Anda di halaman 1dari 6

Standar Operasional Prosedur

Departemen Sumber Daya Manusia


Arti
Departemen sumber daya manusia (HRD) adalah Departemen yang menangani berbagai
masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk
dapat menunjang aktifitas perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Fungsi , Tugas dan Tanggung jawab
1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and Selection
a. Persiapan
Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia
dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul.
Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan :
Perkiraan / forecast akan pekerjaan yang lowong
Jumlahnya
Waktu dan lain sebagainya.
Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu :
1) Faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi,
departemen yang ada, dan lain-lain.
2) Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasar tenaga kerja,
dan lain sebagainya.
b. Pengadaan tenaga kerja / Recruitment.
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan,
buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan SDM perusahaan.
Dalam tahapan ini diperlukan :
Analisis jabatan
Deskripsi pekerjaan / job description
Spesifikasi pekerjaan / job specification.
c. Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian
banyak kandidat atau calon yang ada.
Teknis dan tata cara perekrutan :
1) Seleksi kelengkapan administrasi pelamar.
2) Melihat daftar riwayat hidup / curriculum vitae pelamar
3) Memanggil pelamar terpilih
4) Mengisi bio data pelamar / applicant information
5) Melakukan ujian / test tertulis / serangkaian test
6) Wawancara kerja / interview
7) Pemeriksaan referensi
8) Test kesehatan
9) Persetujuan atasan
2. Penerimaan dan penempatan karyawan
Pada hari pertama karyawan bekerja di perusahaan maka karyawan akan dihadapkan
pada program orientasi yaitu pengenalan dengan posisi atau jabatannya, organisasi, dan
sebagainya dengan mengikuti tahapan-tahapan sebagai berikut :
By Natalomo Samosir-HR

1) Menandatangani surat perjanjian kerja dan surat masa percobaan


2) Pencatatan dalam database karyawan, penerbitan Nomor induk Karyawan (NIK),
Penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan
3) Penjelasan sejarah singkat perusahaan dan struktur organisasi
4) Penjelasan peraturan perusahaan yang berlaku
5) Penjelasan mengenai upah / gaji, Kompensasi atau tunjangan yang diberikan
6) Penjelasan mengenai tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab dari jabatan (job
description)
7) Pelaksanaan on job training / Pelaksanaan kerja di departemen yang membutuhkan
3. Pelaksanaan kerja / Masa kerja
Karyawan yang telah diterima bekerja segera melaksanakan setiap pekerjaan sesuai
dengan posisi dan jabatannya didalam perusahaan dengan penuh tanggung jawab dan
mengikuti peraturan dan ketentuan perusahaan.
Dalam periode ini Departemen Sumber daya manusia melakukan kontrol terhadap
aktifitas kerja karyawan meliputi hal-hal sebagai berikut :
1) Absensi / kehadiran karyawan setiap harinya
Bagi karyawan yang tidak hadir bekerja karena berhalangan diakibatkan
oleh hal-hal yang diijinkan wajib mengisi Form permohonan permisi yang
telah disetujui atasan langsung dari karyawan serta mengikuti prosedur
sebagai berikut :
Bagi karyawan sakit wajib menyerahkan surat keterangan istirahat
dari Dokter selambat-lambatnya hari pertama kehadiran karyawan
tersebut bekerja kembali dengan maksimal istirahat 2 (dua) hari
kerja.
Bagi karyawan sakit lebih dari 2 (dua) hari wajib menyerahkan
surat keterangan dirawat / opname atau perpanjangan surat
keterangan istirahat dari Dokter.
Bagi karyawan cuti atau urusan pribadi wajib mengisi form
permohonan permisi selambat-lambatnya 1 (satu) hari sebelum
pelaksanaan ijin tersebut dilaksanakan.
Pengecualian terhadap ketentuan pengisian form permohonan
permisi dilakukan setelah pelaksanaan cuti atau ijin dapat dilakukan
jika ketidak hadiran bekerja tersebut diakibatkan oleh hal yang
mendesak seperti terjadinya kemalangan.
Bagi karyawan yang tidak hadir bekerja karena kepentingan dinas
perusahaan wajib mengisi form permisi urusan dinas yang diketahui
atasannya selambat-lambatnya 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan ijin
tersebut dilaksanakan kecuali diakibatkan oleh hal yang mendesak.
Bagi karyawan yang tidak hadir bekerja karena berhalangan bukan
diakibatkan oleh hal-hal yang diijinkan (mangkir/absen) maka departemen
sumber daya manusia melakukan prosedur sebagai berikut :
Pada hari ketidak hadiran karyawan tersebut kartu absensi
karyawan ditahan oleh pejabat departemen sumber daya manusia
atau pejabat yang ditunjuk.
Pada saat hari karyawan tersebut masuk bekerja kembali maka
karyawan tersebut harus menemui terlebih dahulu pejabat
departemen sumber daya manusia atau pejabat yang ditunjuk untuk
By Natalomo Samosir-HR

