UNIVERSIDAD

NACIONAL DE
TRUJILLO

ADMINISTRACIN DE ALMACENES
MDULO N 01

ADMINISTRACIN DE MATERIALES

ADMINISTRACIN DE MATERIALES

DOCUMENTO REPRODUCIDO CON FINES DE

CAPACITACIN PROFESIONAL

CONTENIDO
COMPETENCIAS

1. PARTE I

EL
CONCEPTO
DE LA
ADMINISTRACIN
MATERIALES (AM)
OBJETIVOS DEL CONTROL DE MATERIALES
ALMACENES
VALUACIN
EL INVENTARIO

DE

ADMINISTRACIN DE MATERIALES

ADMINISTRACIN DE MATERIALES

MDULO N 01

ADMINISTRACIN DE MATERIALES
El presente curso proporciona a los participantes los conceptos y
herramientas de la administracin y control de inventarios y almacenes
desde un enfoque moderno, teniendo en cuenta los nuevos conceptos
de gestin, permitiendo llevar a cabo procesos de optimizacin de los
mismos a fin de definir las acciones a seguir para lograr la rentabilidad
de la operacin de almacenamiento. Estos conceptos y lineamientos se
refieren a la disposicin fsica de los almacenes, la gestin de stocks, los
costos y controles administrativos, la planificacin del requerimiento de
materiales y la produccin justo a tiempo.
Los objetivos de dicho curso son:
1.

Capacitar a los participantes en el dominio de la planificacin,

organizacin y control de las actividades propias de un almacn.

2.

Proporcionar las herramientas para desarrollar e implementar

mtodos y procedimientos que contribuyan a mejorar la rentabilidad
de la operacin de almacenamiento.

3.

Relevar la importancia de la funcin de almacenaje y su

interrelacin con las dems reas de la empresa.

4.

Planear el requerimiento de materiales y conocer el concepto de

produccin justo a tiempo.

Dirigido a
Ejecutivos que se desempeen en las reas de
Planeamiento, Logstica, Inventarios, Suministros y otras
as como a toda persona interesada en conocer sobre
aplicacin de modelos que permiten optimizar procesos y
stock necesario en el punto de venta.

Operaciones,
reas afines,
el tema y la
contar con el

ADMINISTRACIN DE MATERIALES

PARTE I

La competencia implacable en los mercados globales de hoy, la

introduccin de productos con ciclos de vida muy cortos y la exigente
expectativa de los clientes, ha impulsado a las empresas industriales a
invertir en el mejoramiento del sistema logstico. Lo anterior, aunado con
los cambios vertiginosos en las comunicaciones (la comunicacin mvil,
por ejemplo) y tecnologas de transporte (las cuales facilitan y agilizan
los desplazamientos) han motivado la evolucin continua de la direccin
y administracin de sistemas logsticos.
En dichos sistemas se producen artculos en una o ms fbricas, desde
donde son enviados a los almacenes ya sean mayoristas, minoristas o
directamente a los clientes finales. Por lo tanto, para lograr la reduccin
en el costo y mejorar los niveles de servicio, la estrategia implementada
por la logstica debe tener en cuenta las posibles interacciones de los
distintos niveles de la cadena de suministro y la ayuda de la conexin
adecuada de los sistemas de informacin. La red logstica est
conformada por proveedores, centros de produccin o manufactura,
minoristas tanto para materia prima, inventarios de productos en
proceso y productos terminados que fluyen a travs de todas las
instalaciones de la cadena de suministro.
Es as que dentro del contexto anteriormente descrito, los autores
presentarn el estado del arte de la ciencia de la administracin
logstica. Un buen comienzo para ello es responder a la pregunta qu
es la Administracin Logstica? Existen entidades como el Consejo de
Administracin Logstica o Administracin de materiales, que la definen
como el proceso de planeacin, implementacin y control de la
eficiencia, del flujo efectivo, almacenamiento de bienes, prestacin de
servicios y la informacin relacionada desde el punto de origen al punto
de consumo con el propsito de atender y satisfacer las expectativas y
requerimientos de los clientes. Esta definicin amerita el anlisis de las
siguientes observaciones:
La administracin de la logstica toma en consideracin cada una de
las instalaciones que tiene un impacto en la efectividad del sistema y
juega un papel importante en la fabricacin del producto o en la
ADMINISTRACIN DE MATERIALES

prestacin del servicio, respetando los requerimientos del cliente, desde

los mismos proveedores, las instalaciones de manufactura a travs de
los almacenes industriales y los centros de distribucin hasta los
minoristas y tiendas. La meta en la administracin logstica es ser eficaz
y lograr un costo eficaz en todo el sistema. El ptimo global debe ser
superior o igual al mejor ptimo local. El objetivo, entonces es minimizar
los costos del sistema, compuestos por costos de transporte, de
distribucin, de inventarios (de materiales o materia prima, trabajo en
proceso y productos terminados, devoluciones, reprocesos). As, el
nfasis no est en la simple disminucin de costos de transporte o en
reduccin de inventarios sino ms bien en un enfoque del sistema de
gestin de la logstica.
Finalmente, porque adems la administracin de la logstica contempla
la planeacin, implementacin y control de la red logstica, que abarca
muchas de las actividades desde el nivel estratgico, pasando por el
nivel tctico hasta el nivel operacional.

