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OFIMTICA EXCEL2013

INTRODUCCIN
Microsoft office Excel 2013 es una aplicacin desarrollada pos Microsoft y distribuida en el paquete de
office para usarse en Windows o Macintosh.
Siendo el ms popular de los programas que manejan libros y hojas de clculo.
En esta nueva versin se ha actualizado la interfaz del usuario e incluye nuevas funciones as como su
presentacin de las mismas.
Adems nos permite administrar, compartir y analizar informacin de manera ms segura y eficaz, siendo
estas fundamentales para el desarrollo de una empresa

Ing. John H. Vliz Cruz

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OFIMTICA EXCEL2013
PRINCIPALES CARACTERSTICAS DE EXCEL 2013

INICIO RPIDO

Las plantillas realizan la mayora del trabajo de


diseo y configuracin por usted, por lo que se
puede centrar en sus datos. Al abrir Excel 2013,
ver plantillas para presupuestos, calendarios,
formularios, informes. etc.

ANLISIS DE DATOS INSTANTNEOS

La nueva herramienta Anlisis rpido permite


convertir los datos en un grfico o tabla en dos
pasos o menos. Obtenga una vista previa de los
datos con formato condicional, mini grficos o
grficos, y haga que su eleccin se mantenga
con solo un clic del ratn...

RELLENAR UNA COLUMNA COMPLETA DE DATOS EN UN ABRIR Y CERRAR DE OJOS


Relleno rpido es como un asistente de datos que
termina el trabajo por usted. Tan pronto como
detecta

lo

que

desea

hacer, Relleno

rpido introduce el resto de los datos de una sola


vez, siguiendo el patrn que reconoce en los
datos.

Ing. John H. Vliz Cruz

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OFIMTICA EXCEL2013
CREAR UN GRFICO ADECUADO PARA LOS DATOS

Con las Recomendaciones de grficos, Excel


recomienda los grficos ms adecuados para los
datos. Eche un vistazo rpido para ver el aspecto
de los datos en los distintos grficos y elija aquel
en el que se muestren mejor las ideas que desea
presentar.

FILTRAR DATOS DE TABLA USANDO


SEGMENTACIONES DE DATOS

En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando el


trabajo en dos libros a la vez. Hace la vida ms sencilla cuando trabaja en

dos

monitores.

NUEVAS FUNCIONES DE ESCEL

UTILIZACIN DE EXCEL EN LA VIDA COTIDIANA.


Excel 2013 tiene como muchas aplicaciones; ya que te permite hacer diferentes formatos, adems de que si
incluyes operaciones matemticas este programa te ayudara mucho.
Todo esto con la facilidad de la tecnologa y la informtica, nos permite semi-automatizar casi la totalidad de
las operaciones y ahorrarse buena parte del tiempo que utilicemos para desarrollar completas y avanzadas
hojas de clculo.

Ing. John H. Vliz Cruz

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OFIMTICA EXCEL2013
Qu es y para qu sirve Excel 2010?
Excel 2013 es una aplicacin que permite realizar hojas de clculo, que se encuentra integrada en el
conjunto ofimtico de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de
Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint,... te resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos
iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.
Una hoja de clculo sirve para trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una
cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.
Que nos permite desarrollar Excel?
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional.
Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos Financieros. Agenda de telfonos,
Gastos diarios y mensuales, Control de prstamos, Tablas de alimentos, Control de peso basado en una dieta,
Liquidacin de sueldos, Emisin de recibos de cobro, Control de inventarios, etc., etc.
SU IMPORTANCIA EN LAS ORGANIZACIONES EMPRESARIALES
Es una herramienta muy importante en las empresas, ya que en este programa pueden realizar su
contabilidad, sus facturas, anlisis de datos, agendas de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc.
Adems puedes crear desde tablas y/o grficos estticos o dinmicos, hasta macros. Es una herramienta muy
completa que con su buena utilizacin resuelve todos los problemas de una empresa, es una herramienta muy
fuerte para el anlisis cuantitativo y la toma de decisin.

Ing. John H. Vliz Cruz

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LA VENTANA DE EXCEL Y SUS PARTES.

No.
1
2
3

Elemento
Barra de ttulo
Barra de acceso rpido
Cuadro de control

4
Cinta de opciones
5
6
7

Cuadro de nombres
Barra de estado
Botones de
visualizacin
Control deslizante del
zoom
Barra de
desplazamiento
Barra de formulas

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Ventana de edicin

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Descripcin
Muestra el nombre del archivo de la hoja de clculo con la que se est
trabajando y el nombre del software utilizado.
Incluye comandos que se utilizan con frecuencia, como Guardar, Deshacer,
Repetir y Abrir.
Contiene los comandos para la manipulacin de la ventana como son:
Restaurar, Mover, Tamao, Minimizar, Maximizar y Cerrar.
Contiene todas las opciones del programa agrupadas en fichas. Es similar a la
Barra de Mens" o "Barras de Herramientas" de las versiones anteriores.
Despliega la referencia o nombre de la celda activa.
Muestra informacin sobre la hoja de clculo.
Permiten cambiar la forma en que se muestra la hoja clculo.
Permite cambiar la configuracin de zoom dentro de la hoja de clculo
Permite cambiar la posicin en la pantalla dentro de la hoja de clculo que se
est editando.
Muestra el contenido de la celda activa. Se usa para editar o introducir
valores en frmulas o celdas
Muestra la hoja de clculo que se est editando

