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UNIVERSIDAD DE CHILE

FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS


Direccin Econmica y Administrativa

FACULTAD DE
CIENCIAS

DIRECCIN ECONMICA Y ADMINISTRATIVA

QUMICAS Y

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FARMACUTICAS

UNIDAD DE CONTABILIDAD

Jefe Unidad: Lus Ibarra H.


Autor: John Rebolledo V.
Agosto 2010

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Direccin Econmica y Administrativa

ndice
1. Introduccin................................................................................................................................................. 3
2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin administrativa ................. 4
3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin ................................................................................................ 5
3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................................................. 5
3.2 Misin ................................................................................................................................... 5
3.3 Visin .................................................................................................................................... 6
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas .................................... 7
3.6 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD).............................................................. 8
3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9
4. Captulo 4: Unidad de Contabilidad ......................................................................................................... 10
4.1 Misin.................................................................................................................................. 10
4.2 Visin .................................................................................................................................. 10
4.4 Funciones especficas ......................................................................................................... 11
4.5 Personal .............................................................................................................................. 12
5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Contabilidad ........................................ 13
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 13
5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos ......................................................................... 14
5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 15
5.4 Simbologa Flujogramas ...................................................................................................... 16
6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Contabilidad .............................................................................. 18
Cobro de facturas...................................................................................................................... 18
Traspaso de dinero entre facultades ......................................................................................... 21
Control gastos de administracin de proyectos ......................................................................... 24
Ejecucin del gasto en proyectos .............................................................................................. 27

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Conciliaciones bancarias........................................................................................................... 30
Registro de Inventarios ............................................................................................................. 33
Envo de balance general a Servicios Centrales ....................................................................... 38
Giros a rendir ............................................................................................................................ 40
Fondos fijos............................................................................................................................... 43
Revisin y contabilizacin de facturas ...................................................................................... 47
Pago de facturas ....................................................................................................................... 50
Pago de honorarios ................................................................................................................... 53
Resumen ingresos y gastos presupuestarios. (balance presupuestario) ................................... 56
Control y recepcin de ingresos ................................................................................................ 59

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1. Introduccin

El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos


versin 1.0 para la Unidad de Contabilidad perteneciente a la Direccin Econmica y
Administrativa de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile,
todo este trabajo se enmarca en el Proyecto denominado Elaboracin de Manuales de
Procedimientos para la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de
Chile elaborado por el Administrador Pblico de la misma casa de estudio John Rebolledo
Verdejo con fecha de entrega en el mes de agosto del 2010.
El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales
procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado
diferentes herramientas para la recopilacin de la informacin necesaria para el levantamiento
de los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada
Unidad y Departamentos, recopilacin de documentos e informes anteriores relacionados con el
tema.
Cabe sealar que en esta primera etapa solo se recopil la informacin real de cada
Unidad y en ningn caso se llev a cabo un rediseo de actividades, por lo cual la informacin
recopilada en el presente manual corresponde a la informacin entregada por cada Jefatura y
funcionarios de las Unidades.

John Rebolledo Verdejo


Administrador Pblico
Licenciado en Ciencias Polticas y Gubernamentales

Universidad de Chile

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2. Captulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestin


administrativa

La creacin de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la


necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contralora General de la
Repblica de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el
control interno como externo de las actividades que se efectan.
El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales
actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Contabilidad.
No slo se deben tener en cuenta la realizacin de este tipo de documentos como un
mecanismo de control, tambin se debe tener en cuenta como una herramienta til para la
gestin administrativa debido a los mltiples beneficios que trae consigo este tipo de
documentos.
Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de
Personal se encuentran:

Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripcin de tareas,


ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.

Auxilian en la induccin del puesto y en el adiestramiento y capacitacin del personal.

Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin


arbitraria.

Determina en forma ms sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.

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3. Captulo 2: Antecedentes de la Institucin

3.1 Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas


La Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas fue creada en 1945, sobre la base
de la escuela de Qumica y Farmacia que inici la enseanza de la Farmacia en 1833 en el
Instituto Nacional y que en 1842 se instal junto con la Universidad de Chile.
Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro
carreras universitarias: Qumica y Farmacia, Bioqumica, Qumica e Ingeniera en Alimentos. El
factor comn que distingue a todos sus egresados es la slida formacin en qumica y su
conexin directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioqumica o
industria qumica.

3.2 Misin
La misin de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de
Chile es la generacin, cultivo, integracin y transmisin de la enseanza de la qumica por s
misma y en estrecha vinculacin con las Ciencias Farmacuticas, la Bioqumica y las Ciencias
Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idneos con una slida formacin
cientfica, tica, y con capacidad de gestin en las reas de las Ciencias Farmacuticas,
Bioqumicas, Qumicas y de los Alimentos.
Esta misin se materializa al proporcionar al pas profesionales altamente calificados e
involucrados directamente con el rea de salud (Qumica y Farmacia y Bioqumica) y con el
desarrollo industrial y tecnolgico qumico (Qumica e Ingeniera en Alimentos).
La formacin recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesin en el mbito
laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del pas. Estos profesionales adems tienen la
preparacin necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a
programas de especializacin y/o postgrado.

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La Facultad ejerce esta misin con excelencia, sentido de compromiso, de modo


reflexivo y crtico a travs de sus funciones fundamentales de docencia, investigacin y
extensin.
Esta misin se logra a travs del trabajo de sus acadmicos en la docencia de pregrado,
posttulo y postgrado, la investigacin bsica y aplicada en las reas que cultiva la Facultad, la
extensin y la permanente preocupacin por los problemas de inters de la comunidad
nacional.

