UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA

FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION

PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICA ACADEMICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

MEMORANDO DE PLANEACIN
AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y DE GESTION
REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA
1. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORA
1.1

OBJETIVOS

En desarrollo de la Auditoria Administrativa y de Gestin que se est llevando

a cabo en REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA .sobre la vigencia 2008, y
con el propsito de informar a la empresa los resultados de la misma, espera
hacer un pronunciamiento sobre la eficacia, la eficiencia y efectividad en la
prestacin de servicios, as mismo sobre el cumplimiento de la normatividad
aplicable, de esta manera contribuir al mejoramiento continuo del
establecimiento y dando cumplimiento de la misin, y el logro de los objetivos
especficos.
El equipo auditor FICA, evaluar la efectividad de los controles a los procesos
administrativos, la gestin, el cumplimiento de las normas y dems
disposiciones vigentes aplicables en los diferentes aspectos de la
administracin, as como la confiabilidad del Sistema de Control Interno del
establecimiento.
1.2

ALCANCE

Con base en el conocimiento adquirido del ente, el equipo FICA aplica la

auditoria administrativa y de gestin en la oficina Neiva- centro de la
REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA, por el periodo de 8 semanas,
mediante la determinacin de los riesgos de control y los riesgos inherentes en
las diferentes reas, tiene como objetivo realizar una
asesora al
establecimiento, ofreciendo de igual manera recomendaciones que ayuden a
mejorar el funcionamiento del mismo.
1.3

PROCEDIMIENTOS A UTILIZAR

Para desarrollar el proceso de auditoria, y alcanzar los objetivos de la Auditoria

Administrativa y de Gestin, es necesario recolectar determinada informacin
por lo tanto, se utilizaran las siguientes tcnicas y herramientas de auditoria de
acuerdo en la medida que sean necesarias:
1.3.1. TECNICAS DE AUDITORIA:

Ocular
Verbal
Escrita
Documental
Inspeccin Fsica

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICA ACADEMICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1.3.2 HERRAMIENTAS:

Encuesta

Cuestionarios

Entrevistas

2. ASPECTOS RELEVANTES DEL ENTE AUDITADO

2.1. RAZN SOCIAL
REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA
2.2. ANTECEDENTES Y EVOLUCIN
Los orgenes de la Registradura Nacional como entidad llamada a responder
por la elaboracin de la cdula de ciudadana, puede remontarse al ao 1934,
cuando en la Polica Nacional se design a la Seccin Electoral para
encargarse de las funciones relacionadas con la cedulacin.
Mediante la Ley 89 del 16 de diciembre de 1948, se crea la Organizacin
Electoral, ajena a la influencia de los partidos, de cuyo funcionamiento ningn
partido o grupo poltico pueda derivar ventajas sobre los dems.
En 1952 se expide la primera cdula laminada al doctor Laureano Gmez
Castro, Presidente de la Repblica.
En 1956 se expide la primera cdula femenina a doa Carola Correa de Rojas.
En 1970, mediante el decreto 1260, se faculta a la Registradura para expedir
la tarjeta de identidad a los colombianos mayores de 7 y menores de 21 aos.
La ley 96 de 1985 y el Decreto 2241 de 1986 o Cdigo Electoral, reemplazan la
Corte Electoral por el Consejo Nacional Electoral y dictan nuevas disposiciones
en materias administrativas, de identificacin y electoral. Esta misma Ley 96
crea el Fondo Rotatorio de la Registradura.
Para esta poca, el Consejo de Estado nombra a los consejeros del Censo
Nacional Electoral -perodo de 4 aos- y ste ltimo nombre al Registrador
Nacional perodo de 5 aos-.
En 1985, la Registradura Nacional traslada su sede de las oficinas Centrales
del centro de Bogot al centro Administrativo Nacional, CAN.
A partir de 1987 la Registradura asume gradualmente el Registro Civil.

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICA ACADEMICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

En 1991, el Ttulo IX de la Nueva Constitucin define a la Organizacin

Electoral como un organismo autnomo e independiente.
En 1997 se inicia el proceso de modernizacin tecnolgica y administrativa,
para la cual se contrata a la firma SAGEM Colombia.
REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL
En Colombia existen en total 1178 registradurias, nuestro equipo auditor se
dedicara a realizar la auditoria con la REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA.
2.3. MISIN
Es misin de la Registradura Nacional del Estado Civil, garantizar la
organizacin y transparencia del proceso electoral, la oportunidad y
confiabilidad de los escrutinios y resultados electorales, contribuir al
fortalecimiento de la democracia mediante su neutralidad y objetividad,
promover la participacin social en la cual se requiere la expresin de la
voluntad popular mediante sistemas de tipo electoral en cualquiera de sus
modalidades, as como promover y garantizar en cada evento legal en que
deba registrarse la situacin civil de las personas, que se registren tales
eventos, se disponga de su informacin a quien deba legalmente solicitarla, se
certifique mediante los instrumentos idneos establecidos por las disposiciones
legales y se garantice su confiabilidad y seguridad plenas.

