Archivierung: Verzeichnis vernichtbarer Unterlagen (Jahr 2012)

1 Verzeichnis vernichtbarer Unterlagen im Jahr 2012

Bezeichnung

Frist

Vernichtbare Unterlagen mit letztem

Eintrag aus oder erstellt in den Jahren

Abkrzungsverzeichnis, allgemein

2005 und frher

Abkrzungsverzeichnis, soweit
Erklrungsfunktion fr Programm u..

10

2001 und frher

Abrechnungsunterlagen, (soweit
Buchungsgrundlage 10 Jahre)

10

2005 und frher

Abschlussbersicht (falls keine Bilanz erstellt

wurde)

10

2001 und frher

Abtretungserklrungen

2005 und frher

Akkreditive

10

2001 und frher

Aktenvermerke

2005 und frher

nderungsnachweis der EDV-Buchfhrung

10

2001 und frher

Angebote

2005 und frher

Angestelltenversicherung (Buchungsbelege)

10

2001 und frher

Anhang

10

2001 und frher

Anlagevermgensbcher und -karteien

10

2001 und frher

Anlagenverzeichnis

10

2001 und frher

Anlagezu- und Abgangsmeldungen

10

2001 und frher

Antrge auf Arbeitnehmersparzulage

2005 und frher

Arbeitsanweisungen fr EDV-Buchfhrung

10

2001 und frher

Auftragsbesttigungen

2005 und frher

Auftrags- und Bestellunterlagen

2005 und frher

Ausfuhrgenehmigungen

2005 und frher

Ausfuhrunterlagen

2005 und frher

Ausgangsrechnungen

10

2001 und frher

Auendienstabrechnungen (Gehaltslisten)

10

2001 und frher

Bankbelege

10

2001 und frher

Bankbrgschaften

2005 und frher

Baubcher

2005 und frher

Bauakte

2005 und frher

Baugenehmigung

2005 und frher

Bauplne

2005 und frher

Befrderungspapiere im Gterkraftverkehr

2005 und frher

Beitragsabrechnungen der
Sozialversicherungstrger

2005 und frher

Belege (soweit Buchungsgrundlage)

10

2001 und frher

Belegzusammenstellungen

10

2001 und frher

Bestellungen

2005 und frher

Betriebsabrechnungsbgen mit Belegen als

Bewertungsunterlage

10

2001 und frher

Haufe-Index 2244324

1/6

Archivierung: Verzeichnis vernichtbarer Unterlagen (Jahr 2012)

Betriebskrankenkasse (Buchungs- und

Abrechnungsunterlagen)

10

2001 und frher

Betriebskostenabrechnung (soweit nicht

Buchungsgrundlage)

2005 und frher

Betriebsprfungsberichte

2005 und frher

Bewertungsunterlagen

10

2001 und frher

Bewirtungsunterlagen und Belege

10

2001 und frher

Bilanzen (Jahresbilanzen)

10

2001 und frher

Bilanzprotokoll (EDV)

10

2001 und frher

Bilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste)

10

2001 und frher

Briefe

2005 und frher

Buchungsanweisungen

10

2001 und frher

Buchungsbelege

10

2001 und frher

Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion

10

2001 und frher

Buchungsprotokolle (EDV)

10

2001 und frher

Buchfhrungsprogramme

10

2001 und frher

Computerausdrucke mit Kontoauszgen

10

2001 und frher

Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw.

Journal-Eintragungen

10

2001 und frher

Computerausdrucke mit Hauptbuch- und

Kontokorrenteintragungen

10

2001 und frher

Computerausdrucke mit Offene-Posten-Liste

10

2001 und frher

Darlehensunterlagen (soweit nicht

Buchungsgrundlage)

2005 und frher

Datenflussplne fr die EDV-Buchfhrung

10

2001 und frher

Datentrger mit gespeicherten

Buchungsbelegen

10

2001 und frher

Datentrger mit gespeicherten Handelsbchern 10

2001 und frher

Datentrger mit gespeicherten Inventaren

10

2001 und frher

Datentrger mit gespeicherten Lageberichten

10

2001 und frher

Datentrger mit gespeicherten

Konzernlageberichten

10

2001 und frher

Datentrger mit gespeicherten

Arbeitsanweisungen (nicht
Buchungsanweisungen)

2005 und frher

Datentrger mit gespeicherten

Buchungsanweisungen

10

2001 und frher

Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht

Buchungsgrundlage)

2005 und frher

Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)

10

2001 und frher

Depotauszge

10

2001 und frher

Depotbesttigungen

10

2001 und frher

Depotbcher

10

2001 und frher

Devisenunterlagen (allgemeine)

2005 und frher

Dubiosenunterlagen (Ausknfte, Mahnungen)

soweit Inventar

10

2001 und frher

Haufe-Index 2244324

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Archivierung: Verzeichnis vernichtbarer Unterlagen (Jahr 2012)

