Anda di halaman 1dari 18

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053

1. PENGENALAN
Pekerja merupakan aset paling berharga dalam sesebuah organisasi. Sumbangan

dan

pengorbanan pekerja terhadap organisasi merupakan suatu objektif yang mecorak berjaya
atau tidak sesuabuah organisasi tersebut. Oleh itu, adalah penting bahawa pekerja mempunyai
kemahiran, pengetahuan dan kebolehan (SKA) agar organisasi mencapai matlamat dan kekal
berdaya saing dan berjaya. Pendekatan yang formal bagi organisasi untuk mengemaskini
pekerja "pengambil alihan (SKA) yang berkaitan dengan kerja adalah dengan latihan.
Penyelidikan membuktikan bahawa latihan adalah faktor penting yang boleh membantu
pengembangan firma, membangunkan potensi dan meningkatkan keuntungannya.
Latihan yang sistematik adalah penting untuk mendapat

hasil pelaburan Latihan yang

sistematik adalah penting dan terdapat langkah-langkah tertentu yang organisasi perlu
mengambil dalam mengendalikan latihan dan pembangunan pekerja mereka. Langkahlangkah ini bermula dengan mengenal pasti keperluan latihan, merancang dan
mengembangkan latihan yang sesuai untuk memenuhi keperluan, melaksanakan latihan
mengikut perancangan, dan menilai program latihan untuk menentukan sama ada keperluan
asal telah dicapai. Langkah-langkah ini lebih dikenali sebagai "kitaran latihan" dan banyak
penyelidik bersetuju bahawa langkah-langkah yang perlu bagi memastikan keberkesanan
latihan.
2. ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN
Banyak organisasi gagal untuk mengakui kepentingan langkah TNA dalam amalannya.
Beberapa kajian sebelum ini menunjukkan bahawa pendekatan untuk latihan telah sering
dijalankan secara tidak formal dan tanpa sistem dengan kebanyakan organisasi bergantung
sepenuhnya kepada pertimbangan pengurusan atasan untuk membuat keputusan latihan
seperti jenis latihan untuk melabur dalam dan pekerja yang menerima latihan. Terdapat bukti
juga menunjukkan latihan yang dijalankan dalam organisasi biasanya tidak strategik, sebagai
keperluan latihan telah tidak dinilai untuk menentukan bagaimana keperluan menyumbang
kepada objektif strategik.
Antara langkah-langkah dalam kitaran latihan, analisis keperluan latihan (TNA) boleh
dianggap fasa yang paling penting dalam memastikan keberkesanan latihan yang dirancang.
TNA bukan sahaja memastikan bahawa pelaburan dalam latihan oleh organisasi membayar,
tetapi juga sebagai peringkat pertama dalam kitaran latihan, mengurangkan kesilapan
218154

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053


mungkin dibuat dalam program latihan.TNA perlu didekati secara sistematik dan secara rasmi
dengan mengikuti langkah-langkah tertentu dan memerlukan sekurang- kurangnya peringkat
organisasi pertama perlu dianalisis, diikuti dengan operasi kerja dan analisis individu.
Keperluan di setiap peringkat boleh dikenal pasti dengan menjalankan teknik-teknik tertentu
seperti peringkat organisasi, analisis tugas peringkat operasi dan kajian semula prestasi
peringkat individu.
Organisasi telah membelanjakan wang ke atas latihan tanpa analisis yang betul bagaimana
latihan seperti itu boleh membantu keperluan strategik mereka. Terdapat juga bukti latihan
yang dijalankan di organisasi biasanya tidak strategik, sebagai keperluan latihan telah tidak
dinilai untuk menentukan bagaimana keperluan itu menyumbang kepada objektif strategik
keseluruhan organisasi. Individu dianggap kompeten dalam bidang latihan menurut kuasa
mereka latar belakang kelayakan perlu sentiasa mengemas kini pengetahuan mereka untuk
mengelak daripada berpandukan TNA ketinggalan zaman.
Sastera yang sedia ada di TNA menunjukkan bahawa kebanyakan kajian telah dilakukan di
luar negara. Disebabkan oleh pelbagai budaya dan Negara perbezaan, penemuan daripada
kajian di atas mungkin tidak memaparkan penerangan mengenai sama TNA diamalkan di
Tenggara Asia khususnya di kalangan organisasi di Malaysia. Terdapat kajian agak sama
yang dijalankan walaubagaimanapun, skop kajian ini tidak khusus kepada TNA dan bahawa
organisasi yang digunakan dalam kajian mereka telah terhad kepada pembuatan tertentu dan
sektor perkhidmatan. Oleh itu, objektif kajian ini adalah dua kali ganda iaitu untuk
memberikan bukti empirikal mengenai teknik TNA digunakan di peringkat organisasi untuk
memeriksa sama ada wujudnya jurang antara teori dan amalan TNA khususnya di peringkat
organisasi.
Pengimbasan Organisasi juga boleh berlaku di pelbagai peringkat terperinci. Pada tahapperintah tinggi, pengimbasan melihat jumlah alam sekitar, dan pada tahap yang rendahperintah, ia memberi tumpuan kepada bidang-bidang tertentu dan analisis mereka secara
terperinci. Hasil daripada pengimbasan, organisasi boleh disediakan dengan banyak latihan
perlu untuk bertindak balas kepada perubahan dalam persekitaran luaran. Teknik ini
melibatkan mengukur prestasi organisasi berasaskan empat perspektif yang seimbang seperti
kewangan, pelanggan, proses perniagaan dalaman, dan pembelajaran dan pertumbuhan.

