y Subprocesos que sern considerados como parte del

Dominio de la Aplicacin Sistema de emisin y Control de Pagos
Procesos y Subprocesos que sern considerados en la segunda
etapa para completar el Sistema de Tesorera
Procesos y Subprocesos que faltan por clarificar con el usuario
Procesos y Subprocesos que se ejecutan fuera de Tesorera
Autorizar el pago financiero

2.4.2.1
Nancy de Garca y Lena Snchez Bor
Cancelar rdenes de pago a Desincorporados

2.4.3.1
Cancelar rdenes de pago de nmina anuladas
2.4.3.2
Cancelar pagos financieros varios
2.4.3.3
Controlar reemplazo de CP
2.4.2.3
Fig. 3: rbol de procesos de Tesorera
NOTA: Los procesos que forman parte del dominio de la aplicacin se identificaron con el
color azul.
4.- MODELO DE OBJETIVOS

El modelo de objetivos se dise a partir del anlisis de las funciones actuales del Dpto. de
Tesorera y las secciones adscritas, por cuanto no existe documentacin al respecto. Se
definieron los objetivos generales relacionados con la recaudacin de ingresos, control de
disponibilidad financiera y ejecucin de pagos. A partir de los objetivos generales

identificados, se definieron los objetivos especficos.
MODELO DE OBJETIVOS
Dirigir controlar y supervisar las actividades
financieras contables que integran el patrimonio
de la Universidad de conformidad con las leyes
que regulan la materia, mediante la aplicacin de
mecanismos de control y supervisin adecuados
y eficientes
Misin
Direccin Finanzas
Recaudar y distribuir, conjuntamente

con la Direccin de Finanzas, los
recursos financieros aprobados por las
Autoridades Universitarias, de acuerdo
a las asignaciones de los programas
presupuestarios
Misin
Dpto. Tesorera
OG 2
Controlar la disponibilidad en las diferentes
cuentas bancarias, mediante el registro y
conciliacin de los movimientos realizados
en las mismas
OG 1
Objetivos
Generales
Recaudar los ingresos propios, de

acuerdo a los programas establecidos
dentro del Presupuesto
OG 3
Controlar la ejecucin de pagos, a fin de
dar cumplimiento a los compromisos
contrados por la Institucin
OE 2.5
Ejecutar y controlar la movilizacin
de fondos a las diferentes cuentas
bancarias, de acuerdo con la
normativa establecida para tal fin.
Objetivos
Especficos
OE 2.1
Mantener un registro actualizado de los
ingresos del Ejecutivo, ingresos propios e
ingresos propios sujetos a condiciones
especiales
OE 2.2
Mantener un registro actualizado de los
movimientos de ingreso y egreso que se
realizan en las diferentes cuentas bancarias
que maneja la Direccin de Finanzas
OE 2.3
Mantener actualizada la informacin
de los Funcionarios de la ULA
responsables del manejo de recursos
financieros, as como tambin la
referente a la caucin que los ampara
OE 2.4
Mantener un registro actualizado de
las cuentas bancarias que mantienen
las UAA y la Direccin de Finanzas en
las diferentes Instituciones financieras
Fig. 4: Modelo de objetivos
MODELO DE OBJETIVOS
(continuacin de. Objetivos Especficos)
..
..
..
.
Recaudar y distribuir, conjuntamente

con la Direccin de Finanzas, los
recursos financieros aprobados por las
Autoridades Universitarias, de acuerdo
a las asignaciones de los programas
presupuestarios
Misin
Dpto. Tesorera
Objetivos
Generales
OG 1
Recaudar los ingresos propios, de
acuerdo a los programas establecidos
dentro del Presupuesto
OG 2
Controlar la disponibilidad en las diferentes
cuentas bancarias, mediante el registro y
conciliacin de los movimientos realizados
en las mismas
OG 3
Controlar la ejecucin de pagos, a fin
de dar cumplimiento a los
compromisos contrados por la
Institucin
Objetivos
Especficos
OE 3.5
los pagos pendientes y ejecutados
OE 3.1

las rdenes y recaudos que se
reciben en la Direccin de Finanzas
OE 3.2
Ejecutar los pagos aprobados por

las autoridades universitarias, de
acuerdo a los programas
presupuestarios.
OE 3.3
Ejecutar el pago de las

obligaciones contradas por el
Personal de la ULA
OE 3.4
Ejecutar los pagos

presupuestados y no
cancelados,de acuerdo a la
normativa vigente.
Fig. 5: Continuacin del Modelo de objetivos
El siguiente nivel de objetivos est incluido en el Documento de Requisitos.
5.- MODELO DE PROCESOS

Para realizar el modelado de procesos de negocio, se tom como punto de partida la
cadena de valor de Michael Porter para los procesos de ms alto nivel, para luego
descomponer cada uno de los procesos fundamentales en subprocesos de ms bajo nivel, los
cuales se representaron mediante Diagramas de Jerarqua de Procesos. Para el siguiente nivel
de descomposicin se utiliz la notacin de Eriksson y Penker para describir el proceso.
Debido a que no exista documentacin de los procesos de Tesorera, tuvo que realizarse el
levantamiento de informacin y documentacin de los procesos actuales mediante diagramas
a nivel de tareas, por lo que no fue posible realizar el diagrama de actividades ms detallados.
5.1 Cadena de Valor