EDV-Journal

10

2001 und frher

Einfuhrunterlagen

2005 und frher

Eingangsrechnungen, s.a. Rechnungsdoppel

10

2001 und frher

Einheitswertbescheide

10

2001 und frher

Erffnungsbilanz

10

2001 und frher

Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht

Buchungsgrundlage)

2005 und frher

Exportunterlagen

2005 und frher

Fahrtberichte

2005 und frher

Fahrtenbcher

10

2001 und frher

Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht 6

Buchungsbeleg)

2005 und frher

Fakturier-Journal

10

2001 und frher

Fehlerprotokolle bei EDV-Buchfhrung

10

2001 und frher

Finanzberichte

2005 und frher

Frachtbriefe

2005 und frher

Freistellungsbescheinigung - allgemein gltig - 6

des Bauunternehmens (Kopie)

2005 und frher

Freistellungsbescheinigung - auf konkreten

Auftrag beschrnkt - (Original)

2005 und frher

Gebude- und Grundstcksunterlagen

2005 und frher

Gehaltskonten

2005 und frher

Gehaltslisten

10

2001 und frher

Geschftsberichte

10

2001 und frher

Geschftsbriefe (soweit nicht fr die

Besteuerung bedeutsam)

2005 und frher

Geschenknachweise (soweit nicht

Buchungsgrundlage)

2005 und frher

Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz)

10

2001 und frher

Grundbuchauszge

10

2001 und frher

Grundstcksverzeichnis (soweit Inventar)

10

2001 und frher

Gutschriften

10

2001 und frher

Handelsbilanz

10

2001 und frher

Handelsbriefe (soweit nicht fr die Besteuerung 6

bedeutsam)

2005 und frher

Handelsbcher

10

2001 und frher

Handelsregisterauszge

2005 und frher

Hauptabschlussbersicht

10

2001 und frher

Hauptbuch

10

2001 und frher

Hauptbuchkonten

10

2001 und frher

Hilfsbcher soweit Buchungsunterlagen

10

2001 und frher

Inventar

10

2001 und frher

Inventarunterlagen

10

2001 und frher

Investitionszulagenantrge

2005 und frher

Jahresabschlsse

10

2001 und frher

Haufe-Index 2244324

3/6

Archivierung: Verzeichnis vernichtbarer Unterlagen (Jahr 2012)

Jahresabschlusserluterungen

10

2001 und frher

Jahresabschlusslisten

10

2001 und frher

Journale fr Hauptbuch und Kontokorrent

10

2001 und frher

Kalkulationsunterlagen (auer fr Kalkulation

der Herstellkosten)

2005 und frher

Kassenberichte

10

2001 und frher

Kassenbcher und -bltter

10

2001 und frher

Kassenzettel ,-belege (soweit nicht

Buchungsunterlage)

2005 und frher

Kommissionslisten

2005 und frher

Konsignationslager-Unterlagen

10

2001 und frher

Konsolidierungsunterlagen

10

2001 und frher

Kontenplne und Kontenplannderungen

10

2001 und frher

Kontenregister

10

2001 und frher

Kontoauszge (Girokonten auch Postgiro)**

10

2001 und frher

Kontokorrentbcher und -kontenkarten

10

2001 und frher

Konzernabschlsse

10

2001 und frher

Konzernlagebericht (einschl.
Arbeitsanweisungen und
Organisationsunterlagen)

10

2001 und frher

Kostentrgerrechnung (soweit
Bewertungsunterlage)

10

2001 und frher

Kostenvoranschlge

2005 und frher

Kreditunterlagen

2005 und frher

Lageberichte

10

2001 und frher

Lagerbuchfhrungen

10

2001 und frher

Lagerprotokolle

2005 und frher

Lieferscheine***

10

2001 und frher

Lizenzabrechnungen und -unterlagen (soweit

nicht Buchungsunterlage)

2005 und frher

Lohnbelege

2005 und frher

Lohnkonten

2005 und frher

Lohnlisten

10

2001 und frher

Lohnunterlagen

2005 und frher

Magnetbnder mit Buchungsfunktion

10

2001 und frher

Mahnungen und -bescheide

2005 und frher

Materialentnahmescheine (soweit nicht

Buchungsunterlage)

2005 und frher

Mietunterlagen, einschl.
Grundstcksunterlagen, wenn zugegangene
Handelsbriefe oder Wiedergaben versandter
Handelsbriefe

2005 und frher

Mietunterlagen, nach Ablauf des Vertrags,

wenn keine Belegfunktion

2005 und frher

Mietunterlagen, einschl.
Grundstcksunterlagen, wenn Belegfunktion

10

2001 und frher

Haufe-Index 2244324

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Archivierung: Verzeichnis vernichtbarer Unterlagen (Jahr 2012)