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OFIMTICA EXCEL2013
CINTA (FICHERO) DE OPCIONES
Contiene las herramientas de Microsoft Excel, conformadas en grupos con botones de comando de acceso
directo.
Las cintas de opciones son: Archivo, Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y
Complementos. Estn diseadas para estar orientadas a las tareas.

opciones
Archivo
Inicio
Insertar
Diseo de pgina
Frmulas
Datos
Revisar
Vista

Descripcin
Contiene los comando de guardar, guardar como , imprimir, etc.
Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como son: negrita,
cursiva, fuente, etc.
Contiene los comandos que permitirn insertar grficos, tablas, tablas dinmicas,
imgenes, etc.
Contiene los comando sobre la configuracin de la pgina, como son: temas,
mrgenes, orientacin de pgina, saltos, fondos, etc.
Esta ficha est orientada al manejo de funciones.
Contiene las operaciones ms comunes sobre el ordenamiento de los datos,
filtrado, etc.
Contiene los comandos utilizados para el control de ortografa, traduccin,
comentario y proteccin de la informacin.
Contiene los comandos que permiten cambiar la vista de la hoja de clculo
(zoom), la posibilidad de administrar las ventanas y macros.

BARRA DE ACCESO RPIDO


La barra de acceso rpido permite acezar a funciones seleccionadas de una forma rpida.
La barra se muestra con cuatro botones predeterminados de acceso rpido, los cuales son: guardar, deshacer,
rehacer y abrir, sin embargo se podrn agregar los botones que se requieran para acceder a las funciones que
se utilicen con frecuencia.
AGREGAR BOTONES A LA BARRA DE ACCESO RPIDO
1. Hacer clic en la flecha de la barra de
acceso rpido
2. Elegir el comando Ms
comandos

Se mostrar el cuadro de dilogo


Opciones de Excel.

Ing. John H. Vliz Cruz

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OFIMTICA EXCEL2013

En la seccin Comandos Disponibles seleccionar el comando deseado


Hacer clic en el botn Agregar
Presionar ENTER o hacer clic en el botn Aceptar
CINTA DE OPCIONES
Contiene las herramientas de Microsoft Excel, conformadas en grupos con botones de comando de acceso
directo.
Las cintas de opciones son: Archivo, Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y
Complementos. Estn diseadas para estar orientadas a las tareas.
opciones
Archivo
Inicio
Insertar
Diseo de pgina
Frmulas
Datos
Revisar
Vista

Descripcin
Contiene los comando de guardar, guardar como , imprimir, etc.
Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como son: negrita, cursiva,
fuente, etc.
Contiene los comandos que permitirn insertar grficos, tablas, tablas dinmicas,
imgenes, etc.
Contiene los comando sobre la configuracin de la pgina, como son: temas, mrgenes,
orientacin de pgina, saltos, fondos, etc.
Esta ficha est orientada al manejo de funciones.
Contiene las operaciones ms comunes sobre el ordenamiento de los datos, filtrado, etc.
Contiene los comandos utilizados para el control de ortografa, traduccin, comentario y
proteccin de la informacin.
Contiene los comandos que permiten cambiar la vista de la hoja de clculo (zoom), la
posibilidad de administrar las ventanas y macros.

Ing. John H. Vliz Cruz

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OFIMTICA EXCEL2013
Barra de formulas
Como sabemos, al trabajar con hojas de clculo necesitaremos introducir datos de diferentes tipos, como
nmeros, fechas y textos; y para procesarlos, tendremos que crear frmulas y funciones, o la combinacin de
ambas. Para introducir los datos en Excel podemos escribir directamente en las celdas o utilizar la Barra de
frmulas.

En la siguiente Gua visual conoceremos esta barra y sus caractersticas. Se encuentra ubicada entre la cinta
de opciones y la hoja de trabajo, y podemos verla encima de los encabezados de columna. Tiene diferentes
regiones, que describiremos a continuacin.

01

02

03

04

05

07
1

01. Cuadro de nombres: cuando comenzamos a trabajar con Excel y creamos las primeras frmulas, nos
referimos a las celdas por la interseccin de la columna y la fila, por ejemplo:
A1. El cuadro de nombres permite asignar un nombre a una celda o rango de celdas;
Esto facilita su uso en las frmulas o funciones que emplearemos en los diferentes clculos
02. Icono cuadro de nombres: si asignamos diferentes nombres a celdas o rangos de celdas, y queremos
ver la lista de nombres creados en el libro, recurrimos a este icono. Se desplegar una lista con todos
los nombres asignados en el libro, incluidos tambin los de las tablas que hayamos creado.
03. Iconos X y

: estos iconos aparecen en modo de edicin, cuando estamos ingresando datos o

editando el contenido de una celda. Permiten cancelar o aceptar el ingreso o la modificacin


