Unidad 2.

Documentacin: contexto y
evolucin
2.1 Marco conceptual de la documentacin
2.1.1 LA DOCUMENTACION COMO CIENCIA
Como palabra comn, documentacin significa accin y efecto de documentar. Documento
o conjunto de documentos que sirve para la identificacin personal o para documentar o
acreditar algo. Documentar significa probar, justificar la verdad de algo con documentos. Se
ocupa de instruir o informar a alguien acerca de las noticias y pruebas que ataen a un
asunto (RAE).
Desde el mbito personal, la documentacin sirve para mbitos personales y desde el mbito
profesional nos permite sacar productos de calidad, ser ms eficaces, adquirir las
competencias necesarias para desarrollar nuestro trabajo y que nos haga ser ms
competitivos.
En funcin de la tarea que realicemos, necesitaremos un tipo de informacin u otra. Cuando
realicemos una bsqueda debemos saber que buscar, dnde, cmo y qu hacer con esa
informacin. Segn la profesin vamos a tener que exigir que esa informacin sea
especializada, sea actualizada, fiable y sea adecuada (se adece a nuestras necesidades
informativas, que responda a nuestras preguntas).
Hay varias formas de acceder a la informacin. Encontramos informacin no visible: se
transmite por canales distintos a los habituales. Por otra parte hay una dispersin de la
informacin, puesto que hay multitud de fuentes y de soportes, por tal variedad se hace
ms difcil su acceso. Se usan portales verticales, son portales dirigidos a pblicos concretos,
determinados. Como por ejemplo portales dirigidos a ingenieros, traductores, en las que hay
reas de conocimiento especfico. Los portales horizontales estn dirigidos al pblico en
general que trata gran variedad temtica, sin dar ms importancia a un tema que otro.
Acceso restringido, y otros de acceso libre. Esto ocurre por varios motivos:

Seguridad. Derecho a la intimidad, proteccin de datos.

Propiedad intelectual: derechos de autor (revistas especializadas, bases de datos,

productos audiovisuales, pelculas, msica, etc.).

Propiedad institucional. Que pertenecen a una entidad. Son documentos en una

empresa, intranet, etc.

Capacidad del usuario para manipular/interrogar al soporte. Como por ejemplo las
bases de datos especializadas.

LA DOCUMENTACIN COMO DISCIPLINA

Aquella ciencia general que tiene por objetivo el estudio del proceso de comunicacin de las
fuentes documentales para obtener un nuevo conocimiento
Todo depositario de documentos se convierte en documentalista cuando analiza aquellos e
informa (documenta) acerca de su contenido al usuario o investigador
(Lpez Yepes, 1981, p. 707)
CONCEPTO Y DEFINICION
La Documentacin, como disciplina, trata de poner orden en el caos de la informacin y de
hacer accesibles todas aquellas informaciones que podamos necesitar (PDU Biblioteca USJ)

La documentacin es una disciplina cientfica que trata de recopilar, almacenar,

analizar y difundir informacin contenida en documentos de distinto tipo
El objetivo de esa informacin analizada sea accesible para cualquier persona que pueda
necesitarla.
(Elea Gimnez Toledo, Manual de documentacin para comunicadores, 2004)

2.1.1 LA DOCUMENTACIN ACADMICA

VARIEDAD EN TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Libros

Artculos/revistas cientficas

Bases de datos de literatura cientfica

Noticias/informacin emitida por los medios de comunicacin

Informes, memorias, otros documentos publicados por entidades privadas y entidades

pblicas

Documentos electrnicos

Documentos emitidos a partir de los congresos (libros de actas)

