IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN LA

METODOLOGA C.O.S.O PARA EL REA DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA

SURTIMAT LTDA.

Presentado por:
Sandra Amariz Camao
Cd.: 00040345

Informe final del trabajo de prctica realizado.

Docente:
Hctor Daniel Rangel Blanco

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BUCARAMANGA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE CONTADURA PBLICA VIRTUAL
2012

CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN

1. PLAN DE TRABAJO

1.1 TITULO DEL PLAN TRABAJO

1.2 PROBLEMTICA

1.3 OBJETIVO

1.3.1 Objetivo General

1.3.2 Objetivos Especficos

1.4 ALCANCE O COBERTURA

1.5 JUSTIFICACIN

1.6 ACTIVIDADES A DESARROLLAR

1.7 CRONOGRAMA

1.8 RECURSOS

10

1.8.1 Recursos Tecnolgicos

10

1.8.2 Recursos Humanos

10

1.8.3 Recursos Fsicos

10

1.8.4 Recursos Materiales

10

1.8.5 Recursos Bibliogrficos

11

1.8.6 Recursos Econmicos

11

2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO

12

2.1 CONTROL INTERNO BASADO EN EL INFORME C.O.S.O

13

2.1.1 Objetivos del Informe C.O.S.O

13

2.1.2 Componentes del Informe C.O.S.O

13

2.1.2.1 Entorno de Control

14

2.1.2.2 Actividades de Control

14

2.1.2.3 Evaluacin de Riesgos

14

2.1.2.4 Informacin y Comunicacin

14

2.1.2.5 Seguimiento

14

2.2 CONTROL INTERNO BASADO EN LA METODOLOGA C.O.S.O PARA EL

REA DE INVENTARIOS DE LA FERRETERA SURTIMAT LTDA
14
2.2.1 Entorno de control

15

2.2.1.1 Resea histrica de la empresa Surtimat ltda

15

2.2.1.2 Misin

15

2.2.1.3 Visin

16

2.2.1.4 Polticas

16

2.2.1.5 Estructura Organizacional

16

2.2.2 Evaluacin de riesgos

17

2.2.3 Actividades de control

18

2.2.3.1 Reglas generales para el desarrollo de las actividades

18

2.2.4 Informacin y comunicacin

18

2.2.5 Supervisin

18

2.2.5.1 Resultados del seguimiento y evaluacin de las actividades desarrolladas

3. CONCLUSIONES

4. RECOMENDACIONES

28

29

BIBLIOGRAFA

30

ANEXOS

31

INTRODUCCIN

En el mundo empresarial logran sobresalir factores trascendentales a la hora de

marcar la diferencia entre ser una empresa con la posibilidad de seguir
posicionndose en el mercado en el cual compite, y entre ser una empresa que no
tiene en cuenta la necesidad de innovacin, cambios y ajustes que pueden
resultar trascendentales para seguir compitiendo independientemente del mercado
o territorio en el cual est presente la empresa.

De acuerdo a esto, la realizacin del presente ejercicio de prctica acadmica

estuvo relacionado con llevar a cabo un diagnstico de la empresa, evaluar y
proponer soluciones prcticas que contribuyan a la solucin de los problemas
identificados desde el punto de vista del rea de inventarios. Es as como todas
las actividades que se desarrollaron en la empresa SURTIMAT LTDA., dedicada a
la compra y venta de productos ferreteros, buscaron fortalecer esta rea y dando
como resultado que el conocimiento y puesta en marcha del sistema de control
interno brinda a la organizacin la solucin al problema identificado referente al
control interno del rea de inventarios.

1. PLAN DE TRABAJO

1.1 TITULO DEL PLAN DE TRABAJO

Implementacin del sistema de control interno basado en la metodologa C.O.S.O

para el rea de inventarios en la empresa SURTIMAT LTDA.

1.2 PROBLEMTICA

Generalmente las empresas pequeas enfrentan variedad de dificultades en lo

relacionado al control interno de la organizacin, como dice Heizer y Render La
buena administracin de los inventarios es crucial, por un lado una empresa puede
reducir sus costos al disminuir el inventario, por el otro, la falta de un artculo
puede detener la produccin y dejar insatisfecho a un cliente 1. Algunas de las
causantes de estas problemticas estn relacionadas con el hecho de que los
administradores difcilmente tienen el tiempo suficiente para realizar todas las
funciones que le han sido encomendadas como son las compras, ventas, manejo
de personal entre otras.

As mismo, el hecho de llevar actividades operativas lo pueden alejar de la

importancia del control de los inventarios, lo cual es primordial en una empresa
para obtencin de sus utilidades las cuales residen en las ventas, y si la funcin
del inventario no opera con efectividad las ventas no tendrn material suficiente
para poder trabajar y seguidamente llegar la inconformidad de sus clientes y la
oportunidad de tener utilidades se disuelve. Como conclusin sin un control
eficiente en sus inventarios se corre el riesgo de que los presupuestos de ventas
no se alcancen.

La empresa SURTIMAT LTDA., dedicada a la compra y venta de productos

ferreteros no cuenta con un sistema de control interno con el cual se pueda medir
y evaluar el rea de inventarios y lograr as mantener un estndar de eficiencia,
efectividad y eficacia.

HEIZER Jay y RENDE Barry. Principios de la administracin de operaciones. Ed 7. 2009, p. 484

1.3 OBJETIVO

1.3.1 Objetivo General. Implementar el Sistema de Control Interno (SCI)

utilizando la metodologa C.O.S.O en rea de inventarios de la empresa
SURTIMAT LTDA.
1.3.2 Objetivos Especficos.
- Desarrollar los elementos del entorno del control: misin, visin, valores, polticas
y estructura organizativa.
- Definir los elementos de evaluacin de riesgos: objetivos general de la empresa
as como los del rea de inventarios.
- Desarrollar los elementos de actividades de control: reglas generales para el
desarrollo correcto de las actividades del personal de inventarios.
- Realizar los elementos de informacin y comunicacin: contar con la informacin
y canales necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa.
- Desarrollar los elementos de supervisin: revisiones peridicas a las actividades,
para realizar las acciones correctivas pertinentes.
- Elaborar un manual de funciones para la empresa SURTIMAT LTDA.
- Realizar levantamiento de inventario fsico.

1.4 ALCANCE O COBERTURA

Actualmente la empresa SURTIMAT LTDA., carece de herramientas verificables

para el control de sus inventarios que garanticen la credibilidad, eficiencia, eficacia
y confiabilidad del desarrollo de sus operaciones en cuanto al control y suministro
de materiales. Esta situacin le puede llegar a restar competitividad en la actividad
ferretera ms cuando existen un buen nmero de establecimientos dedicados a
comercializar con esta clase de productos.

Es as como la implementacin del sistema de control interno basado en la

metodologa C.O.S.O el cual se llevar a cabo en el rea de inventarios como
herramienta de control contribuir al mejoramiento de las operaciones de la
empresa, ya que todas las actividades que se desarrollaran sern aprobadas,
evaluadas por el administrador de la empresa, estas sern enfocadas al control
de inventarios de la empresa SURTIMAT LTDA.
7

1.5 JUSTIFICACIN

La implementacin del sistema de control interno basado en la metodologa

C.O.S.O, permitir que la empresa SURTIMAT LTDA tenga un buen control sobre
sus inventarios y desde luego esto se ver reflejado en la toma decisiones
acertadas al realizar operaciones como compras, ventas etc.
Es claro ver que las empresas que llevan efectivamente el control de sus
inventarios se caracterizan por una infraestructura slida que les permite ser
competitivas en el medio que las rodea. Por lo tanto al implementar este sistema
de control interno en la empresa SURTIMAT LTDA., traer unos beneficios tanto
en la parte administrativa y operativa.

En trminos generales el presente plan de trabajo busca una solucin para el rea
de inventarios, ya que con este se fortalecer la evaluacin y control para as
brindar un mejor servicio a sus clientes y reducir los problemas con los cuales
pueda contar la empresa SURTIMAT LTDA., lo cual contribuya en alcanzar un
grado alto de competitividad en el mercado ferretero, al igual que confianza y
fidelidad de los clientes.

1.6 ACTIVIDADES A DESARROLLAR.

Se presenta un plan de trabajo en el cual se establecen una serie de actividades a

desarrollar:
1. Diseo y socializacin de la misin, visin, valores, polticas y estructura
organizativa de la empresa SURTIMAT LTDA.
2. Crear un inventario de riesgos y establecer medidas preventivas para el rea
de inventarios.
3. Establecer y disear, formatos y reglas generales para el desarrollo correcto
de las actividades como: recibir mercanca, almacenar mercanca, entrega y
registro de mercanca para la venta y por ltimo retirar y devolver mercanca.
4. Fomentar un proceso de informacin a travs lneas abiertas de comunicacin.
5. Seguimiento y evaluacin de las actividades desarrolladas.
6. Construir el manual de normas y procedimientos para el rea de inventarios,
donde se describan las actividades y responsabilidades.
8

7. Toma de inventario fsico.

1.7 CRONOGRAMA

Fuente: Elaboracin propia.