2.4. VISIN
La Organizacin Electoral - Registradura Nacional del Estado Civil ser la
Institucin con ms alta credibilidad, reconocida por la excelencia en la
prestacin de los servicios a su cargo, expresada en la oportunidad, facilidad
de acceso a toda la poblacin y atencin humanizada, mediante la utilizacin
de las ms modernas tecnologas y el desarrollo integral y compromiso de sus
funcionarios.
2.5. VALORES ORGANIZACIONALES
(Compromiso tico Organizacin Electoral Registradura Nacional del
Estado Civil)

Compromiso
Honestidad
Lealtad
Tolerancia
Respeto

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICA ACADEMICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Responsabilidad
Comunicacin
Autoestima
Generosidad
Prudencia

2.6 ORGANIGRAMA

3. ANALISIS DE RIESGOS
La evaluacin preliminar del Sistema de Control Interno por los componentes:
Ambiente de control, valoracin del riesgo, actividades de control, monitoreo,
informacin y comunicacin.
Una vez aplicado el instrumento se logro determinar que el establecimiento de
la REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA, se ubica dentro de un nivel de
riesgo alto con un puntaje de 2.53.

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICA ACADEMICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Del anexo nmero 1 que es el resultado de la evaluacin preliminar del sistema

del control interno por componente una vez aplicado el instrumento a diferentes
funcionarios de la Registraduria Especial de Neiva, el cual se ubica en un nivel
se ubica dentro de un nivel de riesgo alto con un puntaje de 2.53. Dentro de
las cuales se detectan fortalezas y debilidades que deben ser tenidas en
cuenta para la mejora continua de la empresa.
A continuacin se mencionan los componentes relativos:
COMPONENTE DE AMBIENTE DE CONTROL
El componente Ambiente de Control se encuentra en un nivel de riesgo medio
con un puntaje de 0.84.
Los valores ticos que tiene la empresa son comunicados a los funcionarios,
participando activamente en el desarrollo de los mismos con sentido de
pertenencia y motivacin.
La organizacin tiene claramente definidas las areas misionales y de apoyo, y
en el interior de la entidad ms de un rea participa en la consecucin de un
mismo servicio, tales como elecciones, jornadas de identificacin independiente
al rea. Adems la estructura organizacional actual permite orientar el trabajo
para alcanzar los objetivos corporativos, estn establecidas y diferenciadas las
lneas de informacin, autoridad y responsabilidad entre los diferentes niveles
jerrquicos de la organizacin.
El ente no cuenta con el seguimiento adecuado de oficinas centrales para el
buen desempeo de sus funciones y la prestacin del servicio al usuario.
COMPONENTE DE VALORACIN DEL RIESGO
El componente Valoracin del Riesgo se encuentra en un nivel de riesgo bajo
con un puntaje de 0.31.
La organizacin ha construido sus mapas de riesgos, y ha orientado
actividades para la identificacin de estos por procesos y de igual manera se
ha hecho para el conocimiento del entorno.
No obstante, los funcionarios no conocen, ni identifican los controles
establecidos para atenuar los riesgos a pesar de la existencia del mapa.
Adems, no se realiza en tiempo oportuno los cambios necesarios para que el
plan de accin cumpla con el propsito para el cual ha sido diseado.

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICA ACADEMICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

COMPONENTE DE ACTIVIDADES DE CONTROL

El componente Actividades de Control se encuentra en un nivel de riesgo alto
con un puntaje de 1.38.
La organizacin ha diseado planes tendientes a lograr el mejoramiento
continuo de cada uno de los procesos, en desarrollo de su misin institucional
y ha definido indicadores que le permitan medir la gestin, adems ha diseado
un plan que involucra puntos de control de carcter preventivo, procedimientos
y responsables de los procesos, como el nuevo sistema de prevencin que ha
implementado recientemente.
Sin embargo a pesar de que existen estos indicadores que miden la gestin
pero solo es un requisito que se cumple por funcin de informe.

PRESUPUESTO

Se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje de 0.85.

La entidad cuenta con unos procedimientos para ejecutar el proceso
presupuestal, que se hace teniendo en cuenta la destinacin especfica para
cada rubro aprobado. Este se ejecuta de acuerdo con los planes anuales y
mensualizados de caja aprobados, teniendo en cuenta que se trata de un ente
estatal. El proyecto de presupuesto se elabora sin la participacin activa de los
funcionarios de la entidad.
Las aprobaciones presupuestales se hacen teniendo en cuenta lo establecido
en el decreto de liquidacin anual de presupuesto, la solicitud de inclusin del
proyecto del presupuesto, dentro del presupuesto general de la nacin se hace
en el tiempo oportuno de acuerdo a las normas establecidas.
Es importante resaltar que la Registraduria especial de Neiva as como las
dems existentes en el pas, diferentes a la de Bogot, son entes
administrativos
descentralizados
administrativamente
pero
no
presupuestalmente.