Para efectos del presente estudio, se denomin Administracin de Recursos
Financieros de la Universidad de Los Andes al macro proceso que engloba el conjunto de
procesos referidos a la administracin de los recursos financieros.
PF
ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA ULA
PF 1
CONTROL DE
RECURSOS
FINANCIEROS
PF 2
GESTIN DE
PAGOS
PF 3
CUSTODIA DE
VALORES
PA 1
Planificacin Institucional
PA 2
Gestin de Tecnologa de Informacin
PA 3 Administracin de RRHH
Fig. 6 : Cadena de Valor
Los procesos se clasificaron de acuerdo a su objetivo, resultando de ello tres procesos

fundamentales: Control de Recursos Financieros, Gestin de Pagos y Custodia de Valores
10
5.2 Proceso Fundamental Control de Recursos Financieros

El proceso Control de Recursos Financieros est conformado por cinco subprocesos, dos de
los cuales: Control de Cuentas bancarias y Control de Caja, forman parte del dominio de la
aplicacin por encontrarse relacionados con la emisin y control de pagos.
A continuacin se muestra el primer nivel de descomposicin del proceso: Control de
Recursos Financieros.
5.2.1 Procesos de Control de Cuentas Bancarias

El proceso Control de Cuentas Bancarias abarca el registro y control de la informacin tanto
de las cuentas bancarias que maneja Tesorera como de las operaciones que se realizan sobre
los fondos financieros de las mismas, permitiendo as mantener actualizada la data sobre la
disponibilidad, colocaciones, cuentas activas y cuentas canceladas, esta ltima informacin se
extiende tambin para las cuentas bancarias pertenecientes a las Unidades Administradoras
Desconcentradas y sus respectivos Cuentadantes.
En el segundo nivel de descomposicin se tienen los siguientes subprocesos:
<<proceso>>
CONTROL DE
CUENTAS
BANCARIAS
<<proceso>>
1.3.1
Registro de Cuentas
<<proceso>>
1.3.2
Transferencia de
fondos
<<proceso>>
1.3.3
Control de
Colocaciones
<<proceso>>
1.3.4
Control de
Movimientos en
Cuentas bancarias
11
5.2.1.1 Proceso de Registro de Cuentas

Cubre los requerimientos de informacin de las cuentas bancarias tanto de Tesorera como de
las Unidades Administradoras Desconcentradas al permitir el ingreso, consulta y
modificacin de los datos bsicos tanto de las cuentas bancarias como de los Cuentadantes y
sus plizas de caucin respectivas.
Constitucin de la Repblica Bolivariana

Ley de Universidades
Ley Orgnica de la Administracin
Financiera del Sector Pblico
Ley de Bancos y otras Instituciones
Financieras
Reglamento de la Ley Orgnica de la
Administracin Financiera del Sector Pblico
Normas para la Administracin de Crditos
Presupuestarios
Reglas del Negocio Control de Cuentas
Bancarias
<<objetivo>>
Ministerio de Finanzas
Vicerrector Administrativo
Director de Finanzas
Mantener actualizada la informacin de los Cuentadantes de las

Unidades de Apoyo Administrativo, as como tambin de las
cuentas bancarias activas y las cuentas canceladas tanto por las
UAA y como por la Direccin de Finanzas.
<< cumple>>
<< controla>>
<< regula>>
Cambio de Cuentadante
Apertura de cuentas
Cancelacin de cuentas
Solicitud de Firma
mancomunada
Creacin de nueva dependencia
Cambio de cuenta
<< inicia>>
Cambio de banco
<< requerido>>
<<proceso>>
PF 1.3.1
REGISTRO DE CUENTAS
<< informacin >>

La contenida en:
Planilla Registro de
funcionarios sujetos a
caucin
Solicitud de apertura de
cuentas
Solicitud de cancelacin
de cuentas
Solicitud de cdigo ONT
<< ejecuta>>
Unidades de Apoyo Administrativo
Entidad Bancaria
Direccin de Finanzas:
Dpto. de Tesorera:
Seccin de Habilitadura
Seccin de Caja y Valores
<< suple>>
<< informacin >>
Monto de la pliza
Cdigo de la dependencia
<< apoya>>
Reporte de plizas de
caucin
Reporte de cuentas activas
por banco
Reporte de cuentas
canceladas
Reporte de Funcionarios
sujetos a caucin
Reporte de cuentas por
Dependencia
<< informacin >>

Monto y vigencia de las
cauciones
Informacin de
Cuentadantes y firmas
mancomunadas asociados
a cada cta. bancaria
Informacin sobre
cuentas por banco
SIPAGO
SUAS de UAA
SISTEMA DE INGRESOS
ULA CONTAB
12
Actividades del Proceso Registro de Cuentas
13
5.2.1.2 Proceso de Transferencia de Fondos

Permite el ingreso y la consulta de la informacin referida a los traslados, depsitos y
transferencias a cuentas bancarias de la ULA, as como tambin a cuenta de terceros,
manteniendo la data de disponibilidad actualizada
14
Actividades del Proceso Transferencia de fondos
15
5.2.1.3 Proceso de Control de Colocaciones

