Proyecto Sistema de Trámite Documentario

Proyecto de Implementacin del Sistema
Integrado Administrativo de Trmite

Documentario basado en una Tecnologa
WEB SITD de la Municipalidad de Cajas
Empresa de Servicios Mltiples PTRSystem
Ingenieros E.I.R.L
EMPRESA DE SERVICIOS MULTIPLES

PTRSYSTEM INGENIEROS E.I.R.L.
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1. TITULO DEL PROYECTO:

PROYECTO DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA INTEGRADO
ADMINISTRTIVO DE TRMITE DOCUMENTARIO BASADO EN
UNA TECNOLOGA WEB - SITD EN LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE CAJAS
AUTOR:
ING. PAVEL MAXIMO TORRES ROJAS
Jr. Inti Nro. 250 El Tambo - Huancayo - E-mail: ptrsystemconsultores@hotmail.com

Claro RPC: 989605390 - Telefnica:
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2. INTRODUCCIN
Las instituciones del Estado deben reformarse, entre otras razones,
porque subsiste la ineficiencia, que se expresa no tanto en el nmero de
trmites a realizar para obtener un servicio del Estado, sino en el tiempo
que tarda la realizacin de cada trmite. En segundo lugar, existe an
una gran distancia entre el Estado y los ciudadanos, alejamiento que se
origina en la insuficiente informacin accesible a los potenciales agentes
econmicos y a la sociedad en general. El exceso de regulaciones y de
demoras en los procedimientos limita severamente las oportunidades,
traba una relacin eficiente entre Estado y el mercado y fomenta la
corrupcin y la informalidad.
El Distrito de Cajas comprende con una poblacin total de 00000, donde
el distrito respalda en sus gestiones administrativas.
La Municipalidad Distrital de Cajas est ubicada en el Direccion, tiene
actualmente 00 Gerencias que se encargar de brindar las distintos
servicios a la ciudadana.
Dentro de estas gerencias de se encuentra la GERENCIA DE AGREGAR,
que tiene como sub unidad a la GERENCIA DE CAMBIAR Y ARCHIVO
GENERAL, quien se encarga gestionar los documentos que ingresan y
salen de la municipalidad.
Uno de los principales factores que impiden la superacin del problema
de la burocracia es la falta de empleo de tecnologas informticas y de
telecomunicaciones, en muchas ins
tituciones gubernamentales an persiste el uso de sistemas manuales
para manejar tareas importantes, As como no existe la integridad
documentaria y la interoperabilidad, tales como el trmite
documentario, lo cual conlleva a diferentes problemas que deben ser
superados de manera muy urgente en la Municipalidad Distrital de
Cajas.

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3. PROBLEMATICA
La Municipalidad Distrital de Cajas tiene limitaciones para la gestin
documentaria y atencin al ciudadano, no se cuenta con sistemas
informticos software y hardware, as como el personal con las
competencias adecuadas.
Por su parte los administrativos de la Municipalidad y ciudadanos del
Distrito de Cajas, perciben trabas y/o limitaciones al efectuar diversos
trmites administrativos, lo cual no permite seriedad
en las
autorizaciones que requieren de la municipalidad para el desarrollo de
sus actividades. Carecen de acceso a consultas de la informacin
documentaria por parte de las solicitudes de los ciudadanos va web que
facilite el clima de negocios.
Dado de la Municipalidad Distrital de Cajas, atiende directamente y
provee de servicios pblicos en el mbito de sus competencias a la
poblacin de su Distrito, en lo que corresponde a la gestin
documentaria generada por trmites diversos de los administrados y
contribuyentes se aprecia que esta no cuenta con los sistemas
informticos que permitan una adecuada recepcin, atencin, control y
archivo de la documentacin, la cual se registra de forma manual; el
equipamiento y recurso humano escaso y/o demuestra bajo rendimiento,
entre otros por lo que se requiere modernizar la gestin documentaria
para una rpida y oportuna atencin a los usuarios que permita generar
oportunidades de inversin y desarrollo para la poblacin del Distrito.
3.1. Efectos del problema:
3.1.1. Aumento del tiempo promedio en el trmite o atencin de un
documento, debido a que se repiten las tareas, ocasionando
olvidos y/o documentos traspapelados.
3.1.2. Disminucin de la efectividad por el aumento significativo de la
cantidad de actividades manuales que son las ms
susceptibles a los errores.
3.1.3. Disminucin en la productividad al contar con procesos lgicos
para la atencin de la documentacin.
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3.1.4. Incremento de costos

en el uso de papel, aumentando
drsticamente los gastos por este concepto.
3.1.5. La Ubicacin de un documento en trmite tarda mucho tiempo
al tener que sumergirse en voluminosos archivos fsicos para
ubicar un determinado documento pues que no dispone de
acceso instantneo a la informacin especfica.
3.1.6. La Documentacin emitida no tiene un formato estndar
(cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.).
3.2. Causas del problema:

3.2.1. La falta de empleo de tecnologas informticas y de
telecomunicaciones.
3.2.2. La Falta de Equipos tecnolgicos (computador, impresora, etc.)
apropiados para el desempeo de sus funciones.
3.2.3. Empleo de procesos deficientes de gestin al no tener una
estandarizacin de los procesos y un ptimo flujo de la
documentacin.
3.2.4. No Contar con un sistema informtico que permita mantener
un ptimo flujo de la documentacin, asegurando su seguridad,
integridad e interoperabilidad.
3.3. Definicin del problema:
Inexistencia de recursos tecnolgicos en los procesos de gestin de
trmite documentario y no contar con un sistema informtico integral
que permita tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la
documentacin que llega y fluye dentro de la municipalidad, as como de
la que se genera al interior de la misma.
4. OBJETIVOS
4.1.
OBJETIVOS GENERALES
4.1.1. Priorizar la atencin de los usuarios y administrados,

simplificando los procesos administrativos, con la incorporacin
de Tecnologa de Informacin y Comunicacin que permitir
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mejorar la calidad del servicio y transparencia que sustentan

los procesos de modernizacin del Estado.
4.2.
OBJETIVOS ESPECFICOS
4.2.1. Disminuir del tiempo promedio en el trmite o atencin de un

documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas,
evitando olvidos y/o documentos traspapelados.
4.2.2. Ubicar de manera rpida y oportuna los documentos en
trmites o cerrado, lgica y fsicamente.
4.2.3. Aumentar la productividad gracias a la implantacin de
procesos lgicos para la atencin de la documentacin.
4.2.4. Aumentar la efectividad por la disminucin significativa de la
cantidad de actividades manuales que son las ms
susceptibles de errores.
4.2.5. Disminuir del uso de papel, reduciendo drsticamente los
gastos por este concepto.
4.2.6. Ahorrar considerablemente el tiempo al no tener que
sumergirse en voluminosos archivos fsicos para ubicar un
determinado documento pues dispone de acceso instantneo a
la informacin especfica con funciones de bsqueda.
4.2.7. Estandarizar la documentacin emitida (cartas, memos, oficios,
resoluciones, convenios, etc.).

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5. PROPUESTA
5.1. Implementar una solucin integral que permita mantener un ptimo
flujo de la documentacin, asegurando su seguridad, integridad e
interoperabilidad de tal forma que la documentacin ingresada llegue
oportunamente a su destino, permitiendo su atencin de manera eficaz
y eficiente; as como tambin la posterior administracin del documento
en el Archivo Central de la Entidad.
5.2. Establecer polticas de seguridad por roles para: visualizacin de
expedientes, imprimir documentos, copia documentos, enviar por correo
electrnico, imprimir pantalla, entre otros, es decir el sistema debe
permitir las siguientes funcionalidades:
Dar acceso a la documentacin del expediente a todo personal
de la Municipalidad Distrital de Cajas.
Brindar acceso a la documentacin a un grupo de personas que
no participan en el expediente (personas Externas).
Brindar acceso a la documentacin slo a las personas que
participan en el expediente.
Restringir el acceso a algunos documentos. Esto implica que
slo algunas personas puedan revisar esta informacin. Estas
personas pueden participar o no del expediente.
Generar documentacin digital en formato de texto,
manteniendo
la
uniformidad
documentaria
(oficios,
memorndums, cartas, etc.)
Mantener la documentacin digital generada por cada usuario
en archivos magnticos en formato PDF.
El acceso ser de lectura.
Capacidad de auditora de eventos (crear, iniciar, aprobar. Etc.)
Acondicionamiento para el uso de firma digital (Certificados
Digitales).
5.3. Capacidad de establecer integridad documentaria en lnea con los
supervisados para intercambio de informacin, que permita la
notificacin electrnica de documentos con valor legal y en tiempo real.
5.4. Capacidad de poder interrelacionar va Servicios Web a aquellos
sistemas de la Municipalidad Distrital de Cajas que lo permitan.
6. ALCANCES Y LIMITACIONES
6.1. SISTEMA INFORMTICO
DOCUMENTARIA:
DE
GESTIN
ADMINISTRATIVA

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Desarrollo e implementacin del Sistema Informtico de Gestin

