Anda di halaman 1dari 69

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS

(PERHATIAN !!!!!! Jangan di copy Paste, dapat dijadikan contoh setelah di kritisi dan
disesuaikan dengan situasi dan kondisi masing masing rumah sakit)

BAB I
PENDAHULUAN
Uraian tentang sedikit saja sejarah rekam medis di rumah sakit,
mengapa harus ada pedoman rekam medis dll
BAB II
GAMBARAN UMUM
II.1. Sejarah Rumah Sakit
II.2. Permasalahan
II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit
BAB III
VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN
RUMAH SAKIT X
BAB IV
Struktur Organisasi Rumah Sakit X

BAB V
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)
1. Tujuan Rekam Medis
Tujuan

rekam

medis

adalah

menunjang

tercapainya

tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan

di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam


medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit
akan

berhasil

sebagaimana

diharapkan,

sedangkan

tertib

administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam


upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit

BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS
Contoh: Instalasi Rekam Medis x dipimpin oleh Kepala Instalasi
Rekam Medis yang membawahi 2 penanggung jawab yaitu Penanggung
Jawab Admission & Registrasi dan Penanggung Jawab Managemen
Rekam Medis.
Penanggung

Jawab

Admission

&

Registrasi

membawahi

pelayanan yaitu Admission (Penerimaan Pasien Rawat Inap) dan


Registrasi (Penerimaan Pasien Rawat Jalan).
Managemen Rekam Medis membawahi 3 pelayanan yaitu Assembling &
Direktur Pelayanan
Indeks Kode Penyakit, Penyimpanan
dan Pendisribusian Berkas Rekam
Medis, Statistik & Pelaporan.
Manager Pelayanan
AssMen JangMed
Ka. Instalasi RM

Pj. Admission &


Registrasi

Penerimaan
Pasien RI
(Admission)

Pj. Managemen
Rekam Medis

Penerimaan
Pasien RJ
(Registrasi)

Assembling
&Indeks
Kode
Pengyakit

Penyimpanan

& Distribusi
RM

Statistik &
Pelaporan

2
Staff
Staff

Staff
Staff

Staff
Staff

Staff
Staff

Staff
Staff

URAIAN JABATAN
VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis
Nama Jabatan
Unit Kerja

: Kepala Instalasi Rekam Medis


: Penunjang Medis

Ikhtisar Jabatan

Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis


kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien,
pencatatan,

pengelolaan

data

medis,

penyimpanan

dan

pengambilan data medis.

Membagi

tugas,

memberikan

petunjuk

serta

menyelia

pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti,


libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART,
kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam
Medis di RS. x.

Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan,


mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.

Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit,

sebagai

dasar perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai


penunjang pengambilan keputusan manajemen.
Hasil Kerja :
1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan
data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.
2. Uraian tugas bawahan.
3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.
4. Petunjuk kerja bawahan.
5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.
6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.
7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam
Medis.
8. Program

kerja,

pelaksanaan

dan

evaluasi

kegiatan

penyelenggaraan rekam medis.


9. Laporan dan informasi kinerja RS. x
Bahan Kerja :
1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.
2. Kebijakan pengelolaan SDM RS. x
3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.
4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.
5. Surat tugas dari manajemen.
6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi
Rekam Medis.
7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien
dari bawahan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer & ATK.
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit,
yaitu :
Senin Jumat

: jam 08.00 - 16.00

Sabtu

: jam 08.00 13.00.

Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :

Penerimaan pasien.

Pencatatan rekam medis.

Pengelolaan data medis.

Penyimpanan berkas rekam medis.

Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.

2. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat


jalan dan rawat inap.
3. Membuat

dan

mengevaluasi

prosedur

pencatatan

rekam

medis..
4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
5. Merencanakan

dan

mengevaluasi

sistem

dan

prosedur

sistem

dan

prosedur

penyimpanan berkas rekam medis.


6. Merencanakan

dan

mengevaluasi

peminjaman dan pendistribuasian berkas rekam medis.


7. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi
berkas rekam medis.
8. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.
9. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit
untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang
berkepentingan.

10.

Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas

dan tindakan operasi.


11.

Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif

untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak.


12.

Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan

untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.


13.

Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti

dan libur.
14.

Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART,

kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam


Medis di RS. x.
15.

Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara

berkala serta analisanya.


16.

Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.

17.

Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.

18.

Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap

dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.


19.

Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi

Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang


tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.
20.

Melaksanakan tugas

lain

yang diberikan

oleh

atasan

langsung atau yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam


Medis.
Tanggung jawab :
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi
Rekam Medis.
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:
Admission Dan Registrasi
Assembling dan indeks kode penyakit.
Statistik dan pelaporan rumah sakit.
6

Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.


Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya
dengan realisasi.
4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.
Wewenang :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam
Medis.
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam
Medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang
terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :
1. Penanggung jawab Admission dan Registrasi serta staf
2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf
Korelasi Jabatan :
N

JABATAN

UNIT
ORGANISASI

Ka. Instalasi Rekam


Medis
Penanggung jawab
Managemen Rekam
Medis
Penanggung jawab
Admission Dan
Registrasi
Karu Instalasi Rawat
Jalan

Penunjang
Medis
Instalasi
Rekam Medis

Karu Instalasi Rawat


Inap

Bagian
Keperawatan

Karu Instalasi Gawat

Bagian

2
3
6

DALAM HAL

Instalasi
Rekam Medis
Bagian
Keperawatan

Pelaporan
Pengarahan
Penugasan
Pengkoordinasian
kegiatan
Penugasan
Pengkoordinasian
kegiatan
Koordinasi tentang
pelayanan registrasi
pasien.
Koordinasi tentang
pelayanan registrasi
rawat inap
Koordinasi tentang
7

Darurat

Keperawatan

10

Karu Logistik

Bagian Umum

11

Kepala Unit lain yang


terkait

Bagian lain
yang terkait

pelayanan registrasi
pasien
Pengadaan ATK
Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :


N

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Ruang pengolahan

data rekam medis


Tempat kerja : Admission Dan Diruang terbuka, umum dan
Registasi

Diruang tertutup dan berAC

berAC

Resiko Bahaya :
N
O

FAKTOR

ASPEK

Stress manajerial

Tanggung

jawab

dan

beban

pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :
N

JENIS

PENDIDIKA

PELATIHAN

PENGALAMAN

Minimal

- Pelatihan ICD 10

DIII Rekam

- Pelatihan Pelaporan

Medis.

