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CONTROL INTERNO

Nuestro estudio del control interno tiene tres objetivos principales: primero,
explicar el significado y la importancia del control interno; segundo, delinear los
pasos que se requieren para crear y mantener un fuerte control interno, y tercero,
mostrar como proceden los auditores a su estudio y evaluacin.
Significado de control interno
Muchas personas interpretan el trmino control interno como los pasos que da un
negocio para evitar los fraudes del personal. En realidad tales medidas son ms
bien una pequea parte del control interno El propsito bsico del control interno
es el de promover la operacin eficiente de la organizacin. El sistema de control
interno consta de todas las medidas empleadas por una organizacin para 1) proteger
los activos en contra del desperdicio, el fraude, y el uso ineficiente; 2) promover la
exactitud y la confiabilidad en los registros contables; 3) alentar y medir el
cumplimiento de las polticas de la compaa; 4) evaluar la eficiencia de las
operaciones, En pocas palabras, el control interno esta formado por todas las
medidas que se toman para suministrar a la administracin la seguridad de que todo
est funcionando como debe.
El control interno va ms all de las funciones de contabilidad y financieras; su
alcance es tan amplio como la propia compaa, y toca todas las actividades de la
organizacin. Incluye los mtodos por medio de los cuales la alta administracin
delega autoridad y asigna responsabilidades para funciones tales como ventas,
compras, contabilidad, y produccin. El control interno tambin incluye programas
para preparar, verificar, y distribuir a los diversos niveles de supervisin aquellos
informes y anlisis comunes que capacitan al ejecutivo para mantener el control
sobre la variedad de actividades y funciones que constituyen una gran empresa
comercial. El uso de tcnicas presupuestales, normas de produccin, laboratorios e
inspeccin estudio de tiempos y movimientos, y programas de entrenamiento de
personal, incluyen a ingenieros y muchos otros tcnicos muy alejados de las
actividades contables y financieras; sin embargo, todos estos medios son parte del
mecanismo que ahora se concibe como un sistema de control interno.
Este concepto amplio y comprensivo del control interno es muy significativo cuando
se le observa contra el teln de fondo de una gran organizacin industrial de
amplitud nacional, pues el control interno se ha hecho una tcnica de vital
importancia al capacitar a la administracin de grandes empresas complejas para
que funcionen eficientemente. Como el control interno ha alcanzado su significado
ms grande en las organizaciones comerciales e industriales a gran escala, la mayor
parte de lo que trata este captulo se refiere a una gran empresa. Sin embargo, al
final del captulo se presenta una seccin por separado que trata del problema de
alcanzar el control interno en un negocio pequeo.
Estudio y Evaluacin del Control Interno
Boletn E 02
(Instituto Mexicano de Contadores Pblicos , A.C.)
Generalidades
El estudio y evaluacin del control interno se efecta con el objeto de cumplir con

la norma de ejecucin del trabajo que requiere que: El auditor debe efectuar un
estudio y evaluacin adecuados del control interno existente, que le sirvan de base
para determinar el grado de confianza que va a depositar en l; as mismo, que le
permitan determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los
procedimientos de auditora
Este enfoque ha sido utilizado por nuestra profesin, y que es vlido, se ha
enfrentado en la prctica con la dificultad de establecer una relacin clara entre la
calidad del control interno y el alcance, oportunidad y naturaleza de las pruebas de
auditora.
Antes esta situacin, la comisin de Normas y Procedimientos de Auditora ha
considerado oportuno hacer una revisin de los pronunciamientos relativos a control
interno, con objeto de que exista mayor claridad en la documentacin del trabajo del
auditor relativo al estudio y evaluacin del control interno, as como el efecto que el
mismo tiene en el diseo de sus pruebas de auditora.
1.- CONCEPTO
El estudio y evaluacin del control interno se efecta con el objeto de cumplir con
la norma de ejecucin del trabajo que requiere que: El auditor debe efectuar un
estudio y evaluacin adecuado del control interno existente, que le sirva de base
para determinar el grado de confianza que va a depositar en l y le permita
determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos
de auditora.
2.- DEFINICION DE CONTROL INTERNO
El control interno comprender el plan de organizacin y todos los mtodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para
salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su
informacin financiera, promover la eficiencia operacional y provocar adherencia a
las polticas prescritas por la administracin.
ALCANCE Y LIMITACIONES
Para cumplir con la norma de realizar el estudio y la evaluacin del control interno,
el auditor deber efectuar un examen del cumplimiento de los objetivos del control
interno contable de la empresa.
LA NECESIDAD DEL CONTROL INTERNO
La tendencia a largo plazo de las empresas para evolucionar y convertirse en
organizaciones de tamao y alcance gigante, en las que se incluye una gran variedad
de operaciones especializadas y con decenas de miles de empleados, ha hecho
imposible para los ejecutivos de tales empresas ejercer una supervisin personal y
directa de las operaciones. Sin la posibilidad ya de confiar en la observacin
personal como un medio para apreciar los resultados de la operacin y la posicin
financiera, el ejecutivo de la empresa tiene, por necesidad, que depender de una
corriente de informes contables y estadsticos. Estos informes resumen los sucesos
y condiciones en que se va encontrando la empresa; las unidades; las unidades de
valuacin que se emplean no solamente son los dlares o pesos, sino las horas-

