IMPLEMENTACION DE DIAGNOSTICO EN FONDO

ACUMULADO EN LA I.E.M CIUDADELA EDUCATIVA DE

PASTO

ANGIE KATHERINE ESPINOSA MORA

YUDY YAMYLE GOMEZ ERAZO
MARCELA NARVAEZ
PRESENTADO A: MARIA MERCEDES HURTADO BENAVIDES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNLOGO EN GESTIN DOCUMENTAL
ARCHIVO
2015

Marco terico
1

Ley 594 de julio de 2000 por medio de cual se dicta la ley

general de archivo y se dictan otras disposiciones
Acuerdo 039 de octubre 31 de 2002 por el cual se
regula el procedimiento para
elaboracin y
aplicacin de las tablas de retencin Documental
Acuerdo 050 de 5 de mayo de 2000 por el cual se
desarrolla el artculo 64 del artculo
Vll de
conservacin de documentos del reglamento general
de archivos , sobre : prevencin de deterioro de los
documentos de archivo y situacin de riesgo
Acuerdo 05 de 15 de marzo de 2013 por medio de
cual se establecen los criterios bsicos para la
clasificacin , ordenacin , y descripcin de los
archivos en las entidades pblicas y privadas que
cumplen funciones pblicas y se dictan otras
disposiciones
Acuerdo 002 de enero 23 de 2004 por el cual se
establecen los lineamientos bsicos para la
organizacin de fondos acumulados
Acuerdo 049 de 5 de mayo de 2000 por el cual se
desarrolla el artculo del captulo VII

CONSERVACION DE DOCUMENTOS del Reglamento

General de Archivo sobre condiciones de edificios y
locales destinados a archivos

TABLA DE CONTENIDO
1.
2.

INTRODUCCION
El presente Diagnostico de Fondos acumulados
se
elabora con el fin de conocer las circunstancias en las que
se encuentra la I.E.M Ciudadela Educativa de Pasto, con
el fin de encontrar las condiciones de almacenamiento de
los documentos y establecer si cumplen o no con los
criterios archivsticos reglamentados en la tabla de
retencin documental y valoracin de acuerdo a la
normatividad vigente, y determinar estas circunstancias
de manera precisa, es necesario abordar procesos de
diagnstico integral, que darn como resultado las
medidas de conservacin preventiva.
Se propone realizar el diagnstico en tres bloques
temticos:
1. La identificacin de la entidad y del archivo.
2. La determinacin de su infraestructura fsica
3. las caractersticas que posee la documentacin
punto en el cual se incluye el inventario, medios de
organizacin.

OBJETIVO GENERAL
Diagnosticar las debilidades y falencias que posee la I.EM.
Ciudadela Educativa de Pasto con respecto a la debida
organizacin del fondo acumulado que se encuentra en
ella.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar el diagnstico del estado actual del fondo
acumulado de la institucin Ciudadela Educativa de
Pasto.
Recuperar la documentacin la cual es fundamental
para SER consultada y a su vez realizar una buena
gestin ante cualquier entidad ya sea pblica o
privada
Organizar el fondo acumulado de la institucin,
aplicando la normatividad vigente de manera que se
conserve el patrimonio documental de conformidad
con las TVD.
implementar paso a paso el procedimiento a seguir
para organizacin tcnica de fondos documentales
acumulados
reducir el riesgo de posible pedida de informacin y
eliminaciones a criterio de funcionario de cada uno
de los depsitos donde se conservan documentacin.

DIAGNOSTICO FONDO ACUMULADO

I.E.M. CIUDADELA EDUCATIVA DE PASTO

Identificacin
RAZN SOCIAL
DIRECCIN
CDIGOS
INSTITUCIONALES
TELEFONOS
PAG Web
CORREO
CREACION
APROBACION

SEDES

I.E.M. Ciudadela Educativa de Pasto

Sede Santa Mnica
DANE: 152001005051 ICFES083832- NIT :
814001128-1
7308142 7304713 7307963 - Fax 7307965
ciudadeladepasto.edu.co
Lemciudadeladepasto@sempasto.gov.co
Acuerdo No 022 de mayo 26 de 1997
Res. 421 de agosto 11 de 1999 para
preescolar
Res. 374 de julio 12 de 1999 para el nivel
bsica y media acadmica
Principal , El Carmen , Puerres y Santa Mnica

SEDE SANTA MNICA

Caracterizacin
NATURALEZA
GENERO
NIVELES EDUCATIVOS
JORNADAS
OBJETO SOCIAL

ENTIDAD OFICIAL DEL ORDEN MUNICIPAL

MIXTO
PREESCOLAR, BASICA Y MEDIA
MAANA , TARDE Y SABATINA
Prestacin del servicio educativo formal de
acuerdo
con
la
legislacin
Educativa
Colombiana en los niveles de educacin
preescolar, bsica primaria, bsica secundaria
y media y en educacin de adultos ; adems
ofrece los programas de formacin laboral de
nivel tcnico en integracin con el SENA y
talleres vocacionales en jornada alterna

