614 Archivage Numerique

Mmoire de stage Septembre 2003
DESS Ingnierie documentaire
Archivage numrique :
Analyse et mise en uvre dactions pour la
socit SEMALY
ESPARON Carole
Sous la direction de Fabienne FAYARD

Documentaliste archiviste SEMALY
Rsum
Semaly souhaite mieux connatre le contexte lgislatif et normatif
de larchivage numrique afin dassurer la conservation et la restitution
de lintgrit des donnes archives. Une activit darchivage numrique
entrane des modifications sur lorganisation actuelle des rpertoires
informatiques, sur le choix des formats de fichiers et sur les supports
darchivage.
Mais
la
conservation
des
donnes
numriques
est
dpendante de la rapide volution des technologies informatiques.

Archivage numrique, conservation, cot, document numrique, donne
numrique, fichier, format, lgislation, norme, support lectronique,
signature lectronique, organisation de fichiers.
Abstract
Semaly wishes to learn about electronic archives legislative and
normative context in order to insure digital preservation of data and
their restitution. Electronic filing brings about changes in the current
organization of directories, and leads to determine new formats and
electronic medium. But preservation of digital data depends on the
changing technologies environment.
Cost, digital signature, digital data, electronic archive, electronic
document, electronic medium, file, file organization, format, legislation,
preservation, standard.
Toute reproduction sans accord express de lauteur des fins autres que
strictement personnelles est prohibe.
ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003

Droits dauteur rservs.
Remerciements
Mes vifs remerciements Fabienne Fayard et Ccile Marteret pour leur

soutien et leurs nombreux conseils.
Je remercie tous les membres du ple Documentation ainsi que toute la
Direction Qualit et Mthodes pour leur chaleureux accueil et leur coute. Je tiens
remercier tous les membres de Semaly de mavoir intgre dans la socit et
rpondu toutes mes questions.
Merci Thierry Lafouge, professeur lUniversit Claude Bernard et
lEcole Nationale Suprieure des Sciences de lInformation et des Bibliothques
(ENSSIB).

Sommaire
INTRODUCTION ................................................................................................7
PRSENTATION DE SEMALY .........................................................................8
1. LA SOCIT .................................................................................................8
1.1. Une ingnierie des transports publics ..................................................8
1.1.1
Identit et localisations.................................................................8
1.1.2
Comptences de Semaly ...............................................................8
1.2. Administration .....................................................................................9
1.3. Organisation matricielle de la production .........................................11
2. LE PLE DOCUMENTATION .........................................................................11
2.1. Direction Qualit Mthodes ...............................................................11
2.1.1
Entreprise certifie ISO 9001 .....................................................11
2.1.2
Positionnement du ple Documentation......................................12
2.2. Stratgies du ple Documentation .....................................................13
2.2.1
Politique documentaire ...............................................................13
2.2.2
Documentation gnrale .............................................................13
2.2.3
Documentation technique ...........................................................13
3. ACTIVITS DARCHIVAGE ...........................................................................14
3.1. Archivage papier ...............................................................................14
3.2. Besoins en archivage numrique........................................................14
ANALYSE DE LEXISTANT............................................................................15
1. ECHANTILLONNAGE ET ENTRETIENS ...........................................................15
2. PR REQUIS ................................................................................................16
2.1. Une confusion dans les termes ...........................................................16
2.2. Procdures et instructions existantes .................................................16
3. PRATIQUES ACTUELLES ..............................................................................17
3.1. Service informatique..........................................................................17
3.1.1
Sauvegardes informatiques .........................................................17
3.1.2
Pratiques en terme d archivage numrique ............................17
3.1.3
Disques magnto-optiques ..........................................................17
3.1.4
Documents grs par un systme de GED...................................17
3.2. Services et projets..............................................................................18
3.2.1
Une pratique observe dans certains services..............................18
3.2.2
Bureau dEtudes .........................................................................19
3.2.3
Direction Financire ...................................................................21
3.2.4
Les projets..................................................................................21
3.2.5
Pas de pratique commune ...........................................................22
3.3. Conclusion ........................................................................................24
4. MISE EN VIDENCE DES PROBLMATIQUES ..................................................24
4.1. Points faibles .....................................................................................24
4.2. Attentes..............................................................................................25
ETAT DE LART DE LARCHIVAGE NUMRIQUE....................................28
1. CARACTRISTIQUES DU NUMRIQUE ...........................................................28
1.1. Quest-ce quun objet numrique ? ....................................................28
1.1.1
Dfinition ...................................................................................28
1.1.2
Types dobjet numrique ............................................................28
1.2. Problmatiques..................................................................................29
1.2.1
Prennit des donnes ................................................................29
1.2.2
Obsolescence des technologies informatiques.............................29
1.2.3
Archivage dun document sign numriquement.........................30
1.3. Solutions techniques actuelles ...........................................................30
1.3.1
Migration ...................................................................................30
1.3.2
Emulation...................................................................................30
1.4. Conclusion ........................................................................................31
2. LGISLATION .............................................................................................31
2.1. Admissibilit dun fichier lectronique en tant quarchive .................31
2.2. Valeur juridique en tant que preuve...................................................31
2.3. Limites de la lgislation.....................................................................32
2.4. Conclusion ........................................................................................32
3. NORMES CONCERNES PAR LARCHIVAGE NUMRIQUE ................................32
3.1. La norme Z 42-013 ............................................................................32
3.2. Normes connatre ...........................................................................33
3.2.1
Le Records Management ............................................................33
3.2.2
Les disques optiques...................................................................33
3.3. Guides pratiques................................................................................33
MISE EN UVRE DES ACTIONS ..................................................................34
1. ARCHIVAGE NUMRIQUE ............................................................................34
1.1. Recommandations..............................................................................34
1.1.1
Implication de Semaly ................................................................34
1.1.2
Documents techniques conserver .............................................34
1.1.3
Compacts disques et bases de donnes........................................35
1.1.4
Responsable darchivage numrique ...........................................36
1.1.5
Echange et stockage des fichiers partags...................................36
1.2. Instructions Qualit et guides utilisateurs..........................................37
1.2.1
Un rfrentiel Qualit respecter ...............................................37
1.2.2
Note sur les documents des bases rfrentielles ..........................37
1.2.3
Instruction sur larchivage numrique des donnes techniques ...38
1.2.4
Une dmarche pdagogique ........................................................40
2. SPCIFICIT DE LA DOCUMENTATION PROJET...............................................41
2.1. Les besoins des utilisateurs................................................................41
2.1.1
Pr-requis ...................................................................................41
2.1.2
Des entretiens semi directifs.......................................................41
2.2. Classement des documents projets .....................................................42
2.3. Echange dinformation ......................................................................44
2.4. Gestion des droits informatiques .......................................................44
2.4.1
Le systme actuel .......................................................................44
2.4.2
Droit de lecture sur tous les rpertoires services .........................45
2.5. Remarques sur lorganisation actuelle...............................................45
2.5.1
Avantages...................................................................................45
2.5.2
Attentes ......................................................................................46
2.6. Recommandations..............................................................................47
2.6.1
Recommandation 1 : Vers un modle type par service ................47
2.6.2
Recommandation 2 : Gestion des mails - projets.........................48
2.6.3
Recommandation 3 : Mise en place dune GED ..........................48
2.7. Actions ..............................................................................................48
CONCLUSION...................................................................................................50
BIBLIOGRAPHIE .............................................................................................51
GLOSSAIRE ......................................................................................................55
TABLE DES ANNEXES ....................................................................................56

Introduction
Linformation est devenue une donne omniprsente dans notre socit.
Nous sommes entours de diverses sources dinformation. Le numrique a modifi
nos habitudes de travail. Effectivement, la majorit des individus utilisent
quotidiennement un ordinateur. De plus, Internet et lutilisation du mail ont
modifi les pratiques des changes entre les individus ou entre les entreprises.
Paralllement, les entreprises ont des obligations lgales de conservation de
documents. Jusqu nos jours, elles pratiquent un archivage papier mais que faire
de la documentation lectronique qui se dveloppe de plus en plus.
Cest dans ce contexte que Semaly sest interrog sur ses pratiques
darchivage numrique. La production de fichiers ne cesse daugmenter, plus de
cinq mille mails sont envoys chaque jour. La socit se demande comment
conserver ses donnes numriques. Faut il remplacer larchivage papier par
larchivage numrique ? Quelle est la valeur juridique des donnes enregistres sur
un support numrique?
Cest pour mieux connatre le contexte rglementaire et normatif ainsi que
son impact sur les pratiques actuelles que jai ralis un stage de quatre mois
Semaly.
Dans une premire partie, une prsentation de la socit nous aide
comprendre lenvironnement dans lequel sest ralis mon stage. La deuxime
partie dveloppe les pratiques en matire darchivage numrique faites Semaly.
La troisime partie prsente un tat de lart concernant la conservation des donnes
lectroniques. La quatrime partie concerne les actions mises en oeuvre au cours
des deux grandes phases de mon stage : la prparation de larchivage des donnes
numrique de la socit et une tude sur la gestion informatise de la
documentation-projet des diffrents services techniques.

Prsentation de SEMALY
Prsentation de Semaly
1.
La socit
Semaly, fonde en 1968 avec le lancement du mtro de Lyon, est

aujourdhui une des premires socits europennes spcialises dans lingnierie
des transports publics urbains et rgionaux.
1.1.
Une ingnierie des transports publics
1.1.1
Identit et localisations
Semaly est une Socit Anonyme, membre du groupe EGIS dont

SCETAUROUTE DEVELOPPEMENT dtient la majorit du capital social. EGIS
forme un groupement international de comptences dans lexpertise des routes et
autoroutes, des voies ferres, des aroports, des ports, des transports urbains, de
leau et de lenvironnement ainsi que dans les pipelines.
Semaly est compos denviron deux cent cinquante personnes. Son sige est bas
Villeurbanne. Dabord centr sur la ville de Lyon, la socit est devenue partenaire
des agglomrations franaises et trangres. Elle possde des bureaux permanents
Montpellier, Marseille, Grenoble, Paris, Strasbourg, Le Mans et Toulouse. Sur le
plan Europen et International, ses implantations sont diverses : Londres,
Lisbonne, Dublin, Cracovie ainsi qu Singapour et New York.
1.1.2
Comptences de Semaly
Le mtier central de Semaly est lingnierie des transports publics urbains et

rgionaux. Son activit sexerce principalement
-
Comme matre duvre auprs des matres douvrages publics ou ingnierie

gnrale auprs des groupements dentreprises concessionnaires de la
ralisation et ventuellement de lexploitation
Comme membre de consortium pour la ralisation dun nombre croissant de

mtros et de tramways

Comme coordinateur ou pilote de projet au sein de groupement

dentreprises
Comme assistant la matrise douvrage
Comme assistant des exploitants pour la rhabilitation et la modernisation

dinstallations existantes
Afin de raliser les diffrentes missions qui lui sont confies, Semaly regroupe
diffrentes comptences. Ces dernires sont dveloppes dans plusieurs types de
mtiers :
-
Les mtiers contractuels
Les fonctions dorganisation de projet
Les activits des tudes amont
Les professions des techniques transverses
Les mtiers lis lnergie et aux quipements
Ceux concernant les systmes dexploitation
Les activits lies aux matriaux roulants et aux dpts
Et les activits des infrastructures
Ces comptences sont rparties dans diffrents services.