LOS DOCUMENTALISTAS
Su tarea es aplicar el tratamiento documental a los documentos para ponerlos a disposicin
del pblico para que cubra sus necesidades informativas.
Existen diferentes tipos de profesionales y se diferencian en funcin del tipo de documentos
que compongan la coleccin que su centro alberga. Trabajan en las unidades documentales
que seran los centros de documentacin, las bibliotecas, los archivos y otros.
Como ciencia es una disciplina que se usa en todas las profesiones aportando las tcnicas de
tratamiento documental y facilitando el acceso. Esta organizacin y preservacin de los
documentos se guarda en las unidades documentales. La documentacin es una disciplina
instrumental.
LA DOCUMENTACIN COMO CIENCIA
En un sentido amplio, la Documentacin es la suma de disciplinas que estudian el
documento como una fuente de informacin para obtener datos o para tomar decisiones. Este
conjunto se denomina Ciencias de la Documentacin y abarca materias como Archivstica,
Biblioteconoma, Bibliografa, Documentacin y Museologa
Desde una perspectiva ms estricta, la Documentacin es la disciplina que estudia los
aspectos relacionados con la organizacin de los servicios, redes y centros de documentacin,
as como los procedimientos y recursos que se emplean para el tratamiento y difusin de las
informaciones contenidas en los centros de documentacin o servicios de informacin
(Jos Lpez Yepes y Juan Ros Garca, Qu es la documentacin?: teora e historia del
concepto en Espaa. Madrid: Sntesis, 1993.)

A esto, habra que aadir que es una disciplina documental o documentacin aplicable.
Independientemente del tipo de documentacin o un archivo, todos estos tipos de
documentacin estn compuestos por una serie de principios tericos y unas tcnicas de
seleccin, anlisis, tratamiento y difusin de la informacin que sern adaptadas en funcin
del tipo de documentos que contenga la coleccin de esa unidad documental y se adaptarn
tambin al tipo de usuario y sus necesidades.

DEFINICIONES

Biblioteconoma. Segn la ISO (es una entidad internacional que se encarga de

establecer estndares y normas para normalizar su uso sobre ciencia, produccin)
5127/1/1983 es la ciencia de la informacin aplicada a la organizacin, administracin
y funcionamiento de las bibliotecas.

Archivstica. disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos (tipologa,

organizacin, funcionamiento, planificacin, etc.) de los archivos y el tratamiento
archivstico de sus fondos. (Diccionario de terminologa archivstica. Madrid: Ministerio
de Cultura, 1993)

Bibliografa. aquella parte de la ciencia del libro cuya misin es buscar, identificar,
describir y clasificar los datos impresos con el fin de construir repertorios que faciliten
el trabajo intelectual

IMPORTANTE EXAMEN, CMO SE ADAPTA A LA ACTUALIDAD

Actualmente:

BIBLIOGRAFA = FUENTES DE INFORMACIN

LIBRO = DOCUMENTO

DOCUMENTO IMPRESO = DOCUMENTO EN CUALQUIER SOPORTE

Las normas ISO tienen su homlogo en las normas UND, normas espaola. Son emitidas por
una entidad que se llama AENOR (agencia espaola de normalizacin)

DISCIPLINAS INSTRUMENTALES PARA LA DOCUMENTACIN

A su vez la documentacin se nutre de otras disciplinas tanto para aspectos tericos como
para aspectos prcticos. Algunas de esas disciplinas son:

TERMINOLOGA: Disciplina necesaria para resumir y sintetizar la informacin

cientfica; recuperar y almacenar informacin mediante la indizacin y lenguajes
documentales.

LINGSTICA: Es de suma importancia para la transferencia y ordenacin automtica

de la informacin y, en consecuencia, para la clasificacin, indizacin y preparacin de
resmenes analticos con la ayuda de la computadora.

INFORMTICA: las tcnicas documentales no tendran razn de existencia sin ella.

PSICOLOGA,

LGICA,

ESTADSTICA,

BIBLIOMETRA (se relaciona con los ndices de impacto de las publicaciones de los
autores, lo que hace es contar cuntos libros publica un autor en un periodo de tiempo,
para identificar el impacto en la comunidad cientfica),

DERECHO (importante porque todos los documentos tienen una propiedad intelectual,
derechos de autor y una serie de licencias),

PALEOGRAFA (estudia los documentos antiguos, sobre todo los anteriores a la

imprenta),

ETC.

DOCUMENTACIN APLICADA O DOCUMENTACIN ESPECIALIZADA

Es la documentacin desarrollada dentro de una ciencia o rama del saber.

Algunos ejemplos son:

Documentacin Informativa.

Documentacin Mdica.

Documentacin Aplicada a la Traduccin.

