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Normas Bsicas del Sistema de Programacin de Operaciones (SPO)

TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
Artculo 1.- (Sistema de Programacin de Operaciones)
El Sistema de Programacin de operaciones es un conjunto de normas y
procesos que establece el programa de operaciones anual de las entidades,
en el marco de los planes de desarrollo nacionales departamentales y
municipales. Comprende a los subsistemas de elaboracin del Programa de
operaciones Anual y de Seguimiento y Evaluacin de la Ejecucin de estos
programas.
Artculo 2.- (Objetivos de las normas bsicas)
Las Normas Bsicas del Sistema de Programacin de Operaciones tienen
como objetivos:
a) Definir un conjunto de principios y procedimientos para asegurar el
funcionamiento del Sistema de Programacin de Operaciones en las
entidades pblicas;
b) Proporcionar los elementos de organizacin, funcionamiento y control
interno relativos al Sistema de Programacin de Operaciones, que deben ser
considerados por las entidades pblicas para la elaboracin de sus
reglamentos especficos;
c) Otorgar los elementos esenciales para la formulacin del presupuesto
anual de cada entidad; y
d) Establecer la interrelacin entre el Sistema de Programacin de
Operaciones y los sistemas regulados por la ley 1178.
Artculo 3.- (Ambito de aplicacin)
Las presentes normas son de aplicacin obligatoria en todas las entidades
del sector pblico sealadas en los artculos 3 y 4 de la ley 1178 de
Administracin y Control Gubernamentales.
Artculo 4.- (Niveles de organizacin del sistema)
El Sistema de Programacin de Operaciones tiene los siguientes niveles:
a) Normativo y consultivo, que corresponde al Ministerio de Hacienda como
rgano rector de este sistema, cuyas atribuciones bsicas estn
determinadas en el artculo 20 de la ley 1178 y por delegacin, ejercidas a
travs de su unidad tcnica especializada, la Direccin de Organizacin
Normas y Procedimientos Administrativos (DONPA).
b) Ejecutivo y operativo que corresponde a las entidades pblicas sealadas
en el artculo 3 de las presentes normas, con las siguientes atribuciones y
funciones:
- Cumplir y hacer cumplir las presentes normas;
- Elaborar sus reglamentos especficos en el marco de las normas bsicas;

- Realizar el control y seguimiento del funcionamiento de sus sistemas; y


- Elaboras sus programas de operaciones anuales.
Artculo 5.- (Componentes del Sistema de Programacin de Operaciones)
El Sistema de Programacin de Operaciones est compuesto por:
a) Subsistema de Elaboracin del Programa de Operaciones Anual
Este subsistema comprende:
- La formulacin de objetivos de gestin
- La determinacin de las operaciones
- La compatibilizacin de programas de operaciones
c) Subsistema de Seguimiento y Evaluacin a la Ejecucin del Programa de
Operaciones Anual
Este subsistema comprende:
- La verificacin de la ejecucin del programa de operaciones
- La evaluacin de resultados
- La generacin de medidas correctivas
Artculo 6.- (Interrelacin con otros sistemas)
El Sistema de Programacin de Operaciones se interrelaciona con los
sistemas establecidos en la ley 1178 en los Siguientes trminos;
a. El Sistema Nacional de Planificacin proporciona, a travs de los planes
de desarrollo y programas de mediano y largo plazo el marco en el que se
debe definir las acciones a ser incluidas en la programacin de operaciones
anual de cada entidad. El Sistema de Programacin de Operaciones
suministra, a su vez informacin sobre el cumplimiento de los objetivos de
gestin, que permite evaluar el grado de ejecucin de los planes de
desarrollo.
b. El Sistema Nacional de Inversin Pblica, suministra informacin sobre los
proyectos de inversin en ejecucin y por ejecutarse en el sector pblico. El
Sistema de Programacin de Operaciones proporciona a su vez, informacin
sobre la programacin y resultados de estos proyectos.
c. EI Sistema de Presupuesto, establece la poltica presupuestaria y los
lmites Financieros para la elaboracin del Programa de Operaciones. El
Sistema de Programacin de Operaciones provee la estimacin de los
recursos fsicos que sern expresados en el presupuesto.
d. El Sistema de Organizacin Administrativa define el marco en el que se
debe disear la estructura organizativa para la ejecucin del Programa de
Operaciones anual. El Sistema de Programacin de Operaciones establece
los objetivos de gestin y las operaciones en base a los cuales se identifica
las necesidades de organizacin.
e. El Sistema de Administracin de Personal proporciona el marco en el cual
se atendern las demandas del personal de las entidades. El Sistema de d
Programacin de Operaciones establece los requerimientos de personal el
necesario para el cumplimiento de los objetivos de gestin de cada entidad.
f. El Sistema de Administracin de Bienes y Servicios proporciona el marco
en el que se atender los requerimientos de bienes y servicios. El Sistema
de Programacin de Operaciones establece la demanda de bienes y

