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MANUAL DE USUARIO

MODULO
DE FINANZAS

20 de Octubre de 2012

SOLUFLEX ERP Users Manual Copyright 2011 SOLUTEC PERU S.A.C. All rights reserved - http://www.soluflex.com.pe

MANUAL DE USUARIO MODULO DE FINANZAS

I NDICE
1. Introduccin

Pg. 2

2. Men Principal

Pg. 4

3. Acceso al sistema

Pg. 5

4. Procesos del modulo de finanza


1.1. Recepcin

Pg. 6

1.2.

Documentos

Pg. 8

1.3. Cuentas por Pagar

Pg. 11

1.4. Cuentas por Cobrar

Pg. 19

1.5. Caja y Bancos

Pg. 19

1.6. Consultas

Pg. 24

1.7. Reportes

Pg. 28

1.8. Declaraciones

Pg. 31

1.9. Procesos

Pg. 33

1.10. Definiciones Contables

Pg. 35

1.11. Mantenimientos

Pg. 41

1.12. Cartas de Transferencia

Pg. 48

1.13. Utilidades

Pg. 49

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INTRODUCCIN
SOLUFLEX ERP, es un sistema Integrado de Gestin Administrativa ideal para
Negocios en pleno crecimiento, como para empresas medianas y grandes, elaborado
con herramientas de alta tecnologa visual y base de datos con la potencia que
garantiza el buen manejo de su informacin.
CARACTERSTICAS:
El sistema soporta y facilita el control de los procesos de negocio de las empresas.
Administra la informacin hacindolo ms eficiente todas sus operaciones; procesa
los datos de las diferentes reas de la empresa y permite analizarlos a travs de
diversas consultas.
La informacin se maneja de una manera precisa y oportuna para una buena toma de
decisiones, reduciendo costos operativos e incrementando la productividad del
personal, dedicando mayor tiempo al anlisis de resultados y mejorando el servicio de
atencin a los clientes.

Permite la adaptacin a los requerimientos futuros de las empresas que se encuentran


en constante crecimiento ya sea incorporando nuevas opciones existentes o
adaptndose a cambios de normativa legal o del entorno comercial del Cliente.

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ESTA HERRAMIENTA DE TRABAJO CONSTA DE LAS SIGUIENTES


CARACTERSTICAS:
Caracterstica

Descripcin Detallada

FLEXIBILIDAD

Se adapta fcilmente a las necesidades de su negocio

CONFIABILIDAD

Utiliza Base de Datos relacionales, con la cual se asegura la integridad


de datos y la disponibilidad de tcnicas avanzadas de respaldo de
informacin

CRECIMIENTO

Permite un desarrollo y crecimiento tanto en usuarios como en la


informacin que se maneja en la empresa.

SEGURIDAD

Contiene un sistema de seguridad por usuario, programas y auditoria


de transacciones registradas

AMIGABLE

El manejo est basado en sistema Windows, por lo cual el manejo es


intuitivo para el usuario del sistema

FACILIDAD

Permite trasladar los datos del sistema a hojas de clculo y facilita la


explotacin de la informacin

INTEGRACION

Est desarrollado en base a tecnologas y estndares del mercado, lo


cual permite la integracin y convivencia con otros sistemas
instalados en el Negocio

MULTI EMPRESA

Permite trabajar con mltiples empresas sin costo adicional

BI-MONEDA

Se maneja informacin en 2 monedas (Nacional y Extranjera)

EN LINEA

El Registro de Datos es en Lnea y de acceso Inmediato (Online)

MULTI USUARIO

Permite el trabajo en Red y en simultaneo con varios Usuarios


conectados

INSTALABLE

Puede Instalar el Aplicativo en todo Computador de su Red sin costo


Adicional

ACCESO REMOTO

Es posible administrar y conectarse remotamente al sistema a travs


de Internet o VPN

EJECUTABLE

Se comercializa como Archivo Ejecutable, lo cual garantiza al Cliente


Actualizaciones permanentes sin costo adicional mientras exista el
vinculo comercial

COSTO BENEFICIO

Ofrece un rpido retorno de la inversin, incrementando la


rentabilidad de la empresa

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Mens Principales
Accesos al sistema

Procesos del Modulo de finanzas


1.

