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VICENTE - Introduo, Questes, Aplicao e Concluso

KEDSON - Tipos de Benchmarking


FELIPE - Benchmarking Organizacional
ALINE - Benchmarking de Desempenho
RAMESES E ANDR - Benchmarking de Processo

VICENTE RAMOS
Tcnica de Auditoria: Benchmarking

1. INTRODUO
O benchmarking pode ser definido como uma tcnica voltada
para a identificao e implementao de boas prticas de gesto.
Seu propsito determinar, mediante comparaes de desempenho
e de boas prticas, se possvel aperfeioar o trabalho desenvolvido
em uma organizao. O benchmarking pode ajudar na identificao
de oportunidades de melhorar a eficincia e proporcionar economia.

2. ALGUMAS QUESTES QUE PODEM SER LEVANTADAS


PELA TCNICA
O que os outros esto fazendo?
Como estamos em relao a outras instituies
similares?
Como somos avaliados pelos nossos usurios?
Em que precisamos melhorar?
Haver um meio melhor de realizar o que fazemos?
Como podemos monitorar nosso progresso?

3. APLICAO DO BENCHMARKING NOS TRABALHOS DE


AUDITORIA
A consulta a organizaes, tanto no setor pblico quanto na
iniciativa privada, nacionais ou estrangeiras, que desempenham as
mesmas funes que a instituio ou rgo auditado, pode gerar
idias teis para o aperfeioamento do desempenho. Nesse sentido,
o benchmarking pode servir como tcnica de diagnstico, a partir
de uma comparao pontual que permita a definio de reas a
serem analisadas em maior profundidade, ou ao longo de um
perodo, com vistas ao acompanhamento da evoluo do
desempenho.
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Tcnica de Auditoria: Benchmarking

O desempenho de unidades operacionais que desenvolvam


as mesmas atividades pode ser medido comparando-se, por
exemplo, escolas, hospitais e presdios. Essas comparaes devem
focar os diferentes recursos empregados na produo de uma
unidade de produto padro, identificando as variveis mais
significativas. Alm disso, o benchmarking pode ser til para reforar
as concluses dos trabalhos de auditoria ou para averiguar se o
rgo ou programa auditado est ou no desenvolvendo um bom
trabalho.
No caso de o Benchmarking j estar sendo desenvolvido pelo
rgo auditado, ser necessrio verificar se esta tcnica est sendo
executada de maneira apropriada.
KEDSON MENDONA
4. TIPOS DE BENCHMARKING
Benchmarking organizacional a comparao de uma
organizao com outras similares do setor pblico ou privado,
nacionais ou internacionais, com o objetivo de identificar boas
prticas.
Benchmarking de desempenho a comparao feita por
meio da utilizao de uma srie de padres e de indicadores de
desempenho. Normalmente esses indicadores esto
relacionados aos aspectos da produtividade, da utilizao de
recursos, dos custos unitrios e, quando possvel, da qualidade
do servio.
Benchmarking de processo a comparao de processos
organizacionais, incluindo comparaes quantitativas e
qualitativas. Pode ser externo, entre organizaes, ou interno,
comparando setores dentro de uma mesma organizao.

FIM VICENTE
RAMOS

Tcnica de Auditoria: Benchmarking

FIGURA 1- CARACTERSTICA DOS TRS TIPOS DE BENCHMARKING

Comparaes entre:

Impacto

Benchmarking
organizacional

Estrutura organizacional
Estratgias (compras,
recursos humanos, etc)
Diferentes abordagens
para soluo de
problemas, prestao
de servios, etc

Benchmarking
de
desempenho

Indicadores quantitativos Identifica diferenas


Produtividade
significativas no
desempenho,
Utilizao de recursos
questionando sua
Custos
Eficincia
existncia e
Qualidade
incentivando a melhora
no padro de
desempenhos
considerados inferiores
Procedimentos
Sistemas Gerenciais
Processos
Administrativos

Benchmarking
de processo

Gera novas idias


Identifica oportunidades
para aperfeioamento
Permite conhecer a
existncia de boas
prticas
Contextualiza os achados
do estudo

Enfatiza a existncias de
boas prticas
Emite recomendaes
sobre como os
principais
procedimentos devem
ser melhorados de
modo a alcanar
patamares de
excelncia