Los materiales que realmente forman parte del producto terminado se

conocen con el nombre de materiales directos. Los que tienen
importancia secundaria (pequeos y relativamente baratos) o que no se
convierten fsicamente en parte del producto terminado, se llaman
materiales indirectos y suministros.
Los suministros de fabricacin de oficina y de ventas son tipos de
materiales que a veces se incluyen bajo la descripcin general de
"almacn", y a medida que se utilizan, se cargan a las cuentas de costos
o gastos apropiados. Cuando se consumen, los suministros de
fabricacin se cargan a gastos generales de fabricacin, que es un costo
inventariable. Los suministros de oficinas y de ventas se cargan a gastos
generales, administrativos y de ventas, como gastos del perodo.

1) EL CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIN DE MATERIALES (AM)

Esquema organizativo bsico
Coordinacin con Produccin, Mercadeo y la Gerencia General
Polticas y procedimientos, explosin de materiales
ADMINISTRACIN DE MATERIALES

2) OBJETIVOS DEL CONTROL DE MATERIALES

Las compras no deben comprometer los fondos de la empresa.
No deben aceptarse materiales que no han sido pedidos o que no
estn de acuerdo con las especificaciones.
Los materiales no deben aceptarse a menos que se haya llegado a
un acuerdo con el vendedor, en el caso de materiales daados o
en cantidades distintas a las solicitadas.
Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y
que se han cargado los precios adecuados en todos los gastos
incurridos.
Debe haber un control fsico adecuado sobre el almacenamiento
de las existencias.
Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las
cantidades de materiales y suministros.
Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversin en pesos en
inventarios y los costos incurridos en la adquisicin, utilizacin y
almacenamiento de materiales, as como las prdidas causadas
por las interrupciones en la produccin o las ventas perdidas
debido a la falta de existencias.
Debido a las diferencias en las estructuras de organizacin, las
responsabilidades por el control de materiales varan de una
empresa a otra. En muchas, la responsabilidad por las diferentes
fases de control de materiales se asigna a las siguientes funciones:
ADMINISTRACIN DE MATERIALES

Compras.
Recibo e inspeccin.
Almacenes.
Departamentos de produccin de la fbrica.
Planeacin de materiales.
Clasificacin
Directos: si su identificacin
econmicamente posible.

en

el

producto

final

es

fsica

Indirectos: si su identificacin en el producto final no es fsica ni

econmicamente posible (son CIF).
La identificacin debe ser posible tanto fsica como econmicamente (en
este caso, se da la condicin fsica, pero por su significatividad o su
costo no resulta conveniente realizarla).
Un material puede ser directo para un departamento o centro, pero
indirecto
para
el
artculo.
Sistema contable administrativo.
Compras.
Los materiales conforman un proceso administrativo contable que se
inicia en el momento en que se detecta la necesidad de su tenencia
(compra, recepcin, utilizacin) en la produccin y concluye con el pago
al
proveedor
una
vez
recibidos
los
mismos.
De dos situaciones surge la necesidad de su adquisicin:
Reposicin: la detecta el departamento Almacn de Materiales, cuando
constata en la ficha de inventario permanente que sus niveles de
existencia se aproximan al punto de pedido. Este nivel se calcula
tomando en cuenta el consumo diario, multiplicado por los das que
normalmente demora el proveedor para el abastecimiento.
Consumo diario x perodo de abastecimiento + stock de seguridad
Los stocks de seguridad y otros que tambin son existencias, se prevn
para salvar eventuales demoras en el aprovisionamiento, a fin de evitar
que la falta de algn material paralice la produccin, que es el peor de
ADMINISTRACIN DE MATERIALES

