(PERHATIAN !!!!!! Jangan di copy Paste, dapat dijadikan contoh setelah di kritisi dan
disesuaikan dengan situasi dan kondisi masing masing rumah sakit)
BAB I
PENDAHULUAN
Uraian tentang sedikit saja sejarah rekam medis di rumah sakit,
mengapa harus ada pedoman rekam medis dll
BAB II
GAMBARAN UMUM
II.1. Sejarah Rumah Sakit
II.2. Permasalahan
II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit
BAB III
VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN
RUMAH SAKIT X
BAB IV
Struktur Organisasi Rumah Sakit X
BAB V
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)
1. Tujuan Rekam Medis
Tujuan
rekam
medis
adalah
menunjang
tercapainya
tertib
berhasil
sebagaimana
diharapkan,
sedangkan
tertib
BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS
Contoh: Instalasi Rekam Medis x dipimpin oleh Kepala Instalasi
Rekam Medis yang membawahi 2 penanggung jawab yaitu Penanggung
Jawab Admission & Registrasi dan Penanggung Jawab Managemen
Rekam Medis.
Penanggung
Jawab
Admission
&
Registrasi
membawahi
Penerimaan
Pasien RI
(Admission)
Pj. Managemen
Rekam Medis
Penerimaan
Pasien RJ
(Registrasi)
Assembling
&Indeks
Kode
Pengyakit
Penyimpanan
& Distribusi
RM
Statistik &
Pelaporan
2
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
Staff
URAIAN JABATAN
VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis
Nama Jabatan
Unit Kerja
Ikhtisar Jabatan
pengelolaan
data
medis,
penyimpanan
dan
Membagi
tugas,
memberikan
petunjuk
serta
menyelia
sebagai
kerja,
pelaksanaan
dan
evaluasi
kegiatan
Sifat Jabatan :
Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit,
yaitu :
Senin Jumat
Sabtu
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :
Penerimaan pasien.
dan
mengevaluasi
prosedur
pencatatan
rekam
medis..
4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
5. Merencanakan
dan
mengevaluasi
sistem
dan
prosedur
sistem
dan
prosedur
dan
mengevaluasi
10.
dan libur.
14.
17.
18.
Melaksanakan tugas
lain
yang diberikan
oleh
atasan
JABATAN
UNIT
ORGANISASI
Penunjang
Medis
Instalasi
Rekam Medis
Bagian
Keperawatan
Bagian
2
3
6
DALAM HAL
Instalasi
Rekam Medis
Bagian
Keperawatan
Pelaporan
Pengarahan
Penugasan
Pengkoordinasian
kegiatan
Penugasan
Pengkoordinasian
kegiatan
Koordinasi tentang
pelayanan registrasi
pasien.
Koordinasi tentang
pelayanan registrasi
rawat inap
Koordinasi tentang
7
Darurat
Keperawatan
10
Karu Logistik
Bagian Umum
11
Bagian lain
yang terkait
pelayanan registrasi
pasien
Pengadaan ATK
Koordinasi tugas
ASPEK
FAKTOR
berAC
Resiko Bahaya :
N
O
FAKTOR
ASPEK
Stress manajerial
Tanggung
jawab
dan
beban
pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
N
JENIS
PENDIDIKA
PELATIHAN
PENGALAMAN
Minimal
- Pelatihan ICD 10
DIII Rekam
- Pelatihan Pelaporan
Medis.
Rumah Sakit
- Pengalaman di
Rekam Medis min 5
tahun.
- Pelatihan manajerial
rumah sakit
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
2. Berbadan
: laki-laki/wanita
Ikhtisar Jabatan
Hasil Kerja :
1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan
Juknis, Juklak dan SPO.
2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai
urutan.
3. Pasien
terdaftar
diruang
rawat
inap
sesuai
dengan
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah
sakit, yaitu :
Senin Sabtu
Senin Sabtu
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :
Penerimaan pasien.
hasil
pelaksanaan
tugas
agar
tidak
terjadi
kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi
dan laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien..
