FORMAO MODULAR CERTIFICADA

0404 (Organizao Pessoal e Gesto de tempo)

Formadora Isabel Neves Maro 2013

Objetivos
No final desta formao os formandos sero capazes de :
Aplicar as tcnicas de organizao pessoal e gesto do tempo com vista

a otimizar o planeamento das atividades e o cumprimento dos

objetivos.

Programa
Tcnicas para inventariao das atividades desenvolvidas
Tcnicas para a anlise das atividades desenvolvidas e sua prioridade.
Identificao do potencial de melhoria de cada uma das atividades

Regras bsicas de organizao pessoal

Regras fundamentais da gesto
Desenvolvimento de planos de ao de melhoria de desempenho utilizando as
regras bsicas de gesto do tempo e de organizao pessoal

Organizao Conceito
Conhecer o que necessrio ser feito;
Organizar uma tarefa difcil e especialmente

fundamental na vida profissional, na vida pessoal e na

vida domstica;

Organizao Conceito
Organizar est ligado ao conceito gerir.
Para tal, imagine que o lder de uma equipa precisa definir
as tarefas da sua equipa, definir prazos e o modo como as

tarefas sero executadas.

Exerccio 1
Brain Strormig

Nvel de Organizao Pessoal

Regras bsicas de organizao pessoal

Organizao Importncia da
Reflexo
A capacidade de refletir e ter conscincia dos prprios atos o que nos
diferencia dos demais animais, que agem por puro instinto.
Da surge a possibilidade de o indivduo identificar as condies que

cercam determinado problema de modo a tomar a atitude mais propcia

no sentido de resolv-la. Uma ao (ou reao) que se tenha dado de
forma automtica (sem ponderao) reflete um instinto, que pode no

ser a resposta mais eficaz naquele momento.

Organizao - Globalizao
O mundo globalizado exige cada vez mais rapidez e eficincia das
pessoas.

At mesmo decises simples devem ser tomadas quase que

instantaneamente, seja qual for sua natureza.
Uma namorada no vai esperar dias at voc se decidir se a ama, da

mesma forma que um patro no ir esperar minutos para ouvir as causas

de uma queda de produtividade.
Da a importncia de se aprimorar o raciocnio cada vez mais para

conjugar o mximo de informaes no menor espao de tempo possvel.

Organizao -Flexibilidade
Flexibilidade consiste na capacidade de a pessoa se adaptar e reagir
de forma verstil a uma mesma situao, de acordo com cada
circunstncia.
a habilidade que temos (ou desenvolvemos) de afastar a rigidez
comportamental que impede a conciliao de interesses e a adequao

s ideias novas que aparecem.

Organizao -Flexibilidade
A flexibilidade tambm se opera no desempenho de uma funo.
Imagine um jogador de futebol que se julgue capaz apenas de jogar em
uma posio.

O tcnico ficar restrito no seu esquema ttico para utiliz-lo, o que

poder ser prejudicial a carreira do jogador se ele no se encaixar no

esquema da equipa.

Organizao -Flexibilidade

A flexibilidade essencial para realizao de atividades em grupo (ou

mesmo relacionamentos), uma vez que impede a restrio da viso do

indivduo sua prpria, fazendo com que no se feche para solues
externas alternativas.

Organizao -Flexibilidade
Uma das principais caractersticas percetveis em uma pessoa flexvel

sua capacidade de aceitar o ponto de vista alheio, para em seguida

implement-lo.

De nada adianta a pessoa refletir e ouvir se no souber ver o mesmo

problema sob diferentes ngulos e estiver disposto a vislumbrar solues
alternativas e criativas.

Organizao -Flexibilidade
Mas no s do ponto de vista individual se aproveita a flexibilidade.

Um bom lder deve ser capaz de ouvir seus comandados e aproveitar o potencial
de cada um.

Para isto, dever manter a mente aberta a novas opinies e ideias.