ESPECIALIDAD
CALENDARIO
ELEMENTO MISIONAL
ELEMENTOS DE GESTION

Bachillerato Acadmico y formacin laboral

tcnica en integracin SENA
B
Procesos de Formacin de competencias
bsicas, ciudadanas y laborales
Directiva,
Acadmica,
Comunitaria
Convivencia y Administrativa - financiera

Estructura de la Institucin Educativa

USUARIOS DIRECTOS

USUARIOS
INDIRECTOS
POBLACION
BENEFICIARIA
CONTROL EXTERNO
NIVEL DIRECTIVO

NIVEL TCNICO
NIVEL OPERATIVO

NIVEL DE APOYO

OTROS SERVICIOS

3200 estudiantes entre los 5 y 18 aos de

edad en los programas regulares; mayores de
13 aos en primaria y de 15 en secundaria en
el programa de educacin de adultos.
Padres, madres de familia o acudientes de
estudiantes vinculados(as) a la Institucin
Principalmente pobladores de los barrios y
veredas sur orientales del municipio de Pasto
y, en general, de la regin y el pas.
Secretaria de Educacin del Municipio de
Pasto.
Consejo Directivo, Consejo Acadmico,
Rectora, Coordinacin general,
Coordinaciones de ciclo en el bachillerato y
Coordinaciones de sede en Primaria.
100 Educadores y educadoras
Secretaria Acadmica y secretarias de rectora
y de coordinaciones en primaria y secundaria,
almacenista, pagadora, personal de servicios
generales
Orientacin educativa, Psicologa, Biblioteca,
laboratorios de fsica y qumica y aulas
especializadas de informtica y tecnologa.
Enfermera y odontologa.

2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO El direccionamiento

estratgico articula las acciones misionales con la visin
institucional y la poltica de calidad, dentro de los fines y
objetivos de la educacin colombiana.

MISIN

VISIN

POLITICA DE CALIDAD

Formar desde una concepcin integral del

desarrollo
humano,
en
ambientes
de
aprendizaje,
democracia
y
pluralismo;
innovando las prcticas pedaggicas y
sociales.
Aportar a la regin personas competentes
acadmica y socialmente orientadas a la
construccin permanente de un proyecto de
vida caracterizado por el humanismo, el
liderazgo y el mejoramiento de la sociedad.
Desarrollar una alternativa educativa con la
calidad, pertinencia e inclusin para que los
estudiantes de los sectores populares puedan
desempearse en forma competente y sean
capaces de orientar ticamente su proyecto
de vida y contribuyan efectivamente al
desarrollo de la sociedad. Para ello ofrece las
mejores oportunidades de formacin, adopta
buenas prcticas pedaggicas, comparte ricas
experiencias personales y colaborativas de
enseanza y aprendizaje y de fortalecer los

talentos individuales y diversos estilos de

aprender.

10

MATERIAL FOTOGRAFICO

11

12

13

14

15

16

17
Documentacin
encontrada

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

18

Respecto a lo que encontramos y observamos en la I.E.M.

Ciudadela Educativa de Pasto en su archivo de fondo
acumulado son las siguientes observaciones
1. Falta de infraestructura ante un archivo separado de
biblioteca y bodega
2. El personal encargado no cuenta con la capacitacin
adecuada respecto a programa de archivo (gestin
documental)
3. No cuentan con un sistema de ventilacin ni un
sistema para medir la humedad relativa y
temperatura.
4. La documentacin en el archivo no se encuentra
deteriorada
,
para
lo
cual
recomendamos
implementar condiciones de prevencin de desastres
y mantenimiento
5. El deposito necesita mantenimiento en relacin a la
limpieza y control microbiolgico con el fin de
proporcionar las condiciones en las cuales se pueda
regular los procesos de organizacin archivstica y
las prcticas cotidianas que es necesario desarrollar
de manera continua para garantizar la correcta
preservacin del acervo documental de la institucin
6. El archivo est almacenado la documentacin en
carpetas colgantes , y en archiveros que no son los
adecuados para resguardar los mismos
7. No existen normas de archivo , por lo que en este
fondo acumulado no se apoyan o se basan en ningn
manual ni instructivo de gestin documental
8. No se tiene implementado un comit de archivo que
los guie sobre diferentes procesos administrativos.
9.

BENEFICIOS A MEJORAR
Tener un centro activo de documentos e informacin
19

 Perfecta conservacin de los documentos

Encaminar a la empresa a una buena gestin de
calidad
CONCLUSIONES
Se ahorra tiempo de los empleados en automatizar
y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la
documentacin y los procesos de la institucin.
Establece la conservacin y estado de los
documentos evitando as la prdida de tiempo
debido a que varias personas tengan que recuperar
los documentos desde diferentes lugares

20