TESORERIA

Se encuentra en un nivel de riesgo alto con un puntaje de 2.04.

La empresa no cuenta con manual de procedimientos para el proceso de
tesorera, el cual tampoco es evaluado ni actualizado peridicamente.
Adems no maneja caja menor, ni cheques en blanco pues los fondos
recaudados atreves de caja son consignados directamente por los usuarios en
forma integra en las instalaciones de los bancos Popular y Agrario, por
concepto de copias de registro, duplicados, rectificaciones, etc. Dinero que
finalmente es recibido por el sistema de coprexdi nacional de la Registradura,
cuenta a la que se le da un manejo nico en las oficinas centrales en Bogot.
Existen casos excepcionales como el algunas Registraduras Municipales, en

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICA ACADEMICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

las que los dineros equivalentes a estos tramites, son recibidos por los
Registradores puesto a que aun no existen convenios con bancos para la
recoleccin de estos dineros y no existe algn procedimiento control para su
entrega o devolucin de al sistema general.
Las funciones de los responsables del manejo del efectivo son independientes
de quienes realizan las actividades de registro y custodia; se registran de
manera oportuna los ingresos y desembolsos efectuados ya que los
desembolsos estn amparados por comprobantes pre numerados, aprobados,
debidamente identificado el beneficio y soportado.

CONTRATACIN

Se encuentra en un nivel de riesgo alto con un puntaje de 2.00.

La entidad no posee un manual de procedimiento para el rea de contratacin,
Adems esta solo se hace solo en el caso de algunos servicios generales
puesto a que la mayora de ellos ya estn contratados por oficinas centrales de
Bogot.

INVENTARIOS

Se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje de 0.90.

Existe un manual de procedimientos para el manejo de inventarios, adems la
entidad ha adoptado mecanismos, que le permitan tener control en la
administracin del inventario; adems est claramente
definida la
responsabilidad para el manejo de estos.
El sitio en el cual se encuentran las existencias en custodia no cuenta con las
medidas adecuadas para su seguridad y conservacin, adems hay inventarios
subutilizados a los cuales se les podra estar dando un uso.

ESTADOS CONTABLES

Se encuentra en un nivel de riesgo alto con un puntaje de 3.00.

La empresa no cuenta con informacin presupuestal, contable y financiera,
adems no aplican los procedimientos administrativos para establecer
responsabilidades en la elaboracin oportuna de los informes, autorizacin de
soportes, arqueos, en el manejo de cajas menores, entre otros.
La entidad solo maneja indicadores de gestin que buscan conocer el
desempeo de sus funciones.

PROCESOS MISIONALES

Se encuentra en un nivel de riesgo medio con un puntaje de 0.85.

Actualmente la empresa cuenta con tecnologa moderna para los procesos de
identificacin ciudadana, adems brinda capacitacin a los funcionarios para
cumplir con el principio de eficiencia en su gestin; se esta cumpliendo con el

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICA ACADEMICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

proceso de modernizacin propuesto por la registraduria nacional, pero los

procesos para la actualizacin del registro civil no son los adecuados.

COMPONENTE DE MONITOREO
El componente Monitoreo se encuentra en un nivel de riesgo medio con un
puntaje de 0.69.
La organizacin no ha identificado actividades que sirvan para monitorear la
efectividad del control interno generado en el desarrollo del quehacer
institucional.
La metodologa aplicada a travs del sistema de evaluacin se ajusta a las
operaciones de la entidad, estas evaluaciones que se hacen son realizadas por
personal idneo.
La entidad ha adoptado mecanismos que permitan evaluar los avances de la
implementacin de acciones correctivas suscritas en el plan de mejoramiento.
COMPONENTE DE INFORMACION Y COMUNICACIN
El componente Informacin y comunicacin se encuentra en un nivel de riesgo
medio con un puntaje de 0.64.
En la empresa estn claramente definidas las lneas de autoridad y los canales
de comunicacin entre las diferentes dependencias.
La informacin que se suministra en cada nivel jerrquico permite el
cumplimiento eficiente de las funciones que cada empleado desempea dentro
de la organizacin.
Se han adelantado talleres de socializacin de sistemas manejados por la
organizacin, sin embargo estos sistemas de informacin no reportan datos
exactos y su informacin no es integra.
4. AREAS SIGNIFICATIVAS O CRTICAS (VER MATRIZ ANEXO)
Segn la informacin suministrada por el ente auditado, y la calificacin por
componentes que arrojo el sistema de control interno, se determinaron las
siguientes reas criticas:
ACTIVIDADES DE CONTROL:
TESORERIA
CONTRATACION
ESTADOS CONTABLES