los costos en el que puede incurrir una empresa y que se denomina

costo de ruptura.
Nuevo material: si es un material que se va a utilizar por primera vez, el
departamento de Planeamiento y Control de la produccin es quien debe
pedir su compra porque, precisamente, su funcin es programar la
produccin. Los nuevos materiales que demanda una pieza o producto
estn identificados en los planos, pliegos de especificaciones tcnicas,
memorias descriptivas, etc.
En ambos supuestos es conveniente, a los fines del control, que el
pedido se canalice por el Almacn materiales.
Para efectuar una adquisicin, este departamento emite una solicitud de
compra dirigida al departamento Compras, quien suscribe la orden de
compra
dirigida
al
proveedor.
El departamento de compras es responsable de la adquisicin de
materiales al precio ms bajo y segn las especificaciones estipuladas
por el departamento de pedidos. Tambin es responsable por la
planeacin de la entrega de materiales para que no se produzcan
interrupciones en el programa de produccin.
La orden de compra que se prepara en el departamento de compras y se
enva al vendedor es una autorizacin por escrito para que el proveedor
entregue la cantidad de cada tipo de material especificado de acuerdo
con los trminos estipulados y en la fecha y lugar convenidos.
Esta orden es un instrumento jurdico, que trasciende el interior de la
empresa, y que la obliga contractualmente. Por ello es conveniente que
este compromiso slo sea suscripto por funcionarios con atribucin y
responsabilidad para dicho acto.
Responsabilidades del departamento compras:

Obtener cotizaciones de precios.

Elegir entre los posibles abastecedores.

Fijar el tamao ptimo de la orden de compra.

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Preparar y enviar rdenes de compra, que se preparan en

mltiples copias, con la finalidad de:

Autorizar al vendedor a realizar el envo.

Notificar al departamento de recepcin de materiales.
Avisar al departamento de planeacin.
Notificar al departamento de contabilidad general.
Recepcin e inspeccin de materiales.

El departamento de recepcin e inspeccin tiene la responsabilidad de

recibir los envos autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los
formatos adecuados y transportar los artculos a los almacenes.

Son funciones de este departamento:

Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la

orden de compra y el remito.

Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y

devoluciones a los vendedores.

Preparar una gua de recepcin para

departamentos.
Entregar la mercadera a los almacenes.

La gua de recepcin es un documento bsico para el control

interno de la compaa.

La copia que se enva al departamento de contabilidad sirve para

comparar las cantidades reales recibidas y las facturadas por el
proveedor.

Tambin se envan copias al almacn (para asignar el espacio

adecuado y asentar los datos en el inventario), al departamento
de compras (para el control de los pedidos colocados) y al
departamento de planeacin (para planeacin del inventario).

distribuirla

varios

Cuando el proveedor enva la mercadera, acompaa a la misma con un

remito, que sirve de base para la confeccin de la factura.
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3) ALMACENES
El papel que desempea el departamento de almacenes es el siguiente:

Recibe y verifica las cantidades de los artculos y los pone en el

almacn.

Asienta las entradas en el mayor de materiales.

Entrega los materiales a la fbrica.

Departamentos de produccin.

El control de fbrica sobre los materiales puede ejercerse de las

siguientes
maneras:
Comparando las cantidades reales de materiales empleadas por unidad
de produccin durante el perodo con los datos de perodos anteriores.
Este mtodo tiene mucha aplicacin en empresas que producen un solo
producto, sin embargo, puede conducir a resultados engaosos si se
tienen muchos productos.
Fijando cantidades estndar de materias primas para cada unidad de
producto fabricado y comparando las cantidades reales usadas con las
estndar
o
permitidas.
Emisin de informes de desperdicios. En las compaas en las que los
productos terminados deben ceirse a tolerancias estrictas, las prdidas
por desperdicios representan una fraccin importante del costo total. En
estos casos, cuando se desperdicia un artculo, se prepara un informe
que contiene informacin relativa al nmero de la pieza daada, la etapa
de procesamiento, el empleado responsable y la causa del desperdicio.
Contabilidad.
Finalmente, el departamento de Contadura confecciona la orden de
pago, previo control con los comprobantes: solicitud de compra, orden
de compra, informe de recepcin e inspeccin, remito y factura del
proveedor.

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4) VALUACIN
La RT 10 obliga a adoptar como:

Unidad de medicin, a la moneda constante u homognea.

Criterio de valuacin, el de valores corrientes.

Gestin de stock.

Es la funcin que tiene a su cargo disear y definir polticas de

abastecimiento que contribuyan a la gestin de ese elemento.

