ACTIVIDAD 13

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- Qu entiendes por combinar correspondencia en los documentos de
Microsoft Word?
Nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta
forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de
personas distintas.
Word se encarga de generar los datos variables que cambian en cada carta,
segn la persona. De esta forma, podemos generar automticamente tantas
cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los
datos.
2.-En la combinacin de correspondencia, a qu nos referimos cuando hablamos
del Documento Principal?
Se refiere que en el documento Word contiene el texto fijo y los campos variables
que toman su valor del origen de datos.
3.- En la combinacin de correspondencia, a qu nos referimos cuando
hablamos del Origen de Datos?
Nos referimos al lugar donde se residen los datos que vamos a utiliza en el
documento principal. Puede provenir en distintos programas, por ejemplo: en una
tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, en una
tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
4.- Qu representan los registros y los campos en el origen de los datos de la
Combinacin de Correspondencia?
Un registro corresponde a una fila (rengln) y un campo corresponde a una
columna.
5.- Qu son los destinatarios en la Combinacin de Correspondencia en los
documentos de Microsoft Word?
Aunque tengamos los datos en un origen que no sea Word, podemos ir desde
Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de
ordenacin para que mis cartas salgan ordenadas por algn campo de
combinacin e incluso, podemos introducir condiciones de filtro para que solo se
combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos.

6.- En qu consiste el proceso de filtrar destinatarios en la combinacin de

correspondencia en Microsoft Word?
Consiste en que tenga un determinado valor en un campo de combinacin.
7.- Describe brevemente el procedimiento para crear el documento principal de la
Combinacin de correspondencia:

Antes de comenzar los procedimientos, debe de estar abierto el programa

de Microsoft Word y tener la ventana activa, ya sea en un documento nuevo
(blanco), o un documento que ya contenga el texto fijo.
Seleccionamos la pestaa que dice correspondencia, nos aparecer una
barra de varias opciones, pero nosotros seleccionaremos Iniciar
combinacin de correspondencia.
Hacemos clic en esa opcin y nos estar diciendo paso a paso por el
Asistente para combinar correspondencia.
Se abrir la sesin combinar correspondencia con el primer paso del
asistente, el cual nos va preguntando y nosotros le contestamos, haciendo
clic en la opcin deseada. Primero, tenemos que eleg el tipo de documento
que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres,
etc.). Seleccionamos cartas y hacemos clic en Siguiente, para que
aparezca el segundo paso del asistente.
Definimos el documento inicial que es el documento que contiene la parte
fija, a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las
tres opciones tenemos una explicacin de la opcin seleccionada en ese
momento.
Dejamos seleccionada la primera opcin y hacer clic en Siguiente, para
continuar con el asistente.
En el Siguiente paso, seleccionamos el origen de datos (destinatario) y nos
aparecer 3 opciones: Utilizar una lista existente. Aparece la opcin de
Examinar, hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen
de datos. Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de
Examinar aparece la opcin Elegir carpeta de contacto. Escribir una
lista nueva. Aparece la opcin Crear, hacer clic en ella para introducir
los valores en la lista (esta es la que utilizaremos en este ejemplo).
Al hacer clic en la opcin Crear, se abre el cuadro de dialogo Nueva lista
de direcciones y aqu podremos comenzar a llenar nuestros registros.
Tambin podemos configurar las columnas e incluso, cambiarles el nombre.
Una vez modificada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se procede
a guardarla.
Para lograrlo, puedes entrar a personalizar columnas, donde encontraras
una manera sencilla para modificar estos elementos.

Damos clic en Aceptar y guardamos nuestra lista.

En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra
carta y aadimos los campos de combinacin. Para ello, debemos
posicionar en cursor de la posicin donde queremos que aparezca el
campo de combinacin y a continuacin hacemos clic en el panel de
tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente,
para continuar con el paso 5 del asistente.
En este paso, examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores
concretos del origen de datos.
Podemos utilizar los botones y para pasar al destinatario anterior y
siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario concreto,
Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de
destinatariospara corregir algn error detectado.
Para finalizar, al hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la impresora, hacer clic en la opcin de imprimir.
Cerramos el panel de tareas.