"Elaboración y Aplicación de Criterios para Imcine

SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
DIRECCIN GENERAL DE
EDUCACIN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA
ELABORACIN Y APLICACIN DE CRITERIOS PARA LA

ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN DE LOS ARCHIVOS DE
TRMITE Y DE CONCENTRACIN DEL INSTITUTO
MEXICANO DE CINEMATOGRAFA
INFORME
QUE PARA OBTENER EL TTULO DE
L IC E N C I A D O
E N A R C H I V O N O M A
P R E S E N TA :
VIRGINIA
CANO
REYES
ASESORA: Lic. Belm Fernndez Daz Gonzlez
MXICO, D. F.
2011
Agradecimientos
A mis Padres, por su apoyo y amor

en el transcurso de mis estudios y en el camino de mi vida.
A mis Hermanas y hermano por su
Ayuda y comprensin.
A mi esposo y a mi hija, por su
Amor y paciencia para concluir con mi titulacin.
A todos mi amigos que siempre me han animado a seguir
Adelante.
CONTENIDO
PREFACIO.......................... 1
INTRODUCCIN....................... 2
CAPTULO 1
EL INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA
1.1 Antecedentes Generales........................... 3
1.2 Misin, Visin y Objetivos.................. 7
1.3 Organizacin Administrativa................. 10
1.3.1 IMCINE............... 10
Organizacin del Instituto Mexicano de Cinematografa................... 11
1.3.2 FOPROCINE................. 12
1.3.3 FIDECINE....................... 13
1.4 Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios Generales como Coordinadora de los
Archivos de Trmite y de Concentracin ................................... 15
1.4.1 El Departamento de Servicios y el Archivo de Concentracin.............. 18
1.4.2 Los Archivos de Trmite y su Funcionamiento.............. 18
CAPTULO 2
CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN DE LOS ARCHIVOS
ADMINISTRATIVOS.
2.1 Criterios Archivsticos........ 20
2.2 Organizacin Archivstica......... 21
2.3 El Ciclo Vital del documento ......... 22
2.4 Archivos Administrativos......... 24
2.4.1 Archivo de Trmite ......... 25
2.4.1.1 Importancia y Funciones ......... 26
2.4.2 Archivo de Concentracin .............. 27
2.4.2.1 Importancia y Funciones ........... 28
2.5 Procesos Archivsticos......... 29

2.5.1 Recepcin, Control y Despacho de Correspondencia........ 29
2.5.2 Expedientacin: Apertura, Integracin, Registro y Descripcin de Expedientes de
Archivo. .. 30
2.5.3 Clasificacin y Ordenacin........... 32
2.5.4 Disposicin Documental....... 33
2.5.5 Valoracin Documental......... 34
2.5.6 Transferencia.......... 34
2.5.7 Servicio de prstamo de expedientes ....... 35
2.5.8 Expurgo.............. 35
2.5.9 Instrumentos de control y consulta ........ 35
2.6 Normatividad Archivstica........... 36
2.6.1 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental... 37
2.6.2 Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal..... 38
CAPTULO 3
ELABORACIN Y APLICACIN DE LOS CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN Y
DESCRIPCIN DEL ARCHIVO DE TRMITE Y DE CONCENTRACIN DEL
INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA.
3.1 Proyecto para la elaboracin de los criterios especficos de los Archivos del IMCINE,
FOPROCINE y FIDECINE......
39
3.2 Diagnstico de los archivos del IMCINE.....................
40
3.2.1 Diseo del Cuestionario para el Levantamiento del Censo Documental.................
41
3.2.2 Estructura del cuestionario ..........
41
3.2.3 Calendario de Visitas a las Diversas Oficinas para Aplicar el Censo Documental
........ 45
3.2.4 Levantamiento de la Informacin requerida de acuerdo con el cuestionario, dentro

de las oficinas internas de cada rea administrativa.......... 46
3.2.5
Registro y procesamiento de los resultados obtenidos para integrar el diagnstico

.................
49
3.2.6 Resultados del Diagnstico ............ 59

3.3 Elaboracin y desarrollo del contenido de los criterios archivsticos.......... 60
3.3.1 Anlisis de las obligaciones que en materia de archivos tienen que llevar a cabo
las entidades pblicas segn los Lineamientos Generales para la organizacin
Organizacin y Conservacin de los archivos de las Dependencias y Entidades
De la Administracin Pblica Federal......... 61
3.4 Desarrollo de los Criterios Archivsticos .......... 65
3.5 Presentacin al Comit de Informacin........ 67
3.5.1 Aplicacin de los criterios para la Administracin Integral de Documentos y
Archivos en cada una de las reas del IMCINE.... 67
3.5.1.1 Capacitacin para la aplicacin de los criterios en las Unidades Administrativas
del IMCINE, FOPROCINE y FIDECINE .... 67
CONCLUSIONES........ 89
BIBLIOGRAFA........... 92
ANEXOS
PREFACIO
En el transcurso de la vida de las instituciones, estas generan una gran cantidad de

documentos los cuales marcan la pauta en la realizacin de sus actividades diarias, ya
que por la informacin que se encuentran en ellos, cumplen con una funcin especfica,
como es el caso de los documentos del Instituto Mexicano de Cinematografa. Este
acervo se alimenta a diario de documentos que se generan como reflejo propio de sus
atribuciones, y se conservan en sus archivos para servir como fuente de informacin y
evidencia de sus labores.
Es interesante destacar que este patrimonio representa un gran reto, el de su
organizacin y conservacin. Uno de los mayores problemas en el manejo de archivos
es la falta de instrumentos adecuados para su organizacin y control, as como el escaso
conocimiento que se tiene sobre sus prcticas y principios.
No obstante, la importancia de los archivos como fuentes de informacin en el mbito de
la administracin pblica es indiscutible, tal y como seala la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
Al llegar al IMCINE, inmediatamente las funciones que se me asignaron fueron las de
elaborar criterios archivsticos que permitieran la correcta organizacin de los archivos
de trmite y de concentracin pertenecientes a esta Institucin y de esta manera cumplir
con los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de
la Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal.
De esta manera, el presente trabajo centra su atencin en el establecimiento de criterios
archivsticos para la organizacin y conservacin de los archivos de trmite y de
concentracin del IMCINE.
INTRODUCCIN
Una vez divulgada la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

Gubernamental y los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de
los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, las
instituciones pblicas se han dedicado a organizar el crecimiento desmedido de
informacin que generan da con da. De esta manera el Instituto Mexicano de
Cinematografa como objeto obligado de dichas disposiciones inicia con el proyecto de
organizacin de sus archivos.
El objetivo del presente trabajo fue elaborar e implementar los Criterios archivsticos para
la Organizacin y descripcin de los archivos administrativos, con el fin de que las
unidades administrativas que integran al Instituto Mexicano de Cinematografa cuenten
con una herramienta til para la organizacin de sus expedientes y de esta manera
facilitar su uso, circulacin, localizacin y disposicin.
Para la realizacin del trabajo, se utiliz el mtodo deductivo, de lo general a lo particular,
tomando en cuenta al sujeto productor, la institucin y al elemento funcional, el
documento de archivo. El mtodo de trabajo se sustent en el concepto del ciclo vital del
documento.
Dentro del desarrollo del trabajo se enuncian como parte del diagnstico realizado en el
primer captulo los orgenes del IMCINE y sus Fideicomisos, posteriormente sus
funciones, como la composicin de la Institucin, su visin, misin y objetivos. El Marco
Jurdico en el cual se fundamente, as mismo se da a conocer la organizacin de sus
archivos de trmite y de concentracin.
Continuando con el trabajo, el segundo captulo gira en torno al Marco Terico donde se
explica los siguientes puntos: Criterios Archivsticos, Organizacin, Ciclo Vital del
Documento, Archivos de Trmite, Archivo de Concentracin, Clasificacin, Disposicin
Documental, Valoracin Documental, Transferencias y Legislacin.
En el Tercer captulo se presentar el procedimiento mediante el cual se llevo a cabo el
anlisis realizado en el primer captulo y que fue la base para la elaboracin de los
mencionados Criterios. As tambin en este ltimo captulo abordar su presentacin
ante las autoridades del Instituto y como es que se implemento en cada Unidad
Administrativa.
Por ltimo se encuentran las conclusiones, bibliografa y anexos de los Criterios para la
Organizacin y Descripcin de los Archivos de Trmite y de Concentracin del IMCINE.
CAPTULO 1
EL INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA
1.1 Antecedentes Generales
La industria cinematogrfica en Mxico surge aproximadamente por el ao de 1917 en el
cual, Azteca Film, produjo 5 largometrajes de ficcin capitalinos. Sin embargo, las leyes
que habran de regir a la industria tardaran en ser establecidas. Hasta 1941 que fue
ratificado el acuerdo de Lzaro Crdenas que haca obligatoria la exhibicin de pelculas
mexicanas en todas las salas del pas. Este sera un gran primer paso en el que las leyes
daran proteccin a una industria que en ese entonces ya comenzaba a encontrar su
cauce hacia el resplandor de su poca de oro. El 14 de abril de 1942 fue creado el Banco
Cinematogrfico S.A., por iniciativa del Banco Nacional de Mxico y con apoyo moral de
la presidencia de Manuel vila Camacho., mismo que promovi de manera inmediata el
establecimiento de las Empresas Grovas, S.A., de C.V., y de la compaa productora y
distribuidora, Pelculas Nacionales, S.A.
Con el propsito de promover el adelanto de las artes y ciencias cinematogrficas, se
reconocieron pblicamente los trabajos sobresalientes en la produccin de pelculas
mexicanas y se estimul la investigacin en lo referente a las ciencias del cine; el 3 de
julio de 1946, se formaliz la constitucin de la Academia Mexicana de Ciencias y Artes
Cinematogrficas, A.C. 1
Debido al impulso que consigui la actividad cinematogrfica y a su impacto en la
sociedad mexicana, el Ejecutivo Federal emiti el 31 de diciembre de 1949 en el Diario
Oficial la primera Ley de la Industria Cinematogrfica y su reglamento el 6 de agosto de
1951, mismos que dieron origen a la formacin de la Cineteca Nacional, prevista en la
fraccin XIV del artculo 2 de la Ley de la industria cinematogrfica. El acervo de la
Cineteca Nacional inici su formacin con una copia entregada gratuitamente de las
pelculas producidas en el pas. Esta Ley fue un ejemplo para toda Amrica Latina que
propici y consolid el florecimiento de nuestra industria, a tal grado que el cine logr
generar divisas, permitindose durante tres dcadas contar con una balanza de pagos
favorable. 2
A mediados de la dcada de los 50s la actividad cinematogrfica disminuy, ya que la
industria sufri una crisis severa y se dice que nicamente se produjeron largometrajes
que no alcanzaron el impacto deseado.
1. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin, 2002 p. 3

2. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. Op. Cit. p.3
En 1960 se discuti en el Congreso de la Unin un nuevo proyecto de Ley de

Cinematografa que entre otros aspectos, consideraba por primera vez la creacin de un
Instituto Nacional Cinematogrfico; sin embargo, dicha iniciativa no fue aprobada. 3
A pesar de los esfuerzos que realiz el Estado y la iniciativa privada, en la dcada de los 60s
el sector Cinematogrfico, en su conjunto, continu afrontando la crisis, en trminos de su
financiamiento en la produccin, distribucin y exhibicin de pelculas nacionales. 4
Para los aos 70s el Estado fortaleci su presencia en el Sector Cinematogrfica y crea
la Subsecretara de Radio Difusin como rgano dependiente de la Secretara de
Comunicaciones y Transportes, para atender diversos aspectos de la produccin
cinematogrfica, adems de establecer diversas empresas de participacin estatal para
promover su desarrollo. 5
De esta manera, al inicio de la dcada de los aos 80s el Estado regula y promueve la
actividad cinematogrfica en sus diversas fases como son: Produccin cinematogrfica,
promocin y publicidad, de distribucin cinematogrfica, de exhibicin y de capacitacin.
Creacin del Instituto Mexicano de Cinematografa (IMCINE)
En atencin a que el Estado haba creado, adquirido y desarrollado diversas entidades
pblicas dedicadas a promover e impulsar el Sector Cinematogrfico a fin de contribuir
a la difusin de la cultura cinematogrfica, se hizo necesario modernizar y reordenar
dicho sector y delimitar las funciones normativas de las operativas. 6
Es por ello, que a pocos meses de empezar el sexenio del presidente Miguel de la
Madrid, fue fundado por decreto presidencial expedido el 23 de marzo de 1983 y publicado en el Diario Oficial de la Federacin el da 25 de marzo del mismo ao el Instituto
Mexicano de Cinematografa, Organismo Pblico Descentralizado de la Administracin
Pblica Federal, incorporado al sector, coordinado por la Secretara de Gobernacin, con
personalidad jurdica y patrimonio propios.
3. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p.4

4. Ibdem. p.4
5. Ibdem. p.4
6. Ibdem. p.5
Conforme a lo establecido en el decreto de su creacin, el Instituto tena por objeto

operar de manera integrada, las empresas pertenecientes al poder Ejecutivo Federal
relacionadas con la actividad cinematogrfica con el fin de promover y coordinar la
produccin, distribucin y exhibicin de materiales cinematogrficos. 7
1. De produccin Cinematogrfica:
a) Corporacin Nacional Cinematogrfica, S.A. de C.V.
b) Corporacin Nacional Cinematogrfica de Trabajadores y Estado I, S.A. de C.V.
c) Corporacin Nacional Cinematogrfica de Trabajadores y Estado II, S.A. de C.V.
d) Centro de Produccin de Corto Metraje
2. De servicios de Produccin:
a) Estudios Churubusco Azteca, S.A.
b) Estudios Amrica, S.A.
3. De promocin y Publicidad:
a) Promotora Cinematogrfica Mexicana, S.A
b) Publicidad Cuauhtmoc.
4. De Distribucin de Pelculas
a) Pelculas Mexicanas, S.A de C.V.
b) Continental de Pelculas, S.A.
7. DIARIO OFICIAL DE LA FEDERCIN. (25 de Marzo de 1983).
5. De Exhibicin:
a) Compaa Operadora de Teatros, S.A.
6. De capacitacin:
a) Centro de Capacitacin Cinematogrfica.
De esta manera el IMCINE adopt en sus inicios una estructura orgnica mnima,
conformada por: una Direccin General, una Direccin de Programacin y Sistemas, y
una Direccin de Administracin y Finanzas.
Para fortalecer la estrategia adoptada y la ejecucin de proyectos relacionados con la
produccin, distribucin, exhibicin, comercializacin y capacitacin cinematogrfica, en
1984 se incorporan a la estructura orgnica la Direccin de Comercializacin y la
Direccin de Produccin, y a finales de 1985 se crea la Contralora Interna y la Unidad
de Informtica, esta ltima, como Unidad Administrativa dependiente de la Direccin de
Programacin y Sistemas. 8
Por carecer de personalidad jurdica propia, a partir de 1987 se inician las gestiones
para incorporar al Instituto al Centro de Produccin de Cortometraje, mismo que se
integra funcionalmente a la estructura del Instituto hasta 1998 bajo la denominacin de
Direccin de Investigacin, Desarrollo y Experimentacin Cinematogrfica y de
Cortometraje. 9
Conforme a la poltica de modernizacin administrativa adoptada por el Ejecutivo
Federal, el Instituto fue resectorizado a la Secretara de Educacin Pblica (DOF del 13
de febrero de 1989) quien ejerce esta facultad, a travs del Consejo Nacional para la
Cultura y las Artes, en su carcter de rgano responsable del diseo e instrumentacin
de la poltica cultural. 10
Esta resectorizacin pretendi fortalecer e impulsar a la industria Cinematogrfica
Nacional, as como a los sectores privados y sociales que en ella participan, de igual
manera, tiende a fomentar la cultura cinematogrfica y su descentralizacin.
Derivado de los estudios efectuados, as como de la reestructuracin del sistema
cinematogrfico paraestatal y del proceso de desincorporacin de algunas empresas, a
travs de su disolucin y liquidacin, la entonces Secretara de Programacin y
Presupuesto autoriz una nueva estructura y distribucin funcional del Instituto Mexicano
de Cinematogrfica.

9. Ibdem. p.5
10. Ibdem. p.5
Esta reestructuracin permiti al Instituto atender las funciones de produccin y

distribucin cinematogrfica que venan llevando a cabo las empresas que se
desincorporaron y asumi la responsabilidad de promover y fomentar la
descentralizacin de la cultura cinematogrfica.
A la Direccin de Distribucin Cinematogrfica, tambin de nueva creacin, se le
responsabiliz de llevar a cabo las funciones relacionadas con la distribucin de la
produccin cinematogrfica nacional e internacional.
Despus de un largo debate en el Congreso, se aprueba la nueva Ley Federal de
Cinematografa en el mes de diciembre de 1992, instrumento jurdico que ha sido
reformado en dos ocasiones en mayo de 1996 y sustancialmente mediante la Iniciativa
de reformas presentada el 23 de abril en la Cmara de Diputados como Cmara de
origen, dictaminada el 11 de diciembre de 1998 y aprobada en el Pleno mediante
dictamen de las Comisiones Unidas de Cultura, Radio, Televisin y Cinematografa,
cuyas reformas y adiciones fueron publicadas en el Diario Oficial de la Federacin el 5
de enero de 1999.
En el mes de junio de 1993, le es autorizada al Instituto, una estructura ms amplia por
parte de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, compuesta de ocho Direcciones y
una Contralora Interna aun incorporada a la estructura funcional del organismo.
De esta manera, los objetivos, polticas y acciones aplicadas por el Instituto en el
transcurso de su historia, han sufrido modificaciones dependiendo de diversos factores:
La situacin econmica del pas; las condiciones de la industria cinematogrfica
nacional; las concepciones de cmo enfrentar la problemtica social, econmica y
cultural y an ms, el proceso de globalizacin de las economas del mundo.
1.2 Misin, Visin y Objetivos
En este punto se revisarn cuales son los fines de esta Institucin, as como sus
principales objetivos, logros y metas.
La visin estratgica actual del Instituto se encuentra alineada al marco jurdico que
fundamenta su creacin, as como a los objetivos y estrategias derivadas del Plan
Nacional de Desarrollo y dems Programas Sectoriales de la siguiente manera:
- Decreto de creacin de IMCINE