218154

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053


Organisasi perlu mengenal pasti kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman mengenai
organisasi mereka. Contoh kekuatan termasuk nama-nama jenama yang kukuh, paten dan
reputasi yang baik di kalangan pelanggan. Kelemahan-kelemahan, iaitu orang-orang yang
boleh menghalang organisasi daripada mencapai objektif mereka seperti kekurangan akses
kepada sumber-sumber semula jadi terbaik dan struktur kos yang tinggi. Peluang untuk
mengatasi kelemahan ini kemudiannya dikenalpasti dan contoh adalah keperluan pelanggan
tidak dipenuhi atau penyingkiran halangan perdagangan antarabangsa.
Akhir sekali, ancaman kepada sebuah firma boleh wujud dalam bentuk perubahan kepada
persekitaran luar, contohnya, perubahan cita rasa pengguna, kemunculan produk gantian atau
peraturan-peraturan baru. Analisis SWOT membantu syarikat mengenal pasti strategi dan
langkah-langkah untuk menangani keperluan mereka. Faktor politik adalah peraturanperaturan kerajaan dan isu-isu undang-undang yang di bawahnya organisasi mesti beroperasi.
Contohnya adalah dasar cukai, undang-undang pekerjaan, pemilikan kerajaan industri dan
sikap monopoli dan persaingan.
Faktor ekonomi menjejaskan kuasa beli pengguna yang berpotensi dan modal. Contohnya
ialah kadar inflasi, kadar faedah dan pertumbuhan ekonomi. Faktor sosial adalah aspek
demografi dan budaya di sebuah firma persekitaran makro luaran. Faktor-faktor ini memberi
kesan kepada keperluan pelanggan dan saiz pasaran berpotensi. Contoh faktor sosial adalah
kadar pertumbuhan penduduk, kesedaran kesihatan dan sikap terhadap kerja dan masa
lapang. Faktor teknologi boleh mengurangkan halangan kepada kemasukan, mengurangkan
tahap pengeluaran kecekapan minimum, dan pengaruh keputusan penyumberan luar.
Contohnya adalah aktiviti R & D, kadar perubahan teknologi, dan paten baru atau produk.
2.1

Dalam menjalankan TNA peringkat organisasi kaedah yang digunakan ialah:a. Temubual: Saya mengadakan temubual bersama staf serta kru bahagian

pinjaman perumahan.
b. Soal selidik: Borang soal selidik telah diedarkan kepada staf dan pelanggan di

jabatan ini.
c. Laman web: Melayari laman web lebih lanjut

http://bpp.treasury.gov.my/web/index.phpt untuk memperolehi maklumat


terperinci mengenai aktiviti serta info yang dipaparkan.
TNA Kerajaan -Pelan Operasi Latihan- Jabatan Pinjaman Perumahan Malaysia
218154

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053

3. LATAR BELAKANG ORGANISASI


Penubuhan Jabatan Pinjaman Perumahan Malaysia telah pun dipersetujui dan diluluskan
dalam Mesyuarat Jemaah Menteri yang bersidang pada 15 Disember 2014 dengan geran
pelancaran permulaan berjumlah RM 500 juta. Fungsi utama pinjaman perumahan Malaysia
dan menguruskan Pinjaman Perumahan Untuk Penjawat Awam. Pada masa yang sama,
berperanan untuk melahirkan pengamal sosial yang berwibawa di kalangan pegawai dan
kakitangan serta pemimpin professional.Sebagai langkah awal, struktur organisasi, skop
tanggungjawab serta kaedah pelaksanaan program latihan bagi IKLIN telah digariskan untuk
menjadikannya lebih efisyen dan berkesan. Dalam kerangka, pentadbiran IKLIN akan
menumpukan kepada fungsi berikut melalui bahagian:
Bahagian-bahagian tersebut ialah:I. Bahagian Pengurusan;
II. Bahagian Kewangan ;
III. Bahagian Pembangunan Latihan.
3.2 MISI ORGANISASI
Melaksanakan dengan cekap dan berkesan semua dasar, strategi dan prosedur serta tindakan
inovatif kea rah perkhidmatan cemerlang.
3.3 VISI
Menjadi Sebuah Agensi Pembiaya Perumahaan Sektor Awam Yang Cekap.
3.4 OBJEKTIF
Menguruskan pembiayaan perumahan awam secara professional, berintegriti dan berhemah
selaras dengan hasrat untuk membantu anggota sector awam memiliki rumah sendiri.
3.5 NILAI
Nilai yang dipupuk kepada kakitangan kerajaan adalah jujur, beramanah , berdedikasi dan
integriti dalam menguruskan kewangan awam.
3.6 PERANCANGAN STRATEGI
Perancangan strategi adalah untuk mengunakan sumber yang sedia serta pengurusan
kewangan yang bijak serta kaedah komunikasi yang efektif dalam menyelesaikan masalah.

