Anda di halaman 1dari 14

1

1.4 PENGORGANISASIAN
Definisi Pengorganisasian
Satu proses mengatur dan menyelaras tugas-tugas dan sumber-sumber
organisasi untuk melaksanakan pelan tindakan bagi mencapai matlamat yang
telah ditetapkan oleh pihak pengurusan organisasi.
Kepentingan Pengorganisasian
a) Supaya organisasi dapat beroperasi dan diuruskan dengan lebih licin dan
teratur
b) Kerja dapat dilakukan dengan cekap dan berkesan
c) Dapat mengurangkan konflik tugas antara pekerja (cth: pertindihan tugas)
d) Dapat membantu memudahkan pengawalan.
e) Dapat menjelaskan peranan, tanggungjawab dan hubungan antara pekerja
atau unit kerja.
Reka Bentuk Organisasi
Carta Organisasi
1. Rajah yang menunjukkan hubungan autoriti mengikut fungsi, jabatan dan
kedudukan petugas dalam organisasi
2. Merupakan diagram yang memaparkan pembahagian dan susunan kerja,
jenis jabatan, hubungan autoriti, rantaian arahan dan kedudukan individu
dalam organisasi
3. Maklumat yang ditunjukkan dalam carta organisasi:a) Tugas tugas (pengkhususan)
Menunjukkan tugas atau fungsi yang berbeza antara satu bahagian
dengan bahagian yang lain. Contohnya: penyelia pemasaran, penyelia
akaun
b) Pembahagian kerja
Kerja dikumpulkan dan dibahagikan mengikut bidang atau fungsi tertentu.
Satu kotak mewakili satu posisi kerja.
c) Peringkat pengurusan
Menggambarkan hierarki pengurusan di mana presiden merupakan
pengurusan peringkat atasan, pengurus fungsi (pengurus pertengahan)
dan penyelia (pengurus bawahan).
d) Autoriti lini
Garis menegak dalam carta menyambung antara kotak menunjukkan
kedudukan autoriti seseorang ke atas pihak lain.
e) Rantaian Arahan
Garis menegak juga menunjukkan aliran arahan daripada pengurus atasan
kepada pengurus pertengahan dan seterusnya kepada pengurus bawahan.
f) Jangkauan Kawalan

2
Menunjukkan tanggungjawab pengurus menyelia sebilangan pekerja di
bawahnya dan pekerja tersebut secara terus melaporkan kerja mereka
kepada pengurus tersebut.
Contoh carta organisasi

Penjabatanan Organisasi
1. Mengelompokkan manusia dan kerja-kerja dalam satu unit sahaja
2. Mengumpulkan petugas-petugas mengikut aktiviti yang sama atau
berkaitan dalam satu kelompok
3. Jenis-jenis penjabatanan, iaitu
(a) Mengikut fungsi
Mengelompokkan pekerja yang mempunyai kemahiran yang sama ke
dalam fungsi khusus yang berkaitan dengan kemahiran mereka. Sesuai
untuk organisasi kecil dengan sumber yang terhad
Kelebihan:
i.
Menggalakkan perkembangan kemahiran dalam satu bidang
khusus sahaja
ii.
Kerja yang dilakukan lebih cekap kerana bertumpu pada satu
bidang sahaja
iii.
Pekerja lebih mahir dan dapat menyelesaikan masalah
dengan cekap
Kelemahan:
i. Pekerja tidak mempunyai bidang kemahiran yang lain kerana
bertumpu pada bidang mereka sahaja
ii. Komunikasi antara jabatan lain adalah kurang
iii. Boleh mewujudkan konflik antara jabatan atau fungsi yang
berbeza
Contoh penjabatanan mengikut fungsi:
Pengurus Besar