11
8. Melaksanakan
tugas
lain
yang
diberikan
atasan
untuk
laporan
kegiatan
pelayanan
Admission
dan
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.
2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam
medis dengan pasien yang akan diperiksa.
3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.
4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus,
hak kelas, dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah
sakit.
5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.
2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit
kerja yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :
1.
Staf Admission.
2.
Staf Registrasi
12
Korelasi Jabatan :
N
JABATAN
UNIT ORGANISASI
DALAM HAL
Penunjang Medis
Pelaporan
Medis
Penanggung jawab
Instalasi Rekam
Pengarahan
Pengkoordinasian
Managemen Rekam
Medis
kegiatan
Medis
Karu Instalasi Rawat
Bagian
Koordinasi tentang
Inap
Karu Instalasi Rawat
Keperawatan
Bagian
pelayanan registrasi RI
Koordinasi tentang
Jalan
Karu Intalasi Gawat
Keperawatan
Bagian
pelayanan registrasi RJ
Koordinasi tentang
Darurat
Keperawatan
pelayanan registrasi
Bagian yang
IGD
Koordinasi tugas
terkait
ASPEK
FAKTOR
terbuka,
umum
dan
berAC
Resiko Bahaya :
N
ASPEK
FAKTOR
Stress manajerial
Tanggung
jawab
dan
beban
pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
N
O
JENIS
PELATIHAN
PENGALAMAN
PENDIDIKAN
DIII Rekam
- Pelatihan Rekam
-Pengalaman di Admission
Medis/SLTA
Medis.
dan Registrasi
Plus
- Pelatihan Customer
tahun.
min 2
Service.
13
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
2. Berbadan
: laki-laki/wanita
3. Umur minimal
: 21 tahun
Ikhtisar Jabatan
14
Hasil Kerja :
1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan
SPO.
2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama.
3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.
4. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah
terprogram.
5. Uraian tugas.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis
3. Buku sistem pelaporan rumah sakit
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah
sakit, yaitu :
Senin Sabtu
Senin Sabtu
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :
Assembling Dan Indeks Kode Penyakit.
Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis.
15
hasil
pelaksanaan
tugas
agar
tidak
terjadi
kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan
kepada atasan sebagai bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
8. Melaksanakan
tugas
lain
yang
diberikan
atasan
untuk
laporan
Instalasi
Rekam
Medis
secara
keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam
medis.
2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding,
indeksing dan pelaporan rekam medis.
3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.
4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas rekam medis.
2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja
lain yang terkait.
16
JABATAN
UNIT
DALAM HAL
ORGANISASI
Penunjang Medis
Pelaporan
Medis
Penanggung jawab
Instalasi Rekam
Pengarahan
Penugasan
Admission Dan
Medis
Pengkoordinasian
Registrasi
Karu Instalasi Rawat
Bagian
kegiatan
Koordinasi tentang
Inap
Keperawatan
Bagian
RI
Koordinasi tentang
Jalan
Keperawatan
Bagian
RJ
Koordinasi tentang
Darurat
Keperawatan
Bagian yang
IGD
Koordinasi tugas
terkait
ASPEK
FAKTOR
Resiko Bahaya :
N
ASPEK
FAKTOR
17
Stress manajerial
Tanggung
jawab
dan
beban
pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
N
O
JENIS
PELATIHAN
PENGALAMAN
PENDIDIKAN
DIII Rekam
- Pelatihan Rekam
Medis/SLTA Plus
Medis.
-Pengalaman di rekam
medis min 2 tahun.
- Pelatihan Customer
Service.
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin
: laki-laki/wanita
2. Berbadan
3. Umur minimal
: 21 tahun
18
Ikhtisar Jabatan
Hasil Kerja :
1. Pasien
terdaftar
diruang
rawat
inap
sesuai
dengan
19
Senin Minggu
Senin Minggu
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.