IMPORTANTE: Antes de se decidir sobre o uso do benchmarking


nos trabalhos de auditoria, deve-se considerar vrios aspectos.
Durante a fase de levantamento de auditoria, a utilizao dessa
tcnica deve ser cuidadosamente explicada s organizaes a
serem auditadas, antes de ser utilizada. No caso de estudos multiorganizacionais, as equipes de auditoria devem preocupar-se em
obter o aval das diversas instituies envolvidas.
FIM KEDSON MENDONA
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Tcnica de Auditoria: Benchmarking

FELIPE ALISON

4.1. BENCHMARKING ORGANIZACIONAL


O benchmarking organizacional o tipo de benchmarking
mais utilizado nos trabalhos de auditoria, sendo empregado para:
a)

Desenvolver idias e validar metodologia a ser


utilizada no trabalho de auditoria durante a fase
do levantamento de auditoria, quando as questes
principais do trabalho so determinadas, conveniente
manter contato informal com outras organizaes, tanto
no setor pblico quanto no privado, que desempenhem
funo similar ao rgo auditado. O objetivo auxiliar
no desenvolvimento de novas idias ou validar as
premissas iniciais, antes de se realizar a auditoria;

b)

Servir de fonte de evidncias de auditoria as


equipes de auditoria freqentemente pesquisam outras
organizaes buscando identificar boas prticas e
coletar evidncias para o trabalho de auditoria. O
resultado das comparaes, assim como o nome das
instituies consultadas, deve figurar no relatrio de
auditoria e pode ser usado para ilustrar diferenas e
abordagens alternativas ou para divulgar boas prticas.

4.1.1. Fatores que orientam o uso do benchmarking


organizacional
O benchmarking organizacional pode ser uma fonte til de
evidncias e auxiliar na contextualizao dos achados de auditoria.
Essa tcnica possui maior aplicabilidade quando existe outra
organizao que realiza atividades similares ou relacionadas quelas
da instituio auditada. Entretanto, deve-se avaliar uma srie de
fatores antes de se decidir sobre a convenincia de adotar alguma
forma de benchmarking organizacional, entre eles:

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Tcnica de Auditoria: Benchmarking

1)

Exeqibilidade: Devem existir organizaes passveis


de comparao com o rgo auditado, no setor pblico
ou no setor privado, em mbito nacional ou
internacional.

2)

Informaes suficientes: Determinar como os dados


da base de comparao sero obtidos, se por meio de
visitas, de entrevistas, de questionrios ou por telefone.

3)

Custo: Deve-se considerar o custo da realizao do


trabalho de comparao, em termos de valor a ser
agregado ao trabalho de auditoria.

4)

Apresentao: Definir a maneira como a comparao


ser apresentada, se no texto do relatrio ou em forma
de anexo.

5)

Consultas preliminares: Consultar o rgo auditado


e expor claramente a proposta de desenvolvimento do
trabalho de comparao, as justificativas, o valor a ser
agregado, e de que forma os resultados sero
apresentados no relatrio.

6)

Validao: Ao se obter informaes de terceiros ou


diretamente da organizao escolhida para
comparao, importante se assegurar de que todos
os fatos relevantes tenham sido considerados.

7)

Atitude positiva: Os resultados devem ser


apresentados de forma positiva, enfatizando aspectos
em que a instituio auditada j faz uso de boas
prticas e sugerindo outras reas em que valha a pena
explorar novas abordagens.

8)

Contexto: importante garantir que todas as


comparaes levem em conta o contexto em que
atuam as instituies. Algumas diferenas na
abordagem e nos procedimentos so esperadas,
entretanto, quando houver oportunidade para a FIM FELIPE ALISON
instituio auditada adotar uma abordagem diferente,
deve-se considerar as limitaes de ordem prtica em
faz-lo, particularmente os custos envolvidos.