trabajo, las cargas importantes, las visitas a los clientes, el despido de empleados y,
una multitud de otras actividades.
La informacin que proporciona esta corriente de informes capacita a la
administracin para controlar y dirigir a la empresa. Mantiene informada a la
gerencia acerca de s se sigue la poltica de la compaa, de s los reglamentos
gubernamentales se obedecen, y de s la posicin financiera es sana, generadoras de
utilidades las operaciones, y armoniosas las relaciones interdepartamentales.
Las decisiones comerciales de casi cualquier clase se basan cuando menos en parte,
en datos contables. Estas decisiones van desde cuestiones menores, como la
autorizacin de horas extra o la compra de artculos para la oficina, hasta problemas
de gran importancia, como el cambio de un producto por otro, o hacer una eleccin
entre arrendar o comprar una nueva planta. El control interno proporciona
seguridad a la administracin acerca de la confiabilidad de los datos contables que
se usan para la toma de decisiones.
Las decisiones que toma la administracin se convierte en poltica de la compaa.
Para ser efectiva, esta poltica debe comunicarse a toda la compaa, y seguirse
persistentemente. El control interno ayuda a asegurar el acatamiento por parte de la
compaa. La administracin tambin tiene la responsabilidad directa de llevar y
mantener los registros contables, y de producir unos estados financieros que sean
adecuados y confiables. El control interno proporciona la seguridad de que se
cumple con esta responsabilidad.
Para los contadores pblicos independientes el control interno es de igual
significado. La calidad de los controles internos en vigor ms que cualquier otro
factor, determina el modelo de su examen. Los auditores independientes estudian y
evalan el sistema de control interno, a fin de determinar la amplitud y la direccin
del trabajo de auditoria necesario para expresar una opinin en cuanto a lo
razonable de los estados financieros.
Controles internos contables
Versus controles internos administrativos
Los auditores estn interesados principalmente en los controles internos de
naturaleza contable (aquellos controles que influyen directamente en la
confiabilidad de los registros contables y de los estados financieros). Por ejemplo,
la preparacin de conciliaciones bancarias mensuales por un empleado no autorizado
a expedir cheques o a manejar dinero, es un control contable interno que aumenta la
probabilidad de que las transacciones en efectivo se presenten razonablemente en
los registros contables y en los estados financieros.
Algunos controles internos no tienen relacin con los estados financieros, y en
consecuencia no son de inters directo para el contador pblico independiente. Los
controles de esta categora se conocen a menudo como controles internos
administrativos. La gerencia esta interesada en mantener controles internos
eficientes sobre las operaciones de la fbrica y las actividades de venta, as como
sobre las funciones contables y financieras. En consecuencia, la gerencia
establecer controles administrativos para proporcionar la eficiencia operacional y
la adhesin a las polticas prescritas en todos los departamentos de la organizacin.
Un ejemplo de dispositivo de control interno de naturaleza administrativa es una
orden escrita enviada al departamento de personal de una compaa en la que ese
establecen pautas especficas en cuando a los antecedentes de raza y tnicos que
tienen que cumplirse en la seleccin de nuevos empleados. Aun cuando este medio
de control puede ser importante para operacin con xito de la compaa, no se

relaciona directamente con la confiabilidad de los estados financieros. En


consecuencia, los auditores probablemente no se interesarn en la cuestin de s el
departamento de personal est siguiendo realmente el criterio estipulado para la
seleccin de nuevos empleados.
En la Declaracin No. 1 sobre Normas de Auditora, el AICPA proporcion las
siguientes definiciones para ayudar a diferencias entre controles internos contables
y administrativos:
El control administrativo incluye, pero no est limitado el plan de organizacin y
los procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de toma de
decisiones que conducen a la autorizacin de transacciones por la administracin.
Esa autorizacin es una funcin administrativa relacionada directamente con la
responsabilidad de alcanzar los objetivos de la organizacin, y es el punto en que se
emplea para establecer el control contable de las transacciones.
El control contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y
registros que se requieren para la salvaguardia de los activos y la confiabilidad de
los estados financieros, y en consecuencia tiene la finalidad de proporcionar una
seguridad razonable de que:
a) Las transacciones se llevan a cabo con la autorizacin general o especifica de la
gerencia
b) Las transacciones se registran segn se requiere 1) para permitir la preparacin
de los estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad
generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y 2)
para mantener el registro contable de los activos.
c) El acceso a los activos se permite solamente de acuerdo con la autorizacin de la
gerencia.
d) El registro contable para los activos se compara con los activos que existen a
intervalos adecuados, y se acta adecuadamente con respecto a cualesquiera
deferencias.
El estudio y evaluacin del control interno por los auditores incluir siempre la
revisin y la prueba de los principales controles contables. La revisin de los
controles internos de naturaleza puramente administrativa generalmente no queda
bajo la responsabilidad de los auditores independientes, cuyo objetivo es dictaminar
sobre lo razonable de los estados financieros.
Las empresas de contabilidad pblica llevan a cabo con frecuencia servicios de
asesora gerencial, adems de las auditoras. Al prestar servicios de asesora
gerencial, los contadores pblicos evaluarn con frecuencia los controles internos
administrativos, y sugerirn modificaciones a los mismos; tal trabajo no es
necesario en cuanto a la expresin de una opinin relativa a lo razonable de los
estados financieros.
El personal de auditora interna en la mayora de las grandes empresas revisa los
controles internos de administracin, as como los del rea de contabilidad.
3.- OBJETIVOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO
De la definicin anterior se desprenden cuatro objetivos bsicos que llevan el
control interno. Estos se comentarn no llevando precisamente el orden la
definicin, sino en enfoque secuencial:

Objetivo 1. Provocar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adherencia a


las polticas prescritas o establecidas por la administracin de la entidad. La razn
es obvia; el contar con slidas y bien estructuradas polticas respetables y
respetadas- permitir una administracin y operacin ordenada, sana y con guas
que normarn, orientarn y regularn la actuacin.
Objetivo 2. Promover eficiencia en la operacin. Las polticas y disposiciones
instauradas por la administracin sern la base, soporte y punto de partida para
operar. Dichas polticas habrn de identificar metas que estndares de operacin
bsicos para medir el desempeo y calificar la eficiencia, eficacia y economa; los
elementos stos indispensables hacia la ptima sinergia operativa integral.
Objetivo 3. Asegurar razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la
informacin financiera, administrativa y operacional que se genera en la entidad.
La informacin es bsica e indispensable para conocer la gestin y el desempeo
sucedido; el cmo se encuentra la entidad en la actualidad; y una base fundamental
para la toma de decisiones que garanticen su bienestar futuro.
La informacin dir que tan buenas y acertadas han sido las polticas establecidas; y
que tan eficiente ha sido la operacin. Una entidad sin buena informacin hace
endeble su existencia y subsistencia.
Objetivo 4. Proteccin de los activos de la entidad. Este cuarto objetivo se da, de
hecho, con la observancia de los tres objetivos anteriores. Es indiscutible que debe
haber polticas claras y especficas y que se respeten, que involucren el buen
cuidado y alta proteccin y administracin de los activos, por ejemplo en los flujos
de fondos; las cuentas y documentos por cobrar; los intervalos; los inmuebles,
maquinaria y equipo; etc. Las polticas deben tender hacia una ptima eficiencia en
la operacin con los activos. Y, obviamente, los activos deben estar registrados en
la contabilidad y que se informe que s esta haciendo con ellos; activos no
registrados correctamente son activos sin control.
Los objetivos 1 y 2 se refieren al control interno administrativo. Los objetivos 3 y
4 constituyen el control interno contable. La conjuncin de ambos deriva en el
Sistema Integral de Control Interno.
4.- OBJETIVOS GENERALES SDEL CONTROL INTERNO
Segn lo enunciado anteriormente, el control interno contable comprende el plan de
organizacin y los mtodos, procedimientos y registros establecidos para identificar,
reunir, analizar, clasificar, registrar y producir informacin cuantitativa de las
operaciones que realiza una entidad econmica tendentes a la proteccin de los
activos y a la confiabilidad de los registros financieros. Todo ello enmarcado
dentro del ambiente de control interno administrativo que gobierna y regula las
operaciones de la entidad.
Por lo tanto, el Sistema Integral de Control Interno habr de ser diseado en funcin
a los objetivos que a continuacin se enuncian:
A) OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE

Para que un sistema contable sea til y confiable, debe contar con mtodos y
registros que:
1.- Identifiquen y registren nicamente las transacciones reales que renan los
criterios establecidos por la administracin.
2.- Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que
permita su adecuada clasificacin.
3.- Cuantifiquen el valor de las transacciones en unidades monetarias
4.- Registren las transacciones en le perodo correspondiente.
5.- Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados
financieros.
B) OBJETIVOS DE AUTORIZACION
Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o
especficas de la administracin:
1.- Las autorizaciones se deben dar de acuerdo con criterios establecidos por el
nivel apropiado de administracin.
2.- Las transacciones deben ser vlidas para conocerse y someterse a su aceptacin
con oportunidad.
3.- Todas y solamente aquellas transacciones que renan los requisitos establecidos
por la administracin, deben reconocerse como tales y procesarse oportunamente.
4.- Los resultados del procesamiento de transacciones deben informarse en tiempo y
forma y estar respaldados por archivos adecuados.
C) OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACION DE
TRANSACCIONES
Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparacin de estados
financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o
de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados; y para mantener en archivos
apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia:
1.- Las transacciones deben clasificarse en forma tal que permitan la preparacin de
estados financieros y conformidad con principios de contabilidad generalmente
aceptados y el criterio de la administracin.
2.- Las transacciones deben quedar registradas en el mismo perodo contable
cuidando especficamente que lo sean aquellas que afectan ms de un ciclo. Cuando
existan enlaces entre diferentes ciclos, habrn de identificarse plenamente estos
para verificar que se han hecho cortes de operacin adecuados.
D) OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FISICA

El acceso a los activos slo debe permitirse de acuerdo con polticas prescritas por
la administracin; cuidando de manera especfica el pleno apego y respeto a las
debidas autorizaciones.
E) OBJETIVOS DE VERIFICAICON Y EVALUACION
Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben compararse, a
intervalos razonables, con los activos fsicos existentes. Tomar medidas apropiadas
y oportunas respecto a las diferencias que se detecten.
Asimismo, deben existir controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica
de los saldos que se informan en los estados financieros. Este objetivo
complementa en forma importante a todos los objetivos contemplados en el presente
apartado.
El contenido de los informes y de las bases de datos y archivos deben verificarse y
evaluarse peridicamente.
5.- ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Para una mejor comprensin de los factores que intervienen en el control interno
administrativo de las entidades econmicas, a continuacin se presentan los
elementos ms relevantes que forman parte del mismo:
A) ORGANIZACIN
Los elementos de control interno administrativo en que interviene la organizacin
estn constituidos por:
Direccin
Es asumir la responsabilidad de la poltica general de la entidad y de las decisiones
tomadas en su desarrollo.
Coordinacin
Consiste en adaptar las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la
organizacin a un todo homogneo y armnico; que prevea los conflictos propios de
invasin de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad.
Divisin de Labores
Es definir claramente la independencia de las funciones de operacin, custodia y
registro. El principio bsico de control interno es, este aspecto, que ninguna
unidades administrativa debe tener acceso a los registros contable en que se controla
su propia operacin. Bajo el mismo principio, el rea de contabilidad no debe tener
funciones de operacin o de custodia, sino concretarse al registro correcto de los
datos, verificando sus respectivas autorizaciones y evidencias de controles
aplicables, as como a la presentacin de los informes y anlisis que requiera la
administracin para controlar adecuadamente las operaciones de la entidad.
El principio de divisin de funciones impide que aquellos de quienes depende la

