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ADMINISTRACIN I

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Tema 3

Administracin por objetivos

Material didctico digitalizado para la enseanza de la Administracin en la Arquitectura


(Subproyecto PAPIME EN402003)
Responsable acadmico: Dr. Jorge Quijano Valdez

ndice
Introduccin (3)
3.1 Identificacin de necesidades y/o problemas (5)
3.2 Determinacin por objetivos (11)
3.3 El proceso administrativo (15)
3.3.1 Elemento motor del proceso administrativo (15)
3.3.2 La comunicacin (17)
3.3.3 La toma de decisiones (18)
Preguntas guiadas (19)
Respuestas (segn el compilador) (20)
Glosario de trminos (21)
Bibliografa y lecturas recomendadas (22)

Introduccin
En trminos de organizacin del tiempo, actividades y eficiencia terminal en
el manejo del quehacer arquitectnico, la complejidad es fundamental y obliga a la
identificacin previa de necesidades y/o problemas. El arquitecto en funciones de
administrador debe ser muy cuidadoso en el tratamiento de esa complejidad para
lograr una administracin por objetivos que le permita llevar a cabo y concluir con
xito el reto que plantea un proceso administrativo pactado anteriormente con el
propietario.
Como ver el lector, existen diversas escuelas de pensamiento que definen a
la administracin por objetivos, no obstante, lo cierto es que un arquitecto en
funciones debe reconocer la importancia de la comunicacin y la responsabilidad
que le impone el poder y tomar decisiones cuando se enfrenta a la complejidad en
estos retos.
Debido a esto, se plantean principios bsicos de la actividad de organizacin
que seguramente sern de inters y movern a su aplicacin prctica por parte del
lector, es decir, el estudiante de arquitectura que se ocupa en sus tareas del taller de
arquitectura y por qu no? en su vida diaria.

3.1 Identificacin de necesidades y/o problemas


En la sociedad moderna la administracin ha llegado a ser un elemento
complementario, indispensable para la mayor parte de las profesiones. Todo
profesional (arquitecto, ingeniero, qumico, etctera) tiene que trabajar casi
necesariamente en el seno de alguna organizacin, de ah que en todas las carreras

JERARQUIAS
DE
LOS
PLANES
BSICOS
DE
UNA
ORGANIZACIN, EMPRESA O
DESPACHO PROFESIONAL

sea normal que se impartan algunos conocimientos elementales de administracin.


El arquitecto, por su parte, se integrar a una empresa o institucin para ejercer, o
bien, asesorar a sus clientes y a sus respectivas organizaciones desde su
despacho, lo cual justifica para l un aprendizaje de ciertos conocimientos sobre la
administracin.
El arquitecto en la funcin de administrador de los recursos del cliente o
propietario, en la medida en que se encarga de coordinar tcnicamente la accin de
quienes laboran en su organizacin pblica o privada para el logro de los fines
que esa organizacin se propone, realiza una serie de funciones que dependen de
su capacidad primera de identificar el encargo en la oportunidad de resolver
necesidades y/o problemas.

ACCIONES POR RESOLVER


Objetivos generales
Polticas generales de aplicacin
Procedimientos generales de
aplicacin
Polticas particulares
Procedimientos particulares
Reglas generales
Reglas especificas para cada
funcin
ACCIONES EN PROCESO DE
SOLUCIN

Los objetivos deben cumplir ciertas


condiciones.

Ahora bien, las funciones del arquitecto administrador son especialmente


importantes cuando la operacin administrativa est guiada por objetivos. Este
trmino, administracin por objetivos, fue introducido al vocabulario del ejercicio
profesional por Peter Drucker en su libro The Practice of Management. A partir de
entonces, muchos analistas de la administracin han contribuido con obras
importantes a la definicin de la administracin por objetivos (APO, en adelante).
Por ejemplo, Douglas S. Sherwin sugiere que consideremos a la APO desde el
punto de vista de la organizacin, con lo cual, segn l, podran desarrollarse un par
de conceptos adicionales que aseguraran el xito a esta clase de ejercicios
administrativos.
La organizacin en servicios profesionales de arquitectura, segn las teoras
contemporneas, es una estrategia para alcanzar un propsito especificado, luego,
si el propsito especificado es alcanzar objetivos, la estrategia elegida ciertamente
volver factibles las siguientes posibilidades creativas:
1. El reconocimiento de que un nico tipo de organizacin probablemente no resulte

Deben de ser especficos y expresar


claramente qu se pretende alcanzar.

adecuado para todo tipo de objetivos permitira que la estrategia hiciera diferencias
para diversos tipos de objetivos.