Rumah Sakit

- Pengalaman di
Rekam Medis min 5
tahun.

- Pelatihan manajerial
rumah sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
2. Berbadan

: laki-laki/wanita

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 22 tahun

VII.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi


Nama Jabatan : Penanggung jawab Admission Dan Registrasi.
Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan

Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien


dan kegiatan pencatatan identifikasi pasien, serta teknis
wawancara terhadap pasien yang akan berobat.

Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi


pelaksanaan petugas Admission dan Registrasi.

Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa


kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap.

Hasil Kerja :
1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan
Juknis, Juklak dan SPO.
2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai
urutan.
3. Pasien

terdaftar

diruang

rawat

inap

sesuai

dengan

kesepakatan pasien/ keluarga dan kasus penyakitnya.


4. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di
unit pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa.
6. Uraian tugas, petunjuk tugas.
7. Laporan kunjungan pasien.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan
pelayanan penunjang.
3. Daftar tarif yang berlaku.
10

4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.


5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan
Registrasi.

Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah
sakit, yaitu :
Senin Sabtu

: jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin Sabtu

: jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

Penerimaan pasien.

Pencatatan indentifikasi pasien.

Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.

2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi


sesuai dengan bidang tugasnya.
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta
menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.
4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi
berdasarkan

hasil

pelaksanaan

tugas

agar

tidak

terjadi

kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi
dan laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien..
11

8. Melaksanakan

tugas

lain

yang

diberikan

atasan

untuk

menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus


yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien.
9. Membuat

laporan

kegiatan

pelayanan

Admission

dan

Registrasi untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis


secara keseluruhan.

Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.
2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam
medis dengan pasien yang akan diperiksa.
3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.
4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus,
hak kelas, dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah
sakit.
5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.
2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit
kerja yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :
1.

Staf Admission.

2.

Staf Registrasi

12

Korelasi Jabatan :
N

JABATAN

UNIT ORGANISASI

DALAM HAL

Ka. Instalasi Rekam

Penunjang Medis

Pelaporan

Medis
Penanggung jawab

Instalasi Rekam

Pengarahan
Pengkoordinasian

Managemen Rekam

Medis

kegiatan

Medis
Karu Instalasi Rawat

Bagian

Koordinasi tentang

Inap
Karu Instalasi Rawat

Keperawatan
Bagian

pelayanan registrasi RI
Koordinasi tentang

Jalan
Karu Intalasi Gawat

Keperawatan
Bagian

pelayanan registrasi RJ
Koordinasi tentang

Darurat

Keperawatan

pelayanan registrasi

Unit lain yang terkait

Bagian yang

IGD
Koordinasi tugas

terkait

Kondisi Lingkungan Kerja :


N

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Admission dan Diruang


Registrasi

terbuka,

umum

dan

berAC

Resiko Bahaya :
N

ASPEK

FAKTOR

Stress manajerial

Tanggung

jawab

dan

beban

pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :
N
O

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN

DIII Rekam

- Pelatihan Rekam

-Pengalaman di Admission

Medis/SLTA

Medis.

dan Registrasi

Plus

- Pelatihan Customer

tahun.

min 2

Service.

13

Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
2. Berbadan

: laki-laki/wanita

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal

: 21 tahun

VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis


Nama Jabatan : Penanggung jawab Managemen Rekam Medis.
Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan

Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode


penyakit, penyimpanan dan pendistribusian, statistik dan
pelaporan rekam medis rawat jalan dan rawat inap.

Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi


pelaksanaan petugas rekam medis.

14

Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa


indikator kinerja mutu pelayanan.

Hasil Kerja :
1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan
SPO.
2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama.
3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.
4. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah
terprogram.
5. Uraian tugas.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis
3. Buku sistem pelaporan rumah sakit
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah
sakit, yaitu :
Senin Sabtu

: jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin Sabtu

: jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :
Assembling Dan Indeks Kode Penyakit.
Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis.

15

Statistik Dan Pelaporan.


2. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan
bidang tugasnya
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta
menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.
4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis
berdasarkan

hasil

pelaksanaan

tugas

agar

tidak

terjadi

kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan
kepada atasan sebagai bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
8. Melaksanakan

tugas

lain

yang

diberikan

atasan

untuk

menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus


yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis.
9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk
kepentingan

laporan

Instalasi

Rekam

Medis

secara

keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam
medis.
2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding,
indeksing dan pelaporan rekam medis.
3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.
4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas rekam medis.
2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja
lain yang terkait.
16

5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung :


1. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit
2. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis
3. Staf Statistik Dan Pelaporan
Korelasi Jabatan :
N

JABATAN

UNIT

DALAM HAL

ORGANISASI

Ka. Instalasi Rekam

Penunjang Medis

Pelaporan

Medis
Penanggung jawab

Instalasi Rekam

Pengarahan
Penugasan

Admission Dan

Medis

Pengkoordinasian

Registrasi
Karu Instalasi Rawat

Bagian

kegiatan
Koordinasi tentang

Inap

Keperawatan

pelayanan rekam medis

Karu Instalasi Rawat

Bagian

RI
Koordinasi tentang

Jalan

Keperawatan

pelayanan rekam medis

Karu Intalasi Gawat

Bagian

RJ
Koordinasi tentang

Darurat

Keperawatan

pelayanan rekam medis

Unit lain yang terkait

Bagian yang

IGD
Koordinasi tugas

terkait

Kondisi Lingkungan Kerja :


N

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Ruang Rekam Diruang tertutup dan berAC


Medis

Resiko Bahaya :
N

ASPEK

FAKTOR

17

Stress manajerial

Tanggung

jawab

dan

beban

pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :
N
O

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN

DIII Rekam

- Pelatihan Rekam

Medis/SLTA Plus

Medis.