Uma boa forma de avaliar a flexibilidade consiste em avaliar a capacidade de
comunicao, mais especificamente de ouvir as pessoas.

Interromper um discurso sinal de indisposio em se aceitar novas ideias, o que

tambm prejudica uma negociao medida que no se procura observar o

interesse da outra parte para tentar achar um meio termo.

Organizao -Flexibilidade
Sem dvida a melhor forma de convencer algum utilizando os argumentos
certos, o que sem dvida ir variar de acordo o interlocutor de cada caso.

A pessoa flexvel sabe moldar seu discurso de modo a rebater o argumento

apresentado por outro indivduo, e, ao mesmo tempo, sabe expor o seu de forma
a ser entendido e aceito.

Organizao -Flexibilidade

A conciliao de interesses antagnicos pressupe concesses recprocas,

e isto s possvel quando as partes vislumbram uma maneira de
conservar a essncia dos objetivos de cada um.

Organizao -Flexibilidade
Por sinal, vital estabelecer uma diferena entre uma pessoa flexvel e uma
influencivel.
A primeira conserva uma meta (ou pelo menos sua essncia), ao passo que
a segunda meramente suscetvel de ser convencida, possuindo um ponto
de vista completamente volvel.

Organizao -Flexibilidade

A linha que separa os dois tnue, porm importante que a pessoa saiba ter
personalidade para no abdicar de seu pensamento ao menor sinal de
dificuldade, e sim aprimor-lo com as contribuies externas, ou adapt-lo (no
caso de uma negociao).

Organizao -Flexibilidade

a mesma coisa no universo empresarial.

Saber resolver problemas de uma maneira que ningum mais pense representa

um diferencial enorme, que acaba sendo consequncia de uma ponderao

eficaz, somada a uma observao flexvel do cenrio.

Organizao -Flexibilidade
Uma outra observao pertinente que a pessoa flexvel tende a abrir portas ao

invs de fech-las.
Em outras palavras, a viso ampla e moldvel de determinada situao permite que

o indivduo avalie a convenincia dentre vrias solues possveis, ao invs de se

prender mais bvia.
Na nossa vida devemos sempre procurar manter nossas conquistas, pois nunca se

sabe o que poder acontecer.

Sendo assim, devemos nos manter abertos a mudanas de cenrio e adaptar nossas

escolhas da melhor forma possvel.

Organizao Flexibilidade
Concluso
Procure sempre fazer uma autocrtica sensata: policie seu discurso
avaliando a convenincia e consistncia da argumentao em relao ao
interlocutor de cada caso.
Reconhecer humildemente as falhas uma forma de garantir a
credibilidade nos discursos futuros.
Alm disso, assimilar o ponto de vista externo poder consolidar e
aprimorar ainda mais os seus prprios, ou mesmo convenc-lo do
contrrio.
De qualquer forma torna-se uma pessoa melhor abrindo-se para o mundo
ao invs de impedir seu prprio crescimento pessoal.

Organizao
E no caso de ter tempo ocioso, deve us-lo para desenvolver
ou adiantar as prximas tarefas, estas que tambm devero
estar programadas.

Organizao
Deve-se ter sempre uma viso macro e micro de suas
tarefas.
preciso ter a viso do todo para eleger prioridades e
comprometer-se com novas tarefas.

Se no conseguir organizar as suas prprias tarefas,

fatalmente no conseguir liderar uma equipa.

Organizao
As principais correntes, por ordem cronolgica de
aparecimento, so:
Taylorismo;

Escola das Relaes humanas;

Enriquecimento das tarefas;
Sociotcnica.

Organizao
Cada uma destas correntes conduz a uma certa
conceo de Homem que determina qual o seu lugar na
organizao, o contedo e as condies de trabalho.

Organizao Pessoal
Como a vida que vivemos no um ensaio ou treino para
outra vida, quer se trabalhe em casa, numa grande
empresa, vital tirar o maior proveito das oportunidades
que vo surgindo.