Se debe contar con planes de produccin que permitan programar el

regular abastecimiento de materiales.
En general, se usan dos mtodos para establecer los equilibrios
deseados del inventario de materias primas:
Costos totales mnimos combinados de pedido y mantenimiento del
inventario:
Se incurre en dos tipos de costos en la administracin de esta funcin:
de adquisicin y mantenimiento o de tenencia.
El de adquisicin es el costo de realizar pedidos, es decir, de todo el
proceso administrativo contable (comprar, recibir, controlar, pagar,
etc.). Entre ellos se encuentran: costos de compras, procesamiento de
facturas, descuentos por cantidad y ahorros por fletes. Tienen un
comportamiento variable decreciente.
Los costos de tenencia son los que resultan de mantener las existencias,
e incluyen espacios fsicos (almacenes), manejo de materiales, deterioro,
seguridad, limpieza, estanteras, etc., y los intereses sobre los fondos de
capital invertidos en inventarios. Su comportamiento es variable
creciente: a mayor cantidad de existencias, este costo crece.
Se calcula generalmente en trminos de tasa:
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Costos de tenencia / costo de materia prima a almacenar

El tamao ptimo del inventario se logra cuando el total de costos
combinados de pedidos y mantenimiento de inventario estn en su
punto ms bajo.
Para la seleccin del sistema de compra ms conveniente, en ciertos
insumos existen restricciones que obligan a decidir sobre la base de
otros criterios. Por ejemplo: materiales perecederos, caractersticas del
mercado proveedor, cupos de importacin, etc.
Para las industrias que administran stocks con elevada variedad de
piezas (cientos o miles), no resulta operativa su aplicacin, por lo
costoso y complejo de su instrumentacin. Por ello es que slo se
aplican a los materiales cuya importancia relativa en el costo total del
producto es significativa.
Para la seleccin de estos artculos, se cuenta con el criterio ABC o
grfica de Pareto que permite, frente a un nmero importante de casos,
determinar cules son los de mayor significacin.
El ABC es un criterio emprico que define que generalmente el 20 o 30%
de ciertos fenmenos provocan el 70 u 80% de los acontecimientos.
Entonces, ubicando aquellos (20 o 30%) estamos controlando el mayor
impacto (70 u 80%).
Una de las decisiones en la gestin de materiales es cunto adquirir
cada vez que se formalice una compra. Esta cantidad se denomina lote
econmico (q), que es la cantidad que conviene comprar peridicamente
para optimizar los costos de adquisicin y tenencia que demanda la
gestin de inventarios.
Frmula:
q =(2.Q.P/c.i)1/2
Q = consumo del perodo
P = costo de adquisicin
c = costo unitario de la pieza
i = costo de tenencia (calculado en forma de tasa)
ADMINISTRACIN DE MATERIALES

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 Esta frmula se deduce de:

Costo de tenencia: (q/2) c.i, siendo q/2 el stock promedio.
Costo de adquisicin: (Q/q).P, siendo Q/q el nmero de compras.
Costo total = costo de tenencia + costo de adquisicin
Que, precisamente, hace su punto mnimo en el mismo nivel que:
Costo de tenencia = costo de adquisicin
A partir de esta igualdad:
(q/2).c.i = (Q/q).P
se despeja:
q = q (q/c). (P/i)
A partir de este lote econmico, se puede calcular:

Nmero de compras: N = Q/q = consumo del perodo / lote

econmico
Frecuencia de compras. Fr = 365 / nmero de compras.
Coeficientes de rotacin de inventarios:
Se calculan dividiendo el costo total de cada tipo de materia prima
usada durante el ao anterior entre el costo del inventario en existencia
y al final del ao.
Esta relacin tambin puede expresarse en trminos del nmero de
meses de uso representado por el inventario en existencia y un pedido.
Posiblemente, la ganancia de la compaa establecer un coeficiente de
rotacin estndar basndose en la experiencia anterior y en su
pronstico sobre sus futuras condiciones de operacin.
Este mtodo no toma en consideracin los costos de pedido, los
descuentos por compra que se obtiene con los pedidos grandes, los
ahorros de flete en los envos grandes, los costos de mantenimiento del
inventario, etc.
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Contingencias.
El mantenimiento de materias primas est sometido a riesgos, que
inciden en sus existencias y costos, siendo las ms frecuentes:
Mermas: son las prdidas en las cantidades de material por evaporacin,
disminucin de humedad, de peso, etc., por el slo transcurso del
tiempo. Cuando son normales, no se consideran como diferencias de
inventarios, sino que se cargan a la produccin mediante su incidencia
en los materiales. Cuando son anormales, se calculan por separado y, a
travs de una cuenta especial, se cancelan como una prdida.
Roturas: constituyen una prdida y as se las expone en el cuadro de
resultados. Es conveniente que se contabilicen a medida que las mismas
se producen.
Robos o prdidas: reciben igual tratamiento que las roturas.
Sobrantes: cuando el sobrante de un material no alcanza para ser
utilizado en otro artculo, se transforma en un rezago que debe incidir en
el costo del producto. Si el mismo puede ser vendido al ingreso, por
dicho
concepto,
se
lo
considera
una
ganancia.
Contabilidad de materiales.

