INTRODUCCIN

El Departamento Administrativo de Presidencia de la Repblica, pertenece a la Rama

Ejecutiva del Poder Publico, por tanto como entidad del Estado su creacin y
funcionamiento se rige por las normas de derecho Publico que sustentan la legalidad de
la Estructura del Estado.
La ley 55 de 1990 dispone que el DAPRE tenga una naturaleza especial, por lo tanto
cuenta con una estructura y nomenclatura de sus dependencias y empleos acorde con la
misma. Tiene regmenes especiales en materia presupuestal, fiscal, administrativa,
contractual, salarial y prestacional, para cumplir con el objeto y funciones asignadas.
Su sede principal es el Palacio de Nario y cuenta con el edificio administrativo ubicado
en la Calle 7 No. 6 - 54 de Bogot D.C.
Con el fin de procurar la eficacia, eficiencia y efectividad durante la ejecucin, control y
evaluacin de todas y cada una de las actividades descritas en los procedimientos que se
llevan a cabo en la Oficina de Control Interno de la Presidencia de la Repblica, se
presenta este Manual de Procesos y Procedimientos, elaborado con base en la labor
diaria desempeada por la oficina.
Dicha Oficina depende de la Direccin del Departamento Administrativo de la
Presidencia. Adems est articulada con todas las reas misionales y de apoyo de la
Presidencia de la Repblica.
La Utilidad de la aplicacin de los procedimientos descritos en este documento, permite
establecer formalmente los mtodos y tcnicas de trabajo a seguir en la Presidencia de la
Repblica, as como garantizar y asegurar la calidad en la prestacin de servicios con
procedimientos estandarizados y articulados, cuyo beneficio describe claramente las
responsabilidades de los funcionarios al realizar articuladamente las tareas requeridas
para el cumplimiento eficiente de los procesos.

MISIN
Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica
asistir al Presidente en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales
y prestarle el apoyo administrativo y los dems servicios necesarios para dicho
fin

VISIN
Convertir al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica en
la Entidad lder del sector, que asista en la mejor forma al Presidente de la
Repblica en el cumplimiento de las funciones Constitucionales, legales y de
los objetivos plasmados en el Plan Nacional de Desarrollo, suministrndole
adems el ms eficiente apoyo logstico y Administrativo

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

1. GENERALIDADES
1.1 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN
El presente Manual de Procesos y Procedimientos rige para la Oficina de Control Interno
del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y se constituye en el
instrumento facilitador para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
1.2 DEFINICION DEL MANUAL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
El Control Interno es el sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto
de planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y
evaluacin adoptados por la Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades,
operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigente dentro de las
polticas trazadas por la direccin, con el fin de cumplir la Misin Institucional.
Previsto lo anterior; el Manual de Procesos y Procedimientos de la Oficina de Control
Interno, es una gua sistemtica y practica que ayuda en forma eficiente, eficaz y segura,
a realizar los procedimientos concernientes al cumplimiento de las funciones, para las
cuales fue creada esta oficina.
1.2.1 Objetivos del Manual de Procesos y Procedimientos:

Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada, las actividades que

efectan los funcionarios que intervienen en el proceso.

Formalizar los mtodos y tcnicas de trabajo que se siguen, en la realizacin de

las actividades.

Precisar responsabilidades operativas para la ejecucin, control y evaluacin de

actividades.

Convertir al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica en la

Entidad lder del sector, que asista en la mejor forma al Presidente de la Repblica en el
cumplimiento de las funciones Constitucionales, legales y de los objetivos plasmados en
9

el Plan Nacional de Desarrollo, suministrndole adems el ms eficiente apoyo logstico