3.3 Visin
Que la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la Universidad de Chile sea
un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer acadmico la convierta en un centro de
referencia por su formacin docente de pre y postgrado.
Constituirse y mantenerse como lder en Investigacin, creando conocimiento que
sustente su actividad docente; lder en innovacin, creando conocimiento atingente a la realidad
y necesidades de nuestro pas, contribuyendo as a su desarrollo.

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3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Qumicas y Farmacuticas de la


Universidad de Chile:

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3.5 Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)


El rea de Direccin de la DIRECAD cumple con la funcin de ejecutar las labores
directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organizacin ante
todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del seor Decano de la Facultad.
Esta rea se encuentra a cargo del Director de Administracin y Finanzas (Sr. Jaime
Parada Manrquez) el cual depende jerrquicamente del Decano de la Facultad.
En la actualidad el rea de Direccin

se encuentra fsicamente en la Direccin de

Administracin y Finanzas, ubicada en Av. Vicua Mackenna N79, Segundo Piso. En esta
unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de
trabajo.

Direccin.

Secretara de Direccin.

Estafeta de Direccin.

Auxiliar de Direccin

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3.6 Organigrama Direccin Econmica y Administrativa (DIRECAD)

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4. Captulo 4: Unidad de Contabilidad


El rea de Contabilidad de la DIRECAD cumple con la funcin de llevar la gestin de los
procesos econmicos administrativo en cuanto al control, supervisin y anlisis de los mismos,
con el fin de colaborar al desarrollo de la organizacin ajustndose a las normas legales
impuestas por la institucionalidad pblica (SII), y a las propias normas emanadas desde la
Universidad de Chile. A su vez el rea de Presupuesto de la DIRECAD cumple con la funcin
de llevar la gestin en cuanto a los procesos econmicos administrativos, que sean necesarios
para el desarrollo de la organizacin.
En trminos organizacionales el rea de Contabilidad realiza una labor de apoyo o
staff en la estructura organizacional de la Facultad, ya que por s misma no pertenece a la lnea
de produccin de la institucin (en el caso de la Universidad: la docencia, la investigacin, la
creacin artstica y la extensin).
En la actualidad esta rea se encuentra fsicamente en la Direccin de Administracin y
Finanzas, ubicada en Av. Vicua Mackenna N79, Segundo Piso, oficinas 1, 3 y 4.

4.1 Misin
Ser una unidad de control registro y anlisis de todos los hechos econmicos el de la
Facultad promoviendo directrices para una eficiente administracin de los recursos econmicos
de las diferentes unidades acadmicas y administrativas que componen la Facultad.

4.2 Visin
Ser el aliado estratgico de la Facultad en materia de control y registros econmicos de
la Facultad.

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4.4 Funciones especficas

Llevar el registro y control de los hechos econmicos de la Facultad

Realizar el registro de todos los ingresos y egresos de la Facultad

Confeccionar documentos de informacin de control presupuestario y gastos e ingresos


de la Facultad.

Llevar el registro estadstico de todos los movimientos econmicos de la Facultad

Realizar los pagos a todas las entidades o personas que tengan compromisos
econmicos con la Facultad

Realizar Conciliaciones Bancarias, ajustes de Cuentas, y Confeccin de Informes


Contables

Llevar el control de gastos e ingresos de Proyectos de Investigacin.

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4.5 Personal
A la fecha la Unidad de Contabilidad se divide en dos Oficinas, Oficina de presupuesto y
de Contabilidad cuenta con 9 personas a cargo de las labores de la unidad estas son:
Nombre

Cargo

Luis Ibarra

Jefe Unidad de Contabilidad

Claudio Inostroza

Encargado de Oficina de Presupuesto

Marco Ganin

Administrativo de Presupuesto

Carlos Vial

Administrativo de Presupuesto

Pedro Vistoso

Cajero

Jacobo Araya

Encargado de Oficina Contable

Hctor Reyes

Conservador de inventarios

Carmen Astudillo

Encargada de Proyectos

Rosa Castro

Encargada de Cobranzas

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5. Captulo 5: Explicacin formato Procedimientos Unidad de Contabilidad

A continuacin se describir los principales procedimientos de la Unidad de


Contabilidad, antes se describir cmo se debe leer y comprender los procedimientos en el
formulario levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensin
adecuada permitir tener una visin real de una actividad y adems permitir realizar mejoras o
cambios en el futuro.

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos

Todos los procedimientos descritos en este Manual estn acompaados de una ficha
denominada Formulario de Procedimiento, esta ficha ofrece un esquema para inventariar
secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolucin particular, a continuacin se
detallar en que cosiste cada casilla de este formulario:
Nombre del procedimiento
Identificacin del procedimiento

Cdigo: Folio nico para cada


procedimiento
Fecha: Identificacin temporal en
que se levant el procedimiento

1.Descripcin

Definicin del procedimiento.

2.Objetivo

Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos


institucionales.

3.Alcance

rea en donde transcurre el procedimiento.

4.Periodicidad

Lapso temporal que trascurre el procedimiento.

5.Marco Legal

Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.

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5.2 Formulario Declaracin de Procedimientos

A continuacin de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario


Declaracin de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las actividades que
comprenden la realizacin de un procedimiento identificado, a continuacin se detallar en que
cosiste cada casilla de este formulario:

6.1 Responsable
Ej.: Unidad
solicitante

6.2 Actividad

Ej.: Enva carta o


solicitud de compra

6.3 Observaciones

Ej.: Siempre y cuando la


Unidad Demandante lo
solicite

6.4 Documentos

Ej.: -solicitud de compra

1. Responsable (cargo): Identificacin del cargo o Unidad responsable de la actividad.


2.