Pengurus
Pengeluara
n

Pengurus
Pemasaran

Pengurus
Kewangan

(b) Mengikut divisyen


Mengelompokkan pekerja dalam satu jabatan bagi menghasilkan produk
yang sama, atau melayan pelanggan yang sama, atau bekerja di kawasan
yang sama. Biasa digunakan oleh syarikat besar, syarikat yang
mempunyai pelbagai produk, pelbagai kawasan yang berbeza dan
pelanggan yang berbagai-bagai.
Kelebihan:
i. Fokus kepada satu produk/ pelanggan/ kawasan (mudah)
ii. Maklumat mudah diperoleh dan diurus
iii. Pekerja lebih bersungguh-sungguh untuk memajukan jabatan
atau divisyen masing-masing
Kelemahan:
i. Kerjasama dengan divisyen yang berlainan agak sukar
ii. Berlaku duplikasi kerja, kerja dibuat oleh satu divisyen akan
dibuat juga oleh divisyen lain.
iii. Perebutan sumber organisasi oleh divisyen yang berlainan
Tiga jenis penjabatan divisyen
1. Penjabatanan berasaskan divisyen produk
Sesuai untuk organisasi mengeluarkan beberapa lini produk atau
produk yang saling berkaitan
Keputusan dapat dibuat dengan cepat dan maklumat juga mudah
diperoleh.
Contoh penjabatan mengikut produk
Pengurus Besar

Pengurus
Majalah

Pengurus
Buku
rujukan

Pengurus
Buku teks

2. Penjabatan berasakan divisyen pelanggan


Dapat memberi perhatian yang khusus kepada keperluan pelanggan
yang berlainan
Dapat meningkatkan kepuasan dan keyakinan pelanggan
Contoh penjabatan mengikut pelanggan
Ketua Pegawai Eksekutif

Pengurus Besar
Barangan
industri

Pengurus Besar
Barangan
konsumer

Pengurus Besar
perkhidmatan

3. Penjabatan berasaskan divisyen geograf


Merujuk kepada aktiviti kerja dan pekerja dikumpulkan bagi
melakukan kerja pada satu lokasi tertentu
Dapat mengenal pasti kehendak pasaran di kawasan geograf yang
berlainan.
Syarikat yang berorientasikan perkhidmatan seperti bank, insurans
dan pendidikan biasanya mempunyai struktur divisyen berasaskan
geograf.
Contoh penjabatan mengikut geograf
Pengurus Besar

Pengurus
Asia

Pengurus
Eropah

Pengurus
Australiasi
a

(c) Mengikut Matriks


Merupakan kombinasi penjabatan mengikut fungsi dan penjabatanan
mengikut divisyen. Pekerja dalam organisasi ini dimiliki oleh dua kumpulan
formal. Pengurus akan melaporkan kerjanya kepada dua orang ketua iaitu
ketua fungsi dan ketua divisyen.
Kelebihan:
i.
Dapat menggalakkan kerjasama antara jabatan
ii.
Pengkhususan pengetahuan bagi semua projek
iii.
Penggunaan kepakaran pekerja mahir dengan cekap.
Kelemahan:
i. Pekerja akan keliru dan kecewa kerana terpaksa melaporkan
kerja kepada dua orang ketua
ii. Berlakunya konflik di antara pengurus fungsi dan pengurus
divisyen
iii. Terlalu banyak masa digunakan untuk mengkoordinasi
keputusan
iv. Memerlukan kos yang tinggi

Contoh organisasi matriks


NOTA TAMBAHAN:

Bentuk-bentuk lain organisasi


1. Struktur Berdasarkan Pasukan
Terdiri daripada pasukan kerja, setiap pasukan kerja menuju ke arah
mencapai satu matlamat yang sama
Tidak mempunyai hierarki atau rantaian arahan. Dibentuk berdasarkan
kepercayaan bahawa matlamat organisasi tidak dapat dicapai melalui
individu, melainkan dengan kerja berpasukan.
Setiap pasukan akan mempunyai akauntabiliti terhadap prestasi syarikat.
(kebertanggungjawaban)

6
Dapat meningkatkan kualiti, produktiviti.
2. Projek
Pekerja diberi projek secara kekal. Mirip kepada struktur matriks, apa yang
berbeza ialah apabila sesuatu projek siap pekerja tidak kembali ke jabatan
asal, tetapi akan terus sambung dengan projek baru.
3. Unit Perniagaan Strategik (SBU)
Merangkumi keseluruhan syarikat atau sebahagian kecil syarikat sahaja
Mempunyai strategi dan objektif yang berbeza enggan syarikat induk
Kos yang tinggi kerana syarikat mempunyai banyak SBU yang
memerlukan kos pengurusan yang berbeza
4. Organisasi tanpa sepadan
Merupakan organisasi yang tidak berstruktur kerana dalam struktur ini
rantaian arahan dihapuskan, tiada had dalam jangkauan kawalan dan
penjabatanan digantikan dengan autoriti pasukan.
Struktur ini menghapuskan segala halangan menegak, mendatar dan juga
sempadan persekitaran dalaman dan luaran.
Pengurus dan pekerja bawahan masih melaporkan kepada pihak atasan.
Struktur ini menekankan kepada fleksibiliti dan tindak balas yang cepat