realizacin de determinada operacin puedan influir en la forma que ha de adoptar


su registro o en la posesin de los bienes involucrados en la operacin. Bajo este
principio, una misma transaccin debe pasar por diversas manos, independientes
entre s.
Asignacin de Responsabilidades
Establecer con claridad los nombramientos dentro de la organizacin, su jerarqua y
delegacin de facultades de autorizacin congruentes con las responsabilidades
asignadas. El principio fundamental en este aspecto consiste en que no se realice
transaccin alguna sin la aprobacin de alguien especficamente autorizado para
ello. Debe, en todo caso, existir constancia de esta aprobacin, con la posible
excepcin de actividades rutinarias de menor importancia en que la aprobacin
claramente puede entenderse como tcita.
B) PROCEDIMIENTOS
La existencia de control interno administrativo no se demuestra slo con una
adecuada organizacin, pues es necesario que sus principios se apliquen en la
prctica mediante procedimientos que garanticen la solidez de la organizacin.
Planeacin y Sistematizacin
Es deseable encontrar en uso un instructivo general o una serie de instructivos sobre
funciones de direccin y coordinacin, la divisin de labores, el sistema de
autorizacin y fijacin de responsabilidad.
Estos instructivos usualmente asumen la forma de manuales de procedimientos y
tiene por objeto asegurar el cumplimiento, por parte del personal, con las prcticas
que dan origen a las polticas de la entidad, uniformar los procedimientos, reducir
errores, abreviar el perodo de entrenamiento del personal y eliminar o reducir el
nmero de rdenes verbales y de decisiones apresuradas.
Por ejemplo, en el aspecto concreto de la contabilidad, la planeacin y
sistematizacin exigen al menos un catlogo de cuentas con su respectivo
instructivo. En ptimo, una gua contabilizadora as como el flujograma del trmite
contable y un manual de procedimientos aplicables a las formas, registros e
informes contables.
Un grado mas elevado de planeacin requiere control presupuestal e implantacin de
estndares de produccin, distribucin y servicios.
Registros y Formas
Un buen sistema de control interno administrativo debe procurar procedimientos
adecuados para el registro completo y correcto de activos, pasivos, productos y
gastos.
Informes
Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la organizacin, y
sobre el personal encargado de realizarlas, el elemento ms importante de control es
la informacin interna. En este sentido, desde luego, no basta la preparacin

peridica de informes internos, sino su estudio cuidados por parte de personas con
capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir
deficiencias.
Los informes contables constituyen en este aspecto un elemento muy importante de
control interno desde la preparacin de balances mensuales, de estados de
resultados, hasta las hojas de distribucin de adeudos de clientes por antigedad o
de obligaciones por vencimientos.
Las actividades de produccin y distribucin pueden vigilarse de cerca mediante
informes peridicos, analticos y comparativos; informes de ventas y de costos,
anlisis de variaciones de eficiencia y tiempo ocioso, etc. Un control interno de
tipo ms elevado probablemente incluir informes peridicos sobre capital de
trabajo, origen y aplicacin de recursos, variaciones financieras y presupuestales,
etctera.
C) PERSONAL
Por slida que sea la organizacin de una entidad econmica, y adecuados los
procedimientos implantados, el sistema integral de control interno no puede cumplir
su objetivo si las actividades diarias no estn continuamente en manos de personal
idneo. Los elementos que intervienen en este aspecto son los siguientes.
Reclutamiento y Seleccin
Habrn de identificarse las fuentes ideales para reclutar personal, sin soslayar la
gran ventaja que representa el promocionar a aquellos cuyos mritos, capacidad,
lealtad, eficiencia y buen desempeo los haga acreedores a un ascenso. No sustituir
la experiencia probada y comprobada por la vana ilusin de la novedad.
Un elemento indispensable de control lo constituye el contar con un Perfil de
Puesto que permita reclutar a personal que llene dicho perfil. Dicho en otras
palabras, el seleccionado debe reunir las caractersticas que requiere el puesto para
el que fue contratado, no contratar persona para hacerle un puesto.
Entrenamiento
Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentren en vigor, ms apto ser
el personal encargado de los diversos aspectos de la entidad. El mayor grado de
control interno logrado permitir la identificacin clara de las funciones y
responsabilidades de cada empleado, as como la reduccin de ineficiencia y
desperdicio.
Eficiencia
Despus del entrenamiento, la eficiencia depender del juicio personal aplicado en
cada actividad. El inters de la administracin por medir y alentar la eficiencia
constituye en coadyuvante del control interno. Un negocio con buen control interno
adopta algn mtodo para el estudio del tiempo y esfuerzo empleados por el
personal que ofrecen al auditor la posibilidad de medir comparativamente las cifras
representativas de los costos.
Moralidad
Es obvio que moralidad es una de las columnas sobre las que descansa la estructura