-Pengalaman di rekam
medis min 2 tahun.

- Pelatihan Customer
Service.

Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin

: laki-laki/wanita

2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal

: 21 tahun

18

VII.4. Staf Admission


Nama Jabatan : Staf Admission.
Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan

Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara,


memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran
& berkas rekam medis.

Memberikan informasi pelayanan medis RS. x.

Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis

Hasil Kerja :
1. Pasien

terdaftar

diruang

rawat

inap

sesuai

dengan

kesepakatan pasien keluarga dan kasus penyakitnya.


2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap

19

2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit X.


3. Formulir isian pasien.
4. Daftar tarif yang berlaku.
5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan
rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer
2. ATK.
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,
yaitu :
Senin Minggu

: jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin Minggu

: jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Senin Minggu

: jam 21.00 - jam 07.00 shift III.

Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.
2. Melakukan

wawancara

untuk

memperoleh

informasi

kebutuhan pelayanan pasien rawat inap.


3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Membuat slip pembayaran.
6. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas
penyimpanan.
7. Mengambil berkas rekam medis.
8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.

20

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang
di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat
inap.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan
golongan operasi pasien apabila dokter tidak menulis atau
tidak jelas tulisannya.
2.

Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan


operasi.

3. Memberikan masukan kepada atasan langsung


Korelasi Jabatan :
NO

JABATAN
Ka. Instalasi Rekam

UNIT
ORGANISASI
Penunjang Medis

Pelaporan

Instalasi Rekam

Pengarahan
Penugasan

Medis

Pengkoordinasian

Medis

Staff Admission

DALAM HAL

kegiatan
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO

ASPEK

Tempat kerja : Admission

FAKTOR

Diruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :
NO
1

ASPEK
Stress operasional

FAKTOR
Tanggung jawab dan beban

21

pelaksanaan tugas pelayanan


pendaftaran rawat inap.
Syarat Jabatan :
NO
1

JENIS

PELATIHAN

PENDIDIKAN
DIII Rekam

- Pelatihan Rekam

Medis/SLTA

Medis.

Plus

- Pelatihan Customer

PENGALAMAN

Service.
Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: jarang

3. Berjalan

: jarang

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 18 tahun

VII.5. Staf Registrasi

22

Nama Jabatan : Staf Registrasi


Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan

pendaftaran

Melakukan

tugas

pasien

rawat

jalan

dan

penunjang medis, meliputi penerimaan pasien, wawancara,


memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran
& berkas rekam medis ke poliklinik

Memberikan informasi pelayanan medis RS. x.

Memberikan informasi produk RS. x.

Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik
sesuai urutan.
2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit
pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa.
4. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter RS x
3. Daftar fasilitas RS. x
4. Formulir isian pasien.
5. Daftar tarif yang berlaku.
6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer ).
2. ATK.

23

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,
yaitu :
Senin Sabtu

: jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin Sabtu

: jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan
2. .Melakukan

wawancara

untuk

memperoleh

informasi

kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan.


3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Membuat slip pembayaran.
6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik.
7. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.
8. Mengambil rekam medis lama dilorong pengiriman.
9. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik
tujuan pasien.
10.

Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah

selesai digunakan ke managemen rekam medis.


11.

Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan.

12.

Membuat laporan absensi dokter di instalasi rawat jalan.

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang
di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat
jalan.

24

4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien


rawat jalan yang sudah selesai berobat.
5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter.
7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.

Wewenang :
1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui
kepastian kedatangannya.
2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan
kedatangan pasien.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
NO

JABATAN

UNIT

DALAM HAL

ORGANISASI
1

Ka. Instalasi Rekam

Penunjang Medis

Pelaporan

Instalasi Rekam

Pengarahan
Penugasan

Medis

Pengkoordinasian

Medis

Staff Registrasi

kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :


NO
1

ASPEK
Tempat kerja : Registrasi

FAKTOR
Diruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :
NO
1

ASPEK
Stress operasional

FAKTOR
Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran rawat jalan.

25

Syarat Jabatan :
NO
1

JENIS PENDIDIKAN

PELATIHAN

DIII Rekam Medis/

- Pelatihan Rekam

SLTA Plus

Medis.

PENGALAMAN

- Pelatihan Customer
Service.

Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 18 tahun

26

VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit


Nama Jabatan : Staf Assembling dan indeks kode penyakit
Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan

Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat


jalan dan rawat inap, meliputi memeriksa kelengkapan berkas
rekam medis, menyusun berkas rekam medis sesuai urutan
yang telah ditentukan.

Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis,


mencoret dan menempelkan stiker tahun kunjungan akhir.

Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir.

Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya /


kuantitasnya untuk dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban
pengisiannya.

Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan


rawat inap.

Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer).

27

Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan


rawat inap.

Hasil Kerja :
1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap
tersusun rapi.
2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan
rawat inap serta susunan langkah kode diagnosa penyakit.
2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi).
3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang
belum di assembling dan belum dikoding.
Perangkat kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,
yaitu :
Senin Sabtu

: jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin Sabtu

: jam 14.00 - jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang
meliputi :
Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan
dari penanggung jawab berkas rekam medis.