La industria cinematogrfica ha contribuido a travs de su libertad creativa al
conocimiento y difusin nacional e internacional de las expresiones de la cultura
mexicana.
- Ley Federal de Cinematografa
Artculo 4la industria cinematogrfica nacional por su sentido social, es un vehculo de
expresin artstica y educativa y constituye una actividad cultural primordial sin
menoscabo del aspecto comercial que les es caracterstico.
- Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012
Objetivo 21, del Eje 3. Lograr que todos los mexicanos tengan acceso a la participacin
y disfrute de las manifestaciones artsticas y del patrimonio cultural histrico y artstico
del pas como parte de su pleno desarrollo como seres humanos.
Estrategia 21.1 .Impulsar la aplicacin, reconocimiento y disfrute del arte y las
manifestaciones culturales por parte de la poblacin
Lnea de accin Especial relevancia tiene el impulso a la creacin y exhibicin
cinematogrfica por ser la creacin flmica una expresin de la identidad y la
idiosincrasia nacionales que da a da obtiene mayor prestigio en el pas y en el
extranjero.
Por lo tanto:
La Misin del IMCINE es:
La misin del IMCINE es fomentar el desarrollo de la actividad cinematogrfica nacional,
a travs de sus programas de estmulo a creadores; produccin de largometrajes;
fomento industrial de audiovisual; y, promocin, difusin y divulgacin de nuestra
cinematografa. 11
11. IMCINE [En Lnea], MXICO: Instituto Mexicano de Cinematografa, 2009. (Ref. de Julio del 2009)
Disponible en Internet: << http: //www.imcine.gob.mx>>
Visin:
Contribuir a que la actividad cinematogrfica nacional tenga un papel fundamental en
el mbito cultural del pas, que fortalezca los valores, costumbres y formas de vida en
nuestra Nacin. 12
Y sus
Objetivos son:
1. Consolidar y acrecentar la produccin cinematogrfica nacional.
2. Ampliar la promocin, difusin y distribucin de pelculas mexicanas.
3. Establecer una poltica de fomento industrial en el sector audiovisual.
4. Implementar acciones de divulgacin que fortalezcan y generen nuevos vnculos
institucionales, as como garantizar una mayor cobertura de las actividades que realiza
el Instituto. 13
A continuacin en el siguiente apartado se revisar la organizacin administrativa del
Instituto Mexicano de Cinematografa y sus Fideicomisos.
12. IMCINE [En Lnea], MXICO: Instituto Mexicano de Cinematografa, 2009. (Ref. de Julio del 2009)
Disponible en Internet: << http: //www.imcine.gob.mx>>
13. IMCINE [En Lnea] op. cit.
1.3 Organizacin Administrativa

1.3.1 IMCINE
El IMCINE como Entidad Paraestatal
Como la Ley de la Administracin Pblica Federal como Ley Federal de las Entidades
Paraestatales enmarcan y sealan las reglas especficas de la sectorizacin, como una
forma de control administrativo del Ejecutivo Federal, hacia los sectores econmicos o
sociales.
La Secretara de Educacin Pblica agrupa dentro de su sector, a las entidades del
sector cinematogrfico, reagrupadas de forma estratgica en el subsector audiovisual,
Consejo Nacional para la Cultura y las Artes (CONACULTA), las cuales segn la relacin
de Entidades Paraestatales de la Administracin Pblica Federal sujetas a la Ley Federal
de las Entidades Paraestatales y su Reglamento (DOF 13-VIII-99 Aclaracin 22-XI-99
REF DOF. 03-III-2000. 14 son las siguientes:
Entidad u Organismo
- Instituto Mexicano de Cinematografa, organismo pblico descentralizado, cuyo
fin es promover el desarrollo del cine mexicano, tanto a nivel industrial, como en
el aspecto cultural.
-
Estudios Churubusco Azteca, S.A., empresa pblica que proporciona servicios de

produccin, postproduccin y estructura inmobiliaria a la produccin cinematogr
fica, televisiva y video nacional o extranjera.
Centro de Capacitacin Cinematogrfica A.C., entidad pblica, cuya labor

fundamental es la formacin terica y/o prctica de profesionales del cine en sus
diversas especialidades.
Fideicomiso para la Cineteca Nacional, fideicomiso pblico, cuya tarea

fundamental es el rescate, la preservacin, conservacin y restauracin del
patrimonio flmico y documental del cine mexicano. 15

15. Ibdem, p. 9
10
De acuerdo con el Estatuto Orgnico, el Director General del IMCINE participa en el

rgano de gobierno de las tres entidades cinematogrficas.
Para el caso de la Cineteca nacional, y de conformidad con el artculo 41, fraccin I,
inciso e) de la Ley Federal de Cinematografa corresponde a la Secretara de Educacin
Pblica a travs del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes, dirigir y administrar la
Cineteca Nacional. El Director General del IMCINE participa en el Comit Tcnico en su
calidad de Vocal y adems de tener la facultad de proponer el nombramiento o remocin
de su titular, al igual que en las otras entidades. 16
El IMCINE adicionalmente participa y colabora con dos antes constituidos para el
fomento y estimulo de la actividad cinematogrfica nacional, concretamente con el
Fondo de Fomento a la Calidad Cinematogrfica (FFCC), donde el Director General es
el Presidente del Comit Tcnico y en la Academia Mexicana de Ciencias y Artes Cinematogrfica A.C., encargada de la entrega de los Arieles.
Organizacin del Instituto Mexicano de Cinematografa
rgano de Gobierno
De acuerdo al Estatuto Orgnico emitido en el Diario Oficial de la Federacin el da ocho
de febrero del ao dos mil dos, el rgano de Gobierno del IMCINE se convierte en una
Junta Directiva, dicho rgano colegiado, con representacin de diferentes Secretara e
Instituciones tiene como fines primordiales:
-
Establecer en congruencia con los programas sectoriales las polticas generales

y definir las prioridades a que habr de sujetarse el Instituto en materia de
produccin, productividad, comercializacin, finanzas, investigacin y
administracin en general.
Dictar los lineamientos generales para el debido cumplimiento de las funciones

del Instituto.
Otorgar al organismo la autonoma17de gestin que requiere para poder operar y

cumplir con los fines para los cuales fue creado.

17. Ibdem. p.11
11
La Junta Directiva est integrada de la siguiente manera:

Junta Directiva
Presidente:
Presidente del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes;
Secretario tcnico:
El coordinador de rganos Desconcentrados y del Sector

Paraestatal de la Secretara de Educacin Pblica;
Vicepresidente:
Un representante de la Secretara de Gobernacin;
Consejero:
Dos representantes de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico;
Consejero:
Un representante de la Secretara de Comunicaciones y transportes;
Consejero:
Un representante de la Direccin General de Comunicacin

Social de la Presidencia de la Repblica.
Invitado:
El Director General del Instituto Mexicano de Cinematografa. 18
Asimismo, para cumplir con sus objetivos de apoyo a la produccin cinematogrfica

cuenta con dos fideicomisos que apoyan el desarrollo de las producciones mexicanas,
que a continuacin se describen:
1.3.2 FOPROCINE
El FOPROCINE (Fondo para la Produccin Cinematogrfica de Calidad), es un
Fideicomiso que fomenta el desarrollo de la actividad cinematogrfica nacional de
calidad, con la participacin de la comunidad de cineastas, a fin de satisfacer las
necesidades y requerimientos culturales, a travs del apoyo a la produccin de
largometrajes y a un cine de autor y experimental.
12
El FOPROCINE tiene como visin de ser el impulsor de la produccin cinematogrfica

nacional de calidad o cultural, induciendo la participacin de inversionistas privados en
proyectos conjuntos, para alcanzar una sostenida y creciente realizacin de
largometrajes mexicanos, que por sus niveles de calidad temtica y tcnica, eleven la
promocin y difusin del cine mexicano de calidad, a nivel nacional e internacional,
contribuyendo a la formacin de nuevos recursos humanos para la industria
cinematogrfica del pas. 19
Y l:
1.3.3 FIDECINE
El FIDECINE (Fondo de Inversin y Estmulos al Cine), es un Fideicomiso sectorizado
en la Secretara de Educacin Pblica, cuya misin es el fomento y promocin
permanentes de la industria cinematogrfica nacional, que permita brindar un sistema de
apoyos financieros, de garanta, de estmulos e inversiones en beneficio de los
productores, distribuidores, comercializadores y exhibidores de pelculas nacionales,
impulsando la cinematografa con viabilidad comercial que reactive y estimule la
recuperacin financiera en la cadena productiva de dicha industria. 20
El FIDECINE tiene como objetivo fomentar y promover el desarrollo de la industria
cinematogrfica nacional comercial, con la participacin de los distintos sectores que la
conforman, a fin de satisfacer las necesidades y requerimientos culturales y de
entretenimiento de la poblacin en general, a travs del apoyo a las actividades
relacionadas con la industria cinematogrfica. 21
19. Reglas de Operacin. Reglas de Operacin e Indicadores de Gestin y Evaluacin del Fondo para la Produccin Cinematogrfica
de Calidad del IMCINE. 2007. P.17
20. Reglas de Operacin. Reglas de Operacin e Indicadores de Gestin y Evaluacin del Fondo de Inversin y Estmulos al Cine.
2009 p.24
21. Reglas de Operacin e Indicadores de Gestin de Gestin y Evaluacin del Fondo de Inversin y Estmulos al Cine. Op. cit. p.4
13
Grficamente la Organizacin Administrativa del IMCINE se constituye de la siguiente

manera:
Cuadro No. 1
Organigrama del Instituto Mexicano de Cinematografa
FUENTE: Manual de Organizacin del Instituto Mexicano de Cinematografa. Op.cit. p.17
14
A continuacin en el siguiente apartado se revisar a la Subdireccin de Servicios, rea

designada para la elaboracin de los Criterios especficos para la organizacin y
descripcin de los Archivos de Trmite y de Concentracin y responsable de tener a su
cargo al archivo central.
1.4 La Subdireccin de Servicios como Coordinadora de los Archivos de Trmite
y de Concentracin.
La Subdireccin de Servicios depende de la Direccin de Administracin y Finanzas, es
la encargada de Planear, Organizar, Dirigir y Controlar los recursos financieros, humanos
y materiales, de acuerdo con los objetivos y polticas establecidas por la Direccin
General, con el propsito de asegurar la correcta operacin y transparencia en el
desarrollo de las actividades institucionales, las funciones asignadas a la Subdireccin
de Servicios son las siguientes:
-
Aplicar los lineamientos, polticas y normas vigentes, relativas a las adquisiciones,

almacenes e inventarios y a la contratacin de servicios que se requieren en el
Instituto.
Aplicar y coordinar conjuntamente con las diferentes reas del Instituto las
medidas de ahorro, productividad, transparencia y desregulacin en el Instituto.
Recabar de las diferentes reas, la informacin bsica para la elaboracin del

programa anual de adquisiciones y servicios, para gestionar su presentacin ante
el Director de Administracin y Finanzas y por su conducto, la autorizacin del
Comit de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
Presentar a la aprobacin del Director, el anteproyecto del programa-presupuesto

anual de los captulos presupuestales relacionados con adquisiciones y servicios,
as como su calendarizacin y modificaciones.
Fungir como Secretario Ejecutivo del Comit de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios del Instituto y coordinar, en el mbito de su competencia.
Coordinar con la Direccin Jurdica, la tencin y solucin de los conflictos que

se susciten con los proveedores y prestadores de servicios, de cualquier causa
de incumplimiento por parte de estos.
Mantener actualizado el catlogo interno de proveedores y prestadores de

servicios, de cualquier causa de incumplimiento por parte de estos.
15
Servicios:
Los servicios que proporciona a travs del Departamento de Servicios son los
siguientes:
-
Realizar la compra del material urgente, de las diferentes reas, mediante el

fondo revolvente, para poyar el desarrollo de las funciones de todo el Instituto.
Verificar que los servicios telefnicos, y de energa elctrica se proporcionen

adecuadamente, as como los que se requieren en materia de correspondencia,
mensajera, transportacin, fotocopiado y engargolado de documentos.
Supervisar que el servicio de vigilancia, opere adecuadamente y controle el

acceso a las instalaciones y estacionamiento del Instituto.
Mantener en ptimas condiciones de limpieza las instalaciones y bienes muebles

del Instituto.
Llevar una bitcora que describa el uso de cada vehculo, sus recorridos y los
servicios de mantenimiento correctivo y preventivo que reciba, as como la
reposicin de llantas, bateras, refacciones y accesorios.
Tramitar el pago de los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo que

reciba el parque vehicular del organismo.
Controlar y evaluar el sistema de control de archivo final de documentos,

as como la salida o entrada de expedientes que requieran del mismo.
Solicitar y coordinar la contratacin de prestadores de servicios para

proporcionar a las instalaciones y equipo del Instituto, los servicios de
mantenimiento preventivo y, en su caso, correctivos que requieran.
Informar peridicamente, al Subdirector sobre el desarrollo de las funciones

encomendadas al Departamento.
Proponer optimizacin de los procesos y procedimientos de su Departamento

a su cargo.
Supervisar y revisar el trabajo del personal a su cargo.
Mantener en forma permanente actualizados los expedientes y documentacin

inherente a su cargo. 23
23. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p. 135
16
Servicios:
Los servicios que proporciona a travs del Departamento de Servicios son los
siguientes:
-
Realizar la compra del material urgente, de las diferentes reas, mediante el

fondo revolvente, para poyar el desarrollo de las funciones de todo el Instituto.
Verificar que los servicios telefnicos, y de energa elctrica se proporcionen

adecuadamente, as como los que se requieren en materia de correspondencia,
mensajera, transportacin, fotocopiado y engargolado de documentos.
Supervisar que el servicio de vigilancia, opere adecuadamente y controle el

acceso a las instalaciones y estacionamiento del Instituto.
Mantener en ptimas condiciones de limpieza las instalaciones y bienes muebles

del Instituto.
Llevar una bitcora que describa el uso de cada vehculo, sus recorridos y los
servicios de mantenimiento correctivo y preventivo que reciba, as como la
reposicin de llantas, bateras, refacciones y accesorios.
Tramitar el pago de los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo que

reciba el parque vehicular del organismo.
Controlar y evaluar el sistema de control de archivo final de documentos,

as como la salida o entrada de expedientes que requieran del mismo.
Solicitar y coordinar la contratacin de prestadores de servicios para

proporcionar a las instalaciones y equipo del Instituto, los servicios de
mantenimiento preventivo y, en su caso, correctivos que requieran.
Informar peridicamente, al Subdirector sobre el desarrollo de las funciones

encomendadas al Departamento.
Proponer optimizacin de los procesos y procedimientos de su Departamento

a su cargo.
Supervisar y revisar el trabajo del personal a su cargo.
Mantener en forma permanente actualizados los expedientes y documentacin

inherente a su cargo. 23
23. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p. 135
17
1.4.1 El Departamento de Servicios y el Archivo de Concentracin

El Instituto Mexicano de Cinematografa por medio de la Subdireccin de Servicios
cuenta con el Departamento de Servicios encargado de implementar normas, principios,
procedimientos y mtodos orientados a la economa y eficiencia del manejo documental.
De esta manera el Departamento de Servicios adems de tener a su cargo otras
funciones mencionadas en prrafos precedentes tambin se encarga directamente del
Archivo de Concentracin, rea responsable de la guarda y custodia de la
documentacin semiactiva de todas las Unidades Administrativas.
La Funciones del Archivo de Concentracin son las siguientes:
-
Recibir la documentacin previamente relacionada para su guarda.

Proporcionar el servicio de prstamo de expedientes.
Crear lineamientos e instrumentos para el control de los archivos.
1.4.2 Los Archivos de Trmite y su Funcionamiento

La subdireccin de Servicio como responsable de la elaboracin y aplicacin de criterios
para la Organizacin de Archivos del Instituto, tambin es responsable del
funcionamiento de los Archivos de Trmite.
Los Archivos de Trmite se encuentran en cada una de las Unidades Administrativas del
IMCINE, FOPROCINE y FIDECINE, desde el nivel de Direccin hasta el nivel de
Departamento.
Las Funciones de los Archivos de Trmite son las siguientes:
-
Recepcin de la Correspondencia
Seguimiento y control de la documentacin en trmite
Despacho de la correspondencia
Organizacin y control de expedientes.
En este captulo se revisaron los antecedentes de la Institucin y los cambios que ha

tenido a travs del tiempo, parte de su planeacin estratgica, su razn de ser, tambin
se conoci la Subdireccin de Servicios, el Departamento de Servicios y su Archivo de
Concentracin, adems del funcionamiento de los Archivos de Trmite que integran al
IMCINE.
18
Cuadro No. 2
Organigrama de la Direccin de Administracin y Finanzas
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN Y
FINANZAS
SUBDIRECCIN DE
FINANZAS
SUBDIRECCIN
DE
PERSONAL
SUBDIRECCIN DE
SERVICIOS
DEPAMENTO
DE
CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO
DE
REMUNERACIONES
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS
MATERIALES
DEPARTAMENTO
DE
PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO DE
PERSONAL
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS
DEPARTAMENTO
DE
TESORERIA
ARCHIVO
DE ARCHIVO
TRMITE Y
DE TRMITE Y
CONCENTRACIN
CONCENTRACIN
FUENTE: Manual de Organizacin del Instituto Mexicano de Cinematografa. Op.cit. p.112
19
2. CRITERIOS ARCHIVISTICOS PARA LA ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN DE

LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS.
En este captulo abordaremos los fundamentos tericos utilizados para la organizacin y
descripcin de los archivos administrativos.
2.1 Criterios Archivsticos
El trmino criterio tiene su origen en un vocablo griego Krinein que significa Juzgar.
Dicha palabra la entendemos como principio o norma de discernimiento (juicio) de una
persona, es una especie de condicin subjetiva que permite concretar una eleccin. Se
trata en definitiva de aquello que sustenta un juicio de valor y tambin es un requisito que
debe ser respetado para alcanzar un cierto objetivo, satisfaccin o una necesidad.
En resumen los criterios son los razonamientos sobre alguna actividad. Tocando el tema
que nos concierne, nos referimos a reflexiones o consideraciones archivsticas. Para
iniciar la elaboracin de criterios debemos tener clara la respuesta a las preguntas Qu
se va a hacer? y Cmo se va hacer?, a partir de esto podemos identificar las
actividades a realizar o a desarrollar.
En este sentido, para organizar y describir la documentacin administrativa es necesaria
la elaboracin de un documento que apoye el quehacer archivstico y aplique criterios
especficos variando el tipo de archivo. (Ya que la tipologa documental difiere
dependiendo de las funciones de cada Institucin).
20
2.2 Organizacin Archivstica

La Organizacin archivstica es extensa, Alicia Barnard conceptualiza a la organizacin
como el conjunto de actividades destinadas a la clasificacin y ordenacin de grupos o
secciones, subgrupos o series documentales. 24
La organizacin de un archivo consiste en el conjunto de operaciones intelectuales y
tcnicas por las que los expedientes o documentos se relacionan de manera jerrquica
con criterios orgnicos o funcionales.
Es el proceso que evidencia y reconstruye en lo posible la estructura orgnica de un
archivo, mediante la asignacin del lugar definitivo dentro del conjunto para cada uno de
los grupos y/o piezas que lo componen, de manera que represente la naturaleza de los
organismos que generaron el acervo.
El archivero Cruz Mundet nos dice que la organizacin de un archivo responde a una
doble necesidad: proporcionar una estructura lgica al fondo documental, de modo que
represente la naturaleza del organismo reflejado en l, y facilitar la localizacin
conceptual de los documentos 25 . La primera necesidad se refiere a la clasificacin y
posteriormente a la ordenacin de los documentos existentes en una institucin.
Por su parte Araceli Alday indica que la clasificacin consiste en decidir o separar un
conjunto de elementos estableciendo clases o series, de tal manera que dichos grupos
queden formando parte de la estructura de un todo 26 , y la ordenacin es entonces el
proceso por el cual se unen y relacionan los elementos constitutivos de cada serie
documental de acuerdo a un criterio preestablecido.27 Por lo tanto podemos decir que
la ordenacin es el siguiente paso de la clasificacin, dentro de la organizacin de un
fondo, seccin o serie.
De esta manera concluimos que la organizacin archivstica es el conjunto de
documentos relacionados unos con otros, de manera jerrquica, cuya finalidad es contar
con una localizacin rpida y eficiente de los expedientes o documentos para una mejor
toma de decisiones.
24. BARNARD ANOZORRUTIA, Alicia. Gua para la organizacin y control del expediente de archivo. Archivo General de la Nacin.
1 Edicin, Mxico, 2002, p.15
25. CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica. 3 Edicin. Madrid, Espaa: Fundacin Germn Snchez
Ruiprez 1999. P.229
26 ALDAY GARCA, Araceli. Introduccin a la Operacin de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder
Ejecutivo Federal. Archivo General de la Nacin. 2004, p. 55
27. Normas Tcnicas de la Direccin de Archivos Estatales. Diccionario de Terminologa Archivstica. Ministerio de
Cultura. Espaa, p. 42.
21
2.3 El ciclo vital del documento