Administrativa Integrada de Documentaria de la Municipalidad Distrital
de Cajas, que deber comprender:
6.1.1. Manejo de seguridad a travs de niveles de roles y funciones.
6.1.2. Gestin y administracin de toda la documentacin que ingresa
por Mesa de Partes como aquella que genera la Municipalidad
Distrital de Cajas.
6.1.3. Generar consultas y seguimientos para la gestin de toda la
documentacin en el proceso y almacenada, permitiendo el acceso
a los diferentes tipos de usuarios.
6.1.4. Operatividad total del sistema debe ser llevada en forma gil,
flexible y amigable, el sistema deber gestionar, clasificar y
distribuir los documentos y el archivo de su organizacin.
6.1.5. Seguimiento documentario externo va web por los administrados.
6.1.6. Manuales y guas de usuarios y administradores del sistema.
6.1.7. Definicin de las propuestas normativas respecto del proceso de
gestin documentaria y las directivas para su implementacin,
pruebas, puesta en marcha, operacin, mantenimiento, control y
mejora
continua
del
Sistema
Informtico
de
Gestin
Documentaria.
6.2. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES MNIMOS DEL SISTEMA:
La solucin debe considerar el proceso integral de Gestin
Documentaria, esto es, los procesos de recepcin, registro, derivacin,
seguimiento de informacin, generacin de documentacin interna y de
respuesta a comunicaciones externas.
6.2.1. Mdulo de Gestin de Seguridad.
RGS - 1. El sistema permitir la creacin, modificacin y
cambio de estado del usuario y roles para tener
diferentes niveles de acceso al sistema.
RGS - 2. El sistema debe permitir administrar las
autorizaciones para la ejecucin de las acciones del
sistema dependiendo del rol de cada usuario.
RGS - 3 El sistema debe permitir realizar el cambio de
Contrasea de acuerdo como lo requiera el usuario
directo.
6.2.2. Mdulo de Gestin de Mantenimiento.
RGM - 1. El sistema debe permitir registrar a los usuarios,
asignando a cada unidad y/o sub unidad orgnica al
cual pertenece, para luego asignarles usuarios y
permitir su acceso al sistema.
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RGM - 2 El sistema permitir la creacin y asignacin de

agrupaciones a los Empleados para facilitar su
organizacin.
RGM - 3 El sistema permitir realizar la reubicacin temporal
o definitiva a otra unidad Orgnica al cual sea designe
por la unidad orgnica competente.
6.2.3. Mdulo de Gestin de Documentos Administrativos.
RGDA 1 El sistema deber permitir generar documentos de
acuerdo al tipo que se le solicite (Oficio, Memorando,
Informe, etc.), manteniendo una uniformidad y
asignndole una numeracin distinta de acuerdo al
momento y tiempo.
RGDA 2 El sistema deber permitir el cambio de estado
actual del documento.
RGDA 3 El sistema permitir generar y visualizar el
documento en un formato de texto (extensin .DOC).
RGDA 4 El sistema permitir consolidar la documentacin
general en el servidor (archivo magntico) en un
formato PDF.
6.2.4. Mdulo de Registro de documento externo.
RGRD 1 El sistema permitir registrar los datos relevantes
del documento.
RGRD 2 El sistema permitir registrar el documento en
digital (formato PDF).
RGRD 3 El sistema permitir derivar el documento en
digital al usuario final en tiempo real (formato PDF).
6.2.5. Mdulo de Gestin de Consultas y Reportes.
RGCR 1 El sistema permitir el acceso al sistema a usuarios externos,
previa restricciones (solo consultas de su documentacin
presentada).
RGCR 2 El sistema permitir visualizar en forma digital el estado actual de
los distintos documentos externos (por usuario).
RGCR 3 El sistema permitir realizar la impresin de los documentos si
fuese necesario.

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7. MARCO TEORICO
7.1. ANTECEDENTES:
La Municipalidad Distrital de Cajas de acuerdo a su Plan de Desarrollo
Concertado y la Visin del Distrito en la actualidad, se ha constituido en
un centro comercial de servicios tursticos de gran importacin nacional
e internacional logrando un posicionamiento estratgico. El Plan
Operativo Institucional para el ejercicio 2015, contempla en su misin
institucional promover el desarrollo integral de la poblacin, generando
entornos favorables en la economa local, fortaleciendo las inversiones
en distrito, mejores condiciones de seguridad y prestando servicios
pblicos eficientes, asimismo se considera como poltica de gestin:
Fortalecer la Institucionalidad Municipal, en la adecuada prestacin de
servicios pblicos locales, contribuyendo a estimular la inversin privada
en el Distrito.
De acuerdo a las funciones establecidas es la Ley N 27972, Ley
Orgnica de Municipalidades, la Municipalidad Distrital de Cajas debe
formular y ejecutar proyectos de inversin orientados a promover el
desarrollo armnico y sostenido del mbito de su competencia, para tal
efecto cuenta en su estructura Orgnica, con la Secretaria General,
rgano responsable de la conduccin del proceso de gestin
documentaria y la Gerencia General de Planeamiento, Presupuesto y
Racionalizacin responsable de orientar el proceso de planificacin y
programacin de inversiones referidos a los procesos de modernizacin
y fortalecimiento institucional.
La Ley marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley N 27658
en sus literales d) y f) del artculo 5, menciona que el proceso de
modernizacin de la gestin del Estado se sustenta fundamentalmente
en mayor eficiencia en la utilizacin de los recursos del Estado, por lo
tanto, se elimina la duplicidad o superposicin de competencias,
funciones y atribuciones entre Sectores y Entidades o entre Funcionarios
y Servidores; as como en la institucionalizacin de la evaluacin de la
Gestin por Resultados, a travs del uso de modernos recursos
tecnolgicos, la planificacin estratgica, la rendicin pblica y peridica
de cuentas y transparencia a fin de garantizar canales que permitan el
control de las acciones del Estado.
En marzo del 2007, a travs de la promulgacin del Decreto Supremo
027-2007-PCM, se Define y Establece Las Polticas Nacionales de
Obligatorio Cumplimiento, la cual define doce polticas nacionales de
obligatorio cumplimiento para las entidades pblicas. Entre ellas, la
Poltica N 10, relativa a la simplificacin administrativa que busca
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organizar un Estado moderno y eficiente, orientado al servicio del

ciudadano, simplificacin que paralelamente funcione como una
estrategia de acercamiento del Estado a su poblacin. Tal poltica
dispone que se brinden trmites y servicios administrativos valiosos y
oportunos a la ciudadana, dando relevancia a la optimizacin de
procesos.
La simplificacin administrativa abarca todos los aspectos vinculados
con el desarrollo de procedimientos y servicios administrativos prestados
en exclusividad por las entidades pblicas; como, la atencin a la
ciudadana, el sistema de gestin documental, el soporte informtico de
tramitacin, el proceso interno de tramitacin de las solicitudes y
adopcin de decisiones o prestacin de los servicios, notificaciones,
entre otros.
Es a partir de las normas antes citadas y de la Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo, Ley N 29158, considera la simplificacin administrativa como
un Subsistema Administrativo del Estado, por lo que la Presidencia del
Concejo de Ministros (PCM) elabora la Poltica Nacional de Simplificacin
Administrativa, aprobada mediante Secreto Supremo, N 025-2010-PCM,
en la cual se precisa en el Objetivo 1: Generalizar la gestin por
procesos en los procedimientos y los servicios administrativos por medio
de mecanismos definidos por el ente rector, y la estrategia 3.1
Establecer accesos multicanal para los procedimientos y servicios
administrativos en funcin de su naturaleza, con nfasis en los canales
no presenciales; y en el Objetivo 2: Universalizar en forma progresiva el
uso intensivo de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin
en las distintas entidades pblicas y promover la demanda de los
servicios en lnea por la ciudadana.
La PCM, luego de aprobar la Poltica Nacional de Simplificacin
Administrativa, aprueba tambin el Plan Nacional de Simplificacin
Administrativa aprobado por Resolucin Ministerial, N 228-2010-PAM,
en el cual se precisan las acciones necesarias, metas, indicadores,
plazos y entidades pblicas responsables de su ejecucin con la finalidad
de facilitar la implementacin de la poltica por parte de las entidades
pblicas. Los objetos del Plan son generalizar la gestin por procesos en
los procedimientos y los servicios administrativos; universalizar en forma
progresiva el uso intensivo de las tecnologas de la informacin y de la
comunicacin en las distintas entidades pblicas; as como promover la
demanda de los servicios en lnea por la ciudadana.

