LAPORAN PENGANTAR PRAKTEK KERJA LAPANGAN

DI UPT GUDANG FARMASI KABUPATEN BANJAR

Tanggal 2 30 November 2015

DISUSUN OLEH :
ISLAN NOR

13484011021

NIA MONIKA

13484011094

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN MUHAMMADIYAH BANJARMASIN

PROGRAM STUDI D3 FARMASI
2015

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Alhamdulillah, segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena
atas berkat rahmat dan karunia-Nya jualah kami tim penulis dapat melaksanakan
tugas dan menyelesaikan laporan dari tugas Laporan Pengantar Praktek Kerja
Lapangan (PKL) di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar pada tanggal 02
November 2015 sampai dengan 30 November 2015. Penulisan laporan ini
merupakan suatu bentuk pertanggung jawaban terhadap pelaksanaan pengantar
Praktek Kerja Lapangan (PKL) Diploma 3 Farmasi Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan
Muhammadiyah Banjarmasin.

Kami menyadari bahwa Pengantar Praktek Kerja Lapangan ini dapat terlaksana
dengan baik berkat kerja sama, bantuan, bimbingan, dan dukungan dari banyak
pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung yang diberikan selama maupun
setelah masa pelaksanaan Pengantar Praktek Kerja Lapangan di UPT Gudang
Farmasi Kabupaten Banjar. Oleh Karena itu, pada kesempatan ini kami
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1.

M.Syafwani, M.Kep., Sp. Jiwa selaku Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan
Muhammadiyah Banjarmasin yang telah memberikan izin untuk melaksanakan
Pengantar Praktek Kerja Lapangan.

2.

Risya Mulyani M.Sc., Apt selaku Kepala Program Studi D3 Farmasi STIKES
Muhammadiyah Banjarmasin.

3.

Arief Rachman, S.Si., Apt., M.Mkes selaku Kepala UPT Gudang Farmasi
Kabupaten Banjar.

4.

Hendera, M.Farm.Klin., Apt selaku pembimbing dari pihak kampus yang telah
memberikan arahan dan bimbingan pada penulisan Laporan Pengantar Praktek
Kerja Lapangan ini.

5.

Para dosen-dosen D3 Farmasi dan seluruh karyawan serta staf UPT Gudang
Farmasi Kabupaten Banjar yang telah banyak memberikan bimbingan selama
Pengantar Praktek Kerja Lapangan.

6.

Orang tua kami yang telah memberikan doa dan kepercayaan kepada kami dan
semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Laporan Pengantar Praktek
Kerja Lapangan.

Semoga Allah SWT akan selalu meridhoi dan membalas semua bantuan yang telah
diberikan kepada kami. Kami menyadari bahwa selama pelaksanaan Pengantar
Praktek Kerja Lapangan terdapat banyak kekurangan dan kekhilafan yang kami
lakukan, untuk itu kami memohon maaf kepada semua pihak yang terkait. Dan kami
menyadari pula bahwa Laporan Pengantar Praktek Kerja Lapangan ini tidak
sempurna dikarenakan keterbatasan pengetahuan dan kesempurnaan hanya milik
Allah SWT. Saran yang membangun selalu diharapkan semoga Laporan Pengantar
Praktek Kerja Lapangan ini memberikan manfaat bagi kita semua. Aamiin

Banjarmasin,

November 2015

Tim Penyusun

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL......................................................................................

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................

ii

KATA PENGANTAR ...................................................................................

iii

DAFTAR ISI ..................................................................................................

DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... viii

DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................

ix

DAFTAR SINGKATAN ...............................................................................

BAB I. PENDAHULUAN .............................................................................

A. Latar Belakang ............................................................................

B. Tujuan Pengantar Praktek Kerja Lapangan .................................

C. Manfaat Pengantar Praktek Kerja Lapangan ...............................

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA...................................................................

A. Gudang Farmasi ..........................................................................

1.

Tugas Gudang Farmasi ........................................................

2.

Fungsi Gudang Farmasi .......................................................

3.

Tujuan Gudang Farmasi .......................................................

B. Pengelolaan SDM di UPTD ........................................................

C. Manajemen Perbekalan Farmasi .................................................

1.

Perencanaan..........................................................................

2.

Pengadaan dan Penerimaan ..................................................

3.

Penyimpanan dan Pemeliharaan ..........................................

4.

Pendistribusian .....................................................................

5.

Pencatatan dan Pelaporan .....................................................

6.

Penghapusan ......................................................................... 14

BAB III. TINJAUAN UMUM UPT GUDANG FARMASI KABUPATEN

BANJAR ........................................................................................................ 15
A. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar ............................................ 15
1.

Sejarah UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar ................ 15

2.

Profil Umum ........................................................................ 15

3.

Wilayah Pendistribusian Obat-Obatan dan Alat Kesehatan ke

Puskesmas Kabupaten Banjar .............................................. 15

4.

Struktur Organisasi UPT Gudang Farmasi .......................... 16

5.

Visi dan Misi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar ...... 17

6.

Tugas UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar .................. 17

7.

Fungsi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar ................. 19

8.

Tujuan UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar ................ 19

B. Pengelolaan SDM di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar . 20

1.

Kepala UPT Gudang Farmasi .............................................. 20

2.

Sub Bag Tata Usaha ............................................................. 20

3.

Kelompok Jabatan Fungsional ............................................. 20

C. Manajemen Perbekalan Farmasi ................................................. 21

1.

Perencanaan.......................................................................... 21

2.

Sistem Penerimaan Obat dan Alat Kesehatan ...................... 21

3.

Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Obat ...................... 22

4.

Sistem Permintaan dan Pemberian Obat & Alat Kesehatan

5.

Pelaporan Obat dan Alat Kesehatan ..................................... 24

6.

Pendistribusian Obat dan Alat Kesehatan ............................ 24

7.

Pengembalian dan Pemusnahan Obat Kadaluarsa ............... 26

23

BAB IV. KEGIATAN PKL DAN PEMBAHASAN ..................................... 27

A. Manajemen SDM ........................................................................ 27
B. Manajemen Perbekalan Farmasi ................................................. 27
1.

Perencanaan Obat ................................................................. 27

2.

Pengadaan Obat .................................................................... 29

3.

Penerimaan Obat .................................................................. 29

4.

Penyimpanan ........................................................................ 29

5.

Distribusi .............................................................................. 30

6.

Pencatatan dan Pelaporan ..................................................... 31

C. Monitoring dan Evaluasi ............................................................. 32

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................ 34

A. Kesimpulan.................................................................................. 34
B. Saran ............................................................................................ 36
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 38
LAMPIRAN ................................................................................................... 39

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar..... 16

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. UPTD Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

Lampiran 2. Ruang Penyimpanan
Lampiran 3. Ruang Penyimpanan Infus
Lampiran 4. Ruang Penyimpanan Obat Gigi, Injeksi, Narkotika/Psikotropika, KB
Lampiran 5. Ruang Distribusi
Lampiran 6. Ruang Penyimpanan Vaksin
Lampiran 7. Suhu
Lampiran 8. Penyusunan Obat
Lampiran 9. Pendistribusian Obat
Lampiran 10. Mobil Pendistribusian Obat
Lampiran 11. Penyimpanan Arsip
Lampiran 12. Sarana Prasarana
Lampiran 13. SOP Penerimaan Obat
Lampiran 14. SOP Pendistribusian Obat
Lampiran 15. SOP Pelaporan Obat dan Alat Kesehatan
Lampiran 16. SOP Pengembalian dan Pemusnahan Obat Kadaluarsa (ED)
Lampiran 17. SOP Penerimaan Vaksin
Lampiran 18. SOP Pengambilan Vaksin
Lampiran 20. SOP Pengoperasian Alat Pemadam Api Ringan (APAR)
Lampiran 21. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)
Lampiran 22. Daftar Harga Pemberian Obat
Lampiran 23. Berita Acara Serah Terima Barang
Lampiran 24. Permintaan BON Obat
Lampiran 25. Data Pengamatan Suhu Ruangan
Lampiran 26. Kartu Stock

DAFTAR SINGKATAN

AA

Asisten Apoteker

Alkes

Alat Kesehatan

APBD

Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah

APBN

Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara

BAKHP

Bahan Alat Kesehatan Habis Pakai

BP

Balai Pengobatan

BPOM

Balai Pengawas Obat dan Makanan

DAK

Dana Alokasi Khusus

DINKES

Dinas Kesehatan

ED

Expired Date

FEFO

First Expired First Out

FIFO

First In First Out

GFK

Gudang Farmasi Kabupaten/Kota

JKN

Jaminan Kesehatan Nasional

KIA

Kesehatan Ibu dan Anak

KONAS

Kebijakan Obat Nasional

LBI

Laporan Bulanan

LIFO

Last In First Out

LPLPO

Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat

PerBup

Peraturan Bupati

PerMenKes

Peraturan Menteri Kesehatan

PKD

Pelayanan Kesehatan Dasar

PKL

Praktek Kerja Lapangan

PUSKESMAS

Pusat Kesehatan Masyarakat

SDM

Sumber Daya Manusia

SKN

Sistem Kesehatan Nasional

UPTD

Unit Pelaksana Teknis Daerah

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Obat adalah benda atau zat yang dapat digunakan untuk merawat penyakit,
membebaskan gejala, atau mengubah proses kimia dalam tubuh. Obat selalu
digunakan dalam pelayanan kesehatan. Maka obat perlu dikelola dengan baik,
efektif dan efisien. Pengelolaan tersebut bertujuan untuk menjamin
ketersediaan, pemerataan dan keterjangkauan obat dengan jenis dan jumlah
yang cukup, sehingga mudah di peroleh pada waktu dan tempat yang tepat.
Oleh karena itu, pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di kabupaten/kota
memegang peranan yang sangat penting dalam menjamin ketersediaan,
pemerataan dan keterjangkaun obat untuk pelayanan kesehatan dasar.

