SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN & SISTEM

AKUNTANSI BIAYA
Makalah Ini Diselesaikan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Akuntansi
Dosen Pengampu:

Siswanto, M.Pd.

Ditulis oleh:
Sariyatul Ilyana

12803241025

Pendidikan Akuntansi A 2012

PENDIDIKAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2013

Kata Pengantar

Segala puji bagi allah swt yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya
kepada kita semua, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah mata kuliah
Sistem Akuntansi yaitu Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan.
Kami ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis
sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik dan sesuai
waktunya.
Kami harap laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan menambah
ilmu pengetahuan kita semua.
Akhir kata dari penulis, terima kasih dan mohon maaf atas segala ketidak
sempurnaan dari penyusunan laporan ini.

Yogyakarta, 19 Desember 2013

Penulis

Daftar Isi

Halaman Judul

...i
2

Kata Pengantar.........................................................................................................ii
Daftar Isi.................................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1
A.

Latar Belakang..........................................................................................1

B.

Rumusan Masalah.....................................................................................1

C.

Tujuan........................................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................3
A.

Deskripsi kegiatan.....................................................................................3

B.

Dokumen yang digunakan.........................................................................3

C.

fungsi yang terkait...................................................................................13

D.

Penjelasan Unsur Pengendalian Intern....................................................18

E.

Sistem Otorisasi Prosedur.......................................................................19

1.

Surat order produksi diotorisasi oleh kepala fungsi produksi.....................19

F. Praktik yang sehat.......................................................................................20

G.

Bagan alir dokumen sistem pengupahan.................................................22

H.
Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Lingkungan
Pengolahan Data Elektronik...............................................................................23
I.

Distribusi Biaya Gaji Dan Upah.................................................................24

BAB III PENUTUP...............................................................................................28

A.

Kesimpulan..............................................................................................28

DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................29

BAB I
PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan jabatan
manajer, sedangkan

upah

umumnya

meruakan

pembayaran

atas

penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana. Umumnya, gaji

dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan
hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh
karyawan. Dalam makalah ini diuraikan sistem penggajian bagi karyawan
yang dibayar tetap bulanan, dan sistem pengupahan bagi karyawan yang
dibayar berdasar ari, jam, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan.
B.

Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan sistem penggajian dan pengupahan?

2. Apa dokumen yang terkait dalam sistem?
3. Apa fungsi yang terkait dalam sistem?
4. Bagaimana penjelasan unsur pengendalian intern dalam sistem
5.
6.
7.
8.
9.
10.

penggajian dan pengupahan?

Bagaimana sistem otorisasi yang dilakukan dalam sistem ini?
Bagaimana surat otorisasi produksi oleh kepala fungsi produksi?
Bagaimana praktik sistem penggajian dan pengupahan yang sehat?
Bagaimana bagan alir dokumen penggajian?
Bagaimana sistem penggajian dan pengupahan dalam lingkungan data
elektronik?
Bagaimana distribusi biaya penggajian?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui sistem penggajian dan pengupahan
2. Untuk mengetahui dokumen yang terkait dalam sistem penggajian dan

pengupahan
3. Untuk mengetahui fungsi yang terkait dalam sistem

4. Untuk memahami penjelasan unsur pengendalian intern dalam sistem

5.
6.
7.
8.
9.
10.

penggajian dan pengupahan

Untuk mengetahui sistem otorisasi yang dilakukan dalam sistem
Untuk mengetahui surat otorisasi produksi
Untuk mengetahui praktik sistem penggajian dan pengupahan yang sehat
Untuk mengetahui bagan alir dokumen penggajian
Untuk mengetahui sistem penggajian dan pengupahan dalam lingkungan
data elektronik
Untuk mengetahui distribusi biaya penggajian

BAB II
PEMBAHASAN

A Deskripsi kegiatan
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur
melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan akuntansi. Fungsi
kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan
jawaban, penetapan tarif, gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat,
mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaan dan penetapan
berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah
karyawan.
Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan
pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan .
fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan
distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok
produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan
pengupahan adalah:
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama
periode akuntansi tertentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggung
jawaban selama periode akuntansi tertentu
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selam periode
akuntansi tertentu
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan
setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tetentu.

D. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan daftar upah
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
6

7. Amplop gaji dan upah

8. Bukti kas keluar

Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. dokumen- dokumen ini

umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat- surat keputusan
yang bersangkutan dengan karyawan seperti misalnya surat keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah,
penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan ( skorsing),
pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirim ke fungsi
pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan
upah.
Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatatan waktu
untuk mencatat jam hadir setiap kariawn perusahaan. Catatan jam hadir
karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir
yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
Kartu jam kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang
dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung guna mengerjakan pesanan tertentu.
Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik an diserahkan ke fungsi pembuat
daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir.
Sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis
produk atau pesanan. Seperti telah disebutkan diatas, catatn waktu kerja ini
hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan.
dalam perusahaan yang produksinya massa, karyawan pabrik mengerjakan
pekerjaan yang sama dari hari ke hari sehingga tidak diperlukan data untuk
melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik. Semua biaya tenaga
kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk
yang sama. Lihat contoh kartu jam kerja pada gambar dibawah ini.

DARTAR HADIR KARYAWA

Minggu yang berakhir tanggal

Nama
karyawan

KARTU HADIR
No.
Nama
Jam biasa
Jam lembur

Periode
Tarif
Tarif

Jml.
Jml.
Jumlah Penghasilan:

Potongan :
Pph psl. 21 :
Uang
:
Lain- Lain :
Jumlah Potongan
Jumlah yang harus dibayar
M

1
2
3
4
5
6
7

Daftar Gaji dan upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah btuto setiap karyawan,
dikurangipotongan- potongan berupa PPh Pasal 21, Utang Karyawan,
iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya. Lihat contoh daftar
gaji dibawah ini

KARTU JAM KERJA

Nama
Box

Potong Box

Jam

potong

kerja
Tgl.

No. Kartu jam kerja

Namabarang

No Order

Jumlah potong barang

Waktu

Mandor

Kepala bagian

Total ja
kerja

Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Dokumen ini merupakan
ringkasan gaji dan upah perdepartemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji
dan upah. dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap
daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungan
dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga
kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar
gaji dan upah.
Surat pernyataan gaji dan upah. Dokumen ini dibuat oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan
upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuat dftar gaji dan upah.
Dokumen ini dibuat sebagai catatn bagi setiap karyawan mengenai rincian
gaji an upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan. Lihat contoh surat pernyataan gaji
dan upah pada gambar dibawah ini.

DAFTAR GAJI BULANAN

Nama Karyawan

No induk Jumlah

Jumlah

hari kerja jam

Tarif gaji
Jumlah Per

Gaji

Gaji

biasa

lembur gaji

lembur
1
2

10

Total

3
4
5
6
7

Potongan gaji karyawan

Gaji
bersih
Pph Pasal 21 Iuran

Dana

organisasi pensiun

Koperasi Yayasan Lain- Jumlah

lain

potongan

karyawan
1
2
3
4
Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada
setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah . dihalaman muka amplop
gaji dan upah setiap karyawan ni berisi informasi mengenai nama
karyawan. Nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang
diterima karyawan dalam bulan tertentu.

11

DAFTAR UPAH UNTUK MINGGU

Hari dan jam kerjaJml.

Jml.

Jam

Jam

Nama karyawan Nomor

induk

kerja lmbr

Upah
Tarif

biasa

upah

biasa
Jmlah

per

1
2
3
4

R . TANGGAL
pah lembur

Total

Potongan upah karyawan

upah

Upah
bersih
Pph Dana
psl

pensiun

Koperasi yayasan Lain- Jumlah

lain

potongan

21
1
2
3
4
5
6

12

Bukti kas keluar . dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang
dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan
informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat
daftar gaji dan upah. Lihat gambar dibawah ini.

REKAPITULASI GAJI BULANAN

Potongan gaji karyawan
Departemen/bagian

Gaji

PPH Iuran
Dana Lain- bersih
Gaji Gaji
biasa
pensiun lain
lembur psl 21 Orng
Karyawan

PT Eliona Sari
Jln. Satwa CT 8/94
Yogyakarta

SURAT PERNYATAAN GAJI DAN UPAH

Bulan

Nama
No induk karyawan
Departemen
Bagian

13

REKAPITULASI UPAH MINGGU YANG BERAKHIR TGL

Potongan gaji karyawan

Upah

Departemen/bagian Upah Upah

biasa
Lainlembur PPH Iuran OrngDana
psl 21 Karyawan pensiun lain

bersih

Gaji/ Upah biasa

Rp

Gaji/ upah Lembur

Jumlah gaji/ Upah bruto

Rp

Catatan Akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi
yang
digunakan
dalam pencatatan gaji dan upah adalah
PPH
Pasal
21
Rp :
Iuran Org. Karyawan