2. La estrategia reconocera que las actividades de un profesionista arquitecto no


pueden satisfacer la mayora de los objetivos y, con certeza, no pueden satisfacer
los ms importantes, sino que se necesitan las contribuciones coordinadas de

Los objetivos deben de ser


susceptibles de ser medidos y
evaluados en trminos de tiempo,
costo, cantidad y calidad.

varias personas para desempear la tarea.


Como ensea Sherwin, es fcil distinguir cuando menos dos tipos de
objetivos en las organizaciones. El primero es mantener estndares de rendimiento
predeterminados en los sistemas y funciones repetitivos del negocio. El segundo es
propiciar cambios para mejorar el negocio. Por simplificar, llamemos a los primeros
objetivos del rendimiento de las funciones u objetivos del mantenimiento del
rendimiento y a los segundos objetivos de cambio u objetivos para el
mejoramiento.
Aclaremos esta diferencia con un ejemplo. El mantener la calidad de
presentacin de un diseo a un nivel ya propuesto, cuando la capacidad para
alcanzar dicho nivel ya ha sido demostrada, es un objetivo del rendimiento de una
funcin.
El reducir las cantidades de dinero por gastar a un nivel que an no ha sido
alcanzado es un objetivo de cambio.

Fundamentalmente se clasifican dos


tipos de objetivos:
Objetivos de rendimiento.
Objetivos de mejoramiento.

Resulta evidente que la estrategia y, por tanto, la administracin para


mantener un objetivo de presentacin adecuado ser diferente de la estrategia y la
organizacin necesarias para superarlo. El mantenimiento de un objetivo del
cumplimiento quizs slo exija que las personas que contribuyen a l se apeguen
cuidadosamente a sus obligaciones y procedimientos: la restriccin de recursos
acorde con los lmites establecidos, el costo final en el momento de entregar, las
acciones por cobrar lo pactado, la rpida solucin de los problemas con clientes,
etctera. Las funciones de diseo, dibujo, presentacin y entrega en tiempo, costo y
Los
objetivos
deben
de
ser
consistentes, acordes con los fines
generales y particulares o personales.

calidad deben de coordinarse para este objetivo de manera ms o menos rutinaria.


Por otra parte, el logro de un mejor nivel de utilidades requiere ciertas
actividades cognoscitivas y creativas adems de, probablemente, algunos cambios
de polticas, procedimientos, personal, autoridades o inversiones.
Ahora bien, si el objetivo es reducir el riesgo del costo final por cobrar, se
necesita una serie diferente de acciones tales como los anlisis de las experiencias
pasadas, con objeto de determinar si los proveedores y prestadores de servicios o
los clientes morosos deben ser suprimidos, si deben fijarse lmites contractuales
ms altos o si es preciso tomar decisiones para levantar o aumentar las sanciones y
cambiar de proveedores y prestadores de servicios o de clientes.

En este caso, adems de las funciones de rendimiento rutinarias,


probablemente se necesite hacer uso de asesoramiento especializado de abogados,
contadores, fiscalistas y actuarios para lograr que los objetivos fijados alcancen un

Los objetivos deben ser alcanzables,


realistas, y posibles de lograr en un
marco de referencia razonable .

nuevo nivel de rendimiento. Es as como se evidencia la necesidad de una


organizacin diferente, que proporcione estas aportaciones para lograr los objetivos
de cambio.
La organizacin es diferente, por supuesto, no slo tratndose de estos dos
tipos de objetivos, sino tambin en el caso de todos y cada uno de los objetivos.
Todos los objetivos de mejoramiento de funciones tienen en comn que la
organizacin de cada uno de ellos es ms o menos permanente, y que
constantemente se busca cada uno con un proceso de cooperacin entre funciones.
Por otra parte, todos los objetivos de cambio tienen en comn que la organizacin
que puede propiciarlos es temporal, dura hasta que se ha alcanzado y demostrado
el nivel nuevo.

