Ciclo PDCA (Un proceso de mejora continua)

La mejora continua es un elemento a tener en cuenta por las empresas debido a su

importancia en la gestin de las mismas.
Los procesos de mejora continua pueden emplearse en todas las actividades que realiza
la compaa haciendo de la misma, una entidad eficiente y rentable.
Hay factores en una empresa que merecen especial atencin por su importancia en la
misma o por requerimientos legales. Uno de ellos es la calidad, tan de moda en la
actualidad y cuyo tratamiento y dedicacin es vital para la empresa como smbolo de
diferenciacin y de ventaja con los competidores.
Existe una herramienta o metodologa que trata especficamente este tema y que puede
adaptarse al resto de la organizacin, es el ciclo Deming o ciclo PDCA (Plan, Do,
Check, Act).
Este proceso consta de cuatro pasos:

Plan ; planificar o preparar a fondo.

Do ; efectuar o realizar.
Check ; verificar o comprobar.
Act ; revisar o actuar.

Es un proceso en forma de ciclo como se muestra a continuacin:

Los pasos que hay que realizar son los siguientes:

Paso 1. Plan (Planificar)
Primero se debe estudiar y analizar el proceso definiendo qu cambios pueden
mejorarlos y en qu forma se deben llevar a cabo.

Se pueden seguir cinco subfases:

1. Definir los objetivos. Se deben fijar y clarificar los lmites del proyecto.
2. Recopilar los datos. Se debe investigar todo el proceso que se quiere mejorar,
factores que afectan y elementos que lo componen.
3. Elaborar el diagnstico. Se deben ordenar y analizar los datos obteniendo con
ello un plan de accin para seguir el proceso de mejora.
4. Elaborar los pronsticos. Se deben predecir resultados frente a posibles
acciones o resultados.
5. Planificar los cambios. Se deben decidir, explicitar y planificar las acciones y
los cambios a instrumentar.
Una secuencia bsica poda ser la siguiente:

Paso 1. Planificar
Paso 2. Do (Hacer)
En este paso se efectan las acciones previstas para el cambio segn las decisiones y
planificaciones del paso anterior.
Es aconsejable realizarlo primero poco a poco y en pequea escala, es decir,
modificando aspectos sencillos y que no sean crticos. De esta forma, tenemos la
posibilidad de revisar las acciones y modificar aquellos puntos que as lo requieran.
Una vez comprobada la validez del modelo, se puede proceder a su implantacin
general, llevando las acciones planificadas a todo el proceso.
Acciones genricas que incluye este paso:

Formacin del personal que deba aplicar las soluciones propuestas.

Verificacin de las acciones correctivas definidas en el plan.
Introduccin de modificaciones si no ha sido positivo el resultado de las
medidas correctivas.
Anotacin del trabajo desarrollado y de los resultados obtenidos.

Paso 3. Check (Comprobar)

Una vez llevados a cabo todos aquellos cambios planificados en el proceso, se debe
realizar una verificacin de los mismos y comprobar los resultados obtenidos
comparndolos con los previstos.
Esta comprobacin sirve tambin para verificar la validez del proceso de mejora.
Lo primero que se debe fijar es:

Qu se va a controlar.
Cundo se va a hacer.
Dnde se piensa controlar.

Paso 4. Act (Actuar)

Todas aquellas modificaciones que se tengan que realizar se efectuarn en esta etapa.
Mientras se cambien todos los aspectos necesarios, se irn comprobando y comparando
con el objetivo final del proceso, de modo que al final del mismo, se tengan ejecutados
todos los cambios previstos.
Es importante destacar que una vez conseguido el objetivo establecido y realizado el
ciclo PDCA para un proceso determinado, se debe comenzar otro ciclo PDCA con el
resto de actividades de la empresa, as como con las actividades ya revisadas.
De este modo, disponemos de un proceso general donde continuamente y en forma de
ciclo se analiza la empresa y se proponen acciones de mejora.
Conclusiones
Con la implantacin de un proceso de mejora continua o ciclo PDCA se consigue la
estandarizacin de los procesos, con lo que se garantiza el mantenimiento y control de
los procesos.
Con un proceso estndar y generalizado se consigue atender las necesidades de los
clientes en un tiempo menor pudiendo adelantarnos a la competencia.
Este ciclo se centra en la prevencin antes que en la reparacin, es decir, se observa y
corrige las aspectos necesarios antes que se originen posibles problemas que afecten a la
empresa y especialmente a la calidad de los productos y servicios y a su imagen
corporativa.