Tecnologa de gestin
Eje IV: La gestin de compras.
La compra: conceptos y funciones.
El rea de compras: organizacin e informacin del sector.
Polticas,
Planeamiento y presupuesto de compras.
Etapas en el procesamiento de las transacciones de compra.
La compra: conceptos y funciones
Compra es la accin y efecto de comprar. Este verbo refiere a obtener algo a cambio de dinero.
Por ejemplo: Voy a tener que esperar para concretar la compra del coche ya que an no me
alcanza la plata, Si fuera rico, no dudara en proceder a la compra de un yate para recorrer el
mundo, Con la compra de una aspiradora, le regalamos dos entradas para el teatro.
Toda empresa necesita adquirir recursos para la realizacin de sus operaciones. La gestin de
compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del
mejor modo. Este conjunto de actividades se pueden enumerar segn las siguientes funciones:
Deteccin de la necesidad
Solicitud y anlisis de alternativas de compra
Negociacin con los proveedores
Colocacin de rdenes de compra(doc. que inicia el procedimiento de compras)
Seguimiento y activacin de rdenes de compra
Recepcin de efectos comprados
Almacenaje y registro
Entrega de los insumos al sector que los requiri.
tiene gran incidencia en la operatoria de la empresa. Es el rea desde donde sale el dinero de la
empresa, para lo cual se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible.
Existen 2 factores que hacen que el departamento de compras se site en un determinado nivel
jerrquico en la estructura de la empresa: la naturaleza o el tipo del negocio al que se dedica la
empresa y la especializacin.
La compra, en general, se inicia a partir de los requerimientos de los distintos sectores de la
empresa y se formaliza con un documento escrito; ste es el momento en el que el rea de
Compras inicia su gestin. El responsable realiza compulsas de los precios y selecciona al
proveedor. Luego genera la orden de compra para notificar al proveedor que se le ha adjudicado
la compra y adems para notificar a las dems reas de la empresa. El proceso contina con la
recepcin de lo adquirido y de la factura para emitir el pago.
Se denomina poltica de compras a los criterios generados desde la direccin de una empresa
con respectos a las condiciones, plazos de pago, tipos de proveedores, etc., que se aplican para
realizar todas las adquisiciones. Comprar es una ciencia y comprar bien es vender bien. Cada
peso ahorrado tiene efecto directo sobre las utilidades de la empresa. En la actualidad, la
direccin requiere del profesional de compras:
Capacidad para negociar.
Capacidad de liderar.
Mantenerse actualizado sobre el mercado.
Seleccionar adecuadamente a los proveedores.
Reducir la gestin administrativa de compras.
Contar con conocimiento tcnico.
Planeamiento y presupuesto de compras
El planeamiento de compras es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a dirigir las
compras dentro de la empresa, el cual responde a las siguientes preguntas: qu comprar?,
cunto?, cmo?, cundo?, a quin?
Del anlisis del presupuesto de produccin surgen las necesidades de materiales a comprar, por
lo que debe efectuarse el presupuesto de compras. Al comienzo de cada perodo se calculan los
requerimientos que sern indispensables, a fin de cubrir las necesidades de fabricacin y
mantener las existencias en los niveles de stock de seguridad.
Relaciones con otras reas de la empresa
Compras se relaciona intensamente con numerosos sectores importantes para el negocio, entre
ellos con:
Direccin General: fijacin de polticas generales, procedimientos y anlisis de los cambios del
entorno.
Produccin: informacin sobre plazos de entrega, costo de los insumos, calidad disponible.
Finanzas: fijacin de las polticas financieras, requerimientos de fondo y presupuestos.
Recepcin y almacenes: administracin en la logstica de movimientos y coordinacin de
necesidades de espacio.
Contabilidad: control de inventarios, costeo de materiales, y valorizaciones y provisiones de las
compras.
que puedan ser objeto de reclamacin, as como aumentar la informacin sobre la marca
correspondiente, lo cual es de mucha utilidad en prximas compras.
Es importante considerar que, desde que se identifica la necesidad de compra hasta que se
reciben las mercaderas, transcurre un tiempo considerable en el cual, de no contar con los
bienes, se podra llegar a parar la produccin. El stock tiene como propsito conocer las
existencias de los insumos, productos intermedios y productos terminados, y de la disponibilidad
para su venta. Siempre ha sido motivo de preocupacin la cantidad mnima en las que se debe
determinar el momento de la recompra para que no queden desprovistas de productos. Existen
mecanismos que permiten identificar anticipadamente el momento ptimo para realizar los
pedidos. De esta manera, programando el consumo de insumos en el proceso productivo, se
puede planificar el abastecimiento de stos, fijando un punto de repedido en un plazo
determinado anterior a que se consuma la existencia.
La complejidad de la gestin de compras depende, entre otros, de los de los siguientes factores:
1. Volumen de compras y pedidos anuales
2. Entorno en el que se desarrolla la funcin.
Entorno industrial.
En este entorno de bsqueda de materias primas y componentes, cuya calidad y precio hay que
concertar de antemano para no encarecer el proceso de fabricacin, teniendo que seleccionar en
todo caso los fabricantes idneos de estos productos en trminos de flexibilidad, calidad,
fiabilidad y precio; la funcin de compras es generalmente manejada por un agente de compras
quien posee la autoridad legal para ejecutar contratos en nombre de la empresa. En una empresa
grande, el agente de compras puede tambin tener personal que incluye compradores y
despachadores.
A su vez, dentro de un entorno fabril, no es lo mismo fabricar para stocks de pedidos repetitivos
que fabricar sobre pedido o desarrollo de productos referidos a especificaciones de ingeniera, en
los cuales tanto lo productos requeridos como los suministradores estn cambiando
constantemente.
