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Curso Gratuito
Administrao de
Recursos Materiais e
Patrimoniais
Carga horria: 25hs
Contedo
Introduo
Administrao de Materiais: Definies
Responsabilidades e Atribuies da Adm. de Materiais
Objetivos Principais da Adm. de Materiais
Terminologias Utilizadas
Fluxo das Atividades
A Gesto de Estoque
A Natureza dos Estoques
Funes e Classificaes de Estoque
Controle de Estoques
Classificao ABC
Nveis de Estoque
Sistema de Mximos Mnimos
Lote Econmico
Administrao dos Servios de Compras
Funo de Compras
Sequncia Lgica de Compras
Centralizao das Compras
Seleo de Fornecedores
Compras x Custos Industriais
Organizao do Servio de Compras
Cuidados ao Comprar
Comercializao e Consumo
Arranjo Fsico - Layout
Recursos Humanos
Introduo
1. AS EMPRESAS E SEUS RECURSOS
Toda produo depende da existncia conjunta de trs fatores de
produo: natureza, capital e trabalho, integrados por um quarto
fator denominado empresa. Para os economistas, todo processo
produtivo se fundamenta na conjuno desses quatro fatores de
produo.
Terminologias Utilizadas
a) Artigo ou Item - designa qualquer material, matria-prima ou
produto acabado que faa parte do estoque;
b) Unidade - identifica a medida, tipo de acondicionamento,
caractersticas de apresentao fsica ( caixa, bloco, rolo, folha,
litro, galo, resma, vidro, pea, quilograma, metro, .... );
c) Pontos de Estocagem - locais aonde os itens em estoque
so armazenados e sujeitos ao controle da administrao;
d) Estoque - conjunto de mercadorias, materiais ou artigos
existentes fisicamente no almoxarifado espera de utilizao
futura e que permite suprir regularmente os usurios, sem causar
interrupes s unidades funcionais da organizao;
e) Estoque Ativo ou Normal - o estoque que sofre
flutuaes quanto a quantidade, volume, peso e custo em
conseqncia de entradas e sadas;
f) Estoque Morto ou Inativo - no sofre flutuaes, esttico;
preos,
ainda ajudar os fornecedores a serem competitivos, mostrandolhes que seus preos esto fora de concorrncia.
C) Duas ou mais aprovaes: No mnimo duas pessoas esto
envolvidas em cada deciso da escolha do fornecedor. Isto
estabelece uma defesa dos interesses da empresa pela garantia
de um melhor julgamento, protegendo o comprador ao possibilitar
reviso de uma deciso individual.
D) Documentao escrita: Documentao anexa ao pedido,
possibilita no ato da Segunda assinatura, o exame de cada fase
de negociao, permite reviso e estar sempre disponvel junto
ao processo de compra para esclarecer qualquer dvida
posterior.
A Gesto de Estoque
A gesto de estoque , basicamente, o ato de gerir recursos
ociosos possuidores de valor econmico e destinado ao
suprimento das necessidades futuras de material, numa
organizao.
Os investimentos no so dirigidos por uma organizao somente
para aplicaes diretas que produzam lucros, tais como os
investimentos em mquinas e em equipamentos destinados ao
aumento da produo e, conseqentemente, das vendas.
Outros tipos de investimentos, aparentemente, no produzem
lucros. Entre estes esto as inverses de capital destinadas a
cobrir fatores de risco em circunstncias imprevisveis e de
soluo imediata. o caso dos investimentos em estoque, que
evitam que se perca dinheiro em situao potencial de risco
presente. Por exemplo, na falta de materiais ou de produtos que
levam a no realizao de vendas, a paralisao de fabricao, a
descontinuidade das operaes ou servios etc., alm dos custos
adicionais e excessivos que, a partir destes fatores, igualam, em
importncia estratgica e econmica, os investimentos em
estoque aos investimentos ditos diretos.
Porm, toda a aplicao de capital em inventrio priva de
investimentos mais rentveis uma organizao industrial ou
comercial. Numa organizao pblica, a privao em relao a
investimentos sociais ou em servios de utilidade pblica.
Controle de Estoques
O objetivo bsico do controle de estoques evitar a falta de
material sem que esta diligncia resulte em estoque excessivos
s reais necessidades da empresa.
