Anda di halaman 1dari 10

R.S.

BAPTIS BATU
Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu

PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT


No. Dokumen
01.03.18

No. Revisi
Halaman
01
1/10
Ditetapkan oleh,
Direktur R.S. Baptis Batu

Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP

dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS

PENGERTIAN

Memberikan Nomor disetiap Surat yang dibuat, sehingga memudahkan


mencari dan merevisi.

TUJUAN

Menyamakan penomoran Surat Dinas Keluar, Surat Keputusan, Surat


Perjanjian dan Dokumen SPO.

KEBIJAKAN

PROSEDUR

Administrasi Perkantoran yang mengatur segala penomoran untuk


surat-surat yang dikeluarkan oleh Rumah Sakit (Sesuai dengan
Kebijakan
Direktur
RS
Baptis
Batu
No.
10/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012 Tentang Pelayanan Administrasi
Perkantoran)
Setiap surat yang dibuat baik surat keluar, Surat Keputusan,
Dokumen Protap maupun Surat Perjanjian yang dibuat harus diberi
nomor.
Adapun ketentuan yang harus diperhatikan yaitu :
1. Surat Keluar
No. Surat / Tgl / Bln / RSBB_xxx / Th pembuatan
Keterangan
:
No. Surat
: adalah nomor urut pembuatan surat
Tgl
: adalah tanggal disaat surat dibuat
Bln.
: adalah bulan disaat surat dibuat
RSBB
: adalah Rumah Sakit Baptis Batu
xxx
: adalah
Departemen
/
bagian
yg
mengeluarkan, antara lain:
a. Dir
: adalah Direktur
b. Wa.Dir.UK : Bila Wakil Direktur Umum & Keuangan
yang menandatangani
c. Wa.Dir.Yan : Bila Wakil Direktur Pelayanan yang
menandatangani
Th pembuatan : adalah tahun pembuatan surat
Contoh : Surat Keluar yang pertama kali dibuat, pada tanggal
10 Juli 2008, yang ditandatangani oleh Direktur tentang
Tanggapan Ijin Penelitian.
Nomor surat yang dibuat adalah :
01 / 10 / VII / RSBB_Dir / 2008

RS. BAPTIS BATU


Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu

PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT


No. Dokumen
01.03.18

No. Revisi
Halaman
01
2/10
Ditetapkan oleh,
Direktur R.S. Baptis Batu

Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP

dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKRF., MARS

2.

PROSEDUR

Seluruh penomoran surat keluar di RS Baptis Batu akan


mengalami pergantian nomor kembali lagi ke nomor awal
setiap tahunnya.
Surat Keputusan / SK tentang semua keputusan Rumah
Sakit
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_DIR / th
pembuatan
No.SK
: no. Urut
Tgl pembuatan
: Tgl pembuatan SK
Bln pembuatan
: Bln pembuatan SK
SK_DIR
: Bahwa
Surat
Keputusan
ditandatangani oleh Direktur
Th pembuatan
: tahun pembuatan SK
Contoh pembuatan SK pertama kali yaitu Struktur
organisasi yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2000
No. 01 / 01 / VII / SK_DIR / 2000.
Surat Keputusan / SK tentang semua Kebijakan Rumah
Sakit
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Dir_Keb /
th pembuatan
No.SK
: no. Urut
Tgl pembuatan
: Tgl pembuatan SK
Bln pembuatan
: Bln pembuatan SK
SK_Dir_Keb
: Bahwa
Surat
Keputusan
ditandatangani oleh Direktur
Th pembuatan
: tahun pembuatan SK
Contoh pembuatan SK kebijakan RS yang ditandatangani
pada tanggal 1 Juli 2012
No. 01 / 01 / VII / SK_Dir_Keb / 2012.
SK Personalia / Kepegawaian
Semua Surat Keputusan tentang kepegawaian, yang dibuat
oleh Personalia. Baik SK Pengangkatan, SK Kenaikan
Golongan, SK Pensiun, dst. Cara pemberian Nomer
sebagai berikut :

RS. BAPTIS BATU


Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu

PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT


No. Dokumen
01.03.18

No. Revisi
Halaman
01
3/10
Ditetapkan oleh,
Direktur R.S. Baptis Batu

Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP

dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS

PROSEDUR

SK Pengangkatan pegawai :
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Peg /
th pembuatan
SK Kenaikan Golongan :
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_KG /
th pembuatan
SK Calon Pegawai
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_PCP /
th pembuatan.
SK Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_PH K /
th pembuatan.
SK Penjabat Sementara
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_PJ / th
pembuatan.
SK Mutasi Kerja
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Mts.Krj
/ th pembuatan.
SK Mutasi Bagian
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan /
SK_Mts.Bag / th pembuatan.
SK Pemberhentian Jabatan
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_P.Jbt /
th pembuatan.
SK Pensiun
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Pens /
th pembuatan.
SK Rotasi
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_RTS /
th pembuatan.
SK Tugas Belajar
No. SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK.BelSDM/ tahun
SK Umum oleh Personalia
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Pers /
th pembuatan.

RS. BAPTIS BATU


Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu

PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT


No. Dokumen
01.03.18

No. Revisi
Halaman
01
4/10
Ditetapkan oleh,
Direktur R.S. Baptis Batu

Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP

dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS

PROSEDUR

3.

PKWT
No.PKWT/Bln pembuatan/PKWT_SDM/tahun
Keterangan
No. Surat
: adalah nomor urut pembuatan surat
Tgl
: adalah tanggal saat surat dibuat
Bln.
: adalah bulan saat surat dibuat
SK
: adalah Surat Keputusan
Peg
: adalah Pengangkatan Pegawai
KG
: adalah Kenaikan Golongan
KB
: adalah Kenaikan Berkala
CP
: adalah Calon Pegawai
PHK
: adalah Pemutusan Hubungan Kerja
PJ
: adalah Penjabat Sementara
Mts.Krj
: adalah Mutasi Kerja
Mts.Bag
: adalah Mutasi Bagian
P.Jbt
: adalah Pemberhentian Jabatan
Pens
: adalah Pensiun
T.Jbt
: adalah Penurunan Jabatan
Jbt
: adalah Kenaikan Jabatan
Pers
: adalah Personalia
PKWT
: Perjanjian Kerja Waktu Tertentu
SDM
: Sumber Daya Manusia
Thn pembuatan : adalah tahun pembuatan SK
Sedangkan untuk SK yang direvisi, maka penomoran Sk
tersebut sesuai dengan nomor SK asli dengan tanggal
pemberlakuan SK yang baru, dengan ditambahkan simbol r
disebelah nomor SK
Contoh
:
SK
no.
01/01/IV/SK_DIR/2009,
mengalami revisi, maka nomor berubah menjadi SK no.
01r/01/IV/SK_DIR/2009.
Penomoran