Manajemen pengelolaan obat merupakan bagian dari upaya pembangunan

dibidang obat. Kebijakan dari pemerintah terhadap peningkatan akses obat
diselenggarakan melalui beberapa kebijakan yaitu : undang-undang No.6
Tahun 2009 tentang kesehatan, peraturan pemerintah No.51 tentang pekerjaan
kefarmasian, Sistem Kesehatan Nasional (SKN) dan kebijakan obat nasional
(KONAS). Salah satu sistem SKN 2009 adalah obat dan perbekalan kesehatan.
Gudang farmasi adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat pengelolaan obat
pemerintah meliputi obat dari dana APBN, APBD maupun JKN. Manajemen
pebekalan obat dan perbekalan kesehatan meliputi perencanaan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan serta pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan
ke puskesmas-puskesmas yang ada di wilayah kabupaten Banjar.

Unit pelaksanaan teknis daerah gudang farmasi kota Banjarmasin sebagai

UPTD melkasanakan fungsi perencanaan, penyimpanan dan pemeliharaan
untuk menjamin mutu obat dan alat kesehatan dan pelayanan pendistribusian

obat dan alat kesehatan kepada puskesmas kabupaten/kota dalam rangka

pemerataan kesehatan.

Seorang calon tenaga teknis kefarmasian selain memiliki kemampuan dalam

aspek pelayanan kefarmasian juga dituntut untuk memiliki pengatahuan dan
manajemen

yang baik seperti

manajemen

perencanaan, pengadaan,

penyimpanan, pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan.

Pengadaan obat adalah salah satu aspek penting dan menentukan dalam
pengelolaan obat. Tujuan pengadaan obat adalah tersedia nya obat dengan jenis
dan jumlah yang cukup sesuai dengan kebutuhan dengan mutu yang terjamin
serta dapat di peroleh pada saat yang diperlukan.

Untuk mencapai tujuan tersebut, perencanaan yang merupakan salah satu

fungsi dari pengelolaan obat harus dilaksanakan sebaik mungkin sehingga obat
yang telah direncanakan sesuai dengan kebutuhan, tepat sasaran dan tepat
guna. Untuk mendukung hal ini, perencanaan obat secara terpadu antara obat
untuk pelayanan kesehatan dasar dengan obat program merupakan langkah
yang harus dilakukan agar tidak terjadi tumpang tindih dalam perencanaan dan
pengedaan obat di sektor publik.

Keberadaan gudang farmasi kab. Banjar sangat lah berarti karna gudang
farmasi ini memudahkan peskesmas sekabupaten Banjar untuk memperoleh
perbekalan farmasi dan alat kesehatan untuk pelayanan kesehatan, pencegahan
dan pemberantasan penyakit di wilayah kerja masing-masing.

Sebagai seorang yang menekuni dibidang kesehatan khususnya farmasi

hendaklah mengetahui gambaran umum. Struktur organisasi tugas pokok dan
fungsi gudang farmasi kab/kota, agar kelak saat kita bekerja di instalasi serupa
tidak mengalami kesulitan-kesulitan dalam melakukan aktifitas.

Maka untuk itu penyusunan laporan ini di harapkan dapat membantu kita dalam
memulai beraktifitas di gudang farmasi.

B. Tujuan Pengantar Praktik Kerja Lapangan

Melalui kegiatan praktik kerja lapangan di UPT gudang farmasi kab.banjar,
mahasiswa di harapkan mampu :
1.

Mengetahui tugas pokok dan fungsi gudang farmasi di UPT gudang

farmasi kab. Banjar

2.

Mengetahui cara perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan,

distribusi, dan pemusnahan obat kada luarsa di UPT gudang farmasi kab.
Banjar

3.

Melakukan monitoring terhadap waktu kada luarsa obat di UPT gudang

farmasi kab. Banjar

C. Manfaat Pengantar Praktek Kerja Lapangan

1.

Dapat megetahui tugas pokok dan fungsi gudang farmasi di UPT gudang
farmasi kab. Banjar

2.

Dapat

mengetahui

cara

perencanaan,

pengadaan,

penerimaan,

penyimpanan, distribusi, dan pemusnahan obat kadaluarsa di UPT gudang

farmasi kab. Banjar
3.

Ikut serta melakukan kegiatan kefarmasian diupt. Gudang farmasi kab.

Banjar sekaligus mendapat pelajaran berharga mengenai pengelolaan obat
di lapangan secara profesional

4.

Dapat melakukan monitoring terhadap waktu kada luarsa obat di UPT

gudang farmasi kab. Banjar

Mampu membangun komunikasi yang baik dengan pihak dari UPT. Gudang
Farmasi kab. Banjar agar memeperoleh ilmu yang bermanfaat mengenai
pengelolaan gudang farmasi

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Gudang Farmasi
Instalasi gudang farmasi dan perlengkapan kesehatan merupakan unit
pelaksanaan teknis dinas kesehatan yang bertanggung jawab kepada kepala
daerah melalui dinas kesehatan, mempunyai tugas menerima, meyimpan,
memelihara, dan mengamankan serta mendistribusikan obat, alat kesehatan,
perbekalan

dan

perlengkapan

kesehatan

dan

pelaksanaan

urusan

ketatausahaan.
1.

Tugas gudang farmasi

Tugas gudang farmasi adalah sebagai berikut :
a.

Gudang

farmasi

mempunyai

tugas

mengadakan,

menerima,

menyimpan, memelihara, dan mengamankan serta mendistribusikan

obat, alat kesehatan, perbekalan dan perlengkapan kesehatan.
b.

Uraian tugas sebagaimana dimaksud pada point di atas adalah sebagai

berikut :
1) Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar
disusun oleh tim perencanaan obat terpadu berdasarkan sistem
buttom up
2) Perhitungan rencana keutuhan obat untuk 1 tahun anggaran
disusun dengan menggunakan pola konsumsi dan atau
epidimiologi
3) Mengkoordinasikan perencanaan kebutuhan obat dari beberapa
sumber dana, agar jenis dan jumlah obat yang disediakan sesuai
dengan kebutuhan dan tidak tumpang tindih
4) Kepala dinas kesehatan kabupaten/kota mengajukan rencana
kebutuhan obat kepada pemerintah kabupaten/kota , pusat,
provinsi, dan sumber lainnya.

5) Melakukan pelatihan petugas pengelola obat publik dan

perbekalan kesehatan untuk puskesmas
6) Melakukan

bimbingan

teknis,

monitoring,

dan

evaluasi

ketersediaan obat public dan perbekalan kesehatan ke pusksmas

7) Melaksanakan advokasi penyediaan anggaran kepeda pemerintah
kabupaten/kota
8) Dinas kesehatan kabupaten/ kota bertanggung jawab terhadap
pendistribusian obat kepada unit pelayanan kesehatan dasar
9) Dinas kesehatan kabupaten/ kota bertanggung jawab terhadap
jaminan mutu obat yang ada di gudang farmasi
2.

Fungsi Gudang Farmasi

Untuk melaksanakan tugas yang dimaksud tersebut di atas instalasi gudang
farmasi dan perlengkapan kesehatan mempunyai fungsi:
a.

Perencanaan koordinasi dan pemantauan pelaksanaan tugas di

lingkungan unit

b.

Menyimpan dan mendistribusian obat-obatan, alat kesehatan dan

perbekalan kesehatan lainnya pada unit-unit pelayanan kesehatan

c.

Pelaksanaan perncatatan dan evaluasi mengenai ketersediaan/

penggunaan obat-obatan, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan

d.

Pelaksanaan pembinaan pemeliharaan mutu obat-obatan, alat

kesehatan dan perbekalan kesehatan

e.

Pengamatan secara umum terhadap khasiat obat yang ada dalam

persediaan

f.

pemberian informasi mengenai pengelolaan obat, alat kesehatan dan

perbekalan kesehatan.

3.

Tujuan Gudang Farmasi

Tujuan umum :
Terlaksananya

ketersediaan , pemerataan, mutu, dan keterjangkauan

sediaan farmasi dan alat kesehatan secara aman, efektif dan efisien pada
instalasi gudang farmasi dan perlengkapan kesehatan.
Tujuan khusus

Terlaksananya penyimpanan dan distribusi obat yang merata dan teratur

secara tepat jumlah, waktu dan tempat.
a.

Terlaksananya pengendalian persediaan obat dan pembekalan

kesehatan

b.

Meningkatnya kompetensi sumber daya manusia (SDM) tenaga

farmasi dengan adanya jabatan fungsional.

c.

Pengelolaan SDM di UPTD, sehingga efektif dan efisien.

B. Pengelolaan SDM di UPTD

Agar organisasi di Gudang Farmasi berjalan lancar, maka diperlukan tenaga
yang sesuai untuk pengelolaan obat. Tenaga yang dibutuhkan untuk
menjalankan manajemen di Gudang Farmasi adalah : Apoteker, Asisten
Apoteker, Tenaga SMU/Sarjana lainnya. Menurut Depkes (2005), jumlah
tenaga yang tersedia dalam jumlah yang memadai akan memudahkan
organisasi mencapai tujuan.

C. Manajemen Perbekalan Farmasi

Pelayanan kefarmasian yang dilakukan di gudang farmasi kabupaten meliputi
perencanaan,

pengadaan/

penerimaan,

penyimpanan,

pemeliharaan,

pengamanan dan pendistribusiaan persediaan obat dan perbekalan kesehatan

kepada puskesmas di kabupaten Banjar, sarana kesehatan dan pihak lainnya.
1.