218154

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053


3.7 PIAGAM PELANGGAN BAHAGIAN PINJAMAN PERUMAHAN
1. Meluluskan permohonan pinjaman pertama yang lengkap dalam tempoh 3 hari
bekerja dari tarikh permohonan diterima.
2. Meluluskan permohonan pinjaman kedua (Pembelian Harta Kedua) yang lengkap
dalam tempoh 5 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima.
3. Meluluskan permohonan pinjaman kedua (Ubahsuai) yang lengkap dalam tempoh 21
hari bekerja dari tarikh permohonan diterima.
4. Meluluskan permohonan pinjaman jenis VI yang lengkap dalam tempoh 21 hari
bekerja dari tarikh permohonan diterima.
5. Menyempurnakan penerimaan gadaian/penyerahan hak dalam tempoh 7 hari
bekerja dari tarikh dokumen diterima.
6. Mengembalikan hak milik/penyerahan hak dalam tempoh 10 hari bekerja dari tarikh
fail diterima.
7. Mengeluarkan bayaran pinjaman dalam tempoh 21 hari bekerja dari tarikh
dokumen lengkap diterima dengan syarat harta telah dicagar
8. Memberi maklum balas terhadap aduan pelanggan dalam tempoh 5 hari bekerja
3.8 FUNGSI UTAMA SEKSYEN PROSES & BAYARAN
3.8.1 FUNGSI UNIT PROSES

Mendaftar Borang Permohonan Pinjaman Perumaha

Meluluskan Pinjaman Perumahan Pertama

Meluluskan Pinjaman Perumahan Kedua

Meluluskan Pinjaman Perumahan Kerja-Kerja Ubahsuai Rumah

Membatalkan Kelulusan Pinjaman Perumahan

3.8.2 FUNGSI UNIT BAYARAN


Menyediakan Dan Mengeluarkan Baucer Bayaran dan Baucer Pelbagai Ke atas Pinjaman
Perumahan untuk :
I. Harta sekaligus
II. Melepaskan gadaian / Hutang Dari Bank
III. Bayaran peringkat Kesiapan / Kemajuan
218154

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053

IV. Tanah
V. Cek ganti
VI. Pampasan Kebakaran
VII. Premium Gadai Janji Dan Pemilik Rumah
VIII. Baki Kredit

4. STRATEGI LATIHAN
4.1

Perancangan Pelan Operasi Latihan di Bahagian Pembangunan Latihan, IKLIN adalah


berdasarkan kepada strategi-strategi yang digariskan dalam Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 6 Tahun 2010 iaitu:
I. Penyediaan peruntukan tahunan sebanyak sekurang-kurangnya (5%) daripada
peruntukan emolumen untuk tujuan latihan.
II. Memastikan pegawai dan kakitangan di semua peringkat mengikuti kursus

sekurang-kurangnya tujuh (7) hari setahun.


4.2

Disamping itu strategi latihan IKLIN juga untuk memberi perubahan positif ke arah
budaya kerja cemerlang, berilmu dan berkemahiran.

4.3

Melahirkan masyarakat yang menghayati budaya hidup yang lebih positif dan
mengamalkan nilai-nilai murni kehidupan.

4.4

Penyelesaian isu dan pengurusan konflik sosial yang berkesan.

4.5

Mewujudkan sistem jaringan perhubungan sosial (social networking) dan sistem


penyampaian yang lebih berkesan.

4.6

Mengukur pencapaian dan pematuhan kepada Star Rating, NKRA dan KPI.

5. SASARAN STRATEGI
5.1 Melengkapkan pegawai dan kumpulan sokongan dengan pengetahuan, kemahiran dan
personaliti yang sentiasa positif dan cemerlang.
5.2 Mempunyai kesedaran dan tanggungjawab sosial kepada masyarakat.
5.3 Melahirkan pegawai, kakitangan yang berwibawa di dalam mengesan isu dan
menyelesaikan konflik sosial dengan cekap dan berkesan.

218154

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053


5.4 Melahirkan pegawai, kakitangan yang mempunyai keyakinan tinggi di dalam
menjalankan urusan berkaitan dengan jabatan.
6. PELAKSANAAN LATIHAN
Pelaksanaan latihan dijalankan berdasarkan dan mengikut peringkat-peringkat seperti berikut:
6.1 Keperluan Latihan.
6.1.1 Pelaksanaan latihan adalah melalui kaedah Analisa Keperluan Latihan (Training Need
Analisis). Kaedah ini digunakan bagi mengkaji keperluan latihan dalam menentukan objektif
dan pendekatan latihan yang berkesan, merangka dan membangunkan latihan yang berkesan
seterusnya menilai keberkesanan program latihan yang dijalankan dengan lebih sistematik
dan berkesan. Pengumpulan data dan maklumat untukmenggunakan kaedah Goal Analysis,
Performance Gap Analysis dan Task Analysis. Keseluruhannya kaedah ini membantu
meningkatkan kualiti latihan pegawai dan kakitangan Jabatan Pinjaman perumahan dan dapat
menilai program latihan yang dijalankan dengan sistematik dan berkesan di samping
mencapai objektif iaitu melatih pegawai dan kakitangan jabatan .
7. PENILAIAN LATIHAN.
Penilaian latihan di Bahagian Pinjaman perumahan berdasarkan kepada berikut:
(a) Input yang diberikan oleh peserta melalui Borang Penilaian Kursus yang diedarkan
semasa kursus. Aspek yang dinilai adalah merangkumi 6 eleman berikut iaitu:
I.
II.

