UNIVERSIDAD NACIONAL DE

INGENIERA
POSGRADO DE FACULTAD DE INGENIERA MECNICA

LOGSTICA Y COSTOS DE MANTENIMIENTO

TEMA: GESTIN DE COMPRAS

2015

GESTION DE COMPRAS
Es la accin de adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada,
en el momento y al precio adecuado y del proveedor ms
apropiado. Dentro de este concepto de empresa moderna las
compras se deben manejar por un departamento especializado que
debe formar parte de la propia organizacin de la compaa.

Quien compra bien

vende bien

GESTION DE COMPRAS

CLIENTES MAS EXIGENTES

INTERNET Y LA TECNOLOGIA DIGITAL
INCREMENTO DE LA PRESION POR LA COMPETITIVIDAD
LA GLOBALIZACION TLCs
USO DE ESTNDARES MUNDIALES

Ahora los clientes QUIEREN:

Velocidad al instante entregas rpidas

Servicio
- entregas completas
Customizacin
- a su medida
Mejores precios
- ganar, ganar

OBJETIVOS DE COMPRAS

ESTRATEGIAS DE COMPRAS

Los caminos de compras:

Comprar por menos

Comprar mejor
Consumir mejor
Vender mejor

ESTRATEGIAS DE COMPRAS
NIVEL 2

NIVEL 1
1. Compra Apalancada
Volumen
Consolidacin/Optimizacin
Basada en la compra

2. Compra Conectada

Puntos de
Apalancamiento

Comprar x Menos

Comprar Mejor

Gestin del Valor /

Optimizacin

Puntos de
Apalancamiento

Mejorar la coordinacin /
predictibilidad y exactitud de
las proyecciones
Flujos logsticos / roles de
aporte de valor optimizados
Flujo ptimo de informacin
Eliminar actividades
redundantes que no
agreguen valor
Productividad mejorada del
costo del proveedor
Compromisos para
posibilitar las inversiones del
proveedor

NIVEL 4

3. Compras Econmicas 4. Ventas Integradas

Integracin Proveedor /
Comprador
Minimizacin del costo de la
conexin

Puntos de
Apalancamiento
Utilizar costos fijos del
proveedor al mximo
Aprovechar
competitivamente la
estructura de abastecimiento
Apalancar la participacin de
mercado del proveedor
Mejorar las capacidades de
negociacin y contratacin
Trminos y condiciones con
consideraciones ms
amplias

NIVEL 3

Participacin temprana y
creciente del proveedor en el
diseo de la solucin
Complejidad reducida /
especificaciones
simplificadas
Mayor estandarizacin
Objetivos de tiempos de
respuesta
Racionalizacin de
requerimientos
Incentivos para lograr el
costo total

Estrategia Comercial

Puntos de
Apalancamiento
Integrar productos y
servicios multi-compaa y
portafolio de canales
Compartir el riesgo
inteligentemente
Maximizar las capacidades y
el potencial del proveedor
Administra relaciones
complejas con el canal
Utiliza en forma transversal
la estructura y los recursos
operativos de los distintos
participantes de la cadena
de abastecimiento

Consumir Mejor

Vender Mejor

ESTRATEGIAS DE COMPRAS

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE COMPRAS

1.Crear y mantener un registro actualizado de proveedores.
2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de Compra.

3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de los usuarios y

encargados de otros departamentos
4.Elaboracin de cotizaciones por proveedor, para la actualizacin de
tiempos de entrega y costos de los artculos.
5.Generar y dar seguimiento a las rdenes de compra.
6.Generar las rdenes de compra.

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE COMPRAS

7.Realizar rdenes de compras utilizando mltiples monedas.

8.Agilizar la recepcin de la mercadera,

9.Realizar los procedimientos de Costeo de las rdenes de compras
(costeo estimado y costeo real).
10.Realizar la planeacin de compras para un perodo dado.
11.Permitir la elaboracin de un plan de compras.

ETAPAS BASICAS EN EL SISTEMA DE COMPRAS

IMPORTANCIA ECONMICA DE LAS COMPRAS

Una buena compra origina una buena venta, que permita tener costos
inferiores a la competencia.
La operacin eficiente de la empresa depende de la compra adecuada, en
cuanto tiempo, calidad y cantidad.