Proses Pengorganisasian

Penentuan objektif
i.
Pengurus perlu menentukan objektif bagi setiap jabatan atau unit.
ii.
Objektif ditentukan berdasarkan kemampuan dan kebolehan pekerja
dalam setiap jabatan atau unit berkenaan untuk mencapainya.

7
iii.

iv.

Objektif jabatan juga penting kerana objektif dijadikan panduan untuk


mengenal pasti jenis aktiviti yang akan dilaksanakan oleh jabatan atau
unit berkenaan.
Contohnya, sesebuah organisasi yang menjalankan perniagaan perabot
boleh menentukan objektif perniagaan seperti meningkatkan
keuntungan, memenuhi cita rasa pembeli dan menepati masa
penghantaran.

Pengenalpastian aktiviti
i.
Apabila objektif jabatan telah ditentukan, maka langkah yang
seterusnya ialah mengenal pasti aktiviti-aktiviti yang akan mendokong
fungsi dan matlamat serta hala tuju jabatan.
ii.
Hal ini penting bagi memastikan aktiviti-aktiviti yang ditentukan
selaras dengan fungsi jabatan dan tidak bertindih dengan jabatan yang
lain.
iii.
Contohnya, aktiviti-aktiviti bagi perniagaan perabot ialah menempah
perabot daripada pembekal, memberikan khidmat nasihat kepada
pelanggan.
Pengelasan aktiviti
i.
Kemudian, semua aktiviti yang telah dikenal pasti akan dikelaskan dan
disusun mengikut kemahiran, kecekapan dan kriteria-kriteria tertentu.
ii.
Contohnya, kerja memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan,
menerima bayaran daripada pelanggan, menerima tempahan daripada
pelanggan boleh dikelaskan di bawah satu kategori.
Pengelompokan aktiviti
i.
Setelah aktiviti-aktiviti yang dikenal pasti dikelaskan mengikut fungsi
dan sifatnya, aktiviti-aktiviti tersebut perlu dikelompokkan mengikut
unit-unit tertentu.
ii.
Setiap unit bertanggungjawab terhadap aktiviti-aktiviti yang dikelaskan
dalam kategori tersebut.
iii.
Maka suatu jabatan atau unit akan terbentuk berdasarkan aktiviti yang
dikelompokkan.
iv.
Nama jabatan atau unit akan diberikan berdasarkan jenis kerja yang
dipertanggungjawabkan. e. Contohnya Jabatan Khidmat Pelanggan
akan melayan pelanggan dengan memberikan khidmat nasihat kepada
pelanggan, menerima tempahan, dan menerima bayaran daripada
pelanggan.
Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab
i.
Selepas unit-unit tertentu dibentuk, langkah yang seterusnya ialah
menentukan bilangan pekerja yang diperlukan di setiap unit, pihak
yang akan melakukan tugas, bidang tugas dan tanggungjawab pekerja,
serta rantaian arahan.
ii.
Pihak pengurusan atasan akan membuat pengagihan tugas-tugas
kepada ketua-ketua jabatan dan memaklumkan kepada mereka
tentang objektif yang perlu dicapai.

8
iii.
iv.
v.

Pengurus di setiap jabatan akan mengagihkan tugas kepada individuindividu yang sesuai supaya tugas dilaksanakan dengan baik.
Tugas-tugas yang diberikan haruslah berpadanan dengan kemahiran
yang dimiliki oleh seseorang pekerja.
Contohnya, pekerja yang mempunyai kemahiran dalam bidang
perakaunan diberi tugas untuk membuat catatan lejar berdasarkan
dokumen urus niaga. Seseorang pekerja juga akan diberikan autoriti,
iaitu hak atau kebenaran untuk mengambil sesuatu keputusan.