y Administrativo furiossima
1.3 PLATAFORMA ESTRATEGICA
La Oficina de Control Interno, para el cumplimiento de la misin Institucional ha
definido y concretado su misin, visin y principios bsicos.
1.3.1 Misin: Asesorar a la Direccin de Presidencia de la Republica en el
fortalecimiento del Control Interno mediante la evaluacin, seguimiento y control a los
procesos de Gestin Institucional, formulando diagnostico y recomendaciones con el
propsito de que la labor Gerencial y Administrativa se desarrollen dentro de los
principios constitucionales, directrices gubernamentales, marco legal y poltica de la
Entidad.
1.3.2 Visin: Ser la Oficina asesora del mas alto nivel, conformada por un grupo
humano idneo y calificado para trascender interna y externamente.
1.3.3 Principios Bsicos: De conformidad con el ejercicio del Control Interno en su
articulo 1, de la Ley 87, implica que este debe hacerse siguiendo los principios de
igualdad, moralidad, eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad y
valoracin de costos ambientales. En consecuencia, deber concebirse y organizarse de
tal manera que su ejercicio sea intrnseco al desarrollo de las funciones de todos los
cargos existentes en la entidad y en particular a las asignadas a aquellos que tengan
responsabilidad de mando.
El principio de igualdad implica, que el sistema de control interno debe velar
porque las actividades de la Entidad, estn orientadas efectivamente hacia el
inters general, sin privilegios otorgados a grupos especiales.
El principio de moralidad indica que todas las operaciones deben ser realizadas,
no solo acatando las normas constitucionales y legales, sino tambin los
principios ticos y morales que rigen nuestra sociedad.
El principio de economa ordena vigilar que la asignacin de los recursos sea la
mas adecuada, en funcin de los objetivos y metas institucionales.
El principio de celeridad establece que uno de los aspectos principales sujeto del
control, debe ser la capacidad de respuesta oportuna por parte de la Entidad a las
necesidades sociales que caen dentro de su mbito de competencia.

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 Los principios de imparcialidad y publicidad apuntan a obtener la mayor

transparencia posible en las actuaciones de la Entidad, de tal manera que nadie
pueda sentirse afectado en sus intereses o se objeto de discriminacin.
Finalmente, el principio de valoracin de costos ambientales supone que, para
aquellas entidades en las cuales su operacin pueda tener un impacto ambiental
negativo, la minimizacin de este debe ser un elemento importante en al toma de
decisiones y en la conduccin de sus actividades rutinarias.
Adems de estos principios se podran agregar otros como el principio de eficiencia, que
se ocupa de examinar si los resultados se logran de manera oportuna y guardan relacin
con los objetivos y metas de la Organizacin. Este principio es inherente la Control
Interno, pues aunque no lo enumera explcitamente la Ley 87, es uno de los principios
que, segn l articulo 209 de la Constitucin, inspiran la funcin administrativa.
Igualmente podra mencionarse el principio de equidad, que busca identificar los
receptores de la accin econmica y analizar la distribucin de costos y beneficios entre
sectores econmicos y sociales. La equidad es uno de los fundamentos del Control
Interno en tanto que segn la Constitucin y la ley, este principio debe orientar la
funcin de control fiscal.

1.4 OBJETIVO GENERAL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Implementar el Sistema de Control Interno en la Presidencia de la Republica, atendiendo
a los principios constitucionales que deben caracterizar la administracin del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, as como la misin
asignada en los artculos 1, 2 y 3, del decreto 1680 de 1991, y el orden de importancia
de cada una de las funciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
Republica, teniendo en cuenta que adems de asistir al Presidente de la Republica, en el
ejercicio de sus funciones constitucionales y legales, tambin presta apoyo
administrativo, cuyas funciones primordiales estn definidas por la ley 55 de 1990, el
diseo y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientara al logro de los
siguientes objetivos fundamentales:
1.4.1 Objetivos Especficos de Control Interno:
Proteger los recursos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
Republica, buscando su adecuada administracin y proteccin, ante posibles riesgos
que los afecten.

