Anlise e Design Fluxo Valor em reas indiretas

Processo: Pedido e Pagamento de Mercadorias na rea ABC

Dinmica aplicao mtodo VSDiA

Descrio das funes:
As descries das funes mostram as atividades dos funcionrios em um processo
virtual. A partir
dessas descries, o prprio processo pode ser deduzido, descrito e visualizado.
Abordagem:
Um membro do grupo assume uma das funes descritas e internaliza essa funo o
mximo
possvel. A partir da discusso em time, o processo atual extrado e documentado.
Ateno:
Este um case genrico e fictcio que serve apenas como exemplo ilustrativo, no
devendo ser
comparado ao processo de compras Bosch. Qualquer tipo de referncia ou analogia com
o nosso
processo sero prejudiciais ao andamento desta atividade.
Portanto, mantenha o foco na atividade seguindo o script da funo assumida
por voc nesta
dinmica.

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Processo: Pedido e Pagamento de Mercadorias na rea ABC
C/HDP, -Q 28.02.2011

Funo: Solicitante
Eu sou algum que tem de pedir algo devido s necessidades especficas do meu
trabalho. Podem
ser livros, dispositivos ou peas de reposio para teste de equipamentos.
Ocasionalmente, tais
compras podem consistir em dispositivos caros de at 15 mil Euros. Quem faz o pedido
deve,
normalmente, obter 3 oramentos diferentes e selecionar o mais adequado entre as
alternativas.
Devido aos requisitos especiais que temos e por causa dos nossos testes e investigaes,
nem
sempre podemos recorrer ao oramento mais barato, o que os funcionrios do
departamento de
compras frequentemente no querem compreender e o nos que leva a discusses.
Ao decidir por um oramento, eu preencho uma requisio de compra. Isso necessrio
porque
precisamos para documentao e uso interno e, tambm, para aprovao do meu
supervisor. Alm
disso, o fornecedor, com a requisio de compra informado sobre o endereo de
faturamento o que
importante para que a fatura chegue ao local correto. Como regra, eu envio a
requisio de compra
juntamente com os oramento escolhido, via correio interno, ao meu supervisor para
obter sua

assinatura/aprovao. Meu supervisor, aps assinar a requisio, repassa o documento ao

departamento de compras, via correio interno.
Este processo pode levar um longo tempo pelas vias oficiais, assim quando o caso
urgente, eu
envio um fax do pedido diretamente ao fornecedor, para que eu receba a mercadoria o
mais rpido
possvel. No entanto, eu registro na requisio de compras que eu j enviei o pedido ao
fornecedor,
para que o material no seja solicitado duas vezes (o que j aconteceu acidentalmente).
Se o oramento for apresentado a mim, eu preciso de aproximadamente 10 minutos para
preencher a
requisio de compra necessria e outros 3 minutos para enviar os documentos via
correio interno.
At onde tenho conhecimento, o correio interno precisa de aproximadamente 2 dias para
realizar o
transporte.
Passados alguns dias, as mercadorias so entregues a mim, seja pelo nosso transporte
interno ou
diretamente pelo fornecedor. Aps a chegada da mercadoria, a fatura vem do
departamento de
controladoria para confirmao. Ento, eu tenho de assin-la e envi-la de volta ao
departamento de
controladoria. Gasto 1 minuto nesta atividade.
Em alguns casos, eu recebo a fatura junto com um formulrio da controladoria. Devo
preench-lo e
envi-lo para a logstica, junto com a fatura assinada, para confirmar o recebimento da
mercadoria.
Nesse caso, acredito que provavelmente ocorreu algo de errado.

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C/HDP, -Q 28.02.2011

Funo: Supervisor
Como supervisor, eu posso contribuir pouco em nossa rea com o fluxo de solicitao de
materiais.
Toda a preparao, como a obteno dos oramentos dos fornecedores, verificao dos
requisitos,
etc. so feitas pelos especialistas. Presto ateno nos princpios de legalidade e assino a
requisio
de compra. No caso de grandes investimentos, eu tambm fico de olho em nosso budget.
Conforme disse, eu recebo as requisies de compra somente para aprov-las. Eu as
repasso
imediatamente para o departamento de compras, via correio interno.
Para o processo de aprovao eu preciso de 2 minutos, no mximo. At onde tenho
conhecimento, o
correio interno precisa de aproximadamente 2 dias para realizar levar a requisio de
compras ao
departamento de compras.