Para ser alcanzables y cumplirse, no


importa que sean fijados en un nivel
inferior.

Los objetivos de rendimiento implican un proceso; los objetivos de cambio


implican un proyecto.
El ejemplo planteado ilustra cmo rara vez el logro de un objetivo es el
resultado de la contribucin de una sola persona, sino ms bien que se necesita la
cooperacin de varias funciones. Si pensamos un momento en los objetivos de
calidad, produccin, mantenimiento y seguridad, y prcticamente cualquier objetivo
importante, veremos que lo mismo puede decirse de cualquiera de ellos. Por ende,
su realizacin es algo mucho ms complejo que la mera distribucin de objetivos, de
uno en uno, entre los diferentes componentes de una organizacin. Sin embargo, la
imposibilidad para reconocer el aspecto multifuncional de los objetivos podra
explicar algunos problemas que presentan los programas convencionales de la
APO.1
Hemos visto, pues, la complejidad que en trminos organizativos representa
la identificacin de necesidades y/o problemas. Ahora nos toca examinar las
funciones del arquitecto administrador de su propia actividad profesional, en cuanto
a la determinacin por objetivos.

Sherwin, Douglas S., Administracin de los objetivos, en Fernando Arias Castaeda y Esther
Ramrez Morales, Administracin, Mxico, UNAM-DGAPA, 1992 (Cuadernos de la DGAPA, 2), pp.
121-122.

10

3.2 Determinacin por objetivos en el quehacer arquitectnico


De acuerdo con lo dicho por el licenciado Agustn Reyes Ponce, y aplicado a
nuestro quehacer profesional, cules sean las funciones del arquitecto en funcin de
autoadministrador pueden definirse conforme a la tradicin terica de la escuela
operacional o del proceso administrativo. As, en cuanto a la determinacin por

Identificacin del problema: Indicar


qu es lo que se va a hacer, dnde
se va a poner especial nfasis y qu
es lo que se va a obtener. (Romo,
Juan Manuel, arq., Apuntes de
clase, Mxico, UNAM-FA, 1995).

objetivos esta escuela afirma:


Los objetivos se establecern de acuerdo con la naturaleza del servicio
profesional de que se trate, e incluso con los puntos de vista que adopten los
dirigentes de la organizacin. Para la fijacin de esos objetivos existen tcnicas de
clasificacin segn su trascendencia, amplitud, y el nivel en que se toman; cmo se
coordinan los generales o estratgicos con los operativos o de realizacin y con los
intermedios o tcnicos; cul es la profundidad a que va llegando cada uno. Los
objetivos son fines, y cada fin prximo est ligado en calidad de medio a los fines
ms remotos, distinguindose as los propsitos, misiones, objetivos y metas.
Existen reglas sobre cada uno de estos tipos de objetivos y la forma de fijarlos; su
aplicacin hace que sean mejor encontrados, mejor fijados y mejor alcanzados.

Establecer premisas o supuestos de


la planeacin en el marco futuro en
que tendr lugar. (Romo, Juan
Manuel, arq., ibid.)

11

Lneas de accin alternativas o determinar


caminos por los cuales tambin puedan
alcanzarse los objetivos. (Romo, Juan
Manuel, arq., ibid.)

Para lograr los objetivos dentro de las estrategias y polticas fijadas, el


arquitecto administrador necesita formular planes, para lo cual cuenta con una serie
de clasificaciones y tcnicas a fin de que dichos planes sean lo ms realistas y
alcanzables. Ante todo, el arquitecto en funciones de administrador especifica los
planes a largo, mediano y corto plazo y los armoniza para que tengan la mayor
efectividad posible. Dentro de sus planes, el arquitecto administrador realizar los
programas que fijan principalmente el tiempo y el momento en que cada una de las
actividades debe llevarse a cabo, de los presupuestos, que son los mismos
programas, pero cuantificados del mejor modo posible, ya sea con la mera
expresin numrica dando los presupuestos no financieros (por ejemplo, los de
tiempo de ejecucin de un trabajo de diseo o de edificacin) o bien cuantificando
en dinero, lo que constituye los presupuestos financieros.
En general, deber recordarse que los objetivos deben cumplir con las
siguientes condiciones:

Evaluacin de lneas de accin alternativas


en funcin de los objetivos finales y de
acuerdo con el entorno, como son:
presupuestos, riesgos, adaptacin a corto
y largo plazos. (Romo, Juan Manuel, arq.,
ibid.)

