CAPITULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE

ESTUDIO
2.1. Problema
2.1.1.Realidad Problemtica
En la actualidad, las universidades nacionales del pas estn experimentando un
cambio en la afinacin de sus labores acadmicas y administrativas a travs de un
proceso de acreditacin, el cual demanda de ellas la mejora en sus procesos,
actividades y operaciones; esto implica el uso de tecnologas de informacin para
automatizar y optimizar dichos procesos.
La Universidad Nacional del Santa tiene como parte de sus labores la gestin
acadmica, lo cual implica procesos como matrcula, notas, planes curriculares,
horarios; los mismos que estn a cargo de la Oficina Central de Evaluacin y
Desarrollo Acadmico (OCEDA).
El proceso de matrcula esta normado bajo el reglamento expedido con
RESOLUCIN N 165-2012-CU-R-UNS y sus posteriores modificatorias, es en este
reglamento en su artculo 18 del Captulo III donde se estipula que dicho proceso es
responsabilidad de cada facultad, a travs de las escuelas correspondientes y en
conformidad con el cronograma aprobado por Consejo Universitario.
Uno de los problemas dentro del proceso de matrcula es que la escuela acadmico
profesional debe esperar que la Oficina de OCEDA enve con anticipacin la relacin
de los estudiantes (aptos para registrar matrcula) por orden de mrito (donde constan
los primeros puestos por ciclo), los horarios, los consolidados de notas, las fichas de
matrcula y el papel para imprimir los consolidados de matrcula; los que son
necesarios para el curso normal del proceso de matrcula; cuando cualquiera de estos
no llega a tiempo ocasiona demora en el proceso.
El proceso de matrcula se desarrolla actualmente en los ambientes designados por las
escuelas (que generalmente son sus propios ambientes) utilizando el mdulo de
matrcula del SIIGAA (Sistema de Informacin Integral de Gestin Acadmica y
Administrativa), para lo cual cada estudiante debe apersonarse al ambiente designado
para su especialidad ubicada en el campus universitario, llevando consigo los
requisitos necesarios para matricularse (artculos 13 y 14 del Captulo II y el artculo
16 del captulo III en sus incisos a, b, c y d).
El proceso se describe a continuacin en modo general:

1) El Estudiante deber realizar los pagos por conceptos de matrcula y/o

derecho por curso de 2 o 3 en el Banco de la Nacin.
2) El estudiante se apersona a su escuela para recoger su consolidado de
notas del ciclo anterior.
3) Luego el estudiante (Boucher en mano) debe acercarse a su tutor para
recibir de ste (previa verificacin del Boucher y consolidado de notas de
semestre anterior) la ficha de matrcula en donde llenar los cursos a
matricularse.
4) El llenado de los cursos en la ficha de matrcula deber hacerse bajo el
asesoramiento y estricta supervisin del tutor, todo bajo las normas
estipuladas en el reglamento acadmico.
5) Dentro de las normas se estipula que el estudiante solo puede matricularse
en asignaturas para las cuales haya aprobado el prerrequisito; as como
tambin no puede excederse en el nmero de crditos del ciclo a
matricularse, salvo excepciones (para mayores detalles del proceso puede
revisar el reglamento).
6) Finalmente estar listo para el registro de su matrcula a travs del SIIGAAUNS (Modulo de matrcula) y debido a que por lo general hay solo un
equipo por escuela, los alumnos deben esperar en cola para ser atendidos
por el docente encargado del registro de matrcula, que en algunas
ocasiones desconoce el uso de sistemas informticos, ocasionando
insatisfaccin y demora al momento del registro de matrcula
Aunque dentro de todo el acto del proceso descrito el estudiante recibe orientacin del
profesor consejero segn lo establecido en el artculo 19 del reglamento de matrcula
y aun haciendo uso de un sistema informtico, todava se generan matriculas
inconsistentes las cuales son observadas por OCEDA (las matriculas observadas son
por nmero de asignaturas permitidas segn ciclo, nmero de crditos mximo por
ciclo, nmero de asignaturas permitidas segn ciclo, condicin de matrcula de la
asignatura, el nmero de asignaturas segn condicin permitidas segn el reglamento
de matrcula, las asignaturas sin prerrequisitos aprobados o convalidaciones que no
son reconocidas por el mdulo de matrcula actual). Esto debido a los siguientes
factores:

No se tiene definido Cmo el tiempo de ejecucin del sistema automatizar

el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?