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 Procurar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las operaciones promoviendo

y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades definidas para el
logro de la misin institucional, bajo claros principios equidad y transparencia.
Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn dirigidas al
cumplimiento de los objetivos del Departamento Administrativo de la Presidencia de
la Repblica.
Procurar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin organizacional.
Propender por la oportunidad y confiabilidad de la informacin y sus registros.
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan afectar el logro de sus
objetivos.
Facilitar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de
verificacin y evaluacin.
Velar porque la entidad disponga de procesos de Planeacin y mecanismos
adecuados para el diseo y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y
caractersticas.
Adelantar la gestin de auditoria en sus etapas ntegras, sobre los fondos, valores y
bienes y sobre el movimiento contable y presupuestal del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la Republica

2. DESCRIPCIN GENERAL DE LOS PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

2.1 METODOLOGA
Para el levantamiento de la informacin se cont con la colaboracin del personal de la
Oficina de Control Interno, con participacin de todos los cargos existentes quienes
aportaron la descripcin y documentacin de cada uno de los procedimientos y
aprobaron la diagramacin correspondiente.
La metodologa empleada sigue los pasos dados en el instructivo Directrices para la
elaboracin, presentacin y actualizacin de los manuales de procesos y
procedimientos elaborado por Planeacin.

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Se cont con la asesora directa y continua de expertos en el levantamiento de

flujogramas correspondientes a la Oficina de Control Interno y el departamento
Administrativo de la Funcin Publica. A cada flujograma lo acompaa la descripcin
detallada de las distintas actividades que se realiza en cada proceso, con el responsable
de cada actividad y puntos de control.
As mismo permitieron consultar y recuperar normas de creacin de la Oficina y sus
funciones, contenidas en el Capitulo de Bases y Normas Legales de este Manual.
A continuacin se relacionan los procesos y procedimientos objeto de este manual:
Proceso: Sistema de Control Interno
Procedimiento:
Valoracin del Riesgo
Asesora y Acompaamiento
Evaluacin y Acompaamiento
Relacin con Entes Externos

2.2 VALIDACIN
El presente Manual describe los procesos tal y como se deben realizar a partir de la
fecha.
Para cada modificacin posterior que sea necesaria de realizar, la Dependencia
interesada solicitara el concepto previo a la Oficina de Planeacin, remitiendo el formato
de actualizacin que aparece en el instructivo.
2.3 MANEJO Y CONSERVACIN DEL MANUAL
Con el propsito de asegurar el perfecto estado de las hojas y de la totalidad del
instructivo, el Manual debe tratarse de una manera cuidadosa.
No debe ubicarse en lugares contaminados o de condiciones ambientales extremas

4. DESARROLLO DEL MANUAL

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4.1

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

El soporte de la estructura organizacional de la Oficina de Control Interno se integra con

un total de 6 funcionarios, distribuidos as:
Personal Oficina de Control Interno
De Planta

Profesional
con postgrado

Profesional

Tecnlogos

Auxiliar
Administrativo

Jefe

TOTAL

La Oficina depende de la Direccin del Departamento Administrativo, adems est

interrelacionada con todas las reas misionales y de apoyo de la Entidad.
La ubicacin de la Oficina dentro de la estructura organizacional del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la Repblica se presenta en la siguiente pgina.
(Organigrama.)
4.1.1 Estructura Funcional Interna: La Oficina de Control Interno cumple cuatro
actividades bsicas, para el desempeo de sus funciones, monitoreadas por un Jefe. La
Estructura Funcional Interna de la Oficina (Figura 1) se plantea en un esquema circular,
propio de una organizacin horizontal, donde todos los responsables participan en el
cumplimiento del objetivo general de la Oficina.
CULTURA DE CONTROL INTERNO
- Capacitacin
AUDITORIA INTERNA

JEFE DE OFICINA

OPERATIVIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTOS INTERNOS ADMINISTRATIVOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Figura 1. Estructura Funcional Interna

4.2

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DIAGRAMADOS

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4.2.1 CONVENCIONES DIAGRAMAS DE FLUJO

Para la elaboracin, se utiliza la simbologa internacionalmente aceptada, la cual asigna
un smbolo especfico a cada tipo de actividad realizada. La simbologa utilizada en la
elaboracin de los diagramas de flujo tiene la siguiente equivalencia:

Inicio / Fin

Operacin Manual

Operacin Sistematizada

Decisin

Documento

Archivo

Conector Esta Pgina

Conector Otra Pgina

Archivo Magntico

Operacin que marca un Punto de Control

Conector Transmisin Compartida

La direccin de las flechas de flujo indican el orden en que se realizan las operaciones.
A continuacin se presentan los procedimientos en Diagramas de Flujo.

