CONCEPTUALIZACION DEL CUESTIONARIO DE CONTROL

INTERNO POR COMPONENTE

COMPONENTE DE AMBIENTE DE CONTROL
El componente Ambiente de Control se encuentra en un nivel de riesgo medio con
un puntaje de 0.84.
Los valores ticos que tiene la empresa son comunicados a los funcionarios,
participando activamente en el desarrollo de los mismos con sentido de
pertenencia y motivacin.
La organizacin tiene claramente definidas las areas misionales y de apoyo, y en
el interior de la entidad ms de un rea participa en la consecucin de un mismo
servicio, tales como elecciones, jornadas de identificacin independiente al rea.
Adems la estructura organizacional actual permite orientar el trabajo para
alcanzar los objetivos corporativos, estn establecidas y diferenciadas las lneas
de informacin, autoridad y responsabilidad entre los diferentes niveles jerrquicos
de la organizacin.
El ente no cuenta con el seguimiento adecuado de oficinas centrales para el buen
desempeo de sus funciones y la prestacin del servicio al usuario.
COMPONENTE DE VALORACIN DEL RIESGO
El componente Valoracin del Riesgo se encuentra en un nivel de riesgo bajo con
un puntaje de 0.31.
La organizacin ha construido sus mapas de riesgos, y ha orientado actividades
para la identificacin de estos por procesos y de igual manera se ha hecho para
el conocimiento del entorno.
No obstante, los funcionarios no conocen, ni identifican los controles establecidos
para atenuar los riesgos a pesar de la existencia del mapa.
Adems, no se realiza en tiempo oportuno los cambios necesarios para que el
plan de accin cumpla con el propsito para el cual ha sido diseado.

COMPONENTE DE ACTIVIDADES DE CONTROL

El componente Actividades de Control se encuentra en un nivel de riesgo alto con
un puntaje de 1.38.
La organizacin ha diseado planes tendientes a lograr el mejoramiento continuo
de cada uno de los procesos, en desarrollo de su misin institucional y ha definido
indicadores que le permitan medir la gestin, adems ha diseado un plan que
involucra puntos de control de carcter preventivo, procedimientos y responsables

de los procesos, como el nuevo sistema de prevencin que ha implementado

recientemente.
Sin embargo a pesar de que existen estos indicadores que miden la gestin pero
solo es un requisito que se cumple por funcin de informe.

PRESUPUESTO

Se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje de 0.85.

La entidad cuenta con unos procedimientos para ejecutar el proceso presupuestal,
que se hace teniendo en cuenta la destinacin especfica para cada rubro
aprobado. Este se ejecuta de acuerdo con los planes anuales y mensualizados de
caja aprobados, teniendo en cuenta que se trata de un ente estatal. El proyecto de
presupuesto se elabora sin la participacin activa de los funcionarios de la entidad.
Las aprobaciones presupuestales se hacen teniendo en cuenta lo establecido en
el decreto de liquidacin anual de presupuesto, la solicitud de inclusin del
proyecto del presupuesto, dentro del presupuesto general de la nacin se hace en
el tiempo oportuno de acuerdo a las normas establecidas.
Es importante resaltar que la Registraduria especial de Neiva as como las dems
existentes en el pas, diferentes a la de Bogot, son entes administrativos
descentralizados administrativamente pero no presupuestalmente.

TESORERIA

Se encuentra en un nivel de riesgo alto con un puntaje de 2.04.

La empresa no cuenta con manual de procedimientos para el proceso de
tesorera, el cual tampoco es evaluado ni actualizado peridicamente.
Adems no maneja caja menor, ni cheques en blanco pues los fondos
recaudados atreves de caja son consignados directamente por los usuarios en
forma integra en las instalaciones de los bancos Popular y Agrario, por concepto
de copias de registro, duplicados, rectificaciones, etc. Dinero que finalmente es
recibido por el sistema de coprexdi nacional de la Registradura, cuenta a la que
se le da un manejo nico en las oficinas centrales en Bogot. Existen casos
excepcionales como el algunas Registraduras Municipales, en las que los dineros
equivalentes a estos tramites, son recibidos por los Registradores puesto a que
aun no existen convenios con bancos para la recoleccin de estos dineros y no
existe algn procedimiento control para su entrega o devolucin de al sistema
general.
Las funciones de los responsables del manejo del efectivo son independientes de
quienes realizan las actividades de registro y custodia; se registran de manera
oportuna los ingresos y desembolsos efectuados ya que los desembolsos estn

amparados por comprobantes pre

identificado el beneficio y soportado.

numerados,

aprobados,

debidamente

CONTRATACIN

Se encuentra en un nivel de riesgo alto con un puntaje de 2.00.

La entidad no posee un manual de procedimiento para el rea de contratacin,
Adems esta solo se hace solo en el caso de algunos servicios generales puesto a
que la mayora de ellos ya estn contratados por oficinas centrales de Bogot.

INVENTARIOS

Se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje de 0.90.

Existe un manual de procedimientos para el manejo de inventarios, adems la
entidad ha adoptado mecanismos, que le permitan tener control en la
administracin del inventario; adems est claramente definida la responsabilidad
para el manejo de estos.
El sitio en el cual se encuentran las existencias en custodia no cuenta con las
medidas adecuadas para su seguridad y conservacin, adems hay inventarios
subutilizados a los cuales se les podra estar dando un uso.

ESTADOS CONTABLES

Se encuentra en un nivel de riesgo alto con un puntaje de 3.00.

La empresa no cuenta con informacin presupuestal, contable y financiera,
adems no aplican los procedimientos administrativos para establecer
responsabilidades en la elaboracin oportuna de los informes, autorizacin de
soportes, arqueos, en el manejo de cajas menores, entre otros.
La entidad solo maneja indicadores de gestin que buscan conocer el desempeo
de sus funciones.

PROCESOS MISIONALES

Se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje de 0.85.

Actualmente la empresa cuenta con tecnologa moderna para los procesos de
identificacin ciudadana, adems brinda capacitacin a los funcionarios para
cumplir con el principio de eficiencia en su gestin; se esta cumpliendo con el
proceso de modernizacin propuesto por la registraduria nacional, pero los
procesos para la actualizacin del registro civil no son los adecuados.

COMPONENTE DE MONITOREO

El componente Monitoreo se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje

de 0.69.
La organizacin no ha identificado actividades que sirvan para monitorear la
efectividad del control interno generado en el desarrollo del quehacer institucional.
La metodologa aplicada a travs del sistema de evaluacin se ajusta a las
operaciones de la entidad, estas evaluaciones que se hacen son realizadas por
personal idneo.
La entidad ha adoptado mecanismos que permitan evaluar los avances de la
implementacin de acciones correctivas suscritas en el plan de mejoramiento.
COMPONENTE DE INFORMACION Y COMUNICACIN
El componente Informacin y comunicacin se encuentra en un nivel de riesgo
medio con un puntaje de 0.64.
En la empresa estn claramente definidas las lneas de autoridad y los canales de
comunicacin entre las diferentes dependencias.
La informacin que se suministra en cada nivel jerrquico permite el cumplimiento
eficiente de las funciones que cada empleado desempea dentro de la
organizacin.
Se han adelantado talleres de socializacin de sistemas manejados por la
organizacin, sin embargo estos sistemas de informacin no reportan datos
exactos y su informacin no es integra.