Fuente: Elaboracin propia.

1.8 RECURSOS

Para la ejecucin de este Plan de trabajo se necesitarn los siguientes recursos:

1.8.1 Recursos Tecnolgicos. Se necesitar de un equipo cmputo para la

preparacin de los informes y actividades que requieran ser digitadas e impresas.

1.8.2 Recursos Humanos. Se contar con la participacin de la parte

administrativa y los empleados de la empresa para el suministro de informacin.

1.8.3 Recursos Fsicos. Se contar con un rea de trabajo, donde se podr

observar y evaluar los diferentes procesos involucrados en el control de
inventarios.

1.8.4 Recursos Materiales. Insumos varios, Papelera y tiles, Papeles de trabajo

10

1.8.5 Recursos Bibliogrficos.

Literatura relacionada con el desarrollo del tema, sistema de control de

inventarios basado en el modelo C.O.S.O.

HEIZER Jay y RENDE Barry, Principios de la administracin de operaciones.

Ed 7. 2009, p. 484

SNCHEZ, Jorge. 2009. Blog de ingeniera: Como crear un diagrama de Gannt

con Excell. Disponible en;
http://www.mosingenieros.com/2009/11/como-crear-un-diagrama-de-ganttcon.html

ESTUPIAN, Rodrigo, Control Interno y Fraudes con base a los siclos

transaccionales anlisis del informe COSO I y II. Ediciones Bogot, 2002. 450
pg.

SUAREZ, Marisol. Instructivo para la elaboracin de

procedimientos y funciones. 2011. Disponible en:
http://es.scribd.com/doc/52710815/instructivo-Modelo-Coso

manuales

1.8.6 Recursos Econmicos.

RECURSOS
MATERIALES
Papelera y tiles
Otros gastos
TOTAL

SUBTOTAL

TOTAL
120.000

70.000
50.000
120.000

Fuente: Elaboracin propia.

11

de

2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Control Interno es un proceso efectuado por la Alta Gerencia que involucra a

todo el personal de la empresa sin excepcin, para dar un grado razonable de
apoyo en cuanto a la obtencin de los objetivos en las siguientes categoras:
-

Eficacia y eficiencia de las operaciones (O)

Fiabilidad de la informacin financiera (F)
Cumplimiento de las leyes y normas que son aplicables(C)

Estas tres categoras se interrelacionan entre s.

Segn CHASHIN, James, Manual de Auditoria,(2001 Pg.58) seala que :El
Control Interno es un sistema integrado por el esquema de la organizacin,
planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin
y evaluacin procurando que todas las actividades, las operaciones, las
actuaciones, la administracin de la informacin y los recursos se realicen de
acuerdo con las normas constitucionales y legales y las polticas trazadas por la
direccin para el logro de metas, objetivo previsto.
Por otra parte MEIGS, Walter B.; Contabilidad la Base para Decisiones
Gerenciales, (1986 Pg. 163) define al: El Control Interno como un proceso de
promover la operacin eficiente de la organizacin. El sistema de control interno
consta de todas las medidas empleadas por una organizacin para proteger los
activos en contra de desperdicios, el fraude y el uso ineficiente, promover la
exactitud y la confiabilidad y los registros contables: alentar y medir el
cumplimento de las polticas de la compaa: evaluar la eficiencia de las
operaciones.
El Sistema de Control Interno en cualquier organizacin no garantiza confianza y
seguridad en un 100% en sus operaciones, solo brinda una seguridad en cierto
grado razonable con respecto a que sus operaciones y funciones se han
desempeadas de acuerdo al marco legal y normativo que le compete a cada
organizacin. El Sistema de Control Interno debe actualizarse porque debido a los
cambios constantes y avances tecnolgicos se presentan nuevos riesgos y
oportunidades por los cuales se es necesaria su actualizacin y de hecho la
presencia del factor humano hace que el sistema de Control tenga que estar en
constante evolucin ante los nuevos riesgos y formas de fraude.

12

2.1 CONTROL INTERNO BASADO EN EL INFORME C.O.S.O

Debido al mundo econmico integrado que existe hoy en da se ha creado la

necesidad de integrar metodologas y conceptos en todos los niveles de las
diversas reas administrativas y operativas con el fin de ser competitivos y
responder a las nuevas exigencias empresariales. Surge as en 1992 una nueva
perspectiva sobre el control interno donde se brinda una estructura comn que es
documentada en el denominado Informe C.O.S.O. (Comit de Organizaciones
Patrocinadoras de la Comisin Treadway) que redact un informe que orienta a
las organizaciones y gobiernos sobre control interno, gestin del riesgo, fraudes,
tica empresarial, entre otras. El Informe C.O.S.O. es un documento que
especifica un modelo comn de control interno con el cual las organizaciones
pueden implantar, gestionar y evaluar sus sistemas de control interno para
asegurar que stos se mantengan funcionales, eficaces y eficientes.
En Colombia mediante la ley 87 de 1993 se ha institucionalizado la aplicacin del
control interno con el modelo C.O.S.O, en las entidades y organismos del Estado.

2.1.1 Objetivos del informe C.O.S.O. Entre los objetivos del informe C.O.S.O est
el mejorar la calidad de la informacin financiera concentrndose en el manejo
corporativo, las normas ticas y el control interno a su vez unificar criterios ante la
existencia de una importante variedad de interpretaciones y conceptos sobre el
control interno.

2.1.2 Componentes del informe C.O.S.O. Son 5 componentes: Entorno de

control, Evaluacin de los Riesgos, Actividades de control, Informacin y
comunicacin, y Supervisin; que interactan entre si y estn integrados al
proceso de Direccin.
Figura 1. Componentes del C.O.S.O

Fuente: http://nahunfrett.blogspot.com/2012/01/nuevo-ano-nuevo-marco.html

13

2.1.2.1 Entorno de Control. Es la base de los dems componentes, aportando

disciplina y estructura, incluye: la integridad, los valores ticos y la capacidad de
los empleados de la entidad, la filosofa de la Direccin y el estilo de gestin, la
asignacin de la autoridad y las responsabilidades, la organizacin y el desarrollo
de los empleados y la orientacin de la Direccin.

2.1.2.2 Evaluacin
de
Riesgos.
Deben
identificarse
los
objetivos
organizacionales, vinculados y coherentes. Luego deben identificarse y evaluarse
los riesgos relevantes que pueden afectar el alcanzar esos objetivos. Los riesgos
deben ser administrados, atendiendo a la existencia de un medio interno y externo
cambiante.

2.1.2.3 Actividades de Control. Son las polticas y procedimientos que ayudan a

asegurar que se toman las medidas para limitar los riesgos que pueden afectar
que se alcancen los objetivos organizacionales. Son ejemplos: autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, segregacin de funciones, revisiones de rentabilidad
operativa, etc.

2.1.2.4 Informacin y comunicacin. Se debe identificar, ordenar y comunicar en

forma oportuna la informacin necesaria para que los empleados puedan cumplir
con sus obligaciones, esta informacin puede ser operativa o financiera, de origen
interno o externo, adems deben existir adecuados canales de comunicacin y es
muy indispensable que el personal sea informado de la importancia de participar
en el esfuerzo de aplicar el control interno.

2.1.2.5 Supervisin. Debe existir un proceso que compruebe que el sistema de

control interno se mantiene en funcionamiento a travs del tiempo este mismo
tiene tareas permanentes y revisiones peridicas. Estas ltimas dependern en
cuanto a su frecuencia de la evaluacin de la importancia de los riesgos en juego.
Su principal objetivo es asegurar que el sistema est funcionando adecuadamente
y que tiene capacidad de adaptacin a las necesidades y cambios en el entorno, a
travs de actuaciones y evaluaciones recurrentes o especficas.

2.2 CONTROL INTERNO BASADO EN LA METODOLOGA C.O.S.O PARA EL

REA DE INVENTARIOS DE LA FERRETERA SURTIMAT LTDA.