1. Jurnal umum

2. Kartu harga
produk
Danapokok
pensiun
3. Kartu biaya

Lain- lain

4. Kartu penghasilan karyawan

Jurnal umum. Dalam pencatatn gaji dan upah jurnal umum

digunkan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap
departemen dalam perusahaan.
Jumlah potongan

Gaji/ Potongan

Rp

14

Kartu harga pokok produk. Catatan ini digunakan untuk mencatat

upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tetentu.
Kartu biaya . catatn ini digunkan untuk mencatat biaya tenaga kerja
non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumberinformasi
untuk pencatatn dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. Kartu biaya
dapat menggunkan formulir rekening dengan debit lebar ( wide debit
ledger)
Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk
mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap
karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar
penghitungan PPH pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Selain
itu kartu ini juga dapat digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah
karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang
bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini,
setiap karyawan hanya mengetahui gaji atau upahnya sendiri, sehingga
rahasia penghasilan karyawan tertenti tidak diketahui oleh karyawan yang
lain.
E. fungsi yang terkait
fungsi yangKARTU
terkait dalam
sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan
PENGHASILAN
KARYAWAN
adalah sebagai berikut:
1. fungsi kepegawaian
Nama
No. induk

Departemen

Bagian

2. fungsi pencatat waktu

3. fungsiJanuari
pembuat daftar
gaji dan
upah
Pghasilan
Februari
Maret
dan
4. fungsi akuntansi
potongan
5. fungsi keuangan
Gaji/upah
biasa
Gaji/upah
lembur

April

Mei

Jumlah
total

Jumlah
gaji/upah
Pot.
Pph. ps. 21
Iuran
organisasi
krywn
Dana
pensiun
Lain-lain
Jumlah
potongan
Gaji/upah
bersih

15

fungsi kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon
karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan
tarif gaji dan upah karyawan. Kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi
karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi pada Gambar
fungsi kepegawaian berada di tangan Bagian Kepegawaian, dibawah Departemen
Personalia dan Umum.
Fungsi pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan
fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi
operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Dalam struktur organisasi

16

pada Gambar fungsi pencatat waktu berada di tangan bagian pencatat waktu,
dibawah Departemen Personalia dan Umum
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban
setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan
upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi
akuntansi guna pembuatan bukti kas kelaur yang dipakai sebagai dasar untuk
pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Dalam struktur organisasi pada
Gambar 7.1 fungsi pembuat daftar gaji dan upah berada di tangan Bagian Gaji dan
Upah, dibawah Departemen Personalia dan Umum.
Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi
bertanggungjawab utnuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya
dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah
karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Dalam struktur organisasi pada
gambar 7.1 fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan berada di tangan Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian
Jurnal.
1. Bagian Utang

Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk meproses
pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan
upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi
kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah
kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah
tersebut.
2. Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk mencatat distribusi
biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan

17

rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja
langsung pabrik).
3. Bagian Jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggungjawab untuk
mencatat biaya dan upah dalam jurnal umum.
Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah
dan menguangkan cek tersebut ke Bank. Uang tunai tersebut kemudian
dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya
dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam struktur organisasi pada Gambar
7.1 fungsi keuangan berada di tangan Bagian Kasa.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pencatatan waktu kerja
3. Prosedur pembuatan daftar upah
4. Prosedur distribusi biaya upah
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
6. Prosedur pembayaran upah

Prosedur pencatatan waktu hadir

prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu
hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar
hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir
18

dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya

setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir
(berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin
pencatat

waktu (time recorder machine).