N: Nmero de identificacin de las actividades, sirve para ir sealando el orden de


inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento.

3. Actividad: En esta casilla se seala cules son las acciones realizadas en funcin al
procedimiento identificado.
4. Observaciones: Son datos adicionales a la accin realizada en la actividad y que
entregan informacin que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento.
5. Documentos: Documentacin asociada a la actividad o procedimiento.

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5.3 Flujograma de Procedimientos


Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un
Flujograma del procedimiento, este se encuentra en formato vertical, lo que quiere decir que
el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran sealados los
unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operacin se
encuentra en el medio de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha
operacin. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se
encuentra el cdigo de identificacin (3). Al interior del esquema se encuentran smbolos, estos
poseen distintos significados que estn expuestos ms adelante en la seccin Simbologa
Flujogramas (4). Los smbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen
distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qu otra
operacin o Unidad debe seguir el procedimiento (5).

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5.4 Simbologa Flujogramas

Smbolo

Nombre

Significado

Operacin

Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una


operacin, una operacin se realiza cuando se crea, se
altera, se aumenta o se sustrae algo.
Lo que determina que una actividad sea un
procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida
de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una
operacin especfica (output).
Ej.: Entrada de una solicitud (Input) y la salida de un
permiso (output).

Sub-Operacin

Es una operacin que por sus caractersticas y


desarrollo se debe realizar una observacin especial,
debido a que se encuentra fuera del rea de estudio.
Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de
otras unidades como Secretara Municipal o la Direccin
de Control, que poseen procedimientos propios.

Decisin

Representa la toma de decisin en el procedimiento. La


pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que
salen del rombo muestran la direccin del proceso, en
funcin de la respuesta real.
Ej.: Puede ser la aprobacin o no de una operacin.

Documento

Simboliza el documento resultante de la operacin


respectiva. Significa que en un determinado
procedimiento la aparicin de un documento es el
resultado o entrada de un proceso posterior.
Simboliza que el procedimiento comienza o termina.

Inicio/Termino

Documento
Mltiple

Simboliza que ms de un documento el que interviene


en el procedimiento, el cual esta detallado en el
formulario Declaracin de Procedimientos.

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Smbolo

Nombre

Datos Externos

Significado
Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un
sistema externo a la Unidad o Departamento.
Ej.: Subir informacin
Universidad.

al

sistema

AUGE

de

la

Subir informacin al sistema Portal Mercado Pblico.

Firma o VB

Control de
Legalidad

Control de
Legalidad

Pgina de
Referencia

Base de Datos

Si un documento en parte derecha aparece este smbolo


en el flujograma, significa que dicho documento o
actividad fue firmado o dado el visto bueno por la
autoridad o responsable a cargo de la actividad
Es la accin de controlar de legalidad un documento
para poder darle atribucin legal a un procedimiento.
Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contralora
Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las
Unidades o Departamentos de la Facultad.
Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro
lugar especfico del Flujograma o pgina, por lo general
va a acompaado de un nmero al interior que simboliza
que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con
el mismo nmero.
Simboliza que la actividad consiste en realizar un
respaldo o archivo de los datos del flujo.
EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrnico.

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6. Captulo 6: Procedimientos Unidad de Contabilidad

Nombre del procedimiento


Cobro de facturas

Cdigo: UC0001
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

La factura puede pagarse al momento que se recibe la factura, en un da


determinado o fechas que fijen las partes. Si no se establece un plazo se
entiende que debe ser pagada dentro de los 30 das siguientes a su
recepcin. Si nada se dice en ningn caso se entiende que se pag.

2.Objetivo

Realizar el cobro de las facturas que recibe la Facultad cuando ejerce


como proveedor efectuando la venta de bienes y servicios.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Ley 19.983 Regula la transferencia y otorga merito ejecutivo a copia de la


factura.

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Recibe factura y se
archiva

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Una vez que la factura


vence se notifica a
acreedor.

6.4 Documentos
-factura

La factura vence 30 das


siguientes a su
recepcin. La
notificacin se realiza
por telfono si no se
pudiera por este medio
por fax o correo
electrnico.

-factura

Elabor

Fecha de Emisin

Fecha de Actualizacin

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.06.10

Ver. 1.0

Administrador Pblico

Ver. 1.0

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6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se registra en Libro de
Ingreso cheque y
factura.

-Libro de Ingreso

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se recibe cheque y se
enva con factura a
Cajero.

-factura
-cheque

Cajero

Recibe cheque y factura.

-factura
-cheque

Elabor

Fecha de Emisin

Fecha de Actualizacin

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.06.10

Ver. 1.0

Administrador Pblico

Ver. 1.0

19

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7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elabor

Fecha de Emisin

Fecha de Actualizacin

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.06.10

Ver. 1.0

Administrador Pblico

Ver. 1.0

20

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Nombre del procedimiento


Traspaso de dinero entre facultades

Cdigo: UC0002
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

Debido a que las Facultades de la Universidad de Chile manejar cuentas


corrientes comunes, en ocasiones los acreedores depositan dinero y es
necesario hacer una discriminacin para identificar a que Facultad se
realiz correctamente el pago.

2.Objetivo

Realizar el traspaso de dinero entre las cuentas bancarias de las distintas


Facultades de la Universidad de Chile.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora


Universitaria
Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de
enero de 2009

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se notifica si los
proveedores realizaron
pagos a las cuentas de
la Universidad.

-resumen cartola de
cuenta

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se imprime resumen
cartola de cuenta
corriente de la Facultad.