El trabajo en la prctica se enfoc al rea de inventarios, donde se implement el

sistema de control interno segn la metodologa C.O.S.O. La participacin de todo
14

el personal de la ferretera Surtimat Ltda., facilito la implementacin de esta

metodologa.
Sobresale que el rea de inventarios desde un comienzo se caracterizaba por la
ausencia del control. La observacin directa del rea, y las entrevistas realizadas
tanto a la Gerencia, Administracin y personal interno, pudieron evidenciar la falta
de un sistema de control interno eficaz que contribuyera al mejoramiento de la
ferretera Surtimat Ltda. Ver Anexo 1

2.2.1 Entorno de control. En este primer componente se aplic una encuesta para
el personal interno de la ferretera administrador, vendedor, auxiliar, bodeguero
(Ver anexo 2) con el fin de identificar los elementos del entorno de control.
Dentro de las principales conclusiones de este ejercicio sobresalen:
- El personal interno en su totalidad manifest no conocer acerca del Control
Interno, y as mismo manifest la necesidad de la puesta en marcha de una
metodologa que contribuya a un mejor manejo en lo relacionado al rea de los
inventarios.
- Se manifest en cabeza del administrador, que el control del rea de inventarios
es responsabilidad de la administracin o gerencia.
- La empresa no tiene asegurado los inventarios.

2.2.1.1 Resea histrica de la empresa Surtimat ltda. La construccin de la resea

histrica hasta conocer la estructura organizacional cont con la colaboracin del
personal administrativo y dems trabajadores.
Surtidora de materiales Sabana Ltda. (SURTIMAT Ltda.), naci de la necesidad de
tener un negocio que proveyera para el sustento del hogar; partiendo de ah se
empez la planeacin y seis meses despus vendra la ejecucin. SURTIMAT
LTDA fue creada el 28 de Marzo de 2011 en Sabana de Torres, Santander por
EDGAR QUIROGA Y MERCEDES MACAS. Hoy da la empresa ha logrado
posicionarse en el mercado sabanero con solidez, competencia y calidad.

2.2.1.2 Misin. Satisfacer a nuestros clientes supliendo sus necesidades,

ofrecindoles productos de calidad. Generar empleo y trato justos a nuestros
colaboradores. Buscar la competitividad y el crecimiento, para beneficio de
nuestros clientes y empleados, con un equipo humano idneo, con principios
ticos que desarrolla sus funciones con eficacia, eficiencia y oportunidad, dentro
de un clima de excelentes relaciones interpersonales.

15

2.2.1.3 Visin. Liderar la comercializacin de materiales ferreteros de ptima

calidad en la ciudad de Sabana de Torres respaldados con un excelente servicio,
ofreciendo precios competitivos, confiabilidad y garanta de nuestros productos,
creando adems una excelente relacin de respeto y tica con nuestros
competidores en el mercado.

2.2.1.4 Polticas. El Cliente se constituye en la razn de ser de SURTIMAT Ltda.,

por lo cual el satisfacer las necesidades de estos al igual que el respeto y grata
atencin deben guiar las acciones de cada uno de los que trabajan en SURTIMAT
Ltda.. Calidad en los materiales comercializados, precios competitivos,
cumplimiento en los pedidos del cliente as se contribuye a la oportuna y
realizacin de las actividades del cliente

2.2.1.5 Estructura Organizacional. En la Ferretera SURTIDORA DE MATERIALES

SABANA LTDA., las polticas de calidad estn enfocadas a las necesidades de
nuestros clientes a travs de personal calificado, la mejora continua de los
procesos y alianzas estratgicas establecidas con los proveedores, garantizando
la entrega de sus productos de ferretera y construccin de manera gil y oportuna
con asesora, calidad y precios competitivos.
Objetivos de las polticas de calidad:
Adquirir y vender artculos de ferretera de la mejor calidad garantizando el
cumplimiento para ofrecer un excelente servicio.
Contar con personal calificado.
Garantizar la calidad de los procesos, mediante la mejora continua.
Cumplir con los requisitos de la organizacin y de nuestros clientes a travs
de los procesos implementados garantizando el cumplimiento de las
necesidades y satisfaccin del mismo.
Figura 2. Estructura Organizacional.
GERENTE
ADMINISTRADOR

Auxiliar de venta

Contador Externo

Fuente: Elaboracin propia.

Bodeguero

Auxiliar de bodega
16

Se complementa este organigrama con el Manual de Organizacin, en el cual se

definen las responsabilidades, las acciones y cargos. Ver Anexo. 3

2.2.2 Evaluacin de riesgos. En este componente se identificaron los principales

riesgos que se pueden presentar en el rea de inventarios. Podemos evidenciar
los resultados obtenidos de las entrevistas Ver anexo 4..., se concluye lo siguiente:

Figura 3. Matriz DOFA.

DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

Capacitacin del personal encargado en

Facilidad de contactar proveedores

el rea de inventarios.
- Falta de registros en el control de salida
y entrada de mercanca.
- No hay control de consumo interno de
materiales.
- Falta de personal y/o capacitacin
- No existe manual de funciones.
- Falta de organizacin, existe una
carencia de un sistema de control de
inventario.

nacionales.
- Instalacin de un sistema de inventario
sistematizado para tener una informacin
rpida y control del inventario.

FORTALEZAS

AMENAZAS

- Existe compromiso, responsabilidad y - No cuenta con un encargado directo

honestidad por parte del personal que se responsabilice del inventario, por
encargado.
lo que se imposibilita responsabilizar a
- Se cuenta con materiales de la mejor alguien en caso de faltantes y extravos.
calidad.
- Pago de arriendo del local, genera
costos en los inventarios.
- No se cumple las reglas en cuanto de
prevencin de riesgos para el personal
encargado del rea de inventarios, por
ejemplo:
utilizar
las
herramientas
indicadas para el transporte de material
pesado, si no se cumplen estas reglas
podran ocurrir accidentes laborales
graves.
- Inseguridad,
se
debera
tener
asegurado los inventarios.
Fuente: Elaboracin propia.

17

Partiendo de esta matriz DOFA podemos identificar los principales riesgos y

clasificar en un inventario de Riesgos con sus respectivas medidas preventivas.
Ver anexo. 5
2.2.3 Actividades de control. En cuanto a las polticas establecidas y los
procedimientos sugeridos para limitar y prevenir los riesgos anteriormente
identificados se establecieron las siguientes reglas para el desarrollo de las
principales actividades realizadas en el rea de inventarios. Ver Anexo 6, los
diferentes formatos diseados para cada una de las actividades desarrolladas en
el rea de inventarios.

2.2.3.1 Reglas generales para el desarrollo de las actividades:

Manual para una efectiva prestacin del servicio: La satisfaccin del cliente
nuestro principal objetivo
1. Satisfacer la necesidad del cliente al proveerle el material solicitado. En caso
de estar agotado o no comercializar ste, plantearle alternativas de igual o mejor
calidad con las que se disponga en el momento.
2. Una atencin amable, oportuna y eficaz determinan un futuro cliente. As
mismo que la calidad en los materiales al igual que la respuesta a sus quejas y
reclamos.
3. La responsabilidad de cada miembro de Surtimat Ltda., en el cumplimiento de
sus funciones ser el principal activo en la construccin de ser la principal
ferretera en trminos de calidad, precios y atencin al cliente, en Sabana de
Torres.

2.2.4 Informacin y comunicacin. Identificados los diferentes canales de

comunicacin se dio a conocer al personal interno sobre las diferentes formas de
informacin y comunicacin tanto desde la Gerencia hacia el personal y viceversa.
Por lo tanto se disearon las lneas abiertas de informacin y comunicacin
disponibles para todo el personal interno y externo autorizadas por la Gerencia y
dirigidas por la Administracin para su cumplimiento. Ver anexo 7... Lneas
abiertas de informacin y comunicacin.

2.2.5 Supervisin. En este proceso se hizo entrevista con la Gerente Ver anexo
8, encuesta con algunos clientes y con la recopilacin de toda esta informacin
se obtuvieron los resultados del seguimiento y evaluacin de las actividades
desarrolladas. Ver Anexo 9
18

ENCUESTA PARA CLIENTES

Objetivo de la encuesta: Recopilar informacin para elaborar un Sistema de
Control Interno con enfoque C.O.S.O para el rea de Inventarios.
Indicaciones: Marque con una x las respuestas que considere conveniente.
1.

De qu manera conoci a la empresa Ferretera SURTIMAT LTDA?

RECOMENDACIN ( ) PUBLICIDAD ( )
DE PASADA ( )

AGENTE VENDEDOR ( )

OTRO _____________

Fuente: Elaboracin propia.

Anlisis: Se puede evidenciar que de las 20 personas encuestadas 9 de ellas

conocen la empresa por medio de la publicidad.

2.

Por qu motivos decidi hacer sus compras en esta ferretera?

CALIDAD EN SUS PRODUCTOS ( )

CRDITO FCIL ( )
CMODOS ( ) ENTREGA INMEDIATA ( )

PRECIOS

Anlisis: Se puede evidenciar que de las 20 personas encuestadas 12 de ellas las

motivo hacer sus compras en la ferretera Surtimat Ltda., la calidad de sus
productos.