Pencatatan waktu

hadir ini

diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang
digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat
memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar
ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan
dalam jam biasa atau jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk
menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan
lembur (yang terakhir ini umumnya bertarif diatas tarif gaji biasa).
Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan
waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk
keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang
menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir
di perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut
dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan
demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja
langsung kepada produk yang diproduksi.
Prosedur Pembuatan daftar Gaji dan Upah
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan
upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah
surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan
daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi
mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan
upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan
PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah

19

Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi
biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan
harga pokok produk.
Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan
kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop
gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji
dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan
upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.
F. Penjelasan Unsur Pengendalian Intern
1. Fungsi pencatatan biaya harus terpisah dari fungsi poduksi

Kegiatan fungsi produksi pada dasarnya terdiri dari pemakaian berbagai

sumber ekonomi untuk menghasilkan produk yang merupakan sumber
ekonomi lain. Pencatatan konsumsi sumber ekonomi yang dilakukan oleh
fungsi produksi harus dilaksanakan oleh fungsi akuntansi agar data yang
dicatat dapat dijamin ketelitian dan keandalannya.
2. Fungsi pencatatan biaya harus terpisah dari fungsi yang
menganggarkan biaya
Agar data realisasi anggaran biaya dapat digunakan untuk mengendalikan
pelaksanaan anggaran, perlu diselenggarakan catatan akuntansi untuk
mencatat realisasi anggaran biaya. Fungsi ini harus terpisah dengan fungsi
yang menganggarkan biaya agar informasi yang dihasilkan dari kegiatan
pencatatan tersebut dapat diandalkan sebagai alat pengendali
3. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi produksi
Fungsi produksi bertanggung jawab untuk memproses bahan baku menjadi
produk jadi, sedangkan fungsi gudang bertanggung jawab atas
penyimpanan persediaan yang dihasilkan dari fungsi produksi. Pemisahan
fungsi gudang dari fungsi produksi tersebut akan menjamin kelancaran
proses produksi, keamanan persediaan, ketelitian dan keandalan data
akuntansi yang dihasilkan.
20

4. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi akuntansi

Fungsi gudang bertanggungjawab untuk menyelenggarakan pencatatan

catatan fisik (mutasi dan saldo fisik), sedangkan fungsi akuntansi
bertanggung jawab untuk menyelenggarakan pencatatan baik fisik maupun
dalam bentuk rupiah. Untuk menjamin keandalan catatan akuntansi
persediaan dan keamanan persediaan yang disimpan digudang, fungsi
gudang harus terpisah dari fungsi akuntansi persediaan.
G. Sistem Otorisasi Prosedur
1. Surat order produksi diotorisasi oleh kepala fungsi produksi

2.

3.

4.

5.

Kepala fungsi produksi adalah pemegang wewenang untuk

memerintahkan unit-unit organisasi yang dibawahnya dalam pelaksanaan
kegiatan produksi, maka surat order produksi harus diotorisasi oleh kepala
fungsi tersebut, sehingga semua dokumen yang dibuat untuk pelaksanaan
produksi memiliki dssar yang sahih.
Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang diotorisasi oleh
kepala fungsi produksi yang bersangkutan
Dokumen ini merupakan dokunen sumber sabagai dasar pencatatan
pengurangan persediaan yang dicatat dalam kartu gudang dan kartu
persediaan. Sehingga perlu untuk diotorisasi oleh kepala fungsi produksi
sebagai bukti bahwa pemakaian barang gudang yang tercantum dalam
dokumen memang diperlukan untuk kegiatan produksi.
Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi keuangan
Bukti kasa keluar merupakan dokumen sumber bagi pencatatan biaya
produksi yang dikeluarkan lewat kas. Oleh karena itu, agar bukti kas
keluar tersebut merupakan dokumen sumber yang sahih, dokumen tersebut
harus diotorisasi oleh kepala fungsi pencatatan utang sebagai bukti telah
dilakukannya verifikasi terhadap kesahihah dokumen yang mendukung
bukti kas keluar.
Secara periodik dilakukan penghitungan persediaan yang ada di
gudang untuk dicocokkan dengan kartu persediaan
Secara periode harus dilakukan pencocokan kuantitas fisik produk dari
fungsi gudang dan fungsi akuntansi untuk mendapatkan hasil yang akurat.
Daftar kebutuhan bahan dan dafta kegiatan produksi dibuat oleh
fungsi perencanaan dan pengawasan produksi dan diotorisasi oleh
kepala fungsi produksi.