No se tiene definida En qu medida la compatibilidad del sistema con el

contexto y lenguaje del usuario automatizarn el proceso de matrcula en la
EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?

No se tiene definido De qu manera el reconocimiento y orientacin en el

sistema automatizarn el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad
Nacional del Santa?

No se tiene definido Cmo el aspecto visual, esttico, facilidad de lectura y

diseo automatizarn el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad
Nacional del Santa?

No se tiene definido De qu manera la flexibilidad y eficiencia del sistema

automatizarn el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad
Nacional del Santa?

2.1.2.Anlisis del Problema

Cmo el tiempo de ejecucin automatizar el proceso de matrcula en la

EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?
Durante el proceso de matrcula uno de los principales problemas que se ven
a simple vista es el tiempo de espera, el cual genera colas y el descontento de
los alumnos, con el sistema web implementado este tiempo de espera se
reducir evitando as las incomodas colas, ya que cada alumno desde su
domicilio y cualquier lugar donde tenga acceso a internet podr matricularse
de forma rpida.

En qu medida la compatibilidad del sistema con el contexto y lenguaje del

usuario automatizarn el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad
Nacional del Santa?
Esta categora trata del uso de lenguaje, su adecuacin al perfil del usuario del
sitio, al contexto de uso, considerando el buen uso de las normas gramaticales
del idioma. Se verificara si los trminos usados en el sitio para describir
funciones, pginas, secciones, vnculos, indican de forma clara lo que
representan. Se evitara la utilizacin de abreviaturas y se usaran siglas,
smbolos tcnicos, unidades de medida de forma estandarizada y correcta. Las
informaciones seguirn el correcto uso de los tiempos verbales y de la
gramtica del idioma

De qu manera el reconocimiento y orientacin en el sistema automatizarn

el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?
Esta categora evala el potencial del usuario para navegar en el sitio de
forma eficiente, siguiendo el reconocimiento de identificacin y jerarquas de
la informacin. Se verificar si las pginas tienen ttulos de identificacin,
tanto en las barras de ventana como en el rea de contenido; si la estructura de
organizacin jerrquica de las informaciones del sitio son fciles para
aprender y memorizar. Tambin se evaluara si es fcil navegar entre las
diferentes secciones del sitio a partir de cualquier pgina. La web deber

proporcionar identificacin de la institucin y referencias para contacto en

todas las pginas.

Cmo el aspecto visual, esttico, facilidad de lectura y diseo automatizarn

el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?
Esta categora evala la cantidad formal del sitio y la planificacin visual de
la disposicin de las informaciones. Se evaluara si el aspecto visual del sitio
es atractivo y adecuado al perfil de la institucin; si los elementos de
informacin estn dispuestos en las pginas de forma organizada y racional;
si existe buena distincin visual entre los diferentes elementos de interfaz,
elementos de navegacin, elementos de contenido.

De qu manera la flexibilidad y eficiencia del sistema automatizarn el

proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa?
Esta categora evala la flexibilidad del uso del sitio y la eficiencia de los
procesos de interaccin. Se evaluara si el sitio permite acceder contenido de
inters con un mnimo de clics; si el sitio es proyectado de forma que permita
acceder rpidamente a las informaciones incluso en conexiones lentas,
minimizando el tiempo de hacer download de las pginas; si el sitio permite
hacer el bookmark de las pginas de inters para consulta futura,
garantizando tambin la manutencin de la referencia a lo largo del tiempo; si
el sitio est proyectado de forma a permanecer accesible independientemente
de tipos y versiones de hardware o software.