19

Fuente: Elaboracin propia.

3.

La atencin y el servicio que le ofrece la Ferretera SURTIMAT LTDA es?

MUY BUENA ( )
MALA ( )
FERRETERAS ( )

BUENA ( )

IGUAL A OTRAS

Fuente: Elaboracin propia.

Anlisis: Se concluye que de las 20 personas encuestadas 13 de ellas califico

buena la atencin y servicio que ofrece la ferretera.

4.
Al momento de adquirir un producto, la Ferretera SURTIMAT LTDA le
ofrece asesoramiento tcnico?

SI ( )

NO ( )

20

Fuente: Elaboracin propia.

Anlisis: Se puede evidenciar que de las 20 personas encuestadas 17 de ellas si

han obtenido un asesoramiento tcnico al momento de adquirir un producto.
5.

En qu rea recibe el asesoramiento?

CALIDAD ( )

DURACIN ( )

PRECIO ( )

OTROS ( )

Anlisis: Se concluye que de las 20 personas encuestadas algunos reciben el

asesoramiento en cuanto a calidad, otros en duracin.

Fuente: Elaboracin propia.

6.
La Ferretera SURTIMAT LTDA cumple con las garantas ofrecidas por un
producto defectuoso o daado?
SI ( )

NO ( )

21

Fuente: Elaboracin propia.

Anlisis: Se concluye que de las 20 personas encuestadas 17 de ellas acepta que

si se cumple con las garantas ofrecidas.
7.
Ferretera SURTIMAT LTDA, le da facilidades de pago por ejemplo con
crdito u otros?
SI ( )

NO ( )

Anlisis: Se puede evidenciar que de las 20 personas encuestadas 13 de ellas si

han obtenido facilidades de pago.

Fuente: Elaboracin propia.

22

8.

La atencin que ha recibido en la adquisicin del producto es rpida?

SI ( )

NO ( )

A VECES ( )

Fuente: Elaboracin propia.

Anlisis: Se puede evidenciar que de las 20 personas encuestadas 9 de ellas

acepta que la atencin es rpida.
9.
La Ferretera SURTIMAT LTDA ofrece todos los productos que usted
requiere?
SI ( )

NO ( )

Fuente: Elaboracin propia

Anlisis: Se puede evidenciar que de las 20 personas encuestadas 15 de ellas

acepta que si se ofrecen los productos que se necesitan.
23

10. La Ferretera SURTIMAT LTDA ofrece frecuentemente productos nuevos

que vayan de acuerdo a sus necesidades?
SI ( )

NO ( )

Anlisis: Se puede evidenciar que de las 20 personas encuestadas 17 de ellas

acepta que ofrecen nuevos productos.

Fuente: Elaboracin propia

11. Le interesa a usted que la Ferretera SURTIMAT LTDA ofrezca promociones

u ofertas en la venta de sus productos?
SI ( )

NO ( )

Fuente: Elaboracin propia.

Anlisis: Se puede evidenciar que de las 20 personas encuestadas 19 de ellas

acepta que si le interesa las ofertas y promociones.
24

12. Conoce usted el nmero telefnico o el correo electrnico de la Ferretera

SURTIMAT LTDA?
SI ( )

NO ( )

Anlisis: Se puede evidenciar que de las 20 personas encuestadas 12 de ellas

acepta que si conoce el nmero telefnico o correo electrnico de la ferretera.

Fuente: Elaboracin propia

Gracias por su colaboracin

A continuacin se describen los resultados del seguimiento y evaluacin de las
actividades desarrolladas.

FERRETERA SURTIMAT LTDA

No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9

PUNTAJE

PUNTOS A EVALUAR

Hay evidencia del organigrama de la empresa?

Hay evidencia de la misin, visin y polticas de la
empresa?
Existe un inventario de Riesgos con sus respectivas
medidas preventivas para el rea de Inventarios?
Existen formatos para registrar las actividades de
entrada y salida de mercanca en el rea de Inv?
Existen reglas generales para el desarrollo correcto de
las actividades del personal de inventarios?
Existe informacin legal y contable de la empresa?
Hay evidencia del Manual de Funciones?
Existe un control de Ingreso y Egreso del inventario en la
parte contable?
Se evidencia el uso de las nuevas tecnologas para dar
25

10
10
10
10
10
10
10
10
6

10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23

informacin oportuna a los clientes?

Hay evidencia del buzn de sugerencias?
Existe un programa de induccin y capacitacin para el
personal que ingresa?
Se cumple con las normas de seguridad y prevencin de
riesgos?
La empresa cuenta con una persona encargada de llevar
la contabilidad?
Se lleva el registro de compra y venta de mercancas?
Se han presentado todas las declaraciones de impuesto,
como IVA, Retefuente etc?
Hay un encargado en el rea de inventarios?
Se utiliza algn sistema computarizado para el control de
la mercanca?
Existe evidencia de un archivo ordenado en la empresa?
Se emplean procedimientos especficos para la entrada
y salida de inventarios?
Se han realizado capacitaciones al personal para la
socializacin del manual de funciones del rea de Inv.?
Hay evidencia de conteo fsico?
Existe una persona encargada de supervisar las
actividades que se realizan en el rea de Inventarios?
Se presentan reportes del seguimiento y evaluacin de
las actividades realizadas?

10
8
8
10
10
10
10
0
5
10
10
7
10
8

Fuente: Elaboracin propia

SI CUMPLE: 10 PUNTOS
NO CUMPLE: 0 PUNTOS
SE INICIO PROCESO: 5 - 7 PUNTOS
LE FALTA PARA QUE SE CUMPLA DE UN TODO: 8 - 9 PUNTOS

2.2.5.1 Resultados
desarrolladas.

del

Seguimiento

Evaluacin

de

las

actividades

a) Entorno de Control: Se hizo la socializacin de la misin, visin, organigrama de

la empresa, quedando esto en un lugar visible de la empresa.
a) Evaluacin de Riesgos: Si existe un inventario de riesgos con sus respectivas
medidas preventivas. Se ha definido el objetivo general de la empresa y del rea
de inventarios.
b) Actividades de Control: Se han establecido las reglas generales para el
desarrollo de las actividades en el rea de inventarios.
Debido al reciente
26

cambio de personal del rea de inventario este procedimiento se encuentra en

proceso.
c) Informacin y Comunicacin: Se ha evidenciado que no se lleva un control u
orden en la documentacin como son los estados financieros ya que no hay un
archivo donde se pueda consultar informacin contable por ejemplo: el ltimo
Balance General. Ver anexo 10, por lo tanto se necesita de un lugar especfico
para almacenar toda la informacin contable respectiva para que al momento de
solicitarle se haga oportunamente. En cuanto a las dems actividades sea
cumplido el objetivo.
d) Supervisin: Con el inicio de este procedimiento se pude evidenciar que este
proceso sea ha alcanzado un 87% de satisfaccin quedando el 13% en proceso.
Como parte del seguimiento y evaluacin de todo este proceso se realiz un
levantamiento fsico de la ferretera Surtimat Ltda., para salvaguardar los
inventarios, debido a que en las encuestas realizadas tanto a la Gerencia como al
personal interno se observ que no se tena evidencia de un levantamiento fsico y
con la autorizacin y ayuda del personal interno se prosigui a hacer el
levantamiento fsico el da 10 y 11 de noviembre del ao 2012, Ver anexo 11, 12 y
13

27

3 . CONCLUSIONES

En el rea de inventarios se implement el sistema de control interno segn la

metodologa C.O.S.O. Los cinco componentes implementados, analizados y
evaluados en la ferretera Surtimat Ltda., quedan bajo la supervisin principal de la
Gerencia, involucrando a todo el personal para que el funcionamiento conlleve al
logro de los objetivos propuestos.

Al da de hoy los empleados de Surtimat Ltda., conocen sobre el sistema de

control interno, sus componentes y el grado de responsabilidad de cada uno de
ellos. La implementacin del sistema de control en el rea de inventarios fortaleci
las actividades de entrada y salida de sus materiales. As mismo, se evidencia
compromiso por parte de la Gerencia, al igual que seguimiento y monitoreo en las
actividades realizadas y en la bsqueda de nuevas oportunidades, y estrategias
que contribuyan al buen funcionamiento de la empresa.
Se concluye que un 13% del desarrollo de este sistema de control interno
implementado para el rea de inventarios, se encuentra en proceso debido a
cambios que se presentan, como por ejemplo: el cambio de personal, el restante
87% se encuentra el un grado de satisfaccin para la empresa Surtimat Ltda.