-resumen cartola de
cuenta

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se verifica datos del


proveedor y a que
Facultad de la
Universidad corresponde
el depsito.

-resumen cartola de
cuenta

Elabor

Fecha de Emisin

Fecha de Actualizacin

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.06.10

Ver. 1.0

Administrador Pblico

Ver. 1.0

21

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6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se les consulta al
acreedor que Facultad le
realiz el pago.

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Una vez identificada la


Facultad se le solicita
copia de factura.

-copia de factura

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se enva copia de
factura y resumen
cartola de cuenta
corriente de la Facultad
a Administrativo de
Presupuesto.

-resumen cartola de
cuenta

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se enva hoja de
habilitacin.

- hoja de habilitacin

Administrativo de
Presupuesto

Recibe documentos y
elabora el cheque y el
descuento en la cuenta
de la Facultad.

-copia de factura

Elabor

Fecha de Emisin

Fecha de Actualizacin

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.06.10

Ver. 1.0

Administrador Pblico

Ver. 1.0

22

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7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elabor

Fecha de Emisin

Fecha de Actualizacin

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.06.10

Ver. 1.0

Administrador Pblico

Ver. 1.0

23

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Nombre del procedimiento


Control gastos de administracin de proyectos

Cdigo: UC0003
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

La Unidad de Contabilidad es la encargada de registrar y contabilizar los


gastos efectuados por los respectivos proyectos o convenios.

2.Objetivo

Llevar a cabo el control y registro de todos los gastos efectuados en los


proyectos que son solicitados y aprobados en la Facultad y enviar
peridicamente informes de gastos a los encargados de los proyecto y a
las autoridades de la Facultad.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.

3.Alcance

3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la


clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de


enero de 2009
Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora
Universitaria

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Recibe notificacin de
proyecto.

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se recibe dinero y se
deposita en cuenta
bancaria

Existen dos cuentas


bancarias para la
ejecucin de un
proyecto.

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se notifica que puede


realizar gastos
relacionado al proyecto.

Se le notifica al
encargado de proyecto
si quieren fondo fijo o
tambin dinero.

- notificacin de proyecto

Elabor

Fecha de Emisin

Fecha de Actualizacin

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.06.10

Ver. 1.0

Administrador Pblico

Ver. 1.0

24

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Direccin Econmica y Administrativa
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se realiza proceso
ejecucin de proyecto lo
cual puede ocasionar
una compra o un
traspaso de dinero.

La documentacin que
se registra en este
proceso es en relacin a
las compras o entrega
de dinero que se solicite.
(Ej. Facturas, ordenes
de compras, boletas,
etc.)

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se registran gastos
ejecutados por el
encargado de proyecto.

-informe de gastos

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se enva peridicamente
informe de gastos al
encargado del proyecto.

-informe de gastos

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Una vez ejecutado el


proyecto se enva
informe de gastos a
Departamento de
Investigacin.

-informe de gastos

Elabor

Fecha de Emisin

Fecha de Actualizacin

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.06.10

Ver. 1.0

Administrador Pblico

Ver. 1.0

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7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elabor

Fecha de Emisin

Fecha de Actualizacin

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

06.06.10

Ver. 1.0

Administrador Pblico

Ver. 1.0

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FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS
Direccin Econmica y Administrativa

Nombre del procedimiento


Ejecucin del gasto en proyectos

Cdigo: UC0004
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

Todo proyecto tiene adjunto una serie de acciones que involucran


diversas compras y movimientos de dinero para su realizacin. Es
responsabilidad de la Unidad de Contabilidad llevar el registro y control de
estos movimientos y participar activamente en los procedimientos de
compras para la ejecucin de un determinado proyecto.

2.Objetivo

La ejecucin del gasto en proyectos se caracteriza principalmente en


realizar determinadas compras menores a 3 UTM que requieran los
encargados para cubrir las necesidades del proyecto.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Ley 19.983 Regula la transferencia y otorga merito ejecutivo a copia de la


factura.

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Recibe carta de solicitud


y cotizaciones.

El gasto de un proyecto
puede ser por: Fondo
fijo, cheque o facturas.

-carta de solicitud

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Emite orden de compra

-orden de compra

Jefe de Unidad de
Gestin

Firma orden de compra

- orden de compra

Encargado de
proyecto

Recibe orden de compra


y enva factura

- orden de compra

-cotizaciones

-factura

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FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS
Direccin Econmica y Administrativa
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Recibe factura y hace el


compromiso de ella.

-factura

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

Se ingresa al mdulo
AUGE y se imprime el
Cheque

-cheque

Conservador de
Inventario

Emite comprobante de
egreso e inventario y lo
firma.

- comprobante de
egreso e inventario

Jefe Unidad de
Contabilidad

Firma comprobante de
egreso e inventario.

-comprobante de egreso
e inventario

Director de
Administracin y
Finanzas

VB comprobante de
egreso e inventario.

-comprobante de egreso
e inventario

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

10

Se reciben documentos
y se firma comprobante
de egreso y se entregan
para la firma de la
empresa la factura y el
comprobante de egreso.

Administrativo
Unidad de
Contabilidad

11

Se realiza informe de
gastos y se enva a
encargado del proyecto.

Cuando se reciben los


documentos de vuelta se
les asigna un folio para
su identificacin y el folio
se traspasa a la planilla
que lleva el registro de
los gastos.

-comprobante de egreso
e inventario

-Informe de gastos

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Nombre del procedimiento


Conciliaciones bancarias

Cdigo: UC0005
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar


los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o
corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto
bancario.

