AUDITORIA INTERNA

Ficha de Apoio - Programa de Auditoria da rea de Vendas

1. Contedo Bsico

Actividades relacionadas com a recepo e aprovao das encomendas dos

clientes;

Concesso de crdito;

Expedio do produto ou mercadoria ao cliente;

Emisso de factura;

Cobrana da factura;

Registos contabilsticos.

2. Pontos Fracos

Centralizao das funes de: emisso da ordem de venda, facturao e registo

na conta corrente;

Emisso da factura com base na guia de expedio, sem conferncia com a

nota de encomenda enviada pelo cliente;

Inexistncia de documentos pr-numerados;

Falta de conciliao entre os saldos do razo e as fichas de clientes;

Inexistncia de segregao de funes entre: responsvel do armazm e

expedio de mercadoria; concesso de crdito e venda;

Inexistncia de uma tabela de preos e demais condies de venda autorizadas

pela Administrao.

3. Objectivos de Controlo Interno

Objectivo de Autorizao

A venda de produtos e/ou prestao de servios, o tipo de cliente a aceitar, as

condies de pagamento, o limite de autorizao de crdito e outros assuntos
relacionados, devem ser autorizados de acordo com os critrios de competncia
previamente definidas.

Docente: Guilhermina Notio Auditoria Interna, 2013.

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Para alcanar este objectivo o auditor deve:

Ter informao detalhada e documentada dos critrios a seguir na aceitao da

encomenda de um cliente;
Manter uma lista de clientes autorizados e devidamente actualizada;
Definir as condies de venda: local, data de entrega, condies de pagamento e
transporte;
Definir os critrios de formao de preos e condies de venda;
Tabela de preos devidamente actualizada.

Riscos de no se alcanar o objectivo

Aceitao de encomendas a preos ou condies no aprovados pela Direco;

Aceitao de encomendas de pessoas ligadas a empregados a preos no autorizados
e sem o devido conhecimento da Direco;
Pode-se vender a crdito a pessoas no autorizadas, podendo ocasionar cobranas
difceis.

Objectivo de Contabilizao

Toda a informao relacionada com as vendas e os respectivos valores a cobrar,

devem classificar-se e personificar-se correctamente, de acordo com o Plano de
Contabilidade previamente estabelecido.

Para alcanar este objectivo o auditor deve:

Definio por escrito das contas a utilizar e prvia autorizao em casos de alterao do
plano;
Anlise peridica da antiguidade dos saldos.

Riscos de no se alcanar o objectivo

DF incorrectas ou incompletas
Classificaes inadequadas e registos fora do perodo de competncia;
Vendas clientes insolventes.

Objectivo de Verificao e Avaliao

Numa base peridica, deve-se avaliar a razoabilidade dos saldos a cobrar, assim como
as respectivas contrapartidas.
Para alcanar este objectivo o auditor deve:

Anlise e investigao de saldos antigos ou anormais;

Verificao da correspondncia com clientes;
Decomposio de saldos em funo da idade;
Investigao de reclamaes recebidas dos clientes;

Docente: Guilhermina Notio Auditoria Interna, 2013.

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Confirmao directa dos saldos dos clientes e justificao das divergncias;

Verificao do cumprimento das normas na observncia dos limites de concepo de
crdito;
Reviso analtica da tendncia da evoluo de crdito.

Riscos de no se alcanar o objectivo

Manuteno de contas incobrveis;

Pode deixar de se reclamar vendas que por erro no tenham sido registadas;
Pode se produzir informao financeira errada que desvirtua a situao real da empresa
e conduza a gesto a tomar decises inadequadas.

Objectivo de Salvaguarda dos Activos

O acesso aos documentos de cobrana, registos de vendas, expedio e recebimentos

e os locais onde so processados os transaces, deve ser restrito segundo critrios
definidos pela Administrao.