Pencapaian Objektif Kursus


Penambahan pengatahuan selepas kursus

III.

Isi Kandungan Kursus

IV.

Teknik Latihan

V.
VI.

Pengurusan Kursus
Penilaian Penceramah.

(b) Penilaian fizikal oleh penyelaras kursus terhadap agensi/penceramah/peserta melalui


laporan keberkesanan kursus yang dijalankan.
(c) Penilaian sebelum dan selepas program ke atas peserta dilaksanakan meliputi
pengetahuan, kemahiran dan sikap melalui penyelia atau pengarah masing-masing bagi
tempoh enam (6) bulan.
8. PEMANTAUAN LATIHAN
8.1 Keperluan Latihan Pegawai.
218154

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053


Setiap tahun bahagian sumber manusia perlu menyediakan keperluan latihan anggota masingmasing mengikut formet tertentu bagi memantau keperluan latihan diperingkat pegawai dan
kakitangan. Formet tersebut diguna bagi tujuan memantau kehadiran kursus tujuh (7) hari
setahun.
8.2 Buku Log latihan.
Kaedah kedua yang digunakan ialah penggunaan Buku Log Latihan. Melalui kaedah ini
kehadiran pegawai dan kakitangan ke program tertentu direkod serta disahkan oleh pegawai
dan dikira sebagai kehadiran ke kursus. Cara ini memberi peluang pegawai dan kakitangan
yang tidak berkesempatan menghadiri kursus-kursus formal, mencukupkan tempoh berkursus
masingmasing.
8.3 Laporan Kehadiran Kursus
Peserta-peserta yang telah menghadiri kursus anjuran Bahagian akan didaftar dalam buku log
latihan.
8.4 Mesyuarat Bahagian Pembangunan Latihan Mesyuarat bahagian akan bertindak bagi
memantau pelaksanaan kursus dan kehadiran peserta. Selain itu laporan juga disediakan
kepada Jawatankuasa Latihan.
9. KSA YANG DIKENAL PASTI
Berdasarkan analisi organisasi BPP, TNA yang dikenalpasti ialah seperti berikut:

Pertukaran Staf BPP perumahan- sekiranya bilangan pengrekrutan adalah besar, maka
besarlah kehendak latihan dalam kemahiran bekerja dan latihan pengenalan.

Perubahan dalam teknologi- sistem dan proses baru memerlukan staf yang terlatih
dalam penggunaannya, banyak sistem yang gagal bukan kerana masalah teknikal,
tetapi tiada latihan yang disediakan untuk pekerja menggunakan teknologi.

Perubahan dalam kerja- kerja akan berubah mengikut masa, terutamanya perubahan
dalam organisasi, maka pekerja perlu dilatih untuk menerima perubahan.

Perubahan dalam perundangan- perubahan dalam perundangan atau peraturan


kerajaan bermakna berlakunya perubahan baru dalam sistem dan pendekatan yang
digunakan sebelum ini.

Pembangunan ekonomi jabatan begitu prihatin dalam pengurangan kos dan


peningkatan keuntungan dimana ia memerlukan pekerja yang terlatih yang mana
mempunyai pelbagai kemahiran supaya mereka dapat digunakan dengan fleksibal dan
sepenuhnya.

218154

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053

Corak kerja yang baru- memberikan kelonggaran kepada organisasi dan pekerja
supaya mereka dapat mempelajari kemahiran yang baru.

Tekanan pasaran- keperluan untuk bertahan dalam pasaran, bermakna organisasi perlu
memastikan pekerja mengetahui teknologi terkini dan mempunyai kemahiran untuk
pembaharuan.

Polisi sosial- penswastaan, bermaksud, pihak pekerja awam perlu mempelajari


kemahiran yang komersil.

Aspirasi pekerja- keperluan untuk mengekalkan pekerja dengan menawarkan latihan


dan pembangunan.

Perubahan perlaksanaan- di mana terdapat perubahan yang significant di dalam


bahagian-bahagian yang tertentu dalam organisasi.

Keseimbangan peluang- pihak organisasi perlu menganjurkan program latihan bagi


memastikan sesebuah kumpulan yang lemah seperti etnik minoriti, wanita tidak
diabaikan terutama sekali apabila berkaitan dengan peluang kenaikan pangkat.

10. ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN DALAM ORGANISASI BPP


10.1 Kesediaan Pekerja BPP
Memastikan peserta bersedia menjalani latihan bermotivasi dan berupaya untuk belajar. Yang
mana pada peringkat ini adalah perlu mengenalpasti peserta ataupun pekerja yang harus
diberikan latihan dan juga memastikan peserta tersebut juga bersedia untuk melalui proses
latihan yang bermotivasi serta berupaya untuk belajar. Contohnya dalam pemilihan peserta
tersebut, salah satu yang harus dikenalpasti pada peserta untuk memastikan peserta tersebut
bermotivasi dan berupaya untuk belajar adalah usia. Ini adalah kerana selalunya peserta yang
sudah lanjut usia akan sukar untuk belajar berikutan ia telah mempunyai satu sistem bekerja
ataupun satu cara bekerja yang sudah diamalkan untuk sekian lamanya yang mana pada
peringkat ini mereka akan sukar untuk melalui proses pembelajaran ataupun latihan berikutan
usia yang sudah lanjut disamping mereka yang lebih berusia selalunya sudah mempunya
tanggungjawab rumahtangga yang dijadikan keutamaan yang mana ini menjadi salah satu
punca dimana motivasi mereka agak berkurangan.
10.2 Persekitaran Pembelajaran
218154

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053


Untuk mewujudkan persekitaran pembelajaran yang sesuai agar objektif program tercapai. Ini
adalah penting kerana dalam satu proses pembelajaran persekitaran memainkan peranan yang
amat penting. Persekitaran yang dapat menarik perhatian peserta akan menyebabkan peserta
melalui proses pembelajaran dengan lebih mudah dan pantas. Contohnya sekiranya
pembelajaran yang dijalankan dalam kelas untuk teori, persekitaran yang perludiwujudkan
ialah suatu persekitaran yang memudahkan komunikasi dan interaksi antara pengajar dan
pelajar. Oleh yang demikian bilangan peserta harus dikurangkan keerana ini akan
memudahkan interaksi dan komunikasi dalam kelas tersebut. Selain itu ia juga memudahkan
pengajar mengawal peserta di dalam kelas tersebut. Ini adalah kerana secara logiknya seorang
tenaga pengajar tidak akan mampu memberikan perhatian kepada semua peserta, oleh yang
demikian semakin ramai peserta semakin kurang kemampuan untuk seorang tenaga pengajar
mengawalnya.
10.3 Pemindahan Latihan
Melibatkan pemindahan latihan bagi memastikan peserta berpeluang menggunakan perkara
yang dipelajari dalam program latihan di tempat kerja mereka. Pada peringkat ini selepas
melalui proses latihan samada secara teori mahupun praktikal, peserta atau pun pekerja tadi
diletakkan di posisi yang telah mereka dipersiapkan melalui latihan pada peringkat sebelum
ini, yang mana pada peringkat ini merupakan situasi sebenar yang mana peserta berada dalam
situasi sebenar tanpa ada tenaga pengajar untuk memberi tunjuk ajar.
Dapat dirumuskan pada peringkat ini adalah satu proses pemindahan dimana apa yang
dipelajari samada secara teori mahupun praktikal kepada satu tindakan bersendirian tanpa
tunjuk ajar dari tenaga pengajar lagi. Yang mana apapun tindakan yang dilakukan adalah
berasaskan penilaian atau rasional sendiri dalam menjalankan tugas mahupun perana bagi
mencapai matlamat ataupun objektif organisasi.
10.4 Perancangan Penilaian
Seterusnya penilaian program perlu dirancang untuk mengukur keberkesanannya. Selepas
para peserta atau pekerja menjalankan latihan dan kemudian diletakkan pada satu situasi
sebenar, perancangan penilaian perlu diteliti bagi menguji keberkesanan latihan tersebut
dijalankan. Di sini akan diteliti apa yang telah diajarkan kepada para peserta atau pun pekerja
tadi dapat dipelajari oleh para peserta. Oleh itu satu perancangan untuk menilai kebersanan
latihan itu harus dijalankan. Dalam membuat penelitian ini, haruslah diambil kira apa yang
telah diajarkan ataupun yang telah dilatih kepada para peserta sebelum ini bagi memastikan ia
dapat dinilai.
218154

10

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053


Secara konklusinya, penilaian harus dirancang berasaskan apa yang telah diajarkan
ataupun latihan yang telah diberikan semasa proses latihan sebelum ini bagi menilai
sejauhmana keberkesanan latihan yang telah diberikan.
10.5 Kaedah Latihan
Pemilihan kaedah dan teknik latihan yang