El costo de los materiales que se usan en la produccin incluye por lo

menos el costo de factura de los materiales comprados. Otros renglones
de costo que pueden ser cargados al costo de materiales son: los
descuentos por compras, el recibo y la inspeccin y almacenamiento.
Al incluir estos costos en el costo de materiales, se convierten en costos
inventariables.
La alternativa es considerarlos como gastos del perodo en el cual se
incurrieron. Puede ser el mtodo ms sencillo. Sin embargo, la prctica
de inventarios da como resultado una cifra de ingresos peridicos que se
acerca ms al objetivo de equiparar los costos de produccin
relacionados con el ingreso de ventas del perodo. Adems, la
identificacin de estos costos como parte del costo de materiales es ms
til
para
la
toma
de
decisiones.
La decisin de tratar los costos de transporte y almacenamiento como
ADMINISTRACIN DE MATERIALES

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elementos del costo de materiales va acompaada del problema de

identificar tales costos con las unidades especficas de materiales.
Mtodos para llevar la contabilidad de los descuentos por pago al
contado sobre los materiales comprados:
Mtodo A:
Se registra el precio bruto de factura en el momento de la compra.
Se reconoce el descuento por compra concedido como un rengln de
ingresos en el momento en que se hace el pago.
Mtodo B:
Se registra el precio neto de factura en el momento de la compra.
Se reconocen los descuentos por compra no obtenidos como un rengln
de gasto o prdida en el momento de efectuar el pago.
Utilizacin de materiales.
Puede usarse una requisicin de materiales o una lista estndar de
materiales como autorizacin o base para la contabilidad de la emisin
de materiales. Una requisicin de materiales indica el artculo, la
cantidad, costo unitario, extensin, departamento que hace la
requisicin, las personas que la han aprobado y la cuenta de costo de
trabajo a la cual debe cargarse la requisicin. En una lista estndar de
materiales se indican las cantidades de materiales de cada tipo que se
necesitar para completar un determinado trabajo o producto.
Cuando la fbrica devuelve materiales no utilizados al almacn, puede
prepararse un informe de devolucin de materiales y asentarse una
entrada en la cuenta de control y en la subsidiaria a fin de anular la
entrada para la emisin del material.
Inventarios perpetuos, peridicos y fsicos.
Bajo un sistema de inventario perpetuo, la cifra que aparece en los libros
para el inventario final es una cifra que representa el saldo de las
cuentas, la cual puede verificarse peridicamente contando fsicamente
ADMINISTRACIN DE MATERIALES

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los

artculos

(inventario

fsico).

Bajo un procedimiento de inventario peridico, cuando no se mantiene

un inventario perpetuo, se hace un inventario fsico cada cierto tiempo,
y el costo de los materiales empleados es la cifra de saldo en las
cuentas. En este caso, el costo de materiales empleados podra
describirse de manera exacta como el costo de los materiales que se
supone que se han utilizado. No hay ningn "rastro de papeleo" que
pueda seguirse para descubrir la causa de las discrepancias.
Para aliviar un poco la presin a fin del ejercicio sobre el inventario fsico
anual, muchas compaas usan una tcnica llamada mtodo cclico,
continuo o rotativo para hacer el inventario. Bajo este sistema, los
distintos artculos del inventario se cuentan y verifican con el registro
perpetuo cada da, semana o mes, durante el ao.
La diferencia de inventario puede cargarse o acreditarse a la cuenta de
costos indirectos de fabricacin y a una cuenta a diferencia de inventario
en el mayor subsidiario, asentando una entrada compensadora en la
cuenta de materias primas. Los registros del mayor de materiales
subsidiarios tambin deben ajustarse. Los excesos en el inventario se
registran como "recibos" y si hay dficit bajo "emitidos" en las tarjetas
apropiadas.
Mtodos de evaluacin para los materiales empleados.
Cuando una empresa utiliza slo pequeas cantidades de materiales en
la produccin, no es muy difcil etiquetar a los materiales con su
verdadero costo de factura identificable especficamente. En este
mtodo (valuacin de identificacin especfica), las etiquetas de costo se
quitan a los materiales a medida que se les enva a produccin. Esta
cifra de costo se utiliza en la contabilidad. Este mtodo puede prestarse
a objeciones debido a la facilidad con que pueden asignarse costos
arbitrarios y alterarse las utilidades. Puede ser apropiado cuando se
llevan materiales especiales para trabajos especiales sobre pedido.
Algunos mtodos que se emplean ms frecuentemente son:

P.E.P.S.
U.E.P.S
Costo de promedio mvil.
ADMINISTRACIN DE MATERIALES

14

Costo promedio de fin de mes.