2.2. Antecedentes
En primer lugar se tiene que, 14 de Enero del 2005 fue presentado en la Facultad de
Ciencias de la Universidad Nacional Jorge Basadre Grohmann en Tacna - Per, con el
ttulo IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA INFORMTICO DE
ADMINISTRACIN ACADMICA EN EL DEPARTAMENTO DE
EVALUACIONES DEL INSTITUTO SUPERIOR LA SALLE URUBAMBA como
trabajo de titulacin por Pimentel Zegarra Johans Antonio y Pimentel Zegarra Jos Luis,
para optar el ttulo de Ingeniero en Informtica y Sistemas.
Esta investigacin de tipo tecnolgica e experimental que fue desarrollada usando
tecnologa de escritorio, como lenguaje Visual Basic y SGBD Access, para automatizar
procesos acadmicos del Instituto Superior la Salle Urubamba donde se logr la
automatizacin de los procesos acadmicos y la disminucin de los tiempos de los mismos
para las matrculas de dicha institucin.
Tambin se tiene como referencia el siguiente trabajo denominado DESARROLLO DE
UN SISTEMA WEB PARA LA GESTIN DE INFORMACIN DE LA

FUNDACIN PROYECTO SALESIANO CHICOS DE LA CALLE publicado en

octubre del ao 2008 en la ciudad de Quito, en la ESCUELA DE INGENIERA DE
SISTEMAS de la ESCUELA POLITCNICA NACIONAL, presentado para la obtencin
del ttulo de ingeniero en sistemas informticos y de computacin por Chvez Ordoez
Andrea Estefana y Guagalango Guagalango Segundo Adriano.
En esta investigacin se logr automatizar la informacin de la fundacin, en especial
datos de nios y nias beneficiados, y el sistema fue desarrollado con tecnologa Web.
Como tambin el siguiente trabajo denominado DESARROLLO E IMPLANTACIN
DEL SISTEMA DE GESTIN ACADMICA Y ADMINISTRATIVA VA WEB
PARA EL COLEGIO MODELO POLITCNICO publicado en Agosto del ao 2010,
en la ciudad de Quito - Ecuador en la ESCUELA DE INGENIERA DE SISTEMAS de la
ESCUELA POLITCNICA NACIONAL presentado para la obtencin del ttulo de
ingeniero en sistemas informticos y de computacin por Jarrn Ortiz Mara Eugenia y
Valerazo Vargas Edgar Roberto.
Referentes de la problemtica mencionada tenemos:
Universidades Particulares:
o

Universidad Privada San Pedro. Es la primera universidad Fundada en la

Provincia del Santa y que adems cuenta con su sistema de matrcula en lnea
desarrollado como un mdulo de aplicacin dentro de su intranet, ha sido
desarrollado sobre php y Sencha un framework en javascript para el desarrollo de
interfaces web.
Universidad Los ngeles de Chimbote. La pequea universidad se ha convertido
en una de las universidades con mayor crecimiento en los ltimos aos y ha
desarrollado uno de los ms poderos software ERP para el proceso de acreditacin
que exige
la CONEAU y que incluye dentro
de sus funcionalidades un
mdulo que da soporte a su proceso de matrcula.

A nivel Nacional tenemos como ejemplos a:

o La Universidad Nacional Mayor de San Marcos1. Con miras a mejorar la calidad
de su servicio la UNMSM firm en el 2002 un contrato con AT&T para
incrementar la velocidad de la transmisin de informacin y hacer ms eficiente su
proceso de matrcula; esto con la finalidad de sentar las bases para implementar la
matrcula va internet para los estudiantes de pre y post-grado. El proceso de
implementacin de esta nueva forma de matrcula no fue repentino sino gradual,
tal es as que en marzo del 2003 la Universidad con el apoyo de sus autoridades
presenta la matrcula va internet como una alternativa al proceso de matrcula
tradicional y dada la envergadura de la poblacin estudiantil se deja a libertad de
las facultades la decisin de optar por el nuevo sistema o continuar con la
matrcula tradicional. De all en adelante la UNMSM tiene dos alternativas para
que el estudiante realice su matrcula la primera es la matrcula tradicional y la
segunda va internet en la que el propsito de esta ltima es permitirle a los

estudiantes (que cumplan con los requisitos) ahorro de tiempo evitando colas y
demoras. Para la validacin de los pagos esta casa superior de estudios trabaja con
el Banco Financiero.
o