servicios para el logro de los objetivos de gestin de cada entidad.


g. El Sistema de Tesorera y Crdito Pblico suministra los recursos
financieros para la ejecucin de las operaciones programadas.
h. El Sistema de Contabilidad Integrada registra las transacciones que
resultan de la ejecucin de las operaciones y proporciona informacin para
el seguimiento y evaluacin del programa de operaciones.
Artculo 7.- (Revisin y actualizacin de las normas)
El rgano rector del Sistema de Programacin de Operaciones revisar por
lo menos una vez al ao las presentes normas y de ser necesario las
actualizar en base al anlisis de la experiencia de su aplicacin, la
dinmica administrativa, el funcionamiento de los otros sistemas
interrelacionados con este y las observaciones y recomendaciones
fundamentales que formulen las entidades.
Artculo 8. (Implantacin del sistema)
Cada entidad del sector pblico debe implantar el Sistema de Programacin
de Operaciones, de la siguiente manera:
a. Disear el sistema de programacin de operaciones de la entidad,
identificando las funciones, los componentes y las interrelaciones existentes
entre stos.
b. Asignar funciones a las reas y unidades funcionales, definiendo
funciones de programacin a las diferentes reas y unidades de la
organizacin administrativa de cada entidad.
c. Establecer sistemas de informacin, utilizando instrumentos tales como
flujogramas, formularios, instructivos y otros que soporten y apoyen al
funcionamiento del sistema.
d. Elaborar y presentar al rgano rector el reglamento especfico de la
entidad, en base a las actividades anteriores en fechas establecidas para su
evaluacin y compatibilizacin.
Artculo 9.- (Responsables del programa de operaciones anual)
La elaboracin ejecucin, seguimiento y evaluacin del programa de
operaciones anual de cada entidad es atribucin de la mxima autoridad
ejecutiva y los servidores pblicos involucrados con el Sistema de
Programacin de Operaciones.
Los responsables de la formulacin del programa de operaciones anual, en
sus distintas fases son:
a. Formulacin de los objetivos de gestin de la entidad. Es responsabilidad
de su mxima autoridad ejecutiva. Estos objetivos deben ser desagregados
por rea funcional segn el tamao de la entidad
b. Formulacin de los objetivos de gestin por rea funcional. Es de
responsabilidad compartida entre el ejecutivo de rea que los formula y la
mxima autoridad ejecutiva de la entidad que los aprueba.
c. Formulacin de los programas de operaciones anuales basados en los
objetivos de gestin. Los responsables de la formulacin de los programas
de operaciones anuales son los ejecutivos de cada rea funcional.

