Centro de Informtica Mestrado Profissional Turma 6
Disciplina: Gesto de Processos de Negcio Prof. Carina Frota Alves Aluna: Giselle Cristina Moreno Tavares (gcmt) Resenha crtica sobre implantao de escritrio de processos e outras iniciativas BPM a partir de artigos base Os principais desafios na implantao de um escritrio de processos inclui a mudana de cultura na organizao como um todo, e o convencimento da alta direo a respeito do retorno sob o investimento. Quando esta iniciativa no vem deste ltimo, o desafio torna-se ainda maior. A mudana de cultura um problema conhecido, e por isso qualquer alterao no dia a dia das pessoas deve ser muito bem pensado e organizado para que o impacto seja minimizado. J a alta direo precisa apoiar e ser o patrocinador desta iniciativa, caso contrrio, o restante da organizao no comprar a ideia. E o desafio pode ir mais alm, como fazer com que as iniciativas BPM mantenham-se atualizada e institucionalizadas (EloGroup, 2008). J os benefcios na implantao de um escritrio de processos bem descrito pela ELO Group (2013), sendo destacados os seguintes pontos: melhoramento do desempenho organizacional, suporte delimitao de papis e responsabilidades para cada pessoa envolvida nas iniciativas de BPM, garantia de que os processos estejam alinhados s prioridades estratgicas da organizao, planejamento corporativo para otimizao da execuo de BPM e minimizao das redundncias, planos de aes organizados unificadamente, responsabilidade sobre as metodologias de gesto de processos, gerenciamento do ciclo de vida dos processos, avaliao das melhores prticas, e o elo entre os gestores e a alta direo. Porm, acredito que, inicialmente, a entrada de BPM na empresa no precisa vir acoplada a um escritrio de projetos. A implantao de um escritrio de processos deve ser tratada gradativamente, ou seja, fundamental que aos poucos todos os envolvidos v percebendo os benefcios. Com isto, solicitaes para identificar o As Is e To Be comeam a surgir naturalmente, e a partir da as demandas precisam ser gerenciadas, priorizadas etc. Fora disso, a tentativa de criar um escritrio pode ser tratado como algo ftil. Pode-se perder uma boa oportunidade de crescimento organizacional, passando a ser gerenciada por processos. Um exemplo do que acontece que pode levar qualquer ao, mesmo que muito boa, ao descontentamento e consequentemente ao seu cancelamento, a mudana brusca de cultura dentro da empresa. Qualquer mudana deve ser feita pouco a pouco. O framework para operao de um escritrio de processos criado pela Elo Group (2009) traz uma diviso por camadas, e de camadas por processos. E ainda sugere a implantao em 3 estgios para que a criao do escritrio de processos possa acontecer
mesmo em organizaes que no esto com maturidade suficiente quando o assunto
gerenciamento por processos. Considero que o fato da proposta da implantao ser por estgio, uma das principais caractersticas para esse modelo comear a fluir. Com isto, nos preocuparamos com partes do framework, facilitando a institucionalizao, e facilitando o entendimento para os prximos estgios a serem implantados. importante salientar que esse framework foi construdo visando a maximizao do ROI, ou seja, a ideia que mudanas nos processos sejam muito bem analisadas, estudadas, de maneira que em sua aplicao, as mtricas estejam bem definidas e que seus resultados sejam analisados. Neste ponto, vem a mxima de Peter Drucker, que diz que voc no pode controlar aquilo que voc no pode medir. Assim a verificao da continuidade deste processo ou uma nova mudana. Porm o framework se mostra muito grande, com um nvel de granularidade alta, o que pode assustar, dificultando a sua implantao. A Elo Group (2009) foi clara em dizer que este framework pode ser adaptado realidade da organizao que ir implant-lo. Mas considero que a ajuda de uma consultoria, para que seja vista uma adaptao ideal, seja necessria. Visto que, a implantao de um escritrio de processos em uma organizao no trivial, e mesmo com documentaes disponveis, pode gerar muito prejuzo companhia se no executada de maneira correta. Aps vrias pesquisas, no foi possvel localizar outro framework especfico para escritrio de processos, porm uma abordagem