Tcnica de Auditoria: Benchmarking

ALINE TORRES
4.2. BENCHMARKING DE DESEMPENHO
O benchmarking de desempenho envolve o uso de
indicadores e de medidas de comparao de desempenho entre
organizaes (ou programas) ou entre setores de uma mesma
organizao. Os indicadores podem cobrir uma variedade de
aspectos do desempenho, como por exemplo a produtividade, o
nmero de funcionrios, o custo de produo ou de aquisio de
insumos e o tempo mdio utilizado na produo de uma determinada
quantidade de bens ou servios.
Esse tipo de benchmarking particularmente til para a
identificao de diferenas significativas de desempenho, as quais
podem sugerir possibilidades de executar melhor um tipo de
atividade, aumentar eficincia ou reduzir custos. Auxilia, tambm,
na identificao de oportunidades de economia de recursos.
As informaes necessrias ao desenvolvimento deste tipo
de estudo so originrias de trs fontes:
indicadores de desempenho j publicados (ou
conhecidos);
informaes gerenciais disponveis internamente, mas
no publicadas pelo rgo auditado;
dados coletados pela equipe de auditoria,
especificamente voltados para os estudos de auditoria
de desempenho.
4.2.2. Fatores que orientam o uso do benchmarking de
desempenho
O benchmarking de desempenho uma tcnica importante
para identificar oportunidades de melhoria de eficincia e, em alguns
casos, reduzir custos. Entretanto, antes de decidir-se pelo seu uso,
deve-se verificar o que segue:
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1)

Confiabilidade: Os indicadores so precisos e


confiveis.

2)

Pertinncia: Esto sendo comparados elementos


equivalentes, sendo esses indicadores os mais
apropriados para medir o desempenho do servio ou
da atividade especfica.

3)

Fonte: A fonte dos dados aceita pelo rgo auditado.


Alguns rgos podem questionar a confiabilidade e a
relevncia da informao de desempenho coletada.
Se os dados forem informao gerencial interna, pode
ocorrer de o rgo auditado no concordar com a
publicao.

4)

Qualidade: Pode ser difcil, no trabalho de


benchmarking de desempenho, refletir todos os
aspectos da qualidade do servio prestado ou a
qualidade da gesto, ainda que indicadores
quantitativos tenham amplo reconhecimento da
sociedade.

5)

Custos: Os custos da realizao do benchmarking de


desempenho devem ser levados em conta. O valor
potencial a ser agregado justifica o custo do trabalho a
ser desenvolvido.

6)

Economia financeira: possvel quantificar a


economia que pode ser obtida ao elevar-se o nvel de
desempenho da organizao auditada a um patamar
superior.

7)

Contexto: Os resultados do benchmarking de


desempenho so apresentados e interpretados no
relatrio de auditoria de forma contextualizada, com
todas as premissas devidamente explicitadas, e que
os fatores intervenientes significativos tenham sido
levados em considerao.
FIM ALINE TORRES

RAMESES BOTELHO
4.3. BENCHMARKING DE PROCESSO

O benchmarking de processo envolve a comparao


quantitativa e qualitativa de processos e procedimentos
organizacionais. As atividades organizacionais englobam uma
variedade de funes, desde a produo de bens concesso de
benefcios. Cada funo consiste numa srie de processos e subprocessos.
H duas formas de benchmarking de processo:
1)

Comparaes funcionais: Seleo de um conjunto


de processos (em um caso mais simples, somente um
processo) e comparao com um conjunto de
processos semelhantes adotados em outra
organizao. O produto final pode ser a descrio de
uma boa prtica, relacionada por exemplo, com
servios ambulatoriais, abordando detalhadamente os
processos de trabalhos de vrios hospitais.

2)

Comparaes genricas: busca-se identificar boas


prticas voltadas para a obteno de um determinado
resultado, como por exemplo, atingir uma baixa taxa
de erro no clculo de determinados benefcios.

4.3.2. Fatores que orientam o uso do benchmarking de processo


As equipes de auditoria devem fazer uso dessa tcnica na
medida em que ela tem potencial para apontar como os processos
podem ser aperfeioados. O benchmarking de processo
freqentemente consome muito tempo e sua implementao pode
ser dispendiosa porque exige um trabalho detalhado de exame e
dedocumentao
de
processos
organizacionais.
No
desenvolvimento do benchmarking de processo devem ser
observados os seguintes passos:

Tcnica de Auditoria: Benchmarking

1) Identificar o que deve ser comparado


A escolha do processo a ser comparado depender dos
objetivos do estudo e da provvel economia de recursos decorrente
da aplicao da tcnica. Um processo poder ser selecionado para
benchmarking se:
for crtico para o sucesso da organizao, para o
atingimento das metas propostas, para os envolvidos
no projeto e para a economia de recursos;
representar uma rea potencial de problema, com
desempenho insatisfatrio ou contribuindo para
aumento de custos desnecessrios;
for dispendioso; e
apresentar melhor resultado em outras organizaes.
2) Obter o compromisso do rgo auditado
O rgo auditado dever ser convencido da relevncia da
aplicao da tcnica. Para isso a equipe de auditoria deve proceder
da seguinte forma:
demonstrar a importncia do processo de
benchmarking para os objetivos do trabalho de
auditoria e enfatizar os benefcios para o rgo
auditado;
obter a aceitao do rgo auditado importante para
minimizar dificuldades de acesso informao e para
que o trabalho de auditoria resulte em mudanas
benficas to logo seja concludo;
informar os resultados de forma objetiva, evitando erros
de interpretao;
obter a concordncia do rgo auditado sobre a
interpretao dos resultados.

3) Mapear as principais funes e processos


fundamental que os processos, objeto do estudo, sejam
compreendidos em profundidade, antes de se iniciar a comparao.
Esse mapeamento semelhante s anlises de sistemas e de
documentao utilizadas em auditoria financeira. A documentao
e o conhecimento dos principais processos formam a base da anlise
comparativa. O mapeamento, por si s, uma tcnica poderosa
para se examinar processos organizacionais.
Tcnica de Auditoria: Benchmarking

FIGURA 2 VRIOS NVEIS DE MAPEAMENTO DE PROCESSOS


NO CONTEXTO DE UMA AUDITORIA

A anlise das relaes entre insumos e produtos pode ter como escopo:

Organizaes
Divises dentro das organizaes
Sees dentro das divises
Indivduos dentro das sees
Maior custo

Mais detalhe

Nota: O nvel de detalhe requerido no mapeamento de processos deve ser o


suficiente para identificar as oportunidades de melhorias e como elas devem
ser desenvolvidas.

FIM RAMESES BOTELHO

ANDR TORRES

4) Identificar os parceiros de benchmarking e comparar


processos
O trabalho de benchmarking permite comparaes entre uma
ou mais atividades. O parceiro de benchmarking uma organizao
com a qual se faz comparaes, as quais normalmente assumem
uma das trs formas a seguir:

Internas: as comparaes podem ser feitas com


processos e produtos em reas diferentes de uma
mesma organizao. Esta provavelmente a opo
mais comum nos trabalhos de auditoria.
Organizaes similares: as comparaes podem ser
feitas com organizaes que desempenham um
conjunto similar de funes. Por exemplo, comparao
entre diferentes presdios.
Todas as organizaes: as comparaes podem ser
feitas com organizaes de diferentes setores, como
por exemplo: setor pblico x setor privado. No setor
industrial, alguns dos padres mais poderosos de
comparao so oriundos de organizaes
consideradas bastante diferentes da empresa sob
exame.
5) Coletar dados e informaes
Aps o mapeamento dos principais processos e da
confirmao da escolha dos elementos de comparao, o prximo
passo a coleta mais detalhada de informaes. A coleta de dados
pode ser feita em entidades que catalogam dados de desempenho
de um setor (agncias, sindicatos, conselhos, etc) ou de forma
independente. Se realizada de forma independente, pela equipe,
requer um modelo estruturado, incluindo visitas de campo,
entrevistas e questionrios de pesquisa.

6) Apontar as diferenas do desempenho atual


Esta a fase de anlise, em que se torna necessrio verificar
em que medida a organizao que est sendo comparada est acima
ou abaixo dos demais elementos de comparao.
7) Recomendaes a serem implementadas
Se o trabalho de benchmarking identifica oportunidades para
mudar ou aperfeioar os processos do rgo auditado, essas
informaes devem estar claramente explicadas no relatrio de
auditoria . Deve-se considerar o custo da implementao das
mudanas e os benefcios que estas iro proporcionar. Desse modo,
sempre que possvel, as recomendaes devem levar em conta os
ganhos e custos que resultaro da sua implementao. Ainda que a
aplicao do processo de benchmarking permita a identificao de
oportunidades de melhoria, pode no ser possvel extrapolar os
resultados para a organizao como um todo. preciso cuidado
quando se for estimar os provveis benefcios resultantes de uma
recomendao.
FIM ANDR TORRES

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