Mietvertrge, nach Vertragsende

10

2001 und frher

Mikrofilme mit Geschftsbriefen

2005 und frher

Mikrofilme mit Buchungsbelegen

10

2001 und frher

Mikrofilme mit allgemeinen

Organisationsunterlagen

2005 und frher

Nachnahmebelege (soweit nicht

Buchungsunterlage)

2005 und frher

Nebenbcher

10

2001 und frher

OP-Listen (EDV)

10

2001 und frher

Organisationsunterlagen der EDV-Buchfhrung 10

2001 und frher

Pachtunterlagen (siehe auch Vertrge)

2005 und frher

Patente und Unterlagen

2005 und frher

Portokassenbcher

10

2001 und frher

Postgirobelege

10

2001 und frher

Preislisten

2005 und frher

Programmbeschreibung fr das
Buchfhrungsprogramm

10

2001 und frher

Protokolle (allgemeiner Art)

2005 und frher

Provisionsabrechnungen -unterlagen (soweit

nicht Buchungsunterlage)

2005 und frher

Prozessakten

2005 und frher

Quittungen

10

2001 und frher

Rechnungen

10

2001 und frher

Rechnungen an Privatpersonen fr
10
Werkleistungen im Zusammenhang mit einem
Grundstck (2 Jahre Aufbewahrungspflicht fr
den Rechnungsempfnger)

2001 und frher

Rechnungsdoppel ber steuerfreie

innergemeinschaftliche Lieferungen

10

2001 und frher

Rechnungsdoppel (bestimmte Flle des

10
innergem. Rechnungsverkehrs nach 14a Abs.
1 UStG)

2001 und frher

Rechtsstreitflle mit Unterlagen

2005 und frher

Registrierkassenstreifen

2005 und frher

Reisekostenabrechnungen

10

2001 und frher

Rentenversicherungsunterlagen

2005 und frher

Reprsentationsaufwands-Unterlagen

10

2001 und frher

Sachkonten

10

2001 und frher

Saldenbesttigungen

10

2001 und frher

Saldenbilanzen

10

2001 und frher

Schadensunterlagen

2005 und frher

Schecks

10

2001 und frher

Scheckunterlagen

2005 und frher

Schriftwechsel (allgemein)

2005 und frher

Schuldtitel

10

2001 und frher

Sparbcher

10

2001 und frher

Haufe-Index 2244324

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Sparprmienunterlagen

2005 und frher

Speicherbelegungsplan der EDV-Buchfhrung 10

2001 und frher

Speise- und Getrnkekarten bei Gaststtten

2005 und frher

Spendenbescheinigungen

10

2001 und frher

Steuerunterlagen

10

2001 und frher

Steuererklrungen

10

2001 und frher

Telefonkostennachweise (keine
Buchungsgrundlage)

2005 und frher

berstundenlisten

2005 und frher

Umsatzsteuervoranmeldungen

10

2001 und frher

Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

10

2001 und frher

Verkaufsbcher

10

2001 und frher

Vermgensverzeichnis

10

2001 und frher

Vermgenswirksame Leistungen

2005 und frher

Versand- und Frachtunterlagen

2005 und frher

Versicherungspolicen

2005 und frher

Vertrge (wenn Buchungsunterlage 10 Jahre)

2005 und frher

Wareneingangs- und -ausgangsbcher

10

2001 und frher

Wechsel (falls nicht Buchungsgrundlage)

2005 und frher

Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil der 6

Buchungsgrundlage)

2005 und frher

Wechselbuch

10

2001 und frher

Werbegeschenknachweise

10

2001 und frher

Zahlungsanweisungen

10

2001 und frher

Zinsabrechnungen (soweit
Buchungsgrundlage)

10

2001 und frher

Zollbelege

2005 und frher

Zwischenbilanz (bei Gesellschaftswechsel)

10

2001 und frher

Zwischenbilanz (bei Umstellung des

Wirtschaftsjahres)

10

2001 und frher

**Unternehmen (auch Einnahmen-berschuss-Rechner) mit Onlinebanking: Hier erhlt man vom Kreditinstitut
einen elektronischen Kontoauszug auf seinen PC bermittelt. Lediglich ein Ausdruck dieses elektronischen
Kontoauszugs auf Papier gengt nicht, um den bestehenden Aufbewahrungspflichten nach 147 AO
nachzukommen. Der elektronische Kontoauszug muss durch bertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten
auf einem maschinell auswertbaren Datentrger archiviert werden. Dabei muss sichergestellt sein, dass die
Daten vor dem Speichern bzw. bei einem mglichen spteren Ausdruck nicht verndert werden. Anders kann die
Entscheidung ausfallen, wenn das Kreditinstitut zustzlich Monatssammelkontoauszge in Papierform
zusendet. Mit dieser weiteren Kontrollmglichkeit ist den gesetzlichen Anforderungen Genge getan.
***Eine Archivierung von Lieferscheinen auf CD fr die Kunden entspricht nicht den gesetzlichen
Anforderungen.

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