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICA ACADEMICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

5. ESTRATEGIA DE AUDITORIA
Recolectar la informacin suficiente por medio de una serie de herramientas y
tcnicas que nos permitirn analizar y justificar los documentos presentados,
las versiones escuchadas y los procedimientos observados en la Registraduria
Especial de Neiva y as obtener los factores que puedan influir
desfavorablemente en la organizacin.
Realizando un informe que contenga un diagnostico empresarial, el cual
permitir identificar las fortalezas, oportunidades y evitar las amenazas y
debilidades que puedan poner en peligro el funcionamiento de la Registradora
Especial de Neiva.
Contamos con un grupo de trabajo conformado por el equipo auditor FICA, la
Asesora de MIRIAM PRIETO y La colaboracin de La Registraduria.
5.1 LINEAS DE AUDITORIA
Para llevar a cabo la Auditoria administrativa y de gestin, se tomaron las
siguientes lneas de auditoria:
GESTION
El objetivo principal del proceso de auditora, es conocer la gestin de la
entidad en cuanto al aprovechamiento de los recursos, humanos, fsicos,
financieros y administrativos, con el fin de evaluar los resultados de esta y
conocer la eficiencia y eficacia en su utilizacin. Se ha tomado el rea de
gestin como lnea para realizar un diagnostico claro y pertinente del
funcionamiento como sistema de la REGISTRADURIA ESPECIAL DE NEIVA.
TALENTO HUMANO
El clima organizacional que se genera dentro de la empresa es importante por
lo tanto se hace necesario el enfoque en los planes que se llevan a cabo, y as
mismo lo que tiene que ver con incentivos, capacitacin, integracin,
reconocimiento del trabajador, garantas y remuneracin entre otros aspectos
de oficinas centrales de Bogot.
De esta manera evaluar el nivel de compromiso de los empleados,
participacin en el cumplimiento de los objetivos organizacionales y se evaluara
el reglamento de higiene y seguridad industrial en la empresa, y las polticas
establecidas sobre salud ocupacional COPASO y la forma como se aplican
las mismas.

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICA ACADEMICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ACTIVIDADES DE CONTROL
Esta rea es de vital importancia para el ente ya que es parte fundamental para
el buen funcionamiento de la organizacin. Escogimos esta lnea de auditora
pues con la evaluacin que hicimos del sistema de control interno fue unos de
los componentes que nos dio de alto riesgo con una calificacin de 1.38.
Tomamos este componente debido a la falta de conocimiento, manejo y control
de las actividades de contratacin y tesorera debido a que ello es competencia
de las oficinas centrales en Bogot. Adems es importante tener en cuenta que
se trata de un ente con autonoma administrativa pero no presupuestal por lo
tanto es dependiente de las decisiones tomadas centralmente.

5.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LAS FASES DE EJECUCIN E

INFORME ( VER ANEXO)
5.3 REQUERIMIENTOS
De acuerdo con la estrategia de auditoria definida y el plan de trabajo
presentado, es indispensable que la empresa nos facilite la informacin
pertinente acerca de los servicios que se llevan acabo en sta, con el fin de
poder analizarla y determinar las fallas que existen.

6. VISITAS
FECHA
13 mayo
16 mayo
20 mayo
23 mayo

DETALLE
Aplicacin de programas de auditoria
Aplicacin de programas de auditoria
Realizacin de pruebas y obtencin de evidencias
Realizacin de pruebas y obtencin de evidencias

Ver anexos
7. PRESUPUESTO Y COSTO DE AUDITORIA
7.1 PRESUPUESTO
7.2 COSTO DE AUDITORIA
7.3 PERSONAL INVOLUCRADO Y REQUERIDO
7.3.1 PERSONAL INVOLUCRADO

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PRACTICA ACADEMICA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

NOMBRE DE LOS FUNCIONARIOS

Luis Felipe Cifuentes
Gonzalo Reyes

CARGO
registrador
registrador

7.3.2 PERSONAL REQUERIDO

NOMBRE DE LOS FUNCIONARIOS DE SERVICIOS &
AUDITORES
Jonathan Rojas
Alejandra Cardoza
Mayuri Camacho
Marcela Figueroa
Paola Cabrera
Miryam Prieto Cardozo

CARGO
Lder
Auditora
Auditora
Auditora
Auditora
Supervisora y
Asesora

NEIVA. 21 de mayo del 2008

Atentamente, Equipo Auditor:

JONATHAN ROJAS

MARCELA FIGUEROA

Auditor Lder

Auditora

PAOLA CABRERA

MAYURI CAMACHO

Auditora

Auditora

ALEJANDRA CARDOZA
Auditora