04. Icono fx: con un clic sobre este icono llamamos al Asistente de funciones, que nos
permite insertar una funcin en la celda activa. El asistente nos gua en la seleccin de los
argumentos que debe llevar la funcin y brinda una breve descripcin de cada argumento. Es
frecuente que los usuarios avanzados no lo usen en todos los casos porque, con el tiempo, es posible
aprender la sintaxis de muchas de las funciones.
05. rea de escritura/edicin: es la zona donde vamos a ingresar los datos, frmulas y funciones, o
desde donde, posteriormente, editaremos los contenidos que haya dentro de una celda.
06. Icono de expansin del rea de escritura: al crear frmulas extensas, el espacio disponible para la
edicin/visualizacin no es lo suficientemente grande como para mostrar todo el contenido que
hemos introducido. Al hacer clic sobre este icono, el rea de escritura se ampliar. Esta expansin en
sentido vertical nos permite ver y editar los contenidos de la celda con ms facilidad.
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QU ES UN LIBRO DE EXCEL?
Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan datos; est compuesto de hojas de clculo,
grficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo, ste se abre con 1 una hoja de clculo, titulada de Hoja1.
El nombre de la hoja aparece en la parte inferior en etiquetas. La etiqueta de la hoja activa se muestra en
negrita. Para desplazar el cursor entre las hojas de un libro se deber hacer clic sobre la etiqueta de la hoja
correspondiente.
Formato de archivo
Los libros de Excel por lo general se adjuntan ya sea a la extensin ".xls" o ".xlsx", la ltima se usa para las
ltimas ediciones de Microsoft Excel.

Un libro de trabajo puede organizarse:

Insertando hojas nuevas


Eliminando hojas
Cambiando el nombre de las hojas
Moviendo o copiando hojas dentro del mismo libro de trabajo o en otro

Ing. John H. Vliz Cruz

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COMO CREAR UN LIBRO DE EXCEL
Cuando se ingresa a Microsoft Excel automticamente se abre un nuevo libro en el cual se podr
comenzar a escribir; sin embargo, podrn crearse nuevos libros en el momento que se desee.
Creacin de un libro de trabajo nuevo
1. Hacer clic en el botn Nuevo..., de la barra de acceso rpido
1. Abrir la ficha Archivo presionando las combinacin de teclas ALT + A
2. Elegir el comando Nuevo presionando la tecla N

3. Seleccionar el comando Libro en blanco


4. Hacer clic en el botn Crear
MOVIMIENTO RPIDO EN EL LIBRO.
MOVIMIENTO
Hoja Siguiente
Hoja Anterior

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TECLADO
CTRL+AVPAG
CTRL+REPAG

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HOJA DE CLCULO.
Una hoja de clculo es una aplicacin diseada para manipular datos y nmeros. Su desarrollo est basado en
el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver clculos matemticos en distintas disciplinas.
Office Excel 2013 como se le conoce en todo el mundo, es una poderosa hoja de clculo, que entre sus
principales nuevas funciones incorpora:
Tabla dinmica recomendada
Relleno rpido
Grficos recomendados
Anlisis rpido
Control de formato de grficos
Uso compartido simplificado.
Publicacin en redes sociales
Presentacin en lnea
PARA INSERTAR UNA HOJA DE TRABAJO
Un libro de trabajo nuevo contiene de forma predeterminada 1 hojas, las cuales pueden aumentarse haciendo
clic en el signo ms. La cantidad mxima de hojas que puede contener un libro nuevo es de 255, pero eso
slo depender de la memoria disponible de la computadora.
INSERTAR VARIAS HOJAS DE CLCULO
1.

Clic en el signo mas

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ELIMINAR UNA HOJA DE CLCULO
1. Seleccionar la hoja de clculo que se desea eliminar
2. Hacer clic con el botn derecho del mouse
3. Elegir el comando Eliminar
CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CLCULO
1. Hacer doble clic en la etiqueta de la hoja a la que se le desee cambiar el nombre

2. seleccione Cambiar nombre


3. Presionar ENTER

1. Hacer clic derecho sobre la etiqueta deseada


2. Elegir el comando Cambiar nombre del men contextual
3. Escribir el nuevo nombre para la hoja
4. Hacer clic en cualquier parte del rea de trabajo.

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MOVIMIENTO RPIDO EN LA HOJA DE CLCULO.
MOVIMIENTO
Celda Abajo
Celda Arriba
Celda Derecha
Celda Izquierda
Pantalla Abajo
Pantalla Arriba
Celda A1
Primera celda de la columna activa
ltima celda de la columna activa
Primera celda de la fila activa
ltima celda de la fila activa

TECLADO
FLECHA ABAJO
FLECHA ARRIBA
FLECHA DERECHA
FLECHA IZQUIERDA
AVPAG
REPAG
CTRL+INICIO
FIN FLECHA ARRIBA
FIN FLECHA ABAJO
FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es
escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de frmulas.
Con la tecla <Fin>, se activa o desactiva un modo especial de movimientos a travs de la hoja. Al presionar
la tecla FIN, se activa Modo final en la barra de estado. En este modo el movimiento es:
Para Moverse
Un Bloque de datos con la fila o columna

Teclado
<Fin> y <>,<>,<>,<>

Con la tecla <Bloq Despl>, se activa o desactiva el modo despliegue que se ve en la barra de estado indicado
como En este modo se mueve la pantalla, no el cursor, de la siguiente forma:
Para Moverse

Teclado

Arriba o abajo una fila

<>,<>

Izquierda o derecha una columna

<>,<>

A la esquina superior izquierda de la ventana

<inicio>

A la esquina inferior derecha de la ventana

<fin>

Para cambiar la celda activa utilizando el ratn, basta con dar un clic sobre ella.
QU ES UNA CELDA?
Un celda es un lugar nico donde se puede ingresar un datos o datos en una hoja de clculo.
Las celdas se representan en forma rectangular y se ubican por un numero-letra de Fila y un nmero-letra de
columna, pueden ser identificadas por un nombre nico. Las filas son horizontales y estn identificadas por
los nmeros en secuencia ascendente hasta 1048576.