mempertanggungjawabkan ketidak hadiran karyawan di hari


sebelumnya.
Jika keterangan karyawan tersebut tidak bisa diterima maka pejabat
departemen sumber daya manusia atau pejabat yang ditunjuk wajib
memberikan surat pengantar ke departemen sumber daya manusia
untuk dapat melakukan sanksi kedisiplinan terhadap karyawan
tersebut.
2) Ketepatan waktu masuk kerja, pulang kerja dan ijin meningalkan tempat
kerja pada waktu kerja atau pulang kerja sebelum waktunya
Departemen sumber daya manusia dalam melakukan kontol terhadap
ketentuan ini berfungsi untuk memastikan bahwa setiap karyawan telah
benar-benar melakukan aktifitas pekerjaannya sesuai peraturan dan
ketentuan perusahaan.
Keterlambatan masuk kerja, pulang kerja sebelum waktunya atau ijin
meninggalkan tempat kerja pada waktu kerja dapat diterima / diijinkan
dengan catatan karyawan tersebut telah mendapat persetujuan dari
atasannya langsung dengan mengisi form permohonan permisi.
Jika terjadi pelanggaran terhadap ketentuan ini maka departemen sumber
daya manusia wajib memberikan tindakan sanksi kedisiplinan terhadap
karyawan.
3) Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pekerjaan
Departemen sumber daya manusia melakukan kontrol terhadap
pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pekerjaan dengan berpedoman pada
laporan hasil dan pelaksanaan kerja dari masing-masing atasan karyawan.
Jika terdapat pelanggaran prosedur kerja dalam pelaksanaan tugas dan
tanggung jawab karyawan tersebut maka atasan langsung dari karyawan
wajib membuat surat pengantar ke departemen sumber daya manusia yang
menjelaskan isi pelanggaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab atau
pelanggaran tata tertib dan disiplin lainnya.
4) Penginputan data upah / gaji karyawan, Lembur dan tunjangan-tunjangan
lainnya (Payroll system)
Penginputan data ini dilakukan setiap hari untuk mendapatkan data up to
date dari setiap karyawan.
Penginputan data ini diperlukan untuk keperluan pembayaran gaji / upah
karyawan pada akhir bulan serta untuk mengetahui biaya (cost) produksi
setiap harinya.
Tahapan pekerjaan :
a) Memeriksa kartu absensi, laporan lembur dan laporan hasil kerja
dari masing-masing bagian atau unit kerja.
b) Menginput data kedalam data base karyawan dan payroll system
c) Setelah data diinput kedalam data base kartu absensi dikembalikan
ke tempatnya semula dengan memisahkan absensi karyawan yang
hadir dan yang tidak hadir.
d) Pada saat tutup buku Departemen sumber daya manusia membuat
rekapitulasi daftar gaji karyawan dengan lampiran daftar lembur
harian, daftar absensi, daftar potongan karyawan,dll
e) Rekapitulasi daftar gaji yang telah selesai dibuat diperiksa oleh
Departemen Audit sebelum disetujui oleh Direktur Utama.
By Natalomo Samosir-HR