5.2.1.4
Permite mantener el control sobre las colocaciones financieras que tiene bajo su
responsabilidad el Dpto. de Tesorera, a travs del ingreso de informacin, consulta y control
de vencimiento de las mismas.
Ley de Bancos y Otras Instituciones
Financieras
Presupuestarios
Reglas del Negocio de Control de
colocaciones
<<objetivo>>
Decanos
Controlar la apertura, vencimiento, cancelacin y renovacin de las

colocaciones de dinero efectuadas por la Direccin de Finanzas, as
como mantener el registro actualizado de los ingresos obtenidos por
tal concepto.
<< cumple>>
<< controla>>
<< regula>>
<<proceso>>
Disponibilidad financiera en
cta. Bancaria
Solicitud de colocacin
<< inicia>>
<< requerido>>
<< informacin >>
La contenida en:
Disponibilidad por cta. Por
Banco
Asignaciones recibidas por
el Ejecutivo Nacional
Pagos pendientes
Monto que se va a colocar
Plazo deseado
Tasa de inters ofertada
por el Banco
Intereses generados
Oficio de solicitud de las
UAA
<< ejecuta>>
Dpto. de Tesorera:
Seccin de Cajas y Valores
UAA
Cuadro comparativo de tasas

Reporte de Participaciones
vigentes
Reporte de vencimiento de
Participaciones
Reporte de Participaciones
canceladas
Reporte de dividendos
PF 1.3.3
CONTROL DE
COLOCACIONES
<< informacin >>

Rango de tasas ofertadas
Colocaciones vigentes,
vencidas y canceladas
Monto de los intereses
devengados
<< suple>>
<< informacin >>
Tasas de inters vigentes
Cuentas bancarias de
Tesorera por Banco
<< apoya >>

SIPAGO
SISTEMA DE INGRESOS
16
Actividades del Proceso Control de Colocaciones
17
5.2.1.5 Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias

Cubre los requerimientos de manejo e informacin de las diferentes cuentas bancarias que
maneja el Dpto. de Tesorera en las diferentes entidades bancarias, permitiendo obtener
informacin veraz y oportuna de los ingresos, egresos y disponibilidad financiera.

Ley de Bancos y Otras Instituciones
Financieras
Presupuestarios
Reglas del Negocio de Control de
Movimientos entre cuentas
<<objetivo>>
Mantener un registro actualizado de los movimientos de ingreso y
egreso que se realizan en las diferentes cuentas bancarias, as como
de las conciliaciones y ajustes contables requeridos en las mismas.
<< cumple>>
Dpto. de Tesorera
<< controla>>
<< regula>>
<<proceso>>
Solicitud de pago
Depsitos
ND,N, edos. de cta.
PF 1.3.4
<< inicia>>
<< requerido>>
<< informacin >>

La contenida en:
Planillas de Depsito
Notas de Dbito,Notas de
Crdito, edos. de cta
<< ejecuta>>
Dpto. de Tesorera:
Seccin de Cajas y
Valores
CONTROL DE
MOVIMIENTOS EN
CUENTAS BANCARIAS
Reporte de Cuentas
conciliadas
Reporte de movimientos por
cuenta
Reporte de disponibilidad
financiera por cuenta
Reporte de ajustes contables
<< informacin >>

Movimientos conciliados
Montos disponibles
Monto deficitario
<< suple>>
<< informacin >>
Estado de cuenta de
bancos
Cuentas bancarias de
Tesorera
<< apoya >>

SIPAGO
18
Actividades del Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias
19
5.2.2 Proceso Control de Caja

Otro de los procesos de Control de Recursos Financieros que forma parte del dominio de la
aplicacin es Control de Caja. Permite manejar la informacin de los pagos que se ejecutan en
Caja Chica, as como tambin llevar el control de las reposiciones de Caja, devolucin de
cheques caducos y la apertura y cierre de Caja en los perodos de inicio y finalizacin de
actividades respectivamente. No tiene niveles de descomposicin.
Ley de Bancos y otras Instituciones
Financieras
Presupuestarios
Reglas del negocio
<<objetivo>>
Controlar la disponibilidad en Caja Central de los recursos
financieros y la oportuna reposicin de efectivo, mediante el
registro de los movimientos de egreso.
Dpto. de Tesorera
<< cumple>>
<< controla>>
<< regula>>
Inicio de actividades
administrativas de la
Universidad de Los Andes
Entrega de cheques a Caja
Requerimiento de efectivo
para realizar los pagos
Cierre de actividades
administrativas
Entrega de cheques a Caja
Reporte de pagos cancelados

por Caja Chica
Cuadre de Caja diario
Reporte de cierre de Caja
<<proceso>>
<< inicia>>
<< requerido>>
<< informacin >>

La contenida en:
Memorando de solicitud de
fondos para apertura de
Caja Chica
Memorando de solicitud de
fondos para reposicin de
Caja Chica
Planilla de depsito
Recibo de ingreso por
reintegro de fondos
Listado de cheques
<< ejecuta>>
Direccin de Finanzas
Dpto. de Tesorera
Seccin de Caja y
Valores
PF 1.4
CONTROL DE CAJA
<< informacin >>

Disponibilidad en
efectivo
Pagos realizados en
efectivo
<< apoya >>
<< suple>>
<< informacin >>
Relacin de pagos en
efectivo
SIPAGO
SUAS
SAR
20
Actividades del Proceso Control de Caja
21
5.3 Proceso fundamental Gestin de Pagos

El proceso Gestin de Pagos provee los mecanismos para recibir, tramitar, ejecutar y
controlar todo lo concerniente al pago de las obligaciones contradas por la Universidad de
Los Andes.
Se relaciona con los subprocesos Control de Cuentas Bancarias y Control de Caja.
22
5.3.1 Proceso Tramitacin de rdenes de pago

Este proceso permite controlar las relaciones de pago que ingresan a Finanzas as como
verificar su documentacin anexa, con lo cual se minimizan las devoluciones tardas por
documentos faltantes.
El proceso Elaboracin de rdenes de pago se realiza en otras Dependencias, razn por la
cual no forma parte del dominio de la aplicacin.
El proceso Recepcin de solicitud de pago permite el registro de las relaciones de pago que
llegan a la Direccin de Finanzas, previa la revisin de la documentacin anexa. No tiene un
tercer nivel de descomposicin.
23
5.3.1.1 Proceso Recepcin de rdenes de pago