Ser especficos. Que expresen con claridad lo que se pretende alcanzar.


Ser mensurables. Que sean susceptibles de evaluacin en trminos de
tiempo, cantidad, costo o eficiencia.
Ser consistentes. Que se hallen acordes con los objetivos generales y las
polticas de la empresa, as como con los objetivos personales.
Ser alcanzables. Que sean realistas y, por consiguiente, representen algo
ejecutable en un marco razonable de referencia. (Esto, sin embargo, no implica que
se fije a un nivel muy inferior para que se cumplan los objetivos.) 2
2

Reyes Ponce, Agustn, Qu es un administrador?, en Agustn Reyes Ponce y colaboradores, El


administrador de empresas, qu hace?, Mxico, Alhambra Mexicana, 1992, 3 edicin, pp. 13-24.

12

JERARQUIAS DE LOS TIPOS DE PLANES BSICOS


OBJETIVO GENERAL DE UNA ORGANIZACIN
EMPRESARIAL
Seleccin de la lnea de accin
en la adopcin del plan definitivo,
o de varias para lograrlo mejor.
(Romo, Juan Manuel, arq., ibid.)

OBJETIVOS GENERLES
DE CADA DIVISION O
DEPARTAMENTO

POLITICAS GENERALES DE APLICACIONES A


TODOS LOS DEPARTMENTOS Y DIVISIONES.

PROCEDIMIENTOS GENERALES DE
APLICACIN
DE
TODOS
LOS
DEPARTAMENTOS O DIVISIONES

POLITICAS PARTICULARES DE CADA


DIVISION O DEPARTAMENTO

PROCEDIMIENTOS PARTICULRES
DE CADA DIVISION O
DEPRTAMENTO

REGLAS GENERALES

REGLAS ESPECIFICAS
DE CASA DIVISION O
DEPARTAMENTO

13

CAMBIOS DE COMPORTAMIENTO DE
T
I
E
M
P
O
+

U
N
G
R
U
P
O

C O M PO R TAM I E N T O

CREENCIAS
APTITUDES

CONOCIMIENTOS

VALORES

D
E

C
O
N
D
U
C
T
A

P
E
R
S
O
N
A
S

(LENGUAJE)

COMPLEJIDAD

Formulacin de planes
derivados para lograr el
plan bsico. (Romo,
Juan Manuel, arq., ibid.)

14

3.3 El proceso administrativo


3.3.1 Elemento motor del proceso administrativo. ste es el de la
planeacin, es decir, la determinacin de un trabajo ha realizar mediante las
siguientes actividades:
1. Definicin de la razn de existir (naturaleza y alcance del trabajo).
2. Estimacin de lo que puede acontecer en el futuro.
3. Determinacin de objetivos y metas algo de lo que ya hemos hablado.
4. Establecimiento de planes y estrategias de accin (formas de conseguir
resultados).
5. Determinacin de los recursos requeridos para obtener los resultados
predeterminados (elaboracin del presupuesto).
6.

Establecimiento

de

procedimiento

(determinacin

de

mtodos

procedimientos sistematizados para realizar el trabajo). 3


Lo que se pretende obtener se logra mediante la aplicacin de polticas,
procedimientos, reglas, presupuestos, programas y estrategias a establecer en el
desarrollo de las as denominadas etapas de la planeacin, que son:

Romo, Juan Manuel, arq., Apuntes de clase, Mxico, UNAM-FA, 1995.

Planeacin

15

1. Identificacin del problema.


LOS 8 PRINCIPIOS BSICOS DE LA
ACTIVIDAD DE ORGANIZACIN

2. Establecimiento de premisas.
3. Determinacin de lneas alternativas de accin.
4. Evaluacin de las lneas alternativas de accin.

1) Principio del objetivo.