Asesoramiento constante en cuanto a nuevos materiales, nuevas lneas de

produccin o cambios en las existentes.
Variacin en las tendencias, ya sea en precios o cualquiera aspecto del
negocio.
Aspectos relativos a las polticas de crdito de la empresa.

Gastos de traslados, envases embalajes, transporte, seguro.

ANLISIS ABC DE LAS COMPRAS

FORMULACION DE CODIGOS
Clasificacin de acuerdo al costo del material o valor monetario:

CODIGO A
CODIGO B
CODIGO C

ANLISIS ABC DE LAS COMPRAS

CODIGO A:

Representa material fuertemente critico financieramente.

Indican compras en cantidades pequeas
Ameritan monitoreo constante
bajo costo de inventario

CODIGO B:

Representa material de un nivel intermedio

financieramente.
Cantidades de compras normales de acuerdo a los requerimientos.
No ameritan monitoreo constante
Costos relativamente bajos de inventario

ANLISIS ABC DE LAS COMPRAS

CODIGO C:
Representa material de poco impacto financiero
Cantidades de compras altas
Representan el 70% de los materiales en stock
No ameritan monitoreo constante
Aumentan los costos de inventario
C
CANTIDADES DE MATERIALES

FUERZA CRITICA FINANCIERA (

TIPOS DE COMPRAS

SEGN LA NECESIDAD:
COMPRAS ESPECIALES

COMPRAS ANTICIPADAS
COMPRAS ESTACIONALES

COMPRAS RUTINARIAS
COMPRAS DE OPORTUNIDAD
COMPRAS DE URGENCIA

MATRIZ DE KRALJIC

MATRIZ DE KRALJIC
Modelo bidimensional utilizado para clasificar los productos
comprados por una empresa y los efectos que estos tienen sobre las
compras y las finanzas de la empresa.
Permite clasificar el proceso logstico de compras en cuatro
categoras definidas a partir del criterio ABC.

Categoras:
1. Materiales
2. Materiales
3. Materiales
4. Materiales

Especializados.
Estratgicos.
no Crticos.
Cuello de Botella.

MATRIZ DE KRALJIC
Anlisis de Escenarios:

MATRIZ DE KRALJIC
Principio de Pareto
Los artculos Estratgicos y los Especializados representan usualmente
el 80% del presupuesto de compras.

Los artculos No Crticos representan usualmente el 20% del

presupuesto de compras y utilizan el 80% de los recursos.

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA

1. Inicio
El origen del proceso de compra en las empresas est determinado
por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente
interno (cualquier rea de la empresa, pero principalmente el rea
productiva o la que desarrolla la actividad econmica de la empresa),
ya sea de bienes o servicios. Igualmente, se puede generar el proceso
cuando dentro de las polticas de la empresa est establecido que
debe mantenerse un nivel de inventario predeterminado por los
consumos calculados. En este caso las empresas deben contar con
una Programacin de Compras y Adquisiciones a corto, mediano y
largo plazo.

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA

2. Formalizacin de la solicitud
Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos
formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios.
Especficamente, se puede considerar un formato de requisicin, en
donde deben identificarse perfectamente los tems solicitados, la cantidad
o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones correspondientes.
En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes cuenten
con una asignacin presupuestal, o en caso contrario con la debida
autorizacin

REQUISICIN DE COMPRA
La requisicin de la compra es el formato o registro en el cual el cliente
interno identifica y define las caractersticas y especificaciones requeridas
para cumplir con los objetivos del proceso y/o el producto

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA

3. Anlisis de Proveedores
Una de las etapas ms fundamentales del
proceso de compras se refiere a un estudio
detallado de los proveedores que ofrecen los
bienes o servicios requeridos.

4. Solicitud de Cotizaciones
Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los requisitos
de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se hace una solicitud
formal para cotizar los productos o servicios requeridos.