1.2.
Administration
La socit est organise en cinq directions rattaches directement au

Prsident Directeur Gnral qui dlgue leur responsable des responsabilits
spcifiques. Trois directions assurent le bon fonctionnement de Semaly : la
Direction Financire, la Direction des Ressources Humaines et la Direction de
la Qualit et Mthodes. Loriginalit du mtier de Semaly repose sur
lassemblage de disciplines trs diversifies en un projet cohrent : cest le rle de
la Direction du Dveloppement et des Projets qui regroupe les directeurs et
chefs de projets et le Service de Gestion de Projet, et dautre part sur la matrise de
techniques spciales peu rpandues : cest le rle de la Direction des Services
Techniques qui est dcoupe en trois services ayant chacun un domaine particulier
(Etudes gnrales, systmes et matriels roulants, infrastructures).

ORGANISATION ET COMPETENCES DE SEMALY

DIRECTION
GENERALE
DIRECTION DES
RESSOURCES
HUMAINES
DIRECTION DES
SERVICES
TECHNIQUES
DIRECTION DU
DEVELOPPEMENT
ET DES PROJETS
DIRECTION
FINANCIERE
EXPERTS
ENSEMBLIERS
GESTION DES
CONTRATS
Service informatique
DIRECTION QUALITE
ET METHODES
Ple Documentation
SYSTEME MATERIEL
ET EQUIPEMENT
ETUDES
GENERALES
SERVICE
INFRASTRUCTURES
Etudes, expertises,
coordinations,
contrles et essais.
Systmes
d'exploitation,
supervision,
tlcommunication et
quipements, matriel
roulnt, ateliers dpt et
maintenance. Etudes
FMDS
Socio conomie des

transports publics,
tudes ferroviaires,
urbanisme, insertion
et amnagements
Etudes et expertises
voirie, VRD, gnie
civil, tunnels, voie
ferre et plate forme,
stations, tanchit.
Direction en contrle
de travaux
Services fonctionnels
Services techniques
Services de dveloppement et de
gestion de projets
10
DIRECTION DU
DEVELOPPEMENT
Marketing et offres
DIRECTION DES
PROJETS
GESTION DES
PROJETS
Planification, suivi des

marchs, contrle des
cots d'opration,
coordination de
Pilotage des contrats
chantiers, gestion
documentaire, qualit
projet
1.3.
Organisation matricielle de la production
La diversit des comptences techniques ncessaire sur un mme projet, la

varit des projets et des modes dintervention ont conduit structurer Semaly en
une organisation de type matriciel projet / mtier. En effet, un projet est
compos de diffrentes tches. Une tche est un lment individualisable de la
prestation ayant un dbut et une fin, elle peut tre transversale (tche de
coordination), lie une discipline technique (matrise duvre dun lot technique)
ou tre ponctuelle (tudes davant projet, tudes dimpact). Chaque tche est
sous la responsabilit dun responsable de tche dsign au sein de la socit par
son responsable hirarchique (Chef de Service) en accord avec le Chef de Projet.
Cette organisation offre une certaine souplesse oprationnelle pour la direction des
grands projets qui sorganise avec lappui des services experts, pour entreprendre
des missions techniques avec des quipes adaptes. Les quipes oprationnelles
sont quotidiennement assistes par les trois directions fonctionnelles.
2.
Le ple Documentation
Le ple Documentation de Semaly est rattach la Direction Qualit

Mthodes, il est compos de cinq personnes :
-
Ccile Marteret qui est la responsable du ple Documentation
Fabienne Fayard la Documentation Technique
Emmanuelle
Buffet,
Christiane
Gautier
et
Agathe
Paillart
la
Documentation Gnrale
2.1.
Direction Qualit Mthodes
2.1.1
Entreprise certifie ISO 9001
La dmarche qualit engage est oriente vers la satisfaction des clients et vise
en consquence les objectifs suivants :
-
Satisfaire les clients travers une meilleure adquation de nos prestations

leurs besoins
Maintenir et enrichir la technicit, capitaliser le savoir faire de la socit et

sassurer en permanence de la qualification du personnel et de son volution
11
Amliorer la productivit et les processus de production
Conserver la cohrence et la solidarit du personnel
Maintenir la certification du systme de management de la qualit selon la

norme ISO 9001 en associant le personnel de Semaly lamlioration du
systme qualit
Des moyens spcifiques sont mis en place pour atteindre les objectifs qualit de
Semaly :
-
Un Directeur Qualit et Mthodes plac sous la hirarchie directe du

Prsident Directeur Gnral, ayant la responsabilit et lautorit pour tenir
jour le systme qualit et sassurer de son application
Un ingnieur Mthodes
Un processus dinformation et dchanges sur la dmarche qualit
Un processus de mesure de satisfaction des clients
Un systme dvaluation (audits internes) du systme qualit
Un plan damlioration du systme qualit mis jour rgulirement avec

des objectifs annuels
2.1.2
Positionnement du ple Documentation
La position du ple Documentation sexplique par la position actuelle de la

responsable, Ccile Marteret, qui est ingnieur Mthodes au sein de la Direction la
Qualit Mthodes. Son bureau est situ au sein de la Direction Qualit. De plus,
elle est aussi responsable du Knowledge Management. Cest une activit
transversale lentreprise qui utilise de nombreuses personnes ressources. Tous les
membres de la Documentation sont impliqus dans la politique de partage des
savoirs et savoir-faire de lentreprise. Donc le rattachement reflte lactivit
transversale qua le ple Documentation au sein de lentreprise.
Depuis 2001, le ple Documentation rassemble la Documentation Gnrale et la
Documentation Technique qui taient respectivement rattaches auparavant la
Direction des Ressources Humaines et la Direction Technique. Cette nouvelle
orientation a permis de dfinir une politique documentaire commune tout en
conservant deux stratgies diffrentes.

12
2.2.
Stratgies du ple Documentation
2.2.1
Politique documentaire
Le ple Documentaire a pour mission de recueillir, de grer, de mettre

disposition et de diffuser linformation utile la socit. Il a galement pour rle
de conserver la mmoire de lentreprise et de la faire vivre. Il alimente et gre les
bases documentaires accessibles via lIntranet. Le logiciel Cindoc met
disposition diffrentes bases de donnes :
-
Une base bibliographique (articles de presse, tudes internes)
Une photothque
La bibliothque technique
La documentation lie aux fournisseurs constructeurs
Le catalogue des matriaux roulants
Le catalogue des archives en ligne
Le ple Documentation a analys deux types de besoins : les besoins gnraux

et les besoins techniques. Cest pourquoi il existe deux centres de documentation
au sige de Semaly.
2.2.2
Documentation gnrale
Le centre de la documentation gnrale est situ au rez de chausse, prs de

lentre principale de ltablissement afin dtre accessible tous. Actuellement,
trois documentalistes rpondent aux demandes dinformations sur les offres
auxquelles Semaly a rpondu, les marchs actuels, les normes existantes dans tous
les thmes dvelopps dans Semaly ainsi que des demandes sur thmes gnraux
(le ferroviaire, les politiques urbaines). De plus, la documentation gnrale
produit des revues hebdomadaires de presse et de veille qui sont diffuses
lensemble de la socit. Elle gre aussi la photothque de la socit.
2.2.3
Documentation technique
La documentation technique rassemble une documentaliste et une assistante

dingnieur dtache 30% de son temps de travail. Elles rpondent des
demandes dinformation plus techniques (des plans, des notes techniques), cest
pourquoi le centre de documentation technique est localis dans les services
13
techniques de Semaly. Cette position assure une relation privilgie avec les
ingnieurs des services techniques. De plus, la documentation technique est
charge de larchivage des documents technique des projets et de la mise
disposition de la mmoire technique.
3.
3.1.
Activits darchivage
Archivage papier
Actuellement, Semaly ne pratique que larchivage papier de ses donnes

fonctionnelles et techniques. Une instruction (Ref IQ 20030A Instruction pour
larchivage papier des documents ) dtaille les principes darchivage des
documents grs par Semaly. Elle sapplique tous les documents mis ou reus
susceptibles dtre conservs pour rpondre dune part des exigences lgales et
administratives, dautre part des besoins de conservation de la mmoire
technique des projets. Cette instruction ne traite pas larchivage numrique.
3.2.
Besoins en archivage numrique
Actuellement il nexiste quune seule instruction qui traite de la gestion

informatise des documents (Ref : IF 40023D Gestion informatise des
documents ). Elle prcise les rgles et les mthodes de gestion des fichiers
informatiques. Seuls les documents produits par Semaly ou ses partenaires internes
sont concerns par cette instruction. Elle fait rfrence aux sauvegardes
informatiques de la socit et non larchivage numrique des fichiers dans le
sens dune conservation long terme pour des besoins lgaux, administratifs et
techniques.
Certaines donnes sont actuellement graves sur des CD (Compacts
Disques) dans le but dtre darchives. Les diffrents services de Semaly
possdent un nombre croissant de CD. La socit souhaite donc savoir si les
donnes enregistres sur CD ont une valeur juridique. De plus, elle se demande sil
faut remplacer larchivage papier par larchivage numrique. Enfin elle veut
connatre les bonnes pratiques en matire de conservation numrique.