Ing. John H. Vliz Cruz

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Las columnas en cambio estn identificadas con las letras del alfabeto y van de forma vertical en la Hoja de
Clculo. Comienza desde la A hasta la Z, una vez que llego a la ltima letra comienza con AA siguiendo las
combinaciones hasta llegar a la ltima conminacin de columnas XFD

QU ES UN REGISTRO?
Un registro es una fila de datos que contienen toda la informacin sobre un objeto especfico que se ha
ingresado en una hoja de Excel.
Un registro es un conjunto de campos que contienen los
datos que pertenecen a una misma repeticin de entidad. Se
le asigna automticamente un nmero consecutivo (nmero
de registro) que en ocasiones es usado como ndice aunque
lo normal y prctico es asignarle a cada registro un campo
clave para su bsqueda.

SELECCIN DE FILAS Y COLUMNAS


Seleccin de una fila completa
Hacer clic en el nmero de la fila a seleccionar

Ubicar la celda activa en cualquier columna de la fila a seleccionar


Presionar las teclas Shift + BARRA ESPACIADORA
Seleccin de una columna completa
Hacer clic en el encabezado de la columna a seleccionar

Ubicar la celda activa en cualquier fila de la columna a seleccionar


Presionar las teclas Control + BARRA ESPACIADORA
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Seleccin de filas adyacentes
Colocar el puntero del mouse sobre el nmero de la primera fila a seleccionar
Presionar el botn izquierdo del mouse
Arrastrar el mouse hasta el nmero de la ltima fila a seleccionar
Colocar la celda activa en alguna columna de la primera fila a seleccionar
Presionar las teclas Shift + BARRA ESPACIADORA
Oprimir la tecla F8
Extender la seleccin con las flechas de direccin hasta la ltima fila deseada
Seleccin de columnas adyacentes
1. Colocar el puntero del mouse sobre el encabezado de la primera columna a seleccionar
2. Presionar el botn izquierdo del mouse
3. Arrastrar el mouse hasta el encabezado de la ltima columna a seleccionar
1. Colocar la celda activa en alguna celda de la primera columna a seleccionar
2. Presionar las teclas Control + BARRA ESPACIADORA
3. Oprimir la tecla F8
4. Con las flechas de direccin extender la seleccin a las columnas deseadas

Seleccin de todas las filas y columnas de la hoja


1. Hacer clic en el botn Seleccionar todo

2.
1. Presionar las teclas Control + Shift + BARRA ESPACIADORA

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MANIPULANDO LAS CELDAS
Vamos a ver los diferentes mtodos de seleccin de celdas para poder modificar el aspecto de stas, as como
diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar.
Adems del mtodo de seleccin con el teclado, se tiene el mtodo de seleccin con el ratn. El apuntador
del ratn de cruz, nos indica que podemos hacer una seleccin. Para seleccionar con el ratn, basta con dar
un clic sostenido sobre el rea deseada hasta que est sombreada

Las columnas y/o renglones se pueden seleccionar completos desde el encabezado de las columnas.

De la misma forma se pueden seleccionar renglones completos desde el encabezado de las filas.

De esta forma se han seleccionado columnas, filas o celdas que estn en forma contigua
Para seleccionar filas, columnas o celdas que no estn contiguas, se utiliza la tecla <Ctrl> y se usan los
mismos mtodos descritos anteriormente. De manera que se podra tener una seleccin como esta

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Finalmente, para seleccionar toda la hoja se puede hacer con el botn que se encuentra a la izquierda del
encabezado de la columna A y arriba del rengln 1.

AADIR A UNA SELECCIN


Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO
contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una
fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la
tecla CTRL.

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AADIR A UNA SELECCIN
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO
contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una
fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la
tecla CTRL.

Modo Final (usando la tecla <Fin>)

Modo (usando la tecla <Bloq Despl>


Seleccionar un conjunto de celdas.
Para poder hacer modificaciones, referencias y dems operaciones se necesitan seleccionar las
celdas, las
columnas y los renglones. Existen dos mtodos, con teclado o con ratn.
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PREGUNTAS DE REPASO
Para qu sirve la ficha de inicio de Excel 2013?
Cul es la finalidad de utilizar Excel
Qu es la cinta de opciones
Cmo se identifica la celda activa
Cuando carga el Excel, Cuantas hojas predeterminadas cargan?
Qu es un registro?
De qu otra forma se puede insertar una nueva hoja de clculo?
Cules son los pasos para agregar una nueva hoja de calculo
En Excel se puede insertar una imagen como fondo? Cul es el procedimiento
Cmo cargar la ficha desarrollador o programador?

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COMO CREAR UN LIBRO DE EXCEL
Cuando se ingresa a Microsoft Excel automticamente se abre un nuevo libro en el cual se podr
comenzar a escribir; sin embargo, podrn crearse nuevos libros en el momento que se desee.
Creacin de un libro de trabajo nuevo
1. Hacer clic en el botn Nuevo..., de la barra de acceso rpido
1. Abrir la ficha Archivo presionando las combinacin de teclas ALT + A
2. Elegir el comando Nuevo presionando la tecla N

3. Seleccionar el comando Libro en blanco


4. Hacer clic en el botn Crear

INSERTAR UNA IMAGEN DESDE UN ARCHIVO


1. Haga clic en Insertar > Imagen.

2. Vaya a la imagen.(Picture)

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3. Haga clic para seleccionar el archivo y, luego, haga clic en Insertar.


