ADMINIS

TRACIN
DE LAS
CUENTA
S POR
COBRAR
FACULTAD DE
CONTADURA Y
ADMINISTRACI
EQUIPO 5
N
INTEGRANTES:

FINANZAS

CASTILLO PANTALEON
RODRIGO
CORPORATIVAS
CHOMBO LPEZ JOVANNA MARA
DE JESS
LPEZ GARCA DIEGO AXEL
MACIAS LEDESMA EDUARDO
OLIVARES MUNDO KAREN
ARACELI
NARVAEZ CONTRERAS CINTHIA
ABIGAIL
TRAHYN GONZALEZ CLAUDIA
OLIVA

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

INDICE
Contenido
OBJETIVO........................................................................................................... 2
ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR.............................................3
Polticas de crdito para administracin de cuentas por cobrar.......................4
Anlisis de crdito para administracin de cuentas por cobrar.......................4
Procedimiento de cobro................................................................................... 5
ADMINISTRACIN FINANCIERA......................................................................5
Funciones de la administracin financiera.......................................................5
Principales funciones del administrador financiero..........................................7
Trascendencia de la administracin del capital de trabajo...............................8
Objetivos de la administracin financiera de cuentas por cobrar....................9
NORMAS DE CREDITO...................................................................................... 9
POR QU SE INCREMENTAN LAS CUENTAS POR COBRAR?............................10
TOMA DE DECISIN CON RESPECTO A LAS NORMAS DE CRDITO................15
POLITICAS DE CREDITO................................................................................. 15
Factores de Orden Interno.............................................................................. 16
DISEO DE POLTICA DE CREDITOS...............................................................17
EVALUACION DE LOS CLIENTES DE CREDITO.................................................19
Clasificacin de los clientes en base al anlisis crediticio..............................22
ADMINISTRACIN DEL CRDITO..................................................................22
Administracin de las cuentas por cobrar......................................................22
Poltica de Crdito.......................................................................................... 24
ANTIGEDAD DE SALDOS............................................................................. 28
Rango de fechas............................................................................................ 28
Tipo de ordenamiento.................................................................................... 28
Clientes Vendedores Corporativos Factura.....................................................28
Tipo de reporte.............................................................................................. 29
Estatus Cuentas por Cobrar...........................................................................30
Forma de Pago............................................................................................... 30
PROCEDIMIENTO DE COBRANZA..................................................................31
BIBLIOGRAFA................................................................................................. 35

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

OBJETIVO
El objetivo de este trabajo es conocer la importancia de las cuentas por cobrar dentro de
una entidad, as como tambin conocer y aplicar las estrategias de administracin de
cuentas por cobrar con eficacia y oportunidad, de tal manera que le permita a la empresa
el manejo ptimo de las variables de poltica de crdito comercial concedido a clientes y
polticas de cobro, para maximizar su patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de
liquidez.
El objetivo de las cuentas por cobrar es estimular las ventas y ganar clientes. Se tiende a
considerarlas como un medio para vender productos y superar la competencia mediante
el ofrecimiento de facilidades de crdito como parte de los servicios de la empresa para
favorecer a sus clientes. Est relacionada directamente con el giro del negocio y la
competencia. Cuando no existe competencia, generalmente la inversin en cuentas por
cobrar dentro del capital de trabajo no es significativa. Es utilizado como herramienta de
mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades, para proteger su posicin en el
mercado.
Su objetivo primordial es el de registrar todas las operaciones originadas por adeudos de
clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compaa.

Las cuentas por cobrar representan en toda organizacin, el crdito que concede la
empresa a sus clientes, sin ms garantas que la promesa de pago a un plazo
determinado. La palabra crdito significa tener fe o confianza en que el deudor pagara el
importe de una operacin, el crdito puede variar de una empresa a otra aun cuando
estas se dediquen al mismo giro, pero contiene elementos que lo hacen similar:

Son resultado de ventas a plazos.

Se estipula en ellas el plazo mximo de pago.
Son sin garanta especfica.
Se convierten en efectivo a corto plazo.

Las causas por las cuales las empresas otorgan crditos se deben, a que lo consideran
una herramienta de mercadotecnia para promover las ventas, para incrementar estas y
para fomentar la obtencin de utilidades, con base en esto el administrador financiero
deber cuantificar entre otros puntos , los siguientes:

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Cuanto invertir en cuentas por cobrar.

Lneas mximas de crdito a otorgar a cada cliente.
Plazos mximos de crdito.
Ayudar a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversin.

ADMINISTRACIN DE
CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar representan el total del dinero que se adeuda a la empresa por
concepto de ventas efectuadas a crdito. A fin de conservar los clientes actuales y atraer
nuevos, la mayora de las empresas manufactureras deben conceder crditos. Las
cuentas por cobrar son activo circulante dominante mantenido por la mayora de las
empresas, el administrador financiero tiene, por lo general, un control directo de stas.
El crdito no constituye una transferencia definitiva, como en el caso del cambio, sino una
cesin de las utilidades producidas por estos bienes, servicios o dinero durante un
perodo de tiempo y representa un progreso en relacin a aqul desde el punto de vista
de la eficiencia. Jurdicamente, se analiza como un prstamo o como una venta a plazos.
Desde este punto de vista, la esencia del crdito es la promesa formal de realizar el pago
de unos intereses en una fecha futura, a cambio de la obtencin de bienes, servicios o
dinero.

Polticas de crdito para administracin de cuentas por cobrar

Las polticas de crdito consisten en establecer los lineamientos para determinar si se
extiende el crdito a un cliente y por cunto se le debe conceder. La empresa debe
desarrollar las fuentes de informacin crediticia apropiadas y mtodo de anlisis de

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

crdito. Las polticas de cobranza de una empresa son los procedimientos para el cobro
de las cuentas pendientes cuando stas se vencen. La eficacia de sta poltica puede
evaluarse principalmente al observar el nivel de gastos por cuentas incobrables. Este nivel
depende no solo de la poltica de cobranza sino tambin de las polticas empleadas en la
extensin del crdito. Si se supone que el nivel de las cuentas incobrables atribuible a la
poltica de crdito es relativamente constante, al incrementar los gastos de cobranza se
pueden reducir las cuentas incobrables.

Anlisis de crdito para administracin de cuentas por cobrar

Carcter (reputacin):
El historial del solicitante para satisfacer sus obligaciones financieras, contractuales y
morales.
Capacidad:
La disposicin del solicitante de pagar el crdito solicitado. El anlisis de los estados
financieros con nfasis sobre el ndice de liquidez y el de endeudamiento son
normalmente empleados para determinar la capacidad del solicitante.
Capital:
La solidez o situacin financiera del solicitante se refleja por la disposicin de su
propiedad.
Garanta colateral:
La cantidad de los activos que el solicitante tiene disponibles para asegurar el crdito.
Cuanto mayor sea la cantidad de activos disponibles, ms ser la oportunidad de que un
otorgante de crdito recupere sus fondos en el supuesto de que el solicitante no cumpla
con el pago.