Todo
trabajo-puesto-grupo de trabajo debe
tener un objetivo especfico.
2) Principio de autoridad. Cada
responsable de un puesto o grupo de
trabajo debe tener autoridad con
respecto a sus subordinados (es
decir, puede tomar decisiones).
3) Principio de responsabilidad.
Est asociado al principio de
autoridad. Una persona no puede
tener responsabilidad sin autoridad.
4) Principio de la definicin. Todo
puesto
o
trabajo
debe
estar
perfectamente definido y por escrito
(descripcin del puesto).
5) Principio del lmite del control.
Indica la amplitud (tramo) de control
que puede tener un jefe o
responsable de un grupo de trabajo.
6) Principio de la unidad de mando.
Cada subordinado no puede tener
ms de un jefe.

5. Seleccin de la lnea de accin.


6. Formulacin de planes derivados.4
Tomando en cuenta estas cuatro etapas, podemos enunciar 4 principios bsicos
aplicables a la planeacin:
1. Principio de contribucin a los objetivos.
2. Principio de primaca.
3. Principio de penetracin.
4. Principio de eficiencia.5
Sin embargo, la organizacin tambin es vital para la correcta ejecucin del
proceso administrativo. En trminos muy generales, la organizacin comprende los
siguientes aspectos:

4
5

Ibid.

Ibid.

16

1. Clasificacin y divisin del trabajo en unidades administrables.


2. Estructuracin de la empresa agrupando el trabajo por su naturaleza para una
produccin eficaz.
1. Establecimiento de las condiciones materiales para que exista un trabajo efectivo
de grupo entre las unidades organizacionales. 6
Pero la organizacin no funciona correctamente cuando no garantiza una
integracin que determine las necesidades del personal y asegure su disponibilidad
para la ejecucin del trabajo; esto se logra en los siguientes pasos sucesivos:

Comunicacin

1. Anlisis del trabajo para conocer las necesidades de capacitacin del personal
que se requiere.
2. Reclutamiento, seleccin e induccin a la empresa de las personas que se han
identificado dentro de las unidades organizacionales que componen la estructura de
la empresa.
3. Desarrollo de los recursos humanos, o sea, el ofrecimiento de oportunidades a los
empleos y trabajadores para que desarrollen sus propias capacidades en relacin
con las necesidades de la organizacin.

Ibid.

7) Principio de la comunicacin,. Tambin


llamado de la coordinacin, establece que
cada puesto-grupo de trabajo debe tener
canales de comunicacin claramente
definidos y formales. (Romo, Juan Manuel,
arq., ibid.)

17

3.3.2 La comunicacin. El establecimiento de la comunicacin en un


proceso administrativo es una funcin bsica de la direccin. En efecto, el director
administrativo es responsable por el comportamiento humano necesario para el
8) Principio organizativo de la
delegacin.
Establece
que
la
autoridad, en la toma de decisiones,
debe delegarse hasta el punto ms bajo
en el que pueda ser efectiva la decisin.
(Romo, Juan Manuel, arq., ibid.)

cumplimiento de los objetivos y las metas de una empresa, por medio de:
1. La asignacin de cada empleado y trabajador de las funciones y rutinas
especficas encomendadas a ellos, de tal manera que se delimite con precisin
la responsabilidad de trabajo que tienen.
2. Influir en la motivacin de las personas para que trabajen en la forma
deseada, momento en el cual, propiamente, la comunicacin es establecida.
3. Coordinar el logro de los objetivos individuales y colectivos.
3.3.3 Toma de decisiones. Desde luego, esta funcin corresponde tambin
a la direccin puesto que el control, es decir, asegurar el cumplimiento efectivo de
los objetivos prohbe dejar al azar el desenvolvimiento del proyecto administrado. La
direccin, pues, controla guindose por las siguientes prescripciones:
1. Establecer estndares, de tal suerte que tengamos normas de ejecucin efectiva
en la consecucin de los objetivos.

18

2. Evaluar lo realizado y contrastarlo con la ejecucin y los resultados planeados o


esperados. (Esta evaluacin implica necesariamente una medicin de la ejecucin.)
3. Y, por supuesto, tomar las decisiones correctivas con el fin de optimizar la
ejecucin de los objetivos.