Ley de Impuesto Sobre la Renta
Ley de Impuesto Valor Agregado
Ley del trabajo y sus reglamentos
Normas de Administracin de Crditos
Presupuestarios
Cdigo de Comercio
Resoluciones
Decretos.
<<objetivo>>
Mantener un registro actualizado de las rdenes y recaudos que
se reciben en la Direccin de Finanzas
Dpto. de Tesorera
<< cumple>>
<< controla>>
<< regula>>
Entrega de las relaciones de

pago y documentacin anexa
<<proceso>>
<< requerido>>
<< informacin >>
rdenes de pago registradas

Recaudos verificados
Reporte de rdenes de pago
recibidas
PF 2.1.2
<< inicia>>
RECEPCIN DE RDENES DE
PAGO
La contenida en :
Ordenes de pago
Listados
Hojas de codificacin
Soportes
<< ejecuta>>
Recepcin de la
Direccin de
Presupuesto
Dpto. de Nmina
<< suple>>
<< informacin >>
Dpto. de Nmina
Direccin de Presupuesto
<< apoya >>
<< informacin >>

Nro. de Orden de pago
Cdigo y nombre de la
Dependencia emisora
Beneficiario
Monto
Fecha de recepcin
Recaudos anexos
Status de la orden
actualizado
SIPAGO
5.3.2 Proceso Pago de rdenes Presupuestarias

Permite realizar el proceso de elaboracin de documentos de pago contra una orden de pago
presupuestario (CP-OP) de manera rpida y efectiva, al automatizar de forma total o parcial
las tareas de carga, verificacin de datos y emisin de instrumentos de pago.
24
5.3.2.1 Proceso Pago de Personal

Cubre los requerimientos de ingreso, consulta y control de los pagos del Personal tanto
Ordinario como Contratado.

Ley del Trabajo y sus Reglamentos
Presupuestarios
Reglas del Negocio de Pago de Personal
Dpto. de Tesorera
Direccin de Personal
DAES
OAP
Dpto. de Nmina
Dpto. de Vigilancia
<<objetivo>>
Ejecutar los pagos del Personal que labora en la Institucin.
<< cumple>>
<< controla>>
<< regula>>
Cronograma de pago de
personal por tipo de pagos
<<proceso>>
<< inicia>>
<< requerido>>
Movimiento diario para

Contabilidad
Pagos de nmina ejecutados
PF 2.2.1
PAGO DE PERSONAL
<< informacin >>

Informacin contenida en:
Ordenes de Pago
Oficios
Traslados
Diskette
<< ejecuta>>
Dpto. de Tesorera:
Seccin de Caja y Valores
Dpto. de Nmina
DSIA
<< informacin >>

Monto cancelado por
Beneficiario
Status de la orden
actualizado
<< suple>>
<< informacin >>
Cuadre de bancos
CP-OP enviadas a Finanzas
Listados de nmina
Cuentas de personal ULA
Cuentas de Tesorera dentro
y fuera del Pas
<< apoya >>

SIPAGO
SAFEP
25
Actividades del Proceso Pago de Personal
26
5.3.2.2 Proceso Pago de Deducciones

Este proceso permite el ingreso y la consulta de la informacin referida a los pagos de las
deducciones que por diversos conceptos se le hace al Personal de la Universidad de Los
Andes.
Presupuestarios
Reglas del Negocio de Pago de Personal
<<objetivo>>
Ejecutar el pago de las obligaciones contraidas por el Personal
de la ULA
Dpto. de Tesorera
Dpto. de Nmina
<< cumple>>
<< controla>>
<< regula>>
Entrega de las relaciones de

pago de Nmina y
documentacin anexa
<<proceso>>
<< inicia>>
<< requerido>>
PF 2.2.2
PAGO DE DEDUCCIONES
<< informacin >>

Ordenes de Pago
Oficios
Traslados
Listados de Nmina
Reportes de Deducciones

Contabilidad
Pagos a Proveedores de
bienes y de servicios
ejecutados
Aportes de aportes
personales
Impuestos cancelados
Pagos a beneficiarios de
pensin de alimentos
Pagos a Caja de Ahorro y
Fondo de Jubilacin
<< informacin >>

Monto cancelado por
Beneficiario
Impuestos enterados
<< ejecuta>>
Dpto. de Tesorera:
Dpto. de Nmina
Instituciones bancarias
<< apoya >>
<< suple>>
<< informacin >>
CP-OP enviadas a la
Listados de nmina
Reportes de deducciones
SIPAGO
SAFEP
27
Actividades del Proceso Pago de Deducciones
28
5.3.2.2 Proceso Pago de Otras Obligaciones

Por medio de este proceso se realiza la tramitacin y cancelacin del resto de los pagos
presupuestarios. Los mismos se especifican en el tercer nivel de descomposicin.