Documentacin Informativa.
Es la rama de la documentacin general que sirve a los profesionales de la
documentacin.
Conjunto de ciencias y tcnicas documentales al servicio de la produccin de informaciones
de actualidad, el incremento de su calidad, su almacenamiento y conservacin y su difusin y
reutilizacin. (Codina, 2000)
Este concepto parte de la documentacin periodstica: "El modo informativo que tiene por
objeto la valoracin, seleccin, clasificacin y archivo para su posterior uso de textos y
referencias sobre ideas, hechos, juicios y opiniones, con el fin de elaborar la informacin
periodstica y/o difundir informacin documental de base periodstica" (Galdn Lpez, 1989).
Algunos factores diferenciadores
documentacin informativa:

de

la

actividad

documental

dentro

de

la

Objetivo de la documentacin. Transmitir, difundir, convencer, informar, investigar,

ensear.

Medio y/o soporte de la documentacin. Texto, imagen, sonido, etc.

Publicacin y difusin o no del documento final.

Tema.

Segn la variedad profesional hay una variedad informacional:

Periodistas, documentacin sobre la actualidad

Publicistas, documentacin histrica

Productores de TV, documentacin lexicogrfica

Directores de cine, documentacin meditica (TV, RNE)

Profesores e investigadores, documentacin cientfica

Otros

Las especializaciones en la documentacin pueden ser:

DOCUMENTACIN AUDIOVISUAL

DOCUMENTACIN PUBLICITARIA Y DE LAS RELACIONES PBLICAS

DOCOUMENTACIN APLICADA A LA TRADUCCIN

DOCUMENTACIN PERIODSTICA

DOCUMENTACIN ACADMICA:
Se denomina Documentacin Acadmica al conjunto estructurado de documentos que
sostienen el dictado de las asignaturas que integran el Plan de Estudios de una carrera. ()
Estos documentos fundamentan tanto la orientacin del trabajo de los estudiantes como su
produccin personal durante la cursada. (UNED)

Ejemplos: Gua docente, Portafolio.

La documentacin academia nos ensea a producir trabajos de carcter acadmico, cientfico
a usar las normas de estilo y a aplicar la tica respecto de la informacin de otros autores
utilizando sistemas de referenciacin y citacin adecuados.

2.1 Nacimiento y evolucin de la documentacin

2.1.1 CUNDO SURGE LA DOCUMENTACIN?
La documentacin es una disciplina cientfica que trata de recopilar, almacenar, analizar y
difundir informacin contenida en documentos de distinto tipo.
N ACIMIENTO Y EVOLUCIN DE L A ESCRITURA Y EL LIBRO
Nace en la Edad Antigua, desde el 4000 a.C. hasta el siglo V d.C. La escritura antes tena unos
soportes tales como:
Tablas de madera y marfil, rollos de papiro (alto y medio Egipto)
Tablillas de bamb y seda (China)
Tablillas de arcilla (Mesopotamia)
Otras tablillas con cera, rollos de pergamino (Roma) por la perdurabilidad.
La escritura naci por la necesidad de salvaguardar testimonios de hechos o el
producto de la expresin humana. Y por ello crearon los depsitos de documentos
para poder recordar. As nacen los archivos y por consecuencia el nacimiento de las
bibliotecas. Se crea la Biblioteca de Alejandra. Al nacer las bibliotecas, se crea la
necesidad de inventar y organizar colecciones de documentos y luego nacieron los catlogos:
lista de obras contenidas en una biblioteca y en la que se indica la ubicacin en la que se
encuentra. As nace la Documentacin.
EXAMEN DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS. Los archivos son propiedad de una
persona y suelen tener documentos nicos, mientras que las bibliotecas son centros de
documentacin colectivos con ejemplares
En la Antigedad Clsica, se desarrolla la cultura Grecorromana, se desarrollan las
bibliotecas y se abren al pblico. Aqu se llevan a cabo actividades de: conservacin,
catalogacin, indizacin de autores (Calmaco elabor un ndice de autores en el siglo III a.C.)
y traduccin.
Despus de las bibliotecas pblicas y de la culturizacin de la poca, se produce un retroceso
durante la Edad Media ya que se restringe a universidades y monasterios.
En el siglo XV se desarrolla la mayor difusin de la cultura porque la imprenta nace en
1450 con Gutenberg. Gracias a al nacimiento de la imprenta, se generaliza el uso del papel
en lugar del pergamino. Se fomentaron los libros y se abaratan los libros. Algunos estratos
sociales como la burguesa pudieron coleccionar libros y acceder a este medio.
En el siglo XVII destaca el nacimiento de las sociedades cientficas, que son asociaciones de
personas que se unen para hablar temas cientficos y que su objetivo principal es difundir los
descubrimientos al resto del mundo mediante la creacin de revistas cientficas.
Antiguamente este trabajo se llevaba a cabo mediante cartas entre cientficos. Pero gracias a
las revistas, se difunden los conocimientos de forma ms rpida y de esta forma pueden
recibir crticas.
En el siglo XIX nace la disciplina cientfica de la documentacin por dos motivos: Paul
Otlet y H. La Fontaine deciden recopilar o tratar de recopilar todo el conocimiento existente en
el mundo y escriben a todos para que les manden un ejemplar de disciplina cientfica o rea