28

Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis


Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah
ditentukan
Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada
setiap lembar berkas rekam medis.
Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang
berobat.
Mengentry kode penyakit.
Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis
serta menempelkan stiker tahun kunjungan terakhir.
Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka
akhir
2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya
dan diserahkan kepada penanggung jawab berkas rekam
medis untuk dikirim kepada yang berhak / berkewajiban
melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.
3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat
jalan maupun rawat inap untuk petugas Admission.
4. Melaksanakan

tugas

lain

yang

diberikan

atasan

untuk

menyelesaikan, menangani bila terjadi penyimpangan / kasus


yang terjadi dikegiatan assembling dan kode penyakit pasien
rawat jalan dan rawat inap.

Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2. Kebenaran indeks kode penyakit.

29

Wewenang :
1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja
Korelasi Jabatan :
NO

JABATAN

UNIT

DALAM HAL

ORGANISASI
Penunjang Medis

Pelaporan

Ka. Instalasi Rekam

Medis
Penanggung jawab

Instalasi Rekam

Pengarahan
Penugasan

Assembling dan indeks

Medis

Pengkoordinasian

kode penyakit

kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :


N
O
1

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Managemen

Diruang tertutup dan

Rekam Medis

terbuka

Resiko Bahaya :
N
O
1

ASPEK
Stress operasional

FAKTOR
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas.

Syarat Jabatan :
NO

JENIS PENDIDIKAN

PELATIHAN

PENGALAMA
N

DIII Rekam Medis/SLTA

- Pelatihan ICD

Plus

- Pelatihan Pelaporan Rumah


Sakit.

30

Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 18 tahun

31

VII.7. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis


Nama Jabatan : Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam
medis
Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan

Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan


berobat sesuai permintaan.

Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke


ruang rekam medis.

Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan


rapi.

Hasil Kerja :
1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan
tepat.
2. Kontrol

terhadap

pengembalian

rekam

medis

ke

ruang

penyimpanan.
3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di
ruang penyimpanan.
4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.
Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis.
2. Tracer
3. Buku ekspedisi.

32

4. A T K
5. Berkas rekam medis.
6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas
rekam medis.
Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit,
yaitu :
Senin Sabtu

: jam 07.00 - jam 14.00 shift I.

Senin Sabtu

: jam 14.00 jam 21.00 shift II.

Uraian Tugas :
1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam
medis, meliputi :
Menerima

permintaan

berkas

rekam

medis

dari

pendaftaran.
Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.
Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor
berkas rekam medis yang diminta, dengan menempatkan
tracer pada posisi rekam medis yang keluar.
Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke
poliklinik atau ruang perawatan dalam buku ekspedisi.
Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari
ruang

penyimpanan

berkasnya

oleh

ke

petugas

pendaftaran
registrasi

untuk

disiapkan

maupun

admission

sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau perawatan.

33

Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan


petugas Registrasi dan Admission.
Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah
diantar oleh petugas Registrasi dan Administrasi rawat inap
dari poliklinik.
2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar
dengan buku ekspedisi.
3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke
petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit.
4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan
Indeks Kode Penyakit untuk disortir menurut dua angka akhir,
dan memasukkan berkas ke dalam rak penyimpanan sesuai
nomor.
5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan
menggunakan

bon

peminjaman,

mencari

dan

mengantar

berkas rekam medis yang dipinjam.


6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan
mencocokkan

rekam

medis

yang

kembali

dengan

bon

peminjaman.
7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali
dalam waktu tertentu.
8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.
9. Melaksanakan

tugas

lain

yang

diberikan

atasan

untuk

menyelesaikan / menangani bila terjadi penyimpangan/kasus


yang terjadi di kegiatan penjajaran dan pendistribusian rekam
medis pasien rawat jalan/inap.

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari
rak penyimpanan.
34

2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.


3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.
4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta
untuk semua kepentingan pengobatan pasien.
5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang
kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.
6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis
diruang penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor.
7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis
kepada

dokter

yang

akan

mengisi

formulir

asuransi,

perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya.


Wewenang :
1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.
2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.
3. Koordinasi dengan petugas IGD
4. Koordinasi dengan petugas IRNA.
5. Meminta arahan dari atasan.
6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.
7. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Korelasi Jabatan :
NO
1
2

JABATAN
Ka. Instalasi Rekam Medis
Staf Penyimpanan dan
Pendistribusian berkas RM

UNIT

DALAM HAL

ORGANISASI
Penunjang Medis

Pelaporan

Penunjang Medis

Pengarahan
Penugasan
Pengkoordinasian
kegiatan

35

Kondisi Lingkungan Kerja :


NO
1

ASPEK
Tempat kerja : Penyimpanan

FAKTOR
Diruang tertutup dan

Tempat kerja : Lingkungan

berAC
Diruang terbuka

rumah sakit
Resiko Bahaya :
N
O
1

ASPEK

FAKTOR

Stress

Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

manajerial

Syarat Jabatan :
NO

JENIS PENDIDIKAN

PELATIHAN

PENGALAMA
N

DIII Rekam Medis/SLTA

- Pelatihan ICD

Plus

- Pelatihan Pelaporan
Rumah Sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1 Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2 Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3 Umur minimal : 21tahun

36

VII.7. Staf Statistik Dan Pelaporan


Nama Jabatan : Staf statistik dan pelaporan
Unit Kerja

: Instalasi Rekam Medis

Ikhtisar Jabatan

Mengontrol

kebenaran

dan

ketepatan

sensus

harian

di

Instalasi Rawat Inap.

Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan


penunjang medis.

Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.

Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form


asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak
ketiga yang berhak.

Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan


kinerja rumah sakit dan kinerja mutu instalasi rekam medis.

Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen


Kesehatan dan jajarannya.

Hasil Kerja :
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan
penunjang medis.
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.
3. Laporan intern x
4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6.

37

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem
pelaporan rumah sakit.
2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.
Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah
sakit, yaitu :
Senin Sabtu

: jam 07.00 jam 14.00 shift I.

Senin Sabtu

: jam 07.00 jam 14.00 shift II.

Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:
Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien
yang sebenarnya.
Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi
dan dokter prakteknya.
Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar
berdasarkan kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat.
Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan
laporan kegiatan rumah sakit.
Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap
dan penunjang.

38

Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.


Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana
jajarannya.
2. Menyediakan

berkas

pengisian form

rekam

medis

untuk

kepentingan

asuransi, perusahaan rekanan, visum et

repertum atau pihak ketiga yang berhak.


3. Mengetik surat keterangan lahir ( SKL ).
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk
kepentingan laporan Unit Rekam Medis secara keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan
sensus harian.
2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan
kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang, laporan
mobiditas,

mortalitas,

dan

penyakit

menular,

efisiensi

pelayanan rawat inap, BOR, LOS.


3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan
rekanan, visum et repertum dan pengisian form untuk puhak
ketiga yang berwenang.
4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target
yang ditetapkan.
Wewenang :
1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan
2. Meminta arahan dari atasan.
3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et
repetum dan form dari pihak ketiga yang berwenang.
4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

39

Korelasi Jabatan :
NO

JABATAN

UNIT

DALAM HAL

Ka. Instalasi Rekam

ORGANISASI
Penunjang Medis

Pelaporan

Medis
Penanggung jawab

Instalasi Rekam

Pengarahan
Penugasan

Statistik dan

Medis

Pengkoordinasian

Pelaporan

kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :


NO
1

ASPEK
Tempat kerja :

FAKTOR
Diruang tertutup dan berAC

Pengolahan Data
Tempat kerja :

Diruang tertutup dan berAC

Penyimpanan
Resiko Bahaya :
NO
1

ASPEK
Stress manajerial

FAKTOR
Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :
NO
1

JENIS

PELATIHAN

PENDIDIKAN
DIII Rekam

- Pelatihan ICD

Medis/SLTA Plus.

- Pelatihan Pelaporan

PENGALAMAN

Rumah Sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk

: sering

2. Berdiri

: sering

3. Berjalan

: sering

4. Memegang

: sering

40

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal : 21 tahun

BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA
Skema Hubungan Kerja

41

IRJ

IRNA

Keuangan

Manajemen

INTERN

PASIEN

INSTALASI
REKAM MEDIS

DOKTER

EKSTERN

ASURANSI

REKANAN

Dep.Kes/Pem

LAIN-LAIN

Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis


komunikasi,

koordinasi

dan

informasi

dalam

pelaksanaan

kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.


Hubungan Intern :
Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan
komunikasi, koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA,
Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.
Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai
mediator dalam penyediaan rekam medis.
Hubungan Ekstern:
Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada
pihak ketiga yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan
kepada Departemen kesehatan Pemerintah.
42

BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

43

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal,


perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan
sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam
dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumbersumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat
dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan
jabatan.
Perencanaan

bertujuan

untuk

mempertahankan

meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai

dan

sasarannya

melalui strategi pengembangan kontribusi.


Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di
Instalasi Rekam Medis x adalah sebagai berikut :

44

Tabel 9.1
POLA KETENAGAAN
INSTALASI REKAM MEDIS RS. X
NAMA JABATAN

KUALIFIKASI
FORMAL & INFORMAL

Ka. Instalasi Rekam Medis

D III Rekam Medis

TENAGA YANG
DIBUTUHKAN
1

(Pelatihan ICD 10 +
Pelatihan Pelaporan RS +
Pengalaman
Kerja
minimal 5 tahun )
Penanggung jawab
Admission Dan Registrasi

DIII Rekam Medis / SLTA


Plus (Pengalaman
minimal 2 tahun +
Pelatihan Customer
Service)

Penanggung jawab
Managemen Rekam Medis

DIII Rekam Medis / SLTA


Plus (Pengalaman
minimal 2 tahun +
Pelatihan Customer
Service)

Staf Admission

DIII Rekam Medis / SLTA


Plus (Pelatihan Customer
Service)

Staf Registrasi

DIII Rekam Medis / SLTA


Plus (Pelatihan Customer
Service)

Staf Assembling dan Indeks


Kode Penyakit

DIII Rekam Medis / SLTA


Plus

(Pelatihan ICD 10)


Staf Penyimpanan dan
Distribusi Berkas RM

DIII Rekam Medis / SLTA


Plus

(Pelatihan Rekam Medis)

45

Staf Statistik dan Pelaporan DIII Rekam Medis / SLTA


Rumah Sakit
Plus

(Pelatihan Pelaporan RS)


Jumlah

18

Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi


Karyawan
1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan
Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk
mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi
Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan calon
yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan
tenaga, ditemukan jumlah pasien dan kegiatan

tidak seimbang

dengan jumlah tenaga yang ada.


Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:
1. Dari dalam RS. x sendiri (internal resources)
Menarik calon dari dalam RS x sendiri (Internal resources)
memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses
dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari
luar RS x.

Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam Medis

akibat mutasi atau promosi.


Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :
Informasi dari mulut ke mulut

46

Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.


Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan
adanya kebutuhan tenaga di Unit Rekam Medis.
2. Dari luar RS. x (external resources)
Proses penarikan calon dari luar RS. x ini

dapat dilakukan

dengan cara :
Dari mulut ke mulut.
Iklan media cetak.
Lembaga-lembaga pendidikan
2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan
Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi
Rekam Medis dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan
tuntutan jabatan yang diinginkan.