Recepcin

2. Documentos
3. Cuentas por Pagar
4. Cuentas por cobrar
5. Caja y Bancos
6. Consultas
7.

Reportes

8. Declaraciones
9. Procesos
10. Definiciones Contables
11. Mantenimientos
12. Carta de Transferencias
13. Utilidades

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Acceso al Sistema
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El Acceso al Sistema Requiere Especificar el Usuario y Clave que el Administrador del


Sistema le haya asignado.

Pantalla Principal del Sistema


La Pantalla inicial del sistema contiene los mens de opciones del mdulo adems
es el contenedor de todos los formularios Visuales que el usuario utilizara como
herramienta para desempear sus funciones en la empresa.

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1. Recepcin
A. Recepcin de documentos
B. Programacin de documentos
C. Documentos rechazados

A. Recepcin de documentos
Permite registrar documentos recepcionados tales como documentos de compras u honorarios
Funcionalidades:

Grabar, Editar, eliminar y exportar

Opcin de auditoria

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B. Programacin de documentos
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Permite programar y aprobar los documentos ya recepcionados


Funcionalidades:

Grabar, Editar, eliminar y exportar


Agregar documentos ya registrados en la opcin de Recepcin de documentos
Aprobacin de documentos y Auditoria

C. Documentos Rechazados
Permite visualizar los documentos rechazados
Funciones:

Abrir Programacin, Re-enviar el documentos


Anular , exportar y opcin de auditoria

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2.

Documentos
A. Provisiones
a. Registro de compras
b. Registro de honorarios
c. Letras por pagar
d. Ventas
e. Retenciones
B. Recepcin de documentos

A. Provisiones
a. Registro de compras
Permite registrar las Compras, visualizar la cancelacin
Funciones:
Grabar, Editar, anular y exportar documentos
Imprimir y visualiza los Asientos despus de guardar el documento
Cambiar de periodo, contabilizar y Auditoria

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b. Registro de Honorarios
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Permite registrar los recibos por honorarios, visualizar la cancelacin


Funciones:
Grabar, Editar, anular y exportar documentos
Imprimir y visualiza los Asientos despus de guardar los documentos
Cambiar de periodo, contabilizar y opcin de Auditoria

c. Letras por pagar (Financiamiento)


Permite registrar el financiamiento de los documentos de comprar y visualizar si el
documentos ya esta cancelado
Funciones:
Grabar, Editar, anular y exportar documentos
Imprimir y visualiza los Asientos despus de guardar el documento
Cambiar de periodo, contabilizar y opcin de Auditoria

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Letras por pagar (Control de Pagos)


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Permite visualizar todas las letras financiadas y controlar el pago de las letras
Colocando comodatos el banco y el estado de las letras

d. Registro de Ventas
Permite registrar las ventas y visualizar la cancelacin del documento
Funciones:
Grabar, Editar, anular y exportar documentos
Imprimir y visualiza los Asientos despus de guardar el documento
Opcin de auditoria

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e. Retenciones
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Permite visualizar las retenciones de los documentos registrados


Funciones:
Exportar, imprimir cambiar de periodo a los documentos
Visualizar el detalle pro documento seleccionado
Opcin de auditoria

B. Recepcin de documentos
Permite visualizar los documentos aprobados en la opcin de Recepcin:
Programacin de documentos
Funciones:
Recepcionar, Exportar y auditoria de datos

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3. Cuentas por Pagar


A. Programacin de Pagos
B. Chequera
a. Chequeras
b. Cheques/Recibos
C. Detracciones
a. Pago de Detracciones
b. Constancia detracciones
D. Pagos Masivos
a. Pagos Masivos/Chequeras de Gerencia
b. Cuentas Banco por persona
c. Contacto por persona
E. Compensaciones
F. rdenes de Pago
a. rdenes de Pago
b. Aprobacin de rdenes de Pago
G. Cheques
a. Firma de cheques
b. Entrega de cheques
c. Cheques cobrados

A. Programacin de Pagos
Permite Programar las cancelaciones de los documentos de compras, ventas o
documentos a rendir
Funciones:
Visualizar las cancelaciones, auditoria de datos y exportar