14
Analyse de lexistant
La premire partie de mon stage a commenc par la rencontre de diverses personnes
afin de comprendre les pratiques connues en archivage numrique et identifier les besoins.
1.
Echantillonnage et entretiens
La premire tape pour mener bien lanalyse des pratiques actuelles en matire
darchivage numrique et comprendre les besoins, a t de lchantillonnage du public.
Lchantillonnage cest le fait de constituer un chantillon (chantillon : sous-ensemble
caractristique dune population ou dun domaine dactivit). Celui-ci sous une forme rduite
doit tre reprsentatif de la population entire concerne1 . Afin davoir la vision la plus
globale possible, les quinze personnes rencontres sont rattaches divers services et ont des
fonctions diffrentes (Voir Annexe 1).
Les entretiens2 se caractrisent par un contact direct et permettent de prlever
des informations et des lments de rflexion trs riches et nuancs . Les entretiens sont
semi directifs: ils sont structurs mais permettent une certaine libert (dans lexpression de
leurs activits et leurs commentaires sur larchivage numrique). Dans chaque entretien, les
axes dvelopps sont les suivants :
-
La fonction de la personne rencontre
Le fonctionnement actuel
Les documents produits par le service
La frquence dutilisation des anciens fichiers
La recherche de documents
La gestion des documents
Les changes dinformation
La signature lectronique
Larchivage numrique actuel

Leur dfinition de larchivage numrique
La pratique actuelle connue (le responsable, llment dclencheur)
UNIVERSITE PARIS 8. Vocabulaire de recherche (en ligne). Page consulte le 26/08/03. Adresse URL : http://educ.univparis8.fr/Voc_html
2
UNIVERSITE PARIS 8. Vocabulaire de recherche (en ligne). Page consulte le 26/08/03. Adresse URL : http://educ.univparis8.fr/Voc_html
15
Les points faibles
Les attentes
Jai rdig un compte rendu pour chacune des personnes rencontres (Voir Annexe 2).
2.
2.1.
Pr requis
Une confusion dans les termes
Il y a une confusion entre la sauvegarde informatique et larchivage numrique .

Lopration de sauvegarde informatique consiste enregistrer des donnes de manire
systmatique et exhaustive afin de les restaurer en cas de besoin. Mais les donnes sont
conserves temporairement.
Lopration darchivage numrique consiste mettre en place des outils et des mthodes
pour conserver des documents, en prenant en compte les caractristiques lies la nature dun
document numrique (choix de format, compression) afin quil soit accessible et
rutilisable long terme.
2.2.
Procdures et instructions existantes
Jai travaill partir des instruction existantes afin danalyser lexistant et les besoins. Il
existe une procdure sur la Gestion informatise des documents (Ref IF 40023D) dans le
rfrentiel Qualit mais elle semble plus connue par les projets sur les sites distants que par le
sige. La procdure (Ref IQ 20030A) concernant larchivage papier, est connue et respecte
par le sige et ses filiales. Enfin, il existe une instruction sur les diffrents types darchivage
numriques (Ref EN 00038A) qui distingue larchivage des donnes personnelles, les donnes
de travail et les donnes sensibles. Mais elle nest pas recense dans le rfrentiel Qualit et
nest pas applique car cette instruction est mconnue dans lensemble des services de
Semaly. (Voir Annexe 3)

16
3.
Pratiques actuelles
3.1.
3.1.1
Sauvegardes informatiques
Selon linstruction (Ref IF 40023D) sur la gestion des documents informatiss, le

service informatique pratique des sauvegardes journalires, hebdomadaires, mensuelles et
annuelles. Les sauvegardes seffectuent sur des bandes magntiques. Sur demande, le service
informatique peut restaurer des fichiers sur le rseau de Semaly.
3.1.2
Pratiques en terme d archivage numrique
Lassistance informatique gre larchivage numrique des autres services de

Semaly en sauvegardant les rpertoires lectroniques des services. Ces derniers sont
conservs dans l'tat o ils sont transmis l'informatique. La gravure de cd-roms la
demande seffectue suite aux demandes des Chefs de Service, des correspondants
informatiques ou des Chefs de Projet. Gnralement deux exemplaires sont gravs: un cd-rom
est stock dans le service informatique, un autre est mis disposition dans le service
concern.
3.1.3
Disques magnto-optiques
Depuis trois ans, les archives numriques sont graves sur des cd-roms.
Auparavant, le service informatique pratiquait larchivage sur des disques magnto-optiques.
Comme il ne possde plus le matriel pour lire ces disques, il a effectu une migration des
donnes sur disques magnto-optiques vers des cd-roms. Tous les fichiers - projets gravs sur
des cd-roms ont t lists par le service.
3.1.4
Documents grs par un systme de GED
A ce jour, aucune procdure ne prvoit larchivage des donnes gres dans un logiciel de
GED (Gestion Electronique de Documents) lors de la clture dun projet.
Le service a rflchi deux solutions qui peuvent se complter mutuellement :
-
Archiver la fin dun projet, la base de donnes correspondant au projet avec son coffrefort.
Exporter en masse la base de donnes. Cest une solution simple qui permet trs
facilement une intgration du corpus dans une autre GED.
Dans les deux cas, la base extraite est enregistre sur un support numrique qui est encore
dfinir.
17
3.2.
Services et projets
3.2.1
Une pratique observe dans certains services
Actuellement, le cycle de vie dun fichier lectronique (de sa cration son

archivage) est le mme dans les services Infrastructures, dEtudes Gnrales (SEG), Systme
Matriel et Equipement (SME), Direction Technique (DT), Direction de Dveloppement (DD)
et la Direction Qualit Mthodes (DQM).
Afin de librer de la place sur le serveur, les documents les plus anciens sont gravs sur cdroms. Ci-dessous, un organigramme prsente le cycle de vie dun fichier et de son archivage
actuel pour les services cits prcdemment.
Espace de cration et de diffusion
Service
Document de
fonctionnement
N de
Chrono
Partenaires
Document
technique
Document
technique
N de
Chrono
Diffusion
Diffusion
Mails pices
jointes
Classement numrique
Liste de
diffusion
Espace de stockage
Espace de sauvegarde
1n
Rpertoire du service
(structur par Chrono,
et par projet)
Cd-rom
1x / an ou en
f in de projet
Dans le service
Messagerie
personnelle
Rpertoire titulaire
Sauvegarde sur bandes
selon la procdure
Informatique

18
3.2.2
Bureau dEtudes
Le Bureau dEtudes (BE) fonctionne diffremment. La documentation produite par le

service est gre dans un outil de GED3 Advitium. Ci-dessous, un schma spcifique ce
service prsente le cycle de vie dun fichier.
GED : Gestion lectronique de documents

19
Service
Document
technique
Document
technique
Fiche
didentification
Advitium
Serveur de la
socit
Document
stock dans
Autocad
Diffusion
Diffusion
Mails pices
jointes
Rfrenc
dans
Advitium
Classement
par projet
Impression
Liste de diffusion
1n
Messagerie
personnelle
Serveur Advitium
R:/
Sauvegardes selon
la procdure
informatique
Espace de stockage
E space de sauvegar de
Partenaires
Rpertoire T :
(espace de
travail)
Cd-roms la
fin du projet
Informatique
Stockage
pendant la
vrification
du fichier
Diffusion
Utilisation
Advitium
Windows Semaly
Service
Impression
Page Web
Saisie de fiche
identification
Fichier est joint

20
3.2.3
Direction Financire
La production de documents de la Direction Financire (DF) nest pas

destine tre change avec dautres services. Larchivage lgal est trs
important pour ce service qui conserve donc toute sa documentation sous format
papier. Paralllement le service informatique conserve les fichiers bureautiques et
de calculs (depuis 1997) sur diffrents supports :
- Tous les fichiers de calculs depuis 1997 sont conservs sur le rseau
- Lors de la clture de fin danne, toutes les donnes comptables sont
graves sur un cd-rom stock au service informatique
3.2.4
Les projets
Chaque projet possde des caractristiques propres son fonctionnement et ses

partenaires. Larchivage numrique des fichiers nest pas le mme quau sige car ils ne
possdent pas de service informatique. Il ny a pas darchivage par service (en fin
danne) mais seulement un archivage par projet (fin de phase / projet).
Ci-dessous, un organigramme prsente le cycle de vie dun fichier sur les
projets des sites du plateau lyonnais, de Grenoble et de Montpellier.

21
Projet
Partenaire
Cration de
document
Cration de
document
Attribution de
n Chrono
Attribution de n
Chrono projet
Diffusion
Classement
Mails- pice
jointe
Liste de
diffusion
1n
Rpertoire du
projet
Espace de sauvegarde
Messagerie
personnelle
Phase
prcdente du
projet
Rpertoire
titulaire
Espace de stockage
Sauvegarde informatique
selon la procdure du sige,
sur bande magntique
Cd-roms site
3.2.5
Disque dur sur le

serveur local - site
Service
informatique - site
Pas de pratique commune
Les organigrammes prsentant les diffrents cycles de vie des fichiers, mais
ils ne mentionnent pas les variantes entre les diffrents services et projets.
Ci-dessous un tableau illustre les diffrentes pratiques observes dans les
services et les projets rencontrs.

22
Systme
Matriel
Equipement
Service
Etudes
Gnrales
Service
Infrastructures
Direction
Technique
Direction du
Dveloppement
Bureau dEtudes
La frquence
darchivage
numrique
En fin danne
ou sur demande
dun Chef de
Projet
En fin de projet
En fin de projet
En fin danne
En fin danne pour

les candidatures et
les offres, en fin
dlaboration de
plaquettes et de
posters pour la
communication
En fin de projet
Le
responsable
Correspondante
informatique
SME
Le Chef de
Projet
Le Chef de
Projet
Assistante
Assistante
Le Chef de Projet
Le support
cd-rom
cd-rom
cd-rom
cd-rom
cd-rom
cd-rom
Projets du plateau
lyonnais
Aucune
pratique
concernant
larchivage
des fichiers
Grenoble
Montpellier
A la fin dune
phase de projet
A la fin dune
phase de projet
Le Chef de Projet
Le Chef de
Projet
Initialement sur
bande, puis sur
cd-roms et enfin
sur disque dur
Sur un disque
dur pour la
phase
prcdente
cd-roms pour
les livrables
Le lieu de
stockage du
support
Dans le service
et dans le
service
informatique
Au secrtariat
et dans le
service
informatique
Dans le service
mais non connu
des assistantes
Au secrtariat et
dans le service
informatique
Dans le service
uniquement
Dans le service et
dans le service
informatique
Sur le site
Site et pour les

livrables, un CD
au ple Doc Lyon
Vrification
des fichiers
sur cd-rom
Essai sur les

fichiers les plus
volumineux
Essai sur les

fichiers les plus
volumineux
Non connue des

assistantes
Essai sur
plusieurs fichiers
Essai sur plusieurs

fichiers
Non connue
Non connue
Non connue
Lieu o sont
gravs les cdroms
Dans le service
informatique
Dans le service
lui-mme
Non connu des

assistantes
Dans le service
lui-mme
Dans le service luimme
Dans le service
informatique
Sur le site
Sur le site

23
3.3.
Conclusion
L'identification du cycle de vie des fichiers numriques entre les diffrents

services et projets rencontrs rvlent quil ny a pas de pratique commune
lensemble de Semaly. Les gravures et la gestion des supports numriques sont
laisses linitiative des services et des projets.
4.
4.1.
Mise en vidence des problmatiques

Points faibles
Les projets et les services consults ont identifi des points faibles
semblables. Ainsi la recherche de documents lectroniques est rendue difficile
par :
- Labsence de rgles pour nommer les fichiers et les cd-roms. Les
fichiers comportent un numro Chrono et un titre mais ce dernier est
souvent peu exhaustif, chaque producteur de document est libre de titrer son
document et son CD. Les recherches de documents seffectuent par le
Chrono mais il est souvent difficile de connatre le contenu dun cd-rom
avant de louvrir.
- Les limites du numro Chrono. Le suivi des numros Chrono et des
lettres dsignant les services posent problme lorsquil y a un changement
dans lorganisation des services. La gestion du Chrono est un problme plus
spcifique au sige puisque les projets possdent un Chrono par projet.
- La perte dinformation due labsence de procdures pour le
versement des fichiers. Les fichiers sources ne sont pas toujours classs
dans les rpertoires projets ou dans ceux des services (connus car identifis
lors des contrles mensuels des documents Chrono par le correspondant
Qualit dun service).
- Une organisation reposant sur la mmoire des personnes. Dans certains
cas, lorganisation du contenu du rpertoire projet repose sur la mmoire
des personnes qui ont particip au projet.