Manual organisasi
Manual organisasi merujuk kepada dokumen yang berkaitan dasar dan
tatacara yang meliputi semua aspek pengurusan.
Manual organisasi termasuk fail meja, manual prosedur kerja, dan
prosedur kualiti.
Fail meja
Fail meja ialah dokumen rujukan bagi peringkat individu atau sesuatu
jawatan.
Dokumen ini mengandungi carta organisasi atau jabatan yang
menunjukkan kedudukan sesuatu jawatan dalam organisasi atau
jabatan berkenaan, objektif jabatan berkenaan, dan prosedur kerja
yang berkaitan dengan jawatan tersebut.
Manual prosedur kerja
Manual prosedur kerja ialah dokumen rujukan utama bagi melakukan
sesuatu tugas dalam organisasi atau jabatan tertentu.
Antara kandungan penting dalam manual prosedur kerja :
a) Fungsi dan objektif rasmi organisasi atau jabatan
b) Prosedur-prosedur yang harus diikuti oleh pekerja
c) Pegawai dan pekerja yang bertanggungjawab untuk melaksanakan
setiap aktiviti
Prosedur kualiti
Dokumen yang disediakan oleh organisasi untuk memastikan rekod
kualiti diwujudkan dan di selenggara sebagai bukti pematuhan
standard dan pelaksanaan sistem kualiti.
Manual organisasi penting bagi membantu pekerja melaksanakan
tugas dan tanggungjawab mereka dengan cekap dan berkesan
mengikut standard dan langkah-langkah yang telah ditetapkan.
Konsep-konsep Pengorganisasian
1. Autoriti
Hak untuk membuat keputusan dan mengarah.
Hak membuat keputusan ini ditentukan melalui struktur organisasi
yang formal.
Seseorang pengurus mempunyai autoriti disebabkan oleh
kedudukannya dalam struktur organisasi (jawatan)

2. Tanggungjawab
Kewajipan petugas untuk melaksanakan tugas yang diberi
kepadanya
Tanggungjawab wujud apabila seseorang pekerja menerima satusatu tugas/pekerjaan daripada ketuanya atau pengurusnya
3. Akauntabiliti
Bertanggungjawab atas hasil kerjanya
Seseorang
pekerja
yang
mempunyai
akauntabiliti
akan
dipertanggungjawab penuh ke atas apa yang dihasilkannya.
Jika suatu tugas tidak berhasil, maka individu tidak akan
meletakkan kesalahan pada bahu orang lain.
Manakala jika suatu tugas itu berhasil, maka individu itu tidak akan
menganggap bahawa kejayaan tersebut adalah hasil usaha individu
berkenaan semata-mata
4. Pemusatan autoriti
Tumpuan autoriti kepada peringkat atasan
Hal ini bermakna keputusan dibuat oleh pihak pengurusan atasan.
Amalan ini juga dikenali sebagai pendekatan dari atas ke bawah .

Kelebihan Pemusatan Autoriti.


- Menjimatkan kos pentadbiran
Tatacara & prosedur yang standard membantu organisasi
mengurangkan kos terutamanya dari segi overhed & staf.
- Keseragaman tindakan
Keseragaman tindakan dapat dicapai dalam organisasi kerana
kawalan pentadbiran berpusat. Pemusatan juga dapat memastikan
budaya korporat yang sama diterima pakai oleh semua pihak.
- Kepimpinan peribadi.
Pemusatan menggalakkan & membenarkan kepimpinan peribadi
terserlah.
Kepimpinan
peribadi
memudahkan
tindakan
pantas,pemasaran agresif, & pencapaian matlamat/tujuan yang
jelas.
- Keanjalan
Pemusatan
membenarkan
organisasi
lebih
anjal
&
dpt
menyesuaikan dgn perubahan persekitaran.
- Kualiti kerja lebih baik
Kualiti kerja yang lebih baik dapat tercapai kerana tatacara yang
standard, penyeliaan yang lebih baik, dan penggunaan peralatan
yang lebih baik.
- Penyelarasan yang lebih baik.