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En el citado Plan, de manera especfica se seala en el Objetivo

Estratgico 2: Universalizar en forma progresiva el uso intensivo de las
tecnologas de la informacin y de la comunicacin en las distintas
entidades pblicas y promover la demanda de los servicios en lnea por
la ciudadana; en la estrategia 2.1: Ampliar la cobertura de accesos a
herramientas tecnolgicas en las instituciones del Estado para la
simplificacin de los procedimientos y servicios administrativos, se
propones como una de sus acciones principales la Accin 2.1.4:
Implementacin de la firma digital y el expediente electrnico.
El fortalecimiento de capacidades institucionales para mejorar la Gestin
Documentaria involucra acciones que en diversos aspectos redundan en
el beneficio del ciudadano, inversionista y comunidad en general, a
partir de una atencin rpida y oportuna al administrado en la
Municipalidad Distrital de Cajas.
La participacin conjunta de la Municipalidad Distrital de Cajas,
contribuir a mejorar y fortalecer la gestin documentaria en la
Municipalidad Distrital de Cajas; simplificacin de trmites; integridad,
interoperabilidad, rapidez y oportunidad de atencin al ciudadano;
seguridad en la gestin de documentos, fcil acceso a documentos entre
otros.

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8. MARCO CONCEPTUAL:
8.1. Definiciones:
8.1.2. Trmite: Es la forma por la cual se realizan acciones sobre
un documento o expediente en las diferentes instancias
encargadas de su canalizacin, atencin, estudio o solucin.
8.1.3. Mesa de Partes: Son las reas que conforman la
organizacin de la Municipalidad Distrital de Cajas y que se
encargan de recepcionar documentos.
8.1.4. Expediente: Conjunto de documentos debidamente
foliados y ordenados cronolgicamente. Son generados interna o
externamente, y tratan sobre un asunto especfico.
8.2. Descripcin general del flujo de trmite documentario:
8.2.1. Plataforma de recepcin y orientacin al ciudadano:
La recepcin de los documentos se inicia por la Oficina de Trmite
Documentario (Mesa de Partes), la Plataforma de Atencin al
Usuario. Estos en cada caso, son revisados y registrados en el
Sistema de Gestin Administrativa de Documentario.
8.2.2. Clasificacin y distribucin:
De acuerdo a la naturaleza del trmite estos se clasifican y
distribuyen a las reas de la Municipalidad responsables de la
atencin del trmite segn corresponda a lo dispuesto en los
Manuales de Procedimiento y el TUPA.
8.2.3. Atencin del trmite:
Es la actividad propia de la atencin de las solicitudes o
expedientes realizada por las diferentes reas de la municipalidad,
segn sus competencias funcionales y la definicin de los procesos
establecidos en los Manuales de Procedimientos.
8.2.4. Notificacin de resultados:
Luego que las reas tcnicas emiten su opinin respecto del
trmite solicitado, el funcionario competente emite una resolucin,
autorizacin o respuesta, segn corresponda a la naturaleza del
trmite, lo cual debe ser finalmente comunicado a la persona o
entidad que solicit el trmite.
8.2.5. Archivo Central:
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Esta es la fase final de todo trmite, en la cual con las medidas de

seguridad se almacenan los documentos fsicos y/o digitales que
corresponden a un expediente. Los usuarios internos de la
municipalidad pueden solicitar informacin especfica va correo
electrnico o requerir el prstamo de la documentacin completa o
parcial; los usuarios externos a la municipalidad slo podrn
solicitar visualizar el contenido digital del expediente.
8.3. Mdulo de registro de documentos:
El registro de los expedientes ingresados por Mesa de Partes ser nico,
identificado el lugar donde se ingres.
Si en mesa de pares al momento de recibir el expediente existen
documentos faltantes, despus del plazo establecido por ley, deber
archivar automticamente y enviar alerta para generar oficio de
devolucin.
Manejo de expediente. Cada documento ingresado debe formar parte de
un expediente administrativo, y no que considerado cada documento
por separado con hojas de trmite, como actualmente sucede. Al
expediente, deben anexarse los documentos vinculados que se generen
en el sistema del trmite, como oficios, memos, informes, archivos de
diferentes formatos, etc.
Definir responsables de proceso y de la atencin de las solicitudes o de
las acciones a realizar.
En el caso que se cree un expediente con un documento recibido y el
rea a la cual se ha derivado dicho documento identifica que pertenece
u otro expediente, el sistema debe permitir unificar de tal manera que
se tenga el expediente completo. En el caso que se cree un expediente
con un documento recibido y el rea identifica que pertenece a otro
expediente, el sistema debe permitir unificar de tal manera que se tenga
el expediente completo.
Tipos de estado del documento ser: En Proyecto, derivado, archivado,
anulado. Los documentos internos obtendrn el mismo estado
propuesto. Del sistema se generar la numeracin de los documentos.
En el sistema se registrar los resultados de los trmites.
Formulario electrnico para que valide los requerimientos del
TUPA por asunto.
Lista desplegable de asuntos.
Asignacin del analista responsable de la atencin, conforme a
lo establecido en el flujo del proceso.
Se clasificaran los asuntos del sistema en TUPA y NO TUPA.

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El sistema y el proceso estar certificado de tal manera que la

documentacin electrnica ingresada o generada tenga validez
legal (Certificacin Digital).
8.4. Mdulo de Gestin de Documentos Administrativos:
Generacin automtica de la documentacin y su numeracin
por tipo de documento ya sea interna, externa o personal para
uso interno y externo.
Con respecto a la documentacin registrada, permitir el
almacenamiento digital en accesorios magnticos (formato
PDF).
8.5. Mdulo de Despacho:
Debe considerar el flujo completo de despacho, como actualmente
se realiza, es decir:
Recepcin del documento.
Despacho
Recepcin de cargo.
8.6. Mdulo de Consultas y Reportes:
Debera tener por lo menos las siguientes funciones:
Emisin de reportes que permitan verificar el estado de los
procesos, permitiendo diferentes criterios de bsqueda: por
remitente, tipo de documento y fecha, por participantes del flujo
de trabajo. Por actividades (archivadas, suspendidas, en
trmite), entre otros. Estos reportes requieren tener la opcin de
impresin y representacin lgica.
Exportar reportes del nuevo sistema de trmite documentario a
Excel, PDF, web.
Consulta de los documentos asociados al expediente por
diversos criterios de bsqueda: temas, motivos, asuntos, fechas,
textos que forman parte de los documentos digitalizados
adjuntos al expediente.
Capacidad para que en cualquier etapa del proceso se pueda
consultar la informacin y documentos adjunto relacionados al
expediente, bajo cualquier formato.
8.7. Administrador de Archivo Documentario:
Con las opciones de:
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Asignar roles que pueda: desarchivar, retornar, modificar un

documento o documento emitido.
Usar capacidades para priorizar instancias, un mismo
procedimiento se pueda realizar en simultneo varias veces.
Utilizar funciones de realizar auditoras de procesos (porcentaje
de
avance,
participantes,
tareas
realizadas,
tiempos
transcurridos, entre otros)
8.8. Acceso al Sistema:
Restricciones de utilizacin del sistema y de acceso a los datos e
informacin a las personas autorizadas, mediante mecanismos que
permitan la identificacin, autenticacin, la gestin de derechos de
accesos u la gestin de privilegios.
8.9. Mantenimiento de Tablas y Parmetros:
Para registrar en el sistema los parmetros y tablas:
Lista de acciones especificadas para la derivacin de escritos
internos o externos.
Tipo de documentos externos e internos.
Estados de trmite de los documentos.
reas internas de la entidad.
Personal adscrito a cada una de las reas orgnicas, segn
estructura orgnica.
8.10. Proceso de Recepcin Documental:
El sistema debe permitir l proceso a cargo de la unidad general
de recepcin documental o mesa de partes.
Permitir el registro de todos los documentos ingresados a la
entidad y la salida de documentos emitidos por la entidad
dirigidos a otros rganos o administrados.
Generacin de cargo automtico para los administrados,
indicando el nmero correlativo del documento ingresado
(autogenerado), respetando el orden de ingreso o salida.
El cargo debe permitir registrar datos del documento ingresado,
indicando como mnimo su nmero, naturaleza, remitente
destinatario.
Generar Hoja de Ruta del documento ingresado, debiendo
permitir registrar las derivaciones subsiguientes que fueran
necesarias.
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Registro de documentos externos provenientes de administrados

u organismos, registrando diversos datos como: identificacin
del documento recibido (N, fecha, asunto, remitente nombre y
cargo, original, copia, entre otros).
Distribucin de documentos o escritos recibidos a destinatarios
(unidades orgnicas), en forma individual o masiva.
8.11. Proceso de Derivacin de Documentos:
El sistema debe permitir la derivacin de los documentos segn
corresponda a las necesidades propias del asunto o
procedimiento administrativo a que se refiera el escrito, lo cual
significa que el documento puede navegar por diversas
instancias administrativas de la entidad.
Debe permitir establecer flujos predeterminados para
documentos especficos o procedimientos administrativos que lo
requieran.
8.12. Proceso de Seguimiento:
Permitir el seguimiento permanente de documentos ingresados
a la entidad, y conocer su estado, con la finalidad de
incrementar la calidad del servicio brindado al usuario interno
y/o externo.
Facilitar la consulta de documentos segn el perfil de acceso por
usuarios.
Ubicar documentos, lo incluye todos los tipos de documentos,
todas las fechas. Etc.
8.13. Control de documentos que ingresan y salen de la Entidad:
El control de documentos sea de ingreso o salida es anual. El
periodo se inicia el 01 de enero y termina el 31 de diciembre del
ao respectivo. Debe tener en cuenta este criterio para efectos de
generar el cdigo autogenerado que se le asignar al documento o
expediente.
8.14. Tiempo estimado que tiene para atender un documento:
El sistema debe permitir establecer tiempo para:
Obtener respuesta por parte del rea destinataria a un
documento generado internamente y remitido a dicha rea.
Atender determinado documento que ingrese.
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8.15. Procesos de Instalacin:

El proceso de instalacin del sistema deber ser de fcil
instalacin, para lo cual se deber establecer un nicos
procedimiento o programa del sistema
9. MARCO METODOLGICO
9.1. DIAGNOSTICO
9.1.1.
TIPOS DE INVESTIGACIN
La investigacin realizada es de tipo exploratorio y descriptivo; ya que

con la informacin obtenida, se determin con mayor amplitud la
deficiencia en los procesos de gestin de trmite documentario de la
Municipalidad Distrital de Cajas, y por tal razn se dotar de una gua de
procedimientos de control interno y de un sistema informtico integrado
que permita tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la
documentacin que llega y fluye dentro de la Municipalidad, as como de
la que se genera al interior de la misma.
9.1.2.
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
La
Metodologa
para
el
modelamiento
se
deber
utilizar
obligatoriamente diagramas UML (Unified Modeling Language);
asimismo, la solucin informtica deber usar la metodologa de trabajo,
basada en la Norma Tcnica peruana ISO 12207:2006 y 9001-2004. De
igual manera se tomara en cuenta los aspectos generales de la
Metodologa UWE, para el desarrollo e implementacin de sistemas
informticos, tomando en consideracin que dicha metodologa facilita la
planificacin, el control y seguimiento de los proyectos, mejora del ratio
coste / beneficio, optimiza la gestin de recursos, facilita la
comunicacin entre los participantes y facilita la evaluacin de los
proyectos.
9.1.3.
METODO E INSTRUMENTO DE LA INVESTIGACIN
El mtodo que se utiliz para la recoleccin de la informacin fue el

mtodo inductivo-deductivo y fundamentado en la tcnica de la
encuesta y el instrumento, dos cuestionarios diseados con preguntas
cerradas, abiertas y de opcin mltiple, uno dirigido a los empleados del
departamento de la Gerencia de Recepcin Documentario y Archivo
General y el otro dirigido a los contribuyentes del municipio de la
Municipalidad Dstrital de Cajas.
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9.2. METODOLOGA
9.2.1.
UML (Unified Modeling Language)
La propuesta de Ingeniera Web basada en UML es una metodologa detallada para

el proceso de autora de aplicaciones con una definicin exhaustiva del proceso de
diseo que debe ser utilizado. Este proceso, iterativo e incremental, incluye flujos de
trabajo y puntos de control, y sus fases coinciden con las propuestas en el Proceso
Unificado de Modelado.
UWE est especializada en la especificacin de aplicaciones adaptativas, y por tanto
hace especial hincapi en caractersticas de personalizacin, como es la definicin
de un modelo de usuario o una etapa de definicin de caractersticas adaptativas de
la navegacin en funcin de las preferencias, conocimiento o tareas de usuario.
Otras caractersticas relevantes del proceso y mtodo de autora de UWE son el uso
del paradigma orientado a objetos, su orientacin al usuario, la definicin de una
meta-modelo (modelo de referencia) que da soporte al mtodo y el grado de
formalismo que alcanza debido al soporte que proporciona para la definicin de
restricciones sobre los modelos.
1
METODOLOGA UWE-UML
UWE UML (UML-Based Web Engineering) es una herramienta para
modelar aplicaciones web, utilizada en la ingeniera web, prestando especial
atencin en sistematizacin y personalizacin (sistemas adaptativos). UWE
es una propuesta basada en el proceso unificado y UML pero adaptados a la
web. En requisitos separa las fases de captura, definicin y validacin. Hace
adems una clasificacin y un tratamiento especial dependiendo del carcter
de cada requisito.
Es un Mtodo de Ingeniera de Software para el desarrollo de Web basado en
UML, es decir es una herramienta basada en UML pero para aplicaciones
Web, esto conlleva a que cualquier diagrama UML puede ser usado, debido a

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que es una extensin de UML. Esta metodologa nace con la finalidad de

controlar el caos que han provocado en el pasado procesos de desarrollo y
as proporcionar un proceso sistemtico orientado una aplicacin final de
calidad. UWE es una metodologa muy detallada para el desarrollo de
aplicaciones que tiene una definicin exacta del proceso de diseo que debe
ser utilizado. Este proceso presenta flujos de trabajo y puntos de control, y
sus fases son las mismas a las propuestas en el Proceso Unificado de
Modelado. UWE est dirigido especficamente a aplicaciones adaptativas,
basndose en caractersticas de personalizacin como: la definicin de un
modelo de usuario en funcin de las preferencias, conocimiento o tareas de
usuario. Adems UWE usa el paradigma orientado a objetos, su orientacin
al usuario, la definicin de una meta-modelo (modelo de referencia) que da
soporte al mtodo y el grado de formalismo que alcanza debido al soporte
que proporciona para la definicin de restricciones sobre los modelos.
La metodologa UWE consiste en una notacin y en una metodologa.
-
La notacin se basa en UML (OMG, 2003): para aplicaciones Web en

general y para aplicaciones adaptativas en particular.
La metodologa consta de seis modelos:
Modelo de casos de uso para capturar los requisitos del sistema.
Modelo conceptual para el contenido (modelo del dominio).
Modelo de usuario: modelo de navegacin que incluye modelos
estticos y dinmicos.
Modelo de estructura de presentacin, modelo de flujo de
presentacin.
Modelo abstracto de interfaz de usuario y modelo de ciclo de
vida del objeto.

Modelo de adaptacin.

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Modelo Lgico-Conceptual.
UWE apunta a construir un modelo conceptual de una aplicacin
Web, procura no hacer caso en la medida de lo posible de
cuestiones relacionadas con la navegacin, y de los aspectos de
interaccin de la aplicacin Web. La construccin de este modelo
lgico-conceptual se debe llevar a cabo de acuerdo con los casos
de uso que se definen en la especificacin de requerimientos. El
modelo conceptual incluye los objetos implicados en las
actividades tpicas que los usuarios realizarn en la aplicacin
Web.
Modelo de Navegacin
Consta de la construccin de dos modelos de navegacin, el
modelo del espacio de navegacin y el modelo de la estructura de
navegacin. El primero especifica que objetos sern visitados por
el navegador a travs de la aplicacin. El segundo define como se
relacionaran.
Modelo de presentacin
Describe dnde y cmo los objetos de navegacin y accesos
primitivos
sern
presentados
al
usuario,
es
decir,
una
representacin esquemtica de los objetos visibles al usuario.

4
Interaccin Temporal
Presenta los objetos que participan en la interaccin y la secuencia
de los mensajes enviados entre ellos.
Escenarios Web
Permiten detallar la parte dinmica del modelo de navegacin,
especificando los eventos que disparan las situaciones, definen

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condiciones y explcitamente incluyen las acciones que son

realizadas. Junto con el modelo de interaccin temporal, los
escenarios Web proveen la representacin funcional dinmica del
modelo de navegacin.
2
FASES de la UWE.
UWE cubre todo el ciclo de vida de este tipo de aplicaciones centrando
adems su atencin en aplicaciones personalizadas o adaptativas.
Las fases o etapas a utilizar son:
1
Captura, anlisis y especificacin de requisitos: En simple
palabras y bsicamente, durante esta fase, se adquieren, renen y
especifican las caractersticas funcionales y no funcionales que
deber cumplir la aplicacin web.
Trata de diferente forma las necesidades de informacin, las
necesidades de navegacin, las necesidades de adaptacin y las
de interfaz de usuario, as como algunos requisitos adicionales.
Centra el trabajo en el estudio de los casos de uso, la generacin
2
de los glosarios y el prototipado de la interfaz de usuario.

Diseo del sistema: Se basa en la especificacin de requisitos
producido por el anlisis de los requerimientos (fase de anlisis),
el diseo define cmo estos requisitos se cumplirn, la estructura
que debe darse a la aplicacin web.

Codificacin del software: Durante esta etapa se realizan las
tareas que comnmente se conocen como programacin; que
consiste, esencialmente, en llevar a cdigo fuente, en el lenguaje
de programacin elegido, todo lo diseado en la fase anterior.

Pruebas: Las pruebas se utilizan para asegurar el correcto
funcionamiento de secciones de cdigo.

La Instalacin o Fase de Implementacin: es el proceso por el
cual
los
programas
apropiadamente
al
desarrollados
computador
destino,
son
transferidos
inicializados,
y,
eventualmente, configurados; todo ello con el propsito de ser ya

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utilizados por el usuario final.

Esto incluye la implementacin de la arquitectura, de la
estructura del hiperespacio, del modelo de usuario, de la interfaz
de usuario, de los mecanismos adaptativos y las tareas referentes
6
a la integracin de todas estas implementaciones.