Ley del bono alimentario y sus Reglamentos
Key de Donaciones y Sucesiones
Reglamento de Compras
Reglamento de Ventas
Presupuestarios
Reglas del Negocio de Pago de otras
obligaciones
<<objetivo>>
Ejecutar los pagos de las obligaciones adquiridas por la
Institucin con Proveedores de Bienes y Servicios y
Organismos gubernamentales.
Dpto. de Tesorera
Seccin Cajas y Valores
<< cumple>>
<< regula>>
Fecha fijada para el pago del

ISLR e IVA
Entrega de ordenes de pago por
conceptos varios
<< inicia>>
<< requerido>>
<< informacin >>
<< controla>>

Contabilidad
Pagos segn su modalidad
Aportes Institucionales
cancelados
<<proceso>>
PF 2.2.3
PAGO DE OTRAS
OBLIGACIONES
Ordenes de Pago
Oficios
Informacin de retenciones
<< ejecuta>>
Dpto. de Tesorera:
Dpto. de Nmina
<< informacin >>

Monto cancelado por el
Beneficiario
<< apoya >>
<< suple>>
<< informacin >>

Ordenes de pago
SIPAGO
SAFEP
29
Actividades del Proceso Pago de Otras Obligaciones
30
5.3.3 Proceso Control de Pagos

Este Proceso cubre los requerimientos de controles de pagos ejecutados y pagos pendientes,
as como la anulacin de las rdenes de pago.
5.3.3.1 Proceso Control de Pagos de Personal

Presupuestarios
<<objetivo>>
Mantener un registro actualizado de los pagos ejecutados, as
como tambin de los pagos pendientes.
Dpto. de Tesorera
Seccin Cajas y Valores
<< cumple>>
<< controla>>
<< regula>>
Entrega de ordenes de pago

no cobradas
Entrega de Notas de Dbito
rdenes de pago anuladas

Cheques anulados
Contabilidad
<<proceso>>
<< inicia>>
<< requerido>>
<< informacin >>
PF 2.3.1
CONTROL DE PAGOS DE
PERSONAL

rdenes der pago no
cobradas
Notas de Dbito y/o Notas
de Crdito
<< ejecuta>>
Dpto. de Tesorera
<< informacin >>

Pagos realizados
<< apoya >>
<< suple>>
<< informacin >>
Caja Central
Dpto. de Contabilidad
SIPAGO
SUAS
SAFEP
31
5.3.3.2 Proceso Anulacin de rdenes de pago

Ley de donaciones y sucesiones
Presupuestarios
Reglamento de compras de la ULA
Reglas del negocio
Circular 1528-04
<<objetivo>>
Mantener el control sobre las rdenes de pago anuladas, bien sea
por no haber sido cobradas por el Beneficiario o por solicitud de
la Unidad Administradora Desconcentrada emisora.
Jefe Seccin Emisin y
Control de pagos
<< cumple>>
<< controla>>
<< regula>>
Solicitud de anulacin de
rdenes de pago
Entrega de ordenes de pago
no cobradas
Entrega de Notas de Dbito
y/o Notas de Crdito
Entrega de cheques caducos
rdenes de pago anuladas

Cheques anulados
Contabilidad
<<proceso>>
<< inicia>>
<< requerido>>
<< informacin >>

Solicitud de anulacin de
orden de pago
PF 2.3.2
ANULACIN DE RDENES DE
PAGO
<< informacin >>

Pagos pendientes
Cheques anulados
Relacin de cheques
anulados
<< ejecuta>>
Dpto. de Tesorera
<< apoya >>
<< suple>>
<< informacin >>
Dpto. de Tesorera
Caja Central
SIPAGO
SUAS
SAFEP
32
Actividades del Proceso Anulacin de rdenes de pago
33
5.3.4 Proceso Pago de rdenes Financieras

Este proceso permite iniciar el ejercicio del pago financiero as como realizar la cancelacin
de pagos que ya fueron afectados presupuestariamente y los pagos financieros adelantados.
5.3.4.1 .Pagos Financieros adelantados

Presupuestarios
Cdigo de Comercio
Ley Orgnica de la Administracin Financiera
del Sector Pblico
Decretos.
Reglas del negocio
Cirular 1528-04
<<objetivo>>
Controlar los pagos financieros que puedan ser requeridos antes
del inicio de la ejecucin del presupuesto anual
Dpto. de Tesorera
<< cumple>>
<< controla>>
<< regula>>
Solicitud de pago de rdenes
financieras
Autorizacin de pago financiero
Generacin CP presupuestaria
Pago a la Dependencia
<<proceso>>
<< inicia>>
<< requerido>>
<< informacin >>

Contabilidad
PF 2.4.2
PAGO FINANCIEROS
ADELANTADOS
CP Financiera
Oficios de autorizacin
<< informacin >>

Monto cancelado por
Beneficiario
Reemplazo de CP
<< ejecuta>>
Dpto. de Tesorera
<< suple>>
<< informacin >>
Dpto. de Nmina
Caja Central
<< apoya>>
SIPAGO
SAFEP
34
Actividades del Proceso Pagos Financieros Adelantados
35
5.4.3.2 Pago de Cp pendientes

Ley de donaciones y sucesiones
Presupuestarios
Reglas del negocio
Circular 1528-04
<<objetivo>>
Ejecutar y controlar los pagos pendientes al 31/12 del ao
inmediato anterior, de acuerdo con la normativa establecida para
tal fin.
Dpto. de Tesorera
<< cumple>>
<< controla>>
<< regula>>
Entrega de rdenes de pago

presupuestarias pendientes de
pago al 31/12 del ao inmediato
anterior
Pago financiero
Contabilidad
<<proceso>>
<< inicia>>
<< requerido>>
PF 2.4.3
PAGO DE CP PENDIENTES
<< informacin >>