Procedimiento de cobro
Algunos procedimientos que puede seguir la empresa para obtener el pago de las cuentas
vencidas. Se puede enviar una carta o recordatorio a los clientes cuando han transcurrido

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

diez das despus de su vencimiento; puede usar una carta ms amenazante, seguida por
una llamada telefnica, si el pago no se recibe dentro de 30 das; y puede enviar la cuenta
a una agencia de cobranza despus de noventa das de su vencimiento.
El procedimiento de cobranza puede ser costoso debido a los gastos en los que se incurre
y por la prdida del crdito mercantil, pero se requiere por lo menos cierta firmeza para
evitar una prolongacin indebida del periodo de cobranza entre los costos y para reducir
las prdidas directas. Una vez ms, debe obtenerse un equilibrio entre los costos y los
beneficios al implantar diferentes polticas de cobranza.

ADMINISTRACIN
FINANCIERA
La administracin financiera puede considerarse como una forma de la economa aplicada
que se funda en alto grado en conceptos econmicos. La administracin financiera
tambin toma cierta informacin de la contabilidad, que es igualmente otra rea de la
economa aplicada.

Funciones de la administracin financiera

Para poder maximizar el precio de mercado de las acciones mediante un adecuado
equilibrio del riesgo y del rendimiento, el administrador financiera deber cumplir con tres
funciones bsicas:
Planeacin financiera:
La funcin de planeacin es una de las retadoras e interesantes de todas las
funciones del administrador financiero. Debido a que frecuentemente participa en
la planeacin a largo plazo de la compaa deber empezar con una visin amplia
y general de las operaciones de la empresa. Estar primero interesado en los
planes a largo plazo convenientes a la expansin de la planta, al reemplazo de
maquinaria y equipo u otros desembolsos que habrn de causar grandes fugas de

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

efectivo del negocio. Con base en su conocimiento estos planes y de los
pronsticos de ventas para un futuro cercano, el administrador financiero debe
estimar los flujos de entradas y salidas para el negocio en un futuro cercano. Dicho
de otro modo el plan debe indicar a la empresa en que se debe invertir y como se
va a financiar la inversin con el fin de lograr al mximo los objetivos fijados.
El plan debe sealar especialmente en cuales proy6ctos se debe invertir
considerando todos los que son factibles, de modo que la empresa pueda avanzar
lo ms rpidamente posible hacia los objetivos que se elijan durante el periodo de
planeacin.
Administracin de activos:
Al planear los flujos de efectivo, al administrador financiero deber tambin
asegurarse de que los fondos se inviertan inteligentemente o de manera
econmica, dentro del negocio. Es decir, decidir acerca de su asignacin ms
rentable entre los diversos activos.
Obtencin de fondos.
Si los flujos de salida de efectivo planeados exceden a los de entrada de efectivo y
si el saldo de efectivo es insuficiente para obtener el faltante, el administrador
financiero se ver obligado a tener fondos de fuentes externas al negocio. El
problema del administrador financiero estar en obtener aquella mezcla de
financiamiento ms acorde con las necesidades planeadas de su negocio. El
campo de accin de la administracin financiera no est claramente definido en la
prctica y sus funciones necesarias se manejan segn las formas de estructura
organizacionales. El papel que desempea el administrador financiero y el grado
de su participacin en las funciones de finanzas habrn de variar de acuerdo con
la funcin o polticas involucradas; con el tamao de la compaa, su propia
capacidad y la de los dems funcionarios y directores.

Rara vez estas funciones estarn exclusivamente bajo la responsabilidad del

administrador financiero. Puesto que las polticas financieras generalmente afecta a los
dems departamentos, otros funcionarios intervendrn tambin en el proceso de toma de
decisiones.

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Principales funciones del administrador financiero

El papel bsico del administrador financiero de una empresa, consiste en lograr un
equilibrio entre el riesgo y el rendimiento para poder maximizar el precio de mercado de
las acciones posedas por los dueos (1)
En aos recientes el papel del director financiero se ha ampliado para incluir la totalidad
de la empresa. Dicho de otra forma, en la actualidad los directores financieros participan
en la direccin general.
Entre las principales funciones del administrador financiero se encuentran:
1- Planeacin y preparacin de pronsticos.
2- El administrador financiero est relacionado con las decisiones de inversin y de
financiamiento de la empresa y sus interacciones.
3- Interactuar con otros administradores del negocio para apoyar a la empresa a
operar en la forma ms eficiente posible.
4- El uso de los mercados de dinero y de capitales.
5- Anlisis financiero.
6- Manejo de la estructura financiera de la empresa
7- Determinacin de la estructura de activo de una empresa

(1 ) Honson Robert. Administration Financiers. 1984. Pag. 27.

Trascendencia de la administracin del capital de trabajo

La administracin del capital de trabajo incluye la administracin de todos los tipos de
activos y pasivos corrientes de la empresa. Tambin incluye la decisin en cuanto a la
cantidad apropiada de financiamiento de largo plazo utilizada al financiar los activos
corrientes de la empresa. El objetivo de este tipo de administracin consiste en manejar

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

cada uno de los activos y pasivos a corto plazo de la empresa de manera que se alcance
un nivel aceptable y constante de capital neto de trabajo, siempre que los activos superen
a los pasivos, la empresa tendr capital neto de trabajo.
Es muy probable que el administrador financiero tenga que dedicar mayor tiempo a la
administracin del capital de trabajo que a cualquier otra actividad, esto es, por que los
activos circulantes, por su propia naturaleza estn cambiando diariamente y es necesario
que se tomen decisiones administrativas.
Entre los principales activos circulantes estn:

El efectivo o caja
Los valores negociables
Las cuentas por cobrar
Los inventarios.

Cada uno de estos activos debe manejarse eficientemente para conservar la liquidez de la
empresa.
La administracin de las cuentas por cobrar forma parte de la administracin financiera
del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para
maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el
manejo ptimo de variables tales como polticas de crdito comercial concedido a clientes
y estrategia de cobros. Generalmente en la empresa la inversin en cuentas por cobrar
representa una inversin muy importante ya que representan aplicaciones de recursos
que se transformarn en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.

Objetivos de la administracin financiera de cuentas por cobrar

1-Fijar el lmite mximo de inversin en cuentas por cobrar.
2- Establecer lmites mximos por clientes.
3- Establecer condiciones del crdito en forma clara.
4- Evitar al mximo contar con cartera vencida.
5- Abatir costos de cobranza.

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

6- Evitar que el otorgamiento de descuentos por pronto pago se convierta en una
carga adicional, a los egresos por concepto de cobranza, dando como resultado
que sea un costo no controlable.

