AGO./1992
ABNT-Associao
Brasileira de
Normas Tcnicas
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de Normas Tcnicas
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NBR 12676
Procedimento
Origem: Projeto 14:001.01-011/91
CB-14 - Comit Brasileiro de Finanas, Bancos, Seguros, Comrcio, Administrao
e Documentao
CE-14:001.01 - Comisso de Estudo de Documentao
NBR 12676 - Documentation - Method for examining documents, determining their
subjects, and selecting indexing terms - Procedure
Descriptor: Documentation
Vlida a partir de 29/10/92
Palavra-chave: Documentao
1 Objetivo
1.1 Esta Norma fixa as condies exigveis para a prtica
normalizada do exame de documentos, da determinao
de seus assuntos e da seleo de termos de indexao.
Destina-se aos estgios preliminares da indexao, no
tratando das prticas de qualquer tipo de sistema de indexao, pr ou ps-coordenado. dirigida para sistemas de indexao nos quais os assuntos dos documentos so expressos de forma resumida, e os conceitos so
registrados atravs dos termos de uma linguagem de indexao. Aplica-se especialmente a servios de indexao
independentes e a servios de indexao em rede.
1.2 Esta Norma pode tambm orientar os resumidores durante a fase de preparao de resumos e auxiliar na traduo dos pedidos dos usurios para os termos de uma
linguagem de indexao.
1.3 Esta Norma no se aplica a servios que empregam
tcnicas de indexao automtica; os termos que ocorrem nos textos so organizados em conjuntos ou classes
segundo critrios estabelecidos por computador (p. ex.:
freqncia de ocorrncia e/ou de co-ocorrncia no texto).
2 Documentos complementares
4 pginas
3 Definies
Para os efeitos desta Norma so adotadas as definies
de 3.1 a 3.6.
3.1 Documento
Qualquer unidade, impressa ou no, que seja passvel de
catalogao ou indexao.
Nota: Esta definio se refere no apenas a materiais escritos
ou impressos em papel ou suas verses em microforma
(p. ex.: livros, jornais, diagramas, mapas), mas tambm a
suportes no-impressos (p.ex.: registros legveis por mquina, filmes, gravaes sonoras), objetos tridimensionais
e realia usadas como espcimens.
3.2 Conceito
Qualquer unidade de pensamento. O conceito pode ter o
seu contedo semntico reexpresso pela combinao de
outros conceitos, que podem variar de uma lngua ou de
uma cultura para outra.
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3.4 Indexao
Ato de identificar e descrever o contedo de um documento com termos representativos dos seus assuntos e que
constituem uma linguagem de indexao.
b) resumo, se houver;
c) sumrio;
d) introduo;
Termo utilizado consistentemente na indexao para representar um conceito; algumas vezes conhecido como
descritor.
3.5.2 Termo no-preferido
Sinnimo ou quase sinnimo do termo preferido (descritor); tambm conhecido como no-descritor. No atribudo aos documentos mas utilizado como remissiva no
ndice, para instruir o usurio (Use ou Ver) na procura do
termo preferido.
3.6 ndice de assuntos
Listagem alfabtica ou sistemtica de assuntos que indica a posio de cada assunto num documento ou numa
coleo de documentos.
4 Condies especficas
4.1 Estgios da indexao
4.1.1 A indexao consiste basicamente nos trs estgios
nado depende em grande parte de sua forma fsica. Podem-se distinguir dois casos: documentos impressos e
documentos no-impressos.
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sempre o valor de um conceito para a expresso e recuperao do assunto do documento. Ao fazer a escolha dos
conceitos, o indexador deve ter em mente as consultas
que podem ser feitas ao sistema de informao. Neste
contexto, o indexador deve:
a) escolher os conceitos que forem considerados os
mais apropriados para uma determinada comunidade de usurios;
b) adaptar tanto os instrumentos de indexao como
os prprios procedimentos em funo da retroalimentao obtida atravs dos pedidos de informao. Esta adaptao, entretanto, no deve alterar a estrutura ou a lgica da linguagem de indexao.
tar com termos de indexao todos os conceitos identificados durante o exame do documento. A escolha dos
conceitos que devem ser selecionados depende da finalidade para a qual so usados os termos de indexao.
Neste caso, as caractersticas da indexao mais afetadas so: seu grau de exaustividade e a especificidade
dos termos selecionados.
4.3.3.1 A exaustividade se refere ao nmero de conceitos
(como os associados s perguntas de 4.3.1) representados pelos termos atribudos a um documento pelo indexador.
4.3.3.1.1 Os limites da abrangncia do assunto no devem
ser interpretados de modo muito restrito. Com o crescimento das redes de informao, preciso ter em mente
que os termos de indexao, inicialmente criados para
um grupo de usurios (p.ex.: cientistas ou tcnicos), podem ser utilizados por outros grupos de usurios (p.ex.:
economistas).
4.3.3.1.2 No se deve estabelecer nenhum limite arbitrrio
ao nmero de termos ou descritores que possam ser atribudos a um documento. Isso deveria ser determinado inteiramente pelo volume de informaes contido no documento e relacionado com as necessidades esperadas dos
usurios. A imposio deste tipo de limite pode levar a alguma perda de objetividade na indexao e distoro
da informao que poderia vir a ser de valor na recuperao. Se um servio de indexao necessita de limitar o
nmero de termos, a seleo dos conceitos deve ser
orientada pelo julgamento do indexador relativamente ao
papel que cada conceito desempenha na expresso do
assunto global do documento.
4.3.3.2 A especificidade se refere ao grau de preciso
com que um termo define determinado conceito no documento. Ocorre perda de especificidade quando um
conceito representado por um termo com significado
mais genrico. Os conceitos devem ser identificados o
mais especificamente possvel. Em certas ocasies, porm, preferem-se termos que definem conceitos mais genricos, dependendo dos seguintes fatores:
pos de instrumentos bem como com suas regras, procedimentos de trabalho e limitaes.
4.4.3 O indexador freqentemente encontra conceitos que
no esto presentes nos tesauros ou nas tabelas de classificao existentes. Dependendo do sistema em uso, estes conceitos podem ser trabalhados de vrios modos, por
exemplo:
a) expressos por termos ou descritores que so imediatamente admitidos na linguagem de indexao;
b) representados provisoriamente por termos mais
genricos, deixando os novos conceitos para incluso ulterior na linguagem de indexao.
5 Controle de qualidade
5.1 A qualidade de indexao depende de fatores relativos a:
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mentos, bem como as regras e procedimentos da linguagem de indexao especfica que est utilizando.
5.1.3 A qualidade da indexao depende da hospitalidade da linguagem de indexao utilizada. Esta deve admitir
livremente novos termos ou mudanas na terminologia,
bem como atender a novas necessidades dos usurios.
Uma poltica de atualizao freqente considerada essencial.