Ordenes de Pago
presupuestarias y
financieras
Oficios
<< informacin >>

Monto cancelado por
Beneficiario
Relacin de montos
pagados y pendientes
<< ejecuta>>
Dpto. de Tesorera
<< apoya >>
<< suple>>
<< informacin >>
Dpto. de Nmina
Caja Central
SIPAGO
SAFEP
36
Actividades del Proceso Pago de CP pendientes
6.- MODELO DE ACTORES Y ROLES
Actor son todos aquellos objetos que interactan con un sistema. Pueden ser dispositivos,
personas u otros sistemas (Montilva J. y Besembel I. en Modelado de Sistemas usando
UML, Curso TS-01).
Para el caso que nos ocupa, los actores que ejecutan los procesos del Dpto. de Tesorera e
interactan con el sistema, estn organizados en estructuras de trabajo denominadas
Secciones. A continuacin se muestra la estructura organizativa jerrquica de la Direccin de
Finanzas y dentro de ella la del Dpto. de Tesorera.
37
6.1.- Organigrama de la Direccin de Finanzas
Fig. 7: Organigrama de la Direccin de Finanzas
Misin del Dpto. de Tesorera

Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Direccin de Finanzas, los recursos financieros
aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo a las asignaciones de los programas
presupuestarios
Divisin interna del Dpto. de Tesorera. Hoy en da este Dpto. est conformado por dos
Secciones:
38
Habilitadura: tiene como objetivo procesar la documentacin que ingresa al Dpto. a fin de
realizar el pago correspondiente.
Caja y Valores: actualmente est fusionado en una nica seccin, la cual tiene como objetivo
la recaudacin de los ingresos y la cancelacin de los pagos, as como tambin mantener el
control sobre los valores del Departamento de Tesorera.
6.2.- Definicin de Actores y Roles
Actor
Director de
Finanzas
Rol
Responsabilidades
Supervisor de Finanzas
Tesorera
Es el actor principal
Supervisor de Tesorera
que tiene bajo su
responsabilidad la
supervisin y el
control de los
procesos que se
ejecutan en el Dpto
de Tesorera.
Administrador
Tiene bajo su
Gestor de
responsabilidad
controlar y ejecutar prestaciones
el pago de adelantos
de Prestaciones
Sociales
pagos
Consultar y emitir informes estadsticos

financieros de la Direccin de Finanzas.
Solicitar aperturas de cuentas que estarn

bajo la responsabilidad de la Direccin de
Finanzas
Autorizar Colocaciones y transferencias de
fondos entre cuentas de la ULA
Consultar disponibilidad financiera de las
ctas bancarias controladas por la Direccin
de Finanzas.
Rendir informes de la situacin financiera
en cuentas bancarias
de
Ejecutar y controlar el pago de adelantos de

prestaciones sociales
39
Actor
Rol
Jefe de Emisin de
Pagos
Responsabilidades
Tiene bajo su
responsabilidad la
supervisin y
control de los
procesos de pago, la
Controlador Financiero
conciliacin de
cuentas, pago en
divisas y control de
la cuenta en divisas.
Coordinador de
Caja y Valores
Tiene bajo su
responsabilidad la
supervisin y
control de Caja
Gestor de cuentas
Chica, as como
tambin el control
de todo lo referente
a los Funcionarios,
las plizas de
caucin y cuentas
activas de las UAD.
Asistente de
Tesorera
Tiene bajo su
Revisor de documentos
responsabilidad la
revisin de los
documentos de pago
y sus soportes
Tiene bajo su
responsabilidad la
Emisor de pagos
emisin de
documentos de pago
Consultar disponibilidad para ejecutar

pagos
Recibir y distribuir las solicitudes de pago
que se reciben en el Dpto.
Ejecutar y controlar el pago del Personal
Docente Becario.
Conciliar movimientos de las cuentas de
ahorro manejadas por la Direccin de
Finanzas
Controlar movimientos, pagos en divisas,
compra de divisas y conciliacin de
movimientos de la cuentas en divisas de la
ULA.
Verificar pagos realizados, anulacin de
pagos y reemplazo de CP.
Controlar conciliacin de cuentas y emitir
reportes de conciliacin
Registrar Funcionarios sujetos a caucin de
las cuentas que abre la Direccin de
Finanzas
Controlar el registro de Funcionarios de las
cuentas de las UAD.
Controlar las plizas para los Funcionarios.
Controlar las cuentas activas y canceladas
de las UAD.
Controlar la apertura, cierre y reposicin de
Caja Chica
Controlar la devolucin de cheques
caducos.
Verificar los documentos de pagos vs

soportes
Marcar CP devueltas por errores
Elaborar los documentos de pago
40
Actor
Tiene bajo su
responsabilidad la
tramitacin de los
pagos de
deducciones
Tiene bajo su
responsabilidad la
conciliacin de las
cuentas corrientes
Contabilista
Tiene bajo su
responsabilidad la
tramitacin de los
pagos de Personal
Docente y ATO.
Rol
Responsabilidades
Gestor de Deducciones
Conciliador de
movimientos
Gestor de pagos de
Personal
Tiene bajo su
responsabilidad el
registro y control de
los movimientos en Registrador financiero
cuentas bancarias
Secretaria de
Tesorera
Tramitador de cuentas
Tiene bajo su
responsabilidad
Cajero Pagador
Tiene bajo su
responsabilidad
entregar los pagos
por Caja Chica
Cajero Pagador
Verificar los pagos de deducciones

Elaborar relacin de pagos por banco y
forma de pago
Elaborar los documentos de pago de
deducciones
Conciliar los movimientos de cuentas
corriente
Emitir reportes de errores
Controlar y ejecutar los pagos de nmina de