Organizao Pessoal
Todos ns queremos que todas as nossas tentativas
tenham o melhor resultado, mas para se alcanar o
sucesso pessoal / profissional necessrio uma gesto

pessoal eficaz...

Organizao Pessoal

Como podemos realizar uma

Gesto Pessoal eficaz?

Exerccio - 2
Faa a sua organizao do dia de hoje
Especifique por ordem as tarefas que tem de
realizar

Tcnicas para Inventariao das Atividades

Desenvolvidas

Organizao Pessoal
Crculos da Organizao Trs Nveis Complementares

Fsico o mais visivel a todos armrios , secretrio,

papeis etc.

Lgico
comtempla a organizao das suas
ferramentas de trabalho, agendas, computador.
Conhecimento ltimo nvel O mais abstrato mas o
mais fundamental a todos

Organizao Pessoal
Equilibre a sua vida
A vida um conjunto de necessidades dirias, ou seja,
diariamente temos de fazer um conjunto variado de tarefas;

Organizao Pessoal
Equilibre a sua vida
Existem trs reas importantes da nossa vida:

A vida profissional
A vida domstica

A vida pessoal

Organizao Pessoal
Equilibre a sua vida
O problema destas reas de raramente estarem em harmonia.
Se conseguir equilibrar pelo menos duas reas ao mesmo tempo, ento
estamos a ir razoavelmente bem, mas se duas estiverem a apresentar

problemas, chegaremos mais cedo ou mais tarde concluso que estamos

a gastar a maior parte da nossa energia a tentar aguentarmo-nos.

Organizao Pessoal
Evite criar muitas categorias principais, tentando
no ultrapassar 10 categorias
Algumas dicas
para voc
elaborar a sua
taxonomia
pessoal:

As categorias principais devem ser distintas uma

da outra, caso contrrio podem causar confuso na
hora de classificar a informao

Utilize nomes bvios e de fcil memorizao

Evite ultrapassar 4 subnveis na hierarquia

Organizao Pessoal
Equilibre a sua vida
No aceite demasiadas responsabilidades
Aceitar demasiadas responsabilidades impede-o de gerir as suas
prprias actividades de um modo correto e adequado.

Organizao Pessoal
Equilibre a sua vida
No aceite demasiadas responsabilidades

Tem

que

parar

interrogar-se

se

todas

essas

responsabilidades so necessrias, se lhe foram impostas

ou foi voc mesmo que as criou.

Organizao Pessoal
Equilibre a sua vida
No aceite demasiadas responsabilidades

Se foi voc que criou essas necessidades, porque acha que

isso que os outros esperam, ento est na altura de
decidir o que est disposto a aceitar ou o que dever
recusar.

Organizao Pessoal
Equilibre a sua vida
No entre em Rotina
Quando se trabalha de uma forma rotineira existe uma falsa
sensao de segurana.

Organizao Pessoal
No entre em Rotina
Na maioria das vezes ns sabemos ou sentimos que vivemos numa
rotineira, mas a quantidade de esforo que pensamos ser necessria para
sair dessa rotina assustadora que no fazemos o mnimo para alterar tal
situao, mas se conhecer as vantagens que da podem advir, porventura
faramos o tal esforo extra para mudar.

Organizao Pessoal

No entre em Rotina
Esta rotina pode levar aquilo que hoje se conhece por
Burnout ou desgaste profissional.

Organizao Pessoal
Burnout ou desgaste profissional ...
Um processo psicolgico gerado pelas presses no trabalho
que se desenvolve regularmente e que por isso apresenta
sinais indicadores progressivos que devem ser interpretados

e sujeitos a interveno, dadas as consequncias negativas

que produzem nos profissionais e no rendimento e qualidade
do seu trabalho.

Organizao Pessoal
Aguentar-se Bem
Normalmente difcil saber como se est a sair.
Devemos reconhecer que provavelmente no estamos a sairnos to bem como o desejado, o primeiro passo.