Detallista. El importe de los inventarios es obtenido valuando las

existencias a precios de venta y deducindoles los factores de margen
de utilidad bruta, para obtener el costo por grupo de artculos. Para
tener un adecuado control, deben establecerse grupos homogneos de
artculos, a los que se les asigna un precio de venta tomando en
consideracin el costo de compra y el margen de utilidad aprobado. Es
necesario cuidar los siguientes aspectos:

Control y revisin de los mrgenes de utilidad bruta.

Agrupacin de artculos homogneos.

Control de traspasos de artculos entre departamentos o grupos.

Inventarios fsicos peridicos para verificar el saldo terico de las

cuentas.

Costos identificados.
Implicaciones administrativas de los mtodos para la valuacin del
inventario.
Los mtodos para la valuacin al costeo del inventario son de inters
para la gerencia porque ellos determinan la cantidad que debe invertir la
empresa en los inventarios y, adems, porque influyen en el monto de la
utilidad
que
declara
la
empresa.
Debido en gran parte a cuestiones relacionadas con los impuestos sobre
la renta y al aumento en los niveles de precios, el mtodo UEPS ha
ganado cada vez mayor aceptacin en los ltimos aos.
Cuando aumentan los precios y los costos, si la empresa contina
operando, el mtodo UEPS ofrece una cifra de utilidad real. Adems, el
inventario final se costea a un costo "ms antiguo" (y menor). Por el
contrario, si se aplica el PEPS, el inventario se costea con ms
aproximacin a los valores vigentes. El capital de trabajo (activo
circulante) se declara con ms aproximacin a la unidad monetaria
circulante
bajo
el
PEPS
que
bajo
el
UEPS.
Debido a que las condiciones de fluctuacin de precios, ya sea en
direccin ascendente o descendente, el mtodo UEPS tiende equiparar
ADMINISTRACIN DE MATERIALES

15

los valores actuales de los costos del inventario con los valores
corrientes, y a producir una fluctuacin en la utilidad declarada de un
perodo a otro.
Durante perodos de inflacin, las menores utilidades que resultan del
UEPS significan una base ms baja para los impuestos a la renta, una
mayor relacin de salarios empleados en comparacin con las utilidades
de los propietarios, una menor utilidad declarada para los propietarios y
una menor relacin de precio de venta a costo.
En perodos de disminucin en los precios y costos, el efecto de los
mtodos UEPS y PEPS sobre la utilidad y los saldos de inventario es
opuesto al que se produce cuando los precios aumentan. Cuando se
aplica el PEPS y disminuyen los costos de compra de materiales, las
cantidades de utilidades declaradas tienden a ser menores que las que
se obtienen bajo el UEPS. Los saldos de inventario bajo PEPS durante
perodos de deflacin se consideran inflados.
Regla de valuacin, costo o mercado el menor (COME).
Otros inventarios, como los de oro y ganado en pie, se llevan
tradicionalmente segn el valor en el mercado para ciertos propsitos,
es
decir,
a
un
valor
de
venta
en
el
mercado.
Un mtodo adicional para asignar una cantidad monetaria a los
inventarios es el mtodo COME. Al inventario se le asigna la cifra menor
de costo o mercado. El mercado puede ser menor que el costo cuando
prevalecen
algunas
de
las
siguientes
situaciones:
Los niveles de precios estn disminuyendo.
Los inventarios estn cayendo en la obsolescencia.
El mtodo COME tiende a producir una cifra menor de inventario en el
balance general que los otros mtodos. En el estado de resultados, que
tiende a ser de mayor inters para los accionistas actuales y
potenciales, acreedores a largo plazo, autoridades encargadas de
impuestos, etc., el mtodo COME puede reconocer las prdidas del
inventario antes de que se vendan los artculos.

ADMINISTRACIN DE MATERIALES

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Cuando los precios fluctan, el mtodo COME cambia de un perodo a

otro de costo a mercado y viceversa. Ya que este mtodo anticipa
prdidas, pero no ganancias, tambin se lo considera como un mtodo
conservador.

Justo a Tiempo Just in Time (JIT).

Una de las nuevas tcnicas para mejorar la gestin de inventarios es la
denominada Justo a Tiempo.
Trata de reducir los costos de estas existencias separando las
actividades entre las que agregan y no agregan valor, porque se parte
del principio de que una buena parte de los costos de inventarios son
fruto de stas, por lo que se organiza la empresa y sus sistemas para
trabajar con stocks mnimos casi cercanos a cero.
Salvo consideraciones de tipo estratgicas en industrias altamente
automatizadas, se puede trabajar con cantidades mnimas de
materiales, de produccin en proceso y terminados. Esto depende del
poder
de
la
empresa
frente
a
sus
proveedores.
Qu importancia tienen los mtodos de valuacin? Mnima, porque
prcticamente no hay inventarios.
En los procesos ocupa un rol fundamental la programacin de la
produccin.
Adems, una nueva disciplina, la logstica, va adquiriendo mayor
relevancia para la resolucin de un significativo nmero de problemas de
la empresa, entendida como el conjunto de estudios aptos que
contribuyen a un desarrollo ms eficiente.
Asigna especial importancia a la disminucin de tiempos de:
Aprovisionamiento de materiales (para evitar sus existencias).
Procesos, con especial control de las interrupciones de los mismos (para
acortar los ciclos de la produccin).
Entrega a clientes (para minimizar inventarios de productos
terminados).
De la observacin de un organigrama, surge que los departamentos
ADMINISTRACIN DE MATERIALES

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operativos (produccin, comercializacin y finanzas) realizan actividades

logsticas: ciclos de compras, inventarios, aprovisionamientos,
almacenes de materias primas y de productos terminados, transporte y
produccin, etc., y debajo de ellos, es necesario encontrar criterios de
razonamiento para el anlisis integral de estos problemas.

El JIT pretende sincronizar las operaciones de una planta a fin de que los
materiales permanezcan en la lnea de produccin el menor tiempo
posible.
Sostiene que los costos son una responsabilidad de todos, manteniendo
un flujo continuo de produccin sin interrupciones y evitando acumular
existencias.
La funcin vital es la coordinacin paralela de:

Para ciertas explotaciones se recomienda integrar en un solo inventario

las existencias de materias primas y produccin en proceso porque
prcticamente la materia prima no pasa por almacenes, sino que ingresa
en el momento en que se la necesita y en consecuencia se traslada
directamente a los procesos. Es decir, llega justo a tiempo para la
produccin.

Como ya sabemos la Administracin de materiales Abarca todo lo

relacionado con dediciones de abastecimiento de materias primas y
componentes, inventarios de materias primas, producto en proceso,
ADMINISTRACIN DE MATERIALES

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semiterminado, producto terminado y la distribucin, administracin de

los almacenes, polticas de niveles de inventario, procedimiento de
compras, entrada y salida de los almacenes y distribucin de los
productos a almacenes mayoristas, minoristas y al cliente.
La ms importante es la de costos de materiales a comprar, ya que con
las tecnologas avanzadas se ha disminuido tanto los costos indirectos y
de mano de obra que estos quedan altos.

Impacto De Los Materiales En El Costo

Es importante tener una eficiente poltica de administracin de las
compras para la disminucin de los costos (consecuentemente: un
aumento de las ganancias).
5) EL INVENTARIO
El inventario siempre es dinero inmovilizado (minutos, das, meses,
aos, eternamente).
Hay que hacer todos los esfuerzos para que su cantidad y tiempo de
permanencia en la planta sea mnimo.

5.1 Clasificacin Del Inventario

El inventario abarca todos los tems que se utilizan para realizar la

produccin, el mantenimiento y distribucin al cliente. Se lo tiene:

1.

Por una decisin estratgica, planeada; por el tipo de produccin y

por la estrategia de ventas.

2.

Si no es una decisin analizada, sirve para cubrir nuestra

ineficiencia.
ADMINISTRACIN DE MATERIALES

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Entonces el inventario es costo pero a su vez oportunidad. Por lo tanto

hay que determinar la cantidad conveniente.

5.2 Clases De Inventarios

Materias primas: son los materiales comprados a otras empresas,

utilizados generalmente en el inicio del ciclo productivo.

Trabajo en proceso: al salir de los almacenes el material es

transformado en sucesivas operaciones, est en proceso. La
cantidad de material entre una operacin y otra es el stock en
proceso.

Ensambles semi-terminados: son los materiales materias primas

que fueron procesados o ensamblados y luego almacenados para
futuras operaciones.

Productos terminados: son los productos para ser entregados a los

clientes o enviados a centros de distribucin.

Repuestos para servicio posventa: son los repuestos del producto

vendido, para realizar las reparaciones o reemplazos.

Repuestos de mantenimiento: los componentes y equipos

necesarios para realizar el mantenimiento correctivo y preventivo de
la empresa.

5.3 Objetivos De Los Inventarios

Proteccin contra incertidumbres: si la incertidumbre es la

demanda por no tener buenos pronsticos entonces habr mayor
cantidad de producto terminado. Si es por ineficiencias propias en el
proceso productivo, habr mayor stock en proceso y si no hay un
buen cumplimiento de parte de nuestros proveedores, habr mas
inventario inmovilizado en materia prima. Tanto el beneficio como las
perdidas pueden ser considerables.

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Mejorar el servicio al cliente: para entregar siempre en el instante el

pedido, tendr que haber existencia del producto que asegure un
determinado nivel de cumplimiento. Utilizando la curva de
distribucin normal, se puede calcular qu nivel de inventario de
seguridad necesito para asegurar un determinado nivel de servicio a
mis clientes.

Relacin con los ciclos del negocio

En los tres ciclos del negocio hay posibilidades de disminuir

inventarios.

En el ciclo de abastecimiento, los montos se reducen con una

relacin de asociacin con el proveedor, donde ambos ganan,
confiando sus necesidades y limitaciones.

En el ciclo de transformacin, la asociacin es entre los distintos

departamentos de la propia empresa, principalmente entre
marketing y manufactura.

En el ciclo de distribucin, los inventarios y la respuesta al cliente

mejora con los pronsticos colaborativos. Se trabaja sobre el
mismo pronstico entre el cliente y el proveedor.

Demandas dependientes e independientes

En lo que hace a la reposicin y control de los inventarios es
importante distinguir si la demanda de un componente depende o no de
la demanda de otro componente.
Esta diferencia entre productos con demanda dependiente o
independiente es decisiva para definir como conviene ordenar y
controlar las partes de la produccin.
Los mdulos de MRP tienen distintas polticas de lotes para ordenar el
material. Por ejemplo: Lote por lote, Lote fijo, Periodo fijo, lote
econmico, etc.
Stock de seguridad
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Para una mayor confiabilidad de cumplimiento en las entregas y en los

compromisos, cuando la demanda de un producto es incierta y tambin
cuando el tiempo de reposicin puede ser incierto.

Seguimiento de los inventarios

Es para saber cmo ordenar los inventarios para tener lo que necesito
en las operaciones de la empresa.

Veamos los tipos de controles existentes:

Permanente: actualmente se realiza con sistemas computarizados.

Cada entrada y salida de material es registrada en el momento,
mediante una transaccin en el sistema, actualizando el inventario.
As se puede saber la cantidad existente en cada instante.

Peridico: no se lleva un seguimiento de cada movimiento. Cada

un tiempo se efecta una revisin y se determina las cantidades a
pedir.

Control De Los Inventarios

Se realizan controles peridicos con fines de auditoria y para dar
cumplimiento a disposiciones legales, que no ayudan a la gestin del
negocio. Su finalidad es contribuir a una gestin de alta eficiencia y de
cumplimiento con los clientes.

Efecto de la exactitud en los inventarios

Los altos stocks ocultan las consecuencias de la inexactitud y cuando
quedan pocos, se cubren los stocks de seguridad (si hay). Aunque haya
inexactitud en el inventario, se entrega mayor proporcin de productos,
por dos motivos:
1.

Porque varias personas en la organizacin empiezan a correr, a

expeditar.
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2.

Cuando existen stocks de seguridad, permiten

cantidades pedidas que exceden el consumo normal.

cubrir

las

Optimizacin de los Inventarios

La optimizacin de inventarios
organizacin es ms eficiente.

es

una

forma

de pensar

que la

Los inventarios o el exceso de inventarios son la consecuencia de uno o

ms errores. Por lo cual para optimizarlos debemos encontrar las causas
que originan excesos de inventarios tiles, faltantes de materiales o
causas que originaron material arruinado.

Hay 3 costos que impactan en la determinacin de la poltica de los

inventarios:

Costos de abastecimiento: comunicaciones por telfono, email

para averiguar precios, seguimiento de los pedidos, etc.; constituyen
costos que en general son fijos por cada orden y no varan con el
tamao de la orden.

Costos de mantenimiento de los stocks: costos de espacio, de

capital inmovilizado, iluminacin, seguros, etc.

Costos por faltantes: la consecuencia es perdida de ventas,

rdenes que quedan pendientes, prdida de futuras ventas, etc.

En fin, en la mayora de los casos el exceso de inventario protege un

pobre gerenciamiento.

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ANEXO

EXAMEN MDULO N I
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1. SUSTENTE LA DEFINICIN DE ADMNISTRACIN DE
MATERIALES.
2. ETABLEZCA ALGUNOS OBJETIVOS DEL CONTROL DE
MATERIALES.
3. MENCIONE LAS RESPONSABILIDADES DEL
DEPARTAMENTO COMPRAS.
4. MENCIONE LAS FUNCIONES DE ESTA MISMA.
5. QU PAPEL QUE DESEMPEA EL DEPARTAMENTO DE
ALMACENES?
6. QU ES EL INVENTARIO?
7. DESCRIBA OBJETIVOS DE LOS INVENTARIOS.
8. DESCRIBA LAS CLASES DE INVENTARIOS.
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