24
- Les doublons provoqus par un multi-classement dun mme fichier. Il

y a de nombreux doublons entre les fichiers prsents dans les zones
dchange et de travail, ceux enregistrs sur les rpertoires titulaires et ceux
gravs sur cd-roms.
- Des mauvaises habitudes de travail. Dans le cas o lenregistrement est fait
sur un disque dur, les donnes ne sont ni partages par lensemble des acteurs
des projets, ni sauvegardes sur des bandes.
A la suite des entretiens, il apparat que les problmes rcurrents sont lis
labsence de procdures dfinissant larchivage numrique (choix du corpus
archiver, choix des formats) et tablissant des mthodes de travail (versement
des fichiers dans les rpertoires, rgles pour nommer les cd-roms).
4.2.
Attentes
Tous les services et projets rencontrs ont exprim des attentes. Ces dernires
concernent des interrogations sur larchivage numrique et sur lorganisation actuelle
des fichiers.
-
La prise en compte de la production croissante de documents. Chaque

soir, le service informatique sauvegarde prs de 200 Giga Octets de donnes.
La mise en place dune procdure pour nommer les cd-roms. Il est

important dhomogniser les titres et la gestion des CD dans tous les
services du sige.
Une procdure pour grer les cd-roms des services. A ce jour aucune
procdure ne dfinit le nombre dexemplaires de cd-roms graver, leur lieu
de stockage ou les conditions de gravures.
Une rflexion sur le type de procdure mettre en place : faut-il mettre

une procdure commune tout Semaly ou prendre en compte les spcificit
de chaque service ? Faut-il privilgier larchivage par service ou par projet ?
La distinction entre les types de documents archiver (documents

techniques et documents lis au fonctionnement dun service)
La distinction des types de donnes archiver (les donnes personnelles

et les donnes techniques)

25
Une tude sur les diffrents supports numriques. Toutes les personnes
rencontres sinterrogent sur la prennit des supports et du devenir des
donnes graves sur CD.
Un accs facilit par la mise en place doutils tel quune GED et/ou une base
de donnes. Ces outils permettent aux documents de contenir diffrentes
entres afin de faciliter la recherche dinformation. Les documents sont
accessibles sans avoir passer par lintermdiaire dun service.
La scurit des donnes. Dans certains services, les cd-roms sont mis en
vidence afin dtre facilement accessibles tous mais il ny a pas de
procdure sur la scurit des donnes.
La structure des donnes. Dans un document numrique, la structure des

donnes est dfinir. Si la structure est bonne, on peut toujours retrouver les
donnes, sen resservir et les migrer sur un support diffrent.
La valeur juridique des archives numriques. Actuellement des services

comme la Direction Financire ou le service Infrastructures produisent des
documents qui ont une forte valeur juridique.
Une procdure pour grer les mails. Il ny a pas de rgles sur la gestion du
courrier lectronique ni sur la manire de conserver un mail, de lidentifier et
de le retrouver.
La signature lectronique. Certains services sont intresss par les

utilisations possibles de la signature lectronique et de sa valeur juridique.
Actuellement, certaines personnes dans les services de la Direction
Technique et Systme, Matriel et Equipement utilisent la signature PDF4.
La Direction Financire utilise la signature lectronique avec les institutions
administratives.
Une instruction dfinissant des priodes et des modes de migrations des

donnes.
La majorit des services et des sites projets sont en demande de procdures

pour les guider et leur donner des mthodes de travail. De plus, toutes les
PDF : Portable Document Format

26
personnes composant lchantillon sont intresses par les problmatiques lies

larchivage numrique (choix des formats et des supports, valeur juridique).

27
Etat de lart de larchivage numrique
Etat de lart de larchivage

numrique
Paralllement aux entretiens mens Semaly, jai fait une tude sur le
contexte lgislatif et normatif concernant larchivage numrique, ainsi quune
analyse sur les technologies informatiques impliques dans la conservation des
donnes lectroniques.
1.
Caractristiques du numrique
1.1.
Quest-ce quun objet numrique ?
1.1.1
Dfinition
Un objet numrique est un ensemble complexe de contenus d'informations

et de paquetage de ces informations dans un format de document accompagn d'un
programme
informatique
ou
application
offrant
des
fonctionnalits
de
manipulation telles que la recherche, l'affichage, la navigation. Le tout est stock

sur un support 5.
1.1.2
Types dobjet numrique
Nous distinguons trois types dobjet numrique. Tout dabord, nous avons
le document qui permet de rendre compte dune activit ou dun raisonnement.
Ses limites sont fixes et prcises, sa taille est gnralement faible (par exemple un
document gr par un traitement de texte, un courrier lectronique). Le second
objet est la base de donnes. Cest un rservoir de donnes parfois volumineux,
dynamique, mis jour priodiquement. Enfin, certains objets dinformation
numriques associent les deux types prcdents. Ils sont composs dlments
statiques et dynamiques et ils contiennent des liens vers des ressources externes
(par exemple des sites Web).
5
LUPOVICI, Catherine. Les stratgies de gestion et de conservation
lectroniques. Bulletin des Bibliothques de France. N4, Avril 2000, pp 43-54.

prventive
28
des
documents
A chacun de ces types correspond une mthodologie de conservation

approprie. Il est donc important de dfinir le type dobjet numrique archiver
Semaly (les documents et les bases de donnes) afin dutiliser pour chacun les
outils et les mthodes de conservation appropries.
1.2.
Problmatiques
La conservation numrique doit maintenir la capacit d'afficher, dextraire et

dutiliser les collections numriques mais elle est dpendante de lvolution de son
environnement informatique.
1.2.1
Prennit des donnes
Les donnes sont codes selon des normes de codage (ASCII tendu, ASCII
standard, UNICOD). Les constructeurs de matriels et de logiciels informatiques
nutilisent pas les mmes codages, il peut donc y avoir une incompatibilit entre des
machines (par exemple entre un ordinateur de IBM et un de Apple).
1.2.2
Obsolescence des technologies informatiques
Les tests pratiqus sur diffrents supports par le National Media Lab,
contredisent les arguments des fournisseurs. Effectivement, ces derniers avancent une
dure de vie des supports beaucoup plus longue que celle prouve par le laboratoire
amricain.
Supports / Technologies tests
Dure de vie estime par le

laboratoire
La disquette
Environ 8 mois
Le CD enregistrables
Environ 5 ans
Le CD presss ou CD-ROM
Entre 10 et 25 ans
Actuellement, les supports numriques les plus utiliss sont les disques
compacts. Les DVD semblent promis remplacer le CD. Ils permettent de stocker une
plus grande quantit de donnes mais cette capacit denregistrement peut entraner une
diminution de dure de vie, en raison de la seule augmentation de densit des donnes.

29
1.2.3
Archivage dun document sign numriquement
La signature lectronique implique le verrouillage du document. Or pour la

migration de donnes, il est ncessaire de dverrouiller le document afin de
pouvoir le lire et le copier. Dans ce cas, le systme de validation ne fonctionne
plus. Deux solutions peuvent tre alors envisages :
-
La sur-signature. A chaque migration, larchiviste signe le

document mais ce systme entrane une gestion de cascade de
signatures.
La dissociation. Le document est conserv sans signature mais cest

la procdure de qualit du processus de conservation qui prouve
lauthenticit du document restitu.
Dans les deux cas, la validit des signatures lectroniques reposent sur une
procdure spcifique. A ce jour, aucune norme ne donne des indications sur la
conservation et la prservation de lintgrit de cette technologie.
1.3.
Solutions techniques actuelles
Afin de rpondre au problme de lobsolescence des technologies (changement

denvironnement informatique environ tous les trois ou cinq ans), il existe deux
solutions.
1.3.1
Migration
Cest le transfert priodique dune ressource lectronique dun environnement

matriel / logiciel un autre, ou dune gnration de technologie informatique une
autre. La migration doit prserver lintgrit de lobjet numrique. Elle est effectue
chaque changement denvironnement informatique. Le cot de larchivage numrique
est deux ou trois fois plus lev cause de la migration des supports tous les 5 10 ans.
Les amricains ont valu le cot darchivage numrique entre 5 et 7 dollars le
mgaoctet par an.
1.3.2
Emulation
Cest une opration qui consiste simuler un environnement informatique

diffrent de la plate-forme sur laquelle se fait lmulation. Elle cherche dfinir une

30
mthode qui permet lmulation des systmes informatiques obsoltes sur des systmes
futurs encore inconnus. Mais cette technique est encore en phase de recherche.
1.4.
Conclusion
Beaucoup de projets sont en cours dexprimentation. La seule mthode

pratique actuellement est celle de la migration. Mais elle entrane des cots
importants (investissements techniques et humains).
2.
2.1.
Lgislation
Admissibilit dun fichier lectronique en tant quarchive
Selon la Loi 79-18 du 3 mars 1979 sur les Archives, il est convenu dans
larticle 1 que : Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient
leur date, leur forme et leur support matriel, produits ou reus par toute personne
physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou priv, dans
l'exercice de leur activit. Donc les fichiers lectroniques peuvent tre conservs
et considrs comme une archive.
2.2.
Valeur juridique en tant que preuve
En 2000, une modification du Code Civil franais souligne, en vue de

ladministration de la preuve, les exigences de conservation et dintelligibilit de
lcrit, quels que soient son support et ses modalits de transmission. Ainsi
larticle 1316-1 du Code Civil nonce que : Lcrit sous forme lectronique est
admis en preuve au mme titre que lcrit sur support papier, sous rserve que
puisse tre dment identifie la personne dont il mane et quil soit tabli et
conserv dans des conditions de nature garantir lintgrit ; . Larticle 1316
du Code Civil dit que : La preuve littrale, ou preuve par crit, rsulte dune
suite de lettres, de caractres, de chiffres ou de tous les autres signes dots dune
signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalits de
transmission. . Donc la dfinition de preuve par crit couvre dsormais les crits
sous format lectronique.