O controle procura manter os nveis estabelecidos em equilbrio
com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos da
decorrentes. Para mantermos este nvel de gua, no tanque,
preciso que a abertura ou o dimetro do ralo permita vazo
proporcional ao volume de gua que sai pela torneira. Se
fecharmos com o ralo destampado, interrompendo, assim, o
fornecimento de gua, o nvel, em unidades volumtricas,
chegar, aps algum tempo, a zero. Por outro lado, se a
mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazo, o
nvel subir at o ponto de transbordar. Ou, se o dimetro do raio
permite a sada da gua, em volume maior que a entrada no
tanque, precisaremos abrir mais a torneira, permitindo o fluxo
maior para compensar o excesso de escapamento e evitar o
esvaziamento do tanque.
De forma semelhante, os nveis dos estoques esto sujeitos
velocidade da demanda. Se a constncia da procura sobre o
material for maior que o tempo de ressuprimento, ou estas
providncias no forem tomadas em tempo oportuno, a fim de
evitar a interrupo do fluxo de reabastecimento, teremos a
situao de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com
prejuzos visveis para a produo, manuteno, vendas etc.
Se, em outro caso, no dimensionarmos bem as necessidades do
estoque, poderemos chegar ao ponto de excesso de material ou
ao transbordamento dos seus nveis em relao demanda real,
com prejuzos para a circulao de capital.
Classificao ABC
A curva ABC um importante instrumento para o administrador;
ela permite identificar aqueles itens que justificam ateno e
tratamento adequados quanto sua administrao. Obtm-se a
curva ABC atravs da ordenao dos itens conforme a sua
importncia relativa.
Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a seqncia dos itens e
sua classificao ABC, disso resulta imediatamente a aplicao
preferencial das tcnicas de gesto administrativas, conforme a
importncia dos itens.
A curva ABC tem sido usada para a administrao de estoques,
para definio de polticas de vendas, estabelecimento de
Nveis de Estoque
1.4.3.1 CURVA DENTE DE SERRA
A apresentao da movimentao (entrada e sada) de uma pea
dentro de um sistema de estoque pode ser feita por um grfico.
Onde:
d = consumo mdio do material;
t = tempo de espera mdio, em dias, para reposio do material;
60
0,67
Onde:
d
=
consumo
mdio
do
material;
t = tempo de espera mdio, em dias, para reposio do material;
O Er, ou de segurana, uma quantidade morta em estoque que
somente consumida em caso de extrema necessidade. Destinase cobrir eventuais atrasos e garantir a continuidade do
abastecimento da produo, sem o risco de falta de material, que
provoca o custo da ruptura, isto , o custo de paralisao da
produo.
Emax = Emin + lote de compra
Ponto de pedido (PP) uma quantidade de estoque que, quando
atingida, dever provocar um novo pedido de compra.
Intervalo de reposio (IR), o perodo de tempo entre duas
reposies de material. o intervalo de tempo entre dois PPs.
Para representar os sistema mximos-mnimos, utilizamos a
chamada curva dente de serra.
Valor estoques
b) Taxa de armazenamento fsico
Ib = 100 x S xA
CxP
Onde:
S = rea ocupada pelo estoque
A = custo anual do m de armazenamento
C = consumo anual
P = preo unitrio
c) Taxa de seguro
Ic = 100 x custo anual do seguro
Valor estoque + edifcios
d) Taxa de transporte, manuseio e distribuio
Id = 100 x depreciao anual do equipamento
Valor do estoque
e) Taxa de obsolescncia
Ie = 100 x perdas anuais por obsolescncia
Valor do estoque
f) Outras taxas (gua, luz...)
If = 100 x despesas anuais
Valor do estoque
Conclui-se ento, que a taxa de armazenamento :
I = Ia + Ib + Ic + Id + Ie + If
Obs: Esses valores acima devem ser facilmente encontrados no
setor contbil da empresa.