El Mantenimiento: es el proceso de control, mejora y
optimizacin del software ya desarrollado e instalado, que
tambin incluye depuracin de errores y defectos que puedan
haberse filtrado de la fase de pruebas de control
9.3. IMPLEMENTACIN DEL PROCESO

El desarrollador deber definir o seleccionar un modelo de ciclo de vida
apropiado al alcance, magnitud y complejidad del proyecto. Se debern
seleccionar las actividades y tareas del proceso de desarrollo y
establecer una correspondencia entre dichas tareas y el modelo de ciclo
de vida.
Para el modelamiento se deber utilizar obligatoriamente diagramas
UWE - UML; asimismo, la solucin informtica deber usar la
metodologa de trabajo, basada en la Norma Tcnica peruana
12207:2006. De igual manera se tomara en cuenta los aspectos
generales de la Metodologa UWE, para el desarrollo e implementacin
de sistemas informticos, tomando en consideracin que dicha
metodologa facilita la planificacin, el control y seguimiento de los
proyectos, mejora del ratio coste / beneficio, optimiza la gestin de
recursos, facilita la comunicacin entre los participantes y facilita la
evaluacin de los proyectos.
Desde el punto de vista de los desarrolladores (Ingenieros de Software),
la Metodologa UWE, mejora la comprensin del problema web, optimiza
el proceso y las fases a seguir, se genera facilidad en mantenimiento y
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se desarrollan algunos criterios sobre reusabilidad. Desde el punto de

vista del cliente /usuario final, la UWE, garantiza en la medida de lo
posible la calidad del producto y se genera mayor confianza en el
proceso y los resultados por las facilidades de acceso a informacin y
mayor transparencia de la gestin. Las fases y procesos principales de la
Metodologa UWE, a tomar en cuenta son:
A. Anlisis de requisitos. Plasma los requisitos funcionales de la
aplicacin Web mediante un modelo de casos de uso.
B. Modelo de contenido: Define mediante un diagrama de clases,
los conceptos de detalle involucrados en la aplicacin.
C. Modelo navegacional: Representada la navegacin de los
objetos dentro de la aplicacin y un conjunto de estructuras como
son ndices, mens y consultas..
D. Modelo de presentacin: Representa las interfaces de usuario
por medio de vistas abstractas.
E. Modelo de Proceso: Representa el aspecto que tiene las
actividades que se conectan con cada clase de proceso.
Anlisis de
requisitos
Modelo de
Contenido
Modelo de
Navegacin
Modelo de
Presentacin
Modelo de
Procesos
9.4. PROCESO DE DESARROLLO

El proceso de desarrollo contiene las actividades y tareas del
desarrollador. El proceso contiene las actividades para el anlisis de los
requerimientos, diseo, codificacin, integracin, pruebas e instalacin y
aceptacin relacionadas con los productos software. Puede contener
actividades a nivel de sistema si se estipula en el contrato. El
desarrollador lleva a cabo o soporta las actividades de este proceso de
acuerdo con el contrato. El desarrollador gestiona el proceso de
desarrollo al nivel de proyecto siguiendo el proceso de gestin, que se
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emplea en este proceso; establece una infraestructura basado en el

proceso que se sigue en el proceso de infraestructura adapta el proceso
al proyecto siguiendo el proceso de adaptacin; y gestiona el proceso a
nivel de organizacin siguiendo el proceso de mejora de proceso y el
proceso de recursos humanos. Cuando el desarrollador es el proveedor
del producto software desarrollado, el desarrollador lleva a cabo el
proceso de suministro.
Lista de etapas: El modelo UWE propone 6 etapas o sub modelos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Modelo de Casos de Uso

Modelo de contenido.
Modelo de usuario.
Modelo de Estructura
Modelo Abstracto
Modelo de Adaptacin.
Modelo de integracin de software.
Instalacin de Software.
9.2.1. Modelo de Casos de Uso:

Esta actividad consta de las siguientes tareas:
9.2.1.1. Si no est estipulado en el contrato, el desarrollador deber
definir o seleccionar un modelo de ciclo de vida apropiado al alcance,
magnitud y complejidad del proyecto. Se debern seleccionar las
actividades y tareas del proceso de desarrollo y establecer una
correspondencia entre dichas tareas y el modelo de ciclo de vida.
NOTA: Estas actividades y tareas pueden solaparse o interaccionar y
pueden ser llevadas a cabo Iterativamente o recursivamente.
9.2.1.2. El desarrollador deber:
a) Diagramar el flujo del proceso de trmite documentario.
b) Poner las salidas basndose en el proceso de gestin de la
configuracin y llevar a cabo el control de los cambios de acuerdo
con l.
c) Documentar y solucionar los problemas y no conformidades
encontradas en los productos software y tareas de acuerdo con el
proceso de solucin de problemas.
d) Llevar a cabo los procesos de apoyo tal como se especifique en el
contrato.
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e) Establecer una lnea base para cada elemento de la configuracin

con los elementos apropiados, como los determinados por el
adquiriente y el proveedor.
9.2.1.3. El desarrollador deber seleccionar aquellas normas, mtodos,
herramientas y lenguajes de programacin (si no estn estipulados en el
contrato) que estn documentados, sean pertinentes y estn
establecidos por la organizacin para llevar a cabo las actividades del
proceso de desarrollo y de los procesos de apoyo.
9.2.1.4. El desarrollador deber preparar planes para realizar las
actividades del proceso de desarrollo. Los planes deberan incluir normas
especficas, mtodos, herramientas, acciones y responsabilidades
asociadas con el desarrollo y calificacin de todos los requerimientos,
incluyendo los de seguridad fsica y de acceso. Si fuese necesario, se
pueden preparar planes separados. Se debern documentar y ejecutar
estos planes.
9.2.1.5. Para el desarrollo y mantenimiento del producto software se
pueden emplear elementos no entregables. Sin embargo, se deber
asegurar que la operacin y mantenimiento del producto software
entregable, luego de entregado al adquiriente, es independiente de
dichos elementos, de otra manera se debern considerar como
entregables.
9.2.2. Modelo de Presentacin:
Esta actividad consta de las siguientes tareas, que el desarrollador
deber llevar a cabo o proporcionar apoyo, segn requiera el contrato:
9.2.2.1. Se deber analizar el uso especfico previsto del sistema a ser
desarrollado para especificar los requerimientos del sistema. La
especificacin de los requerimientos del sistema deber describir
funciones y capacidades del sistema; requerimientos de negocio,
organizativos y de usuario; requerimientos de seguridad fsica y de
acceso; requerimientos de ingeniera de factores humanos (ergonoma),
interfaces y requerimientos de operacin y mantenimiento; limitaciones
de diseo y requerimientos de calificacin. Se deber documentar la
especificacin de los requerimientos del sistema.

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9.2.2.2. Se debern evaluar los requerimientos del sistema teniendo en

cuenta los criterios enumerados a continuacin. Se debern documentar
los resultados de las evaluaciones.
a)
b)
c)
d)
e)
Trazabilidad hacia las necesidades de la adquisicin.

Consistencia con las necesidades de la adquisicin.
Capacidad para ser probados.
Viabilidad del diseo de la arquitectura del sistema.
Viabilidad de la operacin y mantenimiento.
9.2.3. Modelo de usuario:

Esta actividad consta de las siguientes tareas, que el desarrollador
deber llevar a cabo o proporcionar apoyo, segn requiere el contrato.
9.2.3.1. Se deber establecer la arquitectura del sistema a alto nivel. La
arquitectura deber identificar los elementos hardware, software y
operaciones manuales. Se deber asegurar que todos los requerimientos
del sistema se distribuyen entre estos elementos. Se debern identificar
posteriormente, los elementos de configuracin hardware, elementos de
configuracin software y las operaciones manuales partiendo de estos
elementos. Se deber documentar la arquitectura del sistema y los
requerimientos asignados a cada elemento.
9.2.3.2. Se deber evaluar la arquitectura del sistema y los
requerimientos para los elementos teniendo en cuenta los criterios
enumerados a continuacin. Se debern documentar los resultados de
las evaluaciones.
a)
b)
c)
d)
Trazabilidad hacia los requerimientos del sistema.