21

Fungsi pengawasan produksi merupakan fungsi staff yang membantu

kepala fungsi produksi dalam merencanakan dan mengawasi pelaksanaan
produksi. Fungsi ini membuat rencana pemakaian bahan baku dan bahan
penolong yang dituangkan dalam dokumen daftar kebutuhan bahan dan
rencana kegiatan produksi yang dituangkan dalam daftar kegiatan
produksi. Dokumen ini berisi tolok ukut untuk mengawasi kegiatan
produksi sehingga harus diotorisasi oleh kepala fungsi produksi.
6. Kartu jam kerja diotorisasi oleh kepala fungsi produksi yang
bersangkutan
Dalam perusahaan yang produksinya berdasakna pesanan, kartu jam kerja
merupakan dokumen sumber sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja
langsung ke dalam kartu harga pokok produk tiap-tiap pesanan. Pencatatan
ke dalam kartu jam kerja diselenggarakan oleh fungsi produksi, diotorisasi
oleh kepala fungsi produksi.
H. Praktik yang sehat
Surat order produksi, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudan,
bukti kas keluar dan bukti memorial bernomor urut tercetak dan
penggunaannya dipertanggungjawabkan .
Pengawasan terhadap pemakaian berbagai dokumen sumber tersebut
dilakukan dengan membuat formulir dokumen dalam bentu bernomor urut
tercetak yang harus dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang

berwenang

untuk menggunakannya.
Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu biaya dengan rekening
kontrol biaya dalam buku besar.
Rekonsiliasi ini digunakan untuk mengecek ketelitian data yang dicatat
dalam kartu biaya dan rekening kontrol biaya yang bersangkutan dalam
buku besar.pencocokan ini dilaksanakan dalam suatu kegiatan yang
disebut penghitungan fisik persediaan.

Bagan alir sistem pengawasan produksi dan sistem akuntansi biaya

Prosedur yang digambarkan bagan alirnya meliputi:
1. Prosedur ored produksi
2. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang
3. Prosedur pengembalian barang gudang

22

4. Prosedur pencatatan jam kerja dan biaya tenaga kerja langsung

5. Prosedur produk selesai dan pencatatan pembebanan biaya overhead

pabrik
6. Prosedur pencatatan biaya overhead pabrik sesungguhnya, biaya
administrasi dan umum, dan biaya pemasaran yang berasal dari
pengeluaran kas yang menggunakan register bukti kas keluar dan jurnal
umum
7. Prosedur pencatatan biaya overhead pabrik sesungguhnya, biaya
administrasi dan umum dan biaya pemasaran yang berasal dari
pengeluaran kas dan yang menggunakan register bukti kas keluar
8. Prosedur pencatata biaya overhead pabrik sesungguhnya, biaya
adminstrasi dan umum dab biaya pemasaran yang berasal dari depresiasi,
amortiasi , deplesi, dan terpakainnya persekot biaya.

Bagain alir dokumen prosedur order produksi

Prosedur order produksi ditujukan untuk mengkoordinasikan kegiatan
pengolahan produk guna memenuhi pesanan pembelian atau kebutuhan
produk untuk jangka waktu tertentu.
Bagain alir dokumen prosedur permintaan dan oengeluaran barang
gudang
Karena umumnya perusahaan manufaktur menyelenggarakan persediaan
untuk bahan bakunya, maka guna pengambilan bahan baku dari gudang,
digunakan prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. Prosedur ini
digunakan

untuk

meminta

dan

mengeluarakan

barang-barang

yang

digudangkan.
I. Bagan alir dokumen sistem pengupahan
Berikut ini diuraikan sistem pengupahan, yang merupakan sistem
pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai
karyawan pelaksana, atau kepada karyawan yang jasanya dibayar menurut
jumlah jamatau jumlah produk yang dihasilkan. Karena karyawan yang
upahnya didasarkan pada jam kerja atau harikerja di pabrik yang ada
merupakan tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk yang
23

dihasilkan, maka dalam sistem pengupahan ini diperlukan pencatatan waktu

kerja, untuk membebankan upah tenaga kerja langsung kepada produk. Bagan
alir dokumen sistem pengupahan dapat dilihat pada gambar 11.11 (flowchart
merupakan copyan dari buku dan berada di bawah)
Jurnal untuk mencatat biaya upah dibuat dalam empat tahap yaitu :
1. Tahap pertam. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, dicatat