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Processo: Pedido e Pagamento de Mercadorias na rea ABC
C/HDP, -Q 28.02.2011

Funo: Funcionrio de Compras

Como um funcionrio de compras, tenho a importante tarefa de prestar ateno se
compramos com o
melhor preo possvel. Negociamos com nossos fornecedores de forma muito profissional
e, alm
disso, temos um bom conhecimento do mercado e uma excelente viso dos preos e
performances
atuais.
Em nossa rea chegam juntas as requisies de compra de vrios departamentos
distintos. Aps as
devidas negociaes com os fornecedores ns efetivamos o pedido de compras (PO), via
fax. Isso
demora 15 minutos. Os oramentos que os funcionrios solicitaram antecipadamente so
anexados a
requisio de compra e assim, j temos o primeiro ponto de partida. Ocasionalmente
quando se trata
de peas de reposio, por questo de tempo, o solicitante j envia o pedido ao
fornecedor. Ento,
obviamente, no podemos mais negociar.
Em condies normais, no nos contentamos com o oramento anexado pelo solicitante e
efetuamos
uma concorrncia, que mdia demora 60 minutos. Em 28% dos casos, entrarmos em
contato com o
solicitante quando no compreendemos a descrio do item ou ela insuficiente para a
cotao. Este
procedimento nos custa em mdia 10 minutos. Em seguida, iniciamos as negociaes
com o
fornecedor e, normalmente, ele melhora seu oramento. O processo de negociao pode
durar 1 hora

e o processo de colocao do pedido leva aproximadamente 15 minutos aps o

oramento estar
disponvel.
Durante a etapa de cotao, o fornecedor pode alterar o preo, a especificao do
material/dispositivo. Se estas alteraes so insignificantes, o pedido reemitido por ns.
As
alteraes maiores so reportadas e discutidas com o solicitante.
Alm disso, o pedido deve ser criado no sistema atravs de uma transao apropriada
para que,
posteriormente, as mercadorias entregues possam ser registradas e a fatura possa ser
paga. No
entanto, isso leva somente 2 minutos.
comum esquecermos-nos de criar o pedido no SAP (sofremos constantemente com a
falta de modeobra), isso somente ser percebido com a chegada das mercadorias no departamento de
logstica,
pois eles no conseguem registrar as mercadorias que chegam se no criarmos a entrada
de dados
no SAP.

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Funo: Funcionrio de Logstica

Como um funcionrio de logstica, minha tarefa receber as mercadorias para registrlas e garantir
a logstica interna da fbrica.
Ao receber as mercadorias, as retiramos do caminho e as colocamos na doca de
recebimento. Isso
leva 30 minutos.
Em seguida, devemos fazer a entrada do material do sistema, em mdia demora 1
minuto, porm
devido quantidade de material que chega ao mesmo tempo, isto pode levar metade de
um dia at
que iniciemos o processamento das entradas no SAP.
pssimo quando (o que s vezes acontece) nenhum pedido correspondente est
cadastrado no
sistema. Ento, primeiro precisamos consultar o departamento de compras e eles, por
sua vez,
precisam verificar o que aconteceu. At encontrarmos o pedido no sistema, possvel
que j tenha se
passado 1 dia. Enquanto a entrada estiver pendente, continuamos tentando diariamente
e
mercadorias permanecem conosco at que o registro seja bem sucedido.
Uma vez que as mercadorias so registradas no SAP, elas vo para a rea especfica de
transporte
para posterior distribuio do material. Isso leva somente 3 minutos porque no
precisamos percorrer
longas distncias. Ento, ns garantimos a entrega dentro de 2 dias ao solicitante.
s vezes, acontece de as mercadorias serem entregues diretamente ao solicitante. Ento,
obviamente no conseguimos registrar a entrega. Nesses casos, as informaes sobre o
recebimento

das mercadorias chegam at ns em um formulrio da controladoria enviado pelo

solicitante. Ento,
registramos as mercadorias entregues conforme documentado no formulrio da
controladoria e
enviamos essas informaes de volta para a controladoria.