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B. Chequeras
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a. Chequeras
Permite Registrar las chequeras
Funciones:
Predeterminar una chequera
Registrar Cheques diferidos

b. Cheques /Recibos
Permite registrar las cancelaciones con Cheques o Recibos de los documentos emitidos
Funciones:
Visualiza los nmeros de las chequera registrada en la opcin de Chequeras
Nos permite realizar el pago de detracciones o documentos no registrados
Permite realizar una bsqueda de los documentos a cancelar

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C. Detracciones
a. Pago de Detraccin
Permite registra la cancelacin de las detracciones
Funciones:
Permite realizar una bsqueda de los documentos registrados que tengan detraccin
Nos genera un TXT

b. Constancia de detracciones
Permite registrar la constancia de la cancelacin de las detracciones
Funciones:
Nos visualiza automticamente el pago de la detraccin
Visualizamos la cancelacin y auditoria de datos

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D. Pago Masivos
a. Pagos Masivos/Chequeras de Gerencia
Permite registrar pagos masivos y cheques de gerencia
Funciones:
Permite realizar una bsqueda de los documentos provisionados por persona
Registrar las cancelaciones con Documentos no registrados

b.

d. Cuentas Banco por persona


Permite tener registrados todas las cuentas de banco por personas
Funciones:

Permite registrar el numero de documento o si tiene detraccin

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c. Cuentas Banco por persona


Permite tener registrados todos los datos de contacto por personas
Funciones:

Permite exportar y auditoria de datos

E. Compensaciones
Permite registrar compensaciones de los documentos de compras o ventas
Funciones:

Permite una busca queda rpida de documentos de por proveedor seleccionado

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F. rdenes de Pago
a. rdenes de Pago
Permite registrar una orden de pago segn el nuestro tipo de auxiliar
Funciones:

Permite cambiar el periodo de la orden de pago


Visualizar las cancelaciones y auditoria de datos

b. Aprobacin de rdenes de Pago


Permite aprobar una orden de pago ya registrada en la opcin de rdenes de Pago
Funciones:
Visualizar las cancelaciones y auditoria de datos

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G. Cheques
a. Firma de Cheques
Permite registrar la fecha de firma de los cheques que se hayan registras en la opcin de
Cheques /Recibos
Funciones:
Permite Quitar la firma en caso de error
Visualizar un historial de los cheques firmados

b. Entrega de Cheques
Permite registrar la fecha de entrega de los cheques que hayan sido firmados opcin de
Firma de Cheques
Funciones:
Permite Quitar la fecha de entrega en caso de error
Visualizar un historial de los cheques entregados

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c. Cheques Cobrados
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Permite registrar la fecha de cobranzas de los cheques que hayan sido entregados en la
opcin de Entrega de Cheques
Funciones:
Permite Quitar la fecha de cobranza en caso de error
Visualizar un historial de los cheques ya cobrados

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4. Cuentas por cobrar


A. Cobranzas
B. Cierre de Caja - Pos

A. Cobranzas
Permite registrar la cobranza de las ventas
Funciones:
Permite cambiar el periodo y auditoria de datos

B. Cierre de Caja - Pos


Permite realizar las aprobaciones de las cierres de cajas enviados por la tiendas
Funciones:
Permite editar la forma de pago si hubiera algn error registrado por la tienda
Permite el contabilizar para ajustar los montos o tickets

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5. Caja y Bancos
A. Consulta
a. Movimiento de Caja y Bancos
b. Posicin Bancaria
c. Anlisis de Caja y Bancos
B. Movimientos
a. Ingresos
b. Egresos
c. Transferencias
d. Liquidaciones
e. Saldos iniciales

A. Consultas
a. Movimiento de Caja y Bancos
Permite visualizar una detall de todos los ingresos, egresos y saldos de los bancos y cajas
Funciones:
Permite visualizar un detalle por documento seleccionados
Exportar al Excel y auditoria de datos

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b. Posicin Bancaria
Permite visualizar un acumulado los ingresos, egresos y saldos de los bancos y cajas
Funciones:
Permite Exportar al Excel

c. Anlisis de caja y bancos


Permite visualizar un acumulado los ingresos, egresos y saldos de los bancos y cajas
Seleccionado por proyecto
Funciones:
Permite Exportar al Excel