Lote Econmico
O Lote Econmico ( Le ) o resultado de um procedimento
matemtico, atravs do qual a empresa adquire o material
necessrio s suas atividades pelo seu custo mais baixo. Essa
prtica torna possvel diluir os custos fixos entre muitas unidades
e portanto, reduzir o custo unitrio. Isso, porm, no se consegue
de graa: - estoques so criados e custam dinheiro.
permanece
estacionrio
por
perodos
mais
longos;
Funo de Compras
A Funo Compras uma das engrenagem do grande conjunto
denominado Sistema Empresa ou Organizao e deve ser
devidamente considerado no contexto, para que deficincias no
venham a ocorrer, provocando demoras onerosas, produo
ineficiente, produtos inferiores, o no cumprimento de promessas
de entregas e clientes insatisfeitos.
A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande
parte, assim como a obteno de lucros satisfatrios, devida a
realizao de boas compras, e para que isto ocorra necessrio
que se adquira materiais ao mais baixo custo, desde que
satisfaam as exigncias de qualidade.
O custo de aquisio e o custo de manuteno dos estoques de
material devem, tambm, ser mantidos em um nvel econmico.
Essas consideraes elementares so a base de toda a funo e
cincia de Compras.
A funo Compras compreende:
- Cadastramento de Fornecedores;
- Coleta de Preos;
- Definio quanto ao transporte do material;
- Julgamento de Propostas;
- Diligenciamento do preo, do prazo e da qualidade do material;
- Recebimento e Colocao da Compra.
- Outros Fatores
Seleo de Fornecedores
A escolha de um fornecedor uma das atividades fundamentais
e prerrogativa exclusiva de compras. O bom fornecedor quem
vai garantir que todas aquelas clausulas solicitadas, quando de
uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de
todas as maneiras, aumentar o nmero de fornecedores em
potencial a serem consultados, de maneira que se tenha certeza
de que o melhor negcio foi executado em benefcio da empresa.
O nmero limitado de fornecedores a serem consultados,
constituem uma limitao das atividades de compras.
variedade.
c) coordenao, em virtude do relacionamento direto com o
fornecedor, levando a unidade operacional a atuar de acordo com
as
necessidades
regionais.
d) flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de tramitao
das ordens, provocando menores faltas.
Cuidados ao Comprar
O processo de produo inicia-se com planejamento das vendas,
estabelecimento de uma poltica de estoque de produtos
acabados e listagem dos itens e quantidades de produtos a
serem fabricados, quantidades estas distribudas ao longo de um
cronograma de produo.
Um sistema de planejamento de produo fixa as quantidades a
comprar somente na etapa final da elaborao do plano de
produo. As quantidades lquidas a comprar sero apuradas
pela desagregao das fichas de produo e em especial pela
listagem de materiais necessrios para compor cada unidade de
produto a ser produzido. Ser necessrio comparar as
necessidades de materiais com as existncias nos estoques de
matrias-primas, para se apurar as necessidades lquidas
distribudas no tempo conforme o cronograma de produo
necessria para atender ao planejamento de vendas.
Entretanto, a execuo da compra ser a primeira etapa
executiva do programa de produo. O trmino da programao
e o incio das atividades de compra caracterizam-se, portanto,
como uma rea com muitas facilidades de conflitos, conflitos
estes sempre agravados pelos atrasos normais e habituais do
planejamento.
As presses exercidas pelos setores de produo e faturamento
reforam ainda mais a probabilidade de atritos na rea de
compras. Neste momento todos se esquecem dos atrasos no
planejamento das vendas e na programao da produo.
Outro aspecto interessante do relacionamento dentro da rea de
compras a inverso curiosa de atitude que se processa entre o
comprador e o vendedor aps a emisso do pedido. A posio
inicial de vendedor sempre solicitante e o comprador nesta fase
1.15 O ARMAZENAMENTO
Na definio do local adequado para o armazenamento devemos
considerar:
Volume
das
mercadorias
/
espao
disponvel;
- Resistncia / tipo das mercadorias (itens de fino acabamento);
Nmero
de
itens;
- Temperatura, umidade, incidncia de sol, chuva, etc;
- Manuteno das embalagens originais / tipos de embalagens;
Velocidade
necessria
no
atendimento;
- O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas
tcnicas imprescindveis na Adm. de Materiais. As principais
tcnicas de estocagem so:
a) Carga unitria: D-se o nome de carga unitria carga
constituda de embalagens de transporte que arranjam ou
acondicionam uma certa quantidade de material para possibilitar
o seu manuseio, transporte e armazenamento como se fosse
uma unidade. A formao de carga unitria se atravs de pallets.