2. Melakukan
wawancara
untuk
memperoleh
informasi
20
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang
di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat
inap.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan
golongan operasi pasien apabila dokter tidak menulis atau
tidak jelas tulisannya.
2.
JABATAN
Ka. Instalasi Rekam
UNIT
ORGANISASI
Penunjang Medis
Pelaporan
Instalasi Rekam
Pengarahan
Penugasan
Medis
Pengkoordinasian
Medis
Staff Admission
DALAM HAL
kegiatan
Kondisi Lingkungan Kerja :
NO
ASPEK
FAKTOR
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
Stress operasional
FAKTOR
Tanggung jawab dan beban
21
JENIS
PELATIHAN
PENDIDIKAN
DIII Rekam
- Pelatihan Rekam
Medis/SLTA
Medis.
Plus
- Pelatihan Customer
PENGALAMAN
Service.
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: jarang
3. Berjalan
: jarang
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan
22
Ikhtisar Jabatan
pendaftaran
Melakukan
tugas
pasien
rawat
jalan
dan
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik
sesuai urutan.
2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit
pelayanan/ poliklinik sebelum pasien diperiksa.
4. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter RS x
3. Daftar fasilitas RS. x
4. Formulir isian pasien.
5. Daftar tarif yang berlaku.
6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer ).
2. ATK.
23
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,
yaitu :
Senin Sabtu
Senin Sabtu
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan
2. .Melakukan
wawancara
untuk
memperoleh
informasi
12.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang
di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat
jalan.
24
Wewenang :
1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui
kepastian kedatangannya.
2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan
kedatangan pasien.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
NO
JABATAN
UNIT
DALAM HAL
ORGANISASI
1
Penunjang Medis
Pelaporan
Instalasi Rekam
Pengarahan
Penugasan
Medis
Pengkoordinasian
Medis
Staff Registrasi
kegiatan
ASPEK
Tempat kerja : Registrasi
FAKTOR
Diruang tertutup ber AC
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
Stress operasional
FAKTOR
Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran rawat jalan.
25
Syarat Jabatan :
NO
1
JENIS PENDIDIKAN
PELATIHAN
- Pelatihan Rekam
SLTA Plus
Medis.
PENGALAMAN
- Pelatihan Customer
Service.
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan
26
Ikhtisar Jabatan
27
Hasil Kerja :
1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap
tersusun rapi.
2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan
rawat inap serta susunan langkah kode diagnosa penyakit.
2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi).
3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang
belum di assembling dan belum dikoding.
Perangkat kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,
yaitu :
Senin Sabtu
Senin Sabtu
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang
meliputi :
Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan
dari penanggung jawab berkas rekam medis.
28
tugas
lain
yang
diberikan
atasan
untuk
Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2. Kebenaran indeks kode penyakit.
29
Wewenang :
1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja
Korelasi Jabatan :
NO
JABATAN
UNIT
DALAM HAL
ORGANISASI
Penunjang Medis
Pelaporan
Medis
Penanggung jawab
Instalasi Rekam
Pengarahan
Penugasan
Medis
Pengkoordinasian
kode penyakit
kegiatan
ASPEK
FAKTOR
Rekam Medis
terbuka
Resiko Bahaya :
N
O
1
ASPEK
Stress operasional
FAKTOR
Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas.
Syarat Jabatan :
NO
JENIS PENDIDIKAN
PELATIHAN
PENGALAMA
N
- Pelatihan ICD
Plus
30
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan
31
Ikhtisar Jabatan
Hasil Kerja :
1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan
tepat.
2. Kontrol
terhadap
pengembalian
rekam
medis
ke
ruang
penyimpanan.
3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di
ruang penyimpanan.
4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.
Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis.
2. Tracer
3. Buku ekspedisi.
32
4. A T K
5. Berkas rekam medis.
6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas
rekam medis.
Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit,
yaitu :
Senin Sabtu
Senin Sabtu
Uraian Tugas :
1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam
medis, meliputi :
Menerima
permintaan
berkas
rekam
medis
dari
pendaftaran.
Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.
Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor
berkas rekam medis yang diminta, dengan menempatkan
tracer pada posisi rekam medis yang keluar.
Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke
poliklinik atau ruang perawatan dalam buku ekspedisi.
Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari
ruang
penyimpanan
berkasnya
oleh
ke
petugas
pendaftaran
registrasi
untuk
disiapkan
maupun
admission
33
bon
peminjaman,
mencari
dan
mengantar
rekam
medis
yang
kembali
dengan
bon
peminjaman.
7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali
dalam waktu tertentu.
8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.
9. Melaksanakan
tugas
lain
yang
diberikan
atasan
untuk
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari
rak penyimpanan.
34
dokter
yang
akan
mengisi
formulir
asuransi,
JABATAN
Ka. Instalasi Rekam Medis
Staf Penyimpanan dan
Pendistribusian berkas RM
UNIT
DALAM HAL
ORGANISASI
Penunjang Medis
Pelaporan
Penunjang Medis
Pengarahan
Penugasan
Pengkoordinasian
kegiatan
35
ASPEK
Tempat kerja : Penyimpanan
FAKTOR
Diruang tertutup dan
berAC
Diruang terbuka
rumah sakit
Resiko Bahaya :
N
O
1
ASPEK
FAKTOR
Stress
manajerial
Syarat Jabatan :
NO
JENIS PENDIDIKAN
PELATIHAN
PENGALAMA
N
- Pelatihan ICD
Plus
- Pelatihan Pelaporan
Rumah Sakit
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1 Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2 Berbadan
36
Ikhtisar Jabatan
Mengontrol
kebenaran
dan
ketepatan
sensus
harian
di
Hasil Kerja :
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan
penunjang medis.
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.
3. Laporan intern x
4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6.
37
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem
pelaporan rumah sakit.
2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.
Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah
sakit, yaitu :
Senin Sabtu
Senin Sabtu
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:
Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien
yang sebenarnya.
Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi
dan dokter prakteknya.
Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar
berdasarkan kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat.
Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan
laporan kegiatan rumah sakit.
Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap
dan penunjang.
38
berkas
pengisian form
rekam
medis
untuk
kepentingan
mortalitas,
dan
penyakit
menular,
efisiensi
39
Korelasi Jabatan :
NO
JABATAN
UNIT
DALAM HAL
ORGANISASI
Penunjang Medis
Pelaporan
Medis
Penanggung jawab
Instalasi Rekam
Pengarahan
Penugasan
Statistik dan
Medis
Pengkoordinasian
Pelaporan
kegiatan
ASPEK
Tempat kerja :
FAKTOR
Diruang tertutup dan berAC
Pengolahan Data
Tempat kerja :
Penyimpanan
Resiko Bahaya :
NO
1
ASPEK
Stress manajerial
FAKTOR
Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
NO
1
JENIS
PELATIHAN
PENDIDIKAN
DIII Rekam
- Pelatihan ICD
Medis/SLTA Plus.
- Pelatihan Pelaporan
PENGALAMAN
Rumah Sakit
Upaya Fisik :
1. Duduk
: sering
2. Berdiri
: sering
3. Berjalan
: sering
4. Memegang
: sering
40
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan
BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA
Skema Hubungan Kerja
41
IRJ
IRNA
Keuangan
Manajemen
INTERN
PASIEN
INSTALASI
REKAM MEDIS
DOKTER
EKSTERN
ASURANSI
REKANAN
Dep.Kes/Pem
LAIN-LAIN
koordinasi
dan
informasi
dalam
pelaksanaan
BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI
43
bertujuan
untuk
mempertahankan
dan
sasarannya
44
Tabel 9.1
POLA KETENAGAAN
INSTALASI REKAM MEDIS RS. X
NAMA JABATAN
KUALIFIKASI
FORMAL & INFORMAL
TENAGA YANG
DIBUTUHKAN
1
(Pelatihan ICD 10 +
Pelatihan Pelaporan RS +
Pengalaman
Kerja
minimal 5 tahun )
Penanggung jawab
Admission Dan Registrasi
Penanggung jawab
Managemen Rekam Medis
Staf Admission
Staf Registrasi
45
18
tidak seimbang
46
dapat dilakukan
dengan cara :
Dari mulut ke mulut.