NORMAS DE CREDITO
Las normas de crdito de una empresa definen los criterios bsicos para la concesin de
un crdito a un cliente.
Nuestro inters aqu no se centra en los componentes individuales de los patrones de
crdito, sino en las restricciones o facilidades de la poltica global de la empresa.
El conocimiento de las principales variables que deben considerarse cuando una empresa
examina la posibilidad de ampliar o restringir sus normas de crdito, dar una idea
general del tipo de decisiones que esto involucra.
Dicho esto, las normas de crdito son las reglas que indican la solidez financiera mnima
que un cliente debe tener para que se le conceda crdito.
Los principales factores que se consideran cuando se fijan normas de crdito se
relacionan con la probabilidad de que un cliente pague lentamente o que tal vez genere
una perdida por ser la suya una cuenta incobrable.
Algunas de las variables que deben considerarse al evaluar los cambios propuestos en
las normas de crdito son: la reputacin crediticia, referencias de crdito, periodos de
pago promedio y ciertos ndices financieros, proporcionan una base cuantitativa para
establecer y reforzar los patrones de crdito.
Las ms importantes son:

Volumen de ventas:

Se espera que la modificacin de las normas de crdito produzca un cambio en el

volumen de ventas. Si las normas de crdito se relajan, se espera que aumenten las
ventas; si las normas de crdito se hacen ms rgidas, se espera que disminuyan las
ventas. Generalmente, el incremento de las ventas afecta la rentabilidad en forma
positiva, en tanto que la disminucin de las ventas afecta las utilidades en forma negativa.

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Inversin en cuentas por cobrar:

Existe un costo asociado al mantenimiento de las cuentas por cobrar. Cuanto ms alto
sea el promedio en cuentas por cobrar, ser ms alto el costo por mantenerlos.
Si la empresa hace ms flexible sus polticas de crdito, el nivel promedio de cuentas por
cobrar aumentara, trayendo como consecuencia un mayor costo en el mantenimiento de
las cuentas por cobrar.

POR QU SE INCREMENTAN LAS CUENTAS POR COBRAR?

Cambio en las ventas; las ventas crecientes darn como resultado ms cuentas por
cobrar y las ventas decrecientes producirn menor promedio en dichas cuentas. Cuando
se amplan los trminos crediticios, se otorgan crditos a clientes con menor reputacin
crediticia, quienes quizs tardaran ms en paga sus deudas.
La implementacin de patrones suaves, para el anlisis de crdito, tendrn como
consecuencia clientes morosos y el aumento de las cuentas por cobrar promedio.
En resumen, los cambios en las ventas, al igual que la cobranza, producen mayores
costos de mantenimiento para las cuentas por cobrar cuando se flexibiliza los patrones de
crdito, y costos reducidos cuando se restringen. Tales reacciones ocurren tambin
cuando se realizan los cambios de crdito a los procedimientos de cobranza.

Gastos por cuentas incobrables:

Otra variable que se espera se vea afectada por cambios en las normas de crdito son los
gastos por cuentas incobrables. La probabilidad (o riesgo) de adquirir una cuenta
incobrable aumentar a medida que se suavizan las normas de crdito, y se reduce
cuando stas se vuelven ms estrictas.
En resumen, si se suavizan las normas de crdito, tendrn los siguientes efectos sobre
las utilidades:

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Si la empresa hiciera ms estricta las normas de crdito tuviese todo el efecto contrario.
Esto se debe evaluar a travs del efecto que produce un cambio en las normas crediticias
sobre la contribucin de las utilidades, el costo de Inversin marginal en cuentas por
cobrar y el costo de los gastos por cuentas incobrables.
EJEMPLO:
Actualmente la empresa Binz Tool de herramientas de mano, vende un producto a $10 por
unidad. Las ventas del ao anterior fueron $60,000 unidades. El costo variable por unidad
es de $6 los costos fijos totales de la empresa son de $120,000.
La empresa contempla una relajacin de sus normas de crdito, de la que se espera
resulte un incremento del 5% en las ventas por unidad a 63,000 unidades; un aumento en
el periodo de cobranza promedio de su nivel normal de 30 das a 45 das, y un incremento
en los gastos de cuentas incobrables, del nivel normal de 1% de las ventas a 2%. El
rendimiento requerido de la compaa en inversiones de igual riesgo, que es el costo de
sustitucin de mantener los fondos en cuentas por cobrar, es de 15%.
A fin de determinar si se debera llevar a cabo la ampliacin de las normas de crdito, se
debe calcular:

Efecto sobre la contribucin adicional de utilidades por ventas

Costo de inversin marginal en cuentas por cobrar

Costo marginal de las cuentas incobrables

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

CONTRIBUCIN ADICIONAL DE LAS VENTAS A LAS UTILIDADES
La contribucin de utilidades por unidad equipar la diferencia entre el precio de venta
por unidad ($10) y el costo variable por unidad ($6).
3,000 unidades X $4 por unidad = 12,000
COSTO DE INVERSIN MARGINAL
El costo marginal de cuentas por cobrar es la diferencia entre el costo que implica
mantener cuentas por cobrar antes y despus de la adopcin de la ampliacin de las
normas de crdito.
Inversin promedio de cuentas por cobrar = costo variable de ventas anuales
Rotacin de cuentas por cobrar
PLAN

PRESENTE

Costo variable de ventas anuales

Rotacin de cuentas Inversin promedio de

(Cto. variable x unidades de venta)

por cobrar

cuentas por cobrar

$6 X 60,000=360,000

360/30= 12

$360,000 = $30,000
12

PROPUESTO

$6 X 63,000=378,000

360/45=8

$378,000 = $47,250
8

Donde la rotacin de cuentas por cobrar = 360 / periodo de cobranza promedio

TOTAL: $17250
COSTO DE INVERSIN MARGINAL = $17,250 x 15% = $2,588
Costo de cuentas marginales incobrables

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Se determina al tomar la diferencia entre el nivel de las cuentas incobrables antes y
despus de la ampliacin de las normas de crdito.
PLAN
Presente
Propuesto

(0.01X$10/unidad X 60000 unidades)

0.02X$10/unidad X 63000 unidades)

$6000
$12600

Costo de cuentas incobrables marginales = $6600

Efectos de una ampliacin en las normas de crdito.
Ejemplo:
Contribucin adicional de utilidades por ventas.
(3000 unidades X ($10-$6))
Costo de inversin marginal en c/cuenta

$12,000

Inversin promedio con el plan propuesto:

($6 X 63 000)/8 = $378,000/8

360/45= 8

$ 47,250

360/30= 12

$ 30,000

Inversin promedio con el plan presente:

($6 X 60 000)/12 = $360,000/12

= $17,250
Inversin marginal en c/c
($2,588)

(0.15 X $17,250)
Costo marginal en cuentas incobrables
Cuentas incobrables con el plan propuesto:

$ 12,600

(0.02 X $10 X $63,000)

Cuentas incobrables con el plan presente:

$ 6,000

(0.01 X $10 X $60,000)

($ 6,600)
Costo de cuentas incobrables marginales

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Utilidad neta de la aplicacin del plan propuesto.