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C/HDP, -Q 28.02.2011

Funo: Funcionrio da Controladoria

Em relao ao pedido das mercadorias pelos funcionrios da nossa empresa ns, do
departamento
de controladoria, temos a tarefa de garantir o fluxo de caixa (cash flow) e o lanamento
correto dos
custos.
Todas as faturas chegam ao nosso departamento e ns as recebemos (1 minuto) e as
colocamos em
uma pilha a serem processadas. Um dia depois as faturas sero verificadas no sistema
para
confirmar se o registro das mercadorias entregues foi realizado. Essa verificao leva
aproximadamente 2 minutos. Se no sistema, a entrada da mercadoria no est
registrada, ns temos
um formulrio que enviado junto com a fatura ao solicitante. Ele deve confirmar o
recebimento e
enviar os papis para o departamento de logstica. Ento eles podem dar a entrada no
material no

sistema SAP. E quando a mercadoria j est registrada no sistema, apenas enviamos a

fatura ao
solicitante para que ele confirme o recebimento e nos devolva a fatura assinada.
O processo de entrada realizado via correio interno e, portanto, leva algum tempo. No
entanto, j
tive casos em que o processo foi interrompido ou perdido em algum lugar e somente
quando o
fornecedor reclama a falta de pagamento, percebemos que processo est pendente.
Assim que o registro regularizado no sistema, a prpria fatura deve ser assinada pelo
solicitante.
Infelizmente, isso necessrio. O motivo disso eu no sei, mas essa a forma como
realizamos essa
parte do processo. Ns timbramos a fatura com carimbo apropriado para assinatura e a
enviamos
pelo correio interno ao solicitante. Isso leva em torno de 3 minutos.
A fatura assinada pelo solicitante volta para ns via correio interno. Ento, sem nenhuma
etapa
intermediria, liberamos a transferncia do dinheiro no sistema. Dois minutos depois, o
pedido estar
a caminho do banco.

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Funo: Fornecedor
Como fornecedor emito as propostas comerciais (oramentos) quando solicitados e os
envio ao

cliente solicitante (que pode ser um funcionrio do departamento de compras ou

qualquer outra rea).
Normalmente levo 1 dia para elaborar um oramento.
Aps a entrada de um pedido, via fax, preciso de aproximadamente 1 semana para
preparar a
mercadoria a ser entregue.
Quando a mercadoria est pronta, inicio o processo de faturamento com emisso da
fatura. Em
seguida o material separado e embalado. Este processo demora, em mdia, dia.
Enviamos o material ao cliente, via nossa transportadora, no endereo indicado para a
empresa ou
diretamente ao prprio cliente/solicitante.
Com a entrega das mercadorias, aguardo meu pagamento, que deve ocorrer em no
mximo 15 dias.
Em alguns casos, este prazo no respeitado. Ento preciso ligar para o cliente e
reclamar a falta do
pagamento.

Acordo de Projeto:
Value Stream Design in indirect Areas (VSDiA) com Compras
Cliente/Sponsor: Sr. Smith/Compras
Data: 10/07/2009
1. Equipe de projeto
Ver anexos do acordo de projeto

2. Qual o motivo do
projeto?
Atualmente o processo moroso. O pagamento dos fornecedores
no est acontecendo no prazo e os solicitantes tem enviado
pedidos aos fornecedores, ao que burla o princpio 4 olhos
3. Objetivos do projeto
Ver anexos do acordo de projeto
4. Abordagem/ prazos/
cronograma
Ver anexos do acordo de projeto
5. Execuo do projeto Faremos um workshop para mapear o estado atual
Em seguida identificaremos todos os problemas existes
Faremos uma proposta de melhoria, a qual dever ser aprovada
pelo Steering Committee
6. Quais reas/
departamentos so
afetados?
Solicitantes em geral
Compras
Logstica
Controladoria
7. Kick-off do projeto Data prevista: 15/07/2009
Participantes: ver item 1

 Contedo: apresentao do objetivo, dos membros da equipe,

das funes, contedo, responsabilidades e competncias
8. Observao