Para la elaboracin de criterios archivsticos que permitan un control eficiente en los
archivos administrativos, es necesario conocer el ciclo de vida del documento, con el fin
de darle el tratamiento necesario, razn por la cual en este apartado explicaremos las
etapas de vida del documento, Araceli Alday nos dice que el documento atraviesa a lo
largo de su existencia por tres edades (conocidas tambin como etapas o fases),
determinadas por los valores y usos que tiene en cada una de ellas. A cada etapa le
corresponde un tratamiento y la conservacin de los documentos en un archivo
especfico. 28
Estas etapas son: fase activa, fase semiactiva y fase inactiva y dependiendo de su uso
se depositan en tres archivos distintos: Trmite, concentracin e histrico. (Ver figura).
Figura 1
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
FASE
ACTIVA
FASE
SEMIACTIVA
FASE
INACTIVA
ARCHIVO DE
TRMITE
ARCHIVO DE
CONCENTRACIN
ARCHIVO
HISTRICO
TRANSFERENCIA
PRIMARIA
TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
VALORES PRIMARIOS
VALORES SECUNDARIOS
BAJA
DOCUMENTAL
28. ALDAY GARCA, Araceli. Op. 2004, p. 11
22
A continuacin desglosaremos las fases y archivos mencionados:

Fase activa:
En esta etapa los documentos son generados por una oficina en relacin a una actividad,
funcin o acto administrativo, su gestin es constante, estn relacionados entre s y
ordenados en expedientes; fsicamente se conservan cerca de la unidad administrativa
por la consulta frecuente.
El uso del documento en esta etapa es constante e inmediato ya que el documento se
encuentra en trmite, por ello debe encontrarse cerca del usuario en un archivo
administrativo o de Trmite.
Estos documentos en su etapa inicial o fase activa tienen valores primarios que pueden
ser administrativos, legales, contables o fiscales, sirven para tramitar y solucionar los
asuntos para los que fueron creados, por ello la necesidad de conservarlos a la mano de
las personas que se encargan del desahogo de esos asuntos.
A continuacin se explica en qu consiste cada uno de estos valores:
-
Valor Administrativo: Son aqullos documentos producidos o recibidos por una

Institucin para la realizacin de sus funciones.
Valor Legal: Estos documentos se refieren a derechos u obligaciones jurdicas y

que sirven de testimonio ante la Ley.
Valor contable o Fiscal: Se refleja en los documentos que sirven para comprobar
las operaciones financieras de una institucin.
Fase Semiactiva:
En esta segunda etapa los documentos han perdido su carcter de uso constante porque
su trmite ha sido concluido, pero an as siguen conservando sus valores primarios
(Administrativo, legal, contable o fiscal), mencionados en la fase anterior.
Los expedientes se conservan para uso de referencia y su movimiento es espordico en
el archivo de concentracin. Existe un ordenamiento legal o un inters especial por
mantenerlos resguardados por determinado tiempo, ya sea para aclaraciones del asunto
en cuestin o para la consulta de alguna otra informacin.
Su conservacin debe ser en un archivo de concentracin y este no necesariamente
puede estar cerca del usuario.
23
Fase Inactiva:
En esta fase los documentos han perdido sus valores primarios para la institucin, que
son de inters para el pblico en general, los investigadores ven en estos documentos
fuentes inagotables de conocimiento, se consultan con fines culturales en el archivo
histrico, su guarda es permanente y poseen valores secundarios (evidnciales,
testimoniales e informativo.)
El Archivo General de la Nacin nos dice que:
-
Valor evidencial: Corresponde a la utilidad permanente de los documentos en

virtud de su relacin con derechos imprescriptibles de las personas fsicas
y morales.
Valor Testimonial: Significa la utilidad permanente de los documentos por reflejar

la evolucin del organismo administrativo que los cre.
Valor Informativo: Es la utilidad permanente de que los documentos aportan datos

nicos y sustanciales para la investigacin y el estudio en cualquier campo
del saber.
Su uso ya no es institucional, sino social. 29

2.4 Archivos Administrativos
Para entender el concepto de Archivos Administrativos hay que dividirlos primeramente
en privados y pblicos, por lo tanto consider necesario incluir el concepto de
Administracin Pblica con el fin de exponer de donde nace el trmino.
La Administracin Pblica es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o hacer
cumplir la poltica, la voluntad de un gobierno. Es pblica porque comprende las
actividades que son ejecutadas por las instituciones gubernamentales. 30
Ahora bien, todo el conjunto de operaciones que realiza el gobierno para hacer cumplir
las polticas pblicas son plasmadas en documentos que acumulados en un proceso
natural en el transcurso de su gestin, (y que en su momento servirn de testimonio y
fuente de informacin a cualquier persona o Institucin) le denominamos Archivo.
29. ALDAY GARCA, Araceli. Op. 2004, p. 42

30. Ibdem. P, 11
24
Varios autores han realizado versiones terminolgicas

Archivos Administrativos, como:
diferentes del concepto de
Eduardo Nez, menciona que son todos aquellos documentos que, dentro de un
sistema archivstico concreto, se encuadra en las tres primeras fases (Activo, semiactivo
e inactivo) o estadios del ciclo vital del documento. 31
En Mxico los Archivos administrativos de las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal son extensos, as como su estructura jerrquica.
De esta manera podemos concluir que los Archivos Administrativos pblicos son
aqullos conjuntos de expedientes generados por la Administracin Pblica y que deben
estar enmarcados dentro del ciclo vital de documentos funcionando dentro de un
Sistema de Archivos.
El siguiente paso es explicar Qu tipos de archivos se encuentran dentro de la
Administracin Pblica? y en qu consiste cada uno de ellos.
2.4.1 Archivos de Trmite
Atendiendo a esta definicin de Archivos Administrativos, dentro de la primera fase del
ciclo vital del documento tenemos al Archivo de Trmite.
El espaol Cruz Mundet define al archivo de trmite o archivo de gestin como el archivo
donde Los documentos en fase de tramitacin, as como los que son de uso frecuente
para la gestin de los asuntos corrientes, estn bajo el manejo directo de las unidades
administrativas, de ah que sea ms conocido como archivo de oficina.32
Por su parte Antonia Heredia lo conceptualiza como: Uno o ms conjuntos de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulables en un
proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su
gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e
informacin para la persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o para
servir de fuentes de historia.33
31 NEZ FERNNDEZ, Eduardo. Organizacin y gestin de archivos. 1edicin. Espaa: Ediciones Trea, 1999, p.176.
32 CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica 3. Edicin. Madrid, Espaa: Fundacin Germn Snchez
Ruiprez. 1999 p. 97
33 HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivstica General Teora y Prctica. 7. Edicin. Sevilla, Espaa: Servicios de Publicaciones de
la Diputacin de Espaa, Sevilla. 1995. p. 59.
25
En lo personal considero que el Archivo de Trmite es la Unidad archivstica responsable

de llevar a cabo los procesos y las tcnicas archivsticas destinadas a los documentos
que se encuentran en etapa activa en las oficinas donde los archivos son de uso
constante.
2.4.1.1 Importancia y Funciones
La importancia de tener un archivo va ms all de solo tener un lugar fsico en donde
resguardar papeles sin sentido, o el de tener una gran variedad de expedientes sin saber
cul fue el objetivo de su creacin.
En un estricto sentido para que se pueda hablar de archivo, son necesarios tres
elementos:
Documentos y/o expedientes + organizacin + servicio= Archivo
Los archivos de trmite son importantes porque estn constituidos por documentos y
expedientes de asuntos que no han sido resueltos y cuya conservacin es necesaria
hasta su trmino, adems su consulta es frecuente y necesaria para una adecuada toma
de decisiones, por lo tanto para el buen funcionamiento de estos se emplean los
principios de la archivstica.
Funciones
Las principales funciones de los Archivos de Trmite son:
Recepcin, control y despacho de correspondencia.
Expedientacin: Apertura, integracin y descripcin de expedientes de archivo.
Clasificacin y ordenacin de expedientes.
Servicio de prstamo de expedientes.
Expurgo.
Transferencia Primaria.
Estos puntos sern explicados ms adelante ya que sern la plataforma para la
elaboracin de nuestros criterios.
26
2.4.2 Archivo de Concentracin

Otro Archivo Administrativo es el de Concentracin en este punto explicaremos su
definicin, su importancia y sus funciones, (con el fin de entender su objetivo en el ciclo
vital de la documentacin para la elaboracin de dichos criterios).
De acuerdo a la Teora del ciclo vital del documento el archivo de concentracin se
encuentra en la fase semiactiva.
Alicia Barnad Amozorrutia comenta que el Archivo de Concentracin es la unidad de
archivo encargada del proceso y operaciones para el manejo de archivos semiactivos de
uso espordico. Recibe de las oficinas los archivos de trmite y los conserva de manera
precautoria hasta que cumplen su vigencia. 34
Para Araceli Alday Garca, el Archivo de Concentracin es el que corresponde a la
segunda etapa de vida de los documentos, a l se le deben de transferir los documentos
de los Archivos de Trmite cuando su consulta por los organismos productores es
espordica y ah permanecern hasta su eliminacin o transferencia al Archivo
Histrico 35
Otra definicin nos la dan los Lineamientos Generales para la Organizacin y
Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin
Pblica Federal, que definen el Archivo de Concentracin como la Unidad responsable
de la administracin de documentos cuya consulta es espordica por parte de las
unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en l
hasta su destino final. 36
Por lo tanto, llegamos a la conclusin de que en el Archivo de Concentracin, la
documentacin que se transfiere conserva sus valores primarios (administrativos,
contables o legales), su consulta es casual y se conservan durante un plazo
precaucional para que despus se realice una valoracin y de esta manera se determine
su destino final, ya sea baja (destruccin) o conservacin permanente (Archivo
Histrico).
34. BARNARD AMOZORRUTIA Alicia. Gua para la organizacin y control de expedientes de archivo. Mxico:
Secretara de Salud. 2002. p.5
35. ALDAY GARCA, Araceli. Op. Cit. p.55
36. DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN. Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal. Mxico, 2004.
27
2.4.2.1 Importancia y Funciones

La importancia del Archivo de Concentracin para una Institucin radica en el hecho de
que exista un lugar para conservar y resguardar toda aqulla documentacin cuyo uso
solo es ocasional, pero que sin embargo an conserva valores administrativos.
En el archivo de concentracin se da la segunda etapa de la vida de los documentos; a
l se deben transferir los documentos de los archivos de trmite cuando su consulta por
los organismos productores es espordica, y ah permanecern hasta su eliminacin o
transferencia al archivo histrico.
Las funciones del Archivo de Concentracin son las siguientes:
Recibir los expedientes del archivo de trmite cuyo plazo de conservacin ya
prescribi de acuerdo al Catlogo de Disposicin Documental a travs de las
transferencias primarias.
Conservar los documentos semiactivos precautoriamente mantenindolos
debidamente organizados para su fcil localizacin y consulta hasta cumplir su
vigencia documental segn el catlogo de disposicin documental.
Asegurar la seleccin de documentos que van a ser conservados y los que van a
ser eliminados, a travs de la valoracin documental, y
Ofrecer el servicio de prstamo y consulta de los Expedientes resguardados.
Llevar a cabo la transferencia secundaria de aqulla documentacin con valor
permanente y se har responsable de la seleccin, la ordenacin y de la relacin
precisa de los expedientes por transferir y,
Realizar la baja definitiva de aqulla documentacin que carece de valores
secundarios.
En los siguientes subcaptulos abordaremos los procesos tcnicos y herramientas
necesarias para al buen funcionamiento de los archivos de trmite y de concentracin,
cabe aclarar que estos puntos decid explicarlos al final ya que algunos de estos
procesos y herramientas se llevan a cabo en ambos archivos.
28
2.5 Procesos Archivsticos

Para lograr un correcto manejo de los documentos en todo su ciclo vital, se determinan
procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las diferentes
unidades de archivo. (Archivo de trmite, Concentracin e Histrico). A continuacin se
describen.
2.5.1 Recepcin, control y despacho de correspondencia.
La autora Araceli Alday Garca nos dice que la recepcin de documentos constituye un
acto jurdico y administrativo que compromete a la dependencia como tal para la
realizacin expedita y eficiente de un trmite institucional.37
La recepcin inicia cuando la documentacin es recibida en la unidad central de
correspondencia, oficiala de partes o en cada unidad administrativa de las Instituciones.
(A efecto de promover un tratamiento ms gil y eficaz de los documentos que ingresan
a las instituciones, las unidades de documentacin en trmite y las delegaciones de
correspondencia y archivo podrn recibir descentralizadamente los documentos dirigidos a sus reas administrativas a las que sirven).
Esta actividad tiene como objetivo:
-
Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentacin recibida por

la dependencia, desde el momento de su ingreso.
Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentacin recibida al rea

que se encargar de su trmite.
Garantizar que la documentacin recibida sea captada y organizada

sistemticamente, conservndola como antecedente para futuras decisiones y
gestiones. 38
Con el fin de establecer procedimientos especficos para la adecuada recepcin

documental en el momento que la documentacin ingresa al archivo.
Al recibir la correspondencia o los documentos que llegan a la oficina, se deben verificar
ciertos datos como:
-
Que el documento est dirigido a la Institucin.

El asunto del que trate, sea de la competencia de la Institucin.
Que tengan las debidas firmas y sellos autorizados.
Si el documento hace referencia a ciertos anexos, verificar que estos se entreguen
de manera completa, de lo contrario, no se recibe dicho documento.
37 ALDAY GARCA, Araceli. Op. cit. p. 29

38. Ibdem, p.30
29
Despus de verificar todos estos datos, se acusa de recibido (con el sello de la

Institucin con la fecha y nombre de la persona que est recibiendo la documentacin).
Con este acto de recepcin, la institucin se compromete a dar respuesta a un asunto
solicitado.
Como nos menciona Araceli Alday, el seguimiento y control de la documentacin
recibida en la dependencia para su trmite, constituye un aspecto medular tanto para el
correcto y oportuno desarrollo de la gestin administrativa, como para la adecuada
integracin y preservacin de los recursos informativos de las instituciones. 39
El objetivo del despacho de la correspondencia es garantizar que los documentos
generados por las entidades sean recibidos oportuna y completamente por sus
destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitacin y comunicacin
documental, resguardando y promoviendo sus intereses ante las diversas instancias de
gestin interinstitucional 40
2.5.2 Expedientacin: apertura, integracin, registro y descripcin de expedientes
de archivo.
La expedientacin es el proceso de integracin de la unidad documental (expediente)
constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un
mismo asunto, actividad o trmite de una entidad.
Apertura
Parte de la documentacin que ingresa por vez primera al archivo requerir la creacin
de un expediente nuevo que contenga toda la actividad administrativa de dicho asunto
hasta su terminacin.
La apertura de expedientes debe realizarse de forma ordenada y sistemtica e inicia,
cuando en el archivo no se cuenta con antecedentes del asunto
que se enva. Antes
de abrir un expediente hay que clasificarlo, es decir agrupar los documentos relativos a
un mismo asunto, este se puede llevar a cabo con un sistema previamente establecido.
Algunos elementos que debemos considerar en la apertura de un expediente son:
-
Determinar el asunto, tema o materia que trata el documento.
Verificar si existe algn antecedente de ese asunto o un expediente similar.
39 ALDAY GARCA, Araceli. Introduccin a la operacin de Archivos en Dependencias y Entidades del

Ejecutivo Federal. Archivo General de la Nacin. Op. Cit. p.31
40. Ibdem. p. 34
30
Poder
Integracin
Alicia Barnard nos dice que los archivos se integrarn de la siguiente manera:
-
Por asunto, es decir identificar el contenido del expediente, de que tema trata.
Por tipo de documentos ejemplos: acuerdos, actas, informes, reportes, etc.),

siempre y cuando correspondan a un mismo tema o materia.
Por el carcter tcnico o sustantivo o conforme a funciones administrativas

internas. Es decir, se abrirn expedientes con documentacin y correspondencia
relacionada entre s, sobre los temas y programas sustantivos de la Institucin.
Tambin en la integracin de un expediente de archivo se deber considerar que los

documentos:
-
Se refieran a una accin, trmite o gestin delegada a la unidad administrativa.
Documentan cualquier obligacin o responsabilidad.
Comprendan informacin relacionada con la transparencia y la rendicin de

cuentas. 41
Registro y descripcin
El propsito de registrar un expediente es el de asentar que ste forma parte de la
Institucin la informacin que se registra debe ser confiable y relevante para sustentar
las tareas que tiene asignadas.
La descripcin como nos dice Araceli Alday es la elaboracin de una representacin
exacta de la unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen
mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve
para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su
contexto y el sistema que lo ha producido. 42
El registro y descripcin de un expediente servir para homologar sistemas de acceso y
recuperacin, as mismo facilitar el control y ubicacin dentro de la unidad
administrativa en particular y dentro de la Institucin en general.
41. BARNARD AMOZORRUTIA Alicia. Manual para la Operacin de Archivos Administrativos, Mxico, 2004, p. 25
42. ALDAY GARCA, Araceli. Op. Cit. p.55
31
2.5.3 Clasificacin y ordenacin de expedientes

Otra de las funciones que se requiere para la administracin del Archivo de Trmite, es
la clasificacin y ordenacin de la documentacin.
Clasificar consiste en decidir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases
o series, de tal manera que dichos grupo queden formando parte de la estructura de un
todo (desde los ms amplios hasta los ms especficos, estableciendo una
jerarquizacin entre los mismos). 43
El resultado de la clasificacin de cualquier grupo documental se plasma en un cuadro
estructurado que refleja la organizacin y las funciones de la Institucin de donde
procede la documentacin, a fin de contar con un esquema lgico para la organizacin
fsica e intelectual del almacenamiento y recuperacin de expedientes de archivo.
Existen las siguientes formas de clasificacin:
-
Clasificacin Orgnica: Los documentos se agrupan de manera que reflejen la

estructura orgnica de la institucin, es decir las subdivisiones seran las unidades
administrativas.
Clasificacin Funcional: Los documentos se agrupan de acuerdo a las funciones

o atribuciones de la Institucin.
Clasificacin por asuntos o por temas: Los documentos se agrupan con relacin
a los asuntos derivados por materias. Es utilizada comnmente en colecciones o
archivos particulares.
A la clasificacin, le sigue la ordenacin, que es la accin de unir secuencialmente la

documentacin, conforme a la natural relacin de sus componentes, mediante criterios
alfabticos y/o cronolgicos.
Hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos:
-
La ordenacin se hace a partir de elementos internos del documento comola:

forma, fecha, nombre y asunto.
43. ARVALO JORDN, Vctor Hugo. Teora fundamentos y prctica de la Archivologa. 1. Edicin Editorial Shool BOOK. Argentina.
2002. P.186.
32
Cada serie adopta la ordenacin que le conviene, es independiente de la de

otras series.
Una vez elegido el tipo de ordenacin se refiere a documentos, no a informacin

que contienen los mismos 44
Se distinguen tres tipos de ordenacin:

-
Cronolgica: Donde los documentos se ordenan consecutivamente de acuerdo

con la fecha (ao, mes y da o de acuerdo a las necesidades de la Institucin).
Alfabtica: Segn las letras del abecedario.
Numrica: numeracin progresiva.
La ordenacin tiene, principalmente, la finalidad de:

-
Facilitar la ubicacin instantnea de los documentos, por medios visuales

inmediatos.
2.5.4 Disposicin Documental

Disposicin Documental
La disposicin documental se sustenta en el concepto del ciclo vital de la documentacin
que establece una diferenciacin entre tres etapas que sigue la documentacin: activa,
semiactiva e inactiva, razn por la cual se presenta en ambos archivos administrativos
(trmite y concentracin).
El paso de los documentos por los distintos archivos hace necesario la existencia de un
control administrativo sobre ello, que integre los diversos elementos que convergen en lo
que se denomina, genricamente, disposicin documental, cuya definicin veremos a
continuacin.
Es la determinacin de reglas y normas a partir de la Valoracin primaria o secundaria
para establecer plazos de conservacin y modos de transferencia y depuracin, a los
cuales debe sujetarse los documentos a lo largo de su ciclo de vital de acuerdo con sus
usos especficos. 45
44. ALDAY GARCA, Araceli. Op. Cit. p. 56

45 PESCADOR DEL HOYO, Ma. Del Carmen. EL Archivo, Espaa, 1986. p.
33
Es una suma de criterios y mecanismos que permiten regular el trnsito de los

documentos de archivo entre un tipo de archivo a otro y de su permanencia o eliminacin
teniendo como la unidad de trabajo la serie documental.46
2.5.5 Valoracin Documental
En prrafos precedentes hice mencin de los valores que tiene cada etapa del ciclo vital
del documento, en este apartado quiero hacer mencin que el proceso de valoracin hoy
por hoy es una de las actividades ms importantes dentro del campo de la archivstica,
es parte fundamental para el manejo de los archivos, adems de ser elemento
sustantivo del ya mencionado ciclo vital de la documentacin.
En los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los Archivos dice
que el valor documental es la condicin de los documentos que les confiere
caractersticas administrativas, legales o contable en los Archivos de Trmite o
Concentracin (valores primarios); o bien evidnciales, testimoniales e informativos en
los Archivos Histricos (valores secundarios) 47
En todo proceso de organizacin documental, la valoracin tiene y toma un lugar
trascendental para decidir que se conserva o que se elimina.
As concluy que la valoracin documental es un proceso archivstico necesario para
determinar plazos y modalidades de uso de los documentos por parte de las instituciones
que los producen o conservan.
2.5.6 Transferencia
La transferencia es el Traslado controlado y sistemtico de expedientes de consulta
espordica de un archivo de trmite al archivo de concentracin (transferencia primaria)
y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de
concentracin al archivo histrico (transferencia secundaria). 48
46. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Catlogo de Disposicin Documental. Instructivo para su elaboracin.
Mxico: AGN, 2004.p. 3
47. DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN. Lineamientos generales para la organizacin y conservacin de los archivo de las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.
48 Ibdem.
34
En el caso de los archivos administrativos (trmite y concentracin) la transferencia

primaria es el proceso ms utilizado, ya que es la operacin de trasladar los expedientes
cuyo trmite ha terminado, o cuya consulta es muy espordica, a los archivos de
concentracin.49
Esta operacin, as como las dems que venimos mencionando en prrafos anteriores
es parte sustancial para garantizar un adecuado tratamiento de la documentacin y de
esta manera no ocupar un espacio vital en el archivo de trmite.
2.5.7 Servicio de prstamo de expedientes
El prstamo consiste en proporcionar algn mecanismo de control por ejemplo, mediante
un vale de prstamo; atendiendo a las polticas internas en cada archivo o a nivel
institucional, y de acuerdo con las necesidades de consulta.
La consulta se refiere al uso de la informacin por parte del rea generadora de la
documentacin, se basa nicamente en el uso inmediato del documento y se solicita
directamente en el archivo.
Por lo tanto el prstamo y la consulta son procesos mediante los cuales, el archivo
proporciona un eficiente servicio a los usuarios del Archivo de Trmite.
2.5.8 Expurgo
Consiste en el retiro de los documentos repetidos o intiles dentro de un expediente
determinado. (Fotocopias, clips, material promocional, etc.).
2.5.9 Instrumentos de control y consulta
Los instrumentos de control y consulta en los archivos administrativos son herramientas
necesarias para la descripcin y manejo eficiente de los documentos y expedientes que
obran en los archivos de trmite y concentracin.
Los instrumentos segn Carmen Pecadortienen como objetivo facilitar, de la forma
ms eficaz, la recuperacin de la informacin contenida en la documentacin
administrativa que en ellos se custodia... 50
49. BARNARD AMOZORRUTIA Alicia, op. cit. p. 12

50. PESCADOR DEL HOYO, Ma. Del Carmen, op. cit. p. 56
35
Los instrumentos de control y consulta variarn de un tipo de archivo a otro segn el

estado de vida de los documentos. Los principales son los siguientes:
Gua: Es la visin sinptica de la documentacin de uno o muchos archivos, cuyo
objetivo es orientar y dar a conocer a los interesados los documentos y servicios que
prestan los archivos en forma general.
Inventario: Es aqul instrumento que describe las series documentales y expedientes de
un archivo y que permiten su localizacin.
Catlogo: Es el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las
unidades documentales o las unidades archivsticas de una serie o de un conjunto
documental que guardan entre ellas relacin o unidad tipolgica, temtica o
institucional. 51
2.6 Normatividad Archivstica
En este punto expondr el marco jurdico que regula la obligacin de las Dependencias
y Entidades para elaborar criterios archivsticos para el correcto manejo de sus archivos,
no antes sin explicar en qu consiste la legislacin en materia archivstica.
El concepto de legislacin puede definirse como: Todas aquellas disposiciones oficiales
(leyes, reglamentos) de las que se provee una organizacin en cuanto al uso,
conservacin, manejo y flujo de sus documentos. 52
Toda Institucin tiene la necesidad de tener disposiciones legales y normas que
reglamentan el manejo de documentos en todos los niveles.
-
Ley marco referente a archivos (pblicos, privados, administrativos, histricos).
Normas que reglamenten el uso, la conservacin, el manejo y el flujo de los

documentos.
Sanciones a quienes contravengan lo dispuesto.
51. ALDAY GARCA, Araceli. Op. Cit. p. 60, 61

52. COUTURE Carol y ROUSSEAU YVES, Jean. Archivos Modernos del Siglo XX. Mxico: AGN, 1982. p.18
36
2.6.1 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

Gubernamental.
Sin duda alguna una de las leyes que actualmente le ha dado importancia a los archivos
de la Administracin Pblica Federal es la Ley de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica Gubernamental.
Que en su ttulo segundo correspondiente al Acceso a la Informacin en el Poder
Ejecutivo Federal, captulo I, artculo 32 dispone:
Articulo 32. Corresponder al Archivo General de la Nacin elaborar, en coordinacin
con el Instituto, los criterios para la catalogacin, clasificacin y conservacin de los
documentos administrativos, as como la organizacin de archivos de las dependencias
y entidades. Dichos criterios tomarn en cuenta los estndares y mejores prcticas
internacionales en la materia y 53
En el Artculo 43 de su Reglamento nos dice. Cuando la especialidad de la informacin
o de la unidad administrativa lo requieran, los Comits establecern criterios especficos
para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades,
siempre que no se contravengan los lineamientos expedidos conforme al artculo
anterior. 54 Vase Anexo 3
53.
DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental. Mxico: 2002.p.8
54. DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN, Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental. Mxico: 2002.p.7
37
La siguiente disposicin que veremos a continuacin nos seala como y que se tiene que
hacer para la organizacin de los archivos de las dependencias o entidades.
2.6.2 Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los
Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal.
En su prrafo quinto del Considerando nos seala. que para el ejercicio del derecho
de acceso a la informacin es indispensable que los documentos estn organizados y
conservados bajo criterios uniformes de tal manera que permitan su localizacin
expedita, disponibilidad e integridad. 55 y en
En el Artculo primero, nos menciona. Los presentes Lineamientos establecen los
criterios de organizacin y conservacin de la documentacin contenido en los archivos
de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, con el objeto de
que stos se conserven ntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito
a la informacin contenida en los mismos. 56
En el Captulo II De la Organizacin de los archivos, dispone que:
Artculo Sexto. Las dependencias y entidades podrn contar con un rea coordinadora
de archivos. El representante del rea con conocimientos y experiencia en archivstica,
ser nombrado por el titular de la dependencia o entidad, quien establecer su nivel
jerrquico y tendr las siguientes funciones:
I. Apoyar al Comit de Informacin en el establecimiento de criterios especficos en
materia de organizacin y conservacin de archivos. 57
En este captulo se reviso conceptos archivsticos, procesos y legislacin que en su conjunto permitirn la creacin de criterios archivsticos que sern la base de aplicacin en
los diferentes archivos administrativos del IMCINE.
55 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIN. Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de las dependencias y
entidades de la Administracin Pblica Federal. Mxico 2004 p.1
56 Ibdem, .p.2
57 Ibdem. P.3-4
38
CAPTULO 3
3. ELABORACIN Y APLICACIN DE LOS CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN Y
DESCRIPCIN DEL ARCHIVO DE TRMITE Y DE CONCENTRACIN DEL
INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA.
En este captulo referir la elaboracin y aplicacin de los criterios para la organizacin
y descripcin del archivo de trmite y de concentracin del IMCINE, que fungirn como
el instrumento normativo que regule la produccin, circulacin, seleccin y disposicin
final de los documentos y expedientes que se conservan en cada uno de los archivos del
IMCINE.
3.1 Proyecto para la elaboracin de los criterios especficos de los Archivos del
IMCINE, FOPROCINE y FIDECINE.
De conformidad con el propsito de mejorar el manejo de los archivos del IMCINE,
FOPROCINE y FIDECINE, fue necesario el levantamiento de un censo documental con
los siguientes objetivos:
1. Identificar el universo documental que se produce, usa y resguarda en las diferentes
reas administrativas del IMCINE, y sus fideicomisos FOPROCINE y FIDECINE, el cual
permiti descender hasta los mismos documentos y conocer como estn organizadas y
descritos.
2. Conocer la organizacin y descripcin de los archivos que se encuentran en cada rea
administrativa del IMCINE.
3. Identificar lineamientos, reglamentos o cualquier disposicin que regule la
organizacin y descripcin de los archivos de Trmite y Concentracin del Instituto.
Procedimiento de Trabajo.
De acuerdo con los objetivos del proyecto uno de los propsitos centrales del presente
trabajo es levantar, por medio de un cuestionario, la informacin que permita conocer la
administracin documental de los Archivos de IMCINE, adems de identificar y valorar
los instrumentos normativos existentes en la materia.
39
Plan de trabajo
1era. Etapa: Realizar diagnstico de los archivos del IMCINE, FOPROCINE y
FIDECINE.
Elaborar el cuestionario para el levantamiento del censo documental.
Calendarizar visitas a las diversas oficinas para aplicar censo documental.
Levantamiento de la informacin requerida de acuerdo con el cuestionario, dentro
de las oficinas internas de cada rea administrativa, que generen y usen
documentos asociados a las responsabilidades adscritas legal y funcionalmente a
la propia rea, con el objeto de identificar la organizacin y descripcin de sus
expedientes.
Registro y procesamiento de la informacin en una base de datos para integrar el
diagnstico.
2da. Etapa:
Revisin y control de la calidad de la informacin registrada y procesada y si es el
caso, se solicitara la intervencin de las reas que se estime convenientes para
precisar el contenido de la informacin levantada.
Integrar los Criterios especficos para la Organizacin y Descripcin del Archivo
de Trmite y de Concentracin.
Presentar a las autoridades correspondientes los Criterios especficos para
la Organizacin y Descripcin del Archivo de Trmite y de Concentracin para su
autorizacin y posterior difusin y aplicacin.
3.2 Diagnstico de los archivos del IMCINE.
Para poder elaborar criterios dirigidos a la conservacin, uso y localizacin de los
documentos que obran en los archivos de trmite y concentracin del Instituto Mexicano
de Cinematografa, se realiz un diagnstico con el fin de conocer la situacin de dichos
archivos. Para ello, se levanto un cuestionario que a continuacin se presenta.
40
3.2.1 Diseo del Cuestionario para el Levantamiento del Censo Documental.

Uno de los propsitos centrales del presente trabajo fue levantar, por medio de un
cuestionario la informacin que permitiera identificar el perfil de los archivos de cada
Unidad Administrativa, incluyendo los Fideicomisos (FOPROCINE y FIDECINE).
Para la elaboracin del cuestionario se consideraron los objetivos particulares mostrados
en el siguiente cuadro. Con estos objetivos en mente se procedi a elaborar los
elementos que posteriormente se agruparon en apartados temticos.
LISTA DE OBJETIVOS PARTICULARES QUE SE CONSIDERARON PARA EL DISEO

DEL CUESTIONARIO
1. Conocer a los responsables de los archivos.
2. Conocer los tipos de archivo que manejen o como los conocen.
3. Conocer los metros lineales de documentos, su localizacin y conservacin
dentro de su rea.
4. Conocer y valorar el procedimiento de recepcin y despacho de correspondencia.
5. Conocer y valorar el procedimiento de seguimiento y control de sus asuntos.
6. Conocer si cuentan con los Instrumentos de control y consulta establecidos por
los Lineamientos generales para la organizacin y conservacin de los archivos
de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.
7. Conocer los mtodos de ordenacin utilizados en cada Unidad Administrativa.
8. Conocer y valorar el estado de organizacin de los documentos activos y
semiactivos.
9. Conocer si existe alguna normatividad en la materia.
3.2.2 Estructura del cuestionario

El cuestionario est compuesto por tres apartados, en el primero obtendremos
informacin de la Unidad Administrativa, en el segundo conoceremos la estructura
documental de los archivos de trmite y de concentracin, en el tercer apartado
conoceremos si existen disposiciones en la materia que se apliquen en el Instituto.
41
A continuacin mencionaremos los elementos y las instrucciones para su llenado que

conforman el cuestionario:
rea
Unidad administrativa: En este rubro se anotar el nombre de la unidad
administrativa a entrevistar.
-
Datos del responsable del archivo:

Nombre: Se indicar el nombre del responsable del archivo
Puesto: Se sealar el nivel jerrquico del responsable del archivo.
Telfono: Se anotar el nmero telefnico del responsable para cualquier
aclaracin.
Datos del archivo:
Tipo de archivo y Localizacin fsica: Se indicar el tipo de archivo que manejan
si es de trmite o con que nombre lo conocen.
Metros lineales: Se indicar en aproximado el volumen de la documentacin en
metros lineales.
Estado de conservacin de la documentacin: Se indicar en qu condiciones
fsicas se encuentra la documentacin.
Informacin documental
Del control de gestin:

Recepcin de la correspondencia: Aqu se pregunt si para la recepcin de la
documentacin el rea contaba con un sistema de control y registro de la
correspondencia.
Despacho de la correspondencia: La pregunta fue si el rea contaba con algn
sistema de control y registro y/o cual es la forma.
Seguimiento y control de asuntos: Aqu se pregunt si el rea contaba con
algn control de gestin y /o cual era la forma en que se llevaba.
De la organizacin: En los siguientes puntos se registr la informacin sobre el
tratamiento que se le daba a los expedientes que tienen en el archivo de trmite
y concentracin.
42
De los Archivos de Trmite:

En este rubro se levantar la informacin referente a los archivos de trmite que obran
en cada Unidad Administrativa del IMCINE.
Apertura de expedientes: La pregunta fue: Cuando se abre un expediente se
verifica que no existan antecedentes del asunto? De igual manera se pregunt si
al integrar un expediente solo guardan documentos originales que son parte del
asunto o guardan documentos que funcionan como apoyo informativo (fotocopias,
impresos).
- Clasificacin: Aqu se pregunt si clasifican los expedientes de acuerdo al
Cuadro General de Clasificacin Archivstica. y/o que sistema utilizan.
- Ordenacin: Aqu se pregunt si la ordenacin de sus expedientes es
cronolgica, alfabtica o numrica.
- Descripcin: Aqu se pregunt si la descripcin de sus expedientes facilita la
localizacin y su comprensin.
-
Del Archivo de Concentracin

En este rubro se preguntar al rea de Archivo de Concentracin los procedimientos
utilizados para el control y conservacin de los expedientes semiactivos.
-
Conservacin de la documentacin: En este punto se pregunt la forma en que

estn organizados los expedientes en el archivo de concentracin y si permite
identificar y localizar los documentos.
Consulta de la documentacin: Se pregunt si cuentan con algn sistema de
prstamo de documentos concentrados.
Destino de los expedientes una vez prdida su utilidad: La pregunta fue, si
una vez transcurrido el perodo de vigencia de la documentacin semiactiva
resguardada en el archivo de concentracin inician con el trmite de baja
documental ante el Archivo General de la Nacin.
Instrumentos de control y consulta: Aqu se pregunt si cuentan con Catlogos
de Disposicin Documental, Cuadro General de Clasificacin, Inventarios general
y /o especifico, gua simple u otro instrumento que solicitan los Lineamientos
Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal.
43
De la Normatividad
En este apartado se pregunt al responsable del archivo de concentracin si la
Institucin cuenta con un manual de procedimientos archivsticos y con el calendario
institucional que piden los Lineamientos.
A continuacin se anexa cuestionario.
CU EST IO NARIO PARA EL LE VAN TAM IENTO DEL C EN SO DOCU ME N TA L

I. R EA
1. U nidad A dm ini str ativa:
2. D atos del Res ponsable del Ar chivo:

a) N om bre:
b) Pu est o:
c) Tel fo no :
3. D atos del Ar chivo:
a) Tip o de Ar chivo y Lo ca lizacin:
b) Me tro s Lin eales:
c) E stado de Conse rvacin de la Do cumenta cin :
1. D el c on tro l d e Ge stin
II . IN FOR MA CIN D OCU ME NTA L
a) R ece pcin de la C orr espondencia:
b) Des pacho de la C orres pond encia:
c) Seguim ient o y c ont rol d e as un tos:
2. D e la Organiza cin
A rchivos de Trm ite
44
a)Ap ert ura de e xp edient es:
b)C las ificacin:
c) Ordenacin :
d)Des cripcin:
3. A rchivo de C oncentra cin

a) C on ser vacin de la documentacin:
b) Consulta de la do cume ntacin:
c) Instr um entos de c ont rol y c onsulta:
d) Dest ino d e los e xpedientes un a v ez per dida su utilida d:
e) O bserv aciones:
4. D e la Nor mat ivi dad:
3.2.3 Calendario de Visitas a las Diversas Oficinas para Aplicar el

Censo Documental.
Para realizar el registro de la informacin se programarn visitas a las diversas reas de
acuerdo a su horario o cargas de trabajo, para la recopilacin de la informacin
requerida, con el objeto de identificar el procedimiento de clasificacin y descripcin de
cada rea.
El cual se presenta a continuacin:
45
QuickTime and a
Graphics decompressor
are needed to see this picture.
CALENDARIO DE VISITAS PARA EL LEVAN TAMIENTO DEL CENSO DOCUMENTAL 2005