31
2.3.
Limites de la lgislation
La Loi du 13 mars 2000 portant sur ladaptation du droit de la preuve aux

technologies de linformation et relative la signature lectronique, a pos le
principe de lindpendance entre lcrit et son support. Mais dans la pratique, un
document numrique est dpendant de son environnement : matriel
informatique, logiciel, systme dexploitation, formats dencodage et de fichiers.
De plus, la question de la prennit des signatures lectroniques scurises est
dlicate. Seules les signatures scurises ont la mme force probante quune
signature manuscrite (voir larticle 1er du Dcret n 2001-272 du 30 mars 2001).
Lcart entre la cration de la signature et la vrification peut tre de plusieurs
annes. Une migration du systme ne risque-t-elle pas daffecter le processus de
vrification de la signature ? Les contraintes techniques visant assurer la lisibilit
prenne des signatures sont-elles compatibles avec celles visant la prennit des
documents ?
Les prestataires de service de certification sont tenus de conserver le certificat
correspondant la signature lie au document lectronique. Cet archivage ne
concerne pas les crits eux-mmes revtus dune signature lectronique. Que se
passe-t-il en cas de cessation dactivit ?
2.4.
Conclusion
Les objets numriques archivs ont une valeur lgale mais les moyens de
prouver lidentification et lintgrit des documents lectroniques ne sont pas
prvus. La validit des documents reste donc lentire apprciation des juges. Il
ny a pas de jurisprudence significative sur le sujet. Une loi est en cours de
prparation sur la confiance accorder au numrique , elle permettra peut
tre dclaircir ce point. Sa parution est prvue dici la fin de lanne 2003.
3.
3.1.
Normes concernes par larchivage numrique

La norme Z 42-013
A ce jour, une seule norme concerne larchivage numrique, elle est en

cours de rvision. La norme Z 42-013 dveloppe des recommandations relatives

32
la conception et lexploitation de systmes informatiques en vue dassurer la

conservation et lintgrit des documents stocks dans ces systmes. (AFNOR,
dcembre 2001). Cette norme sapplique aux systmes informatiss utilisant des
disques optiques de type WORM (Write Once Read Many) pour larchivage : ces
supports sont non rinscriptibles. Mais elle ne traite pas de la conservation de
documents comportant une signature lectronique.
3.2.
Normes connatre
3.2.1
Le Records Management
La norme ISO 15489 dfinit le Records Management. Cest une norme

pivot en lien avec toutes les normes du domaine (documentation, GED). Elle
prend en compte les caractristiques du document (Authenticit, fiabilit, intgrit
et exploitabilit) et son cycle de vie, de sa cration son archivage. Le Records
Management rflchit aux documents conserver mais il ne soccupe pas
proprement parler de larchivage.
3.2.2
Les disques optiques
La norme ISO/CD 16111 concerne les conditions de stockage des disques

optiques.
Elle
prcise
notamment
les
conditions
environnementales
de
conservation, les gaz nocifs aux diffrentes composantes des disques, les
conditions de stockage dans les botiers et sur les tagres.
3.3.
Guides pratiques
Il existe deux guides qui ne sont pas des normes mais qui peuvent soutenir
une activit darchivage numrique. Tout dabord, Catherine Dhrent avec la
collaboration de la Direction des Archives de France a rdig : Les archives
lectroniques. Manuel pratique. Il a t ralis en 2002. De plus, lassociation
EDIFICAS a ralis en juillet 2000 le Guide de larchivage lectronique scuris
(http://www.edificas.org ).

33
Mise en uvre des actions

Lanalyse des pratiques Semaly concernant larchivage numrique ma
conduite identifier le cycle de vie de tous les documents grs dans des services
rencontrs. Mais dans un deuxime temps, jai analys le classement de la
documentation lie aux projets des diffrents services techniques. Le chapitre cidessous dcrit toutes les actions mises en uvre durant les deux phases de mon
stage.
1.
1.1.
Archivage numrique
Recommandations
Suite mon analyse sur les diffrentes pratiques en matire darchivage

numrique, jai propos quelques recommandations au service informatique et la
Direction Qualit et mthodes.
1.1.1
Implication de Semaly
Semaly ne peut pas se lancer immdiatement dans larchivage numrique,

toutefois elle doit rester attentive aux volutions. Suite lanalyse du contexte
lgal, larchivage numrique ne remplace pas encore larchivage papier.
Effectivement, un document papier possde une valeur lgale qui a plus de poids
devant la justice par rapport un document lectronique. Quant lanalyse du
contexte technologique, les techniques concernant larchivage numrique ne
sont pas encore mres. Le cot est plus lev que celui de larchivage papier
puisquil faut migrer les donnes priodiquement, effectuer des essais pour vrifier
la lisibilit des donnes Comme le cot est lev, les technologies non prennes
et la jurisprudence incomplte, larchivage numrique ne peut pas tre pratiqu
actuellement. Pour des raisons lgales, Semaly conserve son archivage papier.
1.1.2
Documents techniques conserver
Seuls les documents techniques6 ont un intrt tre conservs sous

format lectronique puisque les documents contractuels sont archivs sous format
6
Document technique : Ce sont tous les documents qui ont un intrt technique tre conservs et archivs sur un CD
afin dtre rutiliss ultrieurement. Ils sont la proprit exclusive de Semaly.
34
papier. Ci-dessous un tableau rappelle les documents conserver sous format

numrique.
Intitul dossier
Dossiers de Livrables
pour client :
Remise de rapports
plans - PEO
spcifications
note de calcul
hors prparation DCE
Dossier d essais
densemble
Dossier d'offres
Dossier dOuvrage
Excut (DOE)
1.1.3
Contenu (type de document)

Donnes de base : (donnes internes ou externe pour info ou
hypothses)
Versions intermdiaires internes groupement
Versions intermdiaires transmises au client (versions, demande
dvolution par client ou remarques)
Version finale
Cas particuliers : PV dinspection dtaille des ouvrages
souterrains + talonnage du matriel TSGC
Prparation des essais (planification, logistique, organisation
interne, correspondances )
Ralisation des Essais et carts
Annonce, prqualification
Cahier des Charges, offre
Correspondance : client, partenaires
Production des entreprises
Compacts disques et bases de donnes
Deux outils sont actuellement utilises pour stocker des fichiers

numriques : le compact disque (CD) ou une base de donne.
Concernant larchivage numrique sur CD, il faut mettre en place des rgles
de gestion et de conservation des supports. A ce jour, Semaly conserve des
donnes ayant une valeur technique sur support numrique afin de les avoir
disposition au sein des services. Mais il manque des rgles mentionnant les points
suivants :
- Le type de CD utiliser : il faut continuer dutiliser des CD de type
WORM7 (ou CD-R) car ils sont inscriptibles une seule fois.
- Les formats de fichiers : TIFF et TXT sont des formats ouverts qui
permettent une bonne rcupration des donnes mais pour les images, le
format JPEG est actuellement utilis la Semaly
- La version du logiciel de gravure utiliser : tous les services doivent
utiliser la mme version du logiciel Nro.
- Les personnes responsables de la gravure des CD
7
WORM : Write Once Read Many

35
- Le nombre dexemplaires graver

- Le lieu et les conditions de stockage (tempratures, conditions
demprunt)
- Les mtadonnes renseignant le disque (environnement informatique,
date de gravure)
- Des rgles de nommage pour les CD
- Le fichier Chrono. Dans chaque CD, le fichier Chrono correspondant aux
fichiers archivs, doit tre joint pour faciliter la recherche dinformation
Pour viter la profusion des CD dans les services, certains documents
(comme les tudes prliminaires) sont verser directement dans les bases de
donnes actuelles. De cette manire, il est certain que le fichier numrique est
conserv et accessible tous. Il faut donc sensibiliser les usagers lutilisation
des bases documentaires existantes qui sont en ligne sur lIntranet de la socit.
1.1.4
Responsable darchivage numrique
Les donnes personnelles et les donnes techniques nimpliquent pas le

mme traitement (les lments dclencheurs sont diffrents, les lieux de gravure, le
nombre dexemplaires de CD). Cest pourquoi il est ncessaire didentifier les
responsables de chaque niveau de donnes (personnelles, de service ou de
projet) afin de ne pas avoir recourir toujours lassistance informatique pour les
graver sur un support numrique.
1.1.5
Echange et stockage des fichiers partags
Il faut prconiser des principes dchanges et de stockage de fichiers

partags. Ces derniers sont les documents lis la ralisation dun projet et qui
sont partags dans le service metteur. Concernant le stockage de la
documentation projet, il faut privilgier la centralisation des fichiers entrants et
sortants dans un unique rpertoire partag par tous les services techniques. Le mail
peut signaler la mise disposition dun nouveau document (push automatique).
Cette opration vise viter le multi enregistrement dun mme fichier. Pour les
fichiers classs dans les rpertoires projets sous format source et en PDF, il est
ncessaire de conserver lindice en vigueur en PDF et en format source. Il faut
conserver lhistorique des documents en format PDF, et supprimer chaque
nouvelle version, le format source prim. Ces dispositions permettent de grer les
diffrentes versions dun mme document et de ses formats de conservation.
36
Quant aux changes de documents signs numriquement, ils seffectuent en

interne ou avec certains partenaires, seulement avec des documents non
contractuels. Pour des raisons lgales, les documents contractuels sont toujours
conservs avec la signature manuscrite, sous format papier.
1.2.
Instructions Qualit et guides utilisateurs
La mthodologie utilise pour rdiger des Mmos pdagogiques et des

instructions qualit nest pas la mme car les informations et les objectifs sont
diffrents.
1.2.1
Un rfrentiel Qualit respecter
Le rfrentiel Qualit sappuie sur la structure suivante :