10
Pemusatan memudahkan penyelarasan pelbagai operasi dalam
organisasi. Kawalan langsung & penyeliaan dapat dimudahkan
kerana kurangnya konflik & pertindihan kerja.
Kelemahan Pemusatan Autoriti
- Kelewatan kerja.
Pemusatan menyebabkan kehilangan masa bekerja & kemerosotan
prestasi kerja jika semua rekod & arahan lambat datang dari pihak
atasan.
- Beban kerja yang berat.
Pembuat keputusan mungkin menghadapi beban yang terlalu
banyak kerana terdapat pelbagai jenis keputusan yang perlu dibuat
pada setiap hari dalam perniagaan.
- Kawalan jarak jauh.
Penyeliaan yang lebih baik tidak dapat dilakukan kerana pengurus
tertekan dengan kerja yang diberikan oleh pengurusan atasan.
Kelalaian kerja terjadi kerana tiada kawalan & penyeliaan yang baik
- Tiada kesetiaan & motivasi.
Tiada pekerja yang akan berinisiatif dalam kerja kerana mereka
hanya menjalankan tugas yang disuruh sahaja. Pekerja bekerja
umpama mesin & tiada semangat kerana tidak dilibatkan dalam
kerja pembuatan keputusan. Semua faktor ini menghalang pekerja
untuk setia dengan organisasi
- Pekerja tidak terlatih.
Kaedah membuat keputusan ini akan menyebabkan para pekerja
tidak terlatih dalam proses membuat keputusan. Hal ini akan
membawa masalah jika mereka menjawat jawatan yang lebih
tinggi, kerana mereka akan bergantung kepada orang lain.
5. Pemencaran autoriti
Pemencaran autoriti merujuk kepada proses membuat keputusan
yang diagihkan ke semua peringkat organisasi
Pengurus di setiap peringkat organisasi diberi kuasa untuk
membuat keputusan.
Kelebihan pemencaran autoriti
- Kurang beban kerja.
Beban kerja pihak pembuat keputusan dapat dikurangkan kerana
mendapat bantuan daripada pekerja bawahannya. Dengan cara ini,
pengurus atasan dapat memberikan tumpuan pada pencapaian
strategi organisasi.
- Kelancaran kerja.
Kehilangan masa bekerja & kelewatan kerja dapat dielakkan kerana
pembuatan keputusan tidak perlu datang dari pihak atasan.
- Pekerja terlatih.
Pengurus bawahan akan mendapat pengalaman membuat
keputusan.

11

Kemahiran membuat keputusan ini penting sekiranya mereka


dinaikkan pangkat kelak.
Kepuasan & motivasi pekerja.
Kepuasan kerja dapat ditingkatkan kerana pekerja & pengurus
bawahan diberikan peluang membuat keputusan terutama jika
keputusan tersebut diterima. Hal ini kerana mereka berasa dihargai
melalui peluang yang diberikan.
Kerja lebih berkesan.
Pengurus bawahan dan pekerja biasanya mempunyai maklumat
terperinci tentang operasi organisasi.Ini membolehkan mereka
membuat keputusan yang lebih berkesan

Kelemahan Pemencaran Autoriti


- Kurang keseragaman tindakan.
- Pengurus bawahan mungkin akan membuat keputusan tanpa
mengetahui gambaran besar/menyeluruh tentang apa yang
diinginkan
oleh
organisasi.
Walaupun
pengurus
bawahan
mempunyai maklumat terperinci tentang operasi syarikat, namun
mereka mungkin tidak mempunyai maklumat tentang strategi
menyeluruh organisasi.
- Kurang penyelarasan antara pengurus.
Contohnya,
sesetengah
pengurus
mungkin
akan
lebih
mementingkan jabatan masing-masing tanpa memikirkan kesannya
terhadap keberkesanan organisasi.
- Perbezaan pendapat.
Inovasi/ idea yang tercetus dari satu-satu jabatan sukar untuk
diterima oleh jabatan lain kerana kurangnya komunikasi antara
pengurus jabatan.

Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Pemusatan & Pemencaran Autoriti :


a) Beban tugas pengurus.
Jika beban pengurus adalah banyak, maka organisasi boleh melakukan
pemencaran kuasa.
b) Kepentingan keputusan. Jika sesuatu pembuatan keputusan adalah
sangat penting, maka organisasi perlu melakukan pemusatan kuasa.
c) Kepantasan keputusan.
Jika sesuatu keputusan perlu dibuat dengan cepat, maka pemusatan kuasa
harus dilakukan. d) Faktor kerahsiaan.
Jika organisasi mempunyai maklumat yang rahsia dan sulit, maka suatu
tugas tersebut mestilah dipusatkan kepada seseorang (pemusatan
autoriti)
e) Kemampuan & kebolehan pekerja.