1RA.SEMANA
JUNIO
2DA. SEMANA JUNIO
REA
LUNES
MARTES
MIRCOLES
JUEVES
LUNES
MARTES
MIRCOLES
JUEVES
VIERNES
DIRECCIN GENERAL
COORDINACIN GENERAL
DIRECCIN DE APOYO A LA PRODUCCIN

CINEMATOGRFICA
DIRECCIN DE PROMOCIN CULTURAL
CINEMATOGRFICA
DIRECCIN
FINANZAS
DE
ADMINISTRACIN
DIRECCIN
DE
PRESUPUESTO
PROGRAMACIN
DIRECCIN JURDICA
DIRECCIN DE INFORMTICA
FONDO DE INVERSIN Y ESTMULOS
(FIDECINE)
3.2.4 Levantamiento de la informacin requerida de acuerdo con el

cuestionario, dentro de las oficinas internas de cada rea administrativa.
Las entrevistas se realizaron directamente con los productores y con las
personas encargadas de integrar los expedientes, clasificar y describir. Tambin
se tuvo una entrevista con el encargado del archivo de concentracin, para
conocer las condiciones de organizacin y ordenamiento en que se encontraba
las cajas reguardadas en dicho archivo.
46
A continuacin present una tabla en la cual plasmo el nmero de entrevistas realizadas

y el tiempo estimado que me llevo en levantar la informacin en cada una de las
Unidades Administrativas.
DIRECCIN
SUBDIRECCIN
DEPARTAMENTO
NUMERO
TIEMPO ESTIMADO EN
TOTAL DE
HORAS
ENTREVISTAS
TOTAL
DIRECCIN
GENERAL
1 HORA CON
30 MINUTOS
COORDINACIN
GENERAL
1 HORA
DIRECCIN DE
APOYO A LA
PRODUCCIN
CINEMATOGRFICA
CORTOMETRAJE
SERVICIOS A LA
PRODUCCIN
APOYO A LA
APOYO A LA
PRODUCCIN
PRODUCCIN
CINEMATOGRFICA CINEMATOGRFICA
1:30
SEGUIMIENTO DE
PROYECTOS
PROYECTOS
CINEMATOGRFICOS
CINEMATOGRFICOS
SUBDIRECCIN DE
DISTRIBUCIN
EVENTOS
INTERNACIONALES
1 HORA
1:45
VINCULACIN E
INFORMACIN
1:45
MERCADOS
NACIONALES
1:30
ACERVO
CINEMATOGRFICO
47
7 HORAS
2 HORAS
CONTENIDOS
DIRECCIN DE
SUBDIRECCIN DE
PROMOCIN
PROMOCIN Y
CULTURAL
EVENTOS
CINEMATOGRFICA INTERNACIONALES
SUBDIRECCIN DE
EVALUACIN Y
CONTROL
COMERCIAL
1:30
7 HORAS CON
20 MINUTOS
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN Y
FINANZAS
SUBDIRECCIN DE
FINANZAS
CONTABILIDAD
5 HORAS Y
30 MINUTOS
PRESUPUESTO
TESORERA
SUBDIRECCIN DE
PERSONAL
SUBDIRECCIN DE
SERVICIOS
DIRECCIN DE
PROGRAMACIN Y
PRESUPUESTO
DIRECCIN DE
PROGRAMACIN Y
PRESUPUESTO*
REMUNERACIONES
1:30
DESARROLLO DE
PERSONAL
45 MINUTOS
RECURSOS
MATERIALES
45 MINUTOS
SERVICIOS
GENERALES
30 MINUTOS
PLANEACIN
ESTRATEGICA
4 HORAS
4 HORAS
PROGRAMACIN
EVALUACIN Y
GESTIN
DIRECCIN
JURDICA
SUBDIRECCIN
JURDICA
CONVENIOS Y
CONTRATOS
DE LO CONTENCIOSO
DIRECCIN DE
INFORMTICA
SUBDIRECCIN DE
INFORMTICA*
OPERCIN DE
SISTEMAS
FIDECINE (FONDO
DE INVERSIN Y
ESTMULOS AL
CINE)
2 HORAS
4 HORAS
2 HORAS
3 HORAS
30 MINUTOS
3 HORAS
* La subdireccin proporcion los datos de sus departamentos.
Direccines
Subdireccines
Departamentos
48
Durante el levantamiento del cuestionario se presentaron los siguientes problemas:

De tiempo: Durante las visitas a las unidades administrativas me encontr que
algunas reas que por cargas de trabajo en sus oficinas, les era imposible
atenderme en las horas establecidas en el calendario elaborado, este fue el caso
de las reas sustantivas, como la Direccin de Apoyo a la Produccin
Cinematogrfica y la Direccin de Promocin Cultural Cinematogrfica.
De conceptualizacin: Este fue un factor muy importante para aplicar el
cuestionario, ya que tena que dar una brevsima explicacin sobre organizacin
de archivos a cada responsable para que pudiese facilitarme la informacin.
De negacin: Me refiero a que existan reas las cuales no queran proporcionar
su informacin, por temor de que su informacin fuera a ser mal utilizada, aqu
mi tarea fue explicar las disposiciones emitidas por el Instituto Federal de Acceso
a la Informacin (IFAI) y por el Archivo General de la Nacin (AGN) y aclararles
que lo que necesitaba conocer era solo la estructura organizacional de sus
expedientes.
A pesar de las dificultades presentadas se logr captar la informacin solicitada en
tiempo y forma.
La informacin obtenida del levantamiento del cuestionario nos llev a realizar un
anlisis de cada proceso archivstico y que en el siguiente apartado explico.
3.2.5 Registro y procesamiento de los resultados obtenidos para integrar el
diagnstico.
El cuestionario contiene 24 preguntas sobre procesos archivsticos para los cuales el
encuestado debi contestar si contaba o no con el proceso archivstico y como lo
realizaba. El marco normativo existente, en particular los Lineamientos Generales para
la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administracin Pblica Federal, establecen la obligatoriedad de procesos archivsticos
bsicos solicitados en el presente cuestionario y que son en un sentido operativo,
necesarios para la correcta organizacin de los archivos y para la gestin eficiente en su
funcionamiento.
De acuerdo a la informacin levantada, a continuacin presento los resultados por
Unidad Administrativa que se obtuvieron por proceso archivstico, de acuerdo a las
preguntas contestadas.
49
Los valores de las respuestas fueron las siguientes:

Si 10 puntos
No 5 Puntos
Y le di al valor de 7 puntos a aqullas respuestas que fueron intermedias es decir
efectan el proceso archivstico de acuerdo a su propia interpretacin.
Con respecto al modulo II, apartado I. Del Control de gestin en cuanto a la recepcin de
la correspondencia, en la cual la pregunta planteada fue: Para la recepcin de la
correspondencia, el rea cuenta con un sistema de control y registro de la
correspondencia de entrada?, los resultados fueron los siguientes:
Del mismo apartado, del inciso b) Despacho de la correspondencia, en la que la pregunta

planteada fue: Para el despacho de la documentacin el rea cuenta con un sistema de
control y registro?, el resultado fue el siguiente:
50
Siguiendo con el mismo mdulo y apartado, ahora del inciso c) Seguimiento y control de
asuntos: con la pregunta: Para el seguimiento y control de los asuntos, el rea cuenta
con algn control de gestin? Las respuestas fueron las siguientes:
51
Con respecto al Mdulo II, Apartado 2. De la Organizacin, en su inciso a) de la Apertura

de expedientes: con las preguntas:
A. Cuando se abre un expediente el rea verifica que no existan antecedentes del
asunto?
B. Cuando integran un expediente el rea guarda solo documentos originales?
C. Cuando integran un expediente el rea guarda adems de documentos originales
tambin guardan otro documentos que funcionan solo como apoyo administrativo o
informativo (fotocopias copias, impresos).?
Los resultados fueron los siguientes:
A.
B.
52
C.
Del inciso b) de la Clasificacin, con la pregunta planteada: Clasifican los expedientes de

acuerdo al Cuadro General de Clasificacin Archivstica? El resultado fue:
53
Del inciso c) de la Ordenacin, con la pregunta: Ordenan los expedientes usando uno de
los sistemas de ordenacin siguientes: Cronolgica, alfabtica o numrica.
Del inciso d) de la Descripcin, con la pregunta planteada: La descripcin de los

expedientes la realizan de manera que facilite su localizacin y comprensin.
54
En cuanto a la informacin del Archivo de Concentracin las preguntas planteadas

fueron las siguientes:
A. La forma en que estn organizados los expedientes en el Archivo de Concentracin
de la Institucin permite identificar, localizar y recuperar de manera expedita los
documentos semiactivos.
B. El archivo de concentracin cuenta con algn sistema de prstamo.
C. El archivo de concentracin cuenta con algn instrumento para el control y registro de
sus expedientes (Cuadro de clasificacin, inventario general, calendario de caducidad).
D. Una vez transcurrido el perodo de vigencia documental de la documentacin
semiactiva resguardada en el archivo de concentracin inician con el trmite de baja
documental.
Las respuestas se consensaron, teniendo lo siguiente:
En cuanto a las preguntas de normatividad se realizaron al Subdirector de Servicios

Generales y Coordinador de Archivos toda vez, que es el responsable de aplicar las
disposiciones en la materia a los archivos de trmite y de concentracin del IMCINE.
Las preguntas realizadas fueron:
55
A. La Institucin cuenta con un Manual de Procedimientos Archivsticos

B. La Institucin cuenta con el Calendario Institucional
C. La Institucin cuenta con la gua simple
Las respuestas fueron:
Una vez hecho el anlisis en cada Unidad Administrativa, realic un cuadro donde
muestro de manera consensada la informacin levantada dndole un puntaje de
efectividad a cada proceso.
56
Cuadro
Porcentaje de reas que llevan a cabo los procesos archivsticos bsicos.
Proces o Arc hivstico B sico
Del con trol de G estin
A. Pa ra la rec epc in de la corre spo nden cia, el re a cuen ta co n
un sistema de con trol y registro de la co rrespond enc ia de
en trada .
B. Para el de spa cho de la doc umentacin el re a cuen ta co n un
sistem a de con trol y registro.
C. Para el segu imi en to y con trol de los asun tos el rea cue nta
con a lgn co ntrol de ges tin .
De la Or ganizac in
Ar chivos de Trmite
D. Cuand o se abre un exped iente el re a verifica qu e no existan
an teceden tes del asun to.
E. Cuand o integ ran un ex ped ien te el rea gua rda solo
do cumen tos origina les.
F. Cuand o integ ran un ex ped ien te el rea gua rda ade ms de
do cumen tos origina les tambin guarda n otro docu mentos que
fun cionan
so lo
como
apo yo
administrativo
o
informativo (fotocop ias cop ias, impreso s)
G. Clasifican los expe dientes de ac uerd o al Cuadro Ge nera l de
Clasificacin Archivstica.
H. Orde nan los exped ien tes usan do uno de los sistemas de
ordena cin siguientes: Cron olg ica, alfab tica o nu mrica.
I. La de scripcin de l os exped ientes la rea liza n de manera que
fac ilite la localiza cin y compren sin de es tos.
Pun taje de
Efec tividad
7
7
7
7
5
10
5
10
7
Ar chivos de Con centrac in

J. La forma en que es tn organ izado s los expe dien tes en el
Archivo de Co nce ntrac in de la Institucin pe rm ite iden tificar,
localiza r y rec uper ar de ma nera exped ita los do cumen tos
sem iactivo s.
K. El archivo de conce ntrac in cuen ta co n algn sistema de
prs tamo.
L. El archivo de c once ntrac in cuen ta co n algn instrumen to pa ra
el co ntrol y r eg istro de sus exped ientes (Cu adro de c lasifica cin ,
inven tario gen eral, calend ario de ca duc idad).
M. Una ve z trans currido el perodo de vigenc ia do cumen tal de la
do cumen tacin se miactiva resguar dada en el archivo de
conc entrac in inician co n el trmite de baja docu mental.
Normatividad
N. La Institucin
cuen ta co n un Man ual de Proced imi entos
Archivstico s.
O. La Instituc in cuen ta co n el Calenda rio I nstituc ional
P. La Institucin cu enta con la gua sim ple
58
5
5
5
Grficamente quedara representado de la siguiente manera:
Una vez hecho el anlisis de la informacin levantada, concluimos que existe un

ineficiente manejo de los procesos archivsticos en las unidades administrativas, la
operacin de la organizacin y descripcin de los archivos del Instituto no se apega a lo
dispuesto en los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los
Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, adems
los procesos que llevan a cabo para la organizacin de sus expedientes no tienen ningn
fundamento archivstico.
58
3.2.6 Resultados del Diagnstico

Los resultados del diagnstico que realice por proceso archivstico fueron los siguientes:
De la recepcin y despacho de la correspondencia:
Cada direccin recibe y registra su correspondencia de entrada de manera diferente, en
cuanto al despacho de la correspondencia, el departamento de servicios se encarga de
su envo, sin tener un registro de ella.
Del control y seguimiento de los asuntos
En cuanto al control y seguimiento de los asuntos, ninguna direccin lleva un control y
seguimiento efectivo de sus asuntos, no llevan el registro de turnos, ni de respuestas, lo
que hace que las respuestas de los asuntos estn fuera de calendario, por lo tanto hay
un atraso en la gestin de los asuntos.
De la integracin de los expedientes
A lo que se refiere a la integracin de los expedientes en los archivos de trmite no existe
un procedimiento para el manejo de sus expedientes, este proceso se realiza integrando
los documentos conforme van llegando y por unidad administrativa, asimismo la
integracin de los expedientes es adems de documentos originales; con fotocopias,
copias y documentacin de apoyo administrativo.
De la Clasificacin y Ordenacin
No existe un sistema de clasificacin, no hay instrumentos de control y consulta, su
clasificacin es orgnica (por unidades administrativas), y su ordenacin es por fecha.
Del Archivo de Concentracin
En el caso del Archivo de concentracin, solo funciona como bodega no hay ningn
zcontrol, ni registro de lo que entra y sale, en este lugar albergan documentacin de ms
de veinticinco aos pertenecientes a diversas direcciones existentes y que ya no existen.
59
De la Normatividad
No existen polticas, reglamentos o algn lineamiento que regulen los procesos llevados
a cabo para la correcta organizacin de los archivos de cada Unidad Administrativa.
Una vez que realizamos el anlisis del diagnstico de los archivos del IMCINE, iniciamos
la propuesta de la construccin de los criterios de organizacin de archivos.
3.3 Elaboracin y desarrollo del contenido de los criterios archivsticos.
Una vez de haber conocido las diferentes vertientes de organizacin, descripcin y
control de los expedientes activos y semiactivos que obran en los archivos del IMCINE,
ahora nos toca revisar las disposiciones que sealan qu y cmo? deben de ser
integrados los criterios archivsticos para cumplir con los Lineamientos Generales para la
Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administracin Pblica Federal.
Para elaborar el contenido de los criterios archivsticos se siguieron los siguientes pasos:
1. Como primer paso se enlistaron los procesos archivsticos cuya evaluacin fueron de
5 puntos, esto quiere decir que son aqullos procesos que no se aplican en los archivos
de trmite y de concentracin. As tambin a aqullos procesos con puntuacin siete.
Segn la grfica de Efectividad de los Procesos Archivsticos en el IMCINE.
2. El segundo paso fue construir el contenido preliminar de los Criterios archivsticos l,
cual a continuacin se muestra:
60
La tabla de contenido quedo de la siguiente manera:

Contenido
Introduccin
Fundamentacin y motivacin
mbito de aplicacin
Objetivos:
Generales
Especficos
Definiciones
Polticas Generales
Organizacin para la administracin integral de documentos y archivos
- Oficiala de Partes
- Archivos de trmite
- Archivo de Concentracin
rgano Interno de Control (OIC)
Fidecine, Foprocine
Transitorios
Anexos
El Segundo paso fue analizar las disposiciones en la materia y habl de los
Lineamientos Generales mencionados al principio de este apartado, con el objetivo de
saber cules son las medidas obligatorias a seguir para cumplir con dicha disposicin.
En el siguiente punto lo explico.
3.3.1 Anlisis de las obligaciones que en materia de archivos tienen que llevar a
cabo las entidades pblicas segn los Lineamientos Generales para la
organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de
la Administracin Pblica Federal.
Para la elaboracin de los criterios archivsticos que regulen la administracin
documental del Instituto Mexicano de Cinematografa, se llevo a cabo un anlisis a los
lineamientos generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal emitidos por el Archivo
General de la Nacin en el Diario Oficial de la Federacin el da 20 de febrero del 2004.
De este anlisis se concluy lo siguiente:
61
La ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental

descansa en el principio de acceso a la informacin contenida en los expedientes y
documentos, el cual registra el ejercicio de las atribuciones de las dependencias y
entidades de la Administracin Pblica Federal, por lo que los archivos constituyen el
medio que permitir el acceso a la informacin. Antes de elaborar los criterios se escribi
un apartado introductorio el cual explica EL porque de su elaboracin; su
fundamentacin, su mbito de aplicacin y objetivos.
Los Lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nacin nos marcan una serie de
captulos los cuales se toman de referencia para la elaboracin de nuestros criterios, en
su captulo I, menciona las disposiciones generales, adems de una serie de
definiciones a los cuales retom algunos conceptos, con el fin de integrar el glosario.
El captulo II. De la organizacin de archivos.
Este captulo nos hace referencia a la creacin de una Coordinacin de Archivos, el
perfil de esta, sus funciones, nivel jerrquico y obligaciones. Estos puntos fueron
abordados en dos apartados que nombramos Polticas generales y Organizacin para
la administracin integral de documentos y archivos en este ltimo hago mencin a
las funciones y responsabilidades de la Coordinacin de Archivos del IMCINE.
Aqu encontraremos varias secciones que sealan con ms precisin los procesos que
se deben de llevar a cabo para cumplir con lo establecido en lo ya mencionados
Lineamientos Generales, como:
Seccin I. Del control de gestin documental. Esta seccin nos marca las obligaciones
de las dependencias y entidades para determinar el nmero de reas responsables de
realizar la recepcin y distribucin de la correspondencia de entrada, as como el registro
y control de la correspondencia de entrada y salida; la recepcin y despacho de la
correspondencia de salida, adems de elaborar fichas de control que debern contener
elementos de descripcin, como: folio, asunto, fecha y hora de recepcin as como los
datos del documento. Para cubrir esta obligacin, se elaboraron criterios archivsticos
que son parte sustancial de la Oficiala de Partes.
62
En la Seccin II. De los Archivos de Trmite. S cubre el artculo decimo y nos muestra
la importancia de la existencia de un archivo de trmite o archivos de trmite en las
dependencias y entidades, adems de sealarnos las funciones que tendr este, entre
ellas estn : Integrar los expedientes de archivo, conservar la documentacin activa y
aqulla clasificada como reservada o confidencial, coadyuvar con el rea coordinadora
de archivos para la elaboracin del cuadro general de clasificacin y el catlogo de
disposicin documental, elaborar los inventarios de transferencia primaria, valorar y
seleccionar los documentos para sus transferencia. Esta seccin s cubri con el
apartado Archivos de Trmite donde sealo las obligaciones, responsabilidades y
actividades que deben cumplir las unidades de archivo de trmite.
En la seccin III. Del archivo de concentracin. Este apartado pertenece al artculo
decimoprimero y nos habla de la importancia del archivo de concentracin y de sus
funciones, en las que destacamos: Recibir de los archivos de trmite la documentacin
semiactiva; conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta que esta
cumpla su vigencia documental; solicitar a la coordinacin de archivos con el visto bueno
de la unidad administrativa generadora, la liberacin de los expedientes para determinar
su destino final; Colaborar con la coordinacin de archivos, la elaboracin del cuadro
general de clasificacin, catlogo de disposicin documental y el inventario general.
Estos lineamientos los empate con la elaboracin de un apartado llamado Archivo de
Concentracin que al igual que en el captulo anterior sealo responsabilidades y
actividades que se deben de llevar a cabo.
La seccin IV. Se refiere al archivo histrico pero en este caso esta seccin no aplica al
trabajo presentado as que decid omitirlo.
Pasando a la Seccin V. De los instrumentos de consulta y de control archivstico, la cual
corresponde al artculo decimotercero y decimocuarto, nos dice que las dependencias y
entidades debern asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control
que propicien la organizacin, conservacin y localizacin de sus archivos
administrativos y que debern contar al menos con: El cuadro general de clasificacin
archivstica; el catlogo de disposicin documental; los inventarios documentales; y la
gua simple, esta seccin aplica directamente al Archivo de trmite y de concentracin
La seccin VI. De los expedientes de archivo, corresponde al artculo decimoquinto. Nos
seala la forma en que se deben integrar los expedientes de archivo, los elementos
mnimos que deben contener las portadas para su identificacin archivstica y de
clasificacin de informacin. Este lineamiento se cumpli en el apartado de los criterios
de Archivo de Trmite.
63
El captulo III. De la conservacin de archivos