Iklan media cetak.
Lembaga-lembaga pendidikan
2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan
Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi
Rekam Medis dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan
tuntutan jabatan yang diinginkan.
pelamar
harus
melalui
proses
seleksi
umum
yang
Pengetahuan
tentang
manajemen
umum
dan
kepemimpinan meliputi :
47
program-program
statistik
untuk
48
sertifikat
penting
seperti
sertifikat
penggunaan informasi
kesehatan
untuk
rencana anggaran.
8. Manajemen mutu pelayanan
- Penyusunan dan penyajian indikator
- Meneliti
kelengkapan
rekam
medis
sebagai
upaya
menjaga mutu.
- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan
kelembapan, kebakaran maupun kehilangan.
- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk
berbagai pelayanan.
- Melaksanakan
proses
rekam
medis
sesuai
standar
49
100
soal,
dengan
materi
soal
sesuai
dengan
Batas kelulusan
3.
Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
-
4. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap
penyelenggaraan
rekam
medis,
pandangan
terhadap
50
BAB X
PENILAIAN KINERJA SDM
X. 1. Penilaian Kinerja SDM
Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan
kualitas kerja menjadi tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak
bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang memadai
untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional
maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap
karyawan
akan
menghasilkan
kinerja
perusahaan
secara
menyeluruh.
Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen
penilaian kinerja, yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian
Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi kerja yang
harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas
dasar skala dengan peringkat baik sekali angka 5 (lima) sampai
dengan Buruk angka 1 (satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga
bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan
kepribadian.
Penilaian
prestasi
kerja
ini
merupakan
instrumen
51
dibutuhkan,
kompensasi,
pengakuan
dan
penghargaan
bagi
karyawan.
X.2. Tujuan dan Sasaran
A. Tujuan ( > 1 tahun )
Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :
Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja
yang
harus
dicapai
dan
bagaimana
mencapainya,
yang
52
Cepat
Jauh lebih cepat
Lebih cepat
Susuai
Lebih lama
Jauh lebih lama
Nilai
5
4
3
2
1
Catatan :
-
Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau
rencana kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.
Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus
terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.
2. Ketepatan
Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan
(Standar Prosedur Operasional)
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk
Cepat
99 %
96 % - 98 %
95 %
93 % - 94 %
92 %
Nilai
5
4
3
2
1
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk
Cepat
Jauh lebih banyak
Lebih banyak
Susuai
Lebih sedikit
Jauh lebih sedikit
Nilai
5
4
3
2
1
Catatan :
Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh
masing-masing kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan
harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.
Cepat
Jauh lebih banyak
Lebih banyak
Susuai
Lebih sedikit
Jauh lebih sedikit
Nilai
5
4
3
2
1
Catatan :
Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey
kepuasan dari para pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili
oleh minimal Kaur dari masing-masing bagian.
B. Kerja sama
54
1. Komunikasi
Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah
pikirannya (setelah mempertimbangkan pemikiran orang lain)
dengan jelas, lugas dan tepat waktu.
Penilai
Pendeng
an
ar
Jelas
Lugas
Tepat
Nila
Waktu
Yang
baik
Sangat
Selalu
Selalu
Selalu
Selalu
Baik
Baik
Selalu
Selalu
Selalu
Kadang-
Selalu
Selalu
Kadang-
kadang
Selalu
Cukup
Selalu
Selalu
kadang
Kadang-
Kadang-
Kurang
Kadang-
Selalu
kadang
Kadang-
kadang
Kadang-
kadang
Selalu
Kadang-
kadang
Kadang-
kadang
Kadang-
Kadang-
kadang
Kadang-
kadang
Kadang-
kadang
Kadang-
kadang
kadang
kadang
kadang
Buruk
2. Keterbukaan.
Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan
pemikirannya konstruktif yang berpengaruh pada kepentingan
perusahaan.