NOTA Para agregar varias imgenes, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en
las imgenes y, luego, haga clic en Insertar
INSERTAR FORMAS
1. Haga Clic en el icono de Shapes (formas)

2. Se mostrara la siguiente ventana con una serie de formas para


escoger.
3. Seleccione la forma deseada y dibjalo en la hoja del Excel.

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OFIMTICA EXCEL2013

4. Por ejemplo al dibujar el rectngulo, automticamente se carga una ficha de FORMATO. Como se ve en
la imagen, la cual al recuadro usted la puede dar estilo de forma, puede insertar, estilos de WordArt, etc.

CAPTURA DE PANTALLA
Se puede realizar de tres formas.
A. Presione la tecla Impr. Pant. PetSis. (copia todo el escritorio completo)
B. Presione la tecla AltGr+Impr. Pant. PetSis(solo copiara lo que se ve en primer plano mas no el
fondo.
C. Seleccione la ficha INSERTAR y luego en CAPTURA, y por ultimo Seleccione recorte de pantalla.
En esta forma tendr que seleccionar el rea a recortar.
OPCIONES DE FORMATOS
En Excel como en todas las
aplicaciones de Microsoft
Office, a parte de las
herramientas visibles en la lnea
de men, es posible no mostrar
una pantalla
Adicional para visualizar el
100% de las herramientas
disponibles.
Para activar la ventana con
todas las herramientas,
tendremos que hacer clic
En la esquina inferior derecha
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de la zona de herramientas a ampliar,

Al activar esta opcin se mostrara la siguiente pantalla


En esta pantalla tenemos la posibilidad de ampliar las opciones de Fuente, con opciones como tipo de
subrayados y efectos.
El funcionamiento es simple, solamente seleccionamos la opcin a activar, vemos la vista previa y si el
resultado es correcto, pulsamos aceptar.

En esta opcin ampliamos las herramientas con la de Orientacin, que permite introducir un texto
inclinado y la de control del texto permite adaptar el texto a la anchura de la celda.

Ing. John H. Vliz Cruz

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La pestaa de numero,
APLICACIONES DE OPCIONES DE FORMATO
Continuando con la leccin anterior, vamos a repasar las opciones de
ampliacin de formatos.
La siguiente opcin es bordes,

Esta opcin permite dibujar lneas alrededor de las celdas seleccionadas para
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Crear ejercicios en forma de cuadriculas.
El funcionamiento consiste en seleccionar las celdas a recuadrar y despus desde la pantalla anterior
activamos el estilo de lnea, color y borde, si la vista previa la vemos bien, pulsamos aceptar.
Como el ejemplo siguiente,

INTRODUCIR DATOS
En cada una de las celdas de la hoja de trabajo, es posible introducir todo tipo de datos, por ejemplo,
nmeros, textos o formulas.
TIPOS DE DATOS
Los tipos de datos que acepta Excel son los siguientes
1. Valores Constantes
Dato que se introduce directamente en la celda, pude ser de tipo numrico, texto o una fecha.
Tipo de dato numrico
Son de valores constantes.
En Excel, un nmero puede contener solo los siguientes caracteres.
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ^ ( ), / $ %. E
Tipo de dato texto
Puede tener cualquier serie de caracteres (letras, nmeros, y smbolos), siendo de naturaleza
alfanumrico.
Tipo de dato fecha/hora
Es tratado como nmero, correspondiendo a casa fecha el nmero equivalente al de das
transcurridos desde el 1 de enero de1.900 hasta la fecha en cuestin.
A la hora le corresponde la fraccin resultado de dividir el nmero de segundos transcurridos
desde las cero horas. Por el nmero de segundos que tiene un da ()

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Ejemplo
4/12/99
15:30

3-12-99 10:40 AM
5/12/97 16.30 14/09/

Lgico
Incluye los valores de VERDADERO, FALSO
Estos valores se utilizan en funciones lgicas y condicionales.
2. Formulas
Es una secuencia formada por, calores constantes, referencias y otras, celdas, nombres funciones u
operadores.
Las frmulas estn conformadas por operadores de calculo
Elemento

Descripcin
Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de clculo, que indican a MS-Excel en dnde
debe buscar los valores que se desean utilizar en la frmula. Las referencias pueden ser:
Absolutas: Especifican la ubicacin exacta de una celda en una frmula, no importando la

Referencias
de celda

posicin de la celda que contiene la frmula ($A$1, $B$1,...).


Relativas: Especifican la ubicacin de otra celda en relacin a la que contiene la frmula (A1,
B1, C1,...).
Mixtas: Combinacin de una referencia relativa y una absoluta dentro de una frmula ($A1 o
A$1).
Valores: Cualquier nmero ingresado dentro de una frmula que aparecer como constante.
Son herramientas de clculo que ejecutan operaciones que devuelven valores automticamente.
Las funciones en MS-Excel estn agrupadas en las siguientes categoras:
Financieras, Fecha y hora, Matemticas y trigonomtricas
Estadsticas, Bsqueda y referencia

Funciones

Base de datos, Texto, Lgicas


Informacin
Ingeniera
Cubo
Compatibilidad

Nombres

Son identificadores fciles de recordar que se utilizan para referirse a una celda, un grupo de
ellas, un valor o una frmula.