$ 2, 812

TOMA DE DECISIN CON RESPECTO A LAS NORMAS DE CRDITO

Con el fin de decidir si la empresa debiera ampliar sus normas de crdito, la contribucin
anual de utilidades por ventas debe ser comparada con la suma del costo de la inversin
marginal en cuentas por cobrar y el costo de cuentas incobrables marginales.
Si la contribucin de utilidades adicionales es mayor que el costo marginal, entonces se
deben ampliar las normas de crdito; de lo contrario, las normas actuales debern
permanecer inalterables.
Contribucin adicional de utilidades por ventas
Costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar

$ 12,000.00
- $ 2,588.00

Costo de cuentas incobrables marginales

- $ 6,600.00

Utilidad neta de la aplicacin del plan propuesto

$ 2,812.00

POLITICAS DE CREDITO
Toda actividad empresarial se maneja bajo polticas o normas que orientan la diversidad
de actividades comerciales que se dan en el mercado desde el punto de vista mercantil;
por lo tanto, considerando que el crdito es un proceso ordenado de pasos y
procedimientos interconectados al desenvolvimiento econmico y financiero necesita de
polticas para que dicha actividad se encausen sobre objetivos especficos.
Estas polticas marcarn las pautas para la consecucin de estos objetivos a los cuales se
debe llagar en virtud a una administracin efectiva del crdito. Para identificar la
propuesta anterior en su verdadera dimensin, los objetivos previamente identificados
responden la pregunta Qu queremos alcanzar en trminos de objetivos? Es decir,
aplicamos polticas de crdito con la finalidad de alcanzar los objetivos preestablecidos de

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

la Gerencia con respecto a la actividad crediticia.. Por lo tanto estas polticas indicaran el
camino para llegar a esos objetivos y darn la pauta de cmo actuar para lograrlo.
El comercio es por el solo una actividad cambiante en trminos de evolucin econmica,
su actividad es dinmica provocando un flujo de operaciones rpidas que permiten la
transaccin de bienes y servicios; por lo tanto para delinear una poltica de crditos se
tendr en cuenta los factores de orden interno y externo.

Factores de Orden Externo:

a) La situacin socio-econmica y estabilidad financiera que vive el pas en el tiempo en
que dichas polticas deben implementarse, modificarse o sustituirse.

b) Situacin del mercado; que se traduce en la posibilidad de conocer la situacin, calidad

y manejo del mercado, comportamiento de la competencia, condiciones de los
proveedores, situacin de los clientes, etc.

Factores de Orden Interno

a) Objetivos perseguidos; que nos permitan penetrar en el mercado, colocar nuevos
productos, captar nuevos clientes, mantener un nivel de produccin y de ocupacin etc.
b) Rentabilidad; cuanto mayor sea sta, mayor ser el porcentaje de cobrabilidad
permisible.
c) Grado de eficiencia, y suficiente capital de trabajo para financiar ventas a plazos.
d) Situacin financiera de la empresa; por la conveniencia de no mantener un porcentaje
alto de inversin en cuentas por cobrar, si se tiene en cuenta que el capital de la empresa
no es suficiente.
e) Pericia y responsabilidad del manejo financiero; el mismo que recaer en quienes
tendrn la responsabilidad de cuidar y mantener el flujo de fondos de la empresa.

16

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Adicionalmente se puede decir que existen otros factores de orden interno y externo que
condicionan la poltica crediticia, la misma que puede comportase en forma liberal o
conservadora, segn evolucione la condicin econmica y social del medio.
Pero sobre todo para manejar con acierto una poltica de crditos es necesario concentrar
una labor eficiente del proceso crediticio, evitar riesgos innecesarios, ejercer una activa
vigilancia sobre las cuentas por cobrar y determinar eficientemente mtodos de cobranza
que permitan reaccionar a tiempo con clientes que presentan seales de dificultades de
pago frente a sus compromisos. Estas medidas neutralizan en parte el riesgo originado
por el otorgamiento de crditos y refuerzan una poltica firme de crditos.

DISEO DE POLTICA DE CREDITOS

La poltica de crditos que es expresada en trminos de procedimiento sobre como
otorgar crditos y como realizar las cobranzas es un trabajo ordenado que obedece a la
siguiente secuencia y que necesariamente debe constar por escrito porque ello favorece a
que el personal tenga plena conciencia del trabajo que realiza.

A continuacin sealaremos dicha secuencia:

1. Identificacin de los objetivos por alcanzar.
2. Lineamientos previos o borradores de lo que ser la poltica de crditos.
3. Discusin y revisin de esos lineamientos con las personas de las reas
involucradas: ventas, finanzas, contabilidad, legal etc.
4. Redaccin definitiva de las polticas de crditos.
5. Aprobacin de la Gerencia.
6. Difusin dentro de la empresa, de la poltica de crditos entre todos los
responsables de su ejecucin.
7. Implementacin o puesta en marcha de la poltica de crditos aprobada y
difundida.
8. Control de los resultados para verificar si las polticas estn contribuyendo al
logro de los objetivos o para aplicarse las medidas correctivas si fueran
necesarias.

17

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Ms adelante elaboraremos un Manual de Polticas se Crditos y Cobranzas como una
forma de que este trabajo cumpla con su propsito. Porque el lector necesitara conocer
un conjunto de normas que hagan posible entender en forma prctica los procedimientos
de crditos y cobranzas.

CLASIFICACIN DE LAS POLTICAS DE CRDITO

Estas polticas generalmente se clasifican en liberales y conservadoras:
1. Son liberales cuando las empresas se muestran generosas para otorgar crditos,
tanto en el monto mximo para aprobar como en el grado de riesgo para sumir
obviamente en este saco podra hablarse de ausencia total o temporal de
garantas.
2. Son conservadoras cuando las empresas se muestran restrictivas para otorgar
crditos y para determinar el monto mximo por aprobar, as como para definir lo
referente al riesgo que asumirn. A diferencia de la poltica liberal, en este caso se
exigen garantas slidas que aseguren la recuperacin de las cuentas por cobrar.
La empresa otorgante del crdito requerir una detallada investigacin de todos los
clientes potenciales antes de tomar la decisin de aprobar o rechazar una poltica de
crditos.

RAZONES QUE DETERMINAN LA POLTICA DE CREDITOS

Hay varias razones que motivan a los empresarios que venden al crdito, a orientar su
poltica como liberadora o conservadora. Algunas de estas razones son:
1.
2.
3.
4.
5.