12
Sekiranya pekerja dianggap berkemahiran tentang kerja yang dilakukan ,
maka kuasa boleh diagihkan kepada mereka (pemencaran autoriti)
NOTA TAMBAHAN:

6. Penugasan autoriti
Pemberian hak untuk bertindak dalam bidang tertentu kepada
subordinat
Pengurus memberikan hak kepada staf bawahan untuk membuat
keputusan & bertindak dalam bidang tertentu.
Pekerja bawahan boleh melakukan kerja dengan berkesan
Penugasan penting sebab seseorang pengurus tidak dapat
melakukan semua tugas yang ada dengan sendiri tanpa bantuan
daripada staf bawahannya.
Walaupun staf bawahan diberikan kuasa untuk membuat keputusan
dan ambil tindakan seperti yang diarahkan ketuanya, namun kesan
keputusan yang dibuat oleh staf bawahan terletak pada ketua yang
memberi
arahan.
Akan
tetapi,
staf
bawahan
perlu
bertanggungjawab terhadap arahan & tanggungjawab yang
diberikan oleh ketuanya.
Kebaikan penugasan autoriti
- Menjimatkan masa.
Pengurusan atasan dapat memberikan tumpuan kepada perkara
yang lebih penting.
- Membentuk pengurus tahap bawahan.
- Memberi peluang kepada pengurus bawahan memainkan peranan
dalam menjalankan tugas.
- Penyesuaian.

13
-

Membolehkan pengurusan atasan mengenal pasti pegawai yang


sesuai untuk sesuatu tugas

7. Empowermen
Meningkatkan kebebasan individu/ kumpulan untuk membuat
pilihan
Pengurus membolehkan/ memberikan kuasa kepada pekerja untuk
memikirkan, bergelagat, bertindak & membuat keputusan secara
bebas.
Merupakan konsep berdasarkan idea bahawa apabila pekerja diberi
kemahiran, sumber, autoriti, peluang, dan motivasi serta diminta
bertanggungjawab & mempunyai akauntabiliti terhadap kesan
tindakan yang diambil, maka mereka akan lebih berpuas hati,
bermotivasi, dan lebih mahir dalam melakukan kerja.
8. Autoriti lini
Hak untuk mengarah staf bawahan
Merupakan hak yang ada pada seseorang pengurus untuk membuat
keputusan yang melibatkan aktiviti utama bagi mencapai matlamat
organisasi.
9. Autoriti staf
Hak memberi sokongan dan nasihat atas kemahiran dan kelayakan
yang ada pada petugas
Merupakan hak memberi nasihat kepada fungsi lini organisasi
berdasarkan kepakaran .
Bertindak memberikan nasihat & cadangan kepada pengurus lain
atau staf bawahannya atas kepakaran & ilmu yang dimiliki.
10.

Jangkauan kawalan
Bilangan staf bawahan yang melaporkan terus kepada seorang
pengurus
Jangkauan kawalan luas berlaku apabila bilangan subordinat yang
ramai untuk diselia & dipertanggungjawabkan kepada seorang
pengurus kepada pekerja di bawahnya
Jangkauan kawalan sempit berlaku apabila seorang pengurus akan
mengawal bilangan staf yang sedikit.

11.

Rantaian arahan
Garisan autoriti yang menghubungkan ketua dengan subordinat
Merujuk kepada hubungan langsung antara ketua dengan pekerja
dari segi sistem pelaporan dalam sesebuah organisasi.
Ringkasnya, rantaian arahan merujuk pada suatu rancangan
tentang siapa yang patut melapor kepada siapa.

14
Menurut Henri Fayol, semakin jelas rantaian arahan, maka semakin
berkesan proses membuat keputusan dan kecekapan. Hal ini
kerana, individu mengetahui siapa yang boleh membuat keputusan
dan membuat tindakan serta siapa yang melaksanakan arahan
berkenaan.
TAMAT UNTUK - 1.4 PENGORGANISASIAN