Este captulo est conformado por los artculos:
Decimosptimo el cual nos seala que el rea coordinadora de archivos, actualizar
peridicamente el catlogo de disposicin documental, en el cual se establecern los
periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservacin, as como
su carcter de reserva o confidencialidad.
El decimoctavo. Nos seala que en los plazos de conservacin de los archivos se tomar
en cuenta la vigencia documental as como, el perodo de reserva correspondiente.
El decimonoveno. El lineamiento nos marca que una vez que los plazos establecidos en
el lineamiento anterior, las dependencia y entidades, a travs del rea coordinadora de
archivos, o del responsable del archivo de concentracin, solicitar al Archivo General de
la Nacin un dictamen de valoracin para determinar el destino final de la
documentacin.
Su lineamiento vigsimo. Seala que las solicitudes de dictamen de destino final, del
Archivo General de la Nacin y las actas de baja documental o de transferencia
secundaria debern digitalizarse y publicarse en el sitio de internet.
El vigesimoprimero. Nos marca que los inventarios de baja documental debern
conservarse en el archivo de concentracin por un plazo de cinco aos, y el
Vigesimosegundo. Dice que las dependencias y entidades adoptarn medidas y
procedimientos tcnicos que garanticen la conservacin de la informacin y la seguridad
de sus soportes, entre otros: Debern contar con espacios diseados y destinados a la
recepcin, organizacin y resguardo temporal o definitivo de los documentos, y contar
con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos.
El captulo IV y ltimo es acerca de los documentos electrnicos y este se
fundamento los siguientes lineamientos:
Vigesimotercero. El cual Obliga a las dependencias y entidades a tomar las medidas
necesarias para administrar y conservar los documentos electrnicos, generados o
recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de
archivo que aseguren la identidad e integridad de su informacin; el
Vigesimocuarto. Nos seala que las dependencias y entidades aplicarn las medidas
tcnicas de administracin y conservacin que aseguren la validez,
64
autenticidad, confidencialidad,
electrnicos; y el
integridad
disponibilidad
de
los
documentos
Vigesimoquinto. Dice que las dependencias y entidades realizarn programas de

respaldo y migracin de los documentos electrnicos, de acuerdo con sus recursos.
Y los artculos transitorios nos sealan tiempos de cumplimiento a estos lineamientos y
la fecha que entrarn en vigor.
3.4 Desarrollo de los criterios Archivsticos
En este punto analizaremos en qu consiste cada elemento que integran nuestros criterios archivsticos.
Introduccin, fundamentacin, mbito de aplicacin y objetivos.
En la introduccin, se presento el porqu de los criterios, tambin se elaboraron la
fundamentacin, y un mbito de aplicacin, en estos puntos aborde las obligaciones que
tienen las dependencias y entidades para garantizar el manejo eficiente de sus archivos,
por ello hice mencin de las disposiciones que seala la Ley Federal de Transparencia
y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental y los Lineamientos Generales para la
organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de las
administracin pblica federal, sobre la materia.
Objetivos
Elabore un objetivo general y tres especficos, en el cual el objetivo general fue sealar
el establecimiento de criterios especficos que se debern de tomar en consideracin
todas las unidades administrativas del IMCINE, y en su caso el FIDECINE y
FOPROCINE.
En los objetivos especficos seale el establecimiento de mtodos destinados a planear,
dirigir y controlar la produccin, circulacin, conservacin uso y destino final de los
documentos de archivo, as como determinar las actividades esenciales de los
responsables de la coordinacin de archivo y el desarrollo de un sistema de archivos.
Definiciones.
65
En este punto elabore un glosario de terminologa archivstica, usado dentro de los criterios.
Polticas Generales
En este punto aborde como polticas generales las responsabilidades de los encargados
de los archivos de trmite, as tambin el uso de los instrumentos de control y consulta
utilizados para la organizacin y conservacin de los archivos administrativos.
Organizacin para la administracin integral de documentos y
archivos
Este criterio es el ms importante de todos los que hemos abordado ya que en l
sealamos las polticas y procesos de operacin, adems de las responsabilidades de la
Oficiala de partes, de los archivos de trmite y del archivo de concentracin, aqu en
este apartado referimos como base los lineamientos que mencionamos en el subcaptulo
anterior, teniendo as una serie de criterios que regularn las actividades de dichas
reas.
rgano Interno de Control (OIC)
Aqu marco el compromiso que tendr el titular del OIC sobre la organizacin y
conservacin de sus documentos, ya que ellos sern responsables del manejo y control
de su archivo.
Fidecine, Foprocine
Los criterios elaborados para los archivos del IMCINE, tambin son aplicables a los
fideicomisos de la Institucin, esto es lo que hago mencin en dicho criterio.
Transitorios y Anexos
Se menciona el da en que entrarn en vigor para su respectiva aplicacin y en los
anexos, incluyo todos los formatos utilizados para aplicar los criterios.
Para mayor referencia de los Criterios especficos y procedimientos para la
administracin integral de documentos, expedientes y archivos del Instituto
Mexicano de Cinematografa as se nombraron y as se les dio difusin.
3.5 Presentacin al Comit de Informacin
Se present los criterios para la Organizacin y Descripcin de los Archivos de Trmite y
de Concentracin del Instituto Mexicano de Cinematografa al Comit de Informacin
para su visto bueno y autorizacin, se anexa el acta de la sexta sesin
66
extraordinaria del Comit de Informacin del Instituto Mexicano de Cinematografa,

donde se aprueban dichos criterios. Anexo 1
3.5.1 Aplicacin de los criterios para la Administracin Integral de
Documentos y Archivos en cada una de las reas del IMCINE.
Ya aprobado y validado por las autoridades correspondientes se hizo la difusin de los
Criterios para su conocimiento y aplicacin mediante un curso de capacitacin y que en
el siguiente subcaptulo se explica cmo fue el procedimiento, as tambin se subieron a
la Intranet del IMCINE.
3.5.1.1 Capacitacin para la aplicacin de los criterios en las
Unidades Administrativas del IMCINE, FOPROCINE y FIDECINE.
Una vez autorizados y difundidos dichos criterios se llevo a cabo una capacitacin a todo
el personal del Instituto, desde subdirectores, Jefes de Departamento, y personal
operativo para instruirlos en la aplicacin en sus archivos.
Se elaboro un programa de capacitacin por Unidad Administrativa, el objetivo de la
capacitacin consisti en proporcionar a los responsables de archivos de trmite y de
concentracin y Oficiala de Partes, el conocimiento terico-prctico de los criterios
especficos que debern aplicar para el manejo eficiente de los documentos de archivo.
El programa lo divid en temas, ejemplo:
El primer tema fue: Oficiala de Partes, Polticas y procesos, fue dirigido a los
encargados de la oficiala de partes y al personal de las unidades administrativas
responsables del trmite de la correspondencia.
El segundo tema: Archivo de Trmite, polticas y procesos, fue dirigido solo a los
responsables de los archivos de trmite.
El tercer tema: Archivo de Concentracin, polticas y procesos, fue dirigido a los
encargados del archivo de concentracin y a los responsables de los archivos de
trmite. Para mayor informacin inclu en los anexos las cartas descriptivas del
programa de capacitacin y listas de asistencia. Anexo 2
Una vez impartido el curso de capacitacin, se inici con la creacin de la Oficiala de
Partes, y se inicio con la aplicacin del primer apartado de los criterios, se dio a conocer
mediante oficio firmado por el Director General.
Para el caso de los archivos de los archivos de trmite, como inicio se implementaron los
instrumentos de consulta y en base a esto iniciaron con la
67
clasificacin de sus expedientes y con la adecuada integracin de los mismos, como lo

sealaban los criterios.
En el caso del archivo de concentracin, las cajas que se encontraban en resguardo
fueron organizadas y descritas, de esta manera los procedimientos de transferencia se
regularon, as como los prestamos de expedientes y se inici a tramitar las bajas
documentales.
De esta manera, la organizacin de los archivos de trmite y el archivo de concentracin
del IMCINE, inici a partir de estos criterios los cuales, se fueron aplicando conforme lo
dictaban los criterios, primero se empez con la creacin de la Oficiala de Partes, lugar
asignado para la recepcin y despacho de la correspondencia, despus se apunto a la
organizacin de los archivos de trmite y finalmente con el archivo de concentracin.
Los formatos que realice para cada una de las actividades mencionadas en los dichos
criterios los encontramos en el anexo 4.
68
CRITERIOS ESPECFICOS PARA LA ADMINISTRACIN INTEGRAL DE

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DEL INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFIA.
69
I. Introduccin.
El presente documento describe los criterios especficos y procedimientos
relacionados con la organizacin de archivos y conservacin de los documentos
y expedientes que se generen, obtengan, adquieran o transformen en el Instituto
Mexicano de Cinematografa -IMCINE-, y en su caso; en el fondo para la
produccin cinematogrfica de calidad (FOPROCINE) y el fondo de inversin y
estmulos al cine (FIDECINE).
II. Fundamentacin y motivacin.
La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental
-LFTAIPG-, tiene por objeto proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda
persona a la informacin en posesin de los Poderes de la Unin, los rganos
Constitucionales Autnomos o con autonoma legal y cualquier otra entidad federal.
En ese sentido, resulta indispensable que los documentos y expedientes en poder de los
sujetos obligados, se organicen y conserven bajo criterios uniformes que permitan su
localizacin expedita, disponibilidad e integridad.
Uno de los objetivos de la LFTAIPG, consiste en mejorar la organizacin, clasificacin y
manejo documental de los sujetos obligados, motivo por el cual corresponde al Archivo
General de la Nacin -AGN-, en coordinacin con el Instituto Federal de Acceso a la
Informacin Pblica -IFAI-, expedir lineamientos para la catalogacin, conservacin de
documentos administrativos y la organizacin de archivos de las dependencias y
entidades de la Administracin Pblica Federal, segn se desprende de los artculos 4,
fraccin V y 32 del ordenamiento de referencia.
En mrito de lo anterior, el AGN y el IFAI expidieron los Lineamientos Generales para la
organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal -publicados en el Diario Oficial de la Federacin, el 20 de
febrero de 2004-, mismos que tienen por objeto garantizar al interior de dichos
organismos, la integridad y conservacin de los expedientes y documentos, facilitar y
controlar su uso y destino final, permitiendo a su vez, la conformacin de la memoria
institucional correspondiente.
Por otra parte, es conveniente destacar que las citadas dependencias y entidades de la
Administracin Pblica Federal, debern asegurar el adecuado funcionamiento de sus
archivos, elaborando y poniendo a disposicin del pblico en general, una gua simple
con los sistemas de clasificacin y catalogacin, de conformidad con lo dispuesto por el
artculo 32 de la LFTAIPG.
70
Para tales efectos, resulta indispensable que las instituciones involucradas, cuenten con
servidores pblicos responsables de la coordinacin de archivos, de la gestin
documental as como de los archivos de trmite, concentracin y en su caso, histrico.
A su vez, resulta oportuno destacar que el artculo 29 fraccin V de la LFTAIPG y 43 de
su Reglamento, disponen que el Comit de Informacin de cada dependencia o entidad,
deber de establecer y supervisar la aplicacin de los criterios especficos para la
conservacin de documentos administrativos y la organizacin de archivos, tomando en
consideracin los lineamientos expedidos por el IFAI y el AGN.
Por lo anterior y como resultado de los razonamientos y disposiciones invocados en
prrafos precedentes, la subdireccin de servicios como coordinadora de la organizacin
y clasificacin de los archivos del IMCINE y dependiente de la Direccin de
Administracin y Finanzas, elabor y someti a la consideracin del Comit de
Informacin del propio Instituto los presentes criterios especficos y procedimientos para
la administracin integral de documentos, expedientes y archivos, mismos que fueron
aprobados.
III. mbito de aplicacin.
Los criterios especficos y procedimientos previstos en el presente documento, resultan
aplicables para todas las Unidades Administrativas que conforman la estructura del
IMCINE, y en su caso al FOPROCINE Y FIDECINE en lo relativo a la organizacin de
archivos y conservacin de documentos y expedientes, ya que proporcionan elementos
bsicos para la organizacin de sus archivos as como conceptos y prcticas destinadas
a identificar los documentos de archivo, registrarlos, describirlos y clasificarlos.
El manual aplica a los archivos, documentos y material documental que ms adelante
se describa, sin importar el formato o medio en que se encuentre y que se localiza en las
unidades administrativas de IMCINE.
Para los efectos de este documento queda excluido de las presentes disposiciones, el
rgano Interno de Control y sus respectivas reas dependientes con motivo del oficio.
No CI-SFP.-368/2004. expedido por la Secretaria de la Funcin Pblica el 6 de julio de
2004.
71
IV. Objetivos.
IV.1 Generales.
Establecer criterios especficos y procedimientos que debern tomar en consideracin
las Unidades Administrativas del IMCINE y en su caso, el FIDECINE Y FOPROCINE
para la recepcin, registro, seguimiento, organizacin, clasificacin, localizacin,
despacho, uso, transferencia, resguardo, conservacin, seleccin y destino final de los
documentos y expedientes que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven
por cualquier ttulo en sus archivos.
IV.2 Especficos.
a) Establecer el conjunto de mtodos destinados a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, localizacin, uso, seleccin y destino final
de los documentos de archivo, teniendo como base las disposiciones aplicables en la
materia.
b) Determinar las actividades esenciales de los responsables de la coordinacin de
archivos, del control de gestin documental y de los archivos de trmite, concentracin e
histrico respectivamente, en lo relativo a la administracin y conservacin de documentos y archivos.
c) Desarrollar un sistema de archivos, promoviendo su modernizacin integral.
V. Definiciones.
Para efectos del presente documento, adems de las definiciones contenidas en el
artculo 3 de la LFTAIPG, su Reglamento y las diversas previstas en los Lineamientos
Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias y
entidades de la Administracin Pblica Federal, se entender por:
Administracin de Documentos: conjunto de mtodos y practicas destinados a
planear, dirigir, y controlar la produccin, circulacin, organizacin, uso, seleccin
y destino final de los documentos de archivo.
Archivstica: la disciplina que se ocupa de la creacin, organizacin y puesta en
servicio de los archivos, dirigidos al apoyo de la administracin publica federal,
estatal, municipal, particulares y la historia de la humanidad; implementando para
ello el uso de tecnologas destinadas a optimizar sus funciones.
Archivo: es uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma
y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin
publica o privada en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel
orden, para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que
los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
72
Archivo de Concentracin: unidad responsable de la administracin de documentos

cuya consulta es espordica por parte de las unidades administrativas del IMCINE,
FIDECINE, FOPROCINE y que estn bajo su control hasta su destino final.
Archivo de Tramite: unidad responsable de la administracin de documentos de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
Archivo Histrico : unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir
y divulgar la memoria documental institucional
Asunto : materia de que se trata
Baja Documental: eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en sus
valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores histricos.
Catalogo de Disposicin Documental : es el registro general, sistemtico y normalizado
de los valores de disposicin de todos los documentos existentes, ya sean producidos o
recibidos en un sistema administrativo
Ciclo Vital del Documento: la teora que nos dice que el documento atraviesa a lo largo
de su existencia por tres edades (etapas o fases) determinadas por sus valores y usos que
tiene durante la misma. a cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y se
conserva en un archivo especifico
Clasificacin : es dividir o separa un conjunto de elementos estableciendo clases,
grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de
la estructura de un todo
Clasificacin Archivstica: proceso de identificacin y agrupacin de expedientes
homogneos con base en la estructura funcional del IMCINE, FIDECINE Y FOPROCINE.
Clave Topogrfica numero ( s) de caja, de expediente (s ) y de folios
Conservacin de Archivos : conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la preservacin y la prevencin de alteraciones fsicas y de informacin de los
documentos de archivo
1. de lo contrario se procede a su transferencia al archivo histrico.
Descripcin: es la elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin
y en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis,
organizacin, y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y
explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que lo ha producido.
Documento de Archivo: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurdico, fiscal
o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y
actividades del IMCINE, FIDECINE Y FOPROCINE.
Documento Electrnico : informacin que puede constituir un documento de activo cuyo
tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta especifica para leerse o
recuperarse
Documento: informacin que ha quedado registrada de alguna forma con independencia
de su soporte y tipo documental, recibida y conservada por cualquier organizacin o
persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad
Expediente: unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su
uso corriente, bien durante el proceso de organizacin archivstica, porque se refiere al
mismo tema, actividad o asunto, el expediente es generalmente la unidad bsica
de la serie.
73
Fondo: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte,

producidos orgnicamente y/o acumulados y utilizados por una persona fsica, familia o
entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.
Gua Simple de Archivo: esquema general de descripcin de las series documentales de
los archivos del IMCINE, FIDECINE Y FOPROCINE, que indica sus caractersticas
fundamentales conforme al cuadro general archivstica y sus datos generales.
Intercambio Gubernamental: correspondencia captada y enviada a diversas de
pendencias y entidades del gobierno federal.
Inventario: es un instrumento que describe un fondo, seccin o serie documental de
manera global sin descender a las particularidades de las piezas.
Oficiala de Partes : Instancia responsable de la recepcin oficial de la documentacin
dirigida al IMCINE, FIDECINE Y FOPROCINE debiendo establecer los mecanismos que
garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia.
Organizacin: es la operacin intelectual y mecnica por la que las diferentes
agrupaciones documentales se relacionan de forma jerrquica con criterios orgnicos o
funcionales para revelar su contenido e informacin.
Plazo de Conservacin: determinacin del tiempo que permanecen los documentos en
cada unidad de archivo.
Principio de Orden Original: establece que la documentacin debe agruparse en el
archivo histrico en el orden que recibi durante su funcin administrativa
Principio de Procedencia: establece que los documentos deben agruparse en el archivo
histrico de acuerdo a las unidades administrativas que los produjeron.
Seccin: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones del IMCINE,
FIDECINE Y FOPROCINE de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Serie : documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados
formando una unidad como resultado de una misma acumulacin del mismo proceso
archivstico o de la misma actividad, que tienen una forma particular o como consecuencia
de cualquier relacin derivada de su produccin, recepcin o utilizacin
1. si no se detectaron valores histricos se procede a su baja definitiva.
Transferencia primaria: Es la operacin de traslado de expedientes cuyo tramite ha
terminado, o su consulta es muy espordica, mientras prescribe el termino de
permanencia.
Transferencia secundaria: Es la operacin de traslado de expedientes cuya etapa
semiactiva ha concluido y se ha precedido a una valoracin primaria y de este proceso
se deslindan dos vertientes.
Valor documental: condicin de los documentos que les confiere caractersticas
administrativas, legales fiscales o contables en los archivos de tramite o concentracin
( valores primarios) ; o bien, evidnciales, testimoniales e informativas en los archivos
histricos ( valores secundarios) lineamientos generales
74
VI. Polticas Generales.