La competencia.
Los mrgenes de beneficio
Volumen de ventas
Demanda de los clientes
Nivel de inventarios

Las polticas de crdito deben tener como objetivo elevar al mximo el rendimiento sobre
la inversin. Las polticas que otorgan plazos de crdito muy reducidos, normas crediticias
estrictas y una administracin que otorga o rechaza el crdito con lentitud restringen las
ventas y la utilidad de manera que a pesar de la reduccin de la inversin en Cuentas por
Cobrar, la tasa de rendimiento sobre la inversin de los accionistas ser ms baja de la

18

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

que se puede obtener con niveles ms altos de venta y Cuentas por Cobrar. El
otorgamiento de crdito trae como consecuencia: las prdidas por cuentas incobrables,
los costos de investigacin del crdito del cliente, los gastos de cobranza y el
financiamiento de las Cuentas por Cobrar. La investigacin y operacin de estos factores
disminuyen la tasa de rendimiento sobre la inversin de los accionistas

EVALUACION DE LOS CLIENTES DE CREDITO

Una de las herramientas ms populares que se toman en cuenta para otorgar un crdito
es la llamada las cinco C's, que significa lo siguiente:

Carcter. Se refiere a cmo manejas tus obligaciones financieras, es decir, cmo

te has comportado si has recibido crditos anteriormente. Se analiza si has
realizado tus pagos con puntualidad o si te has declarado como un cliente moroso.

Capital. En este rubro se engloban todos tus activos: a cunto ascienden tus
ahorros, inversiones y se aaden los bienes que posees, en su caso.
El objetivo es analizar si este conjunto de bienes podra servir como garanta del
prstamo que solicitas, pues con l se podra respaldar el monto que requieres.

Capacidad. Define cul es tu capacidad de deuda, basndose en tus ingresos y

tomando en cuenta si tienes otras deudas y, asimismo, el nmero de personas que
dependen de ti.

Colateral: El monto de Activos que el solicitante tiene disponible para garantizar el

crdito. Cuanto mayor sea el monto de activos disponibles, mayor ser la
posibilidad de que una empresa recupere sus fondos si el solicitante incumple el
pago.

Condiciones: Trminos de pago en funcin de la situacin empresarial actual y de

las tendencias generales del pas

19

ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Los parmetros antes mencionados se toman en cuenta sin importar si es tu primer
acercamiento al financiamiento o si ya tienes un historial crediticio.
Para evaluar el crdito, los administradores deben considerar:
La Solvencia moral del acreditado: Es una medida cualitativa y representa la
probabilidad de que el cliente pague puntualmente sus obligaciones. Este factor es muy
importante: El cliente har un esfuerzo si es necesario para pagar sus deudas? O el
cliente es incumplido en sus vencimientos?. La formalidad de los tratos comerciales
cliente-proveedor tiene un significado muy importante en el otorgamiento del crdito y en
los negocios.
La Capacidad financiera de pago: Es una medida cuantitativa y representa la
capacidad del cliente para pagar. Se examina a travs de informacin financiera del
cliente, interpretndose a travs de la tcnica de anlisis financiero para conocer el
resultado de las razones de liquidez, solvencia y otras, tomando en cuenta en su caso la
experiencia que se ha obtenido en las relaciones comerciales.
Cuando los montos son muy significativos, es necesario obtener informacin del cliente
sobre la generacin de flujos de efectivo futuros para medir la capacidad de pago que el
cliente tiene para cubrir el crdito solicitado.
Las Garantas especficas: Pueden constituirse con las propias garantas del bien o
con otros bienes dados en garanta como seguridad de pago del crdito solicitado. Estas
garantas apoyan en forma importante el crdito solicitado.
Las Condiciones generales de la economa en que opera: Tiene un significado
especial y reconoce las tendencias generales de la empresa o de ciertas reas de la
economa que puedan influir en la capacidad del cliente para cumplir con sus
obligaciones, como recesiones del pas, restricciones del gasto pblico, apertura o cierre
de fronteras, etctera.
La Consistencia del cliente: se puede decir que es la Duracin, constancia y
permanencia del cliente, de conformidad con los giros mercantiles y actividad que
desarrolla.
La Cobertura: Son los Seguros que tiene la empresa, o que exige a su cliente, para
compensar las posibles prdidas por cuentas incobrables.

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

La informacin se obtiene de varias fuentes incluyendo la experiencia anterior. Si
La cuenta es nueva es una prctica normal el solicitar: estados financieros dictaminados,
declaraciones de impuestos si no se tienen estados financieros, cartas de solvencia de las
instituciones de crdito con las que opera. Es prctica usual y muy recomendable el
establecer comunicacin con otros proveedores del cliente.
Los informes de intercambio revelan la formalidad de los pagos del cliente, los montos del
crdito, los problemas que se han vivido y tambin los clientes que han sido puestos en
listas negras por insolventes.
El volumen principal de las ventas a crdito de bienes de consumo se hacen a travs de
la prctica comercial de cuenta abierta. Al cliente se le abre una cuenta en donde se
registran sus transacciones sin pedir un reconocimiento formal de sus deudas como
pagars o letras de cambio. En caso de disputa, la empresa cuenta con el pedido del
cliente, la factura o contra recibo, y los documentos de embarque que en la mayor parte
de las veces est firmado por el cliente por la aceptacin de la recepcin de las
mercancas.
En ventas a crdito en bienes de capital o de uso duradero como pueden ser maquinaria,
equipos, automviles, vehculos, refrigeradores, televisiones, etc., la venta generalmente
se documenta con ttulos de crdito que pueden ser negociados con posterioridad con
instituciones de crdito. El cargar intereses por el crdito otorgado o por falta de pago
oportuno en la fecha de vencimiento, es una prctica comn.
La empresa traducir su informacin de crdito en clases de riesgo.
El crdito debe pulverizarse, no es conveniente tener un solo cliente, debe diversificarse
para que los riesgos de falta de cobro no afecten a la empresa en forma importante.
La informacin anterior se obtiene de:
Experiencias anteriores con el cliente
Sentido comn del gerente de crdito
Informacin interna respecto a cliente
Informacin externa respecto al cliente.

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Clasificacin de los clientes en base al anlisis crediticio

Cliente Bueno: Aquel que en forma habitual paga en la fecha convenida, tambin se les
conoce como clientes cumplidos.
Cliente Regular: Aquel que paga sus facturas fuera de la fecha convenida.
Cliente Malo: Aquel que en forma frecuente se atrasa en sus pagos, no avisa los motivos
de su atraso y, generalmente no cumple con lo que promete, tambin se les conoce como
clientes morosos.
Cliente Dudoso: Aquel que por sus antecedentes, no podemos clasificarlo como bueno,
regular o malo.
Cliente Nuevo: Aquel que no ha efectuado operaciones con la empresa.

ADMINISTRACIN DEL
CRDITO
La efectividad con que se administren sus cuentas por cobrar es muy importante para su
rentabilidad y para su riesgo.