Artculo 10.-(Presupuesto anual de la entidad)


La aprobacin del presupuesto anual de cada entidad estar sujeta a la
presentacin del programa de operaciones de la gestin. La asignacin de
recursos financieros se efectuar en funcin de la demanda de recursos
fsicos establecidos en el programa de operaciones.
CAPITULO II
MARCO CONCEPTUAL
Artculo 11.-(Misin de la entidad)
Es la razn de ser de una entidad pblica, expresada en objetivos
permanentes que determinan su creacin. La misin se establece en
concordancia con el instrumento jurdico de creacin de cada entidad, as
como con la Constitucin Poltica del Estado, ley de ministerios. Ley
Orgnica de Municipalidades y otras disposiciones legales sobre la
organizacin del sector pblico.
Artculo l2.-(Plan estratgico de la entidad)
Es el instrumento en el que se establece los objetivos, polticas y estrategias
de mediano y largo plazo de la entidad, en base a los planes de desarrollo
nacional departamental, municipal, municipal y la misin de la entidad.
Artculo 13.-(Objetivos institucionales)
Son proposiciones concretas de orden cuantitativo y/o cualitativo, respecto
de lo que pretende alcanzar la entidad pblica, en un perodo determinado.
Artculo 14.-(Objetivos de gestin)
Son resultados o compromisos de accin que la entidad pretende alcanzar
en una gestin anual. Sirven de fundamento, direccin y medida para las
operaciones a ejecutarse en las entidades.
Artculo 15.-(Area funcional)
Es parte de la estructura de la organizacin, conformada por una o varias
unidades con un contenido funcional especfico.
Artculo 16.-(Operacin)
Es un conjunto de tareas establecidas de manera integrada para el logro de
los objetivos. Las operaciones en una entidad pblica pueden ser de
funcionamiento, preinversin e inversin.
Las operaciones de funcionamiento son actividades recurrentes de carcter
productivo y administrativo destinadas a la produccin de bienes y/o
servicios, y las de preinversin e inversin son actividades destinadas a
incrementar, mejorar o reponer las existencias de capital fsico o humano.
Artculo 17.-(Programa de operaciones de la entidad)
El programa de operaciones por rea funcional es el instrumento que para el
logro de los objetivos de gestin: define las operaciones necesarias, estima
el tiempo de ejecucin, determina los recursos, designa a los responsables
por el desarrollo de las operaciones y establece indicadores de eficacia y
eficiencia de los resultados a obtenerse.

El programa de operaciones de la entidad es la consolidacin de los


programas de operaciones anuales de las reas funcionales.
Artculo 18.-(Metas)
Son resultados concretos que se espera alcanzar durante el proceso de
ejecucin del programa de operaciones y verificables en base a los
indicadores establecidos.
TITULO II
SUBSISTEMA DE ELABORACION DEL PROGRAMA DE OPERACIONES
ANUAL
CAPITULO I
FORMULACION DE OBJETIVOS DE GESTION
Artculo 19.-(Marco de referencia)
La formulacin de objetivos de gestin debe considerar:
Los planes y polticas establecidos por el Sistema Nacional de Planificacin.
Las normas del Sistema Nacional de Inversin Pblica.
Las directrices del Sistema de Presupuesto.
La misin de la entidad.
El plan estratgico institucional y
Los objetivos institucionales.
Artculo 20.-(Anlisis de situacin y del entorno)
Se debe efectuar un anlisis de los resultados logrados, las contingencias y
desvos de la programacin anterior, las necesidades emergentes producto
de ste anlisis y de la identificacin de los recursos existentes.
Artculo 21.-(Red de objetivos y proceso de formulacin de objetivos de
gestin)
Se debe formular los objetivos, dentro de una entidad, en forma
descendente desde el nivel ejecutivo hasta el nivel operativo, con la
finalidad que el programa de operaciones sea integral, coherente e
interrelacionado, donde cada operacin guarde relacin y sea consistente
con los objetivos de gestin.
La formulacin de objetivos de gestin seguir los siguientes pasos:
a. Identificacin y priorizacin de las necesidades, requerimientos,
problemas y propsitos ms importantes que tenga que atender la entidad.
b. Establecimiento de los objetivos de gestin de la entidad.
c. Desagregacin de los objetivos de gestin de la entidad, en objetivos de
gestin por rea funcional con la finalidad de que cada una de stas formule
su programa de operaciones anual.
d. Integracin de todos y cada uno de los objetivos de gestin, preservando
los lineamientos de los objetivos institucionales.
CAPITULO II
DETERMINACION DE OPERACIONES