Personal de la ULA
Controlar los pagos de deducciones
Registrar los movimientos en cuentas de la

ULA
Registrar la apertura y cancelacin de
cuentas bancarias manejadas por la
Reversar movimientos errados
Realizar ajustes contables
Tramitar el cdigo ONT
Solicitar apertura de una cuenta al Banco
Registrar la apertura de Caja
Solicitar reposicin de fondos para la Caja
Chica
Realizar la entrega y registro de los
documentos de pago recibidos y de los
pagos en efectivo
Controlar la caducidad y devolucin de ls
cheques recibidos
Recepcionista
Tiene bajo su
responsabilidad
Recepcionista
verificar las
solicitudes de pago,
recaudos y soportes
que las acompaan y
registrar su entrada
Revisar las solicitudes de pago y registrar

su entrada
41
Actor
Rol
Responsabilidades
Dpto. de
Contabilidad
Tiene bajo su
responsabilidad el
control contable de
los procesos que se
ejecutan en el Dpto.
de Tesorera.
Controlador Contable
Asignar el cdigo contable correspondiente

a las cuentas que maneja la Direccin de
Finanzas.
Controlar contablemente los movimientos
financieros registrados por el Dpto. de
Tesorera.
Dpto. de Nmina
Tiene bajo su
responsabilidad la
emisin de la
informacin
requerida para la
ejecucin de pagos
Dpto. de Nmina
Suministrar la informacin de pagos para el

Personal que labora en la ULA.
Suministrar la informacin de deducciones
y retenciones aplicados al Personal de la
ULA.
Suministrar la informacin de pagos de
ISLR e IVA.
Dpto. de
Presupuesto
Tiene bajo su
Dpto. de Presupuesto
responsabilidad
emitir las rdenes de
pago
presupuestarias.
Sistema de emisin y
control de pagos
Suministrar la informacin de las rdenes

de pago presupuestarias emitidas.
Apoyar la gestin de cuentas bancarias,

control de Caja chica y pagos.
SIPAGO
Tabla 1: Definicin de Actores y Roles
42
6.3 Matriz Actores Procesos

A continuacin se muestran los procesos en los cuales intervienen los actores arriba descritos.
Para el caso del actor Director de Finanzas, no est incluido en la siguiente tabla por cuanto su
intervencin ser en el subsistema Apoyo a la Gestin de Recursos Financieros.
ACTOR
ROL
Tesorera
Supervisor de Tesorera
Secretaria Tesorera
Tramitador transferencias
Administradora
Jefe Emisin de pagos
Controlador Financiero
Coordinador Caja y Valores
Asistente de Caja y Valores
Asistente Tesorera 1
Revisor de Documentos
Emisor documentos de pago
Gestor de deducciones
Conciliador de movimientos
Contabilista 1
Gestor pagos de personal
Contabilista 2
Registrador financiero
Cajero Pagador
Cajero pagador
Cajero Recaudador
Recepcionista
Recepcionista
Unidades Administradoras DesconcentradasUAD
Departamento de Nmina
Departamento de Contabilidad
Controlador Contable
Sistema de Emisin y control de pagos
SIPAGO
P 1.3.1
P 1.3.2
P 1.3.3
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
P 1.3.4
P 1.4
P 2.1.1
P 2.1.2
P 2.2.1
P 2.2.2
P 2.2.3
P 2.3
P 2.4
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Tabla 2 : Matriz Actores vs Procesos

NOTA: a fin de facilitar la tarea de diagramar las tareas actuales de cada actor, aquellos que
tenan la misma denominacin de cargo se diferenciaron aplicando la numeracin que se ve
en la tabla 2.
Por razones de tiempo se dejaron los actores con la misma descripcin que tenan en los
primeros diagramas para los propuestos y en la tabla de descripcin se colocaron en el mismo
orden como estn numerados.
43
7.- MODELO DE REGLAS

Proceso
1.3.2 Transferencia de
Fondos
Tipo de
Regla
Definicin
Identificador
Nombre
RN-17
Traslado _ entre_
cuentas
RN-18
Disponibilidad _
neta_ ppto_caja
Definicin
RN-19
Disponibilidad_
provisional
Frmula
RN-20
Montos _
estimados_
ppto_caja
Definicin
RN-21
Participacin_
autorizacin
1.3.3 Control de
Frmula
Colocaciones
Fecha:
Descripcin
Es un movimiento bancario que
consiste en trasladar dinero dentro
del mismo banco y entre cuentas de
la ULA, a fin de habilitar un pago.
La disponibilidad neta por banco
viene dada por la sumatoria de la
disponibilidad de cada cuenta de ese
banco menos las deducciones,
menos todos los pagos pendientes.
La disponibilidad es provisional si
se solicita an cuando no se ha
realizado el cierre diario de
operaciones.
Si no existe la cifra global de
nminas
o
deducciones
canceladas, el usuario debe
estimarla.
Para el caso de pago de deudas
como homologacin, aguinaldos y
bono vacacional, no se realiza
estimacin por cuanto no se
cancelan hasta que no llegue el
dinero.
Si se quiere estimar el monto de una
nmina o pago de deduccin, se
debe contar con la base para la
estimacin; sta se deriva del ltimo
mes, siempre y cuando no se
engloben otros pagos dentro de la
misma nmina; en caso contrario, el
sistema mostrar la serie de los
ltimos 3 meses para que el usuario
estime la cifra.
Una participacin puede ser
autorizada por la Tesorera con el
aval del Vicerrector Administrativo,
o puede ser autorizada por una
Facultad o Ncleo. En el caso de
estos ltimos, no pueden abrir la
participacin directamente, sino
autorizar a Tesorera para que abra
y controle las participaciones de su
dinero. La autorizacin la hace el
decano y/o el administrador,
mediante un oficio.
15 / 3 / 2007
Versin
1.0
Autores
Lena Snchez Bor - Nancy B. de Garca
Fuentes
Departamento de Tesorera
44
Proceso
Tipo de
Regla
Identificador
1.3.3 Control de
Restriccin RN-22
Colocaciones
Nombre
Participacin _
estado
Descripcin
Una participacin se apertura, se
renueva o se cancela. Se puede
renovar n veces, pero se apertura o
cancela una sola vez.
El ppto de caja consolidado se
obtiene a partir del ppto de caja,
extrayendo los totales por cada
tipo de concepto: disponibilidad,
pagos pendientes, desglosados en:
nminas, deducciones, aportes y
otros conceptos pendientes por
pagar
Para el Presupuesto de caja el
monto que se coloca en la seccin
para deducciones pendientes de
pago, provienen de la relacin del
total de las deducciones pendientes
por mes, para cada nmina
pendiente.
Definicin
RN-23
Ppto_caja_
consolidado
Frmula
RN-24
Deducciones_
pendientes _
pago_ ppto_ caja
Definicin
RN-25
Pasivos
Definicin
RN-26
Colocaciones _
otras_
dependencias
Definicin
1.3.4 Control de
movimientos
en Cuentas
RN-27
Movilizacin_cue Todas las cuentas de tesorera y de