Administracin de las cuentas por cobrar

Una cuenta por cobrar es un saldo adeudado por un cliente generado por un crdito,
disminuyendo inventarios. El mantener estas cuentas implica costos directos e indirectos
pero tambin tiene beneficios importantes, ya que la concesin de crditos incrementa las
ventas.
La administracin de las cuentas por cobrar inicia con la decisin de si debe o no otorgar
crdito, si las cuales no se controlan adecuadamente podran alcanzar niveles excesivos,
disminuyendo los flujos de efectivo y las malas cuentas se cancelarn afectando las
utilidades sobre ventas. Por esto es necesario establecer un buen sistema de control.

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

El monto de las cuentas por cobrar se establece por 1) el volumen de ventas a crdito y 2)
el plazo promedio entre las ventas y las cobranzas.

Cuentas por cobrar = Ventas a crdito por da X Longitud del periodo de cobranza

El proceso de prstamo contina para poder abastecerse hasta que inicia el periodo de
cobranza y se reinvierten para incrementar los inventarios.
1) Las cuentas por cobrar dependen del nivel de ventas a crdito y del periodo de
cobranza,
2) Los incrementos en las cuentas por cobrar deben ser financiados de alguna
manera y
3) El monto total de las cuentas por cobrar no tienen que ser financiadas en su
totalidad y no representa una salida de flujo de efectivo.
La poltica ptima de crdito y el nivel ptimo de las cuentas por cobrar dependern de la
condiciones operativas de la empresa, si hay exceso de capacidad y costo variables
pequeos, se puede tener libertad para las cuentas por cobrar, en lugar de las que operan
con toda su capacidad y con un margen de utilidad muy pequeo.
Cuando se hace una venta a crdito ocurre:
1) Se reducen los inventarios por el costo de los bienes vendidos
2) Las cuentas por cobrar se ven incrementadas por el precio de venta
3) La diferencia es la utilidad retenida la cual ser efectiva ala realizar el cobro de las
cuentas por cobrar.

Das de venta pendientes de cobro (DSO), si el 70% de los clientes toma el

descuento del 10% y el 30% paga el da 30, la ecuacin quedara:
DSO = ACP = 0.7 (10 das) + 0.3 ( 30 das) = 16 das

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

El promedio de ventas diarias es:

ADS = ventas anuales = (unidades vendidas) (precio de venta)

360
Si se conocen las ventas anuales y el saldo de las cuentas por cobrar, se puede calcular
los das de venta pendientes por cobrar:

DSO = cuentas por cobrar

Ventas anuales / 360

El reporte de antigedad de las cuentas por cobrar, es el documento que muestra cuanto
tiempo han estado pendientes de cobro las cuentas, proporciona el porcentaje de cuentas
por cobrar recientemente vencidas y adeudadas y los porcentajes adecuados por periodo
de tiempo especficos.
La administracin debe controlar los das de venta pendientes de cobro y el reporte de
antigedad de las cuentas por cobrar para detectar tendencias, si os das aumentan o si
el reporte seala un porcentaje creciente de las cuentas adeudadas, entonces la poltica
de crdito requiere ser estrechada.

Poltica de Crdito
El xito de cualquier negocio depende de la demanda de sus productos, el incremento de
sus ventas, las cuales dependen de diversas variables, entre ellas el precio de ventas, la
calidad del producto, la publicidad y la poltica de crdito, la cual depende de:
1) El periodo de crdito, es el tiempo por el cual se concede un crdito
2) Las norma de crdito, es la capacidad financiera mnima que deben tener los clientes
para poderles otorgar el crdito, dependen de la probabilidad de incumplimiento de pago
del crdito

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

3) La poltica de cobranza, la cual se rige por su rigidez o flexibilidad en el seguimiento
de las cuentas de pago lento
4) Los descuentos concedidos por pronto pago, incluyendo el periodo de descuento y el
monto
Los trminos de crdito engloba al periodo de crdito y al descuento ofrecido
Se debe medir la calidad del crdito, a travs de sistemas de puntaje de crdito, ahora se
utiliza el mtodo estadstico de anlisis discriminante mltiple, que es similar al anlisis de
regresin mltiple o del sistema de las 5 C la cual se relacionan con la evaluacin de las
5 reas que determinan la dignidad de crdito de un cliente:
1. Carcter, probabilidad de que los clientes traten de honrar sus obligaciones, implica
una promesa de pago, donde el factor moral es el ms importante.
2.

Capacidad, la habilidad del cliente para pagar sus cuentas, se mide por sus records

anteriores de los clientes, por sus mtodos de negocio, por la observacin fsica de su
planta y almacenes.
3.

Capital, es la condicin financiera de cada empresa, a travs del anlisis de sus

estados financieros y de sus razones de riesgo

4.

Colateral, son los activos que los clientes pueden ofrecer como garanta para

obtener el crdito
5.

Condiciones, son las tendencias econmicas y desarrollos de ciertas regiones que

pudieran afectar a los clientes para satisfacer sus obligaciones.

Las fuentes de informacin de crdito son asociaciones de crdito que se renen e
intercambian informacin acerca de los clientes de crdito. Y las agencias de informacin
de crdito, las cuales recolectan informacin y la venden por una cuota.

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Un reporte de crdito incluye:
o
o
o

Resumen del balance general y del estado de resultados

Razones financieras bsicas, con informacin de tendencias
Informacin de proveedores, para saber si pagan oportunamente y si ha

dejado de hacer algn pago

Descripcin verbal acerca de la condicin fsica de las operaciones de la

empresa
Descripcin verbal de los antecedentes de los propietarios de la empresa,

incluyendo quiebras, pleitos, etc.

Evaluacin sumaria desde A hasta F que significa que puede incurrir en
incumplimiento de pago

o
La poltica de cobranza, son los procedimientos que sigue una empresa para colectar las
cuentas por cobrar vencidas, se debe tener un equilibrio entre los costos y los beneficios
de diferentes polticas de cobranza. Los cambios en las polticas de cobranza influyen
sobre las ventas, sobre el periodo de cobranza y sobre el porcentaje de prdidas por
cuentas malas.
Los descuentos en efectivo son la reduccin en el precio de un artculo que se concede
para fomentar su pronto pago, siempre y cuando se equilibren los costos y los beneficios,
tales como atraer a los clientes que consideren que el descuento es un tipo de reduccin
de precio y el descuento debera reducir los das de venta pendientes de cobro. Si las
ventas son estacionales la empresa puede usar programacin estacional sobre los
descuentos para inducir a los clientes a hacer compras rpidas.
Otros factores que influyen en la poltica de Crdito son la utilidad potencial, puede ser
que las ventas a crdito sean ms rentables que las ventas al contado, ya que hacen el
cargo por mantener las cuentas por cobrar pendientes de pago.
Otro factor son las consideraciones legales y los instrumentos de crdito, los cuales se
ofrecen en una cuenta abierta, que es un convenio de crdito en virtud del cual el
comprador firma una factura al momento de recibir la mercanca y despus de ello tanto el
comprador como el vendedor registran la compra en sus libros. En ocasiones se requiere
que el comprador firme un pagar (instrumento legal) el cul es til cuando la orden es
muy grande o cuando el vendedor anticipa la probabilidad de tener problemas de