En cuanto a la informacin y comunicacin, se deja establecido las lneas abiertas,

y se puede evidenciar que el proceso se encuentra en evolucin y mejoramiento
para ofrecer un mejor servicio a todos sus clientes. Por otro lado se puede
consultar una base de datos en Excel donde se encuentran detallados los
materiales que ofrece la ferretera Surtimat Ltda., quedando en proceso el control
de existencias comparado del resultado del levantamiento fsico con lo registrado
en las compras y ventas.

Como parte del Seguimiento y Evaluacin del proceso se defini que; se harn
levantamientos fsicos cada tres meses y la Gerencia ser la encargada de
evaluar cada componente y dar informe sobre los resultados e inconsistencias que
se encuentren, para que con la ayuda de todo el personal involucrado se prosiga a
la bsqueda de estrategias, mejoramiento y fortalecimiento del Sistema de Control
Interno implementado.

28

4. RECOMENDACIONES

Durante el proceso se sugiri la implementacin de un Sistema Contable, por lo

tanto la Gerencia proyect para el ao 2013 implementar un paquete contable
para que as se pueda llevar un control de inventarios ms ptimo y garantizar la
informacin contable veraz, eficaz y en tiempo real.

Se recomienda a la Gerencia de la ferretera Surtimat Ltda., tomar una pliza de

seguro para proteger los inventarios de riesgos como robo, incendio etc., de igual
manera implementar medidas preventivas contra riesgos laborales en el rea de
inventarios.

Se recomienda establecer un espacio fijo donde se pueda conservar toda la

documentacin (facturas, remisiones, estados financieros, reportes etc.), para que
al momento de ser solicitada se pueda adquirir sin contratiempos.

Se recomienda que se disee un cdigo de tica para la ferretera Surtimat Lda.,

ya que este tambin es base fundamental y hace parte del primer componente en
el Sistema de Control Interno implementado.

29

BIBLIOGRAFA

HEIZER Jay y RENDE Barry, Principios de la administracin de operaciones.

Ed 7. 2009, p. 484

SNCHEZ, Jorge. 2009. Blog de ingeniera: Como crear un diagrama de Gannt

con Excell. Disponible en;
http://www.mosingenieros.com/2009/11/como-crear-un-diagrama-de-ganttcon.html

ESTUPIAN, Rodrigo. Control Interno y Fraudes con base a los siclos

transaccionales anlisis del informe COSO I y II. Ediciones Bogot, 2002. 450
pg.

SUAREZ, Marisol. Instructivo para la elaboracin de

procedimientos y funciones. 2011. Disponible en:
http://es.scribd.com/doc/52710815/instructivo-Modelo-Coso

NTC 1486: 2008, Documentacin. Presentacin de Tesis, Trabajos de Grado y

otros trabajos de Investigacin.

CHASHIN, James. Manual de Auditoria. (2001 Pg.58)

KELLY, Walter. ZIEGLER, Richard.; BAYTON, William C.; Auditoria Moderna.

Compaa Editorial Continental Mxico, 1988. Pg.122)

MEIGS, Walter B. Contabilidad la Base para Decisiones Gerenciales. Editorial

Santiago, 1986. Pg. 163

TICAY, Maritza. El Informe COSO, Informe ejecutivo. 2011. Disponible en:

http://es.scribd.com/doc/75730302/El-Informe-COSO-INFORME-Ejecutivo

LEY 87: 1993. Normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
30

manuales

de

ANEXOS
Pg.
Anexo A. Entrevista para el personal interno

32

Anexo B. Encuesta para el personal interno

41

Anexo C. Manual de funciones y procedimientos

54

Anexo D. Inventario de Riesgos y medidas preventivas

80

Anexo E. Gua de Entrevistas

84

Anexo F. Formatos

88

Anexo G. Lneas de informacin y comunicacin

92

Anexo H. Entrevista a la Gerente

94

Anexo I. Encuesta para los clientes

97

Anexo J. Balance General

118

Anexo K. Resultados del levantamiento fsico

120

Anexo L. Acta de inicio del levantamiento fsico

137

Anexo M. Acta de finalizacin del inventario fsico

139

Anexo L. Fotos del rea de inventarios

141
31

ANEXO A. ENTREVISTA PARA EL PERSONAL INTERNO

32

33

34

35

36

37

38

39

40

ANEXO B. ENCUESTA PARA EL PERSONAL INTERNO

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

ANEXO C. MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

54

FERRETERIA SURTIDORA DE MATERIALES

SABANA LTDA
SURTIMAT LTDA

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

DOCUMENTO Nro. 001

APROBADO EN SABANA DE TORRES, SANTANDER 09/11/2012

55

INTRODUCCIN

Puede apreciarse al manual como un cuerpo sistemtico que indica las funciones y
actividades a ser cumplidas por los miembros de nuestra empresa y la forma en que las
mismas
debern
ser
realizadas,
ya
sea,
conjunta
o
separadamente.
Especficamente, el manual de organizacin y funciones, es la versin detallada de la
descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos
puestos de trabajo que componen la estructura de nuestra empresa.
El propsito fundamental de este manual es el de instruir a los miembros que la
componen sobre los distintos aspectos antes mencionados, procurando minimizar el
desconocimiento de las obligaciones de cada uno, la duplicidad o superposicin de
funciones, lentitud y complicacin innecesarias en las tramitaciones, mala o deficiente
atencin al pblico, desconocimiento de los procedimientos administrativos, entre otros.
Si se pretende que todo el proceso administrativo funcione correctamente, con la extensa
y compleja gama de factores y circunstancias que lo integran, necesita imperiosamente
que se lo someta a una revisin general.
Implica ello tambin que el Manual deba ser objeto de revisiones secuenciales por cuanto
deba ser flexible a los cambios que se produzcan en la Empresa, compilando los que se
presenten en relacin con el factor humano o descentralizacin material que surja.

56

OBJETIVO
El presente Manual de Organizacin y Funciones MOF, tiene la finalidad de
proporcionar el conocimiento integral de la estructura organizativa de la ferretera, sobre la
cual se basa la Administracin para cumplir con los objetivos y metas organizativas. Se
describe la Organizacin en trmino de funciones, responsabilidades de cada rea.
Los objetivos del presente documento son:

Describir la estructura organizacional de Ferretera SURTIMAT LTDA.

Describir los roles y funciones generadas de cada rgano de la Ferretera.
Servir de herramienta de consulta sobre el funcionamiento de Ferretera
SURTIMAT LTDA., y las responsabilidades de los diferentes cargos.

ALCANCE
El Manual de Organizacin y Funciones MOF, debe ser de conocimiento de todo el
personal que integra la Ferretera SURTIMAT LTDA.
El presente documento ser distribuido a todo el personal que conforma nuestra
Organizacin, siendo su lectura del mismo obligatorio. Este documento tiene carcter
reservado y confidencial considerndose falta grave su impresin, copiado o extraccin
del mismo.

57

RESEA HISTORICA
SURTIDORA DE MATERIALES SABANA LTDA (SURTIMAT LTDA), naci de la
necesidad de tener un negocio que proveyera para el sustento del hogar;
partiendo de ah se empez la planeacin y seis meses despus vendra la
ejecucin. SURTIMAT LTDA fue creada el 28 de Marzo de 2011 en Sabana de
Torres, Santander por EDGAR QUIROGA Y MERCEDES MACIAS. Hoy da la
empresa ha logrado posicionarse en el mercado sabanero con solidez,
competencia y calidad.

MISIN
Satisfacer a nuestros clientes supliendo sus necesidades, ofrecindoles productos
de calidad. Generar empleo y trato justos a nuestros colaboradores. Buscar la
competitividad y el crecimiento, para beneficio de nuestros clientes y empleados,
con un equipo humano idneo, con principios ticos que desarrolla sus funciones
con eficacia, eficiencia y oportunidad, dentro de un clima de excelentes relaciones
interpersonales.
VISIN
Liderar la comercializacin de materiales ferreteros de ptima calidad en la ciudad
de Sabana de Torres respaldados con un excelente servicio, ofreciendo precios
competitivos, confiabilidad y garanta de nuestros productos, creando adems una
excelente relacin de respeto y tica con nuestros competidores en el mercado.
VALORES CORPORATIVOS:

Trabajo en equipo.
Flexibilidad.
Compromiso
Confianza.
Creatividad
Orientacin al cliente.