ntas
las UAA debern tener al menos
Versin
1.0
Fecha:
Autores
Fuentes
Pagos retenidos en Tesorera:

pensiones alimenticias de poco monto
que se pagan por Caja Chica y no son
cobradas; embargos en los cuales el
Tribunal no enva decisin de quien
debe
cobrarlos
o
embargos
preventivos; prestaciones que no
fueron cobradas; pagos a colegios que
no se presentan a cobrar.
Las Facultades pueden pedir a
Tesorera colocar su dinero. Para ello,
envan el dinero a Finanzas como un
reintegro o devolucin. Esto incluye
dinero que llega del Banco Central, y
la facultad lo ingresa como ingreso
propio. Para pedirlo, deben hacer una
CP Presupuestaria de manera que el
dinero
ingrese
a
su
cuenta
presupuestariamente (bajo el proceso
de Conceptos varios) , una vez que
baja la CP, Tesorera procesa el pago.
un movimiento en un perodo de 3
meses, de lo contrario, corre el
riesgo de ser retirado el dinero por
la ONT
15 / 3 / 2007
45
Proceso
Tipo de
Regla
Identificador
1.3.4 Control de
Definicin
movimientos
en Cuentas
RN-28
Requerimiento
RN-29
Restriccin
RN-30
Definicin
RN-31
Restriccin
RN-32
Definicin
RN-33
Definicin
RN-34
Fecha:
Nombre
Descripcin
Movimientos Todos los movimientos dentro de las

_cuentas_ban cuentas de Tesorera se clasifican en
carias
mov. de ingreso y de egreso; para los
primeros, se incluyen notas de

crdito y depsitos; para los
segundos, notas de dbito y retiros
Comparacin Cada banco tiene una codificacin
_
de siglas, la cual debe usarse para
conciliacin_ comparar los estados de cuenta que
automtica
sean bajados por internet y
guardados en formato .txt o .xls.
Una cuenta de la Direccin de Finanzas
se puede bloquear circunstancialmente
para emitir pagos pendientes de aos
anteriores y para garantizar que no se
sobregire por cargo de pagos del ao en
curso. Al emitirse todos los pagos
pendientes, la cuenta se desbloquear.
Registro_mo Los registros de movimientos de ingreso
v_ ingreso
incluyen tanto las notas de crdito como
los depsitos e intereses generados en
las cuentas y por concepto de
colocaciones.
Situacin_cu Se pueden hacer pagos a proveedores
enta_ dlares fuera de Venezuela utilizando los
dlares remanentes en la cuenta en
dlares, siempre y cuando la
dependencia solicitante entregue los
dlares a Tesorera o su equivalente en
bolvares.
Tipos_traslad Los traslados pueden ser de tres tipos:
o
Traslados Tipo 1: para procesar pagos
de Deducciones, Nmina PDI y ATO,
Becas y Preparadores y Vigilantes
eventuales.
Traslados Tipo2: para procesar pagos de
PDI becarios en el pas y en el exterior.
Traslados Tipo 3: son traslados internos
y para cualquier otro caso.
Ajustes _
Los ajustes contables pueden ser
contables
movimientos de ingreso o egreso que
permiten cuadrar las cuentas de la
Direccin de Finanzas vs bancos.
Cuenta _
finanzas_
bloqueada
15 / 3 / 2007
Versin
1.0
Autores
Fuentes
NOTA: Las reglas del negocio aqu descritas fueron completadas a medida que se avanz en
el proceso de validacin. Por razones de tiempo, no fue posible continuar con la codificacin
de las reglas, por tal motivo el listado completo fue incluido por la Lic. Lena Snchez B. en el
Documento de diseo.
46
8.- DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES PROPUESTAS
Los diagramas de actividades de los procesos detallados en este documento se

desarrollaron a nivel de tareas, involucrando al Sistema de Emisin y Control de Pagos
(SIPAGO). Estos diagramas de entregan en archivo digitalizado.
47

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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Desarrollo de un Sistema de Emisin y Control de