Pallet um estrado de madeira padronizado, de diversas
dimenses. Suas medidas convencionais bsicas so 1.100mm x
1.100mm, como padro internacional para se adequar aos
diversos
meios
de
transportes
e
armazenagem;
b) Caixas ou Gavetas: a tcnica de estocagem ideal para
materiais de pequenas dimenses, como parafusos, arruelas, e
alguns materiais de escritrio; materiais em processamento, semi
acabados ou acabados. Os tamanhos e materiais utilizados na
sua construo sero os mais variados em funo das
necessidades
especficas
de
cada
atividade.
c) Prateleiras: uma tcnica de estocagem destinada a
materiais de tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou
caixas padronizadas. Tambm como as caixas podero ser
construdas de diversos materiais conforme a convenincia da
atividade. As prateleiras constitui o meio de estocagem mais
simples
e
econmico.
d) Raques: Ao raques so construdos para acomodar peas
longas e estreitas como tubos, barras, tiras, etc.
e) Empilhamento: Trata-se de uma variante da estocagem de
caixas para aproveitamento do espao vertical. As caixas ou
Comercializao e Consumo
1.1 Objetivos:
- Suprir mercado;
- Atender satisfatoriamente o cliente;
- Garantia de reposio de itens;
- Obteno de lucro;
- Continuidade do negcio.
Poderamos resumir que a comercializao no setor de materiais,
dever estar preparada para vender as mercadorias do estoque,
de maneira mais rentvel e prestando o melhor atendimento.
Para tanto imprescindvel que a empresa conhea o mercado
onde atua; os concorrentes; o produto que vende; e os meios
para vend-los e os clientes.
Com relao ao mercado necessrio saber qual a
potencialidade, o que poder ser absorvido pelos consumidores.
Poderamos fazer as seguintes perguntas:
- Qual o volume aproximado de vendas que se pode estimar ?
- Quais as caractersticas desse mercado ? Tende a crescer ?
- Existem novos projetos para a regio que poderiam incrementar
os negcios ?
Essas e muitas outras questes devem ser colocadas e
analisadas pela empresa, a fim de estabelecer a quantidade de
m.o., volume e caractersticas do estoque e poltica de
comercializao.
Devemos saber:
- Origem: quem o fabricante, ou fornecedor, qual a garantia,
utilizao,
caractersticas
tcnicas.
- Nome do produto: denominao tcnica e popular.
- Funo: 0nde aplicado e para que se destina, o que faz.
- Inter relao: um dado precioso, pois a utilizao de um item
pode
influir
no
outro.
- Intercambialidade: o mesmo componente poder ser utilizado
em
mais
de
um
produto
ou
processo.
- Preo: valor, condies de venda, prazo, desconto.
100
0
100
Venda
100
30
70
C.M.V.......................................................
60
ICMS 18%................................................
18
COFINS 7,6%........................................
7,6
PIS 1,65%................................................. 1,65
CPMF 0,38%............................................
0,38
ICMS
compra...........................................
10,8
60
12,6
5,32
1,55
0,27
10,8
Resultado antes do IR
1,06
23,17
em
de
de
ou
de
Recursos Humanos
Na administrao atual fica cada vez mais evidente a importncia
das relaes humanas na empresa. Ex.: Os investimentos que as
empresas vem fazendo para conquista de capital humano e
intelectual.
No setor de materiais tambm no diferente, pois as
preocupaes so as mesmas de uma organizao como um
todo, s que com foco centrado na sua atividade como parte do
todo empresarial, tendo suas preocupaes especficas, com
relao s condies de trabalho, segurana, salrios, cargos,
treinamento, hierarquia, etc.
Dentro do setor de materiais as funes mais usuais so:
- Gerente: funo responsvel pela Administrao do setor, pelo
cumprimento das metas e objetivos estabelecidos , seja pela
eficincia ou pelo lucro no caso de comercializao direta.
- Programador: funo responsvel pelo planejamento e
coordenao de compra de modo a obter um equilbrio no
estoque.
- Comprador: funo responsvel pelas compras, com critrios
de preo, formas de pagamento, qualidade, quantidade, prazo de
entrega, etc.
- Controlador de Estoque: funo responsvel pelo controle de
entrada e sada de mercadorias do estoque.