Representacin del esquema de los objetos visibles del usuario.
Consistencia con los requerimientos del sistema.
Viabilidad de los elementos software para cumplir con sus
requerimientos asignados.
e) Viabilidad de la operacin y mantenimiento.
9.2.4. Modelo de estructura.
Para cada elemento software (o para cada elemento de configuracin
software, si se ha identificado) esta actividad consta de las siguientes
tareas:
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9.2.4.1. El desarrollador deber establecer y documentar los

requerimientos software descritos a continuacin, incluyendo la
especificacin de los objetos a travs de clases de proceso.
a) Interfaces externas al elemento software.
b) Requerimientos de calificacin.
c) Especificaciones de seguridad fsica, incluyendo aquellas
relacionadas con los mtodos de operacin y mantenimiento,
influencias del entorno y dao a las personas.
d) Especificaciones de seguridad de acceso, incluyendo aquellas que
comprometen informacin confidencial.
e) Definicin de datos y requerimientos de las bases de datos.
f) Requerimientos de instalacin y aceptacin del producto software
entregado, en el lugar o lugares de operacin y mantenimiento.
g) Documentacin de usuario.
h) Requerimientos de operacin y ejecucin por parte del usuario.
i) Requerimientos de mantenimiento por parte del usuario.
9.2.4.2. El desarrollador deber evaluar los requerimientos software
teniendo en cuenta los criterios enumerados a continuacin. Se debern
documentar los resultados de la evaluacin.
a) Trazabilidad hacia los requerimientos del sistema y el diseo del
sistema.
b) Consistencia externa con los requerimientos del sistema.
c) Consistencia interna.
d) Capacidad para ser probado.
e) Viabilidad del diseo software.
f) Viabilidad de la operacin y mantenimiento.
9.2.5. Modelo de presentacin - abstracto:
software, si se ha identificado), esta actividad consta de las siguientes
tareas:
9.2.5.1. El desarrollador deber transformar los requerimientos para el
elemento software, en una arquitectura que describa su estructura a alto
nivel e identifique los componentes software. Se deber asegurar que
todos los requerimientos para el elemento software se asignan a sus
componentes software y se refinan posteriormente para facilitar el
diseo detallado. Se deber documentar la arquitectura del elemento
software.
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9.2.5.2. El desarrollador deber desarrollar y documentar un diseo a

alto nivel para las interfaces externas al elemento software y para las
interfaces entre los componentes software del elemento software.
9.2.5.3. El desarrollador deber desarrollar y documentar un diseo a
alto nivel para la base de datos.
9.2.5.4. Conviene que el desarrollador desarrolle y documente versiones
preliminares de la documentacin de usuario.
9.2.5.5. El desarrollador deber definir y documentar los requerimientos
preliminares de pruebas y la planificacin para la integracin del
software.
9.2.5.6. El desarrollador deber evaluar la arquitectura del elemento
abstracto y de los diseos de su interfaz y base de datos teniendo en
a) Trazabilidad hacia los requerimientos del elemento software.
b) Consistencia externa con los requerimientos del elemento
software.
c) Consistencia interna entre los componentes software.
d) Adecuacin de los mtodos de diseo y normas usadas.
e) Viabilidad del diseo detallado.
f) Viabilidad de la operacin y mantenimiento.
9.2.6.
Modelo de Proceso - adaptacin.

tareas:
9.2.6.1. El desarrollador deber desarrollar y documentar lo siguiente:
a) Cada unidad software y base de datos.
b) Procedimientos de prueba de caja negra, blanca y datos para
probar cada unidad software y base de datos.
9.2.6.2. El desarrollador deber probar cada unidad software y base de
datos asegurando que satisfacen sus requerimientos. Se debern
documentar los resultados de las pruebas.

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Telf.: 064-636006
9.2.6.3. El desarrollador deber actualizar la documentacin de usuario,

si es necesario.
9.2.6.4. El desarrollador deber actualizar los requerimientos de prueba
y el plan para la integracin del software.
9.2.7.5. El desarrollador deber evaluar el cdigo software y los
resultados de las pruebas teniendo en cuenta los criterios enumerados a
continuacin. Se debern documentar los resultados de las
evaluaciones.
a) Trazabilidad hacia los requerimientos y el diseo del elemento
software.
b) Consistencia externa con los requerimientos y el diseo del
elemento software.
c) Consistencia interna entre los requerimientos de las unidades.
d) Cobertura de pruebas de las unidades.
e) Adecuacin de los mtodos de codificacin y normas usadas.
f) Viabilidad de la integracin del software y de las pruebas.
g) Viabilidad de la operacin y mantenimiento.
9.2.7. Modelo de Integracin del software:
Para cada elemento software (o para cada elemento de configuracin de
tareas:
9.2.7.1. El desarrollador deber preparar un plan de integracin para
integrar las unidades software y los componentes software en el
elemento software. El plan deber incluir requerimientos de prueba,
procedimientos, datos, responsabilidades y plazos. Se deber
documentar el plan.
9.2.7.2. El desarrollador deber integrar las unidades software y los
componentes software y probarlos a medida que se agrupan de acuerdo
con el plan de integracin. Se deber asegurar que cada agrupacin
satisface los requerimientos del elemento software y que el elemento
software est integrado al final de la actividad de integracin. Se deber
documentar los resultados de la integracin y de las pruebas.
si es necesario.
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9.2.7.4. El desarrollador deber preparar y documentar, para cada

requerimiento de calificacin del elemento software, un conjunto de
pruebas, casos de prueba (entradas, salidas, criterios de prueba) y
procedimientos de prueba para llevar a cabo las pruebas de calificacin
del software. El desarrollador deber asegurar que el elemento software
integrado est listo para las pruebas de calificacin del software.
9.2.7.5. El desarrollador deber evaluar el plan de integracin, el diseo,
el cdigo, las pruebas, los resultados de las pruebas y la documentacin
de usuario teniendo en cuenta los criterios enumerados a continuacin.
Se debern documentar los resultados de las evaluaciones.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Trazabilidad hacia los requerimientos del sistema.

Consistencia externa con los requerimientos del sistema.
Consistencia interna.
Cobertura de las pruebas de los requerimientos del elemento
software.
Adecuacin de las normas de prueba y de los mtodos usados.
Conformidad con los resultados esperados.
Viabilidad de las pruebas de calificacin del software.
Viabilidad de la operacin y mantenimiento.
9.2.8. Pruebas de calificacin del software:

tareas:
9.2.8.1. El desarrollador deber llevar a cabo pruebas de calificacin de
acuerdo con los requerimientos de calificacin para el elemento
software. Se deber asegurar que se prueba la conformidad de la
implementacin de cada requerimiento software. Se debern
documentar los resultados de las pruebas de calificacin.
si es necesario.
9.2.8.3. El desarrollador deber evaluar el diseo, el cdigo, las pruebas,
los resultados de las pruebas y la documentacin de usuario teniendo en
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a) Cobertura de las pruebas de los requerimientos del elemento

software.
b) Conformidad con los resultados esperados.
c) Viabilidad de la integracin del sistema y las pruebas, si se llevan
a cabo.
d) Viabilidad de la operacin y mantenimiento.
9.2.8.4. Se debern documentar los resultados de las auditoras. Si el
hardware y el software estn bajo desarrollo o integracin, las auditoras
pueden posponerse hasta las pruebas de calificacin del sistema.
9.2.8.5. Tras la finalizacin exitosa de las auditoras, si se llevan a cabo,
el desarrollador deber:
a) Actualizar y preparar el producto software entregable para la
integracin del sistema, pruebas de calificacin del sistema,
instalacin del software o apoyo a la aceptacin del software,
como proceda.
9.2.9. Instalacin del software:
9.2.9.1. El desarrollador deber preparar un plan para instalar el
producto software en el entorno de destino, tal como se especifica en el
contrato. Se debern determinar y estar disponibles los recursos y la
informacin necesaria para instalar el producto software.
El desarrollador deber ayudar al adquiriente con las actividades de
puesta en marcha tal como se especifique en el contrato. En los casos
en que el software instalado reemplace a un sistema existente, el
desarrollador deber proporcionar apoyo a cualquier actividad realizada
en paralelo que sea requerida por el contrato. Se deber documentar el
plan de instalacin.
9.2.9.2. El desarrollador deber instalar el producto software de acuerdo
con el plan de instalacin. Se deber asegurar que el cdigo software y
las bases de datos se inicializan, ejecutan y terminan tal como se
especifica en el contrato. Se debern documentar las incidencias y
resultados de la instalacin.
9.2.10
Apoyo a la aceptacin del software:

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9.2.10.1. El desarrollador deber proporcionar apoyo a las revisiones y
pruebas de aceptacin llevadas a cabo por el adquiriente del producto
software. Las revisiones y pruebas de aceptacin debern tener en
cuenta los resultados de las revisiones conjuntas, auditoras, pruebas de
calificacin del software y pruebas de calificacin del sistema (si se
llevan a cabo). Se debern documentar los resultados de las pruebas y
revisiones de aceptacin.
9.2.10.2. El desarrollador deber completar y entregar el producto
software tal como se especifica en el contrato.
9.2.10.3. El desarrollador deber proporcionar formacin inicial y
continua y dar apoyo al adquiriente tal como se especifica en el
contrato.

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9.3. PROCESO DE OPERACIN

El proceso de operacin contiene las actividades y tareas del operador.
El proceso cubre la operacin del producto software y el apoyo a la
operacin de los usuarios. Ya que la operacin del producto software
est integrado a la operacin del sistema, las actividades y tareas de
este
Lista de actividades. Este proceso consta de las siguientes actividades:
a)
b)
c)
d)
Implementacin del proceso.