Penilaian
Menerima Menerima
kritik
saran
Memberi
Nilai
pemikira
n
55
konstruk
tif
Sangat baik
Baik
Selalu
Hampir
Selalu
Selalu
Selalu
Hampir
5
4
Cukup
Selalu
Kadang-
Selalu
Selalu
Kadang-
Kurang
kadang
Sesekali
Hampir
kadang
Sesekali
Buruk
Sesekali
Selalu
Kadang-
Sesekali
kadang
3. Kebanggaan
Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan
menjaga citra / nama baik perusahaan dan membela kepentingan
perusahaan secara konstruktif.
Penilaian
Bangga
Jaga citra
Membela
perusaha
perusaha
an
Nilai
an
Sangat baik
Baik
Selalu
Selalu
Selalu
Hampir
Selalu
Hampir
5
4
Cukup
Selalu
Selalu
Kadang-
Selalu
Kadang-
Kurang
Kadang-
kadang
Kadang-
kadang
Kadang-
Buruk
kadang
Kadang-
kadang
Sesekali
kadang
Sesekali
kadang
4. Kepercayaan
Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada
perusahaan.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk
Yakin
Selalu
Hampir selalu
Kadang-kadang
Sesekali
Tidak pernah
Nilai
5
4
3
2
1
56
5. Keadilan
Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan
urutan kepentingan perusahaan.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk
Bertindak Adil
Selalu
Hampir selalu
Kadang-kadang
Sesekali
Tidak pernah
Nilai
5
4
3
2
1
C. Kepribadian
1. Keramahan
Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi
bahasanya.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk
Murah Senyum
Selalu
Hampir selalu
Kadang-kadang
Sesekali
Tidak pernah
Nilai
5
4
3
2
1
2. Kerapihan
Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan
hasil kerjanya.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk
Rapi
Selalu
Hampir selalu
Kadang-kadang
Sesekali
Tidak pernah
Nilai
5
4
3
2
1
3. Disiplin
57
Patuh
pada
peraturan
&
tata
tertib
perusahaan
dalam
melaksanakan pekerjaannya.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Cukup
Kurang
Buruk
Pelanggaran &
Nilai
Tata tertib
Ox
3x
5x
7x
>7x
5
4
3
2
1
Berpikir dan
berperilaku
Selalu
Hampir selalu
Kadang-kadang
Sesekali
Tidak pernah
Nilai
5
4
3
2
1
5. Inisiatif
Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan
tindakan yang diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa
menunggu perintah atasan atau dari manapun juga.
Penilaian
Sangat Baik
Baik
Memberikan
Nilai
Gagasan
>3x
3x
5
4
58
Cukup
Kurang
Buruk
2x
1x
Tidak pernah
3
2
1
S1 Informasi Kesehatan
Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik
dilaksanakan melalui:
- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan
oleh Rumah Sakit x, meliputi:
59
60
BAB XI
PROGRAM ORIENTASI
Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai
yang masuk ke
Instalasi Rekam Medis, sebelum orientasi diadakan pre test dan post
tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan materi yang meliputi :
1. Penerimaan pasien
2. Pencatatan
3. Pengolahan data medis
4. Penyimpanan
5. Pengambilan kembali
6. Penyusutan/Pemusnahan
Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :
Tabel 11.1
Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis
HAR
MATERI
WAKT
U
organisasi RSRP
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur
organisasi IRM
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM
Sosialisasi uraian jabatan dan tata
II
III
PENGARAH
hubungan kerja
Sosialisasi pedoman kerja
Sosialisasi keselamatan kerja
Sosialisasi indikator kinerja
Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja
Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis
sesuai dengan nama dan jabatan
Ka. IRM
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
61
Tabel 11.2
Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis
HAR
MATERI
WAKT
PENGARAH
U
B. ADMISSION & REGISTRASI
Pj.Admission &
Registrasi
II
III
IV
Sosialisasi dasar-dasar
60
berkomunikasi
Penerimaan pasien
Penerimaan pasien
Penerimaan pasien
Penerimaan pasien
rawat jalan
rawat inap
TTKP
rawat inap
60
60
60
60
ODC 6 jam
Penerimaan pasien perusahaan
60
rekanan
Menyiapkan berka RM pasien
60
baru
Entry data pasien ke dalam
60
komputer
Pencatatan data/registrasi pasien
60
rawat jalan
Pencatatan data/registrasi pasien
60
rawat inap
Penerimaan telpon singkat
Penerimaan telpon panjang
Penerimaan telpon pendaftaran
60
60
60
Tabel 11.3
Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit
Instalasi Rekam Medis
HAR
MATERI
WAKT
U
PENGARAH
Pj. Manaj.