oloeh bagian utang kewajiban upah kedalam register bukti kas keluar
sebagai berikut :
Gaji dan upah
xxx
Bukti kas keluar yang akan dibayar
xxx
2. Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnak mencatat
distribusi biaya gaji dalam jurnal umum sebagai berikut :
Barang dalam proses biaya tenaga kerja
xxx
Biaya overhead pabrik sesungguhnya
xxx
Biaya administrasi umum
xxx
Biaya pemasaran
xxx
Gaji dan upah
xxx
Untuk biaya upah tenaga kerja langsung dibebankan ke dalam
rekening barang dalam proses biaya tenaga kerja. Sedangkan untuk tenaga
kerja tidak langsung diperlukan sebagai unsure biaya overhead pabrik dan
dibebankan kedalam rekening biaya overhead pabrik sesungguhnya. Gaji
karyawan fungsi-fungsi non produksi dibebankan kedalam rekening biaya
administrasi dan rekening biaya pemasaran.
3. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap
lunas oleh fungsi keuangan, bagian jurnal mencatata pembayaran upah
karyawan ke dalam register cek sebagai berikut :
Bukti kas keluar yang akan dibayar
xxx
Kas
xxx
4. Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap
daftar upah, bagian kartu biaya tenaga kerja ke dalam dua buku pembantu :
kartu harga pokok produk dan kartu biaya. Kartu harga pokok produk
digunakan untuk mencatat rincian biaya tenaga kerja langsung yang
digunakan untuk memproduksi pesanan. Kartu harga pokok produk
merupakan rekening pembantu untuk rekening barang dalam proses biaya
tenaga kerja. Kartu biaya ini berisi rekening pembantu yang merinci

24

rekening-rekening control: biaya overhead pabrik sesungguhnya, biaya

administrasi umum, dan biaya pemasaran. Uapah tenaga kerja tidak
langsung, upah karyawan fungsi administrasi dan umum (fungsi akuntansi,
fungsi personalia dan umum, fungsi hubungan masyarakat) dan upah
karyawan fungsi pemasaran dicatat kedalam kartu biaya.

J. Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Dalam Lingkungan

Pengolahan Data Elektronik
Berikut ini diuraikan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
dalam perusahaan yang menggunakan computer sebagai alat pengolah
datanya. Unit organisasi di bagian pengolahan data elektronik yang
menangani pengolahan data penggajian dan penguapahan adalah grup
pengawas, konversi data, dan operator komputer. Semua dokumen yang
masuk ke dan yang keluar dari bagian pengolahan data elektronik harus
melalui grup pengawas untuk diverifikasi. Bagan alir sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan dapat dilihat pada gambar 11.12 ( gambar
dicopy di bawah)

K. Distribusi Biaya Gaji Dan Upah

Distribusi biaya gaji dan upah ditunjukan untuk menghasilkan laporan
biaya tenaga kerja menurut jenisnya (gaji dan upah, tunjangan makan,
tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut hubungannya
dengan departemen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi di antara
berbagai jenis klasifikai tersebut.
Distribusi biaya gaji dan upah umumnya dilakukan dengan metode
berikut ini :
1. Metode rekening berkolom
Jika misalnya manajemen menginginkan laporan biaya tenaga
kerja menurut jenisnya per departemen, maka laporan ini dapat dihasilkan
dengan menyediakan rekening biaya berkolom untuk setiap departemen
dalam buku pembantu biaya. Media yang dipakai sebagai sumber
informasi untuk posting ke dalam rekeing berkolom ini adalah rekp daftar
gaji dan upah atau jurnal umum. Prosedur biaya gaji dan upah dengan
metode berkolom dapat dilihat pada gambar 11.13 (gambar dicopy
dibawah)
25

2. Metode summary strip: tiket tunggal

Distribusi biaya upah lansung dapat dilakukan dengan membuat

kartu jam kerja untuk setiap order produksi. Kartu jam kerja ini kemudia
diisi dengan tariff upah karyawan yang bekerja untuk order produksi
tersebut dan dikalikan jumlah jam kerja, serta disimpan dalam arsip
sementara menurut order produksi. Lihat contoh kartu jam kerja pada
gambar 11.3. secara periodik kartu jam kerja ini ditotal jumlah rupiahnya,
dan dicatat dalam kartu harga pokok produk. Untuk tenaga kerja tak
langsung, kartu jam kerjanya di isi dengan tariff upahnya kemudian
disortasi menurut klasifikasi biaya tenaga kerja menurut jenis dan
departemen. Jumlah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung menurut
klasifikasi jenis dan departemen tersebut diringkas dan diposting kedalam
summary strip, yang sekaligus berfungsi sebagai laporan biaya tenaga
kerja. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah dengan metode summary
strip: tiket tunggal dapat dilihat pada gambar 11.14 ( untuk tenaga kerja
langsung) dan gambar 11.15 (untuk tenaga kerja langsung) (gambar dicopy
dibawah)