Organizao Pessoal
Aguentar-se Bem
A falta de organizao um sintoma de que no se est a sair bem,
exemplos:
- Perder coisas facilmente;
- No ter tempo para discutir bem as coisas;
- Prometer coisas e falhar na sua execuo;

Organizao Pessoal
Aguentar-se Bem
Pensar que nenhum trabalho extra afeta o trabalho que j
tem.
Se reconhecer um destes pontos, tem de descobrir como
que pode organizar-se melhor.

Organizao Pessoal

Evite o Stress
Quando no se tem xito na gesto pessoal,
normalmente devido a trabalhar sob muito stress.

Organizao Pessoal
Evite o Stress
Ter demasiadas tarefas a fazer um dos sinais de
aviso que pode levar a muito stress, exemplos:
arranjar sempre desculpas para as coisas

no estarem feitas dentro dos prazos;

no fazer mais coisas que gostaria mesmo
de fazer, por se sentir cansado;

Organizao Pessoal
Evite o Stress
- ficar irritado com coisas banais;

-no se entusiasmar com o trabalho que normalmente

despertaria interesse.

Organizao Pessoal
Evite o Stress
Todos estes sintomas so sinais de stress, j que refletem
comportamentos pouco habituais.
A culpa no do trabalho mas sim do stress.

Identificao Anlise das Atividades Desenvolvidas e sua

Prioridade

Organizao Pessoal
No procure solues erradas
Normalmente quando aparecem as dificuldades por vezes procuramos as
solues erradas, que nos trazem ainda mais problemas, como sejam:
culpar os outros ou as circunstncias,
convencemo-nos sempre que a culpa no nossa;
quando os problemas aparecem, simplesmente ignormos, ficando

espera que ele se resolva por ele;

beber lcool uma forma de afastar as realidades que nos afeta;

Organizao Pessoal
No procure solues erradas
comer fast-food, como forma de ter mais tempo de gerir o seu

tempo, um erro j que pensa estar a substituir os desejos que sente

e por outro lado faz mal sade.
Nenhuma destas situaes uma forma correta de gerir o seu

tempo, j que se vai adquirindo maus hbitos, e apenas pode

resolver situaes temporrias mas a longo prazo ainda lhe vai
complicar mais a vida.

Organizao Pessoal
Aprenda a ter objetivos/ rumo
Quando no se tem objectivos um grande problema,
quando no se tem uma meta a atingir, fazemos as coisas
conforme elas nos aparecem;

Organizao Pessoal
Aprenda a ter objetivos/ rumo
necessrio termos um objetivo especfico, para no
sermos uma cobaia presa a uma roda que gira sem nos
levar a lado nenhum;

Organizao Pessoal
Aprenda a ter objetivos / rumo
Temos de parar e fazer uma avaliao consciente da atitude
ou do rumo que estamos a seguir e pensar onde gostaria
de estar ou fazer;

Organizao Pessoal
Aprenda a ter objectivos / rumo
A vida muito curta para continuar a fazer o trabalho que
detesta, lute e aposte no desconhecido.

Gesto de Tempo - Diagnstico

Gerir o tempo implica:
Saber quais os nossos objetivos e prioridades.
Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para o
alcanar.

Pensar a longo prazo. No pense apenas no dia de hoje. Autoconhecimento: conhecer o modo como funcionamos melhor!

Gesto de Tempo - Diagnstico

O que faz para garantir que cumpre prazos?
Tem uma tarefa fcil e uma tarefa difcil para fazer.
Qual a tarefa que faz primeiro?
Estabelece um plano para cada dia ou para um perodo mais longo?
Estabelece prioridades?