Tahapan seleksi terdiri dari :


A. Umum.
Para

pelamar

harus

melalui

proses

seleksi

umum

yang

diselenggarakan oleh pihak rumah sakit.


B. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka
para pelamar diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis.
Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis ini
menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan
fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam
medis adalah :
1.

Pengetahuan

tentang

manajemen

umum

dan

kepemimpinan meliputi :

47

- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi


Pelayanan Kesehatan.
- Proses Problem solving
- Proses Pengambilan Keputusan
2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :
- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit
- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis
- Sistem Pelaporan Rekam Medis
3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal
Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam
medis kaitannya dengan :
- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.
- Informed consent.
- Keterangan Medis untuk asuransi.
- Visum et repertum.
- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.
- Kode etik profesi.
4. Statistik Kesehatan
- Dasar-dasar statistik kesehatan.
- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan
laporan.
5. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.
6. Sistem informasi kesehatan
- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan
informasi dan pelaporamn
- Menggunakan

program-program

statistik

untuk

mempersiapkan display informasi (tabel-tabel, diagramdiagram)


- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
- Menjaga keamanan data dan informasi

48

- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi


untuk pengunjung
- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home
care.
- Menyiapkan

sertifikat

penting

seperti

sertifikat

kelahiran, sertifikat kematian, register handi cap.


7. Sumber daya pelayanan kesehatan
- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai
profesi
- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta
pengembangan karirnya
- Mengetahui

penggunaan informasi

kesehatan

untuk

rencana anggaran.
8. Manajemen mutu pelayanan
- Penyusunan dan penyajian indikator
- Meneliti

kelengkapan

rekam

medis

sebagai

upaya

menjaga mutu.
- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan
kelembapan, kebakaran maupun kehilangan.
- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk
berbagai pelayanan.
- Melaksanakan

proses

rekam

medis

sesuai

standar

pelayanan rekam medis.


9. Teknologi informasi
- Kemampuan jalankan komputer
- Internet dan berbagai akses LAN
- Gunakan multi media

49

Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :


1. Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri
dari

100

soal,

dengan

materi

soal

sesuai

dengan

kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti


yang sudah disebutkan sebelumnya.

Batas kelulusan

adalah 70% benar.


2. Tes Keterampilan
Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :
-

Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi


sampai assembling

Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam


medis sesuai standar

Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan


Indeks operasi / tindakan.

3.

Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
-

Sehat, tidak buta warna.

Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk


admision dan registrasi).

4. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap
penyelenggaraan

rekam

medis,

pandangan

terhadap

penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi terhadap


kepuasan pelanggan.

50

BAB X
PENILAIAN KINERJA SDM
X. 1. Penilaian Kinerja SDM
Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan
kualitas kerja menjadi tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak
bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang memadai
untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional
maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap
karyawan

akan

menghasilkan

kinerja

perusahaan

secara

menyeluruh.
Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen
penilaian kinerja, yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian
Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi kerja yang
harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas
dasar skala dengan peringkat baik sekali angka 5 (lima) sampai
dengan Buruk angka 1 (satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga
bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan
kepribadian.
Penilaian

prestasi

kerja

ini

merupakan

instrumen

manajemen yang penting untuk menilai karyawan sebagai dasar


untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang

51

dibutuhkan,

kompensasi,

pengakuan

dan

penghargaan

bagi

karyawan.
X.2. Tujuan dan Sasaran
A. Tujuan ( > 1 tahun )
Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :
Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja
yang

harus

dicapai

dan

bagaimana

mencapainya,

yang

keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh cinta


kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya
dapat mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba
perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk
meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi
bersama serta berkelanjutan.
Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan
kemampuan, usaha dan sikap mental positifnya, sehingga dapat
memperoleh keberhasilan dalam karyanya.
Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar
Grup Progress dengan dilandasai hubungan yang harmonis
antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan antar bagian
untuk melayani dengan penuh cinta kasih.
B. Sasaran ( < 1 tahun )
Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan
serta efisiensi perusahaan.

X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja


Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh
karyawan dibagi atas 3 bagian besar sebagai berikut :
1. Penilaian Staf Pelaksana

52

2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat


dan Kepala Seksi / Sederajat
3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.
X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja
A. Hasil Kerja
1. Kecepatan
Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan
waktu yang telah ditentukan.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk

Cepat
Jauh lebih cepat
Lebih cepat
Susuai
Lebih lama
Jauh lebih lama

Nilai
5
4
3
2
1

Catatan :
-

Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau
rencana kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.

Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus
terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.

2. Ketepatan
Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan
(Standar Prosedur Operasional)
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk

Cepat
99 %
96 % - 98 %
95 %
93 % - 94 %
92 %

Nilai
5
4
3
2
1

3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan


Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume
pekerjaan yang diharapkan.
53

Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk

Cepat
Jauh lebih banyak
Lebih banyak
Susuai
Lebih sedikit
Jauh lebih sedikit

Nilai
5
4
3
2
1

Catatan :
Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh
masing-masing kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan
harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.