Pruebas de operacin.
Operacin del sistema.
Soporte al usuario.
9.3.1. Implementacin del proceso:

9.3.1.1. El operador debera preparar un plan y establecer un conjunto
de normas de operacin para llevar a cabo las actividades y tareas de
este proceso. Se deber documentar y ejecutar el plan.
9.3.1.2. El operador deber establecer procedimientos para recibir,
registrar, solucionar y hacer un seguimiento de los problemas y
proporcionar informacin sobre su situacin. En cuanto se encuentren
problemas, se debern registrar e introducir en el proceso de solucin de
problemas.
9.3.1.3. El operador deber establecer procedimientos para probar el
producto software en su entorno de operacin, para alimentar con
informes de problemas y peticiones de modificaciones al proceso de
mantenimiento y para liberar el producto software para el uso en
operacin.
9.3.2. Pruebas de operacin:
9.3.2.1. Para cada release del producto software, el operador deber
llevar a cabo pruebas de operacin y tras satisfacerse los criterios
especificados, liberar el software para uso en operacin.

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9.3.2.2. El operador deber asegurar que el cdigo software y las bases

de datos se inicializan, ejecutan y terminan tal como se describe en el
plan.
9.3.3. Operacin del sistema:
Esta actividad consta de la siguiente tarea:
9.3.3.1. El sistema deber ser operado en el entorno previsto de acuerdo
con la documentacin de usuario.
9.3.4. Soporte al usuario:
9.3.4.1. El operador deber proporcionar asistencia y consultora a los
usuarios cuando la pidan. Estas peticiones y las acciones subsecuentes
se debern registrar y supervisar.
9.3.4.2. El operador deber pasar las peticiones del usuario, cuando sea
necesario, al proceso de mantenimiento para su solucin. Estas
peticiones se debern tramitar y el originador de la peticin deber ser
informado de las acciones que se planifiquen y se tomen. Se deber
hacer un seguimiento de todas las decisiones hasta su conclusin.
9.3.4.3. Si un problema reportado tiene una solucin temporal, antes de
que se pueda liberar una solucin permanente, se deber dar la opcin
a quien report el problema para que la use. Se debern aplicar al
software en operacin, usando el proceso de mantenimiento (5.5), las
correcciones permanentes, los releases que incluyan funciones o
caractersticas omitidas anteriormente y las mejoras del sistema.

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9.4. PROCESO DE MANTENIMIENTO

El proceso de mantenimiento contiene las actividades y tareas del
responsable de mantenimiento. Este proceso se inicia cuando el
producto software sufre modificaciones en el cdigo y la documentacin
asociada, debido a un problema o a la necesidad de mejora o
adaptacin. El objetivo es modificar el producto software existente
preservando su integridad. Este proceso incluye la migracin y retirada
del producto software. El proceso termina con la retirada del producto
software.
Las actividades proporcionadas por esta rea son especficas del proceso
de mantenimiento; sin embargo, el proceso puede
utilizar otros
procesos de esta NTP. Si se usa el proceso de desarrollo, el trmino
desarrollador se deber interpretar en l como el responsable de
mantenimiento.
El responsable de mantenimiento gestiona el proceso de mantenimiento
a nivel de proyecto siguiendo el proceso de gestin, que se emplea en
este proceso; establece una infraestructura basada en el proceso que se
sigue en el proceso de infraestructura:
Adapta el proceso para el proyecto siguiendo el proceso de adaptacin;
y gestiona el proceso a nivel de organizacin siguiendo el proceso de
mejora de proceso y el proceso de recursos humanos. Cuando el
responsable de mantenimiento es el proveedor del servicio de
mantenimiento, el responsable de mantenimiento lleva a cabo el
proceso de suministro.
Lista de actividades. Este proceso consta de las siguientes actividades:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Implementacin del proceso.

Anlisis de problemas y modificaciones.
Implementacin de las modificaciones.
Revisin/aceptacin del mantenimiento.
Migracin.
Retirada del software.
9.4.1. Implementacin del proceso:


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9.4.1.1. El responsable de mantenimiento deber preparar, documentar

y ejecutar planes y procedimientos para llevar a cabo las actividades y
tareas del proceso de mantenimiento.
9.4.1.2. El responsable de mantenimiento deber establecer
procedimientos para recibir, registrar y hacer seguimiento a los informes
de problemas y a las peticiones de modificaciones de los usuarios y
proporcionar informacin a los usuarios sobre su situacin. En el
momento en que se encuentren problemas, se debern registrar e
introducir en el proceso de solucin de problemas.
9.4.1.3. El responsable de mantenimiento deber implementar el
proceso de gestin de la configuracin (o establecer una interfaz con l
a nivel organizacional) para gestionar las modificaciones al sistema
existente.
9.4.2. Anlisis de problemas y modificaciones:
9.4.2.1. El responsable de mantenimiento deber analizar el informe del
problema o la peticin de modificacin de acuerdo con su impacto en la
organizacin, el sistema existente y los sistemas con los que
interacciona segn lo siguiente:
a) Tipo; por ejemplo correctivo, mejora, preventivo o adaptativo a un
nuevo entorno.
b) Alcance; por ejemplo tamao de la modificacin, costo, tiempo
para completar la modificacin.
c) Aspectos crticos; por ejemplo, impacto en las caractersticas o
seguridad fsica o de acceso.
9.4.2.2. El responsable
comprobar el problema.
de
mantenimiento
deber
reproducir
9.4.2.3. Basndose en el anlisis, el responsable de mantenimiento

deber preparar alternativas para implementar la modificacin.
9.4.2.4. El responsable de mantenimiento deber documentar el
problema/peticin de modificacin, los resultados del anlisis y las
alternativas de implementacin.

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9.4.2.5. El responsable de mantenimiento deber obtener la aprobacin

para la implementacin de la alternativa seleccionada tal como se
especifica en el contrato.
9.4.3. Implementacin de las modificaciones:
Esta actividad consta de las siguientes tareas.
9.4.3.1. El responsable de mantenimiento deber llevar a cabo el
anlisis y determinar qu documentacin, unidades software y versiones
requieren ser modificadas por esta causa. Se deber documentar este
anlisis.
9.4.3.2. El responsable de mantenimiento deber ejecutar el proceso de
desarrollo (5.3) para implementar las modificaciones. Los requerimientos
del proceso de desarrollo se deben complementar con lo siguiente:
a) Se debern definir y documentar criterios de prueba y evaluacin
para probar y evaluar las partes modificadas y no modificadas del
sistema (unidades software, componentes y elementos de
configuracin).
b) Se deber asegurar la implementacin completa y correcta de los
requerimientos nuevos y modificados. Tambin se deber asegurar
que los requerimientos originales no modificados no han sido
afectados. Se debern documentar los resultados de las pruebas.
9.4.4. Revisin/aceptacin del mantenimiento:
9.4.4.1. El responsable de mantenimiento deber llevar a cabo
revisiones, con la organizacin que autoriza las modificaciones, para
determinar la integridad del sistema modificado.
9.4.4.2. El responsable de mantenimiento deber obtener aprobacin
para la finalizacin satisfactoria de la modificacin, tal como se
especifica en el contrato.
9.4.5. Migracin:
9.4.5.1. Si se migra el sistema o producto software (incluyendo los
datos) de un entorno de operacin viejo a uno nuevo, se deber
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asegurar que cualquier producto software o datos producidos o

modificados durante la migracin estn de acuerdo con esta NTP.
9.4.5.2. Se deber preparar, documentar y ejecutar un plan de
migracin. Las actividades de planificacin debern incluir a los
usuarios. El plan deber incluir los siguientes elementos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Anlisis de los requerimientos y definicin de la migracin.

Desarrollo de las herramientas de la migracin.
Conversin del producto software y de los datos.
Ejecucin de la migracin.
Verificacin de la migracin.
Soporte para el antiguo entorno en el futuro.
9.4.5.3. Se deber notificar a los usuarios las actividades y planes de la