del control interno. Los requisitos de admisin y el constante inters de los


directivos por el comportamiento del personal son, en efecto, ayudas importantes al
control. Las vacaciones peridicas y un sistema de rotacin de personal deben ser
obligatorios hasta a donde lo permitan las necesidades de la entidad. El
complemento indispensable de la moralidad del personal como elemento de control
interno se encuentra en las fianzas de fidelidad que deben proteger a la entidad
contra manejos indebidos.
Retribucin
Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se presta mejor a realizar
los propsitos de la entidad con entusiasmo y concentra mayor atencin en cumplir
con eficiencia que en hacer planes para desfalcar a la entidad. Los sistemas de
retribucin al personal, planes de incentivos y permisos, pensiones por vejez y la
oportunidad que se le brinde para plantear sus sugestiones y problemas personales
constituyen elementos importantes del control interno.
D) SUPERVISION
Como ha quedado dicho, no es nicamente necesario el diseo de una buena
organizacin, sino tambin la vigilancia constante para que el personal desarrolle
los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organizacin. La
supervisin se ejerce en diferentes niveles, por diferentes funcionarios y empleados
y en forma directa e indirecta.
Una buena planeacin y sistematizacin de procedimientos y un buen diseo de
registros, formas informes, permite la supervisin casi automtica de los diversos
aspectos de control interno.
Cuando no es posible sostener un grupo de auditora interna, un buen plan de
organizacin asignar a algunos funcionarios las atribuciones ms importantes de la
auditora interna para que efecten reconocimientos peridicos del sistema integral
de control interno de la entidad.
6.- ESTUDIO Y EVALUACION DEL COINTROL INTERNO POR CICLOS DE
TRANSACCIONES
A) CONCEPTO
...para establecer una relacin ms clara entre el estudio y evaluacin del control
interno y la pruebas de auditora, se debe reconocer que las transacciones que se
efectan en una entidad pueden agruparse en ciclos; y que pueden definirse
objetivos especficos para cada ciclo, ya que un estudio por cuentas pierde de vista
la dinmica de las entidades. En consecuencia, se puede estudiar y evaluar el
control interno a travs de los ciclos de transacciones que se identifiquen en una
entidad econmica.
METODOLOGIA PARA EL ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
POR CICLOS DE TRANSACCIONES
Objetivo (9)

La agrupacin de transacciones en ciclos permite establecer una relacin entre las


partes que intervienen en el proceso, y cuya secuencia de accin es como sigue, para
cada ciclo:
1.- Identificacin de los objetivos de control interno aplicables a un ciclo de
transacciones;
2.- Identificacin de las tcnicas de control utilizadas por la entidad para lograr
dichos objetivos;
3.- Evaluacin del cumplimiento de los objetivos del control interno; y
4.- Fijacin de la naturaleza, extensin y oportunidad en la aplicacin de las
pruebas de auditora.
La secuencia descrita persigue como finalidad que exista mayor claridad en la
determinacin del trabajo del auditor, relativo a dicho estudio y evaluacin del
control interno por ciclos de transacciones, as como el efecto que el mismo tiene en
el diseo de sus pruebas de auditora.
Metodologa y Procedimientos Aplicables
La Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora del Instituto Mexicano de
Contadores Pblicos presenta en el Apndice III del Boletn 5030 Metodologa para
el estudio y Evaluacin del Control Interno los siguientes procedimientos a aplicar
en este proceso, del que a continuacin se presenta una sntesis referida en obvio de
ampliar el detalle.
1.- Identificacin de Funciones Cada ciclo de transacciones esta compuesto de dos o
ms funciones; a su vez, una funcin esta compuesta por una actividad central con
una actividad antecedente y una actividad consecuente. Por lo tanto, el auditor
habr de identificar las actividades que conforman a una funcin, y las funciones
que dan lugar a un ciclo.
2.- Identificacin de Objetivos de Control. Refirese a los objetivos de control
interno aplicables a cada funcin.
3.- documentacin de los Procedimientos de Procesos de Cada Funcin. Consiste en
documentar el anlisis que se lleve a cabo a los procedimientos implcitos en cada
funcin. Para tal efecto el auditor puede auxiliarse con lo contemplado en los
Apndices B, C y D del libro Auditora I Santillana de Juan Ramn Santillana
Gonzlez, ECASA, Mxico, segunda edicin 1996.
4.- Obtencin de Informacin. Complementariamente a la documentacin sealada
en el punto anterior, el auditor habr de localizar informacin adicional a travs del
anlisis de su archivo de referencia permanente, en observaciones directas sobre el
procesamiento de las transacciones, en entrevistas con le personal de la entidad
sujeta a auditora, y en la revisin de los manuales de operacin en uso en la
entidad.
5.- Entrevistas y Observaciones. Las entrevistas y observaciones referidas en el