2.Objetivo

Llevar el registro en la Facultad de cada uno de los movimientos hechos


en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones,
notas dbito, notas crdito, anulacin de cheques y consignaciones, etc.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora


Universitaria
Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de
enero de 2009

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Conservador de
Inventario

Solicita cartola de
movimientos bancarios a
institucin financiera
encargada de la
facultad.

Actualmente la
Institucin financiera a
cargo es el Banco de
Chile.

- cartola de movimientos
bancarios

Conservador de
Inventario

Se coteja la cartola de
movimientos bancarios
con el Libro Banco.

- cartola de movimientos
bancarios

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FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS
Direccin Econmica y Administrativa
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Conservador de
Inventario

Se registra la cartola en
el sistema AUGE
modulo se conciliaciones
bancarias.

- cartola de movimientos
bancarios

Conservador de
Inventario

Se entrega balance a
servicios centrales.

Director de
Administracin y
Finanzas.

Da VB al balance.

-balance

Conservador de
Inventario

Se emite informe
mensual que y es
firmado.

-informe

Jefe unidad de
Contabilidad

Firma informe.

-informe

Conservador de
Inventario

Archiva informe.

Se realiza a fin de cada


mes.

Cada tres meses se


enva informe a servicios
centrales.

-balance

-informe

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7. DIAGRAMA DE FLUJO

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Direccin Econmica y Administrativa

Nombre del procedimiento


Registro de Inventarios

Cdigo: UC0006
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

Todos los bienes cuyos valores excedan de 2 UTM de diciembre del ao


anterior, deben inventariarse, extendindoseles la correspondiente alta de
inventario, la que debe adjuntarse al respectivo comprobante de
egreso.[Referencia: Manual Operativo Departamento de Inspeccin y
Auditora]

2.Objetivo

La Facultad debe mantener un registro de bienes, ordenados por lugares


fsicos de permanencia, estableciendo la responsabilidad de su custodia.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Decreto Universitario 5.857, de 8 de abril de 1980 Reglamento de la


Administracin de Bienes Universitarios.
Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora
Universitaria

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Conservador de
Inventario

Se imprime del sistema


AUGE el Libro Mayor de
la cuenta de inventario.

Se realiza durante el
mes.

- Libro Mayor de la
cuenta de inventario

Conservador de
Inventario

Se chequean las
facturas y las compras
que requieran
inventariarse

Las unidades
encargadas de pagos
deben ingresar las
rdenes de compra al
sistema AUGE.

-facturas

Conservador de
Inventario

Se saca fotocopia a
factura y orden de
compra

- Libro Mayor de la
cuenta de inventario

-fotocopia factura
-fotocopia orden de
compra

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Direccin Econmica y Administrativa
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Conservador de
Inventario

Se registra compras que


requieran inventariarse
al sistema AUGE,
mdulo de activos fijos
(Altas de bienes).

Conservador de
Inventario

Encargado del
equipo

Firman alta de
inventario.

-alta de inventario

Conservador de
Inventario

Firman alta de
inventario.

-alta de inventario

Conservador de
Inventario

Archiva alta de
inventarios

-alta de inventario

Conservador de
Inventario

Se realiza pre-cierre
mensual activo fijos
AUGE.

Visita a terreno para


corroborar el equipo.

-fotocopia factura
-fotocopia orden de
compra

Se corrobora que el
equipo cuente con su
nmero de serie y que
se encuentre en su
ubicacin fsica.

-fotocopia factura
-fotocopia orden de
compra

Se ingresan los datos


mdulo AUGE activo
fijos.
El pre-cierre se realiza
cada mes.

Conservador de
Inventario

10

Se imprime resumen de
activo fijo.

Conservador de
Inventario

11

El resumen de activo fijo


se cuadra con el
balance.

Conservador de
Inventario

12

Una vez cuadrado se


enva balance a la firmas
de Jefe unidad de
Contabilidad y VB de
Director de
Administracin y
Finanzas.

- resumen de activo fijo

Tambin se cuadra as
depreciaciones y
correcciones
monetarias.

- resumen de activo fijo

-balance

Elabor

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Direccin Econmica y Administrativa
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Conservador de
Inventario

13

Se prepara planilla con


todas las altas que se
hicieron en el mes. Se
enva balance y planilla
de altas a servicios
centrales.

6.4 Documentos

La planilla contiene los


detalles de los montos y
valores netos de las
compras y se llevan a
valor UF.

-balance
-planilla de altas

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7. DIAGRAMA DE FLUJO

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Nombre del procedimiento


Envo de balance general a Servicios Centrales

Cdigo: UC0007
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

El estado de situacin patrimonial, tambin llamado balance general o


balance de situacin, es un informe financiero o estado contable que
refleja la situacin del patrimonio de una empresa en un momento
determinado.

2.Objetivo

Enviar a travs de documentos como el balance general o la elaboracin


del F.E.C.U (Ficha Estadstica Codificada Uniforme) todos los
movimientos financieros realizados en las distintas unidades y
departamentos de la facultad para su procesamiento a nivel central de la
Universidad.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora


Universitaria
Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de
enero de 2009

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Encargado Oficina
Contable

Revisa todos los datos


que se ingresan en las
Unidades de
Presupuesto, Proyectos
activo fijo.

Para lo cual se emplea


el Sistema AUGE

Encargado Oficina
Contable

Imprime balance del


sistema AUGE.

- balance

Encargado Oficina
Contable

Realiza planillas de
gastos.

-planillas de gastos

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Direccin Econmica y Administrativa
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Encargado Oficina
Contable

Enva planilla a firma del


Director Econmico y
Administrativo

-planillas de gastos

Director Econmico
y Administrativo

Firma planillas.