de ciclo de vida me chamou a ateno, e pelo escopo, poderia ser tratado ou adaptado como tal. Foi criado a partir de componentes (Rensburg, 1998), sendo eles: Customer Management, Planning, Control, Resource Management, Knowledge Management, Change Process, Learning, People e Performance Management. Resumidamente, este mostra claramente a preocupao com o cliente e no valor do produto para o cliente. Ou seja, um pouco diferente do foco do framework sugerido pela EloGroup (2009), que foca no ROI. Ambos tm em comum a necessidade de medies de desempenho, estabelecimento de padres, gerenciamento de pessoas etc., e por isso acredito que um estudo mais profundo em cima desse framework de ciclo de vida poderia ser redesenhado para um especfico de escritrio de processos. Entretanto, de nada adianta termos muita literatura de BPM, diversos frameworks especficos de processos, se no temos do mesmo lado, as pessoas que iro executar os processos. Treager (2013), em seu artigo sobre implantao bem sucedida de BPM, fala que necessitarmos de 90% de mudana de mentalidade e 10% de tecnologia. De fato as ferramentas so muito importantes, mas no conseguiremos o resultado esperado se no conseguimos convencer as pessoas de que um gerenciamento por processos ir trazer benefcios e maior qualidade profissional. Ou melhor, no conseguiremos os resultados que gostaramos se no damos a condies para isto (Jeston e Nelis, 2008), e isto inclui
treinamento, que um ponto crtico no respeitado, ao menos nas experincias que
pessoalmente tive. Mas ainda no s mudana de mentalidade e tecnologia. A literatura sugere que h trs pontos crticos para a melhoria de processos acontecer pessoas, processos e tecnologia -, acrescido de mais um ponto por Jeston e Nelis (2008): gerenciamento de projetos. Observando esses pontos, possvel concordar que no adianta termos mudana de mentalidade, tecnologia, se o processo no bom. No adianta termos um processo que tem potencial de funcionar corretamente, com a tecnologia certa, se no temos pessoas engajadas e acreditando nisso. E tambm no vejo tudo isso funcionando sem um gerenciamento desse projeto. Acredito que Treager conhece os pontos anteriormente abordados, porm quis dar nfase ao que, possivelmente um problema generalizado: a resistncia das pessoas mudana. de conhecimento geral para aqueles que trabalham com processos, dos quais j tive contato, que a resistncia mudana o que mais atrapalha no momento de implantar um processo ou melhor-lo. Pelo que j vivenciei, as pessoas no tm desejo de sarem da sua zona de conforto para algo que elas podem ou no ter seu trabalho melhorado, com mais qualidade etc. E na minha percepo, isso mais claro quando tratamos com pessoas que esto h muito tempo naquela posio de trabalho, e no querem aprender algo novo. O medo, a sensao de perda de poder, mais esforo, e ausncia de interesse prprio so outras razes para a resistncia mudana (Jeston e Nelis, 2008). Se a mudana de mentalidade existisse facilmente, provavelmente teramos algo bem positivo na implantao ou melhoramento de processos. um conjunto de aes e adaptaes que faz com que uma iniciativa BPM funcione nas empresas. necessrio envolver as pessoas do incio ao fim de maneira que ela sinta fazendo parte de algo maior e que trar benefcios a todos os envolvidos e interessados. REFERNCIAS ELOGROUP; Escritrio de Processos. 2013. Disponvel em: http://www.elogroup.com.br/serv_proc_EscritorioProcessos.html. Acesso em: 02/09/2013. ELOGROUP; Framework Escritrio de Processos. 2009. Disponvel em: http://www.elogroup.com.br/download/Artigo_Framework_Escritorio_Processos.pdf. Acesso em: 09/08/2013. ELOGROUP; Roadmap para implantao de um escritrio de processos. 2008. Disponvel em: http://www.elogroup.com.br/download/Artigo_Roadmap%20para%20Implantacao%20de %20um%20Escritorio%20de%20Processos.pdf. Acesso em: 02/09/2013.
JESTON, John; NELIS, Johan. Business Process Management Practical Guidelines to
Successful Implementations. Reino Unido: Elsevier Ltd, 2008. RENSBURG, Antonie van. A framework for business process management. Elsevier Science Ltd. Computers ind. Engng. Vol. 35, Nos 1-2, pp. 217-220, 1998. TREAGER, Roger. Practical Process 90/10. BPTrends Column, 2013.