punto que antecede, deben estar diseadas para obtener informacin de cmo logra
la entidad los objetivos de control interno manifestados; poniendo el auditor
especial nfasis en las tcnicas que se emplean para prevenir o detectar errores y la
insercin de transacciones no autorizadas en el flujo.
6.- Identificacin de Tcnicas de Control Interno. Por tcnicas de control interno se
entender el conjunto de actividades que se emplean para prevenir, detectar y
corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir al procesar y registrar
transacciones.
En la documentacin preparada por el auditor que se mencion anteriormente,
debern enumerarse todas las tcnicas de control utilizadas por la entidad en cada
funcin, con el fin de poder obtener una certeza razonable de que el objetivo de
control se logra total o parcialmente. Las tcnicas debern identificarse a un
objetivo especfico.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y PRUEBAS SUSTANTIVAS
Tomando en consideracin los conceptos vertidos en los apartados que anteceden, y
ampliando la filosofa del estudio y evaluacin del control interno por los mtodos
descriptivo, grfico, de cuestionarios y de deteccin de funciones incompatibles, se
tiene que el auditor se enfrenta con situaciones en las que pude confiar en los
controles internos y los prueba verificando el cumplimiento con los procedimientos
y tcnicas de control establecidos, lo que le sirve para justificar la confianza en los
mismos y reducir al alcance de sus pruebas sustantivas.
Por el contrario cuando los controles no son satisfactorios o el esfuerzo que se
requiere para efectuar pruebas de cumplimiento es excesivo, es necesario hacer
pruebas sustantivas.
Se puede definir que el propsito de las pruebas de cumplimiento es proporcionar
una certeza razonable de que los procedimientos de control interno se estn
aplicando en la forma prescrita. Estas son pruebas indispensables para que pueda
confiarse en los procedimientos establecidos al determinar la naturaleza,
oportunidad o grado de pruebas sustantivas sobre ciertas transacciones o saldos
especficos.
Por lo que se refiere a las pruebas sustantivas, stas pueden definirse como pruebas
de las transacciones y de los saldos que se reflejan en los estados financieros, con el
propsito de obtener evidencia acerca de la validez y la propiedad del tratamiento
contable de las transacciones y saldos o, en su caso, de los errores o irregularidades
que puedan existir en los mismos.
BOLETIN F-06
EFECTOS DEL PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS (PED)
EN EL EXAMEN DEL CONTROL INTERNO
Generalidades
De conformidad con las Normas de Auditora relativas a la ejecucin del trabajo el

auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuados del control interno que le
sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en l;
asimismo que le permita determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a
dar a los procedimientos de auditora (Norma C-06)
El estudio del control interno incluye el anlisis y la comprensin de los mtodos
que se utilizan para procesar la informacin financiera, con objeto de determinar si
las tcnicas establecidas cumplen con los objetivos del control interno contable y de
este se deriva informacin sujeta a examen, el auditor debe realizar su estudio y
evaluacin y como resultado de dicho trabajo, deber documentar adecuadamente
sus conclusiones sobre el efecto del PED en sus pruebas de auditora.
El alcance al efectuar el examen del control interno establecido en el PED,
depender de la importancia de las aplicaciones en el proceso de la informacin
financiera.
El PED por su complejidad y su constante evaluacin, requiere para el estudio y
evaluacin de su control interno de personal con entrenamiento tcnico y capacidad
profesional adecuados.
El impacto que eventualmente puede tener una deficiencia o desviacin del control
interno en el rea de PED puede ser menos evidente y, sin embargo, tener mayor
repercusin en errores en los estados financieros que pasen inadvertidos; lo anterior
significa que el auditor esta obligado a efectuar su revisin utilizando todos los
elementos que le permitan asegurarse de que la informacin financiera a dictaminar
se procesa adecuadamente.
Control interno en un ambiente de PED
Objetivos
Los objetivos de los controles establecidos en la empresa deben enfocarse a la
creacin, a travs de las polticas y procedimientos adecuados, de un sistema que
asegure que toda la informacin que deba ser procesada, se procese en forma
correcta y oportuna y que dicho proceso se obtenga la informacin financiera
esperada. Los objetivos generales del control interno, segn los describe el Boletn
E-02, son los siguientes:
1.- Objetivos de autorizacin
Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o
especficas de la administracin.
2.- Objetivos de procesamiento y clasificacin de transacciones
Todas las operaciones deben registrarse para permitir la preparacin de estados
financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o
de cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener en archivos
apropiados datos relativos a los activos sujetos a custodia.
3.- Objetivos de salvaguarda fsica
El acceso a los activos slo debe permitirse de acuerdo con autorizaciones de la
administracin, y

4.- Objetivos de verificacin y evaluacin


Los datos registrados relativos a los activos sujetos a custodia deben comprarse con
los activos existentes a intervalos razonables y tomarse las medidas apropiadas
respecto a las diferencias que existan. Asimismo, deben existir controles relativos a
la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan en los estados
financieros, ya que estos objetivos complementan en forma importante a los
mencionados anteriormente.
Caractersticas
En primer lugar debe mencionarse que, para que el control interno funcione en una
empresa determinada, es necesario que su estructura organizacional este diseada
para que quienes son responsables del establecimiento de los procedimientos de
control y de su supervisin, tengan la autoridad necesaria para hacer cumplir sus
objetivos; esto es particularmente importante en el rea del PED, ya que
ocasionalmente estas funciones en las empresas sern nuevas o recientes y quiz no
se les haya asignado un nivel adecuado en la estructura de organizacin.
En esta seccin se definen los controles generales y los controles de aplicacin o
especficos del PED. Los controles generales se enfocan a la organizacin general
del departamento y a las funciones de quienes intervienen en le desarrollo de
sistemas; esto es, el medio ambiente en que se desarrollan los sistemas. Los
controles de aplicacin o especficos se refieren a los establecidos en la operacin
del computador que incluye la entrada, el proceso y la salida de datos, o sea que
todos los datos se procesen una sola vez oportunamente (entrada), sujetos a un
proceso de validacin (proceso), y que sean la base para producir informacin
confiable y completa (salida).
A medida que el uso del computador se ha generalizado debido a la reduccin real
en los costos de los equipos y a la facilidad en su operacin, algunos controles de
los que se describen en esta seccin son de aplicacin limitada, tratndose de
computadores conocidos como Microcomputadores o Minicomputadores, de tal
forma que, por ejemplo, los controles relativos a la preinstalacin o a la
organizacin del departamento PED se ven, en las circunstancias, modificados a
trmites menores, o bien, a departamentos PED compuestos de una o dos personas
donde la segregacin de labores puede no ser ortodoxa, requirindose de controles
adicionales.
Cuando se tiene el PED en la propia empresa, la revisin, estudio y evaluacin del
control interno, deber dirigirse principalmente a los siguientes aspectos:
Controles generales
1.- pre-instalacin
Se refiere al estudio de viabilidad y seleccin de equipos que debe (o que debi)
efectuarse previo a la adquisicin de un equipo de cmputo, as como el
acondicionamiento fsico y medidas de seguridad en el rea donde se localiza el
equipo y a la capacitacin de personal y adquisicin o desarrollo de sistemas.
2.- Organizacin del departamento PED
Comprende la correcta estructura organizacional del departamento, principalmente