-
Le manuel qualit, le document matre du systme qualit. Il dcrit tous les

processus et leurs procdures associes.
Les processus. Ils dcrivent le fonctionnement de lactivit de Semaly en

sappuyant sur des procdures ou instructions.
Les procdures et instructions. Elles dfinissent les rgles obligatoires de

fonctionnement de la socit. Les procdures ont une valeur plus formelle
que les instructions.
Des guides et manuels. Ils permettent dclairer les utilisateurs du systme

qualit par un point de vue didactique. Ces documents, bien que diffuss et
classs dans le dossier qualit, ne font pas partie du rfrentiel normatif du
systme. Actuellement, la majorit dentre eux sont disponibles dans les
bases de donnes des rfrentiels mtiers.
1.2.2
Note sur les documents des bases rfrentielles
Afin de dterminer les documents qui ont un intrt technique tre

conservs dans les bases de donnes existantes, la Documentation Gnrale et la
Documentation Technique ont t sollicites pour identifier les documents
conserver et les bases de donnes concernes par leur stockage (Voir Annexe 4).
Les fichiers lectroniques transmettre doivent tre une version complte et
dfinitive du document, si possible dans son format natif. Ce dernier permet
lutilisation future du document en tant que modle par exemple. Ci-dessous un
tableau prsente les documents verser dans les bases de donnes gres par la
Documentation Gnrale :

37
Type de document
Les cahiers des charges
Les offres
Tous les documents provenant
de lextrieur (rapports,
confrences)
Publication sur Internet
Les tudes prliminaires
Les documents avant projet
Les documents projet
Les tudes
Les prsentations power point
Format
numrique
(si
possible)
(si possible)
Format
papier
La base de donnes
La BDD des Offres

La BDD Biblir
La BDD Biblir
La BDD Biblir
La BDD Biblir
La BDD Biblir
La BDD Biblir
La BDD Biblir
La BDD des Offres
Un tableau rcapitule les documents verser dans la base documentaire (la

bibliothque technique) gre par la Documentation Techniques.
Type de document
Les marchs (CCTP)
Tous les documents techniques produits par
Semaly (spcifications techniques, notes, notes
de calculs)
Les documents des partenaires
Les rapports
Les prsentations techniques
Les documents de formations suivies
lextrieur
Les documents techniques pris sur Internet
La liste des marchs dun site distant
Lorganigramme technique (ou plan de
classement) des projets
1.2.3
Format
numrique
Format papier
(si possible)
(si possible)
Instruction sur larchivage numrique des donnes techniques
Cette instruction a t labore avec la collaboration de lassistance

informatique et de la Documentation Technique (Voir Annexe 5). Elle sapplique
tous les documents crs, mis ou reus susceptibles dtre conservs pour
rpondre des besoins de conservation de la mmoire technique. Larchivage
papier, larchivage des donnes personnelles et larchivage des donnes sous
38
Outlook ne sont pas traits dans cette instruction. Ci-dessous un organigramme

prsente le processus darchivage numrique des donnes techniques que doivent
suivre les services et les grands projets.
Linstruction sur larchivage technique rappel les documents verser dans

les bases documentaires existantes et le processus de gravure des CD. Elle contient
aussi les rgles pour nommer les supports numriques et les mtadonnes
complter pour informer du contenu et du contexte de la gravure dun CD. De plus,
39
elle traite de la gestion des emprunts CD dans des diffrents services (Voir
lorganigramme suivant).
Responsable de la CDthque
Utilisateur
Besoin d'information
Rception d'une
demande d'information
Recherche dans le
fichier Excel des CD
Enregistrement de
l'emprunt dans le fichier
Excel des CD
Consultation du CD
emprunt
Remise du CD + mise
jour du fichier Excel
des CD
1.2.4
Une dmarche pdagogique
Les mmos ont un objectif pdagogique. Ils contiennent des informations

sur un sujet prcis, un moment donn. Ces documents ne sont pas destins tre
classs dans le manuel qualit, ils ne dfinissent pas des dmarches respecter.
Ainsi les thmes dvelopps dans ces guides ont t choisis partir des besoins des
utilisateurs. Durant les entretiens et souvent, durant des discussions informelles,
diffrentes personnes me posaient des questions sur des sujets bien prcis. A partir
de l, les thmes choisis sont les suivants :
-
La signature lectronique : sa valeur juridique, les diffrentes offres

techniques
Les formats utiliser en archivage numrique : les formats qui

permettent de restaurer lintgrit des donnes (Voir Annexe 6)
Les supports utiliser en archivage numrique : les supports conseills,

le DVD et le disque de verre
40
Larchivage des mails sur Outlook. Pour ce dernier, lassistance

informatique ma fourni toutes les indications
2.
Spcificit de la documentation projet
La documentation projet est un corpus compos des documents crs et

mis par Semaly et des documents reus (mis par des partenaires et des clients)
concernant un projet. Cette documentation rassemble la fois des informations
techniques, administratives et contractuelles.
2.1.
Les besoins des utilisateurs
2.1.1
Pr-requis
Chaque service technique possde des habitudes de travail diffrentes, il

ny a donc pas de pratiques communes entre les services. Mais labsence
dhomognit dans les pratiques entrane le multi-enregistrement dun mme
fichier. C'est--dire quun fichier est enregistr la fois dans un rpertoire projet,
dans un rpertoire titulaire, ou encore sur Outlook ou sur un disque dur. De plus, il
est difficile de savoir parmi tous les enregistrements, quelle est la dernire version.
2.1.2
Des entretiens semi directifs
Semaly est une socit de conseils qui produit une grande quantit de
documents pour ses clients. Les services techniques sont les services les plus
producteurs puisquils travaillent quotidiennement avec des partenaires et des
clients. Un chantillon de personnes a t constitu parmi les Chefs de Services et
les assistantes des services techniques afin danalyser les pratiques et les
amliorations apporter concernant la gestion de la documentation projet. Les
entretiens mens sont semi directifs et suivent les axes suivants :
- Ouverture et organisation dun rpertoire projet / tche
- Gestion des documents de travail
- Administration des documents de gestion de projet
- Gestion des documents transmis aux partenaires
- Classement des documents reus
- Administration des mails
- Commentaires sur le systme actuel

41
2.2.
Classement des documents projets
Tous les documents crs et mis par un service technique sont imputs
dun numro Chrono et sont classs dans le rpertoire projet correspondant. Ils
sont traits selon la procdure (Ref : EQ 40034 D) sur la matrise des
documents. De cette manire, tous les documents produits par Semaly sont
gnralement imputs dun numro Chrono et classs dans le rpertoire concern.
Cependant il existe des variantes dans la gestion de la documentation projet
entre les services techniques. Ci dessous, un tableau illustre quelques pratiques
observes.

42
Modle type pour classer les

rpertoires projets
Personne responsable de
louverture dun nouveau
rpertoire projet
Droit de lecture criture dans
les rpertoires projets du service
Service dEtudes
Gnrales
Oui dans Affaire type
du rpertoire projets
Agent du service ou
assistante
Systme Matriel et
Equipements
Non
Infrastructures
Direction Technique
Direction de Projet
Non
Non
Les assistantes
Les assistantes
Agent du service ou
assistante
Non dpend des Chefs

de Projet
Assistante mais le plus
souvent le Chef de Projet
Tout le service
Les assistantes
(Les agents du service ont
un droit de lecture)
Par type de document
mais pas de rgles
communes entre les 2
rpertoires du service
Dans MR il y a
quelques documents
entrants, mais il ny en a
pas dans SE (sauf
exception)
Par les assistantes
Tout le service
Tout le service
Les assistantes.
Par type de documents

(notes, fax)
Par type de documents ou

par rapport
organigramme du projet
Par type de documents

(notes, fax) mais dpend
des habitudes de travail.
Les documents entrants ne

sont gnralement pas
classs dans les
rpertoires projets
Les documents entrants ne

sont gnralement pas
classs dans les
rpertoires projets
Peu de docs entrants sont

classs dans les
rpertoires projets
correspondants.
Par les agents ou les

assistantes, cela dpend
des habitudes de travail de
chacun
Surtout dans les
rpertoires titulaires, la
plupart dentre eux sont
classs par projet.

chacun
Dans le rpertoire projet
ou titulaire, cela dpend
des habitudes de chacun

chacun
Dans le rpertoire titulaire
Non, il se fait au niveau de

la DG
Non, il se fait au niveau de

la DG
( vrifier)
Enregistrement du courrier
dans un fichier Excel avant
dtre class sous format
papier du projet
Plan de classement utilis pour

les rpertoires projets
Plutt par tches

(commercial,
infographie)
Classement des documents

lectroniques entrants (sauf
mails)
Tous les docs entrants

sont classs dans le
rpertoire projet concern
Personne responsable du
classement dans le rpertoire
projet

chacun
Surtout dans le rpertoire
projet mais certains
continuent travailler sur le
titulaire, voir sur disque
dur
Habitude de travailler plutt dans
entrant (format papier) dans le
service
papier du projet
Dans le rpertoire titulaire

puis versement dans la
rubrique A traiter ou A
classer . Ce sont les
assistantes qui les
classent
papier du projet

43
2.3.
Echange dinformation
Les services techniques utilisent le mail, la zone libre change, les CD et

les dossiers publics de la mme manire. Ainsi le mail sert communiquer des
documents peu volumineux ou des informations dans le service et entre les
services. La zone libre change sert changer des documents volumineux entre
les services et la documentation volumineuse est transmise aux sites distants sur
Compact Disques (CD). Enfin, les dossiers publics sont utiliss pour grer les
contacts, les agendas et les CV des services techniques.
Pourtant tous les outils dchanges ne sont pas employs de la mme faon
par les diffrents services. Seuls les services dEtudes Gnrales et Systme
Matriel et Equipement versent des mails dans les rpertoires projets.
Linfrastructure, la Direction Technique et la Direction des Projets ne classent pas
de mails dans les rpertoires projets. Dans ces services, les courriers lectroniques
sont classs dans les botes lettres personnelles des agents concerns. A propos
de la zone FTP, tous les agents des services techniques ne connaissent pas son
existence et ses possibilits. Cette zone est utilise pour certains projets (comme
Strasbourg). Seules les personnes rencontres dans le service Systme Matriel et
Equipement connaissent et utilisent occasionnellement la zone FTP.
Enfin,
lutilisation du rpertoire service pour changer des documents permet de ne

pas saturer les botes lettres et vite le multi enregistrement dun mme fichier.
La Direction Technique, le service Infrastructure et le service Systme Matriel et
Equipement, utilisent les rubriques A classer ou A traiter pour changer des
documents au sein de leur service.
2.4.
Gestion des droits informatiques
2.4.1
Le systme actuel
Le systme actuel a t mis en place en 2001, par la socit Transiciel. A ce

jour, il existe deux types de groupes : le groupe rseau ou de scurit, et le
groupe messagerie. Chaque agent est rfrenc la fois dans ces deux groupes
afin daccder aux rpertoires du service / projet concern et la messagerie
Outlook. Chaque groupe possde des droits informatiques bien dfinis. Un
utilisateur peut appartenir plusieurs groupes de scurit et de messagerie.
Actuellement, le service informatique rflchi lorganisation des diffrents

44
groupes afin de faciliter la gestion des droits entre les groupes de scurit et ceux
de la messagerie.
2.4.2
Droit de lecture sur tous les rpertoires services
A la question : Est-il pertinent de donner un droit de lecture sur les

rpertoires de tous les services techniques ? , les rponses sont partages. En
effet, les services des Etudes Gnrales et Systme Matriels et Equipements
semblent intresss pour avoir un droit de lecture sur les rpertoires projets des
autres services techniques. De cette manire, ils peuvent connatre les projets en
cours, accder un document sans passer par des intermdiaires. Mais ce droit de
lecture doit tre limit aux assistantes et aux Chefs de Service afin de ne pas
augmenter la profusion de doublons. Tandis que les services Infrastructures,
Direction de Projets et Direction Technique ne veulent pas avoir de droit de lecture
sur les rpertoires projets des autres services techniques. Cette opration peut
accentuer la profusion de doublons et la confusion dans la gestion de versions. De
plus il est important de garder une certaine confidentialit au sein dun mme
service.
2.5.
Remarques sur lorganisation actuelle
2.5.1
Avantages
Les
personnes
rencontres
ont
identifi
les
points
forts
concernant
lorganisation des rpertoires projets.