4. Kepuasan pemakai hasil kerja


Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan
pemakai hasil kerja.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk

Cepat
Jauh lebih banyak
Lebih banyak
Susuai
Lebih sedikit
Jauh lebih sedikit

Nilai
5
4
3
2
1

Catatan :
Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey
kepuasan dari para pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili
oleh minimal Kaur dari masing-masing bagian.
B. Kerja sama

54

1. Komunikasi
Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah
pikirannya (setelah mempertimbangkan pemikiran orang lain)
dengan jelas, lugas dan tepat waktu.
Penilai

Pendeng

an

ar

Jelas

Lugas

Tepat

Nila

Waktu

Yang
baik
Sangat

Selalu

Selalu

Selalu

Selalu

Baik
Baik

Selalu

Selalu

Selalu

Kadang-

Selalu

Selalu

Kadang-

kadang
Selalu

Cukup

Selalu

Selalu

kadang
Kadang-

Kadang-

Kurang

Kadang-

Selalu

kadang
Kadang-

kadang
Kadang-

kadang
Selalu

Kadang-

kadang
Kadang-

kadang
Kadang-

Kadang-

kadang
Kadang-

kadang
Kadang-

kadang
Kadang-

kadang

kadang

kadang

kadang

Buruk

2. Keterbukaan.
Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan
pemikirannya konstruktif yang berpengaruh pada kepentingan
perusahaan.
Penilaian

Menerima Menerima
kritik

saran

Memberi

Nilai

pemikira
n

55

konstruk
tif
Sangat baik
Baik

Selalu
Hampir

Selalu
Selalu

Selalu
Hampir

5
4

Cukup

Selalu
Kadang-

Selalu

Selalu
Kadang-

Kurang

kadang
Sesekali

Hampir

kadang
Sesekali

Buruk

Sesekali

Selalu
Kadang-

Sesekali

kadang

3. Kebanggaan
Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan
menjaga citra / nama baik perusahaan dan membela kepentingan
perusahaan secara konstruktif.
Penilaian

Bangga

Jaga citra

Membela

perusaha

perusaha

an

Nilai

an

Sangat baik
Baik

Selalu
Selalu

Selalu
Hampir

Selalu
Hampir

5
4

Cukup

Selalu

Selalu
Kadang-

Selalu
Kadang-

Kurang

Kadang-

kadang
Kadang-

kadang
Kadang-

Buruk

kadang
Kadang-

kadang
Sesekali

kadang
Sesekali

kadang

4. Kepercayaan
Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada
perusahaan.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk

Yakin
Selalu
Hampir selalu
Kadang-kadang
Sesekali
Tidak pernah

Nilai
5
4
3
2
1
56

5. Keadilan
Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan
urutan kepentingan perusahaan.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk

Bertindak Adil
Selalu
Hampir selalu
Kadang-kadang
Sesekali
Tidak pernah

Nilai
5
4
3
2
1

C. Kepribadian
1. Keramahan
Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi
bahasanya.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk

Murah Senyum
Selalu
Hampir selalu
Kadang-kadang
Sesekali
Tidak pernah

Nilai
5
4
3
2
1

2. Kerapihan
Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan
hasil kerjanya.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk

Rapi
Selalu
Hampir selalu
Kadang-kadang
Sesekali
Tidak pernah

Nilai
5
4
3
2
1

3. Disiplin

57

Patuh

pada

peraturan

&

tata

tertib

perusahaan

dalam

melaksanakan pekerjaannya.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk

Pelanggaran &

Nilai

Tata tertib
Ox
3x
5x
7x
>7x

5
4
3
2
1

4. Sikap mental positif


Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat
melaksanakan pekerjaannya.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk

Berpikir dan
berperilaku
Selalu
Hampir selalu
Kadang-kadang
Sesekali
Tidak pernah

Nilai
5
4
3
2
1

5. Inisiatif
Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan
tindakan yang diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa
menunggu perintah atasan atau dari manapun juga.

Penilaian
Sangat Baik
Baik

Memberikan

Nilai

Gagasan
>3x
3x

5
4

58

Cukup
Kurang
Buruk

2x
1x
Tidak pernah

3
2
1

X.4. Peningkatan Kompetensi SDM


Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik
dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan
pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan
pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja.
Pendidikan
- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam
Medis adalah sebagai berikut :

DIII Rekam Medis

S1 Informasi Kesehatan

S3 Manajemen Rumah Sakit.

Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik
dilaksanakan melalui:
- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan
oleh Rumah Sakit x, meliputi:

Pelatihan Manajemen Umum

Pelatihan Sistem Dokumentasi

Pelatihan Manajemen Mutu

Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.

Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran

Pelatihan Evaluasi Kinerja

59

- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang


diikuti sesuai dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu
pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.

60

BAB XI
PROGRAM ORIENTASI
Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai

yang masuk ke

Instalasi Rekam Medis, sebelum orientasi diadakan pre test dan post
tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan materi yang meliputi :
1. Penerimaan pasien
2. Pencatatan
3. Pengolahan data medis
4. Penyimpanan
5. Pengambilan kembali
6. Penyusutan/Pemusnahan
Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :
Tabel 11.1
Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis
HAR

MATERI

WAKT
U

A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM


MEDIS
Pengenalan personil
Orientasi ruangan dan produk RS. x
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur
I

organisasi RSRP
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur
organisasi IRM
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM
Sosialisasi uraian jabatan dan tata

II

III

PENGARAH

hubungan kerja
Sosialisasi pedoman kerja
Sosialisasi keselamatan kerja
Sosialisasi indikator kinerja
Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja
Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis
sesuai dengan nama dan jabatan

Ka. IRM
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60

61

Tabel 11.2
Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis
HAR

MATERI

WAKT

PENGARAH

U
B. ADMISSION & REGISTRASI

Pj.Admission &
Registrasi

II

III

IV

Sosialisasi dasar-dasar

60

berkomunikasi
Penerimaan pasien
Penerimaan pasien
Penerimaan pasien
Penerimaan pasien

rawat jalan
rawat inap
TTKP
rawat inap

60
60
60
60

ODC 6 jam
Penerimaan pasien perusahaan

60

rekanan
Menyiapkan berka RM pasien

60

baru
Entry data pasien ke dalam

60

komputer
Pencatatan data/registrasi pasien

60

rawat jalan
Pencatatan data/registrasi pasien

60

rawat inap
Penerimaan telpon singkat
Penerimaan telpon panjang
Penerimaan telpon pendaftaran

60
60
60

Tabel 11.3
Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit
Instalasi Rekam Medis
HAR

MATERI

WAKT
U

C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE


I

PENGARAH
Pj. Manaj.