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

cobranza o cuando el comprador desea un plazo mayor para pagar la orden, pudindose
cargar intereses.
Un giro comercial es el instrumento que debe ser girado y redactado por el vendedor y
que debe ser firmado por el comprador antes de tomar posesin de los bienes.
Un giro a la vista es un instrumento que exige un pago al momento en que el comprador
acepta los bienes
Aceptacin bancaria, es un giro a plazo que ha sido garantizado por un banco. Es un
pagar emitido por una empresa y que surge de una transaccin de negocios, pero un
banco al endosarlo, asume la obligacin de pago en la fecha de vencimiento.
El relajamiento en la poltica de crdito estimula las ventas, si la poltica de crdito es
relajada se incrementaran tanto las ventas que se requerir ms mano de obra,
materiales y otros factores para producir los bienes adicionales, adems las cuentas por
cobrar aumentarn, aumentando los costos de mantenimiento. Por eso antes de
establecer una poltica de crdito se debe considerar si aumentaran los ingresos por
ventas ms que los costos relacionados con el crdito, ocasionando que los flujos de
efectivo aumenten o si ser el incremento en ventas capaz de exceder los costos ms
altos.

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

ANTIGEDAD DE SALDOS.
Es uno de los Mdulos ms importantes, la diversidad de criterios permite una amplia
variedad de Reportes y Consultas de Informacin de Cuentas por Cobrar.

Rango de fechas
Permite la consulta un rango de fechas, que puede iniciar desde el primer documento con
la primera fecha 00/00/0000 filtra el documento ms antiguo segn el criterio
seleccionado.
El Criterio Con pagos hasta permite manejar ptimamente los reportes por ejemplo:
Usted necesita las facturas pendientes de pago del 1 Al 15 de marzo, se encuentra en el
da 24 del mismo mes y requiere saber cunto le deben de ese perodo para comparar
contra el pago que debe hacer a BSP. La respuesta sern las facturas pendientes
nicamente del perodo. Este tipo de anlisis ofrece informacin til para la toma de
decisiones en cuanto a la eficiencia del Departamento de Cobranza.

Tipo de ordenamiento
Del lado derecho de la pantalla se encuentran los criterios de ordenamiento para hacer
filtros de informacin de Cuentas por Cobrar.

Clientes Vendedores Corporativos Factura

Puede combinar los criterios de Rangos de Fecha de facturas y Pagos Hasta, con uno o
varios Clientes, de esa forma la bsqueda es ms selectiva.

Cliente: Podemos solicitar el reporte ordenado por cliente.

Vendedor: Con el mismo criterio utilizado en Clientes, podemos solicitar el reporte
ordenado con las Cuentas por Cobrar de uno o varios vendedores. Utilice los
criterios de rangos de fechas, pagos hasta y de uno o todos los clientes del

vendedor.
Corporativo: Siga el mismo procedimiento de Vendedores. Elija uno o varios
Corporativos, para obtener las Cuentas por Cobrar del o los Corporativos elegidos.

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Factura: Reporte y consulta de las Cuentas por Cobrar pendiente ordenadas por
nmero de Documento, observe que se encuentran ordenadas por Clave de
Documento/ Factura

Tipo de reporte
En las opciones Avanzadas permite dos tipos de Reportes y Consultas: Analtico y
Concentrado.

Analtico: En el Reporte Analtico obtiene la historia de los pagos de cada

documento con la fecha de Recibo de caja o pliza de Ingresos la cantidad y el
saldo.

Concentrado: Nos muestra un reporte con el total de las facturas pendientes de

pago por cada cliente.

Incluir:

Saldos a favor: Muestra los Documentos y Facturas que tengan pagos mayores
al importe del Documento original y en consecuencia puede existir un saldo a favor

del cliente, estos importes los muestra en negativo.

Detalle de pagos: Este Reporte se obtiene en combinacin con el criterio analtico

activado, y muestra cada uno de los pagos a un Documento o Factura.

Facturas con pagos en el periodo: Este criterio tiene una sola variante pues
utiliza los criterios del perodo de pago y es Considera nicamente las facturas del
perodo por ejemplo facturas del 1. Al 15 de marzo. Considera nicamente los
pagos de las facturas de ese perodo, del 1. Al 15 de marzo.
S hay pagos a facturas de facturas y documentos de otros del 1. Al 15 de marzo
no sern incluidas. De esta manera se obtiene un reporte de las facturas
pendientes slo de ese perodo.

Estatus Cuentas por Cobrar

Pagadas: Muestra solo las facturas Pagadas.

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Pendientes: Muestra solo las facturas Pendientes de Cobro.

Todas: Muestra todos los documentos pagados y pendientes de cobro.

Forma de Pago

Efectivo: Reporte de las Facturas y Documentos con la forma de Pago Efectivo.

Tarjeta de Crdito: Reporte de Facturas y Documentos con la forma de pago en

tarjeta de crdito.

Todas: Reporte con todo tipo de pago.

El reporte muestra informacin de los siguientes campos

Serie

Nmero de Documento / Factura

Cliente

Fecha de Emisin

Importe

Fecha de vencimiento

Das Vencidos

Por Vencer

De A das vencidos

Ms de- Das Vencidos

Total de documento

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

PROCEDIMIENTO DE
COBRANZA
Aparte de establecer plazos y condiciones de las cuentas por cobrar de una empresa,
las responsabilidades del director de finanzas incluye el monitoreo y cobro de las cuentas
por cobrar las cuales son tambin responsabilidad del personal de finanzas.
La empresa debe determinar cul ser su poltica de cobro y como la aplicara. Como
sucede en el caso de las condiciones y los plazos de crdito, el planteamiento del cobro
puede estar en funcin del sector o su entorno de la competencia. En el caso de muchas
cuentas vencidas, un recordatorio, en forma de carta, llamada telefnica o visita personal,
puede iniciar el pago del cliente si las acciones no generan el pago del cliente, tal vez sea
necesario negociar con l para que pague los montos vencidos y reportarle al bur de
crdito. En ltimo recurso la cuenta puede ser entregada a un despacho de cobro o
enviada s un abogado para que inicie accin legal.
El monitoreo del crdito implica la revisin constante de las cuentas por cobrar de una
empresa a efecto de determinar si los clientes estn pagando segn las condiciones
estipuladas del crdito. Las empresas deben monitorear los crditos de forma individual y
tambin en su conjunto, el monitoreo individual sirve para determinar si cliente paga
puntualmente y evaluar si el cliente si est dentro de los lmites de crdito.
El monitoreo de los crditos en su conjunto indica la calidad de las cuentas por cobrar de
la empresa. Los pagos morosos son costosos para la empresa porque incrementan el
periodo promedio de cobro y con ello la inversin de la empresa en las cuentas por
cobrar.
As los cambios en las cuentas por cobrar en el tiempo podrn reducir la liquidez global de
la empresa e incrementa su necesidad de financiamiento adicional.
El anlisis de los patrones de las cuentas por cobrar tambin es esencial para pronosticar
los ingresos futuros dentro del presupuesto de efectivo.