-
Lhomognit de la structure des rpertoires projets facilite la

recherche dinformation. En effet, si tous les rpertoires projets dun
mme service technique sont organiss de la mme manire, il est beaucoup
plus facile de trouver une information.
Un rpertoire lourd mais exhaustif puisquil renferme tous les

documents projets (entrants et sortants). Tous les types de documents
produits et mis ainsi que les documents entrants sont classs dans le
rpertoire projet concern. Ce dernier est trs volumineux sur le serveur
mais il est trs exhaustif car il centralise toutes les informations relatives
un projet, quelque soit la taille des fichiers.
Un systme ouvert permet un accs linformation pour tous les agents

du service. Ainsi dans certains services techniques, tous les agents ont un
droit de lecture criture sur tous les rpertoires projets dvelopps dans le
45
service. Ce systme offre la possibilit de connatre tous les projets en

cours et suggre une autonomie dans le classement des documents.
-
Lorganisation des rpertoires projets par types de documents facilite

la recherche dinformation. Mme si le Chrono indique la nature du
document, plusieurs services techniques utilisent cette organisation pour
classer les documents projets.
Lopration de classement de documents par les assistantes, permet de

grer les doublons et les diffrentes versions dun mme document. Dans
certains services techniques, les assistantes classent les documents dans les
rpertoires concerns. Il ny a donc pas de problme de doublon, ni de
gestion de numro Chrono puisquelles centralisent les documents projets
dans leur rpertoire service.
La centralisation des mails dun projet permet de grer le partage des

informations et le classement des correspondances. Une personne
dsigne comme responsable de la gestion des mails dun projet, est
automatiquement mise en copie pour tous les changes De cette manire,
tous les messages envoys et reus sont centraliss et accessibles aux agents
concerns.
2.5.2
Attentes
Les attentes exprimes lors des entretiens sont les suivantes :

-
Une homognit dans lorganisation des rpertoires projets dun

mme service. Il est ncessaire quil y ait une cohrence dans
lorganisation des rpertoires projets dans un mme service.
Pour que les outils de gestion de documents projets (rpertoires projets,

GED, gestion des mails projets) soient efficaces, il est ncessaire de
mettre en confiance les utilisateurs sur lutilisation de la technologie
informatique. Actuellement, certaines personnes ne savent pas utiliser
linformatique pour grer leurs mails. Des mauvaises habitudes de travail
(tel que lenregistrement sur un disque dur) refltent une mconnaissance
des outils et des pratiques informatiques.
La mise en place dun logiciel GED est une solution pour centraliser les
documents projets et favoriser le travail collaboratif. Ainsi tous les
documents de Semaly sont grs de la mme manire. Un systme GED

46
permet dviter le multi enregistrement et offre la possibilit de grer les

diffrentes versions dun mme document.
-
Le plan de classement (surtout pour les petits projets) doit tre clairement
dfini afin de permettre une meilleure gestion de la documentation papier.
Il est important de savoir o trouver la version de rfrence dun

document.
La fusion des deux rpertoires service de SME est en cours de

rflexion. Il faut concilier deux habitudes de travailler des anciens services
Matriels Roulants (MR) et Systme Equipements (SE) qui sont
actuellement fusionns en un service commun.
Il est important de prendre en compte la gestion des mails dans

larchivage dun projet. De plus en plus dchanges dinformation
seffectue via le mail au dtriment du fax.
Il faut optimiser lutilisation de la zone FTP dans les changes de

documents entre les services techniques, les sites distants et les partenaires.
Cette zone permet de centraliser des documents changs.
Tous les documents (entrants et sortants) doivent tre centraliss afin

dtre archivs sur le mme CD.
2.6.
Recommandations
2.6.1
Recommandation 1 : Vers un modle type par service
Un
modle
type
pour
classer
la
documentation
projet,
permet
dhomogniser les pratiques dun service et favorise une gestion plus exhaustive
de lensemble des documents techniques, en particulier des documents entrants.
Pour mettre en place un modle type par service, il faut dabord recenser les
bonnes pratiques de certains services techniques. A la suite de cette analyse, la
Direction Qualit et Mthodes peut laborer des exemples de classement type.
Ces derniers doivent tre prsents aux diffrents services techniques afin de
montrer les solutions possibles pour organiser les rpertoires projets. Les
structures proposes restent volutives afin de sadapter aux caractristiques
dun projet et dun service. De plus, le plan de classement permet de guider les
agents du service sur le type de documents traiter, en particulier les documents
entrants. Enfin, la prsentation des diffrentes pratiques permet didentifier les
besoins daccompagnement effectuer par la Direction Qualit et Mthodes, dans
la mise en place de modifications.
47
2.6.2
Recommandation 2 : Gestion des mails - projets
La gestion des mails projets permet une traabilit au niveau des changes de
documents et vite de surcharger le rseau Outlook. Pour amliorer la gestion des
courriers lectroniques dans les services techniques il faut :
-
Recenser les bonnes pratiques Semaly (sur la gestion des mails et des
botes lettres) et les diffuser lensemble des agents.
Homogniser la conservation des mails projets en dfinissant des rgles

communes sur leur enregistrement et leur classement dans les rpertoires
concerns.
Centraliser et partager les mails projets afin de les rendre accessibles

lensemble des agents du projet. Pour cela, une personne par projet est
dsigne responsable du classement des mails afin que ces derniers soient
accessibles lensemble des agents concerns
2.6.3
Recommandation 3 : Mise en place dune GED
La mise en place dune GED permet de centraliser et dhomogniser la

gestion documentaire des diffrents services techniques, et de limiter la perte
dinformation provoque par des mauvaises habitudes de travail. Effectivement un
systme GED permet de rsoudre les problmes suivants :
-
Le classement des documents nest plus dpendant des habitudes de

travail de chacun. Une base de donnes recense toute la documentation des
services et permet une recherche dynamique des documents. De plus, la
centralisation des documents permet de diffuser et de partager linformation
Il ny a plus de multi enregistrement dun mme fichier. Un document est

class un seul endroit, et les historiques des documents sont grs par le
logiciel.
Le rseau Outlook nest moins surcharg. Effectivement, un systme de

GED permet une diffusion slective dinformation et centralise les
documents. Les botes lettres ne sont donc plus surcharges de pices
jointes.
2.7.
Actions
Lors dune runion de la Direction Qualit et Mthodes, jai prsent les

recommandations ci-dessous. Suite cette analyse, les actions mener jusqu la
fin de mon stage ont t dfinies. Il me reste donc environ trois semaines pour :
48
Faire un tat des lieux sur les pratiques de classements et dchanges

sur les sites distants
Recenser les bonnes pratiques observes lors des diffrents entretiens :

concernant larchivage des donnes, lorganisation des rpertoires, la
gestion des mails.
Faire une note sur les avantages dun GED par rapport lorganisation
actuelle de Semaly.
Dautres actions ont t identifies mais elles ncessitent une dure de travail
dpassant celle de mon stage. Ainsi la Direction Qualit et Mthodes doit tablir
un planning pour raliser les oprations suivantes :
-
Capitaliser les bonnes pratiques de gestion des mails de certaines

personnes qui ont suivies une formation Outlook. Suite cette opration, la
Direction Qualit et Mthodes doit organiser une confrence pour diffuser
les bonnes pratiques lensemble de la socit.
Rdiger un guide sur la constitution dun rpertoire informatique selon

le contexte du projet. En fonction de la phase de ralisation (avant projet,
projet, ralisation) et de lorganigramme technique (plan de classement du
projet), le classement du rpertoire nest pas le mme. De plus, il faut
prendre en compte si le projet est mono service ou multi services, multi
sites ou encore sur un seul site distant.
Crer un modle type des dossiers projets. Cette opration dcoule de la

rflexion sur le guide de constitution des rpertoires projet cit ci-dessus.
Aprs avoir recenser et formaliser les bonnes pratiques, il faut runir les
Chefs de services afin de prsenter les modles. Cette prsentation est
loccasion didentifier les besoins daccompagnement en cas de changement
dorganisation.

49
Conclusion
Devant
laugmentation
croissante
de
la
production
des
donnes
informatiques, les entreprises comme Semaly sont obliges de considrer

larchivage numrique de leurs fichiers. Mais la lgislation et les normes restent
incompltes. A ce jour, elles laissent trop de question en suspens pour que les
entreprises se lancent dans le zro papier . De plus, lobsolescence rapide des
technologies informatiques ne garantie pas une conservation prenne des donnes
numriques. Cependant des rflexions sur les normes et les lois appliquer sont
actuellement en cours. Des solutions techniques fiables commencent apparatre.
Cest pourquoi les archivistes de Semaly nexcluent pas larchivage papier mais
elles optimisent larchivage numrique sur compacts disques, de leurs donnes
techniques.
Pour effectuer cette opration, les documents archiver numriquement
sont identifis, et le cycle de vie dun fichier est pris en compte. Mais larchivage
numrique entrane une remise en question au niveau de lorganisation des
donnes, dans les rpertoires informatiques, sur le rseau de la socit. Le
fonctionnement matriciel Semaly dtermine lorganisation de la documentation
mise par les diffrents services. Cest un systme qui demande une grande
matrise du cycle de vie des fichiers afin de garantir un accs linformation
pendant la phase active du document (sa vie sur le rseau) et son archivage (sa
conservation sur CD-R).
Du fait du positionnement du Ple Documentation dans la Direction Qualit
et Mthodes, ce stage ma permis de me familiariser avec lapplication dun
rfrentiel Qualit dans une entreprise certifie ISO 9001. Il ma donn loccasion
de formaliser et dappliquer des procdures Qualit. Ces dernires sont destines
amliorer les habitudes de travail de chacun, et de cette manire, optimiser la
conservation des donnes techniques sous format lectronique.