la adecuada segregacin de labores, la definicin de polticas, funciones y


responsabilidades, as como la asignacin de personal competente.
3.- Control del desarrollo de sistemas
Se debe contar con estudios preliminares que justifiquen las aplicaciones, as como
con definicin de los estndares para el diseo, programacin, prueba y
mantenimiento de los sistemas. Estos estudios y los estndares definidos por la
empresa deben quedar documentados adecuadamente.
Al desarrollar nuevos sistemas puede ser necesario llevar en paralelo, por el tiempo
necesario, el sistema anterior y el nuevo.
Es necesario que en la definicin de los estndares para el desarrollo de sistemas, se
incluyan los procedimientos que aseguren que el sistema a desarrollar ha sido
autorizado por un funcionario responsable y, adems, que en el propio desarrollo
exista una intervencin activa de la que va a ser usuario del sistema y de quien lo va
a auditar, esto ltimo con le objeto de establecer desde esta etapa, los controles
necesarios y las pistas de auditora. En la definicin de estndares, tambin deben
incluirse los procedimientos de autorizacin de cambios.
4.- Control de la documentacin
Necesidad de que todos los programas, la operacin y los procedimientos relativos
estn adecuadamente documentados y actualizados. Es conveniente que se tenga
copia-respaldo actualizada de esta documentacin fuera de las instalaciones del
centro de cmputo, as como la historia de los cambios efectuados.
5.- Control de la operacin
Comprende la creacin de un medio ambiente que garantice efectividad en la
produccin de la seccin de operaciones y proporcione la seguridad fsica suficiente
sobre los registros que se mantienen en el centro de cmputo, as como el
establecimiento de controles adecuados que eviten el acceso de personal no
autorizado, esto es especialmente critico cuando existe tele-proceso distribuido
(terminales remotas).
Es muy importante tambin contar con una razonable seguridad contra la
destruccin accidental de los registros durante el proceso y asegurar la continuidad
de la operacin y, en su caso la recaptura de datos; asimismo, prevenir y detectar la
manipulacin fraudulenta de datos durante los procesos por el personal del
departamento de PED y prevenir el mal uso de la informacin. Con el fin de no
entorpecer los procesos cuando ocurran rupturas importantes en el computador, se
deber controlar con equipos de respaldo para ser utilizados en esos casos.
Asimismo, llevar a cabo simulacros con dichos equipos para asegurar que no ha
habido cambios que imposibiliten la utilizacin oportuna de dichos equipos de
respaldo.
Incluye tambin controles ambientales contra exceso de humedad y temperatura y el
lugar de la instalacin del computador debe estar debidamente protegido contra
siniestro (fuego, inundacin, alborotos populares, etc.), y no deber estar expuesto o
exhibido a la vista del pblico
Controles de aplicacin o especficos

1.- Controles de entrada.


Asegurar que toda la informacin que vaya a ser procesada por el computador este
completa y correcta y que existan controles adecuados para el manejo de
informacin rechazada (revisin, correccin previsin y oportuna re-entrada en
PED).
2.- Controles de proceso
Asegurar la exactitud del proceso de la informacin por el computador.
3.- Autorizacin y controles de salida
Asegurar que toda la informacin que se procesa est debidamente autorizada y que
existen controles sobre el acceso al computador, ya sea para obtener informacin o
para modificarla por alguna transaccin, sobre todo cuando es a travs de sistemas
en lnea o de tele-proceso distribuido (terminales remotas), puesto que nicamente
personal autorizado debe tener acceso a los datos e informes del PED y que los
cambios a los archivos sean autorizados nicamente el personal designado puede
hacerlos.
4.- Establecimiento de huellas o pistas.
Asegurar lo adecuado de las huellas o pistas en la transformacin de la informacin.
Proceso electrnico de datos en un centro de cmputo externo.
Cuando el PED se realice en un centro de cmputo externo, la revisin, estudio y
evaluacin del control interno deber dirigirse principalmente a los siguientes
aspectos:
1.- Seleccin del centro de cmputo
Debe seleccionarse un centro de cmputo que asegure la obtencin de informacin
confiable y oportuna, vigilndose aspectos como: su localizacin, seguridad en el
manejo de datos y archivos, organizacin, capacidad instalada y soporte tcnico.
2.- Contrato de servicio.
El contrato con el centro de cmputo debe contener los trminos en que el servicio
ser prestado.
3.- Control de los datos
Es necesario que toda la informacin enviada, ya sea a travs de unidades de
proceso directo (terminales), o bien fsicamente se someta a un control que asegure
que se incluyen todos los datos, que la informacin transmitida sea correcta que
existan archivos de soporte en caso de prdida accidental de informacin y que la
informacin se devuelva completa y oportunamente a la empresa una vez procesada.
4.- Personal
La relacin con el centro de cmputo, as el envo de la documentacin, recepcin y
revisin de la informacin debe estar asignada a persona competente.
5.- Otros controles
En general, la empresa que contrate servicios de PED a travs de un centro de
cmputo externo, debe asegurarse que dicho centro rena los controles comentados.