19

Preguntas guiadas
1. Qu entendiste por el trmino administracin
por objetivos en el quehacer arquitectnico?
2. Porqu es la organizacin importante en
nuestra actividad profesional?
3. Segn Douglas Sherwin, es fcil distinguir
cuando menos dos tipos de objetivos en las
organizaciones profesionales. Cules son stos?
4. Cules son las condiciones que, en general,
deben cumplir los objetivos?
5. Cul es el elemento motor del proceso
administrativo?
6. Cules son las actividades mediante las cuales
dicho motor administrativo ha de determinar un
trabajo?
7. En una organizacin profesional, a quin
corresponde el establecimiento de la comunicacin
en un proceso administrativo?
8. El arquitecto como director en funcin
administrativa
es
responsable
por
el
comportamiento humano necesario para el
cumplimiento de los objetivos y las metas de una
empresa. Esto, por qu medios lo consigue?
9. En una organizacin profesional o empresarial,
a quin corresponde la funcin de la toma de
decisiones? Por qu?

20

Respuestas (segn el compilador)


1. A criterio del alumno.
2. Porque constituye una estrategia para alcanzar un propsito especificado.
3. El primero es mantener estndares de rendimiento predeterminados en los sistemas y funciones repetitivos del negocio. El
segundo es propiciar cambios para mejorar el negocio. Por simplificar, llamemos a los primeros objetivos del rendimiento de las
funciones u objetivos del mantenimiento del rendimiento y a los segundos objetivos de cambio u objetivos para el
mejoramiento.
4. Los objetivos deben ser: especficos, mensurables, consistentes, alcanzables.
5. El de la planeacin, es decir, la determinacin de un trabajo a realizar mediante actividades.
6. Definicin de la razn de existir (naturaleza y alcance del trabajo), estimacin de lo que puede acontecer en el futuro,
determinacin de objetivos y metas, establecimiento de planes y estrategias de accin (formas de conseguir resultados),
determinacin de los recursos requeridos para obtener los resultados predeterminados (elaboracin del presupuesto), y
establecimiento de procedimiento (determinacin de mtodos y procedimientos sistematizados para realizar el trabajo).
7. A la direccin.
8. Por la asignacin de cada empleado y trabajador de las funciones y rutinas especficas encomendadas a ellos, de tal manera
que se delimite con precisin la responsabilidad de trabajo que tienen; por influir en la motivacin de las personas para que trabajen
en la forma deseada, momento en el cual, propiamente, la comunicacin es establecida, y por coordinar la consecucin de los
objetivos individuales y colectivos.
9. A la direccin, porque el control, es decir, asegurar el cumplimiento efectivo de los objetivos prohbe dejar al azar el
desenvolvimiento del proyecto administrado.

21

Glosario de trminos
Comunicacin
Transferencia de informacin de una persona a otra, siempre que el receptor
comprenda.
Control
Funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y
organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes.
Implica medir el desempeo con metas y planes, mostrar donde existen
desviaciones de los estndares, y ayudar a corregirlas.
Eficacia
Consecucin de objetivos; logro de los efectos deseados.
Eficiencia
Logro de los fines con la menor cantidad de recursos; el logro de objetivos al menor
costo u otras consecuencias no deseadas.
Efectividad
Es la congruencia entre lo planificado y los logros obtenidos, sin cuestionar si dichos
objetivos son o no adecuados.
Enfoque administrativo de sistemas
Anlisis que enfatiza los conceptos de sistemas con amplia aplicabilidad. Los
sistemas tienen lmites, pero tambin una influencia reciproca en el ambiente
externo; es decir, las organizaciones son sistemas abiertos.

22

Bibliografa
Arias Castaeda, Fernando y Esther Ramrez Morales, Administracin,
Mxico, UNAM-DGAPA, 1992 (Cuadernos de la DGAPA, 2).
Reyes Ponce, Agustn y colaboradores, El administrador de empresas,
qu hace?, Mxico, Alhambra Mexicana, 1992, 3 edicin.
Romo, Juan Manuel, arq., Apuntes de clase, Mxico, UNAM-FA, 1995.

Lecturas recomendadas
Drucker, Peter, The Practice of

Management, New York, Harper and

Brothers, 1954.
Martino Rocco, L., Administracin y control de proyectos, Mxico,
Tcnica, 1992.
Spurr, William A. y Charles P. Bonini,
administracin, Mxico, Limusa, 1993.

Toma de decisiones en