58

POLTICAS

En la Ferretera SURTIDORA DE MATERIALES SABANA LTDA., las polticas de

calidad estn enfocadas a las necesidades de nuestros clientes a travs de
personal calificado, la mejora continua de los procesos y alianzas estratgicas
establecidas con los proveedores, garantizando la entrega de sus productos de
ferretera y construccin de manera gil y oportuna con asesora, calidad y
precios competitivos.
Objetivos de las polticas de calidad:
Adquirir y vender artculos de ferretera de la mejor calidad garantizando el
cumplimiento para ofrecer un excelente servicio.
Contar con personal calificado.
Garantizar la calidad de los procesos, mediante la mejora continua.
Cumplir con los requisitos de la organizacin y de nuestros clientes a travs
de los procesos implementados garantizando el cumplimiento de las
necesidades y satisfaccin del mismo.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

En este momento la empresa tiene la siguiente estructura organizacional:

Gerente: Mercedes Macas
Administrador: Edgar Quiroga
Vendedor (a): Nelcy Macas
Bodeguero: Wilmer Contreras
Auxiliar de bodega: Oswaldo Carreo Ferreira
Contador externo: Mara Eugenia Ortiz

59

Figura 1. Estructura Organizacional.

GERENTE
ADMINISTRADOR

Vendedor

Contador Externo

Bodeguero

Auxiliar de bodega

60

GERENCIA GENERAL
PUESTO: Gerente General
REQUISITOS: Profesional
OBJETIVO DEL PUESTO:
La Gerencia General tiene como propsito, organizar, dirigir y coordinar el funcionamiento
y desarrollo de la ferretera, de acuerdo a la poltica institucional establecida por la misma.
FUNCIN GENERAL:
Evaluar el logro de objetivos y el desempeo de las Oficinas a su cargo.
FUNCIONES ESPECFICAS:

Evaluar el desempeo de sus empleados a su cargo, acorde a las polticas y

objetivos de la empresa.
Dirigir y supervisar las acciones de mejora y rediseo de procesos del negocio,
calidad del servicio que se brinda y la productividad institucional.
Disponer de las medidas correctivas resultantes de las auditoras realizadas.
Delegar las atribuciones que sean necesarias para la mejor marcha de la
ferretera.
Proponer la formulacin del planteamiento estratgico de la ferretera.
Planear, organizar, controlar y evaluar la gestin de compra y venta de materiales,
suministros e insumos en la empresa.
Aprobar los planes institucionales de la empresa.
Velar por que se encuentre al da la contabilidad y los registros de ingresos y
salidas de efectivo que debe llevar la Ferretera SURTIMAT LTDA.
Velar por el oportuno cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Asegurar que exista un adecuado control y supervisin de las actividades
operativas, para que estas se desarrollen de acuerdo a las normas de la ferretera.
Disponer la inspeccin de la empresa, documentos, libros y en general todas las
operaciones de venta que se realicen en la ferretera SURTIMAT LTDA.
Conocer los informes de auditoras e inspecciones que se realicen en Ferretera
SURTIMAT LTDA.
Velar por el cumplimiento de las polticas institucionales.
Proponer los planes operativos anuales.
Nombrar, promover, trasladar, sancionar y despedir conforme a ley a los
empleados de la Ferretera SURTIMAT LTDA.
Autorizar los gastos e inversiones que se estimen necesarios para la empresa.
61

Ejercer la representacin administrativa y comercial de la Ferretera.

Ejecutar los actos y contratos con los proveedores y clientes de la Ferretera.
Establecer las remuneraciones de los empleados que laboran en la empresa.
Analizar y sugerir mejoras en el comportamiento de las actividades realizadas
diariamente en la empresa.
- Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de la empresa
y de grupo, optimizando los recursos disponibles.
- Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios
para el desarrollo de los planes de accin.
- Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada rea existente
en la ferretera.
- Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de
nuestra empresa.
- Ejercer un liderazgo dinmico para volver operativas las actividades desarrolladas
diariamente en la ferretera.
- Tomar decisiones sobre la aceptacin de un nuevo proveedor con nuestra
empresa.

62

ADMINISTRACIN
PUESTO: Administrador.
REQUISITOS: Profesional en Administracin y experiencia en el rea.
OBJETIVO DEL PUESTO:
Dirigir, coordinar y supervisar toda la actividad econmica y administrativa de la Ferretera
SURTIMAT LTDA.

FUNCION GENERAL:
Coordinar e implementar las disposiciones emanadas por la Gerencia, proponiendo la
modificacin, eliminacin o creacin de polticas y estrategias necesarias para la buena
marcha de la Ferretera SURTIMAT LTDA.
FUNCIONES ESPECFICAS:

Planificar, organizar, controlar y orientar las distintas reas de trabajo que existan
en de la Ferretera SURTIMAT LTDA.
Supervisar la gestin de presupuesto.
Asumir la jefatura de Administracin y servicios de la Ferretera SURTIMAT LTDA.
Planificar y supervisar la gestin administrativa de la Ferretera SURTIMAT LTDA.
Organizar, distribuir y supervisar el trabajo, segn las reas existentes en la
Ferretera.
Supervisar la asignacin de funciones y tareas del personal que labora en la
empresa.
Conformar y validar los documentos que afecten a la gestin econmica de la
Ferretera SURTIMAT LTDA.
Solicitar informacin y controlar el grado de ejecucin presupuestaria.
Administrar la dispersin de caja.
Resolver las peticiones de permisos y licencias del personal de la ferretera.
Establecer los turnos de descanso de los trabajadores.
Controlar y validar la asistencia del personal a la ferretera.
Disponer y asignar acciones de control previo para el adecuado funcionamiento
administrativo.
Gestionar la disponibilidad de recursos financieros para el pago de las
obligaciones de la empresa.
Disponer que se mantenga un inventario de los materiales que se disponen en la
empresa.
63

Dirigir y controlar las actividades de seguridad personal, equipos e instalaciones

de la empresa.
Formular y proponer a gerencia los lineamientos de poltica para el adecuado
funcionamiento de los sistemas Administrativos.
Dirigir, coordinar y controlar las transacciones administrativas cautelando la
correcta aplicacin legal y presupuestal del ingreso y egreso.
Proponer, emitir y difundir las directivas, normas y procedimientos para la buena
administracin de los recursos de la empresa.
Celebrar los contratos para la adquisicin de los materiales solicitados a los
distintos proveedores.
Proponer la aprobacin y/o modificacin de los reglamentos administrativos y de
trabajo.
Otras que se le sean asignadas.

64

VENTAS
PUESTO: Vendedor.
REQUISITOS: Bachiller o Tcnico, experiencia en ventas.
OJETIVO DEL PUESTO:
Promover y realizar la labor de venta de los productos que ofrece la ferretera.
FUNCIONES ESPECFICAS:

Construir relaciones duraderas con los clientes.

Escuchar a los clientes.
Evaluar sus necesidades y problemas.
Ajustar la oferta de los productos que ofrece la ferretera.
Analizar los diarios de venta.
Estar actualizada(o) de la informacin de los productos que ofrece la ferretera.
Desarrollar estrategias y planes de venta.
Vender los productos que la ferretera ofrece, en el orden de prioridades
establecidas por la misma.
Cerrar las operaciones de venta a los precios y condiciones determinados por la
ferretera.
Mantener a los clientes informados sobre novedades, posibles demoras de
entrega y cualquier otro tipo de cambio significativo.
Colaborar en la distribucin y/o colocacin de material.
Asesorar tcnica, comercial y promocionalmente a los clientes.
Crear oportunidades y facilitar la compra de los productos ofrecidos en la
ferretera a los clientes.
Actuar como vnculo activo entre la empresa y sus clientes para gestionar y
desarrollar nuevas propuestas de negocios.
Informar sobre eventuales novedades de productos y sus aplicaciones a los
clientes.
Asesorar al cliente sobre la mejor forma de comprar y utilizar los productos.
Comunicar al cliente las novedades sobre precios y condiciones de pago.
Mantener al cliente informado sobre cambios significativos dentro de la empresa.
Llevar un control detallado de las operaciones de venta en el da.
Archivar copias de comprobantes de compras y ventas, guas de remisin en
forma correlativa, segn el nmero de secuencia.
Archivar comprobantes de ingresos y egresos, normas legales, tipo de cambio,
boletas, manuales y cartas.
65

Confeccionar informes sobre reclamos y novedades de los clientes.

Colaborar con la administracin de la empresa gestionando la documentacin del
cliente, necesaria para concretar el vnculo comercial.
Concurrir puntualmente a reuniones, charlas o cursos de capacitacin a los que
fueran convocados por la ferretera.
Orientar a los clientes, con buen trato y calidez.
Otros que se les pueda asignar.

66

CONTABILIDAD
PUESTO: Contador.
REQUISITOS: Profesional Contable, experiencia en el rea.

OJETIVO DEL PUESTO:

Mantener la informacin contable actualizada, para su utilizacin por las reas operativas.
FUNCIN GENERAL:
Recopilar, registrar y analizar la informacin contable para la elaboracin de los Estados
Financieros.
FUNCIONES ESPECFICAS:

Mantener la informacin contable actualizada.

Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el funcionamiento del rea.
Registrar las provisiones de entrega y salida.
Provisionar las ventas diarias y preparar el registro de ventas.
Preparar la liquidacin de impuestos.
Realizar asientos contables en los libros que posee la empresa.
Preparar los Estados Financieros.
Centralizar la informacin en el mdulo de contabilidad, verificar registros, realizar
correcciones, actualizar la informacin y cerrar el mes de trabajo.
Aplicar los principios del control previo y concurrente, cautelando la correcta
utilizacin de los recursos econmicos de la empresa provenientes de toda fuente
de financiamiento.
Emitir informes tcnicos sobre avances y resultados de los aspectos financieros.
Controlar la emisin de facturas.
Otras funciones que le asigne el Administrador.

67

ALMACN
PUESTO: Bodeguero
REQUISITOS: Bachiller o Tcnico, experiencia en el rea de inventarios.
OBJETIVO DEL PUESTO:
Coordinar y dirigir el movimiento de bodega. Supervisar las actividades referentes
al inventario de mercancas.
FUNCION GENERAL:
Recepcionar, almacenar y entregar los materiales.
FUNCIONES ESPECFICAS:

Realizar el control de calidad de materiales que ingresan a almacn.

Verificar el producto recibido (que coincidan con la orden de compra).
Elaborar la nota de ingreso.
Dar conformidad a la facturacin recibida.
Informar a la administracin mensualmente sobre las actividades realizadas.
Velar por la conservacin y buen estado de los productos de almacn.
Ubicar los materiales en zonas definidas para cada tipo.
Entregar los materiales solicitados por la Administracin o la Gerencia.
Recepcionar, entregar y registrar las requisiciones de material de la ferretera.
Velar por el orden, seguridad y privacidad de la documentacin del servicio de
almacn.
Orientar al usuario y personal nuevo que acude al rea de almacn.
Otras funciones que le asigne el Administrador.

68

69

FERRETERIA SURTIDORA DE MATERIALES

SABANA LTDA
SURTIMAT LTDA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DOCUMENTO Nro. 001

APROBADO EN SABANA DE TORRES, SANTANDER 09/11/2012

70

PROCEDIMIENTO DE VENTA Y DESPACHO DE MERCANCA

El proceso de ventas debe comenzar en el despacho del vendedor, previamente al
contacto con los potenciales compradores se debe definir, con la mayor precisin posible
quines sern esos clientes que formarn parte y qu estrategias se implementan con
ellos, que aunque vengan en gran parte impuesta por las normas generales de la
empresa, no se debe olvidar que en el trato entre personas es muy importante la empata
y la relacin personal.
OBJETIVO:
Conocer la importancia de tramitar adecuadamente el almacn de ferretera y la
necesidad de realizar previsiones y controles para la gestin.
ALCANCE:
Proporcionar un buen servicio de despacho para satisfaccin del cliente y as mismo llevar
un mejor control interno en cuanto a la mercanca en existencia. La empresa se desarrolla
por tres reas las cuales son:
Materiales de construccin (en esta rea se utiliza chofer)
Artculos varios de ferretera.
rea de pintura y artculos varios
1. La empresa consta de una entrada; en est debe de encontrarse el vendedor, con
computador, donde el cliente debe de consultar existencia y precios.
2. El vendedor debe de generar un recibo al cliente, donde est detalladamente la
mercanca que desee y el total que debe de cancelar, cobra, sella el recibo y
genera factura con los datos del cliente
3. El recibo se traslada al bodeguero, debidamente sellado, entrega el producto, y si
es pedido para entrega a domicilio el bodeguero se organiza con el chofer o
auxiliar. El recibo debe de regresar firmado de recibido por el cliente y la hora en
que fue entregada la mercanca.
4. En el momento que el bodeguero reciba el comprobante debidamente firmado por
el cliente debe de proceder a mostrarle el recibo a la vendedora, quien debe de
colocarle un sello de entregado.
5. El bodeguero debe de archivar los recibos en una carpeta para su control interno,
y a si mismo llevar el control en el krdex para un mejor control en las inventarios
fsicos que se realicen en la empresa.
rea de artculos varios de ferretera
1. En el momento que entreguen la factura con el recibo sellado por la vendedora, el
cliente regresa con la persona que le verific la existencia y precio para que ella le
entregue la mercanca adquirida.
2. La vendedora sella el recibo indicando que la mercanca fue entregada, el bodeguero
procede a operarlo en su krdex y archiva el recibo como lo indica anteriormente.

71

CLIENTES
S

Consulta a la
vendedora sobre
algn artculo

Cancela y recibe
su factura

Recibe el
producto

BODEGUERO

FLUJOGRAMA DE CMO ORGANIZAR EL CONTROL INTERNO EN EL PROCESO DE

VENTA Y DESPACHO

Verifica Factura y
recibe
comprobante

Despacha el
producto al cliente

Archiva recibo
sellado y registra
en el krdex

72

PROCEDIMIENTO CONTROL DE INVENTARIOS

1. Verificar que las salidas de almacn de artculo de oficina o formas impresas se
efecten de acuerdo al costo promedio de la fecha de baja, con base al clculo efectuado
en el sistema de Inventario utilizado.
2. Reportar mensualmente a la gerencia de registro e informacin contable, las entradas,
salidas y bajas que procedan de bienes del consumo de la ferretera.
3. Efectuar las aclaraciones y/o conciliaciones que requiera la gerencia de registro e
informacin contable y, en su caso, efectuar los ajustes necesarios para evitar partidas
no conciliadas.
4. Mantener permanentemente actualizadas las tarjetas de control de la ferretera en
general y los movimientos en el sistema del almacn.
5. Mantener resguardados y debidamente controlados, los movimientos en el sistema de
Inventarios.
6. Mantener resguardados y debidamente controlados los artculos sujetos a devolucin.
7. Identificar una vez al ao por lo menos, los bienes de consumos obsoletos o
deteriorados; dictaminar su reaprovechamiento o rehabilitar y tramitar su destino final
conforme a las normas establecidas.
8. Realizar auditora general, una vez al ao, el inventario fsico perpetuo de existencias
de bienes de consumo y comunicar a la gerencia de registro e informacin contable, el
resultado de los informes finales.
9. Nombrar un responsable de solicitar, recibir y custodiar los artculos de papelera y

formas impresas.
CMO LEVANTAR INVENTARIO FSICO EN LA FERRETERA SURTIMAT LTDA.
Para el buen funcionamiento de la ferretera se necesita elaborar inventarios fsico y
determinar la mercanca que se tiene para la venta y as mismo llevar un control para las
compras de mercanca, para que no exista el almacenaje de mucho producto en las
bodegas.
1. Ordenar la mercanca por sectores y rotular las estanteras con las ubicaciones, para
que sea ms fcil la bsqueda del artculo.
2. Elaborar sistema de inventario fsico con un experto tcnico.

73

3. El bodeguero debe llevar control de sus tarjetas de Inventario. Deben de estar

debidamente archivadas en una carpeta y ordenadas en el momento de realizar
inventarios fsicos.
4. Controlar los nmeros asignados a cada grupo de artculo a inventariar, anotando los
nmeros iniciales y finales de cada grupo de tarjetas, para localizar el rea donde fue
asignado cada uno de ellos.
5. Determinar a una persona por rea para realizar el inventario fsico y utilizar las tarjetas
de identificacin de inventario.
6. Colocar las tarjetas de Identificacin de Inventario en los casilleros y estantes que
correspondan (cuando exista un mismo artculo en dos o ms lugares, colocar una
tarjeta en cada lugar) si no hay existencia de algn artculo, anotar un cero en
existencia y guardar la tarjeta correspondiente en su archivo.
7. Abrir tarjeta de inventario de los artculos que no la tengan.
8. Efectuar el primer conteo de artculos y anotar en formato de control de inventario fsico
la cantidad contada y el resto que contiene el formato.
9. Analizar diferencias entre la existencia fsica y el listado de saldos del sistema de
control de Inventario.
10. Realizar juntamente con el contador un segundo conteo de los artculos donde se
observan diferencias.
11. Verificar las tarjetas de identificacin de inventario las entradas y salidas,
comparando datos escritos en el documento.
12. De continuar diferencia y no encontrar evidencias, se debe de informar al propietario
acerca de los ajustes a realizar.
13. Analizar diferencia y agotar los recursos necesarios para corregir error.
14. El gerente debe de solicitar los ajustes procedentes.
15. En el momento que el gerente autorice los ajustes, el experto debe de realizar un
nuevo reporte de evaluacin del inventario.
16. Verificar ajustes que no presenten diferencias mayores del 10% del valor total en
existencias en la ferretera contra las cifras del sistema de inventario.
17. El contador debe de emitir reporte definitivo y distribuirlo mediante oficio firmado por
el gerente.
74