Perencanaan
Tujuan dari perencanaan adalah agar terjadi kesinambungan antara
permintaan dan ditribusi , sehingga distribusi obat berjalan lancar dari
pihak gudang farmasi ke pihak yang membutuhkan serta menghindari
terjadinya stock out (kekosongan) obat.
Metode yang digunakan dalam melakukan perencanaan adalah :
a.

Metode Morbiditas/Epidimiologi
Metode perencanaan yang di dasarkan pada penyakit yang ada di suatu
daerah atau yang paling sering muncul di masyarakat.

b.

Metode Konsumsi
Metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat berdasarkan
pada kebutuhan riil obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan
koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelum nya.

c.

Metode Campuran
Metode yang merupakan gabungan dari metode konsumsi dan metode
epidimiologi.

2.

Pengadaan dan Penerimaan

Tujuan dari pengadaan adalah memperoleh obat yang di butuhkan dengan
harga layak,mutu baik, pengiriman obat terjamin tepat waktu, proses
berjalan lancar tidak memerlukan waktu dan tenaga yang berlebihan.
Pengadaan dilakukan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
direncanakan dan di setujui,melalui :
a.

Pembelian secara tender (oleh panitia pembelian barang farmasi)

b.

Pembelian secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar

farmasi (PBF)/rekanan

c.

Sumbangan/droping/hibah
Penerimaan barang merupakan bagian penting dalam proses
pengelolaan obat. Obat atau perbekalan kesehatan yang di terima
haruslah memenuhi ketentuan diantaranya adalah tepat jenis, tepat
jumlah dan waktu kadaluarsa obat dan perbekalan kesehatan yang
diterima dicatat dengan mempergunakan formulir penerimaan obat
dan perbekalan kesehatan.
Beberapa ketentuan yang harus di laksanakan berkenaan dengan
prosedur penerimaan obat dan perbekalan kesehatan yaitu :
1) Dasar
a) Surat order pembelian atau kontrak
b) Faktur pengantar
2) Proses
a) Cek keabsahan dukumen
b) Cek keabsahan barang

c) Cek jenis yang sesuai dengan SOP ( surat order/pembelian

obat) dan faktur pengantar
d) Cek kualitas barang
e) Cek jumlah barang yang sesuai dengan SOP ( surat
order/pembelian obat) dan faktur pengantar
f)

Cila semua sesuai , buat BA (berita acara) penerimaan

g) Buat laporan penerimaan

h) Catat pada buku masuk
i)

Catat pada kolom gudang dan kolom kurang

j)

Lanjut dengan proses penyimpanan

Dalam hal ini penerimaan barang hal-hal yang harus diperhatikan adalah :
a.

Sumber barang
obat dan perbekalan kesehatan di dapat dari sumber: APBN (DAK),
APBD (DAU), ASKES, program-program dinas kesehatan, bantuan
kemanusiaan (jika terjadi bencana alam)

3.

b.

Kondisi barang

c.

Tanggal kadaluarsa (Expired Date)

d.

Jumlah barang

Penyimpanan dan Pemeliharaan

Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi dan perlengkapan
kesehatan menurut persyaratan yang di tetapkan yaitu dibedakan menurut
bentuk sediaan dan jenisnya, suhunya, kestabilannya, mudah tidaknya
meledak/terbakar, Tahan/tidaknya terhadap cahaya, disertai dengan sistem
informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai
kebutuhan.di gudang farmasi, obat juga di simpan sesuai sumber anggaran
obat atau perbekalan kesehatan tersebut.sediaan narkotik dan psikotropik
di simpan pada lemari khusus.
Penyimpanan harus dapat menjamin bahwa obat tetap dalam bentuk
sediaan awalnya tanpa mengalami perubahan fisik maupun kimia yang
dapat mempengaruhi efek kliniknya saat digunakan.macam-macam
sistem penataan obat:

a.

First Expired First Out (FEFO)

Yaitu obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di
letakkan di depan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa
kemudian.

b.

First In First Out (FIFO)

Yaitu obat yang datang kemudian di letakkan di belakang obat yang
terdahulu.

Pengelolaan penyimpanan obat dilakukan sedemikian rupa sehingga :

a.

Kualitas obat dalam perbekalan kesehatan dapat di pertahankan.

b.

Obat dan perbekalan kesehatan terhindar dari kerusakan fisik.

c.

Pencarian obat dan kesehatan mudah dan cepat.

d.

Obat dan perbekalan kesehatan aman dari pencurian.

e.

Mempermudahkan pengawasan stock obat dan perbekalan kesehatan.

Obat dan perbekalan kesehatan yang disimpan perlu dilengkapi dengan

kartu stock. Informasi yang tertera antara lain : tanggal obat atau
perbekalan kesehatan, jumlah, expired date, nomor batch, dan paraf
petugas. Kartu stock berfungsi sebagai alat pantau dari obat dan
perbekalan kesehatan yang di simpan.
Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada didalam
gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar
siap untuk di guanakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian
dalam rangka menghemat anggaran.
4.

Pendistribusian
Merupakan kegiatan mendistribusikan obat dan perlengkapan kesehatan
kepada pihak-pihak terkait seperti puskesmas dan pelayanan kesehatan
lainya.

5.

Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan obat di gudang farmasi kabupaten/Kota :
Pencatatan obat adalah proses kegiatan membuat catatan secara tertib
dalam rangka melakukan penata usahaan obat-obatan, baik yang di terima,
disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di puskesmas (Depkes

2005). Ketepatan dan kebenaran pencatatan dan laporan/informasi

merupakan factor yang sangat penting dalam keberhasilan manajemen
logistic obat. Proses perencanaan dilakukan berdasarkan rekapitulasi
pemakaian obat seluruh puskesmas dan data pendukung lainnya seperti
data epididemiologi atau pola penyakit. Dengan demikian ketepatan data
dan informasi pemakaian obat puskesmas sangat mempengaruhi
ketersediaan obat di kabupaten. Berdasarkan fungsinya kegiatan
pencatatan dan pelaporan terbagi atas :
a.

pencatatan dan pengelolaan data untuk mendukung perencanaan

pengadaan obat.
1) Komplikasi pemakaian obat, dibuat berdasarkan data LPLPO
yang dilaporkan oleh masing-masing peskesmas. Hasil kompilasi
digunakan untuk menghitung kebutuhan obat dengan metode
konsumsi.
2) Komplikasi data penyakit, dilakukan dengan bantuan lembat
komplikasi

Data

Penyakit

(LB-1)

dari

masing-masing

Puskesmas. Data ini digunakan untuk menghitung kebutuhan

obat berdasarkan metode morbiditas.
3) Estimasi kebutuhan obat, dilakukan sebagai bahan penyusunan
rencana pengadaan obat untuk pemakaian tahun yang akan
datang, dapat dilakukan baik dengan metode konsumsi atau
mordibilitas.
4) Pembagian menurut sumber dana, hasil perhitungan kebutuhan
obat yang telah dilakukan dibagi lebih rinci menurut sumber dana
obat.
5) Rekonsiliasi pengadaan obat, menyesuaikan rencana pengadaan
obat dengan alokasi dana obat yang tersedia.
b.

Pencatatan dan pengolahan data untuk mendukung pengendalian

persediaan obat
1) Kartu persediaan barang, digunakan untuk mencatat semua
kegiatan mutasi obat di gudang, antara lain mencatat jumlah

penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluarsa. Hasil

pencatatan ini merupakan basis data yang selanjutnya digunakan
sebagai bahan uji silang terhadap stok obat dalam gudang
penyimpanan.
2) Kartu induk persediaan barang, digunakan sebagai duplikasi
kartu stok, juga dapat digunakan untuk komplikasi jenis dan
jumlah obat yang di mutasikan dalam waktu tertentu serta untuk
kompilasi sisa stok akhir dari semua jenis obat yang tersimpan di
gudang. Kartu ini bermanfaat sebagai control bagi kepala gudang
farmasi dan sebagai alat bantu dalam penyusunan laporan,
perencanaan, pengadaan dan distribusi serta pengendalian
persediaan dan pemantauan ketersediaan obat.
3) Kartu realisasi pengadaan obat, digunakan untuk mencatat
realisasi pengadaan tiap jenis obat oleh masing-masing sumber
dana obat.
c.

Pencatatan dan pengolahan data untuk mendukung pengendalian

distribusi
1) Penentuan stok optimum obat puskesmas, perumusan stok
optimum persediaan dilakukan dengan memperhitungkan siklus
distribusi rata-rata pemakaian, waktu tunggu serta ketentuan
mengenai stok pengaman (DepKes,2002)
2) Perhitungan tingkat kecukupan obat, dapat dilakukan dengan
menghitung sisa stok obat di GFK dibagi dengan total kebutuhan
stok optimum obat di puskesmas. Pencatatan stok obat
dikabupaten merupakan penata-usahaan obat yang dilakukan oleh
pengelola obat kabupaten, dalam hal ini adalah gudang farmasi.
Pencatatan obat dilakukan terhadap :
a) Penerimaan obat yang berasal dari berbagai sumber anggaran
pengadaan obat, baik dari APBD I, APBD II dan JKN,
Program dan lain-lain.
b) Pencatatan nama obat, jenis obat, masa kada luarsa obat.

c) Pencatatan harga obat, sesuai dengan SK menkes.

d) Penyimpanan di gudang farmasi.
e) Penyerahan/distribusi

obat

kepada

puskesmas

atas

permintaan yang diajukan melalui LPLPO

f)

Perencanaan kebutuhan obat kabupaten.