Gesto de Tempo - Diagnstico

Construa um horrio para que se organize no seu dia a dia

Junte os itens semelhantes

Utilize os tempinhos
Faa do tempo de transio um tempo produtivo
Seja fiel ao seu horrio
Comece cedo
Faa o horrio em torno das atividades chave
Avalie os seus horrios
Calendarize todas as suas atividades

Gesto de Tempo - Diagnstico

Minimize as interrupes:
Analise as interrupes
Seja breve
Reorganize-se
Defina 1 prazo
Escreva
Desloque-se
Levante-se
Conjugue os assuntos
Aprenda a comunicar melhor

Gesto de Tempo - Diagnstico

Telefonemas, como se organizar:
Agrupe os telefonemas a fazer e faa de 1 vez
Deixe mensagens completas

Atualize o voicemail diariamente

Mantenha a rea do telefone arrumada

Programe os nmeros que utiliza mais

Gesto de Tempo - Diagnstico

Telefonemas, como os fazer:
Planeamento
Prepare a abertura
Escolha a melhor altura para ligar/pergunte
Fale devagar
Fornea informaes detalhadas
Se tiver de pedir para aguardar, explique porqu e agradea quando
regressar
Antes de desligar queria ainda colocar-lhe esta questo...
Deixe mensagens com significado
Procure formas de contacto alternativas

Gesto de Tempo - Diagnstico

Telefonemas, O que no fazer ao telefone:
Ter longas mensagens no voicemail, ou saudaes pouco profissionais;

Deixar as pessoas a aguardar indefinidamente

Falar com outras pessoas

Autorizar interrupes
Teclar no computador
Ler o email
Deixar mensagens num ritmo elevado

Gesto do Tempo
Como fazer um Plano Semanal
Defina objetivos

Estabelea prioridades para todas as atividades

Seja realista quanto ao tempo

Divida os trabalhos quando complexos

Desenhe o seu plano em funo do tempo

Escolha a melhor sequncia de atividades

Defina os locais para realizar as tarefas

Deixe um tempo para os imprevistos

Transforme o ato de planear num hbito

Gesto do Tempo
Emails:
Ver a caixa de correio regularmente
Ler de acordo com o assunto e o remetente
Responder rapidamente
Ser educado

Gravar quando necessitar

Ser breve

Quando responder verificar quem vai receber o seu email

Limpar a caixa de correio regularmente
Quando fizer forwards, mudar o assunto

Gesto do Tempo
Cuidados a ter:
NO
Escrever tudo em maisculas ou sinais de exclamao

Ser abrupto
Dar ordens
Assumir que o seu email lido
Enviar mensagens confidenciais
Gravar a menos que necessite para documentao

Reenviar anedotas, a menos que saiba que o outro quer

Exerccio 3

Gesto de Tempo Diagnstico

Exerccio individual de avaliao e
gesto de tempo

Gesto do tempo e organizao do

trabalho - Desenvolvimento
Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho so fatores
essenciais para que consiga atingir objetivos e ter sucesso.

Assim, apresentamos-lhe algumas estratgias para que tire o melhor

partido do seu tempo e da organizao do seu trabalho.
Agora DESENVOLVA a sua competncia para gerir o tempo e a organizao
de trabalho:
1.O que o tempo e como geri-lo
2.Estabelecer objetivos e prioridades

3.Planear atividades e tarefas

4.Organizao pessoal

5.Organizao do trabalho

Regras Fundamentais de Gesto

do Tempo

O Tempo
O que o tempo?
O tempo um elemento que se gasta e no se recupera. Apesar de
pensarmos que temos todo o tempo do mundo, tudo o que fazemos
requer tempo e mesmo que no o usemos ele permanece limitado.

algo que tem significados diferentes ao longo da vida e que no

adaptvel.

Exerccio - 4
AGORA REFLITA:
SENTE QUE NO TEM TEMPO PARA NADA? QUE O

TEMPO NO LHE CHEGA PARA TUDO?

Gesto do Tempo
Algumas das causas mais frequentes para a perda de tempo

Barreiras Administrativas ao tempo

Barreiras ambientais ao tempo
incindindo sobre preocupaes de
tempo que tm origem na
envolvente

onde so focadas certas barreiras

administrativas que quando negligenciadas
das causam perda de tempo significativas

Gesto do Tempo
Barreiras Humanas ao tempo
Esforar-se demais;
Desorganizao pessoal;

Incapacidade de dizer no;

Falta de autodisciplina;

Procrastinao, indeciso;
Deixar tarefas inacabadas;

Socializar.