-planillas de gastos

Encargado Oficina
Contable

Enva planilla a servicios


centrales

-planillas de gastos

Encargado Oficina
Contable

Elabora documento
F.E.C.U donde se
encuentra el balance y
los estado de resultados.

Este documento se
elabora cada tres meses
una vez aprobados los
datos entregados en
relacin a los balances
generales y de
resultados.

-F.E.C.U

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7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elabor

Fecha de Emisin

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Direccin Econmica y Administrativa

Nombre del procedimiento


Giros a rendir

Cdigo: UC0008
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

Son fondos que, ocasionalmente, se entregan a un funcionario para un


objetivo determinado, en moneda nacional.

2.Objetivo

Entregar estos fondos a las unidades o departamentos de la Facultad que


previa autorizacin y revisin presupuestaria sean aprobadas, debe
entenderse que bajo este procedimiento es necesario que una vez que las
unidades o departamentos solicitantes ejecuten estos fondos deban
realizar la rendicin de cuentas correspondiente.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora


Universitaria
Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de
enero de 2009

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Unidad
Demandante

Enva solicitud de giro a


rendir firmada por jefe
de departamento.

Todo funcionario que


administre giros a rendir,
debe rendir fianza de
fidelidad funcionaria No
pueden cancelarse con
estos fondos,
honorarios, jornales,
compras de stock, etc.

-solicitud de giro a rendir

Director Econmico
y Administrativo

Firma solicitud de giro a


rendir.

-solicitud de giro a rendir

Elabor

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FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS
Direccin Econmica y Administrativa
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo de
Presupuesto

Procede a confeccionar
el giro se llena a
mquina la autorizacin
de giro a rendir

Administrativo de
Presupuesto

Se ingresa la
documentacin al
sistema contable AUGE
se genera un
comprobante de
contabilidad,
comprobante de
compromiso y un
comprobante de egreso.
Se ingresa todos los
datos se corroboran los
documentos por pagar y
se imprime el cheque.

6.4 Documentos

4 copias

-solicitud de giro a rendir

-solicitud de giro a rendir


- comprobante de
contabilidad
- comprobante de
compromiso
- un comprobante de
egreso

Administrativo de
Presupuesto

Se le da un nmero de
folio a todos los egresos
de la Oficina. Y se
registra en la planilla de
libro de folios.

Administrativo de
Presupuesto

Administrativo de
Presupuesto

Se le entrega cheque a
Unidad Demandante.

-cheque

Administrativo de
Presupuesto

Se realiza un
seguimiento del giro y
una vez que esta
rendido por la Unidad
Demandante, se recibe
la boleta o factura, se
rinde el giro se ingresa
la factura rendicin por
el sistema AUGE. Se
ingresa en el mdulo y
se identifica el
documento de pago a
rendir.

-boleta

Enva cheque a la firma


de Director Econmico y
Administrativo, Decano y
Vicedecano. El Jefe de
Unidad de Contabilidad
da el VB.

-solicitud de giro a rendir


-cheque

-solicitud de giro a rendir


-cheque

-factura

Elabor

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Elabor

Fecha de Emisin

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Direccin Econmica y Administrativa

Nombre del procedimiento


Fondos fijos

Cdigo: UC0009
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

Son recursos entregados a un funcionario para ser utilizados en forma


rotatoria, con el fin de solventar los gastos habituales de funcionamiento,
de escaso monto.(Manual Operativo del Departamento de Inspeccin y
Auditora)

2.Objetivo

Entregar estos recursos a las unidades o departamentos de la Facultad


que previa autorizacin y revisin presupuestaria sean aprobadas, debe
entenderse que bajo este procedimiento es necesario que una vez que las
unidades o departamentos solicitantes ejecuten estos recursos deban
realizar la rendicin de cuentas correspondiente. Los fondos asignados
son determinados por la autoridad del respectivo organismo, de acuerdo
con las necesidades del servicio, y no podrn exceder de 10 UTM, para
sumas mayores se requerir autorizacin expresa.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora


Universitaria
Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de
enero de 2009

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Jefe Unidad de
Contabilidad

Enva una nota al


Decano donde le indica
las personas que se les
otorgar montos fijos
para el ao y la cantidad
para cada Unidad de la
Facultad.

Los fondos fijos se


rinden cuenta al Director
Econmico y
Administrativo del
organismo en la medida
de que se gastan, y se
reponen sobre la base
de la cuenta rendida.

-notificacin fondo fijos

Elabor

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Direccin Econmica y Administrativa
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Decano

Da VB a fondos fijos
para el ao entrante o
periodo de tiempo.

Se debe registrar y
contabilizar el
otorgamiento de estos
fondos, manteniendo un
control individual de los
cuentadantes.

-notificacin fondo fijos

Administrativo de
Presupuesto

Recibe notificacin de
fondos fijos y procede a
realizar el cheque por
cada jefe o director de
departamento expuesto
en la notificacin.

Una vez que comienzan


a gastar ese dinero los
departamentos envan
las boletas y facturas de
los gastos efectuados
para recuperacin de
fondo fijo.

-notificacin fondo fijos

Administrativo de
Presupuesto

Recibe las boletas y


facturas de la Unidades
para recuperacin de
fondo fijo.

Administrativo de
Presupuesto

Administrativo de
Presupuesto

Administrativo de
Presupuesto

Verifica que las boletas


o facturas vengan
acorde con las planillas
que vienen en los
documentos.

-boletas
-facturas

Si no corresponde la
recuperacin por los
datos entregados se
enva a la Unidad
Demandante para que
se proceda a revisar de
nuevo.