Operadores

Se utilizan para especificar qu tipo de operacin se va a realizar.

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NOTA SOBRE REFERENCIA ABSOLUTA Y MIXTA
En la tabla siguiente se indica cmo se actualiza un tipo de referencia si la frmula que contiene se copia de
dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha.
PARA UNA FRMULA QUE
SE VA COPIAR

SI LA REFERENCIA ES:

CAMBIA A:

Columna Absoluta y fila Absoluta

$A$1

Columna Relativa y Fila Absoluta

C$1

Columna Absoluta y Fila Relativa

$A3

Columna Relativa y Fila Relativa

C3

Referencias Relativas (Son aquellas que varan si cambia su posicin)


El trmino relativo significa que al momento de copiar una frmula, Excel modificar las referencias en
relacin a la nueva posicin donde se est haciendo la copia de la frmula.
Por ejemplo, supongamos que en la celda C1 tenemos la frmula =A1+B1. En la siguiente imagen puedes
observar el resultado de esta operacin si tenemos los valores 5 y 3 en dichas celdas:

Si copiamos la formula =A1+B1 de la celda C1 y lo pegamos en la celda C3 vemos como queda la siguiente
imagen

Como vemos la formula ha sido copiada a la celda C3, como esta en la posicin, ubicacin C3 la formula
quedara de la siguiente manera =A3+B3 dando como resultado Cero.

Porque?
Porque en la primera imagen las celdas A1=5 y B1=3, al escribir la formula en la celda C1 =A1+B1 se
calculara 5+3 dando como resultado 8
Mientras que en la segunda imagen al hacer la copia de la frmula de la celda C1 a la celda C3
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Observamos que las celdas A3= No tiene Valor y la B3 Tampoco tiene Valor por lo tanto el clculo de la C3
=A3+B3 dar como resultado Cero.
Ahora si tuviramos un registro de nmeros como en la siguiente imagen
Ingreso de la formula

Al presionar Enter
Al aplicar el auto rellen
Aqu se muestran las
Mostrar como
Mostrar los siguientes
formulas.
resultado 8
nmeros 6, 12 y 9
Luego Hacemos un
auto relleno
Asia abajo.
Referencias Absolutas (Son aquellas que se mantienen fijas independientemente de su posicin)
Son aquellas en las cuales aparecen los signos del dlar $ presionando F4 delante de la columna y delate de
la fila, se dice que cuando hacemos una referencia absoluta a una celda estamos fijando dicha celda puesto
que da igual que arrastremos en un sentido o en otro que la referencia se mantiene constante.
A2

Referencia
RELATIVA

$A$2

Aqu la
referencia
Absoluta seria 3,
su frmula seria

Referencia
ABSOLUTA
Ingresamos la
formula
=A1 y presionamos F4
=$A$1+B2
presionamos ENTER

Al presionar Enter
Mostrar como resultado 8
Luego Hacemos un auto relleno
Asia abajo.

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Como vemos aqu en las


formulas la celda fija es A1

Referencias Mixtas o hbridas (Son aquellas en las que se mantiene fija o bien la columna o bien la fila)
Si colocamos la formula A$1, nos dice que la Fila es Fija.

Si colocamos la formula $A1, nos dice que la Columna es Fija.


OPERADORES
+%
^
*/
+&
= <>
<>
<= >=

VALORES
Positivo, Negativo (como signo
Porcentaje
Exponente
Multiplicacin, Divisin
Suma, Resta (como operacin)
Concatenacin de textos
Igual, Distinto a
Menor que, Mayor que
Menor o igual que, Mayor o igual
que

Por ejemplo
=A5+A6*3
Frmula Operacin que realiza
=20*4

: Realiza la multiplicacin (80)

=A3*15%

: Halla el 15% del contenido de la celda A3

=A4-B2+D7

: Resta el contenido de la celda B2 al de la A4 y al resultado le suma el de la

D7
=C3*(A10+B3)

: Suma el contenido de A10 y B3 y multiplica el resultado por el de C3

=C7+D6^8

: Eleva el contenido de D6 a la octava potencia y le suma el valor de C7

=F12^ (1/2)

: Halla la raz cuadrada del contenido de la celda F12

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=H17&"Enero"

: Concatena el texto contenido en H17 con el texto enero

="3/10/98"-"5/6/99"

: Resta las dos fechas y devuelve el nmero de das transcurridos


Entre ambas.

=F7>=63

: Da como resultado la palabra Verdadero si el contenido de F7 es


Mayor o igual que 63 y Falso si no lo es

FORMULAS
Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculo, y por tanto de Excel. Mediante frmulas, se
llevan a cabo todos los clculos que se necesitan en una hoja de clculo. Las frmulas se pueden utilizar para
mltiples tareas: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos clculos
financieros, estadsticos y cientficos.

Es una tcnica bsica para el anlisis de datos, se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las
hojas de clculo como:
*,+,-, Seno, Coseno, Etc.
En una formula se puede mesclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores u funciones.
Las formulas estn conformadas por operadores de clculo, operandos y, con frecuencia, por funciones.
Para introducir una formula en una celda, se debe entrar como primer carcter el signo igual (el signo = le
indica al Excel que los caracteres que le siguen constituyen una formula).
Cuando se escribe una formula no se debe dejar espacios en blanco dentro de las mismas.

Operandos: Pueden ser Datos, Celdas O Rangos.