La Universidad Nacional Federico Villareal, cuenta con su sistema de matrcula

va internet pero solo para estudiantes de pregrado que estn en una situacin
regular, los estudiantes que se encuentran en otra condicin simplemente deben
asistir de forma presencial para realizar su matrcula y son tipificadas como
matriculas especiales. Revisin del Proyecto de Tesis Titulado: SISTEMA DE
INFORMACIN DE PRE-MATRCULA VA WEB PARA LA FACULTAD DE
INGENIERA DE LA UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO, Este es un caso
particular en la que la solucin planteada solo abarca una de las facultades de la
universidad. La problemtica de esta universidad se desarrollaba en un contexto en
el que el proceso de matrcula se desarrollaba manualmente y desde que el
estudiante de pregrado recaba los requisitos para poder matricularse hasta que su
matrcula se haca efectiva al haber recibido la constancia respectiva tomaba entre
dos o cinco das; esta demora generaba el incumplimiento del cronograma de
matrcula establecido por el Rectorado obligando a las autoridades a ampliar la
fecha lmite de la misma. Otro problema subyacente al antes mencionado era la
falta de un buen control de pagos; esto se explica de la siguiente manera: como la
institucin es de rgimen privado muchas veces los estudiantes no han terminado
de cancelar las pensiones del semestre anterior y han realizado su matrcula
para el nuevo semestre, esto obviamente generaba un desfase en las recaudaciones.
Sumados a estos dos problemas subyaca un tercero el cual era la falta de control
de los prerrequisitos de las asignaturas pues el docente tutor no tena la
informacin disponible y si la tena estaba desactualizada. Actualmente podemos
ver los resultados de esta solucin en la escuela de sistemas de esta facultad.

2.3. Formulacin del Problema

DE QU MANERA LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA WEB PERMITIR
AUTOMATIZAR EL PROCESO DE MATRCULA EN LA EAPISI DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SANTA?
2.4. Hiptesis
LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA WEB PERMITIR LA
AUTOMATIZACIN DEL PROCESO DE MATRICULA EN LA EAPISI DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SANTA.
VARIABLE INDEPENDIENTE (VI)
Sistema Web
Indicadores:

Tiempo de ejecucin del sistema

Compatibilidad del sistema con el contexto y lenguaje del usuario

Reconocimiento y orientacin en el sistema
Aspecto visual, esttico, facilidad de lectura y diseo
Flexibilidad y eficiencia del sistema

VARIABLE DEPENDIENTE (VD)

Automatizacin del proceso de matrcula.
Indicadores:

Tiempo de atencin al usuario

Nmero de usuarios satisfechos

2.5. Objetivos
2.5.1.Objetivo General
Desarrollar e Implementar un Sistema Web para lograr automatizar el proceso de
matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa
2.5.2.Objetivos Especficos

Establecer el tiempo de ejecucin del sistema para lograr automatizar el

proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa.

Desarrollar la compatibilidad del sistema con el contexto y lenguaje del

usuario para lograr automatizar el proceso de matrcula en la EAPISI de la
Universidad Nacional del Santa.

Determinar el reconocimiento y orientacin en el sistema para lograr

automatizar el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional
del Santa.

Desarrollar un aspecto visual, esttico, facilidad de lectura y diseo para

lograr automatizar el proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad
Nacional del Santa.

Determinar la flexibilidad y eficiencia del sistema para lograr automatizar el

proceso de matrcula en la EAPISI de la Universidad Nacional del Santa.