Se clasifican las boletas


o facturas por cuentas y
se ingresan al sistema
AUGE para su
recuperacin. Se genera
un comprobante de
contabilidad,
comprobante de
compromiso

Se ingresa todos los


datos se corroboran los
documentos por pagar y
se imprime el cheque.

-boletas
-facturas

-boletas
-facturas
- comprobante de
contabilidad
- comprobante de
compromiso

Se le da un nmero de
folio a todos los egresos
de la Oficina. Y se
registra en la planilla de
libro de folios.

-solicitud de giro a rendir


-cheque

Elabor

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Direccin Econmica y Administrativa
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Administrativo de
Presupuesto

Administrativo de
Presupuesto

Enva cheque a la firma


de Director Econmico y
Administrativo, Decano y
Vicedecano. El Jefe de
Unidad de Contabilidad
da el VB.
Se le entrega cheque a
Unidad Demandante.

6.4 Documentos
-solicitud de giro a rendir
-cheque

-cheque

Elabor

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Elabor

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Nombre del procedimiento


Revisin y contabilizacin de facturas

Cdigo: UC0010
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

Es un documento tributario de compra y venta que registra la transaccin


comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para
acreditar la venta de mercaderas u otros afectos, porque con ella queda
concluida la operacin.

2.Objetivo

Verificar que se encuentre correctos los datos de las facturas de las


compras realizadas por la Facultad.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora


Universitaria
Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de
enero de 2009

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Secretaria de
Direccin

Recibe factura y la
entrega en un cuaderno
de correspondencia.

Encargado Oficina
de Presupuesto

Recepciona factura y
verifica que estn todos
los datos correctos en
ella.

-factura

Encargado Oficina
de Presupuesto

Verifica el nmero de
orden de compra o
contrato asociado al
producto o servicio
impreso en la factura.

-factura

-factura
- cuaderno de
correspondencia.

-orden de compra

Elabor

Fecha de Emisin

Fecha de Actualizacin

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6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Encargado Oficina
de Presupuesto

Encargado Oficina
de Presupuesto

Encargado Oficina
de Presupuesto

6.4 Documentos

Verifica que la orden de


compra de la facultad u
orden de compra
Mercado Pblico. Coteja
que los servicios y
productos sean los que
aparecen en ellos y sus
respectivos valores.

Se verifica que la
recepcin de la factura
sea conforme con los
datos completos de la
persona que recibi los
servicios.

-factura

Verifica que la factura


tenga el visto bueno el
director del
departamento, jefe de
unidad o jefe de
laboratorio.

Cuando el director del


departamento, jefe de
unidad o jefe de
laboratorio firma la
factura aprueba el pago
y descuento del
presupuesto de su
respectivo
departamento.

-factura

Se contabilizan facturas
al sistema AUGE.

Al sistema AUGE solo


se ingresan rdenes de
compras de la facultad
no rdenes de compra
Mercado Pblico.

-factura

-orden de compra
- orden de compra
Mercado Pblico

-orden de compra
- orden de compra
Mercado Pblico

-orden de compra

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Fecha de Actualizacin

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UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS
Direccin Econmica y Administrativa

7. DIAGRAMA DE FLUJO

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FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS
Direccin Econmica y Administrativa

Nombre del procedimiento


Pago de facturas

Cdigo: UC0011
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la


entrega en uso o la prestacin de servicios cuando la operacin se realice
con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al
crdito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de
sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de
operaciones de exportacin.

2.Objetivo

Realizar el pago de las facturas vencidas originadas por las compras de la


Facultad.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora


Universitaria
Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de
enero de 2009

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

Encargado Oficina
de Presupuesto

Retira de las carpetas de


facturas las facturas que
poseen fecha de
vencimiento.

Encargado Oficina
de Presupuesto

Ingresa factura por


vencer al sistema AUGE
modulo documentos por
pagar.

6.4 Documentos
-factura
-orden de compra

-factura
-orden de compra

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FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS
Direccin Econmica y Administrativa
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Encargado Oficina
de Presupuesto

Encargado Oficina
de Presupuesto

Encargado Oficina
de Presupuesto

Se imprime cheque y
comprobante de egreso
del sistema AUGE

6.4 Documentos

Se le da un nmero de
folio a todos los egresos
de la Oficina. Y se
registra en la planilla de
libro de folios.

Enva cheque y
comprobante de egreso
a la firma del
responsable de la
compra, Director
Econmico y
Administrativo, Decano y
Vicedecano. El Jefe de
Unidad de Contabilidad
da el VB.
Recibe los documentos
firmados en una carpeta
esperando el cobro del
proveedor. Se archivan
los documentos.

-cheque
-comprobante de egreso

-cheque
-comprobante de egreso

-cheque
-factura
-comprobante de egreso

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Direccin Econmica y Administrativa

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FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS
Direccin Econmica y Administrativa

Nombre del procedimiento


Pago de honorarios

Cdigo: UC0012
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

El convenio a honorarios es un mecanismo de prestacin de servicios que


tiene por objeto permitir a las autoridades contar con la asesora de
especialistas en determinada materias, sobre labores ocasionales y que
no sean las habituales del respectivo Servicio. [Referencia: Manual
Operativo Departamento de Inspeccin y Auditora].

2.Objetivo

Realizar el pago de los honorarios de los compromisos realizados por la


Facultad.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora


Universitaria
Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de
enero de 2009

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Solicitante
honorarios

Enva boleta de
honorarios.

Boleta electrnica del


SII.

-boleta de honorarios

Encargado Oficina
de Presupuesto

Recibe boleta de
honorarios y decretos de
convenios honorarios
tramitados en Unidad de
Personal y verifica los
datos.