Pelaporan obat di gudang farmasi kabupaten/Kota :

Dinas kesehatan membuat laporan bulanan yang dinamakan laporan
bulanan yang dibuat oleh gudang farmasi. Pelaporan laporan bulanan
jadwalkan paling lambat tanggal 10 setiap bulan pelaporan. Untuk
pelaporan obat kedinas kesehatan propinsi dilakukan setiap tiga bulan
sekali (triwulan).
a.

Laporan Mutasi
Laporan mutasi obat adalah laporan berkala mengenai mutasi yang
dilakukan pertriwulan yang berisi jumlah penerimaan, pengeluaran
dan sisa stok yang ada di GFK, kecuali narkotika dan psikotropika
yang dilaporkan setiap bulan. Kegunaan laporan ini adalah
mengetahui jumlah penerimaan dan jumlah pengeluaran obat
pertriwulan , mengetahui sisa stok obat pertriwulan dan sebagai
pertanggung jawaban bagi kepala GFK dan bendaharawan barang.

b.

Laporan kegiatan distribusi

Laporan distribusi berfungsi sebagai laporan puskesmas atau mutasi
obat dan /kunjungan resep pertahun. Informasi yang didapat antara
lain jumlah obat yang tersedia/stok akhir. Jumlah kunjungan resep.
Manfaat laporan ini adalah mengetahui jumlah persediaan obat di
setiap unit pelayanan kesehatan, mengetahui perbandingan sisa stok
dengan pemakaian perbulan dan perbandingan jumlah persediaan
dengan jumlah pemakaian per bulan.

c.

Laporan supervisi puskesmas

Laporan ini disampaikan pertriwulan kepada kepala dinas kesehatan
kabupaten/Kota dengan tembusan bupati, yang berisi rencana dan
realisasi triwulan kegiatan supervise ke puskesmas, administrasi

persediaan obat di puskesmas, pelayanan obat di puskesmas dan pola

peresepan serta informasi obat.
d.

Laporan pencatatan persediaan akhir tahun anggaran

Laporan ini merupakan laporan pertanggung jawaban kepala gudang
farmasi kabupaten/kota yang berisi semua aspek yang berkaitan
dengan manajemen logistic obat dalam satu tahun. Laporan dibuat
setiap akhir tahun anggaran yang memuat jumlah penerimaan dan
pengeluaran selama satu tahun anggaran dan persediaan pada akhir
tahun anggaran yang bersangkutan. Kegunaan laporan ini adalah
mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat selama satu
tahun anggaran, mengetahui sisa persediaan obat pada khir tahun
anggaran dan sebagai bahan pertanggung jawaban kepala GFK dan
bendaharawan barang.

e.

Laporan pengelolaan obat tahunan

Fungsi laporan ini adalah dapat mengukur tingkat kinerja pengelolaan
obat di kabupaten selama satu tahun anggaran. Kegiatan yang harus
dilakukan antara lain mempersiapkan pencacahan obat per 31
Desember di tingkat puskesmas, menyusun daftar obat yang diterima
pada tahun berjalan yang berasal dari bebagai sumber anggaran,
mengevaluasi LPLPO/LB2 untuk mendapatkan informasi mengenai
pemakaian rata-rata tiap jenis obat dan jumlah kunjungan resep.

f.

Laporan pemakaian dan lembar permintaan Obat (LPLPO)

LPLPO adalah laporan pemakaian dan lembar permintaan obat yang
disampaikan oleh puskesmas atau unit pelayanan kesehatan kepada
unit pengelola obat di kabupaten/kota. Formulir ini digunakan untuk
permintaan dan pemakaian obat.
Kegunaan LPLPO antara lain :
1) Sebagai bukti pengeluaran obat di GFK
2) Sebagai bukti penerimaan obat di puskesmas
3) Sebagai surat pesanan obat dari puskesmas kepada dinas
kesehatan dan GFK

4) Sebagai bukti penggunaan obat di puskesmas

6.

Penghapusan
Penghapusan adalah rangkaian kegiatan pemusnahan sediaan farmasi
dalam rangka pembebasan barang milik/ kekayaan Negara dari tanguung
jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tujuan
penghapusan sediaan farmasi adalah sebagai berikut :
a) Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban petugas
terhadap sediaan farmasi/ obat-obatan yang diurusinya, yang sudah
ditetapkan untuk dihapuskan/ di musnahkan sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
b) Menghindarkan

pembiayaan

(biaya

penyimpanan

pemeliharaan,penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak

layak untuk dipelihara.
c) Menjaga keselamatan dan terhindar dari pengotoran lingkungan.
Kegiatan penghapusan sediaan farmasi :
a) Membuat daftar sediaan farmasi / obat-obatan yang akan di hapuskan
beserta alasan-alasannya
b) Pisahkan sediaan farmasi / obatobatan yang kadaluarsa/ rusak pada
tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan
c) Pisahkan narkotika dan psikotropika dari obat lainnya
d) Melaporkan kepada atasan mengenai sediaan farmasi/ obat-obatan
yang dihapuskan
e) Membentuk panitia pemeriksaan sediaan farmasi / obat-obatan
melalui surat keputusan Bupati/Walikota
f)

Membuat berita acara hasil pemeriksaan sediaan farmasi / obat-obatan

oleh panitia pemeriksaan dan penghapusan sediaan farmasi / obatobatan

g) Melaporkan hasil pemeriksaan kepada yang berwenang / pemilik obat

h) Melaksanakan penghapusan setelah ada keputusan dari yang
berwenang

BAB III
TINJAUAN UMUM UPT GUDANG FARMASI KABUPATEN BANJAR

A. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

1.

Sejarah UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

UPT gudang farmasi kabupaten banjar berlokasi di Jalan H. M.
Cokrokusumo GG. Kasturi No.31 Telp. (0511) 4773771 Banjarbaru kode
pos. 70714. Persiapan UPT gudang farmasi kabupaten banjar sebagai unit
pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten Banjar yang ditetapkan
berdasarkan keputusan bupati Banjar No. 38 tahun 2008 tanggal 1
Desember 2008 tentang pembentukan, organisasi dan tata kerja UPT
gudang farmasi kabupaten Banjar yang merupakan tempat penerimaan,
pemeliharaan, penyimpanan, dan pendistribusian obat-obatan dan
perbekalan kesehatan lainnya untuk mendukung pelayanan kesehatan
dasar dan program pada unit pelayanan kesehatan di lingkungan dinas
kesehatan kabupaten Banjar.

2.

3.

Profil Umum
a.

Nama Institusi : UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

b.

Status Organisasi

: UPT. Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar

Wilayah Pendistribusian Obat-obatan dan Alat Kesehatan ke Puskesmas

Kabupaten Banjar.
a.

Luas Wilayah

4668,50

Km2

b.

Jumlah Desa

290

buah

c.

Jumlah Kecamatan

19

buah

d.

Jumlah Pustu

70

buah

e.

Jumlah Polindes

201

buah

f.

Jumlah Puskesmas

23

buah

4.

Struktur Organisasi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

Kepala UPT
Arief Rachman, S.Si., Apt., M.Mkes
NIP. 19810512005011012

Ka Subbag TU
Kun Auliansyah Noor, MMKes
NIP. 197410031995021001

Bendahara Operasional
Jaini
NIP. 197312082006041007

Kepegawaian
Willy Yanti
NIP. 197705042012122003

Umum & Perlengkapan

Parman
NIP. 196105061981031005

Staf Komputer

Kebersihan
Fahri
NIP. 198510042012121001

Keamanan
Darlan
NIP. 197305052012121002

Kelompok Jabatan
Fungsional

Perencanaan
Koordinator
Achmad Sarbini, S.Si., Apt
NIP. 197707122005011012

Penyimpanan
Koordinator
Endria Dharmiantie S.
NIP. 197908252005012009

Pendistribusian
Koordinator
Wiwin Widyastuti
NIP. 197909232006042025

Pencatatan & Pelaporan

Koordinator
Erni Rusna Yulida
NIP. 196712201990032003

Monitoring & Evaluasi

Koordinator
Apiatul Husna
NIP. 197304121994032004

Anggota

Anggota

Anggota

Anggota

Anggota

Gambar 1. Struktur Organisasi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

5.

Visi dan Misi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

a.

Visi :
Menjadikan pusat penyimpanan, distribusi obat dan perbekalan
kesehatan yang optimal dan dapat dipertanggung jawabkan untuk
menunjang pelayanan kesehatan yang bemutu di kabupaten banjar.

b.

Misi :
1) Menjaga mutu obat terjamin, memenuhi kreteria khasiat dan
keamanan obat.
2) Obat yang tersedia sesuai kebutuhan nyata baik dalam jumlah
dan jenis secara kontinyu.
3) Meningkatkan profesionalisme dalam penyimpanan obat dan
distribusi obat dan alat kesehatan.
4) Meningkatkan pencatatan dan pelaporan obat dan Alat
Kesehatan.

6.

Tugas UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

Berdasarkan Peraturan Bupati Banjar Nomor 21 Tahun 2015, UPT
Instalasi Farmasi mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian
kegiatan teknis operasional dan kegiatan teknis penunjang pada Dinas
Kesehatan dibidang pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan.
Tugas dari tiap bagian yaitu :
a.

Bagian penerimaan, yang bertugas :

1) Melakukan penerimaan barang-barang farmasi dari berbagai
sumber.
2) Mencatat no batch, tanggal expayed date obat.
3) Mengadakan pengecekan terhadap mutu obat.
4) Menghitung jumlah sesuai dengan surat pengiriman.
5) Melaksanakan pencatatan dalam buku penerimaan.
6) Melaksanakan pencatatan obat kedalam kartu stock obat.

b.