El responsable de los servicios de archivo de trmite de cada unidad administrativa
del IMCINE, FOPROCINE Y FIDECINE ser el encargado de coordinar y vigilar el
cumplimiento de las acciones que se deriven de la instrumentacin del manual,
en atencin a las disposiciones previstas en la LFTAIPG, su reglamento y los
lineamientos expedidos por el IFAI y el AGN. Bajo la supervisin de los titulares
de unidades administrativas y la coordinacin de archivos.
Los instrumentos bsicos de consulta y control para la organizacin, conservacin
y localizacin expedita de los archivos administrativos, sern el cuadro general de
calcificacin archivstica, el catlogo de disposicin documental, los inventarios
documentales y gua simple.
La Coordinacin de Archivos establecer procedimientos y medidas tcnicas para
la organizacin y conservacin de lo documentos electrnicos cuyo contenido y
estructura permitan identificarlos como documentos de archivo-, con el objeto de
asegurar la validez, autenticidad, reserva, confidencialidad, identidad, integridad
y disponibilidad de la informacin que en ellos se contenga, tomando en
consideracin lo dispuesto por la LFTAIPG, su Reglamento y los lineamientos
expedidos por el IFAI y el AGN.
VII. Organizacin para la administracin integral de documentos y archivos.
La Coordinacin de archivos del IMCINE corresponde a la Subdireccin de
servicios ubicada en el primer piso del inmueble ubicado en Insurgentes sur 674,
col. Del valle c.p. 03100 en Mxico, Distrito Federal.
La coordinacin de archivos, es el rea responsable de instrumentar las acciones
destinadas a coordinar, promover y asesorar a las unidades administrativas en la
Instrumentacin del manual.
La coordinacin de archivos en el ejercicio de sus funciones tendr la tarea de
elaborar en colaboracin con los responsables de los archivos de trmite los
instrumentos de control y consulta: Cuadro general de clasificacin archivstica,
catlogo de disposicin documental, inventario general y gua simple.
a) Solicitar a los responsables de los archivos de trmite, identifiquen cada una de
las secciones y series documentales, tomando en consideracin las funciones de
cada unidad administrativa.
b) Solicitar el catlogo de disposicin documental, a cada unidad administrativa con
base en el cuadro general de clasificacin, estableciendo los valores documentales,
los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de reserva o
confidencialidad y su destino final.
c) Solicitar a los titulares de las unidades administrativas, durante el mes de enero
de cada ao, la revisin y actualizacin de los catlogos de disposicin documental.
Verificar conforme a los lineamientos emitidos por el IFAI y el AGN que dicho
catlogo cumpla con los requisitos legales.
75
Lo anterior, con el objeto de remitir al Archivo General de la Nacin para su

validacin y registro, una copia del catlogo de referencia a ms tardar el ltimo
da del mes de febrero de cada ao.
d) Realizar acciones coordinadas con los responsables de los archivos de trmite,
para el diseo del inventario general, ser levantado por seccin y serie en lo que
corresponde a archivos generados hasta diciembre del 2003 y a tres niveles los
archivos generados a partir del mes de enero del 2004.
Cada unidad administrativa elaborar un programa de trabajo donde se establecer
el calendario en el que se establezcan las fechas de organizacin y de levantamiento
de inventarios de archivos anteriores al mes de enero del 2005.
e) Elaborar una Gua Simple que deber contener la descripcin bsica de sus series
documentales, la relacin de los archivos de trmite, de concentracin e histrico,
as como otras caractersticas que dicta el lineamiento sptimo de los Lineamientos
Generales para la organizacin y conservacin de los archivos de las dependencias
y entidades de la Administracin Pblica Federal, para su registro en el SICCA.
Cada unidad administrativa determinar y registrar ante la Coordinacin de
Archivos el rea donde se localizar el archivo o archivos, nombre y datos de los
encargados de los mismos, as como el nombre.
Los archivos debern estar identificados y preservados y no se mezclarn con
otros materiales documentales.
Los procedimientos y medidas tcnicas antes mencionadas, sern aplicables para
el FOPROCINE y FIDECINE quienes podrn implementarlos y adaptarlos en
atencin a sus propias necesidades por quienes lleven a cabo funciones
relacionadas con el desarrollo de tecnologas de la informacin.
En mrito de lo anterior, se llevarn a cabo las acciones de respaldo y migracin de
los documentos electrnicos que generen las unidades antes mencionadas, cuando
as lo soliciten y de acuerdo con la disponibilidad de recursos.
VII.I Oficiala de Partes
La organizacin y funcionamiento de la ventanilla nica Oficiala de Partes est a cargo
de la Subdireccin de Servicios del IMCINE.
Polticas de operacin:
-
La Oficiala de Partes se encargar de la recepcin y despacho de la

correspondencia interna y externa.
En los procesos de recepcin de documentos se contemplar el establecimiento

de elementos de descripcin obligatorios que permitan, garantizar el control y
seguimiento de la documentacin que se reciba o genere.
76
La correspondencia determinada como confidencial, bajo ninguna circunstancia

ser abierta por personas diferentes al destinatario y no autorizadas para ello.
En el caso de la correspondencia de carcter legal o fiscal que contemple trmino

perentorio, deber especificarse en el documento para su despacho inmediato
por el personal responsable de su envo.
Toda la documentacin que requiera su despacho a travs de los servicios que

proporciona la Oficiala de Partes, deber ser de carcter oficial.
Ser responsabilidad de las propias unidades administrativas de IMCINE,

determinar el tipo de servicio postal que se requiere, conforme lo seala el
presente documento. En caso de no determinarse, se le dar el tratamiento de
correo ordinario.
La Oficiala de Partes se reservar el derecho de no recibir la documentacin para

su trmite y distribucin correspondiente cuando los documentos no cumplan con
los requisitos establecidos para cada tipo de servicio.
Toda correspondencia que entre o salga de todas las unidades administrativas,

del IMCINE, FIDECINE Y FOPROCINE deber ser gestionada a travs de la
Oficiala de Partes.
Excluir como documentacin oficial la publicidad, folletos, peridicos, propaganda

o cualquier otro material documental similar, salvo en aquellos casos en que la
misma se identifique como anexo de documentacin oficiales.
Las invitaciones y convocatorias emitidas por el IMCINE, FIDECINE Y

FOPROCINE para actos y eventos oficiales deber tramitarse con un mnimo de
48 horas antes de la realizacin del evento para su distribucin y enviarse a la
oficiala de partes.
Toda la correspondencia que venga dirigida con carcter institucional a los

servidores pblicos o unidades administrativas del IMCINE, FIDECINE Y
FOPROCINE o entidades deber ser recibida an cuando stas ltimas hayan
cambiado de titular.
Los servicios de recepcin y despacho de correspondencia oficial, se distribuirn

a las unidades destinatarias en un plazo no mayor de 16 horas hbiles con
excepcin de la correspondencia que se recibe el viernes por la tarde que se juntar
con la del lunes por la maana.
Es obligacin de las unidades administrativas tener su directorio actualizado para

la entrega rpida y eficiente de la correspondencia , en caso de no ser as, la oficiala
de partes se deslinda de toda responsabilidad del retraso de sta.
77
Procesos de operacin
Responsabilidades de la Oficiala de Partes
-
Proporcionar los servicios de recepcin y despacho de la correspondencia oficial

que demanden las unidades administrativas del IMCINE, FIDECINE Y FOPROCINE
conforme a lo siguiente:
a) Recibir a travs de la oficiala de partes ventanilla nica-, la
documentacin que le sea presentada, verificando la existencia de la
Unidad Administrativa a la que se dirige, acusando de recibido y
detallando la documentacin anexa.
El horario para la recepcin de documentos en la oficiala de partes
ventanilla nica- ser de las 9:00 a las 15:00 horas y de 16:00 a 18:00 hrs.
b) Registrar una vez recibida la documentacin, los datos necesarios del
destinatario y remitente en la libreta de recepcin documental.
c) Emitir el formato de recepcin de documentos adjuntndolo a los
documentos recibidos.
d) Entregar la documentacin recibida al responsable del archivo de
trmite de cada unidad administrativa asegurndose de recabar nombre,
firma y/o sello de acuse en el formato de recepcin de documentos.
e) Descargar la informacin relacionada con los documentos entregados,
a efecto de cumplir con los estndares de servicio previamente
establecidos.
f) Imprimir el reporte diario de la documentacin recibida una vez
concluida la jornada laboral, para comprobar que la documentacin
recibida se entreg en tiempo y forma.
Llevar el control y seguimiento de la correspondencia que se reciba hasta su

entrega.
Coordinar con los responsables de los archivos de trmite, lo relativo a la
recepcin y trmite de la documentacin.
Responsabilidades de las Unidades Administrativas

De la recepcin y despacho de correspondencia
-
Solicitar a la Ofciala de Partes el servicio de correspondencia correo intercam

bio gubernamental o mensajera acelerada Nacional o Internacional.
Se utilizar en dos tantos, el original y una copia la solicitud de despacho de

correspondencia, precisando los datos de las piezas de salida de acuerdo con el
servicio requerido.
78
Sern tramitados los oficios, circulares y escritos en su presentacin normal o en sobre

cerrado.
Los oficios, circulares y en general todo tipo de escrito formal, debern estar
elaborados en papel oficial y de acuerdo con las normas y procedimientos jurdicos
vigentes.
- Las copias de los documentos originales debern llevar la firma autgrafa o el facsmil
autorizado del servidor pblico que las suscribe, sealando de manera especfica el
nombre del destinatario de la copia.
-
Cuando los documentos en su contenido refieren anexos, stos debern acompaar

al original;
La correspondencia en sobre cerrado cuyo destino sea en el Distrito Federal, deber

contener los nombres, cargos y domicilios completos del remitente y destinatario en
la parte superior izquierda y al centro del sobre, con datos debidamente actualizados
y tomados del directorio vigente respectivamente, con el propsito de facilitar su
identificacin y su entrega;
Sin excepcin alguna, las publicaciones para su despacho debern enviarse bajo
cubierta, en la cual se especifiquen claramente los datos del destinatario, con
domicilio completo.
- Las invitaciones para eventos oficiales que sean dirigidos a servidores pblicos con
domicilio en el Distrito Federal, sern recibidas para su despacho siempre y cuando
sean entregados 48 horas antes de la fecha de su realizacin.
-
La correspondencia oficial que requiera su despacho por servicio forneo, deber ser
enviada en sobre cerrado o paquete y en el tamao que permita conservar y proteger
el documento durante su traslado a los destinatarios;
Los sobres bolsa con documentos debern estar cerrados y los paquetes de
documentos o publicaciones oficiales asegurados, a fin de garantizar en forma
integral el contenido durante su traslado a travs de los medios externos establecidos.
- Los sobres y paquetes debern estar rotulados en la parte superior izquierda con lo
datos del remitente y en centro con los datos del destinatario: nombre cargo y
dependencias; domicilio completo citando calle, nmero exterior e interino, colonia,
poblacin, municipio y estado; cdigo postal y en su caso apartado postal.
De la recepcin y despacho de pelculas
-
Para solicitar este servicio se utilizar el formato mencionado en el segundo prrafo

con las indicaciones establecidas.
79
Para el despacho de pelculas o carteles debern estar debidamente

empaquetados y requisitados con la gua correspondiente, mismos que debern
entregarse a la Oficiala de Partes antes de las 13:00 hrs.
Para el caso de pelculas que se vayan a recoger a la FILMOTECA solicitarlas

antes de las 10:00 a.m.
Para el caso de las pelculas enviadas para su promocin y distribucin en el

extranjero, debern de devolverse solo las que correspondan a la propiedad de
IMCINE a nombre y registro federal del IMCINE, para el rea internacional deber
notificar a la subdireccin de servicios la llegada de estas pelculas para estar en
condiciones de tramitar la desregulacin aduanal y obtener la recuperacin de las
mismas, con el fin de evitar pagos de almacenamiento innecesarios.
Ser necesario que los acreedores utilicen la gua del proveedor de mensajera
autorizado por el IMCINE en envos internacionales para los trmites
correspondientes.
VII.2 Archivos de Trmite

Polticas
-
En cada unidad administrativa existir un responsable de archivo (s) de trmite

mismo que ser nombrado por el titular de cada unidad administrativa.
En cada unidad administrativa elaborar un cuadro de clasificacin archivstico

especfico, un catlogo de disposicin documental, una gua simple y un inventario.
Cada unidad administrativa informar al Coordinador de Archivos del IMCINE las

designaciones y sustituciones del responsable del archivo de trmite que
determinen los Titulares, especificando, rea de procedencia del archivo, nombre,
cargo, telfono, correo electrnico y ubicacin.
Cada unidad administrativa efectuar, al menos una vez al ao transferencias de

archivos de uso espordico al Archivo de Concentracin.
Procesos de operacin:
Responsabilidades de los encargados de los archivos de trmite
Recibir la correspondencia oficial de la unidad administrativa, registrando nombre, firma
y/o sello de acuse en los formatos de recepcin de documentos.
-
Analizar la documentacin recibida, solicitando en su caso instrucciones al Titular

de la Unidad Administrativa, para determinar el trmite que efectuar el rea
correspondiente.
80
Clasificar, describir, integrar, archivar y resguardar los expedientes de archivo
Coordinar actividades de clasificacin, archivo y resguardo cuando existan

diferentes archivos en la unidad administrativa.
Monitorear la documentacin entregada, registrando los documentos

correspondientes en el sistema de control SICCA que para tal efecto se establezca
en cada unidad administrativa.
Participar en los eventos y reuniones que convoque la Coordinacin de Archivos

(cursos de capacitacin, informes, etc.)
De la apertura y descripcin de un expediente:

-
Abrir y describir expedientes de archivo

Un expediente de archivo se abrir cuando:
a) No existan antecedentes del asunto en los archivos de la unidad administrativa

a)
b)
c)
Los expedientes se integrarn :

Por asunto
Por materia
Por tipo de documentos (acuerdos, actas, informes, reportes, etc), siempre y
cuando sean seriados y correspondan a un mismo tema o materia.
a)
b)
c)
Considerar en la integracin de un expediente que los documentos:

Se refieran a una accin, trmite o gestin delegada a la unidad administrativa
Documentan cualquier obligacin o responsabilidad
Comprendan informacin relacionada con la transparencia y la rendicin de
cuentas dentro del Instituto.
De igual manera se tomar en cuenta :
Que los documentos se integren secuencialmente conforme se generen o reciban.
Que los documentos de archivo cuenten con anexos o documentos tcnicos que
se mencionan en la correspondencia del mismo.
Que el expediente no rebase ms de 5 cm. de grosor con el propsito de que su
manejo sea gil. En caso necesario se continuar su integracin en legajos,
elaborando la cartula y ceja correspondiente, sealando el nmero consecutivo
y el nmero de legajos que lo componen.
d)
a)
b)
c)
Del seguimiento de los asuntos de trmite

-
Mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a trmite hasta su

integracin final al archivo, garantizando que todas las piezas tramitadas sean
conservadas de manera Institucional.
Para el seguimiento del trmite derivado del documento recibido o generado se

registrarn los datos correspondientes para su atencin.
81
Cada unidad administrativa utilizar n numero de formatos de control de gestin

segn sus necesidades y tendr la responsabilidad del llenado de estos.
Del control y prstamo de expedientes de archivos

-
Brindar el servicio de prstamo de expedientes auxilindose de los servidores

pblicos adscritos en las Unidades Administrativas-; tomando en cuenta lo siguiente:
a) Otorgar el prstamo de expedientes, nicamente a los servidores pblicos

solicitantes adscritos a las Unidades Administrativas generadoras de los mismos,
quienes debern presentar el formato de prstamo de expedientes que al efecto
establezcan.
b) Contar con un listado autorizado por el Titular de la Unidad Administrativa en el
que se precise a los servidores pblicos que podrn solicitar el prstamo de
expedientes, registrando su nombre, nmero de credencial y su firma.
c) Cotejar una vez devueltos los expedientes solicitados, su contenido y estado
fsico, procediendo al descargo del formato de prstamo de expedientes, en caso
de que el o los expedientes prestados sean devueltos en mal estado o incompletos
se notificar por escrito al titular de la unidad administrativa.
d) Disponer los horarios de prstamo de expedientes.
e) Establecer el tiempo mximo de prstamo. Si al terminar el plazo no se ha recibido
el expediente, los responsables de archivo, mediante escrito dirigido al titular de
la unidad administrativa se deslindarn del uso que pueda darse al expediente
prestado.
f) A la devolucin de los expedientes se devolver el vale cancelado o se har la
cancelacin correspondiente.
Del registro y descripcin del expediente de archivo
-
Registrar las caractersticas de cada expediente segn el formato que se integrar

en la cartula de los mismos. Anexo 5
Asignar el cdigo de clasificacin al expediente (compuesto por el nombre de la

seccin, serie y nmero de expediente).
Incorporar en la ceja de cada expediente, el cdigo de clasificacin.
Es preciso sealar que no se registrarn ni describirn expedientes que fueron abiertos

antes de la instrumentacin de este manual.
82
De las transferencias primarias de archivo

-
Transferir los archivos que hayan concluido su trmite y su uso sea espordico
con el objeto de continuar su resguardo precautorio en atencin a sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables.
Solicitar, si es necesario la asistencia tcnica al responsable del archivo de

concentracin para realizar la transferencia de sus documentos.
Separar los acervos documentales de acuerdo con su soporte es decir: en papel,

disquetes, discos compactos, rollos de microfilm, etc., en caso de que estos
ltimos no sean parte del expediente.
Capturar en el procesador de texto, el inventario de transferencia primaria.
- Registrar los aos que debern conservarse los documentos de manera

precaucional en el Archivo de Concentracin en base al catalogo de disposicin
documental de IMCINE, para que una vez concluidos puedan ser sometidos a un
proceso de seleccin final y proceder a su conservacin permanente o eliminacin
fsica, de conformidad con lo indicado por el Archivo General de la Nacin y la
Unidad de Contabilidad Gubernamental.
-
Establecer contacto con el responsable del archivo de concentracin para la

revisin del inventario antes de transferencia primaria.
Enviar un oficio suscrito por el Titular de la Unidad Administrativa, una vez

autorizada la transferencia primaria por el responsable del archivo de concentracin,
en el que se solicite el resguardo de la documentacin relacionada, precisando la
vigencia de las series documentales, el nmero de transferencia y la fecha de
recepcin.
Integrar en legajos los expedientes objeto de la transferencia por serie documental.
Verificar conjuntamente con el responsable del archivo de concentracin, los

expedientes relacionados en el formato inventario de transferencia primaria.
Mantener actualizado el inventario de expedientes de la Unidad Administrativa,

con el objeto de conocer y cuantificar la informacin generada, obtenida, adquirida
o transformada por esta ltima, utilizando para ello el sistema correspondiente.
Reportar dentro de los primeros da del mes de enero de cada ao, a la