Operadores: indica que operacin se realizar sobre los operandos; +,-,*,<,=, etc.
Funciones: realizan tareas especficas..
Ejemplo
=A15+A16*5
Dicha frmula expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A16 por el valor constante 5 y, a
continuacin, se le sema el valor que contiene a celda A15 al anterior resultado (como se ver ms adelante
la multiplicacin * tiene mayor prioridad que la suma +).
Si A15 = 20 y A16 = 6 entonces
=A15+A16*5

10+8*9

10
20

(10+8)*9

72

18

30

82

162

50
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CALCULO DE FORMULAS
Es muy importante tener en cuenta la siguiente apreciacin, en este ejemplo
Que estamos realizando para la introduccin de datos en la celda
Correspondiente a la C6, es aqu donde hemos introducido la frmula la cual la
Podemos visualizar en la barra de frmulas en la parte superior central.
Aqu podemos ver la suma que he hemos realizado, el resultado que nos da
Excel es correcto, ya que evidentemente se ha limitado a sumar estos cinco
Nmeros.

3. Funciones
Es una formula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores (argumentos) en un orden
determinados (estructura) .
El tipo de argumento que utiliza las funciones especifico de esa funcin.
Los argumentos pueden ser nmeros, Texto, valores lgicos como Verdadero, falso.

Estructura de la funcin
=nombre_funcin(argumento1;argumento2;.argumentoN)
=suma(C5+B5)

Funciones anidadas
Excel permite utilizar funciones como uno de los argumentos de otra funcin.
=si(PROMEDIO(A1:A10)>50;SUMA(b1:b10);0)

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ERRORES EN LOS DATO


Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del
tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr un aspecto similar al que ves a la
derecha:
Nos da una posible
propuesta que
debemos seleccionar
podemos aceptar la
correccin o no
Dependiendo del

error, mostrar un mensaje u otro.


Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior

izquierda tal como esto:.


Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un
valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora
negativa.
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar
textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.

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Ejemplos.
#####

: cuando la celda es corta

#NUM!

: A1:A2 C3:C5 =SUMA(A1:A2 C3:C5)

#DIV/0!

: =D2/0

#NOMBRE?

: Ej. POTENCIA(A2,HL)

#NULO!

: = SUMA(A1:A2 C3:C5)

ORDENAR DATOS
Cuando disponemos de muchos datos, lo ms habitual es ordenarlos siguiendo algn criterio. Esta
ordenacin se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes
columnas a la vez, siguiendo una jerarqua.
Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar y, desde la
pestaa Datos y los botones de la seccin Ordenar y filtrar, para que la ordenacin sea ascendente o
descendente respectivamente. Tambin podemos pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin,
aunque en este caso esta opcin es menos rpida. Esto ordenar todo el conjunto de la fila.
Veremos dos forma de ordenar los datos
1.- Selecionamos el campo de la columna (Apellido) a ordenar.
clic en la pestaa Datos.
Hacer clic en el boto de ordenar

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FORMATO DE TEXTO

Representa un ejercicio completo en hoja de clculo, ya que dispone de textos, Nmeros y clculos.
El siguiente paso es de mejorar el aspecto, que quiere decir que una hoja de Clculo es muy importante el
aspecto, para ello utilizaremos las opciones del Men Inicio.

Y se nos presentan todas las herramientas contenidas en l, vamos a ver las primeras opciones que son las
que ms utilizan, eso las ms comunes.

En la parte
superior derecha
tenemos las
herramientas
tituladas como
fuente, todas
estas
herramientas
hacen referencia
al tiempo y al aspecto de la letra.
Tenemos una lista correspondiente al tipo de letra, tenemos el tamao de la letra, mediante una lista
numrica para identificar tamaos.
Tambin tenemos tambin unos botones para aumentar o disminuir el tamao de la letra
Despus tenemos la negrita, cursiva y subrayado, color de la letra y color de fondo.
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FORMATO NUMRICO
El siguiente formato disponible en Excel es el que permite especificar a los datos numricos un aspecto
determinado.

Como hemos indicado anteriormente, en Excel no tenemos que introducir los Signos de puntuacin, es decir,
no podemos acompaar un nmero del smbolo de una moneda, o poner el punto de millares, etc., lo nico
que podemos poner es la coma para indicar decimales.

Una vez introducidos los nmeros y las formulas, para especificar como queremos ver esos datos numricos,
utilizaremos las opciones que muestran la imagen anterior.
Es posible que al aplicar un formato en la celda se muestre el smbolo #, eso nos indica que no cabe el
valor en el espacio actual de la celda. Para solucionar esto solamente tenemos que ampliar la anchura de la
columna.

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CREACIN DE GRFICOS RECOMENDADOS
La siguiente opcin que dispone Excel para insertar elementos al ejercicio, es la correspondiente a
grficos, esta opcin est en la parte central superior del men insertar,

Mediante estas opciones podremos crear a partir de los datos numricos, grficos para el anlisis de los datos
obtenidos con los clculos.
Una de las finalidades ms utilizadas en Excel es la creacin de grficos estadsticos para visualizar los
valores obtenidos en forma grfica. Realmente esta es una opcin muy utilizada en el trabajo con Microsoft
Excel.
Para poder crear un grfico, seguiremos los pasos,
1 - tener en pantalla de Excel la hoja de clculo.
2 - seleccionar que parte del ejercicio queremos representar en un grfico.
Normalmente nunca se representan todos los datos en un solo grfico, ya que normalmente realizamos
grficos segn la necesidad de datos a analizar.