FLUJOGRAMA DE CMO ORGANIZAR EL CONTROL INTERNO EN EL PROCESO DE

INVENTARIO FSICO DE MERCANCA

Elaborar programa
de inventario

Gerente y
Contador

EXPERTO
TNICO

Revisar ajustes y
recomendaciones

Encargado de
Bodega y del
Krdex
Contador

Utilizar tarjetas de
identificacin de
Inventario

Instruir a la persona
encargada del sistema
para realizar ajustes

Gerente y
Contador

Realiza reporte
definitivo si la
diferencia es el 10%
de la existencia

Revisar tarjetas de
identificacin de
Inventario

Emite reporte
definitivo firmado por
el Gerente

Revisar reporte de
evaluacin de
Inventario

Reporte de
Inventario
Fsico

FIN

75

INGRESO DE MERCANCA A BODEGA

Para registrar el ingreso de mercanca a la bodega, se describe el siguiente
procedimiento.
1. Se ingresa a base de datos lo que fue contado fsicamente y se verifican existencias en
el sistema de inventario.
2. Determinar los artculos que se van a solicitar por reas:
Materiales de construccin
Artculos de pintura
Artculos de ferretera
3. Elaborar solicitud de compra e ingreso almacn.
4. Obtener autorizacin del gerente (propietario).
5. Firmada y autorizada por el Gerente, se debe de entregar a la vendedora para que sea
la encargada de realizar las rdenes de compra conforme la requisicin.
6. Ya realizada la orden de compra la firma, Gerente para enviarla al proveedor.
RECIBIR MERCANCA
1. Verificar que la entrega de la mercadera sea de acuerdo a las cantidades y
especificaciones sealadas en el pedido u orden de compra.
2. La persona encargada de bodega debe de proceder a revisar los artculos que estn en
buenas condiciones y que venga el pedido completo.
3. En caso que no est completa la mercanca o no concuerde con la orden de compra, se
debe dar aviso la Gerente que tramita las correcciones.
4. En el caso de artculos defectuosos, de igual manera, dar aviso la Gerente para que se
haga un listado de la mercanca defectuosa y tramitar reposicin de mercanca.
5. El encargado de bodega registrar en el krdex la entrada de los artculos.
6. Codificar y almacenar los bienes
RECIBIR Y VALIDAR DOCUMENTACIN
1. Comparar montos de factura contra pedido.
2. Entregar copia de reporte a Gerente y copias de facturas originales.
3. Hacer entrega al Contador para que verifique montos y verifique sistema de inventario
para los pagos de impuestos correspondientes.
76

FLUJOGRAMA DE CMO ORGANIZAR EL CONTROL INTERNO EN EL PROCESO DE

INGRESO DE MERCANCA A BODEGA

VENDEDORA

Relaciona el
documento recibido
con la mercanca
ingresada

Ingresa a la base de
datos del inventario
fsico

Elabora solicitud de
compra

Almacena la
mercanca

FORMATO

Realiza orden de
compra para los
proveedores

Gerente o Contador
valida la
documentacin
entregada de
mercanca ingresada

BODEGUERO
Vendedora debe
archivar la factura

Recibe mercanca

FIN DEL
INGRESO

FACTURA

77

INGRESO DE
ALMACEN

SALIDA DE MERCANCA DE BODEGA A SALA DE VENTA

Este procedimiento es empleado cuando la sala de ventas necesita surtir de existencia de
mercanca para la venta al contado. La mercanca, para su control, egresa del inventario
de la bodega e ingresa al inventario de la sala de ventas.
1. La persona que solicita material de bodega debe de realizar un vale donde especifique
y detalle la mercanca que desee sea trasladada a sala de venta.
2. La persona encargada de bodega debe de recibir el vale debidamente firmado y sellado
por la Gerente y la persona que est solicitando.
3. Llenar el formato donde se debe de detallar la mercanca solicitada, que debe ser
firmada y sellada por la persona que recibe la mercanca.
4. Entregar mercanca solicitada a la persona encargada.
5. Recibir la firma de la persona, adjuntar formato en krdex del artculo juntamente con el
formato de Inventario fsico.

78

79

ANEXO D. INVENTARIO DE RIESGOS Y MEDIDAS PREVENTIVAS

80

INVENTARIO DE RIESGOS Y MEDIDAS PREVENTIVAS PARA EL REA DE

INVENTARIOS.
REA DE INVENTARIOS: SURTIMAT LTDA
RIESGOS
MEDIDA PREVENTIVA2
1. Ingreso de mercanca a la
Principalmente se encuentran medidas
Ferretera
como:
Observacin,
Inspeccin,
Revisin analtica, etc.
Revisar la mercanca entregada,
que venga completa y en buenas
condiciones.
Registrar mercanca recibida en
formato y pedir firma del
proveedor para fines de control.
Acomodar mercanca en el lugar
que le corresponde.
Verificacin de la factura
- Cantidad incorrecta
Contabilizar mercanca
Confrontacin
del
pedido:
Claridad en la mercanca y
cantidad solicitada
- Mercanca en mala calidad o que
Solicitar muestras previas
no responda a lo pedido
Verificar solicitud de demanda de
materiales a los proveedores
- Mercanca entregada en plazos Verificar
diferentes
Fecha y horarios de entrega
Fecha de solicitud de la
mercanca
2. Salida de mercanca: Venta
Descuentos y promociones
- Baja rotacin de inventario
Evaluacin de calidad en la
mercanca

Equivocada atencin al cliente

Capacitacin y motivacin al
personal para un buen servicio al
cliente.

Reconocimiento y beneficios a
los empleados

Acciones a ejecutarse para evitar que la posibilidad de la ocurrencia de este hecho no deseado se presente .

81

Demanda debilitada

82

Planes
de
descuentos
beneficios para los clientes

Oportuno manejo a las quejas,

reclamos y devoluciones de
mercanca

Precisin en la entrega de la
mercanca a los clientes tanto en
las instalaciones de la ferretera
al igual que por servicio de
domicilio

83

ANEXO E. GUA DE ENTREVISTAS

84

GUA DE ENTREVISTA PARA LA GERENTE

Evaluacin de riesgos:
1. Cules son sus mayores debilidades de la empresa en el rea de inventarios?
2. Cules son sus principales amenazas?
3. Cules son sus mayores oportunidades?
4. Cules sus mayores fortalezas?
5. A qu cambios inesperados se han enfrentado y como ha sido la reaccin de
los empleados?
6. Cul es el objetivo de la empresa?
7. Cul es el objetivo del rea de inventarios?
Actividades de control:
1. Tienen algn reglamento interno para sus empleados?
2. Emplea un manual para regular las actividades de la empresa?

85

GUA DE ENTREVISTA PARA EL ADMINISTRADOR

Evaluacin de riesgos:
1. Cules son sus mayores debilidades de la empresa en el rea de inventarios?
2. Cules son sus principales amenazas?
3. Cules son sus mayores oportunidades?
4. Cules sus mayores fortalezas?
5. Cmo ha sido su reaccin a los diferentes cambios inesperados que se han
presentado en la empresa?
Actividades de control:
1. La empresa le dio algn reglamento de trabajo al momento de contratarlo?
a) Si

b) No

2. Cmo controlan su horario de trabajo?

a) tarjeta para firma

b) No me controlan

3. Existe un manual por cada actividad que realiza en la empresa?

a) Si

b) No

16. Tiene usted un manual de funciones que detalle cada una de las actividades
que corresponden a su puesto?
a) Si b) No

86

GUA DE ENTREVISTA PARA EL ENCARGADO DEL REA DE INVENTARIOS.

Evaluacin de riesgos:
1. Lleva un control de la mercanca que entra y sale de la empresa?

2. Cuntas horas trabaja al da?

a) 8 horas

b) 10 horas

c) 12 horas

d) Ms de 12 horas

Actividades de control:
1. La empresa le dio algn reglamento de trabajo al momento de contratarlo?
a) Si

b) No

2. Cmo controlan su horario de trabajo?

a) Tarjeta para firma

b) No me controlan

87

ANEXO F. FORMATOS

88

Formatos:
1. CONTROL DE ENTRADAS

2. CONTROL DE MERMAS

89

3. CONTROL DE CONSUMO INTERNO

90

91

ANEXO G. LNEAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN

92

93

ANEXO H. ENTREVISTA A LA GERENTE

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95

96

ANEXO I. ENCUESTA PARA LOS CLIENTES

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98

99

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101

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105

106

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113

114

115

116

117

ANEXO L. FOTOS DEL REA DE INVENTARIOS

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119

120

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