migracin.
Las notificaciones debern incluir lo siguiente:
a) Declaracin de por qu el antiguo entorno no va a seguir siendo
soportado.
b) Descripcin del nuevo entorno con su fecha de disponibilidad.
c) Descripcin de otras opciones de soporte, si existen, una vez que
ha cesado el soporte al antiguo entorno.
9.4.5.4. Para hacer ms fluida la transicin al nuevo entorno, se puede
llevar a cabo la operacin en paralelo del antiguo y del nuevo entorno.
Durante este periodo se deber proporcionar la formacin necesaria tal
como se especifica en el contrato.
9.4.5.5. Cuando llegue el momento previsto de la migracin, se deber
notificar a todos los afectados. Se deber archivar toda la
documentacin, registros y cdigo del antiguo entorno.
9.4.5.6. Se deber llevar a cabo una revisin post-operacin para
evaluar el impacto del cambio al nuevo entorno. Los resultados de la
revisin se debern enviar a las autoridades apropiadas para su
conocimiento, gua y actuacin.
9.4.5.7. Los datos usados por o asociados al antiguo entorno debern
ser accesibles de acuerdo con los requerimientos del contrato sobre
proteccin de datos y auditoras aplicables.
9.4.6. Retirada del software:
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9.4.6.1. Se deber preparar y documentar un plan de retirada para el
cese del soporte activo por parte de las organizaciones de operacin y
mantenimiento. Las actividades de planificacin debern incluir a los
usuarios. El plan deber considerar los elementos enumerados a
continuacin. El plan deber ser ejecutado.
a) Cese total o parcial del soporte tras un cierto periodo de tiempo.
b) Archivo del producto software y de su documentacin asociada.
c) Responsabilidad para cualquier aspecto de soporte residual en el
futuro.
d) Transicin hacia el nuevo producto software, si es aplicable.
e) Accesibilidad de las copias archivadas de los datos.
9.4.6.2. Se deber notificar a los usuarios s los planes y actividades de
la retirada.
Las notificaciones debern incluir lo siguiente:
a) Descripcin del sustitutivo o mejora, con su fecha de
disponibilidad.
b) Descripcin del por qu el producto software no va a seguir siendo
soportado.
c) Descripcin de otras opciones de soporte disponibles, una vez que
el soporte ha cesado.
9.4.6.3. Para facilitar la transicin al nuevo sistema, conviene que se
lleve a cabo la operacin en paralelo del sistema a retirar y del nuevo
producto software.
Durante este perodo, se deber proporcionar formacin a los usuarios,
tal como se especifica en el contrato.
9.4.6.4. Cuando llegue la fecha prevista de retirada, se deber notificar
a todos los afectados. Toda la documentacin de desarrollo asociada,
registros y cdigo se debern archivar en el momento oportuno.
9.4.6.5. Los datos usados o asociados al producto software retirado
debern ser accesibles de acuerdo con los requerimientos del contrato
sobre proteccin de datos y auditoras aplicables.

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9.5. EL DESARROLLADOR DEBER:

a) Documentar las salidas de acuerdo con el proceso de
documentacin.
b) Poner las salidas basndose en el proceso de gestin de la
configuracin y llevar a cabo el control de los cambios de acuerdo
con l.
c) Documentar y solucionar los problemas y no conformidades
encontradas en los productos software y tareas de acuerdo con el
proceso de solucin de problemas.
d) Llevar a cabo los procesos de apoyo (captulo 6) tal como se
especifique en el contrato.
e) Establecer una lnea base para cada elemento de la configuracin
con los elementos apropiados, como los determinados por el
adquiriente y el proveedor.
El desarrollador deber seleccionar, adaptar y usar aquellas normas,
mtodos, herramientas y lenguajes de programacin (si no estn
estipulados en el contrato) que estn documentados, sean pertinentes y
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estn establecidos por la organizacin para llevar a cabo las actividades

del proceso de desarrollo y de los procesos de apoyo.
El desarrollador deber preparar planes para realizar las actividades del
proceso de desarrollo. Los planes deberan incluir normas especficas,
mtodos, herramientas, acciones y responsabilidades asociadas con el
desarrollo y calificacin de todos los requerimientos, incluyendo los de
seguridad fsica y de acceso. Si fuese necesario, se pueden preparar
planes separados. Se debern documentar y ejecutar estos planes.
Para el desarrollo y mantenimiento del producto software se pueden
emplear elementos no entregables. Sin embargo, se deber asegurar
que la operacin y mantenimiento del producto software entregable,
luego de entregado al adquiriente, es independiente de dichos
elementos, de otra manera se debern considerar como entregables.
9.6. PLATAFORMA TECNOLGICA:
La solucin de desarrollo del Sistema deber ser implementada bajo una
arquitectura de 3 capas:
Capa de Presentacin:
Es la que ve el usuario (tambin de la denomina capa de
usuario), presenta el sistema al usuario, le comunica la
informacin y captura la informacin del usuario en un mnimo de
proceso (realiza un filtrado previo para comprobar que no hay
errores de formato). Esta etapa se comunica nicamente con la
capa de negocio. Tambin es conocida como interfaz grfica y
debe tener la caracterstica de ser amigable (entendible y fcil
de usar) para el usuario,
Capa de Negocio:
Es donde residen los programas que se ejecutan, se reciben las
peticiones del usuario y que se envan las respuestas tras el
proceso. Se denomina capa de negocio (e incluso de lgica del
negocio) porque es aqu donde se establecen todas las reglas que
deben cumplirse. Esta etapa se comunica con la capa de
presentacin, para recibir las solicitudes y presentar los resultados,
y con la capa de datos, para solicitar al gestor de base de datos
almacenar o recuperar datos de l. Tambin se consideran aqu los
programas de aplicacin.
Capa de Datos:

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Telf.: 064-636006
Es donde residen los datos y es la encargada de acceder a los

mismos. Est conformada por uno o ms gestores de bases de
datos que realizan todo el almacenamiento de datos, reciben
solicitudes de almacenamiento o recuperacin de informacin
desde la capa de negocios.
Las ventajas de usar esta arquitectura son las siguientes:
El desarrollo se puede llevar a cabo en varios niveles.

Desarrollos paralelos (en cada capa).
Aplicaciones ms robustas debido al encapsulamiento.
En caso que sobrevenga algn cambio, solo se ataca al nivel
requerido sin tener que revisar ente cdigo mezclado.
Mantenimiento y soporte ms sencillo (es ms sencillo cambiar un
componente que modificar un aplicacin monoltica).
Mayor flexibilidad (se pueden aadir nuevos mdulos para dotar al
sistema de nueva funcionalidad).
Alta escalabilidad. La principal ventaja de un aplicacin distribuida
bien diseada es su buen escalamiento, es decir, que puede
manejar muchas peticiones con el mismo rendimiento
simplemente aadiendo ms hardware.
El crecimiento es casi lineal y no es necesario aadir ms cdigo
para conseguir esta escalabilidad.
Capa de Presentacin
CLIENTES
Capa de Negocio Capa de Datos
SERVIDOR DE BASE DE DATOS

SERVIDOR DE NEGOCIACION
Modalidad: WEB
Lenguaje de programacin: Java 2 Enterprise Edition (J2EE).
IDE para aplicaciones Web: Netbeans.
Software de Servidor de Aplicaciones Web: JBOSS, Tomcat
Apache.
Navegador: Internet Explorer, Mozilla Chrome.
Gestor de base de datos: SQL Server 2012.

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10.
Sistema Operativo de Servidores: Windows Server / Linux.

Sistema Operativo de Clientes: Windows XP, 7 o superior.
Protocolo de transporte / red utilizado: Se conecta con el protocolo
TCP/IP.
Reportes del sistema: Soportados en formato EXCEL, PDF, HTML,
TXT.
SISTEMA DE HIPTESIS:
10.1. Disminuir del tiempo promedio en el trmite o atencin de un

documento, debido a que se reduciran tareas que se repitan,
evitando olvidos y/o documentos traspapelados.
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10.2. Aumentar la productividad gracias a la implantacin de procesos

lgicos para la atencin de la documentacin.
10.3. Disminucin del uso de papel, tinta, reduciendo drsticamente los
gastos por este concepto.
11.
SISTEMA DE VARIABLES:
11.1. Variables Independientes:

11.1.1.1.Disminucin del tiempo promedio en el trmite.
11.1.1.2.Aumento en la productividad.
11.1.1.3.Disminucin del uso de papel.
11.2. Variables Dependientes:
11.2.1.1.Eliminacin de Tareas Repetitivas.
11.2.1.2.Automatizacin de Procesos Lgicos.
11.2.1.3.Estandarizacin de la documentacin emitida.

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1. TITULO DEL PROYECTO:

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3.1.4. Incremento de costos

3.2. Causas del problema:

4.1.1. Priorizar la atencin de los usuarios y administrados,

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mejorar la calidad del servicio y transparencia que sustentan

4.2.1. Disminuir del tiempo promedio en el trmite o atencin de un

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EMPRESA DE SERVICIOS MULTIPLES

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Desarrollo e implementacin del Sistema Informtico de Gestin

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RGM - 2 El sistema permitir la creacin y asignacin de

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organizar un Estado moderno y eficiente, orientado al servicio del

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En el citado Plan, de manera especfica se seala en el Objetivo

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EMPRESA DE SERVICIOS MULTIPLES

Esta es la fase final de todo trmite, en la cual con las medidas de

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El sistema y el proceso estar certificado de tal manera que la

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Asignar roles que pueda: desarchivar, retornar, modificar un

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Registro de documentos externos provenientes de administrados

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8.15. Procesos de Instalacin:

La investigacin realizada es de tipo exploratorio y descriptivo; ya que

METODO E INSTRUMENTO DE LA INVESTIGACIN

El mtodo que se utiliz para la recoleccin de la informacin fue el

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UML (Unified Modeling Language)

La propuesta de Ingeniera Web basada en UML es una metodologa detallada para

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EMPRESA DE SERVICIOS MULTIPLES

que es una extensin de UML. Esta metodologa nace con la finalidad de

La notacin se basa en UML (OMG, 2003): para aplicaciones Web en

Modelo de casos de uso para capturar los requisitos del sistema.

Modelo conceptual para el contenido (modelo del dominio).

Modelo de usuario: modelo de navegacin que incluye modelos

vida del objeto.

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EMPRESA DE SERVICIOS MULTIPLES

representacin esquemtica de los objetos visibles al usuario.

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condiciones y explcitamente incluyen las acciones que son