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las tres tcnicas ms mencionadas para el monitoreo de las cuentas por cobrar son:
1. Periodo promedio de cobro: este representa el nmero promedio de das que
las ventas a crdito estn pendientes de pago.
Ecuacin:
Periodo promedio de cobro=cuentas por cobrar /ventas promedio por da
2. Antigedad por las cuentas por cobrar: la empresa debe clasificar las cuentas
por cobrar en grupos con base en su fecha de origen con esto se produce un
calendario que indica las fracciones del saldo total de las cuentas por cobrar que
han estado pendientes durante el periodo.
3. Monitoreo del patrn de pagos: el periodo promedio de cobro y la antigedad de
las cuentas por cobrar son excelentes tcnicas para monitorear si las ventas son
relativamente constantes.
Mtodo o Descripcin del Proceso.
El proceso en cuestin se inicia a partir del envo de una factura a un cliente, tarea
realizada por el Administrativo de Facturacin y Procesos. Dicho envo se realiza segn la
formalidad declarada por cada cliente en sus propios procedimientos de recepcin de
facturas y pago de proveedores. Durante el perodo de vigencia de las facturas emitidas,
el Encargado de Gestin de Cobranzas recopila la informacin de correcta recepcin por
parte del cliente. En caso que se detecte que no se han recibido acuses de recibo en un
plazo de 5 das hbiles desde la fecha de emisin de la factura, el Encargado de
Procesos de Post Venta gestiona a travs de su base de contactos con clientes el envo
va correo electrnico del documento en formato PDF. Una vez se cuenta con el
respectivo registro de recepcin por parte del cliente, el Encargado de Gestin de
Cobranzas inicia la gestin de contacto telefnico para solicitar fecha de compromiso de
pago de sta. Este contacto telefnico debe realizarse a ms tardar 5 das previo
vencimiento del respectivo documento. En caso de no lograr contacto telefnico o bien
compromiso de pago por esta va, el Encargado de Gestin de Cobranzas cuenta con un

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

plazo mximo de 5 das posterior al vencimiento del respectivo documento impago para
emitir un correo electrnico al cliente solicitando por la misma va un compromiso de pago
de la deuda vencida. En caso que una factura cumpla 20 das de vencimiento y se
encuentre an impaga, se despachar una carta informativa firmada por el Jefe
Departamento Soporte Administrativo, la cual se har llegar al cliente a travs de la
Unidad de Secretarias de la Gerencia Comercial. En esta carta se solicita formalmente al
cliente que regularice su situacin a la brevedad posible.
Proceso
1. La Gerencia General Comercial, enva Contratos, Pedidos, Convenios,
Cotizaciones para proceder a la elaboracin de facturas de impresos efectuados y
entregados a los clientes; por tal situacin la Subgerencia de Tesorera es la
responsable de hacer un expediente completo por orden de trabajo conteniendo
copias de la Remisin y el soporte documental antes indicado
2. Las facturas elaboradas con la documentacin soporte se entregan al Gestor de
Cobranza, por lo cual a travs de la Factura recibe para dar inicio a los trmites de
cobro oportuno.
- Pedido y/o contrato, convenio, cotizacin, nota de remisin y factura
correspondiente, ocasionalmente orden de servicio, oficio de entrega de
negativos.
3. El Gestor de Cobranza elabora semanalmente el Programa de visitas de los
Clientes, el cual lo entrega a la Subgerencia de Tesorera para su autorizacin y
comentario.
4. El rea de cobranza verifica que la documentacin soporte est completa para
elaborar el reporte de visitas semanal de ruta en base al programa autorizado:
5. El Gestor de Cobranza elabora Cartera de Clientes semanal, La cual se distribuye
internamente a la Subgerencia de Tesorera, Coordinacin de facturacin y
cobranza, al rea de facturacin, misma que se incluye en el reporte financiero
presentado a la: Direccin General, Gerencia General de Administracin y
Finanzas, Gerencia de Finanzas, de manera semanal
6. El gestor de cobranza gestiona sellos y firmas de autorizacin en los almacenes y
reas de recursos materiales de los clientes.
7. El gestor de cobranza da seguimiento a los tiempos de pagos especificados en los
Contratos, Pedidos, Convenios del cliente
8. La Subgerencia de Tesorera analiza la Cartera de Clientes e informa
semanalmente a la Gerencia de Finanzas y a la Gerencia General de
Administracin y Finanzas, de la situacin que guarda la cobranza.

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ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

9. El Gestor a su regreso de la ruta elabora informe de cobranza realizado
diariamente y las actividades efectuadas, destacando la problemtica presentada
por Factura y por cliente, registrando el cobro a travs de cheques nominativos o
por transferencia bancarias por el total, el Nmero del cliente, Cheque, importe.
10. El gestor de cobranza recibe cheques nominativos a nombre de Talleres Grficos
de Mxico y procede a depositarlo diariamente a la cuenta concentradora del
Organismo
11. Caja recibe la Ficha de depsito adjunto al reporte, o traspaso por transferencia
electrnico, y elabora el recibo de Caja e informa a la Gerencia de finanzas el
ingreso.
12. La Caja enva recibo elaborado a la Coordinacin de Contabilidad y Presupuestos
para el registro de ingresos.
13. El gestor de cobranza de manera mensual elabora la conciliacin de clientes entre
el rea contable, se entrega copia y original a contabilidad, y procede archivar
copia en el expediente del rea
14. Los adeudos con antigedad de saldos a ms de 90 das sern analizados en
conjunto con la Gerencia General de Administracin y Finanzas y la Gerencia de
Finanzas y Subgerencia de Tesorera a fin de determinar las acciones a seguir y
replantear las estrategias de cobro.
15. Las Facturas con antigedad de 120 das sin que se pueda realizar el cobro se
informara a la Gerencia General de Administracin y Finanzas y a la Gerencia de
Finanzas la problemtica de los adeudos a fin de replantear la estrategia de cobro.
16. Una vez analizadas las Facturas con ms de 120 das de antigedad sin poder
cobrar dependiendo de cada caso se turnara a la Gerencia Jurdica para el cobro
por la va legal.

BIBLIOGRAFA

ADMINISTRACIN FINANCIERA
James C. Van Hore
Capitulo 14. Dcima Edicin.
Editorial Pearson Educacin.

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34

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Universidad
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los
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Sitio
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Blanco, E. Gmez, J. & Herrera, L.. (1995). Administracin Financiera de Cuentas por
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http://www.eduardobuero.com.ar/administracion_financiera_politica_dividendos10.htm