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA

5. Aprobacin de cotizacin o Factura Pro Forma
Cuando se ha evaluado debidamente la cotizacin recibida o la factura
pro forma remitida por el proveedor, con base en las polticas adoptadas
por la empresa, y stas cumplen con los requisitos, se formaliza la
aceptacin de las mismas mediante la generacin de una Orden de
Compra, que debe conservar las caractersticas y condiciones de la
cotizacin o la factura pro forma.

Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para

detallar las especificaciones de los tems, los precios, cantidades,
firmas de aprobacin y autorizacin, especificacin de trminos de
negociacin y de entrega.

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA

6. Procesamiento de la Orden de Compra y Despacho
El proveedor de acuerdo a sus polticas internas y a los acuerdos
preestablecidos, debe evaluar y tramitar las rdenes de compra
recibidas y preparar los despachos correspondientes.
Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la
calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la
agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes.
(Retroalimentacin permanente).
7. Gestin Logstica
El entorno cada vez ms competitivo del mercado ha hecho que el
xito de la gestin en las reas de compras y adquisiciones no slo
dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino
tambin de los sistemas de distribucin fsica y la logstica aplicados
para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en el
menor tiempo posible y en las condiciones requeridas. Las empresas
pueden optar por la creacin de un rea interna que asuma sta
funcin, o por utilizar los servicios de intermediarios especializados.

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA

8. Aspecto Financiero
En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y
comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los
trminos comerciales.
Esto se refiere bsicamente a definir si se efectan pagos anticipados,
contra entrega, crditos a cierto plazo; si se requieren documentos
que soporten o garanticen los pagos, los trminos de validez de las
ofertas, descuentos especiales, y todos aquellos puntos
que incidan en la negociacin, que deben estar
contemplados previamente en las polticas de las
empresas.

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA

PROCESO IDEAL: COMPRAS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS

COMPRAS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS

COMPRAS

ORDENES DE COMPRA

ORDENES DE COMPRAS NORMALES

Son las ordenes que se realizan cumpliendo con todos los requisitos
establecidos en el proceso de compras. En funcin de las actividades previstas
en el presupuesto o en funcin de requisiciones generadas automticamente
por los sistemas de autorizacin de stocks.

ORDENES RAPIDAS Y DE EMERGENCIA

Las O/C rpidas son las que tiene que ser aceleradas por razones
Logsticas de produccin.
Las O/C de emergencia se realizan para la adquisicin de un material
que puede solventar una avera en el proceso o algn otro insumo no
comn en el stock de la organizacin.
Consisten de aquellas requisiciones que surgen como consecuencia de:
a) Un deficiente control de inventarios.
b) Una mala planeacin de la produccin o presupuestos errneos.
c) Una aparente falta de confianza en la capacidad del departamento de
compras de poder conseguir el material para la planta de una manera
oportuna.
d) La simple costumbre de anotar a las rdenes
el trmino de "urgente".

CONTRATOS DE APROVISIONAMIENTO
Es un contrato donde una parte (suministrador) se obliga a realizar a
favor de la otra (suministrado) entregas sucesivas y peridicas de una
determinada mercanca o servicio.
Cuando el suministrado es un industrial este contrato le asegura recibir
de forma peridica mercancas o materias primas de forma constante
que le es indispensable para su actividad de transformacin
Si se trata de un comerciante mayorista o minorista porque se asegura
la provisin de mercaderas para comercializar mediante reventas.
Tambin, por va de este contrato se asegura el aprovisionamiento de
otros bienes consumibles, como el gas, agua, etc. necesarios para el
funcionamiento de una actividad industrial o comercial.

COMPRAS ANTICIPADAS
Es una estrategia mas, en funcin de los riesgos de suministro e
impactos en el proceso y manejo de la competencia a travs de un
proceso de compra estratgico. Un contrato de futuros es un contrato o
acuerdo que obliga a las partes contratantes a comprar o vender un
nmero determinado de bienes o valores (activo subyacente) en una
fecha futura y determinada y con un precio establecido de antemano

Establecimiento de indicadores de compras

Indicadores de innovacin, que miden los nuevos materiales o
servicios utilizados y los nuevos proveedores.
Indicadores de servicios, que miden las cantidades entregadas y el
tiempo de entrega.
Indicadores de coste, que miden el coste de los productos y
servicios comprados, as como las evoluciones histricas de los
costes y las causas que provocan alteraciones.