Coordinacin de Archivos la informacin relacionada con el catlogo de
disposicin documental.
83
VII.3 Archivos de Concentracin

Polticas
-
La instancia responsable de la captacin y conservacin de la documentacin

semiactiva del Instituto ser el archivo de concentracin, quien recibir directa y
exclusivamente de la Unidades Administrativas de IMCINE los documentos cuya
utilidad inmediata haya concluido.
Toda documentacin semiactiva transferida al archivo de concentracin deber

ser correctamente preparada y organizada, elaborndose bajo la responsabilidad
de la Unidad Administrativa que transfiera la relacin completa y precisa de los
materiales concentrados, misma que deber ser revisada y, en su caso validada
por personal del Archivo de Concentracin
Para realizar adecuadamente el procedimiento indicado en estos criterios, el

responsable del rea administrativa, deber solicitar al Departamento de Archivo
la asistencia tcnica que para el efecto se requiera.
La nica instancia responsable de la transferencia secundaria o depuracin de la

documentacin semiactiva ser el Archivo de Concentracin con el apoyo del
rea generadora.
Procesos de operacin
Responsabilidades del Archivo de concentracin
-
Proporcionar la asistencia tcnica que se requiera para la oportuna y correcta

transferencia de los documentos de trmite concluido, en cada una de las
unidades administrativas.
En la asistencia tcnica, si es necesario se darn las indicaciones por escrito, que

permitan efectuar la organizacin de los documentos de trmite concluido y, en
consecuencia, realizar su oportuna transferencia.
Proporcionar a la unidad administrativa el formato para el inventario de los

documentos que deseen transferir.
Recibir los documentos que enven las unidades administrativas para su

conservacin precaucional, procediendo a integrarlos de inmediato a las reas
de depsito, respetando el orden y la clasificacin que stos tengan asignados de
origen, tomando en consideracin lo siguiente:
a) Recibir las solicitudes de recepcin de documentos, enviadas por los Titulares
de las Unidades Administrativas, respecto de los expedientes que hayan
concluido sus valores primarios.
b) Recibir el formato relativo de asignacin de fechas para la recepcin de
documentos con el objeto de fijar la fecha y hora para su realizacin.
84
Proporcionar el servicio de prstamo y consulta de los documentos a la unidad

administrativa que los haya transferido, previo cumplimiento de la reglamentacin.
Analizar la documentacin cuya vigencia administrativa o legal haya prescrito y

determinar el tratamiento que corresponda a la misma, de acuerdo con las normas
establecidas. Con carcter general y salvo excepciones, el archivo de
concentracin no podr conservar documentos que superen los treinta aos de
antigedad.
Requisitos que deben reunir los expedientes de trmite concluido para su

transferencia al Archivo de Concentracin.
1. Los documentos de trmite concluido que se transfieren, debern estar
debidamente expedientados e inventariados en el formato correspondiente.
2. Los documentos debern integrarse en expedientes protegidos en carpetas
tipo Flder.
3. En el caso de que algunos expedientes estn integrados en carpetas tipo lefort
o que en su presentacin hayan sido engargolados y su grosor rebase los
5 cm., debern arreglarse conforme al punto 2 y debern ser asegurados
cosiendo el material.
4. Los expedientes deben identificarse con el cdigo de clasificacin que les
corresponda.
5. Eliminar los documentos repetidos (Expurgo).
6. Evitar enviar diarios oficiales, peridicos, folletera, libros o revistas a excepcin
de las que tengan relacin directa con el expediente y su ausencia haga
inexplicable el mismo o que sean parte de una funcin sustantiva.
7. Quitar todos los elementos que puedan ser perjudiciales para la conservacin
del papel, como: grapas, clips, broches, etc.
8. En caso de existir documentacin contable y administrativa, se requisitara un
formato de Inventario de Transferencia Primaria por cada concepto.
9. Los expedientes una vez revisados debern ser integrados en cajas de gaveta
formato normalizado AA70 teniendo en cuenta los siguientes puntos:
a) El nmero de expedientes que contenga cada caja depender del grosor de
los mismos, procurando que no queden demasiados apretados, se maltraten o
la caja quede demasiado pesada, esto con la finalidad de optimizar su
conservacin y el manejo durante el traslado.
85
b) Debe procurarse que el expediente no quede dividido en dos cajas. Si esto

ocurriera deber sealarse claramente, ejemplo: expediente n, contina en
la siguiente caja.
c) Cada caja deber tener un nmero nico, consecutivo y visible que permita su
identificacin y correlacin con el inventario de transferencia primaria,
Nota: No se firmar ni sellar el inventario y oficio de recibido, cuando se detecte alguna
anomala y slo se har hasta que la documentacin sea recibida a satisfaccin.
Del prstamo de expedientes.
1. Solicitar anualmente, va oficio, a los Titulares de las distintas Unidades
Administrativas, la designacin de servidores pblicos autorizados para la
consulta de informacin.
2. Permitir el acceso a la informacin documental transferida al archivo de
concentracin nicamente a los servidores pblicos previamente autorizados.
3. Verificar los datos citados en el nmero precedente, requiriendo al solicitante el
llenado del formato de vale de prstamo.
4. Entregar los documentos al servidor pblico solicitante as como la copia del
formato de vale de prstamo, conservando el original del formato de referencia.
5. Registrar los prstamos en el formato de control de prstamos de expedientes
capturando la informacin relacionada con los formatos de prstamo.
6. Verificar una vez devueltos los documentos consultados, su integridad, anotando
en el original del formato de prstamo, la fecha de devolucin, entregando una
copia al usuario.
7. Descargar el registro correspondiente, archivando temporalmente los formatos de
prstamo originales.
8. Detectar mensualmente, los vencimientos de prstamos documentales no
devueltos, gestionando su devolucin ante el solicitante.
De la Transferencia secundaria o baja documental.
El Archivo de Concentracin registra en el Calendario de Caducidades toda transferencia
primaria recibida de las unidades administrativas, a efecto de detectar y retirar
oportunamente la documentacin caduca que conserva.
86
Los procedimientos son los siguientes:

1. Ubicar la documentacin semiactiva que su plazo precaucional de conservacin
prescribi.
2. Recabar la aprobacin de la unidad Administrativa que haya transferido sus
materiales en cuestin, para garantizar la prescripcin efectiva de la vigencia
administrativa, legal o fiscal de tales documentos, mediante oficios solicitando a
los Titulares de la Unidades Administrativas su autorizacin para proceder a la
baja documental.
3. Recibir los oficios de respuesta de los Titulares de las Unidades Administrativas
para proceder a la baja documental.
4. Solicitar al AGN con base en el Instructivo para el trmite y control de bajas de
documentacin del Gobierno Federal emitido por el AGN la autorizacin para
la baja documental de la informacin cuyo plazo de conservacin hubiese
concluido, en aquellos casos en que la documentacin no tenga un valor
contable.
5. Solicitar a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la
Gestin Pblica de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, en su caso,
autorice la baja documental de aquella documentacin con caractersticas
contables, elaborando las relaciones correspondientes, de conformidad con el
Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetar la guarda,
custodia y plazo de conservacin del archivo contable gubernamental, publicado
en el Diario Oficial de la Federacin el 25 de agosto de 1998.
Recibida la autorizacin antes referida, deber remitir un oficio al AGN solicitando
su autorizacin para proceder a la baja definitiva, anexando las relaciones de
inventario.
6. Revisar las relaciones de expedientes autorizados para baja, remitiendo oficios
a la Contralora Interna as como a los Titulares de las Unidades Administrativas
a efecto de que constaten su destruccin.
7. Elaborar actas circunstanciadas de baja documental, turnndolas a las reas
involucradas para su validacin.
8. Los inventarios de baja documental autorizados por el AGN debern conservarse
en el archivo de concentracin por un plazo de cinco aos contados a partir de
la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se
incluir en el catlogo de disposicin documental.
9. Digitalizar y publicar en la pgina electrnica del IMCNE las solicitudes de
dictamen de destino final, los dictmenes del AGN y las actas de baja
documental o de transferencia secundaria.
87
10. Turnar al responsable los oficios de antecedentes, las relaciones de

documentos autorizados para baja, as como el acta circunstanciada de
baja documental debidamente firmada.
11. Registrar los expedientes dados de baja y en su caso, separar aquellos que
por sus caractersticas pasarn a formar parte del archivo histrico.
VIII. rgano Interno de Control. (OIC).

El titular del OIC ser responsable de los documentos y expedientes que se generen,
obtengan, adquieran o transformen al interior del mismo, llevando su registro, control,
guarda y custodia en apoyo a los criterios que emita la Secretaria de la Funcin Pblica
para tal efecto de manera independiente.
En relacin con la recepcin de documentos en los OIC la organizacin y funcionamiento
de la Oficiala de Partes y del archivo de trmite, se determinar por su titular de acuerdo
con su estructura y funciones.
IX. FIDECINE, FOPROCINE
Los criterios especficos y procedimientos previstos en el presente documento, en su
caso resultan aplicables para el FOPROCINE y FIDECINE, en lo relativo a la
organizacin de archivos y conservacin de los expedientes que se generen, obtengan,
adquieran o transformen.
La coordinacin de archivos del IMCINE deber remitir al IFAI, la informacin
relacionada con el cuadro general de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin
documental, el inventario general y la gua simple de archivos, as como las solicitudes
de dictamen de destino final, el dictamen del AGN y las actas de baja documental o de
transferencia secundaria.
X. TRANSITORIOS
PRIMERO.- Los presentes criterios especficos y procedimientos entrarn en vigor al da
siguiente de su aprobacin por el Comit de Informacin del IMCINE, y su aplicacin es
de carcter obligatorio.
88
CONCLUSIONES
Despus de haber elaborado los Criterios especficos para la Organizacin y
Descripcin de los Archivos de Trmite y Concentracin del Instituto Mexicano de
Cinematografa, confirmo su importancia, ya que me dio la oportunidad de reafirmar que
la funcin Archivstica es un pilar fundamental en la Administracin Pblica, pues de ella
depende en gran parte del correcto planteamiento de sus relaciones con los ciudadanos
y el nivel de eficacia de su misin, son los archivos la memoria y testimonio de la gestin
nacional y reflejo de las acciones, decisiones, derechos y obligaciones del gobierno y de
la sociedad.
El implementar la teora archivstica en la prctica de la organizacin de los archivos
administrativos me dio la pauta de saber que es fundamental para que las Instituciones
logren homogenizar criterios archivsticos, de esta manera tendrn la facilidad de saber
qu hacer con sus documentos durante su gestin administrativa.
En el caso del IMCINE cuando se llevaron a cabo los Criterios Archivisticos nos
enfrentamos a una serie de situaciones las cuales hicieron que nuestros tiempos se
alargarn a ms das de los que se tenan contemplados. Una de las causas principales
fue la falta de tiempo por parte de los responsables de los archivos de trmite, esto por
la prioridad de sus actividades sustantivas. Sin embargo, una de las arduas tareas fue el
sensibilizar al personal, ya que la informacin que ellos generan a partir de sus funciones
se encuentra plasmada en sus expedientes; por ello la necesidad de controlar, conservar
y organizar sus documentos.
Una vez hechos dichos Criterios, se pusieron en consideracin de manera oficial a todos
y cada uno de los funcionarios responsables de cada Unidad Administrativa del IMCINE,
con el fin de que conocieran el documento que contenan dichos criterios para su
validacin y recibir observaciones.
En esta etapa de igual manera que la anterior, el principal factor fue la falta de tiempo de
cada responsable para revisar el documento el cual contena las polticas y directrices
para organizar y clasificar y describir los expedientes bajo su custodia y que era
necesaria su revisin y en su caso aprobacin, ya que de ellos dependa la correcta
organizacin, clasificacin y descripcin de todos y cada uno de los expedientes del
Instituto.
89
Una vez condensados los Criterios para la Organizacin y descripcin de los archivos de
trmite y de concentracin se presentaron al Comit de Informacin para su aprobacin
y autorizacin, cuando fueron aprobados por este rgano normativo todas y cada una de
las reas se volvieron sujetos obligados a seguir con esta disposicin.
As, para la ejecucin de dichos criterios se llevo a cabo una capacitacin en el cual
participaron desde el nivel operativo hasta los niveles de Jefatura y Subdirecciones, de
esta manera su aplicacin inicio con los archivos de Trmite y despus con el archivo de
Concentracin.
Fue una labor ardua el lograr que el personal se adaptar al cambio del procedimiento
de organizacin de sus documentos ya que por aos lo realizaban de una forma intuitiva.
Por ello, el elaborar y aplicar criterios archivsticos para el mejor uso y flujo documental
de cualquier Entidad o Institucin representa un importante reto para el Archivista ya que
representan una gua fundamental para todos aqullos responsables de los archivos de
trmite y concentracin y porque no mencionar tambin de los archivos histricos ya que
dichos criterios nos encaminarn al manejo de la documentacin en todo su ciclo vital de
la documentacin desde su recepcin o produccin pasando por su integracin en un
expediente, clasificacin, descripcin, valoracin, transferencia y destino final.
Es importante mencionar que la labor de un profesional en archivstica es ardua y
compleja ya que se enfrenta al reto de cambiar formas tradicionales de llevar un archivo
en todas aquellas dependencias y entidades del gobierno federal.
Gracias a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica
Gubernamental y a los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de
Archivos de la Dependencias y Entidades de la Administracin pblica Federal,
mencionados en el captulo dos y que fueron emitidos el primero por el Instituto Federal
de Acceso a la Informacin y el segundo por el Archivo General de la Nacin, los
esfuerzos de nosotros los archivistas se han visto valorados, ya que por principio de
legalidad todas las dependencias y entidades pertenecientes al Gobierno Federal son
sujetos obligados a cumplir a pie de la letra don dichas disposiciones.
90
En el caso particular del IMCINE, ha sido una tarea constante diaria de convencimiento
hacia cada funcionario, el recalcar la importancia de tener organizados los archivos
generados por las actividades que se realizan da con da en este Instituto.
Por eso finaliz con la siguiente reflexin: Si no existen archivos organizados no existir
la transparencia y en consecuencia las demandas ciudadanas no podrn ser atendidas
con todo derecho y legitimidad.
91
BIBLIOGRAFA
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Entidades del Poder Ejecutivo Federal. Archivo General de la Nacin. 2004, p. 68.
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Instructivo para su elaboracin. Mxico: AGN, 2004.p. 60
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Madrid: Norma, 1986. 229 p.
15. Reglas de Operacin. Reglas de Operacin e Indicadores de Gestin y Evaluacin
del Fondo para la Produccin Cinematogrfica de Calidad del IMCINE. 2007. 17 p.
93

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SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA

ELABORACIN Y APLICACIN DE CRITERIOS PARA LA

ASESORA: Lic. Belm Fernndez Daz Gonzlez

A mis Padres, por su apoyo y amor

2.5 Procesos Archivsticos......... 29

3.2 Diagnstico de los archivos del IMCINE.....................

3.2.1 Diseo del Cuestionario para el Levantamiento del Censo Documental.................

3.2.2 Estructura del cuestionario ..........

3.2.4 Levantamiento de la Informacin requerida de acuerdo con el cuestionario, dentro

Registro y procesamiento de los resultados obtenidos para integrar el diagnstico

3.2.6 Resultados del Diagnstico ............ 59

En el transcurso de la vida de las instituciones, estas generan una gran cantidad de

Una vez divulgada la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

1. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin, 2002 p. 3

En 1960 se discuti en el Congreso de la Unin un nuevo proyecto de Ley de

3. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p.4

Conforme a lo establecido en el decreto de su creacin, el Instituto tena por objeto

7. DIARIO OFICIAL DE LA FEDERCIN. (25 de Marzo de 1983).

8. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p.5

Esta reestructuracin permiti al Instituto atender las funciones de produccin y

- Decreto de creacin de IMCINE

1.3 Organizacin Administrativa

Estudios Churubusco Azteca, S.A., empresa pblica que proporciona servicios de

Centro de Capacitacin Cinematogrfica A.C., entidad pblica, cuya labor

Fideicomiso para la Cineteca Nacional, fideicomiso pblico, cuya tarea

14. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p.9

De acuerdo con el Estatuto Orgnico, el Director General del IMCINE participa en el

Establecer en congruencia con los programas sectoriales las polticas generales

Dictar los lineamientos generales para el debido cumplimiento de las funciones

Otorgar al organismo la autonoma17de gestin que requiere para poder operar y

16. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p.10

La Junta Directiva est integrada de la siguiente manera:

Presidente del Consejo Nacional para la Cultura y las Artes;

El coordinador de rganos Desconcentrados y del Sector

Un representante de la Secretara de Gobernacin;

Dos representantes de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico;

Un representante de la Secretara de Comunicaciones y transportes;

Un representante de la Direccin General de Comunicacin

El Director General del Instituto Mexicano de Cinematografa. 18

Asimismo, para cumplir con sus objetivos de apoyo a la produccin cinematogrfica

18. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p.11

El FOPROCINE tiene como visin de ser el impulsor de la produccin cinematogrfica

Grficamente la Organizacin Administrativa del IMCINE se constituye de la siguiente

FUENTE: Manual de Organizacin del Instituto Mexicano de Cinematografa. Op.cit. p.17

A continuacin en el siguiente apartado se revisar a la Subdireccin de Servicios, rea

Aplicar los lineamientos, polticas y normas vigentes, relativas a las adquisiciones,

Recabar de las diferentes reas, la informacin bsica para la elaboracin del

Presentar a la aprobacin del Director, el anteproyecto del programa-presupuesto

Fungir como Secretario Ejecutivo del Comit de Adquisiciones, Arrendamientos y

Coordinar con la Direccin Jurdica, la tencin y solucin de los conflictos que

Mantener actualizado el catlogo interno de proveedores y prestadores de

Realizar la compra del material urgente, de las diferentes reas, mediante el

Verificar que los servicios telefnicos, y de energa elctrica se proporcionen

Supervisar que el servicio de vigilancia, opere adecuadamente y controle el

Mantener en ptimas condiciones de limpieza las instalaciones y bienes muebles

Tramitar el pago de los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo que

Controlar y evaluar el sistema de control de archivo final de documentos,

Solicitar y coordinar la contratacin de prestadores de servicios para

Informar peridicamente, al Subdirector sobre el desarrollo de las funciones

Proponer optimizacin de los procesos y procedimientos de su Departamento

Supervisar y revisar el trabajo del personal a su cargo.

Mantener en forma permanente actualizados los expedientes y documentacin

23. INSTITUTO MEXICANO DE CINEMATOGRAFA. Manual de Organizacin. op. cit. p. 135