Anda di halaman 1dari 78

Sistem Abjad

Sistem Nomor
Sistem Tanggal
Sistem Subyek
Sistem Wilayah

SISTEM ALPHABETIS/ABJAD

SURAT

SURAT

kita membuatkan Guide sebagai pembatas pada


Ordner supaya pada saat surat diperlukan dapat
dengan mudah ditemukan

kita membuatkan folder sesuai dengan kode nama perusahaan yang telah kita indeks , dimana
folder kita letakkan pada bagian belakang Guide supaya kita lebih mudah untuk mencari surat
apabila pada saat surat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

meletakkan surat pada bagian belakang folder sesuai


dengan kode nama perusahaan yang telah di indeks.

SISTEM TANGGAL

SURAT

SURAT

Surat berasal dari PT MAKMUR JAYA


Tertanggal 20 November 2011

membuat Guide dimana Guide tersebut


dituliskan Tahun yang tertera pada surat dan
Bulan yang tertera pada surat.

lubangi guide tersebut setelah


dilubangi , satukan atau susun
Guide menjadi satu.

susun surat secara teratur sesuai dengan tanggal yang tertera pada surat dimana
tanggal yang tertua berada dipaling atas sedangkan tanggal yang termuda
terdapat dibagian paling bawah.

penyusunan dari Guide tahun dan bulan serta Surat

susunan laci filling


cabinet yang
dipergunakan untuk
beberapa
tahun/periode

susunan laci filling


cabinet yang
dipergunakan dalam
satu tahun saja

Susunan guide dan


folder pada laci filling
cabinet
yang
digunakan
untuk
beberapa tahun!

Susunan folder pada laci filling cabinet


yang digunakan untuk untuk satu tahun

SISTEM SUBYEK

SURAT

SURAT

Surat yang masuk merupakan Surat Ijin

menuliskan kode tersebut pada bagian kanan


atas surat sebagai acuan petunjuk kode surat

SISTEM WILAYAH/GEOGRAFIS

SURAT

siapkan surat dengan menuliskan kodenya pada bagian atas


kanan surat sesuai dengan daftar klasifikasiny

SISTEM NUMERIK/NOMOR

Yang tidak
menggunakan
daftar klasifikasi

Menggunakan
daftar klasifikasi

Dewey Numeric
Filling

Block Numeric
Filling

Sistem Nomor
Sandi

Terminal Digit
Filling

Serial Numeric
Filling

SURAT

SURAT

PT MAKMUR KURNIA dengan perihal Nota dinas

menuliskan kode pada bagian atas kanan surat sesuai dengan


kode yang tertera pada daftar klasifikasi

034.0
478.17
525.1

Laci no ke

Guide no ke

Folder no ke

Surat ke

18

NO.

KODE

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

432.80
500.04
134.00
570.53
746.23
300.08
157.12
672.06
345.10
542.69
353.03
100.123

LACI

SEKAT

FOLDER

No

Ke

No.

Ke

No

Ke

400

430

44

432

433

Surat Ke
81

NO.

KODE

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

432.80
500.04
134.00
570.53
746.23
300.08
157.12
672.06
345.10
542.69
353.03
100.123

LACI

SEKAT

FOLDER

No

Ke

No.

Ke

No

Ke

400

430

44

432

433

500
134
570
746
300
157
672
345
542
353
100

501
135
571
747
301
158
673
346
543
354
101

500
100
500
700
300
100
600
300
500
300
100

6
2
6
8
4
2
7
4
6
4
2

500
130
570
740
300
150
670
340
540
350
100

51
14
58
75
31
16
68
35
55
36
11

Surat Ke
81

05
01
54
24
09
13
07
11
70
04
124