Bagian penyimpanan, yang bertugas :

1) Melakukan penyimpanan barang-barang farmasi yang berasal
dari berbagai sumber yang telah di terima oleh bagian
penerimaan.
2) Melakukan penyusunan obat berdasarkan alphabet sesuai dengan
jenis obat.
3) Melakukan pencatatan penerimaan obat ke dalam kartu stock
barang.
4) Melakukan penyimpanan dan penyusunan barang farmasi dari
berbagai sumber sesuai dengan system penyimpanan FEFO dan
FIFO.
5) Melakukan penyimpanan sesuai dengan suhu yang telah
ditentukan.
6) Melaksanakan stock opname setiap bulan.
7) Melaporkan obat ED dan rusak kepada kepala instalasi farmasi
setiap setelah melakukan opname.

c.

Bagian pendistribusian, yang bertugas :

1) Melaksanakan tugas untuk menyeleksi permintaan barang
farmasi dari puskesmas melalui LPLPO yang dikirim oleh
puskesmas sesuai dengan jadwal permintaan obat yang telah
ditentukan.
2) Melaksanakan tugas untuk menyeleksi permintaan barang
farmasi dari program berdasarkan SPMB dari kepala dinas
kesehatan kabupaten.
3) Melakukan pencatatan pendistribusian barang farmasi kedalam
kartu barang dan kartu induk obat.
4) Melakukan pendistribusian barang farmasi sesuai FEFO dan
FIFO.
UPT Gudang Farmasi kabupaten banjar melakukan pendistribusian
obat pada 23 puskesmas setiap satu bulan sekali yaitu puskesmas
Dalam Pagar, Sungai Rangas, Sungai Tabuk, Kertak Hanyar, Gambut,

Astambul, Bawahan Selan, Matapura, Pesayangan an Pengaron. Ada

pula beberapa puskesmas yang didistribusikan setiap dua bulan sekali
di awal bulan yaitu puskesmas Lok Baintan, Tatah Pemangkih Laut,
Sungai Lulut, Karang Intan, Sungai Alang, Aranio, Paramasan,
Sungkai, Sambung Makmur, Simpang Empat, Sungai Pinang, AluhAluh dan Jambu Burung.
7.

Fungsi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

Berdasarkan Peraturan Bupati Banjar Nomor 21 Tahun 2015, dalam
menyelenggarakan tugas pokok UPT Instalasi Farmasi menyelenggarakan
fungsi :
a.

Penyiapan bahan perencanaan dan program kerja teknis bidang

pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan

b.

Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan

c.

Pencatatan dan evaluasi

d.

Pengamatan mutu dan khasiat obat dan perbekalan kesehatan secara

umum

e.

Pelaporan persediaan dan penggunaan obat

f.

Pelaksanaan koordinasi kegiatan dan kerjasama teknis bidang

pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan dengan unit-unit kerja
terkait

g.

Penyelenggaraan ketatausahaan UPT Instalasi Farmasi

h.

Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya.

8.

Tujuan UPT gudang farmasi kabupaten Banjar

a.

Tujuan Umum :
Terpenuhinya obat yang berkualitas dan terjaminnya pelayanan
pengobatan bagi semua lapisan masyarakat dengan prosedur distribusi
yang efektif dan efisien.

b.

Tujuan khusus :
1) Terlaksanannya penyimpanan dan pendistribusian obat yang
merata dan teratur secara tepat jumlah, waktu dan tempat.

2) Terlaksanannya pengendalian persediaan obat dan perbekalan

kesehatan dikabupaten banjar.
3) Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia (SDM) tenanga
farmasi dengan adanya jabatan fungsional.
4) Pemberdayaan SDM yang ada, sehingga efektif dan efisien.

B. Pengelolaan SDM di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

UPT gudang farmasi kabupaten Banjar berdasarkan peraturan bupati banjar
no.36 tahun 2008 memiliki struktur organisasi yang terdiri dari :
1.

Kepala UPT gudang farmasi

Tugasnya : mengikuti dan memenuhi petunjuk-petunjuk kepala dinas
kesehatan kabupaten banjar sesuai dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku dan bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan
semua unsur dilingkungan gudang farmasi dan memberikan bimbingan
serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

2.

Sub bagian tata usaha

Tugasnya : melaksanakan urusan tata usaha, keungan dan kepegawaian.

3.

Kelompok jabatan fungsional

Tugasnya :
a.

melaksanakan sebagian tugas unit kerja sesuai dengan keahlian dan

kebutuhan.

b.

Sebagaimana pda ayat 1 dikoordinir oleh seorang tenaga fungsional

senior selaku ketua kelompok yang berada dibawah dan tanggung
jawab kepada kepala unit pelaksanaan teknis sesuai dengan ketentuan
peraturan peraturan yang berlaku.

UPT gudang Farmasi kabupaten Banjar memiliki sumber daya manusia secara
keseluruhan sebanyak 15 orang yaitu 1 orang apoteker sebagai kepala UPT;
1 orang sebagai Ka. Subbag TU; 5 orang sebagai Sub bagian tata usaha yang
diantaranya

yaitu

bendahara

operasional,

kepegawaian,

umum

&

perlengkapan, kebersihan dan keamanan; 5 orang kelompok jabatan fungsional

yang diantaranya yaitu perencanaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan

& pelaporan dan monitoring & evaluasi; serta 3 tenaga honor dalam membantu
kegiatan di UPT gudang farmasi kabupaten Banjar.

C. Manajemen Perbekalan Farmasi

1.

Perencanaan
Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar disusun
oleh tim perencanaan obat terpadu berdasarkan sistem buttom up dengan
metode yang digunakan adalah metode campuran. Metode campuran
merupakan gabungan dari metode konsumsi dan metode epidemiologi
dimana metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat
berdasarkan pada kebutuhan riil obat pada periode lalu dengan
penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun
sebelum nya. Dan metode epidemiologi adalah metode perencanaan yang
di dasarkan pada penyakit yang ada di suatu daerah atau yang paling sering
muncul di masyarakat.

2.

Sistem Penerimaan Obat dan Alat Kesehatan

a.

Penerimaan obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) Setelah obat dan

alat kesehatan diterima oleh tim penerima barang dan dilakukan
pemeriksaan jumlah dan spesifikasi nama obat, jenis obat, mutu,
kemasan dan lama ED, oleh Tim pemeriksa barang Dinas Kesehatan
Kabupaten Banjar kemudian diserah terimakan ke Gudang Farmasi
Kabupaten Banjar.

b.

Bagian pencatatan dan evaluasi Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

dilakukan pemeriksaan jumlah dan spesifikasi nama obat, jenis obat,
mutu, kemasan dan lama ED sesuai berita acara serah terima barang,
kemudian dicatat oleh bagian penyimpanan dan penyaluran GFK
Banjar, selanjutnya disimpan menurut bentuk dan item, dicatat dalam
kartu stock.

c.

Setiap akhir tahun Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar selalu

melakukan uji kelayakan dan mutu obat dengan mengirimkan

beberapa sampel obat pada BBPOM Banjarmasin, untuk keamanan

dan sebagai bahan evaluasi untuk mengadakan obat tahun berikutnya.
d.

Penerimaan sumber lain seperti Buffer Provinsi (buffer stock) setiap

Kabupaten / Kota merencanakan kebutuhan obat dan alkes apa saja
yang dimasukkan dalam pengadaan obat buffer, sesuai permintaan
Dinkes Prov Kal-Sel melalui Instalasi Gudang Farmasi Prov Kal-Sel
mendistribusikannya ke GFK Banjar, pada dasarnya sistem
penerimaannya sama dengan obat PKD. Dalam hal emergency bila
terjadi kekosongan beberapa jenis obat di Gudang Farmasi Kabupaten
Banjar berkoordinasi dengan Dinas Kesehatan kabupaten yang
selanjutnya Dinas Kesehatan mengirim surat permintaan obat ke
Instalasi Farmasi dan Peralatan Kesehatan Dinas Kesehatan Provinsi
sesuai dengan kebutuhan.

e.

Penerimaan obat-obatan Program Imunisasi, Gizi dan program

lainnya sebagian masih dilaksanakan di Dinas Kesehatan Kabupaten
Banjar, seperti program KIA dan Gizi, sedangkan untuk obat-obatan
P2PL seperti obat TB paru dll sebagian besar sudah di UPT. Gudang
Farmasi Kabupaten Banjar, ke depan diharapkan terintegrasi langsung
ke UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar (one gate police) Baik
Administrasi, pencatatan dan pelaporan serta pemeliharaan dan
pendistribusian.

3.

Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Obat

a.

Penyimpanan sumber penerimaan seperti (PKD, Buffer Prov., Askes

dan Program) dan dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaannya
seperti tablet, salep, syrup, ampul dan vial, dan seterusnya. Untuk obat
tertentu dikelompokkan berdasarkan fungsinya seperti obat gigi,
psikotropik serta infus disimpan diruang terpisah.

b.

Untuk menjaga kelembaban dan gangguan rayap, tikus dan jenis

serangga maka untuk penyangga menggunakan palet dengan ukuran
T : 20 cm, P : 100 cm, L : 100 cm.

c.

Suhu/Temperatur, menghindari terjadinya percepatan kerusakan

akibat panas. Obat-obatan disimpan pada (25C) serta sebaiknya tidak
melebihi (30C) atau kurang (15C), ada 3 jenis suhu yang disarankan
untuk penyimpanan pada suhu ruangan (15-30C), disimpan sejuk (815C) & disimpan dingin (2-8C).

d.

Cahaya, obat-obatan atau alat kesehatan yang dapat merusak sediaan

atau sensitif terhadap pencahayaan khususnya sinar matahari, oleh
karena itu apabila mendapatkan obat yang diberikan dalam wadah
gelap, jangan dipindahkan obat tersebut ke tempat lain yang intensitas
pencahayaan tinggi atau transparan terhadap sinar matahari.

e.