CONCLUSIONES
A) CONCEPTO
Plan de organizacin entre la contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que adopta una empresa pblica, privada o mixta, para
obtener informacin confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de
sus operaciones y adhesin a su poltica administrativa
B.- ANALISIS
1. Plan de organizacin. Es decir, el control interno es un programa que precisa el
desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre
personas y lugares de trabajo en forma eficiente.
2. La contabilidad. Que tendr por objeto registrar tcnicamente todas las
operaciones y adems, presentar peridicamente informacin verdica y confiable, al
efecto se implantar un sistema de registro y de contabilidad apropiado y prctico
que permita registrar, clasificar, resumir y presentar todas las operaciones que lleve
a cabo la empresa.
3. Funciones de empleados. Distribucin en forma debida de las labores que
realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de revisin.
4. Procedimientos coordinados. Procedimientos contables, estadsticos, fsicos,
administrativos, etc., armonizadas entre s para la mejor consecucin de los
objetivos establecidos por la empresa.
5. Empresa pblica, privada o mixta. Empresa pblica u organismo social
integrado por elementos humanos, tcnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo
objetivo natural es la prestacin de servicios a la colectividad.
Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos,
materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es el de obtener utilidades.
Empresa mixta u organismo social integrado por elementos humanos, tcnicos,
materiales, inmateriales, etc. Cuyo objetivo natural es el de prestar servicios a la
colectividad y obtener utilidades.
6. Obtener informacin confiable. Uno de los objetivos del control interno, es la
de obtener informacin oportuna, confiable y segura que coadyuve a la toma
acertada de decisiones.
7. Salvaguardar sus bienes. Otro objetivo del control interno, es el de proteger y
salvaguardar los bienes, valores, propiedades, activos, etc., de la empresa,
dificultando y, tratar de evitar los malos manejos, fraudes, robos, etc.
8. Promover la eficiencia de operaciones. Otro objetivo del control interno es el de
promover y fomentar la eficiencia de todas las operaciones de la empresa.

9. Adhesin a su poltica administrativa. Otro objetivo del control interno es


facilitar que las reglas establecidas por la administracin, se cumplan
eficientemente.
C.- ELEMENTOS
Los elementos del control interno por seis, a saber:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Organizacin
Catlogo de cuentas
Sistema de contabilidad
Estados financieros
Presupuestos y pronsticos
Entrenamiento de personal

En siguientes captulos se estudiarn brevemente cada elemento.


D. PRINCIPIOS
Los principios del control interno tambin son cinco:
1. Separacin de funciones de operacin, custodia y registro
2. Dualidad o plurilateral de personas en cada operacin: es decir, en cada
operacin de la empresa, cuando menos debe intervenir dos personas.
3. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su
actividad.
4. El trabajo de empleados ser de complemento y no de revisin.
5. La funcin de registro de operaciones ser exclusivo del departamento de
contabilidad.
E. OBJETVIOS:
Los objetivos del control interno son:
a) Prevenir fraudes,
b) Descubrir robos y malversaciones,
c) Obtener informacin administrativa, contable y financiera contable y oportuna,
d) Localizar errores administrativos, contable y financieros,
e) Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y dems activos de la
empresa,
f) Promover la eficiencia del personal,
g) Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, etc.,
h) Mediante su evaluacin, graduar la extensin del anlisis, comprobacin
(pruebas) y estimacin de las cuentas sujetas a auditora, etc.
F. IMPORTANCIA:

Todas las empresas pblicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o


financieros, deben de contar con instrumentos de control administrativo, tales como
un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catlogo de cuentas eficiente y
prctico, deben contar, adems, con un sistema de control interno, para confiar en
los conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros.
Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de
vista de la integridad fsica y numrica de bienes, valores y activos de la empresa,
tales como el efectivo en caja y bancos, mercancas, cuentas y documentos por
cobrar, equipos de oficinas, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente
y prctico de control interno, dificulta la colusin de empleados, fraudes, robos, etc.
G. VIGILANCIA
Para la obtencin de la mxima eficiencia del sistema de control interno, es
necesario su vigilancia peridica y metdica, por parte de:
a) Gerente general
b) Contralor
c) Comisario o Consejo de vigilancia
d) Auditores internos
e) Auditores externos, etc.
Es comn en todas las empresas la tendencia humana de apartarse de las reglas
establecidas, generalmente, en aqullas donde se siguen procedimientos montonos
y de rutina, de ah que resulte til, prctico y conveniente su vigilancia y revisin
peridica y metdica, para que el sistema de control interno no decaiga ni pierda
eficiencia.
Bibliografa
Principios de Auditora
Walter B. Meigs/E. John Larsen
Robert F. Meigs
Editorial Diana
Control Interno por Objetivos y Ciclo de Transacciones y Muestreo Estadstico en
Auditora 4. Edicin
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A:C:
Auditora Santillana II
Juan Ramn Santillana Gonzlez
Normas y Procedimientos de Auditora 16 Edicin
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A. C.
Fundamentos de Control Interno
Abraham Perdomo Moreno
Ecasa