PENYAKIT
Sosialisasi bentuk dan macam formulir

60

RM

rekam medis
Assembling berkas RM rawat jalan

60
62

II
III

Assembling berkas RM rawat inap ( umum,

60

anak, kebidanan, bayi, ODC )


Menyusun berkas RM rawat inap baru

60

(umum, anak, kebidanan, bayi dan ODC )


Pemilahan berkas RM yang belum lengkap
Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim

60
60

Tabel 11.4
Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis
HAR

MATERI

WAKT

PENGARAH

U
D. STATISTIK DAN PELAPORAN

Pj. Manaj.
RM

II

III
IV

Cara mencetak sensus harian rawat jalan,

20

rawat inap dan penunjang medis.


Rekapitulasi sensus harian rawat jalan
Rekapitulasi sensus harian rawat inap
Rekapitulasi sensus harian penunjang

60
60
60

medis
Pengisian formulir asuransi, visum et

20

repertum dan form perusahaan rekanan


Pengetikan Surat Keterangan Lahir
Pengetikan Resume Medis

20
20

Tabel 11.5
Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM
Instalasi Rekam Medis
HAR

MATERI

WAKT
U

E. PENYIMPANAN DAN

Pj. Manaj.

PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM

II
III

PENGARAH

RM

MEDIS
Sosialisasi penerimaan berkas rekam

15

medis.
Sosialisasi sistem pendistribusian berkas

15

RM
Sosialisasi sistem penyimpanan dan

40

penjajaran
Sosialisasi sistem perawatan berkas RM

40
63

BAB XII
RAPAT
XII.1 Rapat Rutin
Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu

: Setiap Rabu ke tiga setiap bulan

Jam

: 12.00 s.d selesai

Tempat

: Ruang Instalasi Rekam Medis

Peserta

: Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj.


Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis
yang tidak bertugas.

Materi

1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.


2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3. Evaluasi

terhadap

materi

dan

pelaksanaan

pelayanan

Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya

peningkatan kinerja

SDM

di

Instalasi Rekam Medis.


5. Rekomendasi

dan

usulan

untuk

peningkatan

kinerja

pelayanan Instalasi Rekam Medis.


Kelengkapan Rapat

: Undangan, daftar hadir, notulen rapat,

laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan


XII.2 Rapat Insidentil

64

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :


Waktu

: Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu


hal yang perlu dibahas dan diselesaikan segera.

Jam

: Sesuai undangan

Tempat

: Sesuai undangan

Peserta

: Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj.


Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis
yang tidak bertugas.

Materi

: Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

Kelengkapan rapat

: Undangan, daftar hadir, notulen rapat,

laporan/rekomendasi /usulan kepada pimpinan

BAB XIII
PELAPORAN

XIII.1 Laporan Harian


Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :
1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang
4. Laporan rekam medis yang keluar per hari
XIII.2. Laporan Bulanan
Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
Laporan intern meliputi :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. x
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
3. Laporan produktifitas dokter
Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :
65

1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus


Pasien Rawat Inap Rumah Sakit
2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus
Pasien Rawat jalan Rumah Sakit
3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi
4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial
XIII.3. Laporan Tahunan
Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. x
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
Laporan Intern
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.
1. Laporan yang bersifat Vertikal
Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan
kepada atasan langsung dengan tembusan unit terkait, antara
lain:
a. Laporan

kunjungan

pasien

rawat

jalan,

inap

dan

penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR,
LOS, BTO, TOI, GDR, NDR.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.
e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di
Instalasi Rekam Medis.
g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
2. Laporan yang bersifat Horisontal

66

Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan


kepada unit-unit lain yang berkaitan di RS. x, antara lain:
-

Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum


tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.

Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.


a. Laporan Rutin meliputi
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS
4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.
5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian
Rekam Medis.
7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

b. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya
dan RS. x secara umum yang harus segera dilaporkan karena
berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti :
-

Laporan Asuransi

Laporan Visum Et Repertum

Resume

Laporan Ekstern
RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT

67

NAMA FORMULIR

KOD

PERIODE

LAPORAN

1
Data Kegiatan Rumah Sakit

RL1

Triwulan

JADWAL LAPORAN

4
Tanggal 15
Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas

RL2a

Triwulan

Pasien Rawat Inap RS


Data Keadaan Morbiditas

Tanggal 15
Bulan berikutnya

RL2b

Triwulan

Pasien Rawat Jalan RS

Tanggal 15
Bulan berikutnya

Data Keadaan Penyakit

RL2a

Khusus Pasien Rawat

Bulanan

Tanggal 15 Bulan
Berikut

InapRumah Sakit
Data Keadaan Penyakit

RL2b

Khusus Pasien Rawat Jalan

Bulanan

Tanggal 15 Bulan
Berikut

Rumah Sakit
Data Status Immunisasi

RL2c

Bulanan

Tanggal 15 Bulan
Berikut

Data Individual Morbiditas

Triwulan

Pasien Rawat Inap

Tanggal 25 Bulan
Sampling

Pasien Umum

RL2.

Pasien Obstetri

Bayi Baru Lahir/Lahir

RL2.

Mati

2
RL2.
3

Data Inventarisasi Pelayanan

RL.3

Tahunan

Tanggal 15 Januari
68

Rumah Sakit

per 31
Desember

Data Individual Ketenagaan

RL4a

Rumah Sakit

Tahunan

Tanggal 15 Januari

per 31
Desember

Data Peralatan Medik

RL5

Rumah Sakit

Tahunan

Tanggal 15 Januari

per 31
Desember

Data Infeksi Nosokomial


Rumah Sakit

RL6

Bulanan

Tanggal 15 Bulan
Berikut

69

Anda mungkin juga menyukai