Verifica que los montos


y fechas u otras
observaciones sean las
correctas a los
documentos entregados.

-boleta de honorarios

Encargado Oficina
de Presupuesto

Ingresa datos sistema


AUGE modulo
documentos por pagar
(honorarios).

-decreto

-boleta de honorarios
-decreto

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FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS
Direccin Econmica y Administrativa
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Encargado Oficina
de Presupuesto

Encargado Oficina
de Presupuesto

Encargado Oficina
de Presupuesto

Se imprime cheque y
comprobante de egreso
del sistema AUGE

6.4 Documentos

Se le da un nmero de
folio a todos los egresos
de la Oficina. Y se
registra en la planilla de
libro de folios.

Enva cheque y
comprobante de egreso
a la firma del
responsable de la
compra, Director
Econmico y
Administrativo, Decano y
Vicedecano. El Jefe de
Unidad de Contabilidad
da el VB.
Recibe los documentos
firmados en una carpeta
esperando el cobro del
solicitante Se archivan
los documentos.

-cheque
-comprobante de egreso

-cheque
-comprobante de egreso

-cheque
-comprobante de egreso

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7. DIAGRAMA DE FLUJO

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Direccin Econmica y Administrativa

Nombre del procedimiento


Resumen ingresos y gastos presupuestarios. (balance
presupuestario)

Cdigo: UC0013
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos de todas las


Unidades y Departamento de la Facultad, se expresa en el balance
presupuestario.

2.Objetivo

Llevar la estadstica de todos los ingresos y egresos de las Unidades y


Departamento de la Facultad en materia presupuestaria. Esta informacin
es til para la asignacin de recursos y gastos del presupuesto de cada
entidad en la Facultad.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora


Universitaria
Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de
enero de 2009

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo de
Presupuesto

Revisa todos los


documentos en relacin
al gasto o ingresos
efectuados por las
distintas Unidades o
Departamentos de la
Facultad, sean pago de
facturas, recuperaciones
de fondo fijo u otro
documento que
comprometa un egreso.

Se realiza cada fin de


mes esta revisin. La
Facultad asigna un
presupuesto anual a
cada Unidad o
Departamento.

-recuperacin de fondo
fijo
-factura
-boleta de honorarios
-rdenes de compra
-rdenes de compra
Mercado Pblico
-cualquier documento
que certifique un egreso

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FACULTAD DE CIENCIAS QUMICAS Y FARMACUTICAS
Direccin Econmica y Administrativa
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Administrativo de
Presupuesto

-recuperacin de fondo
fijo

Imprime documentos de
los sistemas en donde
se encuentre. (Mercado
Pblico, AUGE).

Se asocia cada
documento en relacin
al cual le dio origen, por
ejemplo: facturas con
rdenes de compra.

-factura
-boleta de honorarios
-rdenes de compra
-rdenes de compra
Mercado Pblico
-cualquier documento
que certifique un egreso
o ingreso para la
Facultad.

Administrativo de
Presupuesto

Se contabilizan todos los


ingresos y egresos y se
identifican y clasifican
por Unidad o
Departamento.

Se hacen los
descuentos tanto de
asignaciones de
productividad como
pagos de honorarios de
cada Unidad o
Departamento.

recuperacin de fondo
fijo
-factura
-boleta de honorarios
-rdenes de compra
-rdenes de compra
Mercado Pblico
-cualquier documento
que certifique un egreso
o ingreso para la
Facultad.

Administrativo de
Presupuesto

Realiza Planilla de
Resumen
Presupuestario y lo
enva a firma del

- Planilla de Resumen
Presupuestario

Director Econmico y
Administrativo.
Administrativo de
Presupuesto

Recibe Planilla de
Resumen
Presupuestario firmada y
la archiva.

La Planilla de Resumen
Presupuestario carcter
informativo y de
consulta.

- Planilla de Resumen
Presupuestario

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Direccin Econmica y Administrativa

Nombre del procedimiento


Control y recepcin de ingresos

Cdigo: UC0014
Fecha: 06/06/2010

1.Descripcin

Es el recibo de todos los pagos o ingresos en nombre de la Facultad que


generen terceros a travs de dinero u otros documentos.

2.Objetivo

Recibir e ingresar al sistema los ingresos de la Facultad provenientes de


los pagos efectuados por terceros a ellos, a sean por servicios prestados
por facultad, donaciones o proyectos. Se deben depositar a las cuentas
bancarias de la Facultad.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Contabilidad.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
clusula 7.5 (Procesos de Realizacin del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.

3.Alcance

4.Periodicidad

Durante todo el ao.

5.Marco Legal

Manual Operativo Departamento de Inspeccin y Auditoria Contralora


Universitaria
Reglamento General de Facultades Decreto Universitario N906 de 27 de
enero de 2009

6. DECLARACIN DEL PROCEDIMIENTO


6.1 Responsable

6.2 Actividad

6.3 Observaciones

6.4 Documentos

Cajero

Recibe el pago
proveniente de terceros
a la Facultad.

Puede ser en dinero


efectivo u otros
documentos de pago.

-cheques

Cajero

Realiza la boleta o
factura del ingreso.

-dinero

-boleta
-factura

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Direccin Econmica y Administrativa
6.1 Responsable
N 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Cajero

Realiza planilla resumen


de ingresos del da.

Cajero

Ingresa todos los


ingresos de la Facultad
al sistema AUGE control
de ingresos.

Cajero

Deposita los ingresos en


las cuentas bancarias de
la Facultad.

6.4 Documentos
- planilla resumen de
ingresos

-cheques
-dinero

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