PENYAKIT
Sosialisasi bentuk dan macam formulir
60
RM
rekam medis
Assembling berkas RM rawat jalan
60
62
II
III
60
60
60
60
Tabel 11.4
Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis
HAR
MATERI
WAKT
PENGARAH
U
D. STATISTIK DAN PELAPORAN
Pj. Manaj.
RM
II
III
IV
20
60
60
60
medis
Pengisian formulir asuransi, visum et
20
20
20
Tabel 11.5
Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM
Instalasi Rekam Medis
HAR
MATERI
WAKT
U
E. PENYIMPANAN DAN
Pj. Manaj.
II
III
PENGARAH
RM
MEDIS
Sosialisasi penerimaan berkas rekam
15
medis.
Sosialisasi sistem pendistribusian berkas
15
RM
Sosialisasi sistem penyimpanan dan
40
penjajaran
Sosialisasi sistem perawatan berkas RM
40
63
BAB XII
RAPAT
XII.1 Rapat Rutin
Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu
Jam
Tempat
Peserta
Materi
terhadap
materi
dan
pelaksanaan
pelayanan
Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya
peningkatan kinerja
SDM
di
dan
usulan
untuk
peningkatan
kinerja
64
Jam
: Sesuai undangan
Tempat
: Sesuai undangan
Peserta
Materi
Kelengkapan rapat
BAB XIII
PELAPORAN
kunjungan
pasien
rawat
jalan,
inap
dan
penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR,
LOS, BTO, TOI, GDR, NDR.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.
e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di
Instalasi Rekam Medis.
g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
2. Laporan yang bersifat Horisontal
66
b. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya
dan RS. x secara umum yang harus segera dilaporkan karena
berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti :
-
Laporan Asuransi
Resume
Laporan Ekstern
RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT
67
NAMA FORMULIR
KOD
PERIODE
LAPORAN
1
Data Kegiatan Rumah Sakit
RL1
Triwulan
JADWAL LAPORAN
4
Tanggal 15
Bulan berikutnya
RL2a
Triwulan
Tanggal 15
Bulan berikutnya
RL2b
Triwulan
Tanggal 15
Bulan berikutnya
RL2a
Bulanan
Tanggal 15 Bulan
Berikut
InapRumah Sakit
Data Keadaan Penyakit
RL2b
Bulanan
Tanggal 15 Bulan
Berikut
Rumah Sakit
Data Status Immunisasi
RL2c
Bulanan
Tanggal 15 Bulan
Berikut
Triwulan
Tanggal 25 Bulan
Sampling
Pasien Umum
RL2.
Pasien Obstetri
RL2.
Mati
2
RL2.
3
RL.3
Tahunan
Tanggal 15 Januari
68
Rumah Sakit
per 31
Desember
RL4a
Rumah Sakit
Tahunan
Tanggal 15 Januari
per 31
Desember
RL5
Rumah Sakit
Tahunan
Tanggal 15 Januari
per 31
Desember
RL6
Bulanan
Tanggal 15 Bulan
Berikut
69