sesuai berdasarkan kepada objektif dan

persekitaran pembelajaran. Pada peringkat ini kaedah latihan ataupun teknik latihan itu
dipilih bagi memastikan objetif organisasi dapat dicapai dengan berasaskan objektif latihan
dan persekitaran pembelajaran pada peringkat sebelumnya. Contohnya hasil daripada
temubual bersama staf (mengurus kaunter) Bank Islam, teknik latihan ataupun kaedah latihan
yang dipilih adalah untuk memastikan beliau dapat membantu para pelanggan menjalankan
transaksi di kaunter dengan mengajarkan beliau cara melaksanakan transaksi tersebut dengan
menggunakan sistem komputer yang diguna pakai oleh Bank Islam. Setiap transaksi
mempunya perbezaan kod- kod bagi mengklasifikasikan setiap transaksi dan setiap transaksi
mempunyai debit dan kredit yang tersendiri sama seperti dalam prinsip perakaunan. Antara
contoh transaksi yang dijalankan di kaunter tersebut adalah seperti membuat penyimpanan
wang ke dalam akaun simpana sendiri, simpanan ke dalam akaun semasa, pembayaran bil
astro, pengiriman wang dan lain-lain.
Teknik ataupun kaedah yang digunapakai oleh Bank Islam ialah teknik pengulangan yang
mana saya diajar berulangkali membuat tiap satu transaksi bagi memastikan beliau dapat
mengingati setiap kod transaksi dan prosedur transaksi agar tidak berlaku kesilapan pada
setiap transaksi yang akan
dijalankan oleh pelanggan. Dengan menggunakan teknik ini, para pekerja di bank islam
Berhad dapat mengingati setiap kod dan mengikut setiap langkah yang telah dilatih dengan
lancar kerana ia telah dilakukan berulang kali yang menyebabkan para pekerja dapat
menghafal setiap langkah dan juga setiap kod transaksi.
Boleh dirumuskan kaedah ataupun teknik latihan dapat dipilih berdasarkan objektif
latihan dan juga persekitaran pembelajaran bagi memastikan objektif dapat dicapai.
11. TNA PEKERJAAN
11.1 Pekerjaan 1:Penerimaan borang permohonan pinjaman, penolakan, kelulusan pinjaman pertama/ kedua /
ubahsuai
218154

11

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053


Berdasarkan analisis terhadap aliran kerja diatas, KSA yang diperuntukan untuk menjalankan
tugas penerimaan borang permohonan pinjaman, penolakan, kelulusan pinjaman pertama/
kedua / ubahsuai dengan berkesan ialah:a) Pengunaan teknologi canggih serta software yang berkesan adalah amat penting untuk
menjalankan tugas ini. Ia berupaya mengemaskini setiap perkembangan terkini seperti
biodata peminjam, dan serta merta boleh member pandangan tentang maklumat peminjam
dengan terperinci.
b) Memastikan semua proses termasuk meluluskan/penolakan permintaan perlu dijalankan
dalam masa yang terpantas walaupun biodata peminjam perlu disemak mengambil masa
agak lama. Ini adalah kerana perkara ini mampu boleh meringankan beban peminjam dan
beliau boleh meneruskan kaedah lain jika penolakan dibuat keatasnya atau boleh
meneruskan pinjaman jika telah diluluskan. Perkara ini juga boleh menjimatkan masa
peminjam.
c) Syarat-syarat peminjaman sentiasa dikemaskini dan perlu dipaparkan dilaman web dan
juga disebarkan dalam media massa.
11.2 Pekerjaan 2
Penerimaan borang surat setuju terima tawaran pinjaman (LE) dan pengeluaran surat
notis pengembalian (LE).
Berdasarkan analisi terhadap aliran kerja diatas, KSA yang diperuntukan untuk menjalankan
tugas penerimaan borang surat setuju terima tawaran pinjaman (LE) dan pengeluaran
surat notis pengembalian (LE) dengan berkesan ialah:a) Memerlukan pegawai yang berupaya merancang,mengorganisasi,mengawal,mengarah
dan mengelolakan untuk melakukan tugas ini dengan sempurna
b) Memerlukan nilai ilmu dan kemahiran melalui tunjuk ajar adalah lebih utama. Pengurusan
yang bersifat humanistik pasti dihormati di mana para pegawai BPP prhatin pada perbezaan
kemampuan setiap pegawai bawahan. Oleh itu sikap mengambil berat dan berkongsi masalah
secara terbuka dapt menjalankan pekerjaan ini dengan berkesan.

11.3 Pekerjaan 3
Kebenaran ambilalih pinjaman peminjam yang melanggar syarat pinjaman berdasarkan
analisi terhadap aliran kerja diatas, KSA yang diperuntukan untuk menjalankan tugas
Kebenaran ambilalih pinjaman peminjam yang melanggar syarat pinjaman dengan berkesan
ialah:KSA yang diperlukan adalah dapati bahawa tempoh untuk pos surat kepada peminjam
dan penerimaan borang permohonan adalah agak lama.Perkara ini mampu merugikan