5. PUNTOS DE CONTROL

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La Oficina de Planeacin en conjunto con la Oficina de Control Interno, procedi a

identificar los Puntos de Control, es decir, las actividades claves de cada procedimiento
donde se verifica el cumplimiento del objetivo general de la Oficina de Control Interno.
5.1

OBJETIVOS DE LOS PUNTOS DE CONTROL

Verificar si el procedimiento se est realizando en la forma en que fue concebido.

Validar el cumplimiento de las actividades previas al Punto de Control, de la

presencia o el paso de un documento en especial a travs de un procedimiento.

Monitorear el cumplimiento de leyes, decretos y dems normas que enmarcan el

desarrollo del procedimiento.

Alimentar estadsticas que permitan la obtencin rpida y sencilla de indicadores

para medir la eficiencia de la gestin en un perodo de tiempo.

5.2

CLASES DE CONTROLES

Las actividades donde se debe ejercer control por parte del Jefe de la Oficina de Control
Interno y de los responsables que desarrollan dichas actividades se encuentran resaltadas
en cada procedimiento, cabe anotar que se deben tener en cuenta controles de tipo:
5.2.1

Operativo: Examen que verifica el adecuado cumplimiento, la efectividad y el

control en el momento de la ejecucin para lograr que su mejoramiento y
perfeccionamiento sea permanente y oportuno.

5.2.2

Administrativo: Abarca los sistemas de organizacin interna, la distribucin de

funciones, los sistemas de seleccin y aprobacin de utilizacin de recursos, la
normatizacin de actividades a travs de manuales de funciones y de
procedimientos y los mecanismos de registros relacionados con la adopcin de
decisiones, que rige el nivel directivo para autorizar operaciones y transacciones.

5.2.3

Financiero: Examen que se realiza, con base en las normas de Auditora de

aceptacin general, para establecer si los estados financieros de una Entidad
reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su
situacin financiera, comprobando que en la elaboracin de los mismos y en las
transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las
normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de
contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.
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5.3.4

De Calidad: Grado de satisfaccin de la comunidad por los bienes y servicios

que se prestan.

5.3.5

Autocontrol: Es el control permanente ejercido por cada persona desde el

comienzo de cada proceso, cuyo fin primordial es el mejoramiento continuo.

5.3

TIPOS DE CONTROL

Para que un sistema de control sea eficaz debe emplearse una combinacin de diferentes
controles que permita compensar las ventajas particulares de cada uno, segn su
aplicacin se dividen en:
5.3.1

General: Aseguran el cumplimiento de los controles especficos que

comprenden los contemplados en los manuales, procedimientos, presupuestos,
los informes operativos, estados financieros etc.

5.3.2

Especficos: En relacin con el acceso tiene la finalidad de proteccin

disposicin y rendicin de cuentas e informes.

5.3.3

Preventivo: Previenen errores y puede ser organizativos o de procedimiento. Los

organizativos rigen la divisin de lo deberes, como la separacin entre las
funciones de autorizacin y las de ejecucin. Los de procedimiento conciernen al
procesamiento de los datos y deben asegurar un manejo integro, exacto y
adecuado. Entre los controles de procedimientos figura el control de los nmeros
de orden, los requisitos para la autorizacin, la comprobacin de la elaboracin
de documentos y sus operaciones matemticas y el empleo de mecanismos que
depuren las actuaciones administrativas.

5.3.4

De Detencin: Sirve para detectar previamente cualquier error y supervisar el

resultado del procedimiento. En el plano operativo se aplican a la verificacin de
la revisin de cuentas bancarias, facturas, comprobantes de pago, entradas y
salidas de Almacn.

5.3.5

Correctivos: Son la aplicacin de las medidas correctivas que se tomen, basadas

en los problemas revelados por los controles anteriores.

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