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El PROCESO CONTABLE INCONTABLE

Mi empresa de arquitectura y construccin comenz con la asociacin con otros


profesionales dado que se gestaba un gran proyecto industrial, de esa forma, se
comenz en grande en cuanto a contrataciones. Pero el nfasis primordial lo
quiero hacer sobre la situacin contable de la nueva empresa.

Ninguno de los socios manejaba el tema financiero. Se busc asesora de alguien,


que no era especialista en el campo, quien sugiri que todo se poda manejar por
debajo, es decir, sin contabilidad oficial, y, de esta forma, se evitara la carga de
impuestos. Se acept el consejo por lo simple y practico de su implementacin y
con un sencillo libro de bancos se comenz la operacin.

A medida que creca el trabajo y el movimiento de caja y bancos, uno de los socios
tuvo que dejar su labor como arquitecto para dedicarse a la administracin de los
recursos financieros, sin el respaldo de la capacitacin. Para tal fin, decidi montar
un departamento contable que duplico, prcticamente, la nomina de la firma e
implico gastos representativos en equipos y papelera. Fue necesario comprar otro
computador y el programa de contabilidad respectivo para que la empresa
comenzara a tener sus cuentas organizadas. El desarrollo de la empresa
demandaba cada vez ms actividades financiero-contables hacia que el nuevo
departamento se viera abocado a:

Apagar el incendio inmediato de los nuevos compromisos y transacciones.


Dedicar tiempo a desarrollar la contabilidad del inicio de la compaa que nunca
se llevo y que ahora, la contadora pretenda actualizar, a pesar de que el
gerente era de la opinin de borrn y cuenta nueva, pero mas valan las
amenazas de las sanciones por lo anteriormente no legalizado.
La contabilidad nunca se desatraso, los informes siempre estaban desactualizados
o no estaban, con la disculpa del trabajo que haba que hacer en la etapa inicial.
Adicionalmente, la interpretacin de los informes financieros, dados los vacos, no
coincidan con la visin que el gerente tenia de la situacin financiera. Fue
necesario buscar un asesor tributario para que mediara entre la contabilidad y la
gerencia; esta siempre manifest su desconfianza hacia los documentos
producidos por ese departamento porque no los consideraba un reflejo de la
situacin real.

Contabilidad sugiri la compra de un nuevo programa de tesorera como la


solucin a la falta de informacin al da, porque ya la situacin inicial, donde por lo
menos se contaba con el saldo diario en caja, era posible. Se adquiri el
programa que evitara la doble digitacin de comprobantes y asientos. Todo
sonaba muy bien en la teora y pareca, que por fin, la gerencia tendra buena
informacin.

Evidentemente, fue cierto que se evitaba la doble digitacin pero no as otros


aspectos, como la doble revisin ni la doble impresin, lo cual aumento los costos.
Adems el nuevo programa exiga codificar por centros de costos, lo que implico
que lo establecido por la contabilidad hasta entonces estuviera desactualizado,
originando, al momento de generar informes, todo tipo de inconsistencias.

En ese momento, el departamento contable estaba integrado por personal con


contrato a termino indefinido. El resto de la oficina eran dos arquitectos, un auxiliar
de compras y otro de control de obras; el resto del personal operativo de las obras
era subcontratado por labor ejecutada. El desequilibrio era evidente.

Al llegar la crisis en la construccin, fue necesario desmontar el departamento


contable para reducir costos. Ah surgi la alternativa que desde un inicio pudo
haber sido optima: se contrato la contabilidad, externamente, por el valor de un
salario mnimo mensual, el cual no genera prestaciones, no ocupa espacio fsico,
no utiliza equipos de la empresa y el costo de papelera esta incluido ene l valor
mensual. Adems se cancela nicamente cuando entregan el balance y los dems
documentos contables y tributarios, dentro de los primeros diez das de cada mes

PREGUNTAS

1. Basta tener un asesor en el rea respectiva (en este caso tributario) para
organizar un sistema de informacin (en este caso el contable) por qu?
Respuesta: No, porque primero la empresa no est registrada legalmente
ante la cmara de comercio y no posee el registro mercantil que debera
tener, segundo la contabilidad en la empresa no era oficial porque como
ninguno de los socios estaba especializado en manejar finanzas ni tampoco

se tomaron la molestia de contratar a un contador o formar un


departamento bien constituido desde la creacin de esta. En este caso los
asesores tributarios son importantes en el sentido de legalizar los libros
contables en el registro mercantil, en la gestin de otras operaciones como
las declaraciones de renta, entre otras; en el caso de la empresa desde un
principio no se hicieron los asientos respectivos que se llevaron en la
formacin de la empresa y que ayudaron en el futuro que la empresa
obtuviera muchos gastos y prdidas adems de tener la oportunidad de ser
sancionada legalmente.
2. Antes de adquirir hardware o software, cuales aspectos se deben
analizar?
Respuesta:
Para el software:
Debemos tener en cuenta los soportes del producto que vamos a adquirir,
el precio si es justo y tengo la capacidad para adquirirlo, la utilidad que me
va a generar, la adaptacin al sistema, qu actualizaciones se van a
necesitar, la compatibilidad con mis equipos, la seguridad que me va a
brindar y cuas es su fiabilidad.
Para hardware:
Debemos tener en cuenta la velocidad de procesamiento, cul es el acceso
a datos, si la capacidad de almacenamiento es suficiente, cul es el precio,
cul es la efectividad en los procesos, la informacin del hardware as como
sus referencias antes de la adquisicin, entre otros factores.
3. Porque pudo presentarse esa permanente confrontacin entre
contabilidad y la gerencia?
Respuesta:
Porque la gerencia siempre manifest su desconfianza hacia los
documentos producidos por contabilidad, porque no los consideraba un
reflejo de la situacin real de la empresa, adems de que desde un principio
no hubo contabilidad generando que en algunos procesos financieros
hubiera inconsistencias y as mismo la empresa viviera tambaleando hasta
en la forma de administrar.
4. Cules alternativas se deben analizar cuando un nuevo sistema de
informacin se requiere en la empresa?
Respuesta:
En primer lugar hacer un anlisis y diseo del informacin de los
requerimientos de la empresa.
Planteamiento del sistema de informacin que se va a ejecutar.
Observar si el sistema es ptimo para la realizacin de las
actividades especficas que requiere la empresa.

Observar si es una arquitectura ptima para el sistema.


Cules van a ser los costos.
Que no se digite, revise e imprima varias veces para evitar el
aumento de papel innecesario en la empresa.
Tener en cuenta las actualizaciones que necesita.
Entre otros.

5. Qu pasos y recomendaciones dara a esta empresa para montar un


sistema de informacin?
Respuesta:
Analizar sus requerimientos por parte de un experto en el tema para una
buena asesora en:

Como implementar el software


Pare que me sirve
Como lo utiliza
Definicin de un problema para dicha solucin
Factibilidad econmica
Evaluacin de eficiencia del software