del conocimiento, y que M. Dewew crea un sistema de clasificacin decimal para toda esa
informacin. Esto hace que nazca la Documentacin como tal.

2.1.1
HITOS EN LA HISTORIA DE LA DOCUMENTACIN
Encontramos cinco etapas
La primera etapa va desde el siglo IV a.C. al siglo XVI. Los principales escritos son:
o

Jenofonte es discpulo de Scrates que escribi una obra titulada Sobre la

equitacin (sienta las bases sobre la doma de caballos). En particular nombra,
hace anlisis, y critica las fuentes que ha utilizado y por eso es relevante en
documentacin.

En el siglo II d.C. destaca Galeno con su obra De Libriis propriis liber en la que
elabora la lista de sus propias obras.

En el siglo XV y XVI Hernando Coln (hijo de Cristbal Coln) hace un libro

titulado Libro de los epitomes en el que recopila resmenes de otros libros.

Otro personaje importante es Nicols Antonio en los siglos XVI-XVII, que publica
un ndice bibliogrfico de escritores espaoles.

La segunda etapa se ubica entre los siglos XVII y XIX porque se produce un desarrollo
de la ciencia. Se crean las bases de la ciencia moderna porque se genera un nuevo
mtodo de investigacin, el experimental.
o

En el siglo XVII Beicon publica su mtodo de investigacin experimental (se basa

en el experimento y en la lgica) que se aleja del que se utiliza en las
universidades.
Las universidades siguen ancladas en el pasado con medios casi medievales,
pero poco a poco abrazan la teora de Beicon. Se renen para hablar de temas
concretos, se empiezan a estructurar, tienen mecenas y se centran en conseguir
la difusin y la comunicacin del conocimiento. Pretenden difundir, comunicar los
descubrimientos cientficos.
Sube el nmero de socios, se mejora la estructuracin y desemboca en
Academias Nacionales de carcter oficial. Estas Academias se centran en la
investigacin de disciplinas cientficas y as se crean nuevas disciplinas
cientficas y generan un nuevo medio de comunicacin y discusin sobre el
conocimiento que son las revistas cientficas y literarias. En ellas se publican los
mtodos y los resultados de los experimentos que se realizaban.
Se generan las revistas de resmenes de artculos (abstract journals) para
facilitar que llegue a todo el mundo. Hay revistas generales y luego
especializadas en un determinado tema

En el siglo XIX se crean bibliografas de publicacin peridicas.

La tercera etapa se ubica entre el siglo XIX y el XX, has los aos 30. Comienza en el
desarrollo de la bibliografa y de la produccin cientfica, por lo que hablamos de
documentacin cientfica. Hay una necesidad de recogerlos, ordenarlos, dar acceso a
los investigadores. La documentacin est especializada en el mbito cientfico. Y
puestas a disposicin de los usuarios. Bibliotecarios al uso y verdaderos cientficos que
debido a la necesidad de informacin y la evolucin de la ciencia tratan de buscar
tcnicas para organizar los documentos y poder acceder a la informacin de forma ms
rpida, as como difundirla a una mayor parte de usuarios. Los bibliotecarios consideran
que los documentalistas son intrusos. Pero la documentacin tiene lugar en la ciencia.
Destacan los trabajos de:
o