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B. Movimientos
a. Ingresos
Permite registrar los ingresos por un banco o caja seleccionada
Funciones:
Permite cambiar de periodo y Contabilizar
Auditoria de Datos

b. Egresos
Permite registrar los egresos por un banco o caja seleccionada
Funciones:
Permite cambiar de periodo y Contabilizar
Auditoria de Datos

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c. Transferencia
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Permite realizar una trasferencia de una cuenta bancaria a otra o de una caja
Funciones:
Permite visualizar e imprimir el asiento generado automticamente
Auditoria de Datos

d. Liquidacin
Permite registrar la liquidacin de documentos o de una cuenta bancaria o caja
Funciones:
Permite agregar documentos provisionados o no
Visualizar el asiento generado e imprimirlo
Cambiar de periodo, contabilizar y Auditoria de Datos

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e. Saldos Iniciales
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Permite ingresar los saldos iniciales de las cuentas bancarias o caja


Funciones:
Permite exportar y Auditoria de Datos

6. Consultas
A. Cuentas por Pagar
a. Pendientes por pagar
b. Sub Contratos
c. Egresos por Partida
d. Estados de Cuenta
e. Egresos a Rendir
f. Notas de Crdito
B. Cuentas por cobrar
a. Estados de Cuenta

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A. Cuentas por Pagar


a. Pendientes por pagar
Permite visualizar los documentos pendientes por pagar
Funciones:
Permite visualizar las cancelaciones
Exportar y Auditoria de Datos

b. Sub Contratos
Permite visualizar los sub contratos registrados
Funciones:
Permite visualizar las cancelaciones y auditoria de datos

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c. Egresos por Partida


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Permite visualizar los egresos registrados por un proyecto seleccionado


Funciones:
Permite exportar a Excel los datos

d. Estados de Cuentas
Permite visualizar todos los documentos por pagar por un proveedor seleccionado
Y un rango de fecha
Funciones:
Permite visualizar las cancelaciones y auditoria de datos

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e. Egresos a Rendir
Permite visualizar todos los documentos que hayan sido compensados o no
Funciones:
Permite exportar al Excel y auditoria de datos

f. Egresos a Rendir
Permite visualizar todas las Notas de Crdito emitidas
Funciones:
Permite visualizar la cancelacin
Exportar al Excel y auditoria de datos

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B. Cuentas por Cobrar


a. Cuentas Por cobrar
Permite visualizar todos los documentos por cobrar
Funciones:
Permite visualizar la cancelacin
Exportar al Excel y auditoria de datos

B. Estados de cuentas
Permite visualizar todos los documentos generados y el estado en que se encuentra
dicho documento
Funciones:
Permite visualizar la cancelacin
Exportar al Excel y auditoria de datos

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7. Reportes
A.
B.
C.
D.
E.

Registro de Documentos
Fondos de Garanta
Detracciones
Listado de Cheques
Sunat
a. Registro de Compras Oficial

A. Registro de Documentos
Permite imprimir un reporte de los documentos emitidos por proveedor seleccionado
Funciones:
Permite imprimir Sub Contratos

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B. Fondos de Garanta
Permite imprimir un reporte de los fondos de garanta registrados por proveedor

C. Detracciones
Permite imprimir un reporte de las detracciones de los documentos emitidos
Y seleccionado por proveedor
Funciones:
Permite filtrar por fecha de emisin cancelacin

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D. Listado de Cheques
Permite imprimir un reporte de la lista de cheques emitidas por proveedor y cuenta
bancaria
Funciones:
Permite filtrar el reporte por los estados de los cheques

E. Sunat
a. Registro de Compras Oficial
Permite imprimir un el registro de compras oficial de la Sunat

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8. Declaraciones
A. Mensual
a. Honorario
b. Retenciones
B. Anuales
a. DAOT PDT

A. Mensual
a. Honorarios
Permite visualizar los recibos por honorarios y generar un archivo TXT
Funciones:
Permite exportar al Excel

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b. Retenciones
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Permite visualizar las retenciones y generar un archivo TXT


Funciones:
Permite exportar al Excel

B. Anual
a. DAOT PDT
Permite visualizar las comprar o ventas y generar un archivo TXT
Funciones:
Permite filtrar por aos y montos monetarios de los documentos