Untuk melindungi produk obat dari kondisi kelembaban tinggi,

biasanya dipilih wadah yang terbuat dari kaca atau plastic biasanya
sediaan obat dentis atau obat yang sejenisn.

f.

Sistem penyimpanan pada UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

menggunakan konsep First expired first out (FEFO) yaitu obat dan
alat kesehatan dilihat dari masa kadaluarsanya walaupun datang lebih
dulu / terakhir tapi tanggal kadaluarsanya (expired date) dekat maka
dikeluarkan terlebih dahulu dan First in first out (FIFO) artinya obat
dan alat kesehatan yang datang lebih dulu dikeluarkan lebih dahulu.

4.

Sistem Permintaan dan Pemberian Obat & Alat Kesehatan

a.

Puskesmas melalui pengelola obat menyerahkan laporan dan Lembar

Permintaan Lembar Pemakaian Obat (LPLPO) ke Dinas Kesehatan
Kabupaten dan Gudang Farmasi Kabupaten Banjar, untuk dilakukan
pengecekan.

b.

Oleh bagian pencatatan dan evaluasi, laporan LPLPO dilihat

pemakaian obat, sisa stock optimum persediaan obat dan permintaan
kemudian dari bagian pencatatan evaluasi GFK memberikan obat
sesuai dengan ketentuan permintaan dan pemberian obat yang ada
kecuali keadaan tertentu seperti bencana alam atau KLB di puskesmas
permintaan dan pemberian melalui persetujuan Dinas Kesehatan dan
ditetukan kemudian.

c.

Dari bagian pencatatan dan evaluasi kemudian diserahkan ke bagian

penyimpanan dan penyaluran untuk menyiapkan pengepakan sesuai
jumlah permitaan obat dari puskesmas. Oleh bagian penyimpanan dan
penyaluran dilakukan repaking obat perpuskesmas, dibuatkan berita
acara serah terima barang, selanjutnya dicatat di buku agenda obat
keluar / kartu stock dan kemudian dikirim sesuai jadwal yang sudah
ditentukan.

d.

Untuk kegiatan sosial atau kemasyarakatan dan lainnya untuk

permohonan mengajukan proposal ke Dinas Kesehatan untuk
disetujui setelah disetujui maka Dinas Kesehatan mengeluarkan Surat
Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) yang selanjutnya dibawa
pemohon ke Gudang Farmasi kebagian pencatatan dan penyaluran
untuk dikoreksi / diverifikasi lagi apakah obat-obatan tersebut ada
atau masih mencukupi ketersediaan untuk 18 bulan ke depan, setelah
telaah kiranya memungkinkan kemudian disetujui oleh GFK dan
dibuatkan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK).

5.

Pelaporan Obat dan Alat Kesehatan

Sistem informasi ketersediaan dan pemakaian obat di Gudang Farmasi
setelah rekapitulasi pemakaian obat dan alat kesehatan dalam bentuk
laporan bulanan, triwulan dan laporan tahunan dikirim ke Dinas Kesehatan
Kabupaten Banjar dan tembusan ke Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan
Selatan dan untuk laporan obat tertentu seperti psikotropika laporannya
juga dikirim ke Balai Besar POM Banjarmasin.
Pelaporan dinamika logistik obat dan alat kesehatan dilakukan setiap 1
bulan sekali yang meliputi PKD, buffer stock, obat program, psikotropika,
narkotika, obat gigi, infus, reagen, dan alkes. Dan dilaporkan berdasarkan
tahun pengadaan yang akan direkap setiap 1 tahun sekali sebagai data
perencanaan tahun berikutnya.

6.

Pendistribusian Obat dan Alat Kesehatan

Kegiatan pendistribusian obat dan perbekalan alat kesehatan setiap bulan
atau dua bulan sekali ke puskesmas, obat dan perbekalan kesehatan

kesehatan diberikan atau didistribusikan setelah puskesmas menyerahkan

Lembar Permintaan dan Lembar Pemberian Obat (LPLPO) dua rangkap,
satu untuk Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar dan satu diserahkan ke
UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar.
a.

Pendistribusian obat dibuat selama 1 tahun dengan periode

pengiriman dengan jadwal setiap 1 dan 2 bulan, Gudang Farmasi
membuat jadwal distribusi obat sesuai dengan waktu yang sudah
direncanakan/ dijadwalkan untuk masing-masing puskesmas selama
satu tahun. Adapun jumlah puskesmas di wilayah kerja sebanyak 23
puskesmas.

b.

Apabila tanggal dinyatakan sebagai hari libur atau libur nasional,

maka jadwal distribusi diundur ke hari berikutnya, demikian juga
puskesmas yang lain mundur dari jadwal tetapnya tiap bulan.

c.

Sesuai

kesepakatan

bersama,

setiap

obat

dan

alkes

yang

didistribusikan, apabila ada komplen berkaitan dengan jumlah

(kurang / lebih) langsung dilaporkan baik melalui telpon / sms, atau
datang langsung, tidak lebih dari 1 minggu setelah obat
didistribusikan. Lebih dari itu sudah dianggap lengkap sesuai berita
acara serah terima barang.
d.

Sesuai kesepakatan bersama, obat dan alkes masa kadaluarsa kurang

dari 3 bulan (kecuali vaksin dan serum) maka GFK tidak akan
mendistribusikannya ke puskesmas, dan bila terjadi, pihak puskesmas
berhak untuk melakukan penolakan, terkecuali dalam hal-hal tertentu
da nada kesepakatan.

e.

Kekosongan obat di puskesmas, diatasi dengan cara puskesmas

meminta tambahan obat atau bon obat seperti yang telah disebutkan
di atas melalui Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) dari
Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar.

f.

Untuk

Puskesmas

Pembantu

(Pustu)

dan

Puskesdes,

obat

didistribusikan oleh Gudang Farmasi ke Puskesmas Induk, kemudian

Puskesmas Induk mendistribusikan lagi dengan menggunakan format

LPLPO Sub Unit.
7.

Pengembalian dan Pemusnahan Obat Kadaluarsa

Pemusnahan obat-obatan kadaluarsa telah diatur oleh Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor 72 tahun 1998, tentang
Pengamanan sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan, pada Bab X
Pemusnahan, Pasal 44 48. Pemusnahan obat merupakan kegiatan
penyelesaian terhadap obat-obatan yang tidak terpakai karena kadaluarsa,
rusak, ataupun mutunya sudah tidak memenuhi standar.
Tujuan dilakukannya pemusnahan ini ialah untuk melindungi masyarakat
dari bahaya yang disebabkan oleh penggunaan obat atau perbekalan
kesehatan yang tidak memenuhi persyaratan mutu keamanan dan manfaat,
selain itu pemusnahan juga bertujuan untuk menghindari pembiayaan
seperti biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan atas obat atau
perbekalan kesehatan lainnya yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
Kadang-kadang obat yang kadaluarsa sudah mengalami penguraian,
dimana salah satu hasil uraiannya dapat saja membahayakan kesehatan dan
jiwa manusia yang mengkonsumsinya.
Pemusnahan obat berujuan untuk menghindari besarnya pembiayaan yang
dibebankan kepada Negara akibat adanya pemeliharaan, penyimpanan dan
penjagaan barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara oleh Negara
selain itu juga menghindari penyalahgunaan dari obat yang sudah tidak
layak untuk dipergunakan.
Terdapatnya obat dan alkes kadaluarsa pada UPT. Gudang Farmasi
Kabupaten Banjar maupun pengembalian dari 23 Puskesmas seKabupaten
Banjar merupakan suatu masalah yang tidak bisa dihindari dari suatu
pengelolaan obat. Hal ini dikarenakan diantaranya adalah obat mempunyai
masa kadaluarsa yang tidak bisa dihindari, disamping itu juga lebih
disebabkan karena perubahan pola penyakit dan konsumsi obat, serta dari
tahun ke tahun hanyalah merupakan prediksi yang didapat dari tahuntahun sebelumnya.

Semakin menumpuknya obat dan alkes yang telah memasuki masa

kadaluarsanya di UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Banjar dari tahun ke
tahun mengharuskan untuk dilakukannya pemusnahan obat dan alkes
karena semakin mengurangi luas dari lokasi penyimpanan yang tersedia
dan juga untuk menghindari terpaparnya debu obat yang rusak atau zat
berbahaya lainnya yang dapat mempengaruhi terhadap kesehatan,
khususnya petugas-petugas yang ada di UPT. Gudang Farmasi Kabupaten
Banjar. Sistem pengembalian dan pemusnahan obat kadaluarsa sebagai
berikut :
a.

Pihak puskesmas membuat berita acara pengembalian obat kadaluarsa

/ rusak, dilampiri daftar obat dan alkes kadaluarsa / rusak, yang
ditandatangani oleh pengelola obat dan Kepala Puskesmas. Oleh
Gudang Farmasi, dilakukan pengecekan kemudian dicatat ke dalam
buku obat kadaluarsa (ED) sesuai berita acara dan daftar obat ED yang
dikirimkan dan disimpan di ruang isolasi penyimpanan obat ED
Gudang Farmasi Kabupaten Banjar.

b.

Oleh GFK Banjar, obat dan alkes ED yang sudah terkumpul dan dari
pengembalian 23 Puskesmas dibuatkan daftar obat dan alkes
dimaksud antara lain sumber obat (APBD, program, buffer prov.),
tahun pengadaan, jenis, tanggal ED, nilai asset (Rp) dll, selanjutnya
diusulkan ke Dinkes Kabupaten Banjar untuk dilakukan pemusnahan.

c.

Kemudian dibentuk tim penilai yang dibentuk oleh SK Kepala Dinas

Kesehatan Kabupaten Banjar untuk menilai obat dan perbekalan
kesehatan kadaluarsa / rusak tersebut layak atau tidak untuk
dimunahkan.

d.