50
Bibliographie
Articles
ARCHIMAG. Labrg du Records Management. ARCHIMAG. Avril 2003, no.

163, p 18-24.
BULLOCK, Alison. La conservation de linformation numrique : ses divers
aspects et la situation actuelles. Flash Rseaux. Avril 1999, no. 60. [Visit le
21/08/2003]. Available from Internet : http://www.nlc-bnc.ca/publications/1/p1259-f.html
LUPOVICI, Catherine. Les stratgies de gestion et de conservation prventive
des documents lectroniques. Bulletin des Bibliothques de France. Avril 2000,
no.
4,
43-54.
[Visit
le
21/08/2003].
Available
from
Internet :
http://www.enssib.fr/bbf/bbf-2000-4/07-lupovici.pdf
ROUMIEUX, Olivier. Formats de fichiers texte : Le tour des propritaires.
ARCHIMAG. Novembre 2002, no. 159, p 38-39.
ROUMIEUX, Olivier. Les formats de limage : Garder lil ouvert. ARCHIMAG.
Dcembre-Janvier 2003, no. 160, p 35-37.
SEDALLIAN, Valrie. Larchivage de lacte lectronique. Juriscom.net. Juillet
2002.
[Visit
le
28/08/2003].
Available
from
Internet :
NORMALISATION.
Archivage
http://www.juriscom.net/pro/2/arch20020708.pdf
Ouvrages
ASSOCIATION
FRANAISE
DE
lectronique. Spcifications relatives la conception et lexploitation de

systmes informatiques en vue dassurer la conservation et lintgrit des
51
documents stocks dans ces systmes. Norme NF Z 42-013. Paris : AFNOR,

Dcembre 2001.
CHABIN, Marie-Anne. Le management de larchive. Paris : Herms, 2000. 246p.
CHAMBRE DE COMMERCE ET DINDUSTRIE DE PARIS. Grer et
organiser vos archives. De lobligation loutil de communication. Paris :
Direction de linformation conomique, 1996. 127p.
DHRENT, Catherine. DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE. Les
archives lectroniques. Manuel pratique. Paris : La Documentation Franaise,
2002. 103p.
EDIFICAS. Le Guide de larchivage lectronique scuris. Juillet 2000. 65p.
[Visit le 28/08/2003]. Available from Internet : http://www.edificas.org
HARE, Catherine. MCLEOD, Julie. Developing a records management
programme. Londres : The Association for Information Management, 1997. 57p.
SUTTER, Eric. Documentation, information, connaissances : la gestion de la
qualit. Paris : ADBS, 2002. 327p.
Sites Internet
Ces sites ont t consults lors de mon analyse sur ltat de lart en matire
darchivage numrique
Archivage numrique
http://educ.univ-paris8.fr/Voc_rech.html
http://www.archimag.com/

52
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/publications/
http://groups.yahoo.com/group/archives-fr/
http://www.culture.fr/culture/mrt/numerisation/fr/dll/index.htm
http://www.staluzern.ch/vsa/ag_aea/home_f.html
http://www.atica.pm.gouv.fr/
http://www.esi.umontreal.ca/~albertsi/INU1030/
http://revues.enssib.fr/titre/6tecnic/5archivage/1obsole.htm
http://europa.eu.int/ISPO/dlm/dlm96/proceed-fr2.pdf
Les formats
http://www.ccr.jussieu.fr/urfist/image_numerique/format.htm
http://www.aproged.org/Norme/NORME1.HTM#ancre3
http://www.aiim.org/standards.asp?ID=25013
Les solutions de stockage
http://www.cdc-zantaz.com/
http://www.01net.com/article/204332.html
http://www.repaire.net/navig/diff_dvd/gravdvd/cd_dvd.php

53
http://www.cd-info.com/
http://www.lagravuredecd.com/cdrfaq1.html
http://www.dvddemystified.com/dvdfaq.html
http://www.mosarca.com/CDINFO/CENTURY.htm
http://www.gestform.com/technique/informat/supports/supports_intro.htm

54
Glossaire
Les abrviations utilises dans ce mmoire :
BDD
Base de Donnes
BE
Bureau dEtudes
CdP
Chef de Projet
CdS
Chef de Service
CD
Compact Disque
DD
Direction du Dveloppement
DF
Direction Financire
DQM
Direction de la Qualit et des Mthodes
DP
Direction de Projet
DT
Direction Technique
GED
Gestion Electronique de Documents
GEDT
Gestion Electronique de Documents Techniques
INFRA
Infrastructures
SEG
Service dEtudes Gnrales
SME
Services, Matriel et Equipement

55
Table des annexes
ANNEXE 1 : ARCHIVAGE NUMRIQUE : LES PERSONNES

RENCONTRES ................................................................................................. I
ANNEXE 2 : LISTE DES DOCUMENTS PRODUITS AU COURS DU STAGE
.............................................................................................................................II

56
Annexes
Annexe
1:
Archivage
numrique : les personnes

rencontres
Concernant larchivage numrique, un tableau rcapitule lchantillonnage des

personnes rencontres.
Fonction de la personne
rencontre
Ingnieur
Ingnieur et correspondant
informatique
Assistante
Chef de Service
Assistante
Assistante et correspondante
informatique
Responsable de communication
Assistante informatique
Informaticienne
Responsable informatique
Comptable
Comptable
Assistante
Ingnieur
Ingnieur
Ingnieur et correspondant
informatique
Service concern
Type de service
Service dEtudes Gnrales

Direction technique
Bureau dEtudes
Infrastructures
Systmes, Matriels et
Equipements
Direction du Dveloppement
Direction financire
Direction financire
Direction de la Qualit et des
Mthodes
Projets du plateau lyonnais
Projet - Montpellier
Projet - Grenoble

Service technique
(au sige)
Service
fonctionnel
sige)
(au
Projets (au sige)

Projets
(sites
distants)
Annexes
Annexe
2:
Liste
documents
produits
cours du stage

des
au
II
Annexes
Ci-dessous, une liste prsente tous les documents rdigs au cours des
quatre mois de stage la Semaly
Concernant larchivage numrique et la mise en uvre dactions
Un compte rendu de la confrence sur larchivage numrique, I-Expo.
Un rapport sur les pratiques darchivage numrique : analyse des entretiens

et tat de lart dans les domaines lgislatifs et normatifs
Quinze compte rendus : un document par personnes rencontres
Une synthse sur larchivage numrique : prsente la DQM, au service

informatique et toutes les personnes rencontres lors des entretiens
Une instruction sur la gestion des CD darchivage concernant les donnes

techniques de Semaly
Une note sur les fichiers verser dans les bases documentaires existantes
Un mmo sur les formats darchivage
Un mmo sur les CD et DVD
Un mmo sur les diffrents supports darchivage
Concernant la gestion des documents projets dans les services techniques
Une note interne sur les objectifs de lanalyse sur les rpertoires projets des
services techniques (prsentation des objectifs des entretiens)
Onze compte rendus dentretiens : un document par personne rencontre
Un rapport sur la gestion de la documentation - projet, dans les rpertoires

informatiques des services techniques

III

614 Archivage Numerique

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Informasi Dokumen

Judul Asli

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Mmoire de stage Septembre 2003

DESS Ingnierie documentaire

Sous la direction de Fabienne FAYARD

dpendante de la rapide volution des technologies informatiques.

ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003

Mes vifs remerciements Fabienne Fayard et Ccile Marteret pour leur

ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003

ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003

ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003

Semaly, fonde en 1968 avec le lancement du mtro de Lyon, est

Une ingnierie des transports publics

Semaly est une Socit Anonyme, membre du groupe EGIS dont

Le mtier central de Semaly est lingnierie des transports publics urbains et

Comme matre duvre auprs des matres douvrages publics ou ingnierie

Comme membre de consortium pour la ralisation dun nombre croissant de

ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003

Comme coordinateur ou pilote de projet au sein de groupement

Comme assistant la matrise douvrage

Comme assistant des exploitants pour la rhabilitation et la modernisation

Les mtiers contractuels

Les fonctions dorganisation de projet

Les activits des tudes amont

Les professions des techniques transverses

Les mtiers lis lnergie et aux quipements

Ceux concernant les systmes dexploitation

Les activits lies aux matriaux roulants et aux dpts

Et les activits des infrastructures

Ces comptences sont rparties dans diffrents services.

La socit est organise en cinq directions rattaches directement au

ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003

ORGANISATION ET COMPETENCES DE SEMALY

Socio conomie des

Planification, suivi des

Organisation matricielle de la production

La diversit des comptences techniques ncessaire sur un mme projet, la

Le ple Documentation de Semaly est rattach la Direction Qualit

Ccile Marteret qui est la responsable du ple Documentation

Fabienne Fayard la Documentation Technique

Direction Qualit Mthodes

Entreprise certifie ISO 9001

Satisfaire les clients travers une meilleure adquation de nos prestations

Maintenir et enrichir la technicit, capitaliser le savoir faire de la socit et

Amliorer la productivit et les processus de production

Conserver la cohrence et la solidarit du personnel

Maintenir la certification du systme de management de la qualit selon la

Un Directeur Qualit et Mthodes plac sous la hirarchie directe du

Un processus dinformation et dchanges sur la dmarche qualit

Un processus de mesure de satisfaction des clients

Un systme dvaluation (audits internes) du systme qualit

Un plan damlioration du systme qualit mis jour rgulirement avec

Positionnement du ple Documentation

La position du ple Documentation sexplique par la position actuelle de la

ESPARON Carole | DESSID | Mmoire de stage | 2003

Stratgies du ple Documentation

Le ple Documentaire a pour mission de recueillir, de grer, de mettre

Une base bibliographique (articles de presse, tudes internes)

La documentation lie aux fournisseurs constructeurs

Le catalogue des matriaux roulants

Le catalogue des archives en ligne

Le ple Documentation a analys deux types de besoins : les besoins gnraux

Le centre de la documentation gnrale est situ au rez de chausse, prs de

La documentation technique rassemble une documentaliste et une assistante

Actuellement, Semaly ne pratique que larchivage papier de ses donnes