f) Rekapitulasi daftar gaji yang telah disetujui Direktur Utama


diserahkan ke bagian keuangan / kasir untuk dilakukan pembayaran
kepada karyawan.
4. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and Evaluation
Tujuan dan fungsi :
Tenaga kerja yang bekerja harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas
dan tanggung jawabnya.
Menjaga kualitas sumber daya manusia secara internal maupun eksternal.
Tahapan / program kerja :
1) Perencanaan karir (Career planning).
Mengelola dan merencanakan jenjang karir bagi seluruh karyawan baik di
dalam departemen / bagian tersebut (vertical path) atau antar departemen /
bagian (horizontal carreer path)
2) Pengembangan karir, cara yang dilakukan melalui :
Promosi
Mutasi
Demosi
3) Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development)
Tujuan : Tenaga kerja yang bekerja menguasai dan ahli di bidangnya
masing-masing serta meningkatkan kinerja karyawan sesuai tugas dan
tanggung jawabnya.
Program :
On the job training
Class room training
Eksternal training
4) Evaluasi penilaian hasil kerja / Evaluation
Fungsi :
Untuk mengetahui prestasi yang diraih oleh karyawan dalam
pelaksanaan pekerjaannya.
Sebagai dasar bagi penentuan penyesuaian gaji, promosi,
terminasi, training, mutasi, rotasi dan program personalia lainnya.
Tujuan :
a) Meningkatkan prestasi kerja
b) Pengembangan karir
c) Mempererat hubungan atasan dan bawahan
Waktu pelaksanaan:
Evaluasi penilaian hasil kerja pada tahap awal dilakukan pada
masa percobaan dari seorang karyawan, Evaluasi ini berfungsi
untuk mengetahui apakah karyawan dalam masa percobaan ini
sudah dapat dinyatakan layak untuk diangkat sebagai karyawan di
perusahaan atau tidak.
Evaluasi kinerja bagi karyawan tetap perusahaan minimal
dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun dan dilaksanakan pada
akhir tahun.
Batasan / Indikator
a) Seluruh proses penilaian prestasi kerja sudah dibakukan dan
disusun seobyektif mungkin.
By Natalomo Samosir-HR

b) Penilaian sedapat mungkin berhubungan dengan pekerjaan


c) Analisa pekerjaan telah dilakukan
d) Para penilai telah dilatih untuk mempergunakan alat-alat dan
proses penilaian prestasi kerja.
e) Penilai sehari-hari harus mempunyai hubungan dengan karyawan
yang dinilai dan mampu mengamati secara terus menerus.
f) Penilaian dilaksanakan secara bebas oleh lebih dari satu orang
penilai bagi setiap karyawan yang dinilai.
5. Memberikan kompensasi dan proteksi pada karyawan / Compensation and Protection
Kompensasi berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh
kompensasi yang diterimakan kepada karyawan yang mengacu pada kondisi pasar.
Manfaat Sistem Penggajian
a) Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan
b) Memelihara keberadaan karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan
c) Merupakan imbalan / kompensasi yang setimpal atas prestasi yang telah
diberikan karyawan
d) Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran
imbalan untuk setiap pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing
kontribusinya pada Perusahaan
e) Tidak bertentangan dengan peraturan Pemerintah.
f) Tidak melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi
perusahaan sejenis
g) Terukur bagi setiap pekerjaan, karena masing-masing memiliki nilai/skor yang
ditentukan atau disepakati secara bersama-sama
h) Mudah dilakukan penyesuaian terhadap keadaan / perkembangan ekonomi
terutama atas terjadinya laju inflasi tahunan.
i) Fair yaitu karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan untuk
tempat kerjanya
Tahapan kerja :
a) Subsistem penggajian
Masalah Gaji / pendapatan / imbalan kerja bagi karyawan merupakan hal
yang sensitif dan berpengaruh langsung pada produktivitas kerja
individu. Bagi Perusahaan, sistem gaji yang telah ada bukan semata-mata
hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah dalam kaitannya dengan
Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting lagi yaitu
untuk menciptakan keseimbangan / fairnesses antara apa yang
diberikan karyawan pada perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan
perusahaan untuk karyawannya
b) Subsistem Tunjangan.
Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang
meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis
kompensasi dan perencanaan kompensasi.
c) Subsistem Benefit.
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan
kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan
kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang
diterima karyawan seperti dana pensiun, Jaminan kesehatan,dll.
d) Subsistem pelaporan lingkungan.
By Natalomo Samosir-HR

Informasiinformasi ini berhubungan dengan keluhan keluhan,


kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.
Separation Management.
Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja
dalam organisasi baik yang disebabkan karena normal separation
(pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation
(indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
Hubungan Karyawan (Employee Relations).
Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap
informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting
untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam
organisasi.

Demikianlah Standar Operasional Prosedur Departemen Sumber daya manusia ini disusun sebagai
acuan dalam pelaksanaan pekerjaan dan tanggung jawab administrasi setiap hari.

DEPARTEMEN HUMAN RESOURCES


MARET 2010

By Natalomo Samosir-HR