Setelah dinilai dan dinyatakan layak untuk dimusnahkan lalu di usul

ke Bupati Banjar untuk mendapatkan surat persetujuan pemusnahan.

g.

Setelah didapat surat persetujuan pemusanahan, maka di bentuk tim

pemusnahan melalui SK Kepala Dinas Kesehatan untuk sekanjutnya
dilakukan pemusnahan terhadap obat dan perbekalan kesehatan.

BAB IV
KEGIATAN PKL DAN PEMBAHASAN

A. Manajemen SDM
Sumber daya manusia (SDM) di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar
terdiri dari 15 orang yaitu 1 orang apoteker sebagai kepala UPT; 1 orang
sebagai Ka. Subbag TU; 5 orang sebagai Sub bagian tata usaha yang
diantaranya

yaitu

bendahara

operasional,

kepegawaian,

umum

&

perlengkapan, kebersihan dan keamanan; 5 orang kelompok jabatan fungsional

yang diantaranya yaitu perencanaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan
& pelaporan dan monitoring & evaluasi; serta 3 tenaga honor dalam membantu
kegiatan di UPT gudang farmasi kabupaten Banjar. Masing-masing SDM
memiliki tugasnya masing-masing, tetapi dalam pelaksanaan di lapangan
seluruhnya saling membantu satu sama lain.
Dalam pelaksanaan pengelolaan di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar
selalu berkoordinasi dengan Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar untuk
memenuhi kebutuhan tenaga kesehatan yang berkualitas di UPT Gudang
Farmasi Kabupaten Banjar disamping pendidikan formal, petugas gudang
farmasi juga diikutkan pelatihan-pelatihan, khususnya masalah kefarmasian
baik yang diadakan Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar atau Dinas Kesehatan
Provinsi Kalimantan Selatan.

B. Manajemen Perbekalan Farmasi

1.

Perencanaan Obat
Perencanaan obat merupakan hal yang penting karena perencanaan obat
sangat mempengaruhi ketersediaan obat di UPT Gudang Farmasi
Kabupaten Banjar. Dengan perencanaan obat yang tepat dapat mencegah
tejadinya kekurangan obat, kekosongan obat maupun kelebihan obat di
UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar.

Perencanaan obat di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar dilakukan

setiap 1 tahun sekali dengan metode kombinasi yaitu merupakan gabungan
dari metode konsumsi dan metode epidemiologi dimana metode konsumsi
adalah suatu metode perencanaan obat berdasarkan pada kebutuhan riil
obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada
penggunaan obat tahun sebelum nya. Dan metode epidemiologi adalah
metode perencanaan yang di dasarkan pada penyakit yang ada di suatu
daerah atau yang paling sering muncul di masyarakat.
Perencanaan dilakukan secara sistem bottom up yaitu yang bertindak
sebagai user adalah puskesmas yang melakukan perencanaan. Setiap
perencanaan yang dilakukan oleh puskesmas direkap dan analisis di Dinas
Kesehatan sehingga terbentuk perencanaan obat terpadu tingkat
kabupaten.
2.

Pengadaan Obat
Pengadaan obat merupakan proses untuk penyediaan obat yang
dibutuhkan di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar. Tujuan pengadaan
obat yaitu agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup
sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada
saat diperlukan.
Pengadaan obat di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar mengacu
sesuai dengan aturan yang telah diatur dengan pemerintah berdasarkan
barang dan jasa.

3.

Penerimaan Obat
Barang datang dicocokkan dengan faktur dan kontrak pengadaan yaitu di
check nama obat, jenis obat, jumlah obat, kondisi fisik, kuantitas, kualitas,
expired date, nomor batch dan nama penyedia (distributor). Setelah semua
selesai faktur dan surat kirim barang di tanda tangani kemudian faktur
direkap untuk diarsipkan dan dicatat di buku penerimaan.

4.

Penyimpanan
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan
cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat obat, yang

dinilai aman dari pencurian serta gangguan yang dapat merusak mutu obat.
Tujuan penyimpanan obat yaitu, memelihara mutu obat, menghindari
penggunaan yang tidak bertanggug jawab, menjaga kelangsungan
persediaan dan mempermudah pencarian dan pengawasan. Penyimpanan
obat di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar dilakukan dengan cara
yaitu :
a.

Setelah di karantina obat dicheck lagi seperti pada penerimaan barang,

kemudian obat didistribusikan ketempat penyimpanan sesuai
golongan obat.

b.

Berdasarkan sumber dana yaitu dari APBD, Provinsi dan program,

berdasarkan tahun pengadaan, berdasarkan bentuk sediaan misalnya
seperti sediaan tablet, sirup, alkes, reagen. Berdasarkan suhu seperti
sediaan tablet dan sirup disimpan di suhu ruangan, vaksin dan suppo
disimpan di suhu dingin yaitu dalam cool chain.

c.

Metode penyimpanan yang digunakan yaitu menggunakan sistem

First Expired First Out (FEFO) yaitu obat atau alkes yang lebih dahulu
mendekati tanggal expired date maka akan dikeluarkan terlebih
dahulu, sistem First In First Out (FIFO) yaitu obat atau alkes yang
pertama kali datang maka itu yang pertama kali dikeluarkan dan
sistem Last In First Out (LIFO) yaitu obat atau alkes yang terakhir kali
datang maka itu yang pertama kali dikeluarkan.

d.
5.

Pada ruang distribusi obat disusun berdasarkan alfabet.

Distribusi
Distribusi adalah satu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan
pengiriman obat-obatan yang bermutu, terjamin dari gudang obat secara
merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan
kesehatan. Tujuan dari distribusi yaitu :
a.

Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga

dapat diperoleh pada saat dibutuhkan.

b.

Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit

pelayanan kesehatan.

c.

Terlaksananya pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan

pelayanan dan program kesehatan.

Distribusi obat yang dilakukan di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

yaitu kepada 23 puskesmas yang berada di wilayah Kabupaten Banjar.
Distribusi obat ke puskesmas di bagi menjadi 2, yaitu :
a.

Permintaan obat terjadwal

Pendistribusian obat terjadwal yaitu dilakukan setiap bulannya dengan
menggunakan LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan
Obat). Sebelum dilakukan distribusi obat, puskesmas harus
mengirimkan LPLPO di awal bulan atau paling lambat 2 hari sebelum
jadwal distribusi. LPLPO yang masuk dianalisis seperti dicheck
jumlah permintaan, stock optimum, stock sisa dan jumlah
ketersediaan obat yang ada di UPT Gudang Farmasi Kabupaten
Banjar. Setelah LPLPO selesai di analisis maka obat disiapkan di
ruang distribusi dan dicheck sesuai dengan nama barang, jumlah,
expired date, nama puskesmas tujuan, dipacking dan diberi penandaan
agar tidak tertukar dengan puskesmas lain. Obat dan alkes siap
didistribusikan ke puskesmas sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

b.

Permintaan obat yang tidak terjadwal

Biasanya permintaan obat yang tidak terjadwal dari puskesmas
disebabkan oleh adanya KLB (Kejadian Luar Biasa), ataupun stock
obat di puskesmas habis sebelum waktu meminta obat. Untuk
pendistribusian atau permintaan obat seperti ini, maka puskesmas
yang datang ke UPT Gudang Farmasi untuk meminta obat yang
diperlukan dengan mencantumkan surat permohonan bon obat

6.

Pencatatan dan Pelaporan

Tujuan dari pencatatan adalah untuk memonitoring obat (pemasukan dan
pengeluaran obat) sehingga dapat digunakan untuk menganalisis
kebutuhan serta pemasukan dan pengeluaran dapat dipertanggung
jawabkan.

Tujuan pelaporan adalah untuk melaporkan seluruh aktivitas atau kegiatan

di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar mulai dari pendistribusian
obat hingga pencacatan sisa stock obat.
Pencatatan dan pelaporan obat di UPT gudang farmasi kabupaten banjar
di lakukan berdasarkan indikator pencatatan yaitu :
a.

Dinamika logistik yang dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten

setiap bulannya.

b.

Kartu stock untuk mencatat mutasi / pengeluaran barang

c.

Buku penerimaan untuk mencacatat obat yang masuk

d.

Buku pengeluaran untuk mencatatat pengeluaran dari LPLPO

e.

Buku bon untuk mencatat bon dari puskesmas

f.

LPLPO

g.

Stock opname

C. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring bertujuan untuk memonitoring kegiatan yang telah dilakukan
apakah sesuai atau tidak dan menindak lanjuti kegiatan yang belum terlaksana
untuk menjadi bahan masukan ke Dinas Kesehatan. Monitoring di UPT
Gudang Farmasi dilakukan 3 bulan sekali untuk memonitoring alur kegiatan
yang dilakukan di UPT Gudang Farmasi, monitoring ke puskesmas-puskesmas
dilakukan 1 bulan sekali sebagai bimbingan teknis (Bimtek).
Evaluasi bertujuan untuk mengevaluasi seluruh kegiatan dalam 1 periode (1
tahun) biasanya dilakukan di akhir tahun, dari evaluasi tersebut dituangkan
dalam bentuk laporan tahunan yang disampaikan ke Dinas Kesehatan sebagai
bahan pertimbangan di tahun berikutnya.
Monitoring dan evaluasi yang dilakukan di UPT Gudang Farmasi Kabupaten
Banjar meliputi obat Expired Date, obat rusak. Obat yang tidak terserap, obat
habis, stock sisa bermanfaat, stock obat berlebih, SOP yang masih perlu
diperbaiki, masalah suhu ruangan, kegiatan oprasional, sarana prasarana, dan
SDM untuk dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar untuk dijadikan
sebagai bahan masukan dan pertimbangan.

a.