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9. Procesos
A. Exportar Cars
B. Impresin de Retenciones
C. Carga Masiva
a. Compras
b. Pesos

A. Exportar Cars
Permite exportar Cars

B. Impresin de Retenciones
Permite imprimir las retenciones Generadas
Funciones:
Permite exportar al Excel y auditoria de datos

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C. Carga Masiva
a. Compras
Permite importar las compras de un archivo Excel
Funciones:
Permite exportar al Excel y editar los datos a importar

b. Pesos
Permite importar desde archivo Excel
Funciones:
Permite exportar al Excel y editar los datos a importar

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10. Definiciones Contables


A.
B.
C.
D.
E.

F.

G.
H.
I.
J.

Conceptos Contables
Plan de Cuentas
Centro de Costos
Detracciones
Asientos automticos
a. Libro contables automticos
b. Cuentas automticas
c. Cuentas para caja y bancos
Maestro Sunat
a. Buenos contribuyentes
b. Agente de Retencin
c. Agentes de precepcin
Sucursal
Factor
Peso
Forma de Pago Ventas

A. Conceptos contables
Permite visualizar los conceptos contables por ao
Funciones:
Permite exportar al Excel

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B. Plan De cuentas
Permite visualizar el plan de cuentas seleccionado por ao
Funciones:
Permite agregar y editar una cuenta contable
Exportar y auditoria de datos

C. Centro de Costos
Permite ingresar los centros de costos
Funciones:
Permite editar , Exportar
Auditoria de datos

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D. Detracciones
Permite ingresar los tipos de detracciones con su respectivo porcentaje
Funciones:
Permite editar y exportar
Auditoria de datos

E. Asientos Automticos
a. Libro contables automticos
Permite visualizar los libros contables
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

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b. Cuentas Automticas
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Permite especificar las cuentas automticas


Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

c. Cuentas para caja y Bancos


Permite especificar las cuentas contables para cada cuenta de banco y caja
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

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F. Maestro Sunat
a. Buenos contribuyentes

Permite visualizar e importar los buenos contribuyentes

b. Agentes de Retencin
Permite visualizar e importar los agentes de retenciones

c. Agentes de Percepcin
Permite visualizar e importar los agentes de precepcin

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G. Sucursal
Permite ingresar una nueva sucursal
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

H. Factor
Permite ingresar un nuevo factor
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

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I. Peso
Permite ingresar un nuevo peso por centro de costo, factor y sucursal
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

I. Forma de Pago Ventas


Permite configurar las cuentas que se usaran en los cierre de caja en la opcin de
Cierre de caja Pos
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

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11. Mantenimientos
A.
B.
C.
D.
E.

Proyectos
Conceptos contables
Tipo Anexo
Anexo
Cuenta/Banco
a. Banco
b. Cuenta
c. Cajas
F. Auxiliares
a. Trabajadores
b. Terceros
c. Clientes
d. Proveedores
e. Personas Vinculadas
G. Tipo de Cambio

A. Proyectos
Permite ingresar un nuevo proyecto
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

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B. Conceptos Contables
Permite ingresar un nuevo concepto contable
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

C. Tipo de Anexo
Permite ingresar un nuevo tipo de anexo
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

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D. Anexo
Permite ingresar un nuevo anexo segn el tipo registrado en la opcin Tipo Anexo
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

E. Cuenta/Bancos
a. Banco
Permite ingresar una nueva entidad bancaria
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

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b. Cuentas
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Permite ingresar una nueva cuenta de una entidad bancaria


Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

c. Cajas
Permite ingresar una nueva caja
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

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F. Auxiliares
a. Trabajadores
Permite ingresar una nueva trabajador
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

b. Terceros
Permite ingresar un tercer
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

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c. Clientes
Permite ingresar un cliente
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

d. Proveedor
Permite ingresar un nuevo proveedor
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

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e. Personas Vinculadas
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Permite ingresar una nueva persona vinculada


Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

G. Tipo de Cambio
Permite ingresar un tipo de cambio al da
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

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12. Carta de Transferencias


Permite ingresar una carta de transferencia
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

12. Utilidades
Permite cambiar la clave por usuario
Funciones:
Permite editar, exportar y auditar datos

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