Establecimiento de indicadores de compras

Indicadores de calidad, que miden la calidad del producto o servicio
comprado.
Indicadores de flexibilidad, que miden la efectividad con la que los
productos o servicios comprados se integran en el flujo de materiales
propios de la empresa (tiempos de las entregas, flexibilidad de
repuesta a los cambios de plan, etc.).

Establecimiento de indicadores de compras

Por otra parte, estos cinco grupos de indicadores tienen otras
versiones diferentes segn las visiones que persiguen:
Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la funcin
de compras desde el punto de vista de sus clientes, que
seguramente son los ms importantes.
Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la funcin
de compras desde el punto de vista interno del departamento.
# de Quejas y Reclamos de clientes internos y proveedores.

SELECCIN DE PROVEEDORES

SELECCIN DE PROVEEDORES

SELECCIN DE PROVEEDORES

REAS DE ACCIN PARA LA

PRE-SELECCIN DE PROVEEDORES

SELECCIN DE PROVEEDORES

REAS DE ACCIN PARA LA

PRE-SELECCIN DE PROVEEDORES
1.

REA DE CALIDAD
A.
B.
C.
D.

2.

Caractersticas de la calidad (Especificaciones)

Certificaciones de Calidad (Respaldo)
Garantas de Calidad (Responsabilidades)
Especificaciones Tcnicas (Normas Tcnicas)

REA FINANCIERA
A.

Fortaleza Financiera (Manejo econmico y estabilidad financiera)

B.

Fluidez Financiera

(Razn Corriente, Capital de Trabajo)

SELECCIN DE PROVEEDORES
3.

4.

REA TECNOLGICA
A. Manejo de la Tecnologa

REA DE TIEMPOS Y RESPUESTA

A.
B.

5.

(tiempos y calidad)

Tiempos y Movimientos (a mayor tiempo menor eficiencia)

Tiempos Pactados
(relacin de tiempo de cubrimiento y
tiempo comprometido)

REA DE PRECIOS
A.

Precios Pactados

B.

Precios Competitivos

SELECCIN DE PROVEEDORES
6.

REA ADMINISTRATIVA
A. Normatividad y legislacin
B. Actitud Gerencial
C. Modelo de Comunicacin
D. Experiencia y pericia gerencial
E. Proyeccin a Largo Plazo
F. Disponibilidad de Instalaciones
7.
REA DE INVENTARIOS
A. Establecimiento de parmetros de control de inventarios
B. Especificaciones de manipulacin de los inventarios
8.
REA DE MERCADEO
A. Tradicin e imagen de la marca
B. Tradicin e imagen de la empresa
C. Inversiones en publicidad

CRITERIOS PARA LA SELECCIN DE

PROVEEDORES (I)

CRITERIOS PARA LA SELECCIN DE

PROVEEDORES (I)

EVALUACIN DE OFERTAS

VALORACIN DE PROVEEDORES

Revisin peridica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento de los

proveedores en cuanto a resultados de los indicadores crticos
definidos por la empresa.
Revisin con proveedores estratgicos, uno o dos veces al ao y de
manera presencial.
Objetivos especficos de este proceso son:
Definir prioridades para siguientes perodos, indicadores a ser
utilizados, objetivos y lmites
Asegurar que los objetivos del comprador y del vendedor se
adaptan entre s, a corto y largo plazo.
Construir relaciones a largo plazo

VALORACIN DE PROVEEDORES

Costo de los materiales, servicios y transporte

Calidad de las materias primas o mdulos
Suministro en cantidad y tiempo
Capacidad tecnolgica, tanto en los procesos de
los proveedores como en su participacin en la
innovacin de los productos del cliente,
Flexibilidad para adaptarse a los cambios del
cliente,
Estabilidad financiera o riesgo de que en el
futuro problemas financieros del proveedor
puedan poner en peligro su continuidad y
Estilo de gestin, medido como el grado de
coincidencia de la cultura y las estrategias de la
empresa proveedora con los de la compradora.

Gracias!!!