Pemusnahan Barang
Tujuan dilakukannya pemusnahan ini ialah untuk melindungi masyarakat
dari bahaya yang disebabkan oleh penggunaan obat atau perbekalan
kesehatan yang tidak memenuhi persyaratan mutu keamanan dan manfaat,
selain itu pemusnahan juga bertujuan untuk menghindari pembiayaan
seperti biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan atas obat atau
perbekalan kesehatan lainnya yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
Pemusnahan obat dan alkes di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar
dilakukan dengan cara :
1) Obat expired date yang ada digudang di karantina.
2) UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar mengirim surat kepada
puskesmas untuk mengirim obat yang expired date maupun obat rusak
ke gudang.
3) Seluruh obat expired date dari gudang dan Puskesmas dikumpulkan.
4) Dilakukan penilaian oleh tim penilai obat dan perbekalan kesehatann
yang dibentuk oleh SK Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar.
5) Setelah dinilai dan dinyatakan layak untuk dimusnahkan lalu di usul
ke Bupati Banjar untuk mendapatkan surat persetujuan pemusnahan.
6) Setelah didapat surat persetujuan pemusanahan, maka di bentuk tim
pemusnahan melalui SK Kepala Dinas Kesehatan untuk selanjutnya
dilakukan pemusnahan.

b.

Metode Pemusnahan
Pemusnahan obat dan alat kesehatan dilakukan dengan metode
pembakaran dengan menggunakan incenerator dan bekerja sama dengan
Rumah Sakit Ratu Zaleha Martapura. Pemilihan pemusnahan dengan
incenerator karna incinerator dinilai paling efisien dan aman dari cemaran
serta mudah.

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Setelah kami melakukan kegiatan Pengantar Praktik Kerja Lapangan (PKL)
selama 1 bulan dari tanggal 2 November 2015 sampai dengan 30 November
2015 di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar, dapat disimpulkan :
1.

Managemen Sumber Daya Manusia (SDM) di UPT Gudang Farmasi

Kabupaten Banjar terdiri dari 15 orang yaitu 1 orang apoteker sebagai
kepala UPT; 1 orang sebagai Ka. Subbag TU; 5 orang sebagai Sub bagian
tata usaha yang diantaranya yaitu bendahara operasional, kepegawaian,
umum & perlengkapan, kebersihan dan keamanan; 5 orang kelompok
jabatan fungsional yang diantaranya yaitu perencanaan, penyimpanan,
pendistribusian, pencatatan & pelaporan dan monitoring & evaluasi; serta
3 tenaga honor dalam membantu kegiatan di UPT gudang farmasi
kabupaten Banjar.

2.

Managemen perbekalan farmasi di UPT Gudang Farmasi Kabupaten

Banjar, antara lain :
a.

Perencanaan
Perencanaan dilakukan dengan metode kombinasi yaitu berdasarkan
pada pendekatan pola konsumsi dan epidemiologi

b.

Pengadaan
Pengadaan dilakukan mengacu sesuai dengan aturan yang telah diatur
dengan pemerintah berdasarkan barang dan jasa.

c.

Penerimaan
Penerimaan obat di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar
dilakukan oleh tim penerima dan pemeriksa kemudian obat yang
datang dicocokkan dengan faktur dan kontrak pengadaan yaitu di
check nama obat, jenis obat, jumlah obat, kondisi fisik, kuantitas,
kualitas, expired date, nomor batch dan nama penyedia (distributor).

d.

Penyimpanan
Penyimpanan obat disusun berdasarkan golongan obat, sumber dana,
tahun pengadaan, suhu, FEFO, FIFO, LIFO dan alphabet.

e.

Pendistribusian
Pendistribusian dilakukan setiap 1 bulan sekali untuk 10 puskesmas
dan setiap 2 bulan sekali untuk 13 puskesmas.

f.

Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan obat / perbekalan kesehatan di UPT Gudang
Farmasi Kabupaten Banjar di lakukan berdasarkan indikator
pencatatan yaitu, dinamika logistik, kartu stock, buku penerimaan,
buku pengeluaran, buku bon, LPLPO dan stock opname yang
dilakukan 1 bulan sekali.

3.

Monitoring dan Evaluasi

Monitoring di UPT Gudang Farmasi dilakukan 3 bulan sekali untuk
memonitoring alur kegiatan yang dilakukan di UPT Gudang Farmasi,
monitoring ke puskesmas-puskesmas dilakukan 1 bulan sekali sebagai
bimbingan teknis (Bimtek). Evaluasi dilakukan dalam 1 periode (1 tahun)
biasanya dilakukan di akhir tahun. Monitoring dan evaluasi meliputi obat
expired date, obat rusak, obat yang tidak terserap, obat habis, stock sisa
bermanfaat, stock obat berlebih, SOP yang masih perlu diperbaiki,
masalah suhu ruangan, kegiatan oprasional, sarana prasarana, dan SDM
untuk dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Banjar.
a.

Pemusnahan Barang
Pemusnahan obat dan alkes di UPT Gudang Farmasi Kabupaten
Banjar dilakukan dengan cara :
1) Obat Ex.Date yang ada di gudang di karantina.
2) UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar mengirim surat kepada
puskesmas untuk mengirim obat yang expired date maupun obat
rusak ke gudang.
3) Seluruh obat expired date dari gudang dan Puskesmas
dikumpulkan.

4) Dilakukan penilaian oleh tim penilai obat dan perbekalan

kesehatann yang dibentuk oleh SK Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten Banjar.
5) Setelah dinilai dan dinyatakan layak untuk dimusnahkan lalu di
usul ke Bupati Banjar untuk mendapatkan surat persetujuan
pemusnahan.
6) Setelah didapat surat persetujuan pemusanahan, maka di bentuk
tim pemusnahan melalui SK Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten
Banjar untuk selanjutnya dilakukan pemusnahan.
Pemusnahan dilakukan dengan metode pembakaran menggunakan
incenerator yang bekerja sama dengan Rumah Sakit Ratu Zaleha
Martapura. Pemilihan pemusnahan dengan incenerator karna
incenerator dinilai paling efisien dan aman dari cemaran serta mudah.

B. Saran
Setelah kami melakukan Pengantar Praktek Lapangan Kerja (PKL) di UPT
Gudang farmasi Kabupaten Banjar ada beberapa masukan dari kami yaitu :
1.

Peningkatan SDM agar dapat meningkatkan kompetensinya dalam bidang

IT berbasis komputer sehingga dapat memudahkan pekerjaan dan
memaksimalkan pelayanan.

2.

Lebih diperhatikan dalam APD (Alat Pelindung Diri) pada saat memasuki
gudang farmasi, seperti penggunan masker dan baju khusus untuk
menghindari debu / kotoran serta dari kontaminasi obat terhadap tubuh.

3.

Penambahan penggunaan pendingin ruangan untuk menjaga agar suhu

ruangan penyimpanan obat tetap stabil.

4.

Penambahan ruang karantina dengan memodifikasi penggunaan ruang

baguanan agar obat atau alkes yang datang dapat dikarantina diruang
tersendiri.

5.

Menjaga kebersihan ruangan agar obat dan alkes tetap bersih, terhindar
dari kotoran terutama debu.

6.

Memperbaiki peletakan obat, agar tidak terlalu mepet dengan dinding

karna dapat menyebabkan kurang baiknya sirkulasi udara.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2014. Laporan Tahunan UPT Gudang Farmasi Kabupaten Banjar Tahun
2014. Martapura : Dinas Kesehatan
Anonim. 2002. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1426/Menkes/S.K/XV.2002 Tentang Pedoman Pengelolaan Obat Publik
dan Perbekalan Kesehatan. Jakarta : Kementerian Kesehatan RI
Anonim. 2010. Materi Pelatihan Managemen Kefarmasian di Instalasi Farmasi
Kabupaten / Kota. Jakarta : Kementerian Kesehatan RI
Anonim. 2015. Peraturan Bupati Banjar Nomor 21 Tahun 2015 Tentang
Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Instalasi
Farmasi. Martapura : Dinas Kesehatan
Anonim.

2005.

Peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

Nomor

1575/MENKES/PER/XI/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Departemen Kesehatan RI. Jakarta : Kementerian Kesehatan RI

LAMPIRAN

Lampiran 1. UPTD Gudang Farmasi Kabupaten Banjar

Lampiran 2. Ruang Penyimpanan

Lampiran 3. Ruang Penyimpanan Infus

Lampiran 4. Ruang Penyimpanan Obat Gigi, Injeksi, Narkotika/Psikotropika, KB

Lampiran 5. Ruang Distribusi

Lampiran 6. Ruang Penyimpanan Vaksin

Lampiran 7. Suhu

Lampiran 8. Penyusunan Obat

Lampiran 9. Pendistribusian Obat

Lampiran 10. Mobil Pendistribusian Obat

Lampiran 11. Penyimpanan Arsip

Lampiran 12. Sarana Prasarana

Lampiran 13. SOP Penerimaan Obat

Lampiran 14. SOP Pendistribusian Obat

Lampiran 15. SOP Pelaporan Obat dan Alat Kesehatan

Lampiran 16. SOP Pengembalian dan Pemusnahan Obat Kadaluarsa (ED)

Lampiran 17. SOP Penerimaan Vaksin

Lampiran 18. SOP Pengambilan Vaksin

Lampiran 20. SOP Pengoperasian Alat Pemadam Api Ringan (APAR)

Lampiran 21. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)

Lampiran 22. Daftar Harga Pemberian Obat

Lampiran 23. Berita Acara Serah Terima Barang

Lampiran 24. Permintaan BON Obat

Lampiran 25. Data Pengamatan Suhu Ruangan

Lampiran 26. Kartu Stock