En las empresas manufactureras, la funcin de compras est respaldada por planos de ingeniera
y especificaciones, documentos de control de calidad y actividades de pruebas, que evalan los
artculos comprados.
Entornos de servicios.
En estos entornos de adquisicin de productos terminados y homologados por el mercado, el
papel de las compras es menos importante. Sin embargo, en otros servicios como el transporte y
restaurantes, la funcin de compras es crtica.
En el segmento servicios mayoristas o detallistas, las compras se realizan a travs de un
comprador que es responsable de la venta y de los mrgenes de beneficio de la mercadera
Indicadores de eficiencia.
ndice de control de la funcin de compras.
ndice de compras.
Significacin de las compras respecto a las ventas en trminos porcentuales.
ndice de coste del departamento de compras.
Significado del coste del departamento de compras (coste de gestin) en relacin al valor de las
compras.
Coste de un pedido de compras.
Se determinar por el cociente entre el coste del departamento de compras y el nmero de
pedidos emitidos.
ndice de concentracin de compras.
Revela el importe medio de compra por pedido.
ndice de carga de trabajo.
Cantidad media de compras por empleado.
Se determina por el cociente entre el valor de las compras y el nmero de empleados del
departamento de compras.
ndice de concentracin de proveedores.
Recoge el nmero medio de pedidos que se adjudica a cada proveedor.
Se obtiene dividiendo el nmero de pedidos entre el nmero de proveedores.
Cifra de negocios por proveedor.
Indica el volumen de compras por proveedor.
Se obtiene dividiendo el valor de las compras realizadas entre el nmero de proveedores.
ndice de rotacin de stocks de materias primas.
Indica el nmero de veces que rota el stock medio respecto a la cantidad de materias primas
(materiales) comprados..
Se determina dividiendo el valor de las compras anuales entre el stock medio anual.
ndice de rechazos.
Relacin entre el valor de las devoluciones y el valor de las compras, expresado en trminos
porcentuales.
Se obtiene dividiendo el Valor de las Devoluciones entre el valor de las Compras y multiplicado
por 100.
ndice de financiacin de las compras por proveedores.
Indica el porcentaje del valor de las compras que es financiado por los proveedores.
Se obtiene dividiendo el saldo medio de proveedores entre el valor de las compras y multiplicado
por 100.
Das de crdito por parte de los proveedores.
Si el perodo de anlisis es el ao, se puede determinar por la relacin entre el valor financiado
por los proveedores y el de las compras anuales y multiplicado por los 360 das del ao.
Rentabilidad de las compras.
Se obtiene dividiendo el beneficio (ahorro anual) obtenido por las compras, dividido entre el coste
anual del departamento de compras y multiplicado por 100. (Garca Fernndez, Nazario. 2002)
Los principales indicadores del Departamento de Compras son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Calidad concertada.
Tiempo de entrega.
Flexibilidad ante el cambio en los pedidos.
Precios y condiciones de pago.
Este nuevo pensamiento da lugar al fomento de la llamada relacin de cofabricacin, mediante la
seleccin de determinados proveedores denominados co-fabricantes, con los cuales se mantiene
una relacin en virtud de la cual no se compra el producto sino ms bien su capacidad de
fabricacin ;en el sentido de que se crea un compromiso mutuo, basado en una transparencia
informativa , sobre todo en lo concerniente a previsiones de compras y capacidad de fabricacin
con objeto de garantizar , por parte del comprador , un determinado volumen de compras a
cambio de conseguir del proveedor un mximo de flexibilidad en los suministros con reduccin de
los tiempos de entrega y precio del producto .
En definitiva, bajo este concepto el fabricante colaborador es un eslabn ms dentro de la
cadena logstica de la empresa.
Bibliografa
Anaya Tejero, Julio Juan: Logstica Integral. La gestin operativa de la empresa. Editorial ESIC.
Madrid 2000
Procedimiento para realizar el diagnstico de la gestin de compras de la empresa cubana.
Propuesta de diseo de una herramienta informtica para su aplicacin y procesamiento. Trabajo
de diploma-CUJAE-2003
Heizer y Render, Direccin de la produccin Decisiones Tcticas, Ed. Prentice Hall.
Msc. Puig Domnguez, Violeta de la C: El nuevo papel de las compras y su impacto en la
competitividad de la organizacin. Instituto del Comercio Exterior.
Funciones del personal de compras:
(Fuente: Servicio de empleo del SENA)
Del jefe de compras:
> Desarrollar polticas y procedimientos de adquisicin y controlar el presupuesto del
departamento.
> Evaluar costo y calidad de productos o servicios.
de estimar el presupuesto de los materiales que debe utilizar una empresa para su produccin en
un periodo determinado.
PRESUPUESTO DE MATERIALES
PRESUPUESTO DE COMPRAS Se refiere exclusivamente a las compras de materia prima para
la elaboracin de los productos, pero antes hay que hacer el presupuesto de materiales con el
objeto de determinar cuntas unidades de materiales se requiere para producir el volumen
indicado y con esto se sacara el presupuesto de compras. El responsable de las compras
determinar los volmenes que deber solicitar mensualmente a los proveedores, as como los
precios, las fechas de pago y los dems costos asociados a las compras.
PRESUPUESTO DE MATERIALES - COMPRAS
PLAN DE COMPRAS El plan de compras constituye uno de los elementos fundamentales del
plan de produccin. ste nos permitir definir con precisin qu productos o materias primas
requerimos, de dnde obtenerlos y cmo realizar una gestin ptima de los mismos