3. Metode distribusi dengan komputer

Metode distribusi pendebitan yang timbul dari transaksi penggajian

dan pengupahan dengan menggunakan computer dilakukan dengan
member kode dengan benar, proses sortasi akan dilakukan oleh
computer melalui program. Oleh karena itu, titik berat kegiatan ini
terletak pada kerangka pemberian kode terhadap transaksi gaji dan
upah. Jika pendebitan rekening bisaya yang terjadi dari transaksi
penggajian dan pengupahan akan diklasifikasikan menurut jenis
biaya tenaga kerja ( misalnya ada 30 jenis biaya tenaga kerja),
pusat pertanggungjawaban yang dibagi menurut hirarki manajemen
(misalnya ada 4 jenjang manajemen) dan menurut jenis produk
yang dihasilkan ada 25 jenis produk, maka kerangka pemberian
kode rekening biya dapat disusun seperti yang disajikan pada
gambar dibawah ini.
1

2
Jenis biaya
Tenaga kerja

pusat pertanggungjawaban

produk

26

Setiap kartu jam kerja akan diberi kode debit menurut kerangka pemberian
kode tersebut. Jika misalnya upah tenaga kerja langsung (jenis biaya
tenaga kerja ke 01) dibebankan pada bagian persiapan (dengan kode
organisasi 1212), yang dikeluarkan untuk produk A (misalnya produk
nomor 21), maka kartu jam kerja tersebut akan diberi kode debit 01121221
dan dicatat dengan computer dengan menggunakan kode itu. Dengan
kerangka tersebut, sehingga arsip transaksi gaji dan upah yang berupa pita
magnetic (lihat gambar 11.12 yang dicopy dibawah) hasil run 1 dapat
digunakan untuk meng-update arsip induk biaya, dan selanjutnya dengan
run 2, arsip induk biaya dapat digunakan untuk menghasilkan laporan
biaya tenaga kerja yang berupa:
a. Laporan biaya tenaga kerja menurutb jenisnya. Dihasilkan dengan
memerintahkan komputer melakukan sortasi 2 angka pertama kode
rekening biaya.
b. Laporan biaya tenaga kerja menurut pusat pertanggungjawaban.
Dihasilkan dengan mensortasi dengan computer 4 angka pada
posisi ke dua kode rekening biaya.
c. Laporan biaya tenaga kerja menurut produk. Dihasilkan dengan
melakukan sortasi arsip induk biaya menurut 2 angka pada posisi
terakhir dalam kode rekening biaya.

Kartu jam kerja

Sortasi
departemen
Kartu
jam menurut
kerja yang
telah disortasi
diringkas

Kartu jam kerja

Tenaga kerja tidak
langsung strip
Summary

27

......

Berfungsi sebagai
laporan
biaya
tenaga kerja per
departemen

28

BAB III
PENUTUP

A Kesimpulan
Di dalam suatu perusahaan membutuhkan karyawan untuk membantu
dalam melaksanakan operasional perusahaannya. Karyawan juga tidak
disuruh dengan gratis, tetapi perusahaan perlu memberikan suatu imbalan
berupa gaji ataupun upah. Untuk menjaga agar sistematika procedural gaji
dan upah itu menjadi baik, maka perlu suatu sistem akuntansi yang
digunakan. Sistem akuntansi itu berupa sistem penggajian dan pengupahan.
Sistem penggajian biasanya dilakukan setiap bulan sedangkan sistem
pengupahan biasanya dilakukan berdasar jam kerja, jumlah produksi, dan
lain-lain.
Untuk melakukan pengendalian intern didalam perusahaan, maka
perusahaan perlu membuat dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam sistem
penggajian dan pengupahan. Selain itu juga ada pembagian tugas tiap-tiap
bagian agar terjadi pengendalian intern yang baik.

29

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

30