Artculo 22.-(Proceso de determinacin de operaciones)


El proceso es el siguiente:
Ordenacin lgica y secuencialmente de las operaciones necesarias para
alcanzar los objetivos de gestin por reas funcionales,
Establecimiento de metas para cada operacin o conjunto de operaciones;
Estimacin de los tiempos que demandar la ejecucin de las operaciones,
estableciendo su inicio y finalizacin en unidades de tiempo de acuerdo con
el tipo de operaciones y la naturaleza de los objetivos,
Determinacin de los recursos humanos para desarrollar las operaciones,
sealando su nmero y perfil;
Establecimiento de los recursos materiales, equipos, bienes inmuebles e
inmuebles indispensables para concretar las operaciones y alcanzar los
objetivos de gestin.
Identificacin de los servicios de consultora, auditora, transporte, energa,
mantenimiento y otros accesorios para concretar los objetivos de gestin
reflejados en la programacin de operaciones;
Identificacin de las unidades responsables de la ejecucin de los
programas de operaciones anuales, v
Descripcin de los resultados cuantificables que se pretende obtener y las
reas y/o sectores econmico sociales que se beneficiarn con la ejecucin
de las operaciones programadas y el logro de los objetivos.
Artculo 23. (Indicadores de eficacia y eficiencia)
Toda rea o unidad funcional debe establecer indicadores cuantitativos y
cualitativos de eficacia que permitan verificar el grado de alcance de los
objetivos de gestin y el desarrollo de las operaciones: as como definir
indicadores cuantitativos y cualitativos de eficiencia que permitan evaluar la
asignacin de recursos, las tareas y las operaciones ejecutadas.
CAPITULO III
COMPATIBILIZACION DE PROGRAMAS DE OPERACIONES
Artculo 24.-(Compatibilizacin)
Se debe compatibilizar para la eficiente asignacin y uso de los recursos
requeridos en cada uno de los programas de operaciones anuales:
Los programas de operaciones de las reas funcionales entre si preservando
la coherencia para alcanzar los objetivos de gestin en forma coordinada;
Los requerimientos de recursos humanos entre los diferentes programas;
Los requerimientos de bienes y contratacin de servicios entre los diferentes
programas: y
La asignacin de recursos financieros entre los diferentes programas de
operaciones que permita una efectiva ejecucin de los mismos.
TITULO III
SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION A LA EJECUCION DEL
PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL
Artculo 25.-(Verificacin de la ejecucin)
Los responsables de las reas o unidades organizativas deben verificar que

los programas de operaciones anuales estn ejecutndose de acuerdo con


lo programado; analizando los resultados de cada una de las operaciones,
los bienes y/o servicios producidos, los recursos utilizados, y el tiempo
invertido.
Artculo 26.-(Evaluacin de resultados)
Los resultados de los programas de operaciones anuales de la entidad
deben ser evaluados por los responsables durante y al finalizar la gestin,
contemplando aspectos cuantitativos y cualitativos, en base a la
informacin obtenida de la verificacin de la ejecucin, a los indicadores de
eficacia, eficiencia y otros aspectos que permitan medir el grado de
cumplimiento de las operaciones y el logro de los objetivos.
Artculo 27.-(Generacin de medidas correctivas)
La evaluacin de los resultados, en caso de incumplimiento, debe generar
medidas correctivas de acuerdo con los factores que incidieron en el mismo.
Estas medidas pueden originar el ajuste de las operaciones, el
establecimiento y/o la cancelacin de las mismas y la reformulacin de
objetivos y metas.