Con P. Otlet y H. Lafontaine que comienzan a publicar en 1895. Adems de sus

trabajos, como hecho principal nacen las instituciones dedicadas exclusivamente

a la documentacin. Elaboraron el (Repertorio Bibliogrfico universal) RBU

(depsito de documentos de todo el saber universal) mediante su sistema de
clasificacin decimal y lo desarrollaron. Tambin fundaron el Instituto
internacional de Bibliografa en Bruselas, y como apoyo para elaborar este
repertorio estudiaban los problemas relacionados con la produccin de
documentos y de la bibliografa general. Los que supone el origen de la
documentacin como ciencia o disciplina cientfica. Este instituto tiene una
evolucin en la que destaca el ao 1931 en el que cambia de denominacin y
pasa a llamarse Instituto internacional de Documentacin y partir de esta fecha
tambin ampla sus lneas de investigacin y se centra en otros aspectos de la
documentacin como la terminologa y la diferenciacin de los conceptos
bibliografa (biblioteconoma) y documentacin. En esta fecha se usa de forma
oficial el termino documentacin que parte de un concepto bsico, el
documento. Con la particularidad que documento que puede presentarse en
varios soportes, no como la bibliografa que slo estudia los libros. En 1938 esta
institucin pasa a llamarse FID (Federacin Internacional de documentacin)
ampliando sus lneas de investigacin.
o

Gracias a esta institucin tenemos una serie de avances conceptuales y

tcnicos:

Se superan los lmites del libro y otras publicaciones (como las revistas) al
considerar al documento como portador y soporte de informacin. Esta
diferenciacin viene marcada por Otlet que realiza una diferenciacin
entre unidad fsica y unidad documental.

Inicio de la cooperacin internacional. Los distintos pases principalmente

europeos y estados norteamericanos comienzan a crear instituciones y
empiezan a cooperar.

Estudio de la produccin y uso de informacin cientfica.

Creacin de la figura del documentalista como experto en el tratamiento y

anlisis de la produccin cientfica.

La cuarta etapa se desarrolla desde el siglo XX a los aos 40-50.

o

La cuarta etapa o de consolidacin est marcada por la Segunda Guerra Mundial

porque en la documentacin como ciencia se produce un estancamiento de la
misma. Tiene lugar una ampliacin de la informacin cientfica y tecnolgica muy
importante pero vinculada a usos militares, que luego se usara para aplicarla a la
vida civil. Es necesario que haya profesionales y entidades que difundan la
informacin para que pueda ser usada. Tenemos tanta informacin que se
requieren esas entidades para la difusin. As se constituye la poca de la
consolidacin.

Destacan los trabajos de Wickery, Bradford y Pietsch en documentacin. Se

asienta el documentalista llamado information scientist, cientfico especializado
en informacin y documentacin; en contraposicin al bibliotecario generalista
(humanidades).

Se produce un crecimiento exponencial de las publicaciones peridicas primarias

(contiene la informacin completa, las secundarias son las revistas de
resmenes). As mismo hay una proliferacin de editoriales y de instituciones de
informacin, que se encargan de recolectar documentos, identificarlos,
seleccionarlos y darlos a conocer a los investigadores. Siguiendo con esta
abundancia de informacin se genera ruido o desperdicio informativo, mucha
informacin que no es til y esto dificulta el acceso a la informacin til. Por otro
lado la informacin caduca con mayor rapidez y estas dos consecuencias nos
llevan a una crisis de la informacin. Entre los siglos XVII y XX cada 50 aos el
nmero de revistas y de publicaciones se multiplicaba por diez.

Las instituciones o centros de documentacin actan como intermediarios que

facilitan la informacin entre productores y destinatarios, seleccionando la
informacin ms relevante y confiable.

La quinta etapa tiene lugar de los aos 60 en adelante y se caracteriza por :

La influencia de los avances en las nuevas tecnologas en los mtodos de

tratamiento y difusin de la informacin. Nacen los ordenadores, internet y se
posibilita el acceso remoto a la informacin mediante un coste bajo en la
difusin, as como el tiempo para poder acceder a ella. Haciendo la difusin
mucho ms eficaz porque llega a ms gente.

Se sustituye a las revistas de resmenes por bases de datos. Las revistas siguen
existiendo pero ahora la forma de contener la informacin sobre otros
documentos son las bases de datos, se produce un cambio de soporte.

Las bases de datos pasan de ser refenciales a textuales. No solo tienen una
referencia sino que poseen el texto completo.