Para alcanar este objectivo o auditor deve:

Segregao de deveres e de responsabilidades nas funes de (i) expedio de

mercadorias (ii) facturao (iii) registo e controlo das contas correntes, (iv) relao
actualizada do pessoal autorizado, (v) informao ao cliente para pagamento com
cheque nominativo a favor da empresa.

Riscos de no se alcanar o objectivo

Manipulao dos registos das vendas e/ou destruio de dados que habilitam a
empresa a cobrar os valores o que se traduz em prejuzo para empresa.

Objectivo de processamento de transaces

S se aceita encomendas de clientes que tenham sido previamente aprovados pela alta
direco dos servios comerciais. As sadas dos armazns da empresa, ou servios
efectuados, devem ser documentados, registados e contabilizados com exactido e no
perodo competente e nas respectivas contas a cobrar.
Para alcanar este objectivo o auditor deve:

Procedimento escrito para iniciar e aprovar uma venda a crdito;

Inspeco peridica do preenchimento e autorizao dos documentos das vendas;
Aprovao pela direco de vendas em condies excepcionais ou especiais;
Utilizao de documentos padro pr-numerados;
Relao de assinaturas para aprovao de encomendas;
Analisar as razes de aprovao duma encomenda;
Procedimentos para informao aos clientes de encomendas no satisfeitas;
Procedimento a efectuar para expedies no facturadas;

Docente: Guilhermina Notio Auditoria Interna, 2013.

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Segregao de funes (i) recepo das reclamaes (ii) inspeco das mesmas (iii)
facturao;
Investigao das reclamaes dos clientes.

Riscos de no se alcanar o objectivo

Registo de vendas de mercadorias no expedidas;

Expedir-se mercadorias e ou servios no facturadas o que origina (i) subavaliao das
vendas e valores a receber, (ii) registo e controlos incorrectos do valor das existncias
(iii) emitir-se facturas incorrectas originando vendas e cobranas duvidosas, (iv) envio
ao destino errado, originando cobranas difceis (v) envio de mercadorias em
quantidades e qualidade inadequadas originando devolues e reclamaes que at
podem conduzir a perda do cliente;
Envio de mercadorias fora dos prazos acordados como os clientes, originando
dificuldades de cobrana;
Envio de mercadorias a clientes que ultrapassaram o seu limite de crdito, originando
dvidas de difcil cobrana.

4. Programas de Trabalho

Seleccionar uma amostra relativa as ordens de expedio que seja representativa do

total das vendas da empresa e comprovar entre outros aspectos os seguintes:
Se as encomendas correspondem a clientes constantes da lista autorizada;
Se a mercadoria expedida corresponde ao pedido efectuado pelo cliente;
Se a factura foi emitida com base na guia de expedio e corresponde a
mercadoria realmente entregue e aceite pelo cliente;
Se os registos contabilsticos efectuados nas contas correntes dos clientes
correspondem as guias de expedio e facturas correspondentes;
Se a mercadoria devolvida pelo cliente, deu entrada no armazm, foi emitida a
correspondente guia de entrada, a nota de crdito e o respectivo registo na
conta corrente.

Rever e analisar os procedimentos estabelecidos para avaliar a solvncia dos clientes a

incluir na relao autorizada;

Verificar se existe coordenao com a rea financeira quanto ao estabelecimento e

fixao de prazos e condies de pagamento;

Comprovar se existem auto-consumos e se as normas estabelecidas pela

Administrao so seguidas;

Comprovar se existem vendas ao pessoal e se so seguidos os procedimentos

estabelecidos pela Administrao relativamente a preos e condies de pagamento;

Docente: Guilhermina Notio Auditoria Interna, 2013.

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Avaliar em que medida as vendas influenciam a fixao de nveis ou as quantidades a

produzir;

Analisar se existe coordenao entre o departamento de vendas e a rea de produo a

fim de evitar ruptura ou excesso de quantidades de produtos acabados.

Docente: Guilhermina Notio Auditoria Interna, 2013.

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