Gesto do Tempo
Barreiras Administrativas do tempo
Falta de objetivos, prioridades e planeamento;
Delegao ineficiente;

Pessoas no treinadas ou inadequadas;

Falta de comunicao;

Responsabilidade ou autoridade confusa;

Falta de padres, controlo e relatrios dos progressos;
No saber escutar.

Gesto do Tempo
Barreiras Ambientais ao Tempo
Interrupes pelo telefone;
Visitantes ocasionais;

Encontros;
Informao atrasada ou incompleta;

Papelada, formalidades, leitura;

Falta de pessoal ou excesso de pessoal;

Barulho, distraes visuais.

Gesto do Tempo
As barreiras humanas ao tempo tm duas vertentes

So as mais difceis de dominar,

derivam dos hbitos adquiridos
ao longo da vida.

So as que do mais hipteses

de trabalhar porque se pode
fazer escolhas sobre a sua
organizao

Gesto do Tempo
Estabelecer prioridades e objetivos - Coloque um X
nos que considera prioridades
Faa diariamente 20 cartas.
Aprecie bailado.
Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa.
Cante uma cano.
Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho.
Cite um exemplo de solidariedade.
Desenvolva o potencial da criana.
Dedique-se sua equipa.
Defenda a democracia.
Escreva um relatrio.
Seja uma boa cidad/cidado.

Gesto do Tempo
Mas porque importante criar objetivos?
Mensurvel: algo que possa ser medido, no pode ser algo abstrato;

Atingvel: no ser impossvel de conseguir;

Realista: no ser algo demasiado difcil nem demasiado fcil;
Compatvel: Ser algo que voc pode realizar e que no v contra o que

voc realmente quer;

Prazo: definir prazos limite;

Gesto do Tempo
Mas porque importante criar objetivos??
Especfico: no ser algo geral, mas algo concreto;
Pessoal: algo seu, adaptvel a si e ao que voc quer e no a
outra pessoa;
Escrito: dever escrev-lo para que no se esquea.

Gesto do Tempo
O segundo ponto de gesto de tempo aps estabelecer objetivos e
prioridades o planear prioridades e tarefas e assim dever ter em conta:

Plano de Trabalho

Plano de Tempo

Objetivos/resultados

Estimativa de durao

Atividades

Horrios

Prioridades

Flexibilidade

Gesto do Tempo
Planear Atividades e tarefas
Afinal Qual as vantagens de fazer um plano -Obriga a pensar no futuro

Ajuda a evitar problemas

Ajuda a lidar com o fluxo de trabalho

Fornece mais tempo til

Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros
Ajuda a gerir o tempo dos outros
Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho
Ajuda a dizer no mais vezes

Ajuda a trabalhar com mais calma

Ajuda a fazer mais coisas

Gesto do Tempo

Gesto do Tempo
Procrastinao:
O que a Procrastinao?
a arte de adiar:
Qual a razo que leva as pessoas a adiar as coisas?

De seguida, apresentamos uma pequena lista com possveis razes, leia e

reflita sobre aquelas com que se identifica mais.

Gesto do Tempo
Qual a razo que leva as pessoas a adiar as coisas? Qual(ais) se aplica(m) a
si?
Desorganizao
Desejo de evitar tarefas desagradveis
Medo de falhar
Medo do sucesso e suas implicaes
No saber por onde comear
Perfecionismo
Falta de confiana e dilogos internos negativos
Medo da mudana
Medo da rejeio
A tarefa parece ser to difcil e ocupar demasiado tempo
No ter os acessrios ou os recursos necessrios para fazer o trabalho

Gesto do Tempo
IMPORTANTE: NO ADIE!!

