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ADMINISTRAO DO TEMPO - Metodologia Trade

Uma das principais reclamaes do ser humano nos dias de hoje sem
dvida alguma a falta de tempo para fazer tudo que gostaramos. Muitas
pessoas tm a ntida sensao de que a vida est passando rpido demais e
que acabam literalmente correndo sobre as coisas realmente importantes
na vida.
Administrar seu tempo na poca em que vivemos se tornou algo totalmente
indispensvel e necessrio. . preciso que voc repense um pouco sobre
sua prpria vida para escolher ter mais tempo, pois como veremos em
diversos momentos, voc quem escolhe ter ou no ter mais vida, mais
equilbrio, mais foco e mais atividades importantes.
Podemos resumir a metodologia em 3 princpios bsicos que tero muita
congruncia com sua vida pessoal e profissional: Sentido, Realizao e
Execuo.
1 Coloque Sentido para seu Tempo

Em primeiro lugar necessrio que voc ache sentido em seu dia a dia,
fazer com que cada visita, com que cada tarefa, tenham uma relevncia
com aquilo que realmente importante para voc. descobrir o propsito
verdadeiro das coisas as quais voc ir dedicar seu tempo e isso consiste
em fazer uma autoanlise e achar o que realmente voc quer da sua vida,
quais so os papis fundamentais para os quais voc ir dedicar mais
tempo e quais funes voc no quer mais ou precisa eliminar.
Todo seu tempo distribudo entre atividades Importantes, Urgentes ou
Circunstanciais, ou seja, uma Trade do Tempo. A palavra Trade significa
conjunto de trs coisas. O tempo sempre referenciado em trs: dia, ms,

ano ; dcadas, sculos, milnios A Trade do Tempo divide todas as


atividades que voc faz no seu tempo em trs esferas: Importncia,
Urgncia e Circunstncia. A definio de importante pela Trade algo que
tem prazo para ser feito, vai trazer resultados para voc a curto, mdio ou
longo prazos. So atividades que esto conectadas sua misso de vida
pessoal, aos seus papis e sempre resultam em benefcios para voc em
todos os aspectos.
Urgncias so todas as atividades em que o prazo terminou ou est curto e
devem ser feitas imediatamente. So atividades que em geral trazem
estresse ou presso. Circunstncias so todas as atividades que
desperdiam seu tempo, que voc faz sem total vontade ou devido
presso de outras pessoas. So tambm atividades feitas em excesso.
A principal diferena da Trade para outros modelos que a esfera da
Urgncia e da Importncia no se mistura. No existe nada importante e
urgente simultaneamente. Isso um grande engano. Pense dessa forma: se
voc precisa levar seu carro para consertar um barulhinho algo
importante. Se esse barulho cresceu e impede seu carro de andar, ir ao
mecnico se tornou algo extremamente urgente. Separando as esferas, fica
muito mais claro identificar como voc gasta seu tempo.
2 Faa com que cada dia ajude a Realizar seus sonhos.
Isso permitir que voc analise semanalmente ou mensalmente o quanto
tem distribudo seu tempo de acordo com as esferas e monitore sua
evoluo. Seu foco deve se manter na esfera da Importncia, reduzindo as
Urgncias e eliminando as Circunstncias. Sabendo a onde voc utiliza mais
seu tempo atualmente, o fundamental decidir como gostaria de utiliz-lo
futuramente. E isso exigir de voc uma viso de algo importante e
planejamento para correr atrs desse objetivo.
Dar sentido para as coisas focar seu tempo naquilo que importante, ou
seja, Depois que voc descobre o sentido fica muito mais fcil determinar o
segundo princpio da Trade, que a realizao, que significa descobrir as
suas metas de curto, mdio e longo prazos e colocar em seu dia a dia aes
para alcan-las. Isso mostra que
voc est
evoluindo
e
no
simplesmente agindo, est fazendo com que seu tempo o ajude a
conquistar seus sonhos importantes.
3 Mais vale uma boa Execuo do que uma tima Estratgia.
No adianta nada gastar seu tempo com planos mirabolantes se voc no
tiver execuo, que o nosso ultimo princpio e a prtica do sentido e da
realizao nas horas do seu dia.
Isso significa criar atividades, estipular sua durao em horas e priorizlas no dia certo. Cada dia precisa ter uma lista de prioridades que