3 - una vez seleccionados los datos podremos activar la creacin de grficos.


En esta versin de Microsoft Excel tenemos una nueva opcin para la creacin de grficos titulada Grficos
Recomendados.

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Esta opcin analiza los datos seleccionados y nos indica que tipo de grafico es el ms adecuado para el
ejercicio, ya que la parte ms importante para la creacin es saber determinar el modelo de grafico que
realmente muestre en formato grafico los valores seleccionados.
Recomendacin
Si este proceso no lo realizamos correctamente, el grafico no representara correctamente los datos y en
consecuencia no ser til.
De forma que para utilizar las recomendaciones de Excel, solamente tendremos que hacer clic en la
opcin, Despus de activar la herramienta, aparecer de forma automtica la ventana insertar grafico con
los modelos recomendados.
El resultado despus de aceptar ser el grafico seleccionado en la misma hoja que el ejercicio de clculo.

Diseo de Paginas
Dentro de esta pestaa se encuentra una serie de grupos que permitir especificar todos los aspectos
relacionados a una hoja de clculo.
Entre estos grupos se encuentran
Temas
Configurar Pagina
Ajustar rea de impresin
Opciones de la Hoja
Organizar

Configuracin de Impresin

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PROTEGER CELDAS O PROTECCIN DE LIBROS Y HOJAS DE CLCULO
QU ES UNA CONTRASEA?
DEFINICIN
Una contrasea es una palabra, una frase o una cadena de caracteres que puede introducirse para tener
acceso a una hoja, un libro. En Microsoft Excel, una contrasea puede contener hasta 15 caracteres y
cualquier combinacin de letras, nmeros, espacios y smbolos. Cuando se escriba la contrasea, Microsoft
Excel mostrar un asterisco (*) por cada carcter que se escriba. Las contraseas distinguen maysculas y
minsculas.
PROTECCIN DE LIBROS
Para proteger la estructura de un libro, y que las hojas de ste no puedan moverse, eliminarse, ocultarse,
mostrarse o cambiarse de nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas, existe la opcin Estructura.
Para proteger ventanas de forma que tengan siempre el mismo tamao y posicin cada vez que se abra el
libro, se tiene la opcin Ventanas.
Para impedir que otros usuarios quiten la proteccin del libro, digite una contrasea.
CASO PRCTICO PARA PROTEGER LIBROS

1. Abra un archivo de Excel.


2. Haga clic en la ficha Revisar
3. Haga clic en el comando Proteger Libro

4. Haga clic en la opcin Proteger estructura y ventanas

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5. En el cuadro Proteger estructura y ventanas, active las casillas que se presentan en la parte inferior
de la ventana, segn sea necesario. Para nuestro ejercicio digitar la contrasea. 1234.

6. Digite una contrasea, en la casilla de texto Contrasea (Opcional):


7. Vuelva a Digitar la contrasea en la siguiente ventana.

8. Haga clic en el botn Aceptar.


9. El libro est protegido para que no se le agregue ni elimine hojas, ni se mueva o modifique el tamao
de la ventana del archivo.

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PROTECCIN DE HOJA DE CLCULO
Protege elementos de la hoja de clculo, tales como, formatos, ediciones, y otros objetos incrustados, puede
asignrsele contrasea para desprotegerla.
PROTEGER UNA CELDA
En muchas ocasiones interesa proteger contra escritura una hoja de clculo o a las menos ciertas celdas de
ella, de forma que sea imposible borrar o cambiar accidentalmente la informacin contenida en ella. Tambin
puede interesar ocultar las frmulas con las que se han calculado los valores mostrados en algunas celdas que
se consideran relevantes.
Ejemplo
Se bloqueara los registros, 0001, 0003, 005,007.
CDIGO
0001
0002
0003
0004
0005
0006
0007
0008
0009

NOMBRES
Juan
Carlos
Beatriz
Julio
Carmen
Fernando
Elizabeth
Nelly
Cesar

NOTA 1
12
15
15
12
15
15
10
15
15

NOTA 2
14
18
16
11
18
15
11
14
18

NOTA 3
15
18
20
12
14
10
12
12
19

NOTA 4 PROMEDIO
15
14
16
17
18
17
10
11
17
16
12
13
14
12
11
13
20
18

Para ello desbloqueamos toda la hoja de clculo, que por defecto est bloqueado.
1 Seleccionar toda la hoja de calculo

2 Clic derecho sobre la parte seleccionada, mostrara la siguiente imagen.


3 Clic en Formato de celda

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CDIGO

NOMBRES

NOTA 1

NOTA 2

NOTA 3

0001
0002
0003
0004
0005
0006
0007
0008
0009

Juan
Carlos
Beatriz
Julio
Carmen
Fernando
Elizabeth
Nelly
Cesar

12
15
15
12
15
15
10
15
15

14
18
16
11
18
15
11
14
18

15
18
20
12
14
10
12
12
19

NOTA
4
15
16
18
10
17
12
14
11
20

PROMEDIO
14
17
17
11
16
13
12
13
18

Como se ve est Bloqueado, Desactivamos la casilla y Aceptar

Una vez seleccionado los registros le damos clic derecho


y seleccionamos Formato de Celda

Activa la casilla de Bloquear y Aceptar.


Luego en la pestaa Revisar clic en proteger
Hoja, nos muestra la siguiente ventana

Aqu
aceptamos
como esta.

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