Como por exemplo, para tornar o seu trabalho menos intimidante,

divida-o em partes pequenas:
Os grandes projetos so assustadores
Os pequenos projetos parecem mais fceis

Gesto do Tempo
Delegue as tarefas, no tente fazer tudo sozinho quando tem quem o
possa ajudar; (Reveja aqui a temtica sobre Comunicao e trabalho em
equipa)

Tenha em conta a comunicao na sua equipa, para que mais

facilmente se resolvam imprevistos;
Crie tambm dois documentos importantes:
PLANO AGENDA
ANUAL

LISTA DIRIA

Gesto do Tempo
PLANO AGENDA ANUAL

Dimenso adaptada s necessidades mas de acesso rpido e fcil.

Evite a utilizao de duas agendas em simultneo. Caso no seja

possvel, estabelecer metodologias de sincronizao.
Assente as datas limite para a realizao das diversas tarefas.

Utilize dois nveis de registo: de viso rpida e alargado no tempo, e a

agenda propriamente dita com os pormenores.
Na agenda de papel, escrever a lpis para que possa fazer alteraes.

Gesto do Tempo
LISTA DIRIA
Dever ser colocada o mais junto possvel da agenda.
Nela devero figurar as tarefas que desejamos realizar naquele dia, por ordem de
prioridades.
No sistema de ordenao devem ser respeitados os seguintes princpios:
Tarefas Importantes/Urgentes;
Tarefas Importantes/No Urgentes;
Tarefas No Importantes/Urgentes;
Tarefas No Importantes/No Urgentes.
Reservar para cada tarefa um perodo de tempo determinado e controlar o seu
cumprimento no final do dia.
Deixar algum tempo para os imprevistos porque alguns podero ser prioritrios.
Fazer controlos sistemticos ao longo do dia.

Gesto do Tempo
LISTA DIRIA
No esquecer que sempre que adiamos uma tarefa para o dia seguinte,
aumentamos as probabilidades de sermos ultrapassados pelos imprevistos,
particularmente os urgentes.
Se o planeamento atravs da lista diria no resultar, poder dever-se ao
seguinte:
tentativa de realizaes excessivas para um s dia;
falta de preparao para algumas tarefas;
deficincias na formulao da tarefa;
falta de informao necessria;
dificuldades na planificao por excesso de presso;
algumas tarefas so abandonadas porque so muito difceis, ou por serem
aborrecidas;
falta de autoconfiana.

Gesto do Tempo
NO ESQUECER - tempo limitado por isso tente:

No lidar com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo:

delegue tarefas e aprenda a dizer que no;
No ter um excesso de interrupes pelo telefone: organize os seus

telefonemas e a forma de os fazer;

No ter um excesso de interrupes quando est a fazer trabalhos que
requerem concentrao: concentre-se numa tarefa de cada vez, crie

objetivos e prioridades e realize-as;

Gesto do Tempo
NO ESQUECER

No gastar demasiado tempo com problemas trazidos pelos seus

colaboradores ou colegas: tente resolv-los o mais rapidamente
possvel;
No ter responsabilidade e autoridade no claramente definidas: ao
delegar as tarefas diga o que cada um tem de fazer, no se esquea que
a comunicao essencial;

Gesto do Tempo
No abandonar um trabalho antes de o terminar para pegar noutro: Concentrese na tarefa que tem de fazer, planeie as suas atividades, crie objetivos e
prioridades e siga tudo risca;

No realizar trabalhos rotineiros que poderiam ser feitos por outrem: No se

esquea de delegar as tarefas, no precisa necessariamente de fazer tudo,
rentabilize o seu tempo;
No ter reunies e contactos sem hora marcada e sem clara viso das
prioridades: planeie a sua agenda com as horas e assuntos a tratar;
No ter falta de objetivos, prioridades e prazos para os trabalhos: ordene as
suas tarefas por grau de importncia e urgncia, defina anteriormente os seus
prazos e cumpra tudo o que planeia;