contemple tudo que deve ser feito (incluindo as atividades de sentido e


realizao), e a soma de horas dessas atividades que dar o tempo previsto
de trabalho.
Na triade, cada atividade poder ter a sua durao especificada (em horas
ou mi- nutos). Esse pequeno dado vital para voc manter o controle do
seu dia. Administrao de tempo basicamente matemtica: um dia de
trabalho tem em mdia 8 horas, se voc tiver tarefas que ultrapassem essa
medida, nunca ser produtivo. A recomendao (e o que acontecer quando
voc ti- ver bons hbitos de planejamento) que voc planeje no mximo
70% das horas de trabalho previstas no seu dia e deixe o restante reservado
para coisas no previstas ou eventuais urgncias. Se sobrar tempo,
aproveite com voc mesmo!
A boa gesto do tempo consiste em alocar para cada dia de trabalho apenas
o que deve ser feito naquele dia. Se no para ser feita hoje, a atividade
no deve estar na lista de prioridades do dia. Foque em aumentar o volume
de atividades Importantes, manter as Urgncias sob controle e dizer no
para as atividades Circunstanciais.
Para complementar, veja algumas dicas essenciais para voc administrar
bem seu tempo:
1 Escolha e USE uma ferramenta para gerenciar seu tempo
Um dos grandes viles da improdutividade humana a mania que as
pessoas tm de guardar o que deve ser feito na cabea, pois isso gera
esquecimentos e urgncias. extremamente necessrio que voc escolha
uma ferramenta para descarregar suas prioridades e liberar sua mente para
pensar e no para se preocupar com o que deve ser feito.
Voc precisa ter uma agenda eficiente, um smartphone, um software ou um
sistema que ajude voc a priorizar seus dias, planejar suas metas, agendar
suas reunies, etc.
Reserve um tempo para escrever tudo que voc tem para fazer, em todas
as reas da sua vida e depois anote na ferramenta. Tenha a segurana de
que suas prioridades atuais e futuras estaro bem guardadas.
2 Delegue. Voc no onipresente.
Quanto mais voc delegar, mais tempo livre voc ter. incorreto pensar
que apenas voc pode fazer a tarefa na empresa. Se a tarefa repetida
constantemente, escreva um processo, imprima e treine as pessoas para
segui-lo.
3 Coloque momentos importantes em sua semana
No deixe os dias serem apenas urgncias e circunstncias. Comece a
colocar pequenos momentos importantes em seus dias, como por exemplo,
um almoo em famlia, sair um pouco mais cedo para ir ao cinema, pegar

seus filhos na escola, praticar um esporte ou um hobby. Nossa


recomendao que voc planeje sua semana, pois dessa forma ser
mais fcil evitar as urgncias, colocar o que voc deseja no seu tempo e
no se tornar escravo dele.
4 Aprenda com suas urgncias
A maioria das urgncias da sua equipe e da sua rotina poderia ser evitada!
Da prxima vez que algo urgente acontecer, pare e pense de que forma
esta situao poderia ter sido evitada, para que ela no se repita. Em geral,
com antecipao e planejamento, voc conseguir reduzir as urgncias.
5 Domingos so pessoais
Sua famlia e sua vida precisam de voc! Evite ao mximo utilizar seu
domingo para trabalhar. Desligue seu notebook, celular, esquea a empresa.
Faa passeios com a famlia, aproveite seu tempo com as pessoas
importantes de sua vida. Recomendo que no final do domingo voc planeje
a sua semana, de modo a priorizar atividades importantes para seus dias e
prevenir eventuais urgncias.
6 Mantenha seu ambiente organizado
Organize seu local de trabalho, sua papelada, suas revistas e seus armrios.
Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando
informaes....e isso muito tempo perdido.
7 Controle seus e-mails!
Estipule horrios e nesses perodos limpe sua caixa de entrada, movendo
informaes para pastas e transformando e-mails em tarefas ou reunies.
Caixa de Entrada deve conter apenas e-mails em que voc est trabalhando
ou que esto pendentes com terceiros. Ela uma extenso da sua lista de
prioridades!
8 Aprenda como Administrar seu Tempo
Encaro a gesto de tempo como uma cincia, exata e humana
simultaneamente. Voc precisa de uma metodologia que o ajude a
realmente ganhar mais tempo no seu dia a dia. Consulte nosso site e veja
nossas opes de cursos presenciais, online e literatura.

Fontes:
www.triadps.com
www.vocecommaistempo.com.br
www.maistempo.com.br

www.christianbarbosa.com.br
Literatura:
Trade do Tempo (Editora Sextante)
Voc, dona do seu tempo (editora Gente)
Mais tempo, mais dinheiro (Thomas Nel- son Brasil), em coautoria com
Gustavo Cerbasi,
Estou em reunio (Agir).