218154

12

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053


masa proses pinjaman. Ia perlu dipendekan tempohnya untuk mempercepatkan proses
pinjaman
11.4 Masalah Dalam TNA Pekerjaan Terdapat beberapa masalah yang wujud untuk
melaksanakan pekerjaan. Antaranya ialah:a) Keseluruhan daripada penilaian diri subjek individu melaporkan bahawa mereka
mempunyai minat, pengetahuan dan kemahiran yang tinggi, tetapi mempunyai
masalah mengawal sikap kerana wujud tekanan dari persekitaran, dan ianya berkaitan
dengan ruang pejabat yang sempit, perkakasan pejabat yang tidak mencukupi
menyebabkan pekerja perlu berkongsi serta penyelenggaraan pejabat yang amat teruk
dan tidak selesa dalam menjalankan pekerjaan seharian mereka. Ia boleh diselesaikan
dengan cara menambahbaik persekitaran pejabat, dan latihan maksima pun mungkin
tidak akan membawa kesan jika keadaan persekitaran tidak diperbaiki, kecualilah
kakitangannya dibrain-wash, dan disetkan agar sedia menerima apa jua keadaan
dengan tenang.
b) Mempunyai masalah dalam proses pelupusan fail dan pengendalian dokumen
terperingkat (mendaftar dokumen terperingkat di dalam buku daftar rahsia). TNA
tidak dijalankan dan bagi menyelesaikan masalah, konsultan dalam bidang
pengurusan fail dipanggil bagi membantu. Walaupun latihan diberikan, tetapi
nampaknya selepas latihan dijalankan ia seolah-olah kurang berkesan, Ia berpunca
dari kecuaian pentadbir latihan yang tidak mengenalpasti keperluan sebenar latihan
dan seterusnya menyebabkan pekerja tersebut gagal membangunkan objektif modul
latihan yang benar-benar tepat dan bersesuaian dengan kakitangan beliau. Konsultan
yang berkenaan telah melatih pelatihnya dalam kesemua aspek pengurusan fail,
termasuklah perkara yang sedia diketahui dan dikuasai, dan gagal memberi penekanan
kepada aspek-aspek yang menjadi kelemahan pelatihnya. Sepatutnya, hanya topik
pelupusan fail dan pengendalian dokumen terperingkat diberi penekanan dan latihtubi
tetapi apa yang berlaku adalah sebaliknya.
11.5 TNA INDIVIDU
a)

Temubual: Saya melakukan proses menemu bual bersama pegawai teknologi


maklumat.

b)
218154

Laman web: Melayari laman web lebih lanjut


13

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053

11.6 Hasil temuramah seorang penyelia Pegawai Teknologi Maklumat di organisasi


BPP.
tanggungjawab beliau dalam tugasan ialah:I.

Melaksanakan dasar, operasi dan sumber kewangan b a g i f u n g s i jawatan yang


disandang

II.

Merancang pelaksanaan dan pengawalan sumber

III.

Menjalankan tugas-tugas keurusetiaan.

IV.

Desk Officer bagi tugas yang dijalankan

V.
VI.

Penyeliaan staf sokongan di bawah seliaan


Membimbing dan memberi khidmat nasihat.

11.7 TNA yang dikenalpasti


I.

Pelaksanaan program mengikut perancangan.

II.

Pelaksanaan mesyuarat menepati masa dan peraturan yang ditetapkan

III.

Pelaksanaan tugas menepati masa, keberkesanan kos dan mematuhi piawai yang
Ditetapkan.

IV.

Pelaksanaan tugas menepati masa, keberkesanan kos dan peraturan yang ditetapkan

V.

Banyak kes/ masalah dapat diselesaikan dalam tempoh terdekat

VI.

Pengurusan organisasi berjalan lancar

VII.

Banyak kajian/ penyelidikan dibuat

11.8 Masalah TNA individu

Kebolehan menyediakan/ menulis kertas kerja/minit mesyuarat/laporan.

Asas ICT Komunikasi Berkesan yang memerlukan kepeakaran untuk menyelesaikan


konflik uang susah.

Kebolehan menilai dan menyelesaikan masalah tanpa bergantung pihak lain.

Penyeliaan pengurusan pengawalan Kepintaran emosi yang efektif.

Motivasi dan kepimpinan ke atas pasukan termasuklah kakitangan seliaan.

218154

14

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053

Kemahiran berkomunikasi, menyoal dan mendengar, membina kepercayaan, empati


dan kesefahaman pasukan bersama kakitangan seliaan.

Mengenalpasti kerja dan memberi arahan, membuat pembahagian tugas dan


penurunan kuasa, mengukur pelaksanaan kerja, menyemak dan mengemaskini status
kerja serta mengurus berdasarkan objektif (management by objective)

Mengendalikan kaunseling, mengurus konflik, mengawal disiplin, membantu dan


membolehkan kakitangan seliaan menghadapi cabaran.

Melatih dan membimbing orang lain, mengenalpasti keperluan latihan.

Perancangan dan pelaksanaan objektif serta sasaran kerja tahunan, untuk diri sendiri
dan kakitangan seliaan.

Mengurus perhubungan, antara-jabatan/unit, rakan sejawat, pengurusan atasan,


kakitangan seliaan, kemahiran mendapatkan kelulusan bagi aktiviti/projek, kemahiran
melakukan perubahan.

11.9 KSA YANG DIKENAL PASTI


Rumusan TNA yang dikenalpastibagi Organisasi BPP (peringkat organisasi, pekerjaan,
individu).
a) Pihak organisasi perlu menganjurkan pelbagai program latihan bagi memastikan
sesebuah kumpulan yang lemah seperti etnik minoriti, dimana tidak diabaikan
terutama sekali apabila berkaitan dengan peluang kenaikan pangkat.Hasil latihan ini
dapat meningkatkan kecekapan pihak tersebut untuk menghasilkan kualiti hasil kerja
yang efektif.
b) Mengendalikan kaunseling, mengurus konflik, mengawal disiplin, membantu dan
membolehkan kakitangan seliaan menghadapi cabaran.
c) Memerlukan penguasaan untuk mengaplikasikan penggunaan teknologi yang tinggi
akan meningkatkan kualiti kerja dengan lebih cekap.
d) Perlu menyediakan persekitaran yang bebas daripada gangguan/masalah.
e) Fail meja yang efektif, ringkas dan padat amat dialu alukan untuk meningkatkan hasil
kerja yang berkualiti.
12. KALENDAR LATIHAN
Kalender latihan bagi Jabatan pinjaman perumahan Malaysia
PERANCANGAN LATIHAN TAHUN 2015
218154

15

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053

Bil

Kod
1. A001

2. A002

3. A003

Nama Kursus

Kumpulan

Bil

Tarikh

Kursus

SasarAN
Kumpulan

Peserta
40

1-4

Pembangunan

Pengurusan &

Sahsiah Diri Bil.1


Kursus

Profesional
Kumpulan

Pembangunan

Sokongan

Julai

Terbuka

2015
3-6 Ogos

Sahsiah Diri Bil.2


Kursus

Jun RM 10,0000

2015
40

40

Pembangunan
4. B001

Angaran Kos

27-30

RM 10,0000

RM 10,0000

2015

Sahsiah Diri Bil.3


Kursus Pengurusan

Pengarah

40

Masa dan

10-13

RM 10,0000

Ogos 2015

Penyelesaian
5. B002

Masalah Bil.1
Kursus Pengurusan Terbuka
Masa

40

dan

17-20

RM 10,0000

Ogos 2015

Penyelesaian
6. C001

Masalah Bil.2
Kursus Pengurusan Kumpulan S

7. D001

Stres
Kursus

40

Tatacara Pegawai yang 40

Penggunaan

terlibat

Emel/Internet

dan

Keselamatan

ICT

24-27

RM 10,0000

Ogos 2015
7-10 Sept RM 10,0000
2015

Bil.1
8. D002

Kursus

Tatacara Terbuka

40

Penggunaan

28 Sept 1 RM 10,0000
Okt 2015

Emel/Internet
40dan Keselamatan
9. E001

ICT Bil.2
Kursus
Transformasi

Terbuka

40

5-8

Okt RM 10,0000

2015

Pasukan Bil.1
218154

16

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053


10. E002

11. F001

Kursus

Pegawai yang 40

19-22 Okt RM 10,0000

Transformasi

terlibat

2015

Pasukan Bil.2
Kursus Pengurusan Kump
Fail

dan

40

Rekod Pengurusan &

Bil.1

26-29 Okt RM 10,0000


2015

Profesional
dan

12. F002

Sokongan 1
Kursus Pengurusan Terbuka
Fail

13. F003

dan

40

Rekod

Bil.2
Bengkel

14. F004

Pegawai yang 40

7-10

Dis RM 10,0000

2015

Kerja

(MPK)
Kursus Penyediaan Kump
Dokumen

Nov RM 10,0000

2015

Penyediaan Manual terlibat


Prosedur

2-5

40

Rasmi Pengurusan &

Bil.1

11-15

Jan RM 10,0000

2016

Profesional
dan

15. F005

Sokongan 1
Kursus Penyediaan Terbuka
Dokumen

Rasmi

Bil.2
Kursus Pengurusan pengarah

17. G002

Kewangan Bil.1
Kursus Pengurusan Kump
Kewangan Bil.2

19. G003

15-19 Feb RM 10,0000

40

2016
7-10 Mac RM 10,0000
2016

40

Pengurusan &

Profesional 2
Kursus Pengurusan Kump
Kewangan Bil.4

Jan RM 10,0000

40

Pengurusan &

Profesional 1
Kursus Pengurusan Kump
Kewangan Bil.3

18-22
2016

16. G001

18. G003

40

Pengurusan &

21-24 Mac RM 10,0000


2016

40

11-14 Apr RM 10,0000


2016

Profesional
dan
Sokongan 1
218154

17

PENGURUSAN LATIHAN DALAM ORGANISASI GMGM3053


20. G004

Kursus Pengurusan Terbuka

40

Kewangan Bil.5

9-12

Mei RM 10,0000

2016
800

RM 200,000

13. KESIMPULAN
Kesimpulannya menunjukkan bahawa kajian ini telah melaporkan bahawa "amalan
TNA adalah agak selaras dengan apa yang dirancangkan. Terdapat bukti prosedur sistematik
hadir dalam organisasi untuk memilih peserta latihan dengan penglibatan pelbagai pihak.
Selain itu, organisasi perlus mengamalkan beberapa kaedah pengumpulan data formal dan
teknik untuk menganalisis keperluan latihan organisasi walaupun terdapat pelbagai jadual
yang digunakan kemungkinan kurang canggih dan melibatkan analisis yang minimum. Ini
akan menyebabkan hakikat bahawa lebih daripada separuh daripada responden telah
menghadiri kursus tentang bagaimana untuk menjalankan TNA dan mereka juga mempunyai
kelayakan yang relevan dengan bidang HRM / HRD.

218154

18