De-M-001 Manual Del SGI

Cdigo: DE-M-001
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN

INTEGRAL
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1.
OBJETIVO
Describir el Sistema de Gestin Integral de la Administracin Municipal de

Envigado de una forma clara y completa que garantice la comprensin de los
servidores pblicos y dems partes interesadas.
2.
ALCANCE
Este manual aplica para todos las dependencias de la Administracin Municipal y

comprende toda la descripcin del Sistema de Gestin Integral, entindase este
con la relacin e integralidad del Modelo Estndar de Control Interno MECI
1000:2005 y la Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP
1000:2009.
3.
RESPONSABLES
El Alcalde y el Gerente de Calidad son responsables de velar por aplicacin y

actualizacin de este documento.
4.
TRMINOS Y DEFINICIONES
Clientes: Organizacin o persona que recibe un producto.

Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.
Partes Interesadas: Persona o grupo que tenga un inters en el desempeo o
xito de una organizacin, Ej: el Concejo Municipal, la Personera, los Entes de
Control Nacional y Departamental, y Entes Descentralizados, Proveedores,
Banqueros, entre otros.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
SGI: Sistema de Gestin Integral
Elabor: Representante de
Calidad
Revis: Gerente de Calidad
Aprob: Comit de Calidad
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha: 05-01-2009
Fecha: 10-01-2009
Fecha: 07-09-2009
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Sistema de Gestin Integral: Est compuesto por la Normas NTCGP 1000:2009,

el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y la ley 594 de 2000, ley
general de Archivos.
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan.
5.
POLTICAS DE OPERACIN
a. Este documento debe ser parte de todo proceso de induccin y/o reinduccin
de los servidores pblicos y particulares que realicen o vayan a realizar
funciones pblicas a nombre de la Administracin.
b. Este documento debe servir de base para asegurar el cumplimiento de la
gestin de los procesos de la Administracin, as como, todos los documentos
aqu referenciados.
c. Es responsabilidad de todos los servidores pblicos y particulares que ejercen
funciones pblicas a nombre de la Administracin Municipal de Envigado,
cumplir con las disposiciones establecidas en este documento.
6.
CONTENIDO
6.1 ANTECEDENTES DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

El Sistema de Gestin de la Administracin Municipal inicio el ao 2003 con el
programa de Cooperacin Internacional Fortalecimiento de la Transparencia y la
Rendicin de Cuentas en Colombia, auspiciado por la Agencia de los Estados
Unidos para el Desarrollo Internacional USAID- y operado por Casals &
Associates Inc., el cual contemplaba un proyecto cuyo objetivo era Disear el
Sistema de Control Interno para las Entidades del Estado, con el propsito de
dotar a las Entidades de las herramientas metodolgicas necesarias para facilitar
su funcionamiento y cumplimiento.
Para ello se disearon grupos de trabajo integrados por funcionarios de las
diferentes dependencias de la Administracin Municipal, conocedores de los
procesos y actividades que se desarrollan en cada una de ellas y encargados de
coordinar e implementar un Modelo por Procesos para el Municipio de Envigado,
los cuales fueron entrenados por Casals y la Universidad EAFIT, para apoyar la
implementacin de los procesos de mejoramiento del Control Interno y de tica
Pblica.
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Para el ao 2004, la firma Casals & Associates Inc., facilit mediante la firma Price
Water House Coopers una capacitacin sobre la implementacin del Modelo
Estndar de Control Interno y el Sistema de Gestin de la Calidad, de los cuales
resultaron productos como cadena de valor, cdigo de tica, cdigo de buen
gobierno, manual de comunicacin publica y dejando una capacidad instalada
para continuar con el proceso de diseo e implementacin de ambos sistemas,
tareas que motivaron al honorable Concejo Municipal para continuar con la
implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad en todo el Municipio. El 28
de Abril de 2005 se expidi el Acuerdo No. 028 por medio del cual se adopta el
Sistema de Gestin de la Calidad en la Administracin Central del Municipio de
Envigado y sus Entes Descentralizados.
A partir de este momento se organizaron unos grupos de trabajo con el fin de
garantizar el cumplimiento de esta disposicin administrativa y su continuidad en
el tiempo, acto administrativo que fue creado en enero del 2006 mediante la
Resolucin 459 del 2006.
El 10 de Agosto de 2006 se dio inicio al Convenio Interadministrativo No. 295 con
el Grupo Regional ISO de la Universidad de Antioquia, grupo consultor que nos
acompa en el desarrollo de las diferentes etapas del proyecto: Diagnstico,
Capacitacin, Planeacin, Diseo, Implementacin y Verificacin. El reto de la
Administracin es conservar y mejorar continuamente nuestro Sistema de Gestin.
Lo anterior dio como resultado la Certificacin en el ao 2007 del Sistema de
Gestin de la Calidad en la Norma NTCGP 1000:2004 y ISO 9001:2000.
En el ao 2008 se vio la necesidad de integrar el sistema de gestin de calidad
con el Modelo Estndar de Control Interno, para evitar redundancia en la
informacin y as tener un solo sistema gerencial integrado con cualquier estndar
nacional o internacional. A continuacin se describen Elemento a Elemento con su
respectivo cumplimiento con la NTCGP 1000:2009.
6.2 EXCLUSIONES DE LA NORMA:
Para Nuestro Sistema de Gestin Integral aplica ningn numeral de la Norma
como Exclusin.
6.3 CLIENTES O PARTES INTERESADAS:
Para la Administracin Municipal de Envigado son clientes o partes interesadas
todos los habitantes del Municipio de Envigado y sus Visitantes, representados en:
Personas, Familias, Juntas de Accin Comunal, Gremios o Instituciones
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Organizadas, Empresas Industriales y Comerciales del Estado del Orden

Municipal, Establecimientos Pblicos Municipales, entre otros.
6.4 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO.
6.4.1 AMBIENTE DE CONTROL.
Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos:
Para disear este elemento la administracin Municipal creo un grupo de trabajo
participativo denominado Comit de tica, grupo que se creo mediante la
resolucin 001 de 2004, Por medio del cual se reglamenta el funcionamiento y las
operaciones del Comit de tica del Municipio y se mencionan sus integrantes,
resolucin que fue actualizada en sus integrantes en mayo de 2006 mediante la
Resolucin 1571.
Este comit fue capacitado en el ao 2004 mediante el convenio del Casals &
Associates Inc., y de esta capacitacin resulto el Cdigo de tica, conformado por
ocho principios ticos adoptados por la administracin municipal y de estricto
cumplimiento; como son:
Compromiso: Cumplimiento del deber por conviccin.
Eficiencia: Cumplimiento de objetivos con un adecuado y ptimo uso de los
recursos.
Justicia: Sometimiento al ordenamiento jurdico, comportamiento equitativo en
todas las acciones.
Lealtad: Guardar fidelidad a los principios y valores ticos como una condicin no
negociable.
Probidad: Rectitud e integridad en el actuar
Respeto: Aceptacin de la pluridad del Comportamiento de los otros.
Responsabilidad: Obligacin de responder por sus propios actos o acciones y
omisiones.
Transparencia: Comportamiento sin dudas, dispuesto a ser controlado y
observado.
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A partir de estos principios ticos se crearon sus respectivas polticas de

cumplimiento y cada una de las dependencias crearon sus propios Acuerdos y
Compromisos ticos, plasmados en Compromiso ticos, documento que esta
ubicado en el servidor Kale en el proceso Direccionamiento Estratgico en la
carpeta Acuerdos, Compromisos y protocolos ticos.
Todo este diseo se ha ido socializando en todas las reas de la administracin
municipal, para enfatizar mas sobre el tema la administracin municipal adquirio
unos souvenires como vasos, porta lpices, imanes, fondos de pantalla, pad
Mouse con esta informacin que sea de fcil entendimiento y recordacin para los
servidores pblicos.
Desarrollo de Talento Humano
La Direccin Administrativa de Talento Humano ha diseado y ajustado el
elemento, sus productos y resultados se ajustan a continuacin.
Manual de Funciones y Competencias Laborales, contempla el propsito de

cada cargo, su relacin con el modelo operacin por procesos, y sus
responsabilidades y autoridades en cuanto al SGI y es de fcil consulta ya
que esta ubicado en el servidor kale, proceso Gestin y Desarrollo Humano
en la carpeta manuales.
El Plan Institucional de Formacin y Capacitacin, se diseo de acuerdo a
los lineamientos establecidos por el Departamento de la Funcin Pblica, y
es aprobado por la Comisin de Personal.
Se Diseo un Programa de Induccin, que se le realiza a todos los
funcionarios una vez se vinculen a la administracin municipal, con temas
transversales en especial los del SGI.
Programa de Reinduccin, se realiza cada dos aos a todos los
funcionarios de la administracin municipal y se incluyen todos los cambios
organizacionales, tcnicos y Normativos.
Programa de Bienestar
Plan de Incentivos
Se implemento el nuevo sistema tipo para la evaluacin del desempeo
acorde con la normativa que se rige para la entidad y los lineamientos de la
Comisin Nacional del Servicio Civil.
Estilo de Direccin
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Se establecieron los Acuerdos de Gestin con todos funcionarios de nivel directivo

de libre nombramiento y remisin, con los cuales se pacta sus compromisos y
metas y son evaluados una vez al ao de acuerdo al Titulo VIII de la Ley 909 de
2004.
Tambin se diseo por medio del Decreto 264 de 2006, el Cdigo de Bueno
Gobierno, en donde se suscriben unas disposiciones, compromisos y polticas a
cumplir por la alta Direccin. Las cuales fueron socializadas a todos los
funcionarios de la administracin municipal.
Para garantizar el cumplimiento del mismo, se cre mediante el Decreto 398 de
2007, el Comit del Cdigo de Buen Gobierno, Instancia encargada de ejercer la
veedura sobre el cumplimiento del cdigo de Buen Gobierno, y el facultado en el
tema de la prevencin manejo de los conflictos de inters dentro de la Entidad.
Este comit esta conformado por un miembro de la comunidad empresarial
nominado por las asociaciones empresariales; un miembro de la Sociedad civil
nominado por grupos comunitarios organizados; un miembro de agremiaciones de
trabajadores nominado por organizaciones reconocidas; un miembro delegado por
el Alcalde.
Otras de las Estrategias utilizadas para garantizar la comunicacin dentro de las
dependencia y los principio de auto gestin, se creo y se institucionalizo mediante
el decreto 236 de 2006, lo grupos primarios dentro de cada una de las
dependencias de la administracin municipal, con el compromiso de reunirse
como mnimo una vez al mes para realizar seguimiento a los resultados y a la
gestin y debe quedar evidencia fsica de la actividad.
6.4.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Planes y Programas
Concientes de que el Municipio es la entidad territorial fundamental de la divisin
poltica administrativa del estado, con autonoma poltica, fiscal y administrativa,
dentro de los lmites que le sealen la constitucin y la ley y cuya finalidad es el
Bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin en su
respectivo territorio. Se disearon los siguientes productos:
Una MISIN Institucional
Es la promocin del desarrollo integral, la sostenibilidad y la competitividad del
municipio, con el nimo de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la
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comunidad, promocionando la generacin de competencias en todos los

individuos para que accedan a los beneficios del desarrollo y participen en su
planeacin y ejecucin, mediante el ptimo uso de los recursos, un talento
humano altamente calificado y la excelencia en la prestacin de los servicios.
Una VISIN Institucional
Nuestra visin consiste en lograr cada vez un mayor impacto social, fortaleciendo
la calidad de vida, el civismo, la cultura y la educacin de los ciudadanos,
generando oportunidades de crecimiento y bienestar, basados en una
organizacin moderna y en un talento humano especializado.
Una POLTICA DE CALIDAD Institucional
Nuestra Poltica de calidad con su gestin responde a las necesidades y
problemticas de la comunidad Envigadea enmarcadas dentro del Plan de
Desarrollo, con procesos Claros que facilitan la Transparencia, el Control y el
mejoramiento continuo de su eficacia, eficiencia y efectividad y el desarrollo
Integral del talento Humano que garantizan el desempeo institucional en el
mbito departamental, nacional e internacional y el cumplimiento de los fines
esenciales del Estado, definidos constitucionalmente.
OBJETIVOS DE CALIDAD, que le dan respuesta y cumplimiento a la poltica de
calidad.
1. Satisfacer las necesidades de la Comunidad Envigadea, mediante la
formulacin y ejecucin del plan de desarrollo para el periodo de gobierno.
2. Desarrollar y fortalecer procesos que aseguren la transparencia en la gestin
del Municipio, as como el control y el mejoramiento continuo de la eficiencia,
eficacia y efectividad de los procesos del Sistema de Gestin Integral
3. Mejorar las competencias y desempeo del personal de la Administracin
Municipal.
4. Articular el sistema de gestin de la Administracin con otros estndares
nacionales e internacionales.
5. Cumplir con las competencias y normas legales vigentes aplicables al
municipio, mediante la ejecucin del mandato legal de manera permanente.
Para dar cumplimiento a los mismos se diseo un plan de accin el cual se revisa
y ajusta en la revisin por la Direccin.
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Se han identificado algunos cambios que podra afectar la Integridad del Sistema,
como son:
Supresin e incremento de dependencias en la Administracin
Nuevo gabinete de gobierno
Ingreso masivo de personal de apoyo a la gestin de los procesos (Carrera
Administrativa)
Nuevas disposiciones legales y reglamentarias que afecten la transversalidad
de los procesos
Inclusin de otros sistemas dentro del Sistema de Gestin ya existente
Modificaciones a las normas ISO 9001:2008 o la norma NTCGP 1000:2009
Para dar cumplimiento a todas estas disposiciones legales y administrativas de se
tiene diseado los siguientes planes y programas, a mediano o largo plazo, como
son:
El Plan de Ordenamiento Territorial (POT), Acuerdo 024 de 2009.
El Plan de desarrollo,
El Plan Operativo Anual de Inversiones
Planes Zonales y Sectoriales
Modelo Operacin Por Procesos:
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Este enfoque de procesos de la Administracin se diseo bajo el ciclo del

Mejoramiento Continuo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Ajustar), propuesto por las
normas internacionales ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica DAFP. Cada uno de los procesos est
descrito en trminos de sus relaciones con los dems procesos de la entidad y
fuentes externas de informacin primaria, as como las entradas y salidas que se
requieren y se producen, y los controles preventivos y correctivos que estos
procesos demandan, y la descripcin de cada uno de estos procesos es:
PROCESO: Direccionamiento Estratgico
Este proceso tiene como objetivo asegurar que se establezca, documente,
implemente, mantenga y mejore continuamente la eficiencia, eficacia y efectividad
del Sistema de Gestin Integral, de forma tal que garantice el cumplimiento de la
misin y objetivos institucionales, as como las disposiciones legales y
reglamentarias aplicables al ente territorial municipal, y tiene como responsables al
Sr. Alcalde, al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin y al Gerente de Calidad.
De otro lado, los documentos asociados a este proceso son:
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Caracterizacin del Proceso

Manual del Sistema de Gestin Integral
Procedimiento para la Revisin y Ajuste del Plan de Ordenamiento Territorial
Procedimiento para la Formulacin, Seguimiento y Evaluacin del Plan de
Desarrollo Municipal
Procedimiento para el anlisis y definicin de estrategias para el sector
educativo.
Procedimiento para la Revisin por la Direccin
PROCESO: Planeacin Administrativa y Financiera
Este proceso tiene como objetivo asegurar la planificacin de la gestin operativa
y administrativa, as como la asignacin de los recursos necesarios para el
desarrollo de los procesos del Sistema de Gestin Integral, y tiene como
responsables a los Secretarios de Despacho Hacienda, Administrativa y al Jefe de
la Oficina Asesora de Planeacin.
Es por eso que este proceso tiene como funcin la de planificar y gestionar el
marco fiscal del Municipio dentro del marco del Rgimen de Contabilidad Pblica,
la materializacin del Plan de Desarrollo Municipal a travs de planes, programas
y proyectos, la elaboracin del Plan de Compras y la elaboracin y seguimiento al
Presupuesto.
De esta forma su interrelacin con los procesos de Direccionamiento Estratgico y
Administracin de las Rentas Municipales juega un papel importante para la
aprobacin y administracin de los recursos financieros del Municipio y para la
gestin de los procesos de la entidad.
As mismo, este proceso se asegura de evaluar la gestin institucional y de
resultados del Municipio, de acuerdo a las disposiciones dadas por el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica; Circular 04 de 2005.
Los documentos asociados a este proceso son:

Procedimiento para la Gestin de Proyectos
Procedimiento Apoyo a Macroproyectos
Procedimiento para la Formulacin del Presupuesto Pblico
Procedimiento para la Elaboracin del Plan Anual Operativo de Inversiones
Procedimiento para la Elaboracin del Plan Financiero
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Procedimiento para la Elaboracin del Plan de Compras

Procedimiento para Proyectos del Presupuesto Participativo
PROCESO: Comunicaciones
Este proceso tiene como objetivo fortalecer la comunicacin como eje transversal
en la consolidacin de la gestin de la Administracin Municipal, garantizando la
difusin de la informacin producida y recibida por los diversos organismos
internos y externos, basndose en la veracidad, transparencia, suficiencia y
oportunidad empleando medios y canales que aseguren el destino de los
mensajes, y tiene como responsable al Jefe de la Oficina Asesora de
Comunicaciones.
Es por eso que este proceso tiene como funcin la de fijar las polticas y
responsabilidades de comunicacin organizacional e informativa; Decreto 329 de
2006, el diseo e implementacin del plan estratgico de comunicaciones, la
promocin de los mecanismos de participacin ciudadana legales y
administrativos implementados en el Municipio, y la asesora a la gestin de las
comunicaciones pblicas requeridas en cada organismo de la Administracin.
De esta forma, las encuesta de Evaluacin de las Comunicaciones Internas, la
Satisfaccin con el servicio interno de la Oficina Asesora de Comunicaciones y la
de Satisfaccin de la Comunidad, se constituyen en elementos fundamentales
para el seguimiento y mejoramiento de la gestin.
Procedimiento para las Comunicaciones Internas y Externas
PROCESOS MISIONALES
La Administracin ha definido su prestacin de servicios a la comunidad y dems
partes interesadas mediante los procesos de Vigilancia, Inspeccin y Control,
Formacin Ciudadana, Gestin de Trmites, Promocin y Desarrollo del Territorio,
Asesora y Asistencia Tcnica, Seguridad y Convivencia Ciudadana, y Gestin
Social, cada uno de los cuales cuenta con Fichas Tcnicas que establecen los
requisitos para la prestacin de sus servicios y la Planilla de Control de Prestacin
de Servicios que propenden por una adecuada programacin de la gestin
municipal, as:
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PROCESO: Vigilancia, Inspeccin y Control:

Tiene como objetivo el de vigilar, inspeccionar y controlar el cumplimiento de
requisitos legales y reglamentarios dados por las partes interesadas, garantizando
unas condiciones bsicas de convivencia y de desarrollo integral. Ver
Caracterizacin del Proceso y Procedimiento para la Vigilancia Inspeccin y
Control.
Responsables
Servicios
Secretario de Gobierno
Control del Espacio Publico

Servicio Carcelario
Secretario de Salud
Vigilancia Epidemiolgica
Vigilancia Sanitaria
Vigilancia de rea Pblica
Vigilancia de Establecimientos
Especializados
Control y Seguimiento
Ambiental
Recepcin de fauna
Domestica y silvestre
Secretario de Medio Ambiente

y Desarrollo Rural
Secretario de Obras Pblicas

Secretario de Transportes y
Trnsito
Secretario de Educacin para
la Cultura
Secretario de Bienestar Social

y Desarrollo Comunitario
Jefe Oficina Asesora de
Planeacin
Control de Obras
Permiso de rotura
Recibo de Urbanizaciones
Servicio de Patrullaje
Auditrora de Matrcula
Vigilancia y Control de
Establecimiento Educativos
Vigilancia de la Juntas de
Accin Comunal
Control de Obras
Otros Documentos
Asociados
Procedimiento de atencin de
solicitudes de contravenciones
en espacio publico
Procedimiento del centro de
emergencias
Procedimiento para vigilancia y
custodia de sindicados
Reglamento interno de la
crcel
Procedimiento para vigilancia
epidemiolgica
Procedimiento para el control y

seguimiento ambiental
Instructivo para la recepcin de
fauna domstica.
Instructivo para la recepcin de
fauna silvestre.
Procedimiento para recibo de
urbanizaciones.
Procedimiento para auditora
de matrcula.
Procedimiento organizar las
actividades de control para los
EE.
Procedimiento realizar el
proceso de evaluacin para el
control de los EE.
Procedimiento para la
administracin de novedades
de los EE.
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Proceso: Formacin Ciudadana:

Tiene como objetivo el de desarrollar actividades de formacin mediante
conferencias y talleres pedaggicos que le permitan a la comunidad recibir
informacin para su desarrollo y crecimiento personal, familiar y comunitario, de
forma tal que propendan por un mejor bienestar social, calidad de vida y
participacin comunitaria. Ver Caracterizacin del Proceso y Procedimiento para la
Formacin Ciudadana.
Responsables
Secretario de Salud

y Desarrollo Rural
Secretario de Transporte y
Trnsito
la Cultura
Secretario de Equidad de
Gnero
Responsable Oficina
Prevencin, Atencin y
Recuperacin de Desastres
Servicios
Otros Documentos
Asociados
Formacin ciudadana
Salud sexual y reproductiva
Actividades formacin PAB
Prevencin adiccin
Capacitacin en SiS
Formacin sanitaria
Formacin ciudadana a los
actores del SGSSS
Educacion ambiental
Educacion y seguridad vial
Talleres Artsticos
Programa fomento cultura
Formacin integral a la mujer
Procedimiento proyeccin
artstica
Procedimiento para formacin
a la mujer
Prevencin de Desastres
Proceso: Gestin de Trmites

Tiene como objetivo el de garantizar la prestacin de servicios oportunos,
transparentes y confiables, asignados por delegacin de otras entidades de
superior jerarqua o planificados por la Administracin con el fin de facilitar la
gestin de la comunidad en el cumplimiento de sus obligaciones y obtencin de
beneficios particulares o comunes. Ver Caracterizacin del Proceso y
Procedimiento para la Gestin de Trmites.
Responsables
Servicios
Permiso intervencin espacio
Otros Documentos
Asociados
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Secretario de Salud
y Desarrollo Rural
Secretario de Trnsito y
Transporte
publico
Permiso de transporte de
menaje
Licencias de inhumacin y
cremacin
Permiso de traslado de
semovientes
Expedicin de licencias de
ventas
Posesin funcionarios
Permisos especiales
Servicio movilizacin
Atencin despachos
comisorios
Solicitudes por perturbacion
Aseguramiento al sgsss
Estadsticas vitales
Servicio de informes
Permisos ambientales
Entrega en adopcin fauna
domestica
Esterilizacin fauna domestica
Autorizacin y permisos
ambientales municipales
Contravenciones
Cambio de carrocera
Blindaje de vehiculo
Cambio de color
Cambio de empresa
Cambio y grabacin de motor
Cambio de servicio
Cancelacin de registro
Habilitacin transporte
colectivo de pasajeros
Duplicado licencia de transito
Duplicado de placas
Expedicin licencia conduccin
Inscripcin y levantamiento de
prenda
Matricula inicial
Servicio polarizacion
Radicacin de cuenta
Licencia de conduccin
Servicio rematricula
Servicio repotenciaciacion
Servicio traspaso
Tarjeta de operacin
Traslado de cuenta
Permiso de transporte escolar
Procedimiento para tramites

ambientales
Procedimiento permisos y
autorizaciones ambientales
Instructivo para entrega en
adopcin fauna domstica
Instructivo para esterilizacin
fauna domstica.
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COPIA CONTROLADA

la Cultura
Cancelacin de registro por

destruccin
Permiso por sitios restringidos
Habilitacin prestar servicio
publico de taxi
Asuntos civiles y
contravencionales por choque
Servicio grabar serie
Servicio grabar chasis
Servicio refrendacin
Servicio pendientes y
correspondencia
Sistema penal acusatorio
Crditos para la educacion
superior tcnica o tecnolgica
Informacin central
Incentivos educativo
Ampliacin del ser servicio
educativo
Asignacin cupos nuevos y
traslado entre establecimientos
educativos
Matricula inicial por reposicin
Prstamo escenarios
Tiquete estudiantil
Servicio convalidacin
Clasificacin en el rgimen de
tarifas a un establecimientos
educativos privado
Servicio escalafn docente
Certificacin de existencia
legal de un establecimientos
educativos
Servicio de licencia de
funcionamiento de ee privado
Reconocimiento para esta
Instituciones educativas
oficiales
Legalizacin de novedades de
establecimientos educativos

Secretaria de Hacienda
Legalizacin de jac
Servicio de historiales
Liquidacion Impuesto Industria
y Comercio
Liquidacin de impuesto
predial unificado
Oficina Asesora de Planeacin
Certificado del sisben

Otorgamiento de Vas
Obligadas
Procedimiento para proyectar

e identificar estrategias de
ampliacin de oferta y
requerimientos bsicos
Procedimiento para identificar
estrategias de acceso y
permanencia
Procedimiento para solicitar
(prematricula) reserva cupo
para alumnos antiguos
Procedimiento para inscribir
alumnos nuevos
Procedimiento para crditos
educativos
Procedimiento escenarios
culturales
Procedimiento para liquidacin

de impuesto de industria y
comercio
Procedimiento para liquidacin
de impuesto predial unificado
Procedimiento para entrega de
informacin SISBEN
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COPIA CONTROLADA
Tesorera
Estrato socio economico

Entrega bases de datos
SISBEN
Permiso instalacin pasacalles
Registro de valla
Solucin apelaciones de la
curaduria
Elaboracin de carnets
Radicacin para enajenacin
Prstamo de planos
Inscripcin conservacin y
actualizacin catastro
Expedicin de certificados
Proceso: Promocin y Desarrollo del Territorio

Tiene como objetivo el de crear las condiciones adecuadas de infraestructura,
servicios pblicos, patrimonio cultural y turismo en concordancia con la
sostenibilidad ambiental, de forma tal que permitan garantizar la calidad de vida y
el bienestar social de los Envigadeos y sus visitantes. Ver Caracterizacin del
Proceso.
Responsables
y Desarrollo Rural
Secretario de Transporte y
Trnsito
Secretario de Desarrollo
Econmico
Secretaria de Obras Pblicas
Servicios
Mantenimiento ornato
Instalacin programacin y
mantenimiento de semforos
Sealizacin vial
Planeacion vial
Fomento y turismo
Mantenimiento Infraestructura
publica
Construccin de
infraestructura
Otros Documentos
Asociados
Procedimiento mantenimiento
del ornato publico
Procedimiento del servicio de

Fomento y Turismo
Procedimiento mantenimiento
de la infraestructura pblica
Proceso: Asesora y Asistencia Tcnica

Tiene como objetivo el de brindar informacin tcnica, profesional y especializada
a la comunidad de forma tal que le permita adquirir actitudes, habilidades y
estrategias orientadas al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del
municipio. Ver Caracterizacin del Proceso y Procedimiento para la Asesora y
Asistencia.
Responsables
Servicios
Otros Documentos
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COPIA CONTROLADA
Asociados
Servicio de conciliaciones
Restablecimiento del derecho
de menores en situacin de
vulnerabilidad
Violencia intrafamiliar
Asesoras especializadas
Secretario de Salud
Prestacin de Servicios de
Salud
Asistencia cardiovascular
Seguridad alimentaria
Tratamiento residencial de las
adicciones
Tratamiento ambulatorio de las
adicciones
Asistencia tcnica
agropecuaria y ambiental

y Desarrollo Rural
la Cultura
Pruebas saber
Asesora y asistencia
Instituciones Educativas
Espectculos culturales y
artsticos

Programas de formacin
ciudadana y comunitaria
Asesora y asistencia a la
comunidad
Atencin integral a la mujer
Secretario de Equidad de
Gnero para la Mujer
Secretario de Desarrollo
Econmico

Oficina de Prevencin,
Servicio asesora y asistencia

tcnica empresarial
Servicio intermediacin para el
empleo
Fortalecimiento sistema local
de planeacion
Atencin de desastres
Procedimiento para fijacin de

cuota alimentara y regulacin
de visitas
Procedimiento para atencin
de casos por violencia
intrafamiliar
Procedimiento para el
restablecimiento de derechos
Procedimiento para asesora
trabajo social
Procedimiento para asesoras
especializadas
prestacin de servicios
Procedimiento para asesora
psicolgica
Procedimiento complementaria
alimentara y nutricional
Procedimiento para
aseguramiento de salud
Procedimiento asesora y
asistencia tcnica desarrollo
rural
programacin y ejecucin de la
asistencia tcnica
Procedimiento para garantizar
el operativo de la aplicacin de
pruebas saber
Procedimiento para apoyar la
ejecucin planes de
mejoramiento
orientacin de estrategias
pedaggicas
Procedimiento atencin
integral a la mujer
Procedimiento asesora y
asistencia tcnica empresarial
Procedimiento de
Intermediacin para el empleo
Asesora a instancias de
planeacin y participacin.
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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Atencin y Recuperacin de
desastres
Proceso: Convivencia y Seguridad Ciudadana

Tiene como objetivo el de fortalecer la seguridad ciudadana y la sana convivencia
a travs de acciones conjuntas entre la Administracin Municipal, la Polica, la
Comunidad y dems partes interesadas, que contribuyan al mejoramiento del
bienestar social en el Municipio. Ver Caracterizacin del Proceso.
Responsables
Servicios
Otros Documentos
Asociados
Alcalde y Secretario de
Gobierno
Proceso: Gestin Social

Tiene como objetivo el de brindar ayuda de una manera oportuna, objetiva y
transparente a la comunidad del Municipio de Envigado, con el fin de contribuir a
la solucin de problemas o afrontar situaciones de tipo individual o grupal, tanto en
lo social como lo econmico. Ver Caracterizacin del Proceso.
Responsables
Secretario de Obras Pblicas
Secretario de Transportes y
Trnsito
Secretaria de Desarrollo
Econmico
Secretara de Salud
Servicios
Otros Documentos
Asociados
Suministro de materiales obras

comunales
Mejoramiento de vivienda
Vivienda plan lotes y terrazas
Vivienda nueva
Subsidio de transporte escolar
Suministro de materiales de
carcter comunitario
Atencin biosicosocial
Servicio de subsidios
Atencin integral a personas
desproteger y en abandono
Procedimiento atencin
biosicosocial personas en
situacin vulnerabilidad
Procedimiento para el
programa Alcalde en su Casa
Procedimiento Ayuda
Humanitaria Desplazados
Procedimiento para la atencin
e institucionalizacin de la
poblacin
Procedimiento para subsidios
Procedimiento de microcrdito
Servicio microcrditos
Proveedura de Alimentos
Instructivo para entrega de

racin comedor comunitario.
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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PROCESO: Gestin y Desarrollo Humano

Este proceso tiene como objetivo garantizar la calificacin, el desarrollo y
mantenimiento de las competencias del talento humano de la Administracin
Municipal, as como, el bienestar y calidad de vida de los servidores pblicos y sus
familias, y tiene como responsable a los Secretarios del Despacho Administrativo y
de Educacin para la Cultura, y al Director Administrativo de Talento Humano.
Es por eso que este proceso tiene como funcin la de cumplir con las
disposiciones del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y de la
Comisin Nacional del Servicio Civil, en materia de los procesos de; Definicin de
perfiles para el cargo, y responsabilidades y autoridades segn la estructura
organizacional establecida por el proceso de Direccionamiento Estratgico, el
diagnstico de necesidades de personal, la planificacin del recurso humano de
forma tal que se asegure el logro de los planes, programas y procesos, la
seleccin y vinculacin del personal adecuado para el ejercicio de sus funciones,
la induccin y entrenamiento para el puesto de su trabajo, la planificacin y
ejecucin del Plan Institucional de Capacitacin, el diseo e implementacin de
mtodos de evaluacin de desempeo, as como los Acuerdos de Gestin de los
Gerentes Pblicos, el diseo e implementacin de programas de bienestar social,
laboral, planes de inventivos y estmulos, la gestin de la seguridad social, salud
ocupacional y seguridad industrial, la atencin de situaciones administrativas, tales
como; vacaciones, permisos, traslados, licencias, etc., el reporte para el pago de
obligaciones prestacionales, y el retiro y desvinculacin del personal.
En la Secretara de Educacin para la Cultura se cuenta con personal de apoyo de
la Direccin Administrativa de Talento Humano para asegurar la administracin de
la planta de docentes y rectores de los colegios pblicos del Municipio, los cuales
estn bajo las directrices de Ministerio de Educacin.
De esta forma, los comits de Capacitacin y Bienestar Social, la encuesta de
Clima Organizacional, la evaluacin de la satisfaccin y eficacia de los procesos
de capacitacin, bienestar social, induccin y reinduccin, el anlisis a los
resultados de la evaluacin de desempeo y la elaboracin y seguimiento a los
Planes de Mejoramiento Individual, se constituyen en elementos fundamentales
para el seguimiento y mejoramiento de la gestin.
Cdigo: DE-M-001
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Manual de Funciones, Competencias y Perfil del Empleo

Manual de Acoso Laboral
Programa de Induccin y Reinduccin
Procedimiento para la Seleccin y Vinculacin
Procedimiento para la Evaluacin de Desempeo y seguimiento de la Gestin
Procedimiento para la Capacitacin
Procedimiento para la Realizacin de Programas de Salud Ocupacional y
Seguridad Industrial
Procedimiento para el Retiro y Desvinculacin
Procedimiento para la compensacin Salarial y seguridad Social
Procedimiento para la Planeacin del Recurso Humano y Estructura
Procedimiento para la Induccin y Reinduccin del Personal
Procedimiento para la Liquidacin de Prestaciones Sociales
PROCESO: Administracin de las Rentas Municipales

Este proceso tiene como objetivo asegurar que los ingresos y egresos econmicos
de la Administracin Municipal se ejecuten de acuerdo con los requisitos legales y
reglamentarios, suministrando de manera oportuna y eficaz las disposiciones
presupuestales para la gestin de los procesos del Sistema de Gestin Integral y
el pago oportuno de sus obligaciones, y tiene como responsables al Secretario de
Despacho de Hacienda y al Tesorero.
Es por eso que este proceso tiene como funcin la de determinar los calendarios
tributarios, de pago de obligaciones y de informes contables, financieros y
tributarios, la de proyectar el flujo de caja de la Administracin de acuerdo a la
informacin brindada por el proceso de Planeacin Administrativa y Financiera,
asegurar el recaudo de la rentas municipales, realizar inversiones en caso de
liquidez, constituir y hacer seguimiento a la deuda pblica, si es necesario,
administrar el presupuesto y asegurar la recuperacin de la cartera municipal.
De esta forma, las actividades del COMFIS, la presentacin y anlisis de la
informacin contable, financiera y tributaria, y la evaluacin de los entes de control
y dems partes interesadas, se constituyen en elementos fundamentales para el
seguimiento y mejoramiento de la gestin.
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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Procedimiento para la Ejecucin de Ingresos

Procedimiento para la Ejecucin de Egresos
Procedimiento para el Cierre Financiero de la Vigencia Fiscal
Procedimiento para la generacin de Estados Financieros
Procedimiento para el Cobro Coactivo
Instructivo para realizar recaudos
Instructivo para realizar interfases
Instructivo para legalizacin de notas debito y crdito
Instructivo de revisin de cuentas por pagar
Instructivo para Fondos
Instructivo ejecucin y legalizacin de convenios interadministrativos
Instructivo para realizar cuadre de caja
Instructivo para PAC
Instructivo de rentas varias
Instructivo para la ejecucin del plan de compras
Instructivo para pagos
PROCESO: Gestin del Recurso Fsico

Este proceso tiene como objetivo garantizar la disponibilidad del recurso logstico y
tecnolgico requerido para la gestin de todos los procesos de la Administracin
Municipal, y tiene como responsables a los Secretarios de Despacho
Administrativo y de Obras Pblicas y al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin.
Es por eso que este proceso tiene como funcin el mantenimiento correctivo y
preventivo de la infraestructura; edificios pblicos, hardware, software y vehculos,
la administracin del inventario de bienes muebles e inmuebles del Municipio, as
como el aseguramiento de los mismos.
De esta forma, la actualizacin peridica de inventarios y la renovacin de plizas
de bienes, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y
mejoramiento de la gestin.
Procedimiento para el mantenimiento preventivo y correctivo de ascensoresaires-planta telefnica y elctrica
Procedimiento para administracin de bienes muebles e inmuebles
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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Procedimiento para Adquisicin y mantenimiento de hardware

Procedimiento para Adquisicin y mantenimiento de Software
Procedimiento para el aseguramiento de Bienes
Instructivo para la parametrizacin contable en SRF
Instructivo para la depreciacin acumulada en SRF
PROCESO: Gestin Jurdica

Este proceso tiene como objetivo velar por el cumplimiento de las disposiciones de
la Constitucin Poltica y las legales vigentes aplicables a la Administracin
Municipal, y garantizar la defensa institucional mediante procesos efectivos y
transparentes, y tiene como responsable al Jefe de la Oficina Asesora Jurdica.
Es por eso que este proceso tiene como funcin, brindar asesora y asistencia
jurdica a los dems procesos del Sistema de Gestin Integral, as como en la
gestin contractual y legalizacin de contratos, emitir conceptos jurdicos, atender
derechos de peticin, acciones constitucionales, demandas, elaborar y revisar
proyectos de actos administrativos, proyectar decisiones de segunda instancia en
procesos disciplinarios, formular y sustentar proyectos de Acuerdo, apoyar la
gestin de legalizacin de predios de la Administracin, y la revisin de escrituras
y estudios de ttulos.
De esta forma, la encuesta de evaluacin de la satisfaccin con el apoyo jurdico
de la Oficina y los informes enviados a los entes de control y dems partes
interesadas, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y

Procedimiento para derechos de peticin y consultas
Procedimiento para atencin de tutelas
Procedimiento para la legalizacin de personera jurdica
Procedimiento para matriculas de arrendador
Procedimiento para atencin de demandas
Procedimiento cobro de multas y clausulas penales
Procedimiento de accin disciplinaria segunda instancia
PROCESO: Gestin Documental
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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Este proceso tiene como objetivo definir y orientar el conjunto de actividades

administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de
la documentacin producida y recibida por la Administracin municipal, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin,
y tiene como responsables al Sr. Alcalde y al Secretario de Despacho
Administrativo.
Es por eso que este proceso tiene como funcin la de constituir el Comit de
Municipal de Archivos y asegurar su funcionamiento acorde a la normatividad
aplicable, as como el Comit de Archivo de la Administracin, disear e
implementar el programa de gestin documental, elaborar y actualizar las tablas
de retencin documental y de valoracin documental, brindar las directrices para el
aseguramiento de los archivos de gestin, central e histrico, el fomento de la
cultura de la gestin documental, el control de los documentos y registros, y la
administracin de la correspondencia interna y externa.
De esta forma, el seguimiento y evaluacin a los resultados del Programa de
Gestin Documental, las reuniones del Comit de Archivo y los informes enviados
a los entes de control y dems partes interesadas, se constituyen en elementos
fundamentales para el seguimiento y mejoramiento de la gestin.

Gua para la Elaboracin de Documentos
Gua para Elaborar Comunicaciones Oficiales
Gua para la Organizacin Archivo
Manual de Gestin Documental
Procedimiento para el Control de Documentos; Listado Maestro de Documentos
Interno, Listado Maestro de Documentos Externos y Normograma.
Procedimiento para el Control de Registros; Listado Maestro de Registros
Procedimiento para el tramite de correspondencia interna y externa
PROCESO: Compras y Contratacin
Este proceso tiene como objetivo gestionar los procesos de contratacin
requeridos por la Administracin Municipal para la ejecucin de proyectos y la
adquisicin de bienes, servicios y obra pblica de forma oportuna, objetiva,
transparente, eficiente y eficaz, y tiene como responsables al Sr. Alcalde,
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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Secretarios de Despacho y Jefes de las Oficinas Asesoras de Planeacin,

Comunicaciones y Jurdica.
El Sr. Alcalde ha delegado en los Secretarios de Despacho y Jefes de Oficina los
procesos de contratacin pblica y se asegura desde la Oficina Asesora Jurdica
del cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.
De esta forma, el Comit Contratacin y los resultados de los procesos de
interventora, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y
Manual de Contratacin
Procedimiento de Mnima Cuanta
PROCESO: Evaluacin Independiente
Este proceso tiene como objetivo medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economa
de los dems controles, asesorando a la direccin en la continuidad del proceso
administrativo, la reevaluacin de los planes establecidos y en la introduccin de
los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos,
y tiene como responsable al Secretario de Despacho de Control Interno.
Es por eso que este proceso tiene como funcin, fomentar la cultura del
autocontrol en los servidores pblicos de la Administracin, realizar la evaluacin
del Sistema de Control Interno y la gestin por dependencias, llevar a cabo las
auditoras de Control Interno y la coordinacin de las auditoras al Sistema de
Calidad.
De esta forma, el cumplimiento a los planes de mejoramiento presentados por los
auditados y los resultados del Comit Coordinador de Control Interno y del Comit
de Calidad, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y
Procedimiento de Auditoria Interna
Procedimiento para evaluacin del sistema
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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Procedimiento de auditoria de calidad

PROCESO: Mejoramiento de la Gestin
Este proceso tiene como objetivo promover y asegurar la recopilacin y anlisis de
datos para demostrar la idoneidad, eficiencia, eficacia y efectividad de los
procesos del Sistema de Gestin Integral, e identificar la oportunidad de tomar
acciones para el mejoramiento continuo y tiene como responsables al Gerente de
Calidad, al Representante de Calidad y al Jefe de la Oficina Asesora de Control
Disciplinario Interno.
Es por eso que este proceso tiene como funcin promover la cultura del
mejoramiento continuo en los servidores pblicos de la Administracin mediante la
toma de acciones de mejoramiento en el tratamiento a servicios no conformes y la
toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora, y la realizacin de
procesos de control interno disciplinario, si es necesario. Tambin realizar la
encuesta de percepcin de los clientes sobre los servicios prestados y gestionar la
atencin de las quejas, reclamos y sugerencias manifestadas por la comunidad y
dems partes interesadas.
De esta forma, los resultados del Comit de Calidad y los Grupos Primarios, el
cumplimiento de los Planes de Mejoramiento por Procesos y el anlisis a las
opiniones de la encuesta de satisfaccin del cliente y a las acciones de
mejoramiento, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y

Procedimiento para la Toma de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
Procedimiento para el Control de Servicios No Conformes
Procedimiento para la medicin de la Satisfaccin del Cliente
Procedimiento para el Seguimiento y Mejora de la Gestin; Plan de
Mejoramiento por Procesos
Procedimiento para la Atencin de las Quejas, Reclamos y Sugerencias
Procedimiento de accin disciplinaria de primera instancia
Procedimiento para la propiedad del Cliente
Procedimiento para la preservacin del Producto
Procedimiento de Calibracin y Metrologa
Procedimiento para la Auto evaluacin del Control
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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Estructura Organizacional
La administracin ha mejorado y ajustado su estructura organizacional con el fin
de que facilite la gestin de la administracin municipal, soportado en actos
administrativos, la estructura organizacional es la siguiente:
Dependencia
Alcalda
Secretara Administrativa
Tesorera
Secretara de Control Interno
Secretara de Educacin para la
Cultura
Secretara de Equidad de Gnero
Secretara de Transporte y Trnsito
Seccin / Oficina
Despacho
Oficina Asesora Jurdica
Oficina Asesora de Comunicaciones
Oficina Prevencin, Atencin y Recuperacin de
Desastres
Oficina de Control Disciplinario Interno
Despacho
Direccin de Talento Humano
Direccin de Informtica
Seccin de Comercializacin y Suministros
Seccin de Calidad
Administracin Documental
Servicios y Apoyo
Seccin de Bienes
Despacho
Seccin Auditoria
Seccin Jurisdiccin Coactiva
Despacho
Despacho
Direccin Administrativa
Direccin de Cultura
rea Cobertura y Planeamiento del servicio
Educativo
rea de calidad del Servicio Educativo
Despacho
Despacho
Seccin Asesora Jurdica
Seccin de Jurisdiccin Coactiva
Seccin sistema Penal Acusatorio
Seccin de Asuntos Civiles y Contravenciones
Seccin Transporte Pblico
Seccin Agentes de Trnsito
Seccin Educacin en Trnsito
Seccin Seguridad Vial
Seccin de Informtica
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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Secretara de Gobierno
Secretara de Obras Pblicas
Secretara de Medio Ambiente y

Desarrollo Rural
Secretara de Salud
Secretara de Hacienda
Secretaria de Bienestar Social y

Desarrollo Comunitario
Secretaria de Desarrollo Econmico
COPIA CONTROLADA
Seccin Tcnica
Despacho
Comisaras de Familia 1, 2 y 3
Seccin de Defensa y Seguridad
Inspecciones de Polica 1,2, Espacio Pblico,
Palmas y Permanencia
Central de Monitoreo
Despacho
Seccin de Interventora
Seccin Tcnica y Mantenimiento
Seccin de Infraestructura y Mantenimiento
Seccin Obreros
Despacho
Seccin Ambiental
Seccin Desarrollo Rural
Seccin de Parques y Arborizacin
Seccin Autoridad Ambiental
Despacho
Direccin el PAB
Direccin sistemas de Informacin en Salud
Direccin de Aseguramiento
Direccin de Inspeccin, Vigilancia y Control
Direccin de Vigilancia Epidemiolgica
Direccin de Seguridad Alimentara
Direccin de Prestacin de servicios
Direccin de Salud Pblica
Direccin de Famacodependencia
Despacho
Seccin Jurdica, Fiscalizacin y Cobro
Seccin de Vivienda
Seccin de Presupuesto y Finanzas Pblicas
Seccin de Predial
Seccin de Industria y Comercio
Direccin de Contabilidad
Despacho
rea de Bienestar Social
rea de Desarrollo Comunitario
Despacho
Oficina para el Empleo y la Productividad
Oficina de Capacitacin y Emprenderismo
6.4.3 ADMINISTRACIN DE RIESGOS
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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La administracin municipal se baso para disear el elemento, por la gua de

administracin de Riesgo, del departamento administrativo de la funcin pblica, y
los resultados fueron los siguientes:
Contexto Estratgico
Se diseo una matriz para identificar los factores de riesgos Internos y Externos de
toda la entidad y se analizaron las debilidades y amenazas para incluirlas en la
matriz de riesgos. Informacin que esta en el servidor Kale en el proceso de
Direccionamiento Estratgica en la carpeta de Contexto Estratgica, formato DEF-011 contexto estratgico.
Identificacin de Riesgos, Anlisis de Riesgos y Valoracin de Riesgos
Se diseo el formato DE-F-012 en donde se plasman todos estos numerales y los
lineamientos a seguir a partir del contexto estratgico, y la
informacin
diligenciada reposa en el servidor Kale, en el proceso de direccionamiento
Estrategico.
La matriz para calificar el riesgo, es la siguiente:
15
PROBABILIDAD
A
L
T
A
Moderado
3 Poltica:
riesgo
30
Importante
Poltica: Reducir el riesgo

Evitar el (plan de contingencia),
evitar el riesgo, compartir o
transferir
45
Inaceptable
Poltica: Evitar el riesgo, reducir

el riesgo (plan de contingencia),
compartir o transferir (plizas de
seguros)
10
Tolerable
20
Moderado
30
Importante
M
E
Poltica: Asumir el
D
2 riesgo, reducir el Poltica: Reducir el riesgo, Poltica: Reducir el riesgo (plan
I
evitar el riesgo, compartir o de contingencia), evitar el
riesgo (revisar el
A
transferir
riesgo, compartir o transferir
mtodo de control)
B
A
J
A
Aceptable
Poltica:
Asumir
1 "aceptar" el riesgo
(revisar el mtodo
de control)
10
Tolerable
Poltica: Reducir el riesgo,

compartir
o
transferir
(revisar el mtodo de
control)
15
Moderado
Poltica: Reducir el riesgo (plan

de contingencia), compartir o
transferir
(compaas
de
seguros)
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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COPIA CONTROLADA
10
15
Leve
Moderado
Catastrfico
Teniendo en cuenta las siguientes definiciones:

PROBABILIDAD: Toda Posibilidad de que ocurra un evento o resultado
especfico. (NTC 5254)
ALTA: Se espera que ocurra en la mayora de las circunstancias. (NTC 5254). Es
muy factible que el hecho se presente (Gua para la Administracin del Riesgo
2002)
MEDIA: Es posible que ocurra en algunas veces. (NTC 5254). Es factible que el
hecho se presente (Gua para la Administracin del Riesgo 2002)
BAJA: Puede ocurrir solamente en circunstancias excepcionales. (NTC 5254). Es
muy poco factible que el hecho se presente (Gua para la Administracin del
Riesgo 2002)
IMPACTO: (Consecuencia) Resultado de un evento expresado cualitativa o
cuantitativamente, como por ejemplo una prdida, lesin, desventaja o ganancia.
Puede haber una serie de resultados posibles asociados con un evento. (NTC
5254)
CATASTRFICO: Afecta la operacin segura del proceso y/o involucra el
incumplimiento de regulaciones gubernamentales. Si el hecho llegar a
presentarse tendra alto impacto o efecto sobre los objetivos de la entidad. (Gua
para la Administracin del Riesgo 2002). Perdidas financieras altas. (NTC 5254).
Perdidas humanas.
MODERADO: Permite la operacin del proceso, pero bajo condiciones de
desempeo reducido. Si el hecho llegar a presentarse tendra medio impacto o
efecto sobre los objetivos de la entidad. (Gua para la Administracin del Riesgo
2002). Medianas perdidas financieras. (NTC 5254). Personas lesionadas o
heridas.
LEVE: No afecta la operacin del proceso ni su desempeo. Si el hecho llegar a
presentarse tendra bajo impacto o efecto sobre los objetivos de la entidad. (Gua
para la Administracin del Riesgo 2002). Perdidas financieras pequeas. (NTC
5254). Bajo impacto en la salud de las personas.
Polticas de Administracin de Riesgos
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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Aunque en la Matriz para la valoracin del riesgo se plasmaron unas polticas a

tener en cuenta la administracin adopto una poltica general para la
administracin del Riesgo:
La Administracin Municipal brinda los mecanismos y recursos necesarios para
mantener el control adecuado sobre todos los procesos y, se har especial
nfasis en el mejoramiento continuo, buscando la eliminacin sistemtica de
riesgos mediante el establecimiento de controles automticos o manuales que
mitiguen o eliminen los riesgos.
6.5 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN
6.5.1 ACTIVIDADES DE CONTROL
Polticas de Operacin
La administracin Municipal decidi incluir dentro de cada uno de los
procedimientos un punto donde hace referencia a las polticas de operacin que le
aplica a cada procedimiento.
Procedimientos
El Sistema de Gestin Integral diseo una gua para la elaboracin de
documentos, en los cuales hacer referencia a la plantilla de los procedimientos,
cada uno de estos est referenciado en la caracterizacin de los procesos y en el
punto anterior Modelo Operacin de Procesos.
Tambin existe una matriz con todos los documentos internos del sistema de
gestin integral, llamado GD-F-001 Listado Maestro de Documentos Internos.
Controles
El Sistema ha identificado Controles para los procesos y los describe dentro de la
caracterizacin de los mismos, en los procedimientos para las polticas de
operacin, y en el mapa de riesgos como controles existentes y acciones a realizar
para mitigar los mismos.
Indicadores
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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Los indicadores permiten la construccin de Cuadros de Mando (Balanced Score

Card) que monitoren y evaluen la evolucin de los aspectos estratgicos, tcticos
y operativos de la Administracin Municipal.
De esta manera, puede construirse un Cuadro de Mando Estratgico, uno Tctico
y uno Operativo, que relacionen los indicadores de gestin, de resultados y de
impacto.
Cuadro de Mando Estratgico: Los indicadores de impacto de la Administracin
Municipal, relacionando las diferentes perspectivas del modelo de gestin por
procesos con las Lneas Estratgicas del Plan de Desarrollo Municipal; Son
considerados Key Performance Indicators (KPI), es decir, indicadores claves en la
evaluacin del desempeo y el impacto de la gestin de la Administracin
Municipal.
Es un Cuadro de manejo del Alcalde Municipal y su Consejo de Gobierno, que se
convierte en una herramienta esencial para la toma de decisiones.
Rentabilidad
Social
Comunidad
Procesos
Internos
Gestin
Humana
Desarrollo
Humano
Satisfaccin deCalidad
Necesidades
Vida
Bsicas
Participacin
Servicios
Pblicos
Desarrollo
Social,
Econmico
Cultural
deGobernabilidad
Satisfaccin
Desarrollo
Territorio
yAmbiental
Integridad
Transparencia
Contribucin
delSeguridad yDesarrollo
yConvivencia Organizacional
Desarrollo del Talento HumanoDesarrollo Tecnolgico
Hacienda
Publica
Cultura y Clima Organizacional
Cuadro de Mando Tctico: Agrupa los indicadores de resultado de cada proceso

o Unidad Ejecutora. Los indicadores que lo componen son impulsores de los
indicadores claves de desempeo que relaciona el Cuadro de Mando Estratgico.
Es decir, los resultados arrojados por los indicadores tcticos contribuyen
decisivamente al logro de los impactos reseados en el Cuadro de Mando
Estratgico.
Dichos indicadores son de manejo de cada Lder de Proceso o Director de Unidad
Ejecutora.
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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Estos Indicadores contaran con una hoja de vida o metadato que posibilita su
estandarizacin y consulta, el cual llamaremos cuadro de mando tctico y est en
la carpeta del sistema de gestin Integral, con los siguientes campos:
Lnea Estratgica del Plan de Desarrollo

Perspectiva: Rentabilidad Social, Comunidad, Procesos Internos y Gestin
Humana
Componente: Segn la lnea Estratgica (salud, educacin )
Proceso: Relacin del indicador con un proceso de la cadena de valor
Indicador Clave de Desempeo: Nombre del Indicador
Nivel de Desagregacin: Si se hace necesario desagregar el indicador
segn la tipologa
Definicin Operacional del Indicador: Seala para qu se establece el
indicador y qu mide, en forma clara y simple.
Formula de Calculo: Frmula matemtica utilizada para el clculo del
indicador
Factor Clave de xito: En trminos de eficacia, eficiencia y efectividad
Escala de Medicin: Magnitud referencia para la medicin. Ejemplo:
Porcentaje, nmero de asesoras.
Lnea Base para la Medicin: Es el valor obtenido en el perodo
inmediatamente anterior. En el caso de que no exista, se escribir no se
aplica.
Meta: Es el valor que espera alcance el indicador
Rangos de Evaluacin
Frecuencia o Periodicidad: El periodo en que se est midiendo el
indicador. Especifique el perodo en el cual va a medir.
Fuente: Seala la(s) fuente(s) de la(s) cual(es) se obtiene la informacin
para el clculo del indicador. Por ejemplo: Sistemas de informacin,
resultados encuestas del cliente externo, interno, verificacin del servicio y
control de visitantes.
Responsable de la Medicin: Funcionario encargado de medir el indicador
Responsable Acciones: Funcionario encargado de analizar el indicador y
tomar acciones o decisiones
Manual de Procedimientos
En este manual esta integrado el sistema de gestin integral y el manual de
procedimientos.
6.5.2 INFORMACION
Cdigo: DE-M-001
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Informacin Primaria
Dentro de la caracterizacin de los procesos, existe un campo de entradas y
proveedores los cuales hacen referencia a los datos o informacin que necesita
esa actividad para operar y la entidad o parte interesada que la provee.
Tambin existe una matriz con todos los documentos externos del sistema de
gestin integral, llamado GD-F-003 Listado Maestro de Documentos Externos, en
donde se hace referencia a los documentos externos requeridos por los procesos.
Informacin Secundaria
Dentro de la caracterizacin de los procesos, existe un campo de salidas y clientes
los cuales hacen referencia a los datos o informacin que entregan los procesos a
otros procesos o partes interesadas.
Sistemas de Informacin
Se tiene documentados los sistemas de Informacin que tiene la administracin
Municipal para operar, con los siguientes campos Proveedores, Entradas,
Requisitos, Actividades, Frecuencia, Salidas, Especificacin de salida, Clientes
internos y Clientes Externos.
Tambin se diseo un plan Estratgico y de Desarrollo Tecnolgico en Sistemas.
Se tiene diseadas unas polticas de uso tecnolgico y del software mediante la
resolucin 450 de 2005.
Toda esta informacin esta en el servidor Kale en el proceso de gestin del
Recurso Fsico.
Dando cumplimiento al numeral 6.3 y 6.4 de la Norma NTCGP 1000:2009, se tiene
un diagnostico de infraestructura y plan de mejoramiento del mismo, de acuerdo a
los lineamientos establecidos por la norma e incluido la parte de seguridad e
higiene ocupacional.
6.5.3 COMUNICACIN PBLICA
Comunicacin Organizacional
Se tiene definido las comunicaciones a nivel organizacional e informativa a travs
de la oficina asesora de comunicaciones, cada despacho tiene un funcionario el
Cdigo: DE-M-001
INTEGRAL
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cual oficia de enlace para las comunicaciones. A travs de comunicados emitidos

por la oficina de comunicaciones se entera al personal por medio del correo
interno.
Comunicacin Informativa
Cada despacho elaboro una matriz de comunicaciones o plan de comunicaciones,
en ella se identifica, el aspecto a comunicar, medio a travs del cual se comunica y
el respectivo registro entre otras, esta informacin es consolidada en la oficina de
comunicaciones. As mismo dentro de las caracterizaciones de nuestros procesos
se identifican las fuentes primarias y secundarias de la entidad.
Medios de Comunicacin
El plan de comunicaciones o plan de medios de cada despacho es el insumo para
el plan de medios de la entidad, el cual rene todas las necesidades de
comunicacin. Para ello igualmente se cuenta con un procedimiento para las
comunicaciones.
6.6 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN
6.6.1 AUTOEVALUACIN
Autoevaluacin de Control
Por tanto, la Administracin valida sus procesos de prestacin del servicio
mediante las siguientes actividades;
a) La definicin de para la revisin y aprobacin de los procesos; Mediante la
elaboracin de Fichas Tcnicas para cada Servicio prestado.
b) La aprobacin de equipos y calificacin de los servidores pblicos y/o
particulares que ejercen funciones pblicas; Mediante la implementacin de
planes de mantenimiento preventivo para los equipos utilizados, planes de
calibracin y verificacin metrolgica para los dispositivos de seguimiento y
medicin requeridos y la realizacin de procesos de induccin, capacitacin y
entrenamiento, y de contratacin pblica transparentes y concertados con la
Direccin de Talento Humano para los prestadores de servicios pblicos.
c) El uso de mtodos y procedimientos especficos; Mediante la
documentacin de procedimientos y guas para el ejercicio de las funciones y la
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operacin de los procesos en la prestacin de los servicios asegurando la

unificacin de criterios y la confiabilidad en el resultado final.
d) Los requisitos de los registros; Mediante el diseo e implementacin de
formatos fsicos y en medio magntico para el registro de la informacin que d
evidencia de las actividades planificadas y realizadas, y el control sobre la
legibilidad y proteccin del documento, y asegurando la trazabilidad de la
informacin. Ver Procedimiento para la Identificacin y Trazabilidad del Servicio.
e) La revalidacin; Mediante el anlisis de los resultados de las encuestas de
satisfaccin de la comunidad en Grupos Primarios, el Comit de Calidad y el
Consejo de Gobierno, se validan o ajustan los programas y proyectos de la
Administracin. Ver Proceso de Mejoramiento de la Gestin.
f) Auditor amigo: Se cuenta con una actividad denominada Auditor amigo en
esta, se pone aprueba a travs de actividades ldicas el conocimiento de los
funcionarios de la entidad del Sistema de Gestin Integral, brindando
reconocimiento a los funcionarios y grupos mas destacados.
Autoevaluacin de Gestin
Dentro del Comit Coordinador de Control Interno se lleva a cabo de manera
peridica por parte del seor alcalde la evaluacin de la gestin por dependencias
de la administracin, para ello se maneja el software enviprojetc, el cual arroja los
resultados a modo se semforo. La oficina de control interno realiza la verificacin
de la fidelidad de los datos all consignados por parte de cada despacho.
De igual manera cada dependencia hace el seguimiento de su gestin y en
conjunto con la Oficina Asesora de Planeacion elabora un acta en la cual se
consignan las justificaciones sobre los avances y desviaciones presentadas.
6.6.2 EVALAUCIN INDEPENDIENTE
Evaluacin Independiente
Se tiene para ello el procedimiento para la Evaluacin Independiente del
Sistema de Control Interno acorde con los parmetros establecidos por el
Departamento Administrativo de la Funcin Publica en esta materia. De igual
manera los resultados son socializados tanto dentro del Comit Coordinador de
Control Interno, como tambin en cada dependencia. Producto de los resultados y
las acciones a mejorar se ajusta el Plan de Mejoramiento Institucional.
6.7
Auditora Interna
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Se cuenta con una visin de mejoramiento continuo, para ello se cuenta con un
procedimiento para la realizacin de las auditorias de la oficina de control interno,
dentro de sus etapas se encuentra de acuerdo con la normatividad aplicable la
aprobacin previa del Comit Coordinador de Control Interno del Plan Anual de
Auditorias. Como resultado de estas verificaciones, las dependencias presentan
planes de mejoramiento en los cuales dan solucin a los hallazgos presentados.
Igualmente se presenta un procedimiento para la realizacin de auditorias internas
de calidad, las cuales segn concepto del Departamento Administrativo de la
Funcin pblica estas son coordinadas por la oficina de Control Interno.
6.6.3 PLANES DE MEJORAMIENTO
Por disposicin legal los planes de Mejoramiento incluyen todas aquellas
situaciones a mejorar que ataen a la administracin Municipal, para ello este es
aprobado cada vigencia en Comit Coordinador de Control Interno y es en este
comit en el cual se realiza su seguimiento.
El plan de mejoramiento individual se implementara con la nueva evaluacin de
desempeo Tipo sistematizada.
7
PUNTOS DE CONTROL
a.
Verificar la permanente actualizacin de este Manual de acuerdo a los

cambios planificados en el Sistema de Gestin Integral
b.
Asegurar el uso de este documento en los procesos de induccin y

reinduccin de la Administracin
c.
Verificar que todos los miembros del Consejo de Gobierno tienen

conocimiento de las disposiciones dadas en este documento.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normas ISO 9001:2008

Norma NTCGP 1000:2009
Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005
Ley 872 de 2.003
Ley 136 de 1.994
La Constitucin Poltica Colombiana de 1.991
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REGISTROS
No Aplica
10 NOTAS DE CAMBIO
No.
VERSIN
INICIAL
BREVE DESCRIPCIN DEL CAMBIO
VERSIN
FINAL
FECHA
001
2007-10-10
002
2008-09-28
003
2009-01-29
01
000
01
001
02
002
Se incluy en el Alcance del SGC el captulo

7.5.2 Validacin de los procesos de la
produccin y prestacin del servicio.
Se relacion el captulo Clientes, con el fin
de relacionar las partes interesadas y la
forma como la Administracin le da
respuesta a sus solicitudes.
Se incluy la metodologa a seguir en la
revisin por la direccin.
Se incluyeron las polticas de operacin y los
puntos de control
Se ajust el manual de forma tal que cumpliera
con las disposiciones de la Gua para la
Implementacin del Modelo Estndar de Control
Interno del DAFP y por los cambios sufridos ante
la modificacin del mapa de procesos o cadena
de valor, y se incluy en el alcance el diseo y
desarrollo de servicios mediante la gestin de
proyectos de la Administracin
11 ANEXOS
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Secretario de Medio Ambiente

Proceso: Gestin de Trmites

Procedimiento para tramites

Secretario de Educacin para

Cancelacin de registro por

Secretario de Bienestar Social

Oficina Asesora de Planeacin

Certificado del sisben

Procedimiento para proyectar

Procedimiento para liquidacin

Estrato socio economico

Proceso: Promocin y Desarrollo del Territorio

Procedimiento del servicio de

Proceso: Asesora y Asistencia Tcnica

Secretario de Medio Ambiente

Secretario de Bienestar Social

Oficina Asesora de Planeacin

Servicio asesora y asistencia

Procedimiento para fijacin de

Proceso: Convivencia y Seguridad Ciudadana

Proceso: Gestin Social

Suministro de materiales obras

Instructivo para entrega de

PROCESO: Gestin y Desarrollo Humano

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Procedimiento para la Ejecucin de Ingresos

PROCESO: Gestin del Recurso Fsico

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PROCESO: Gestin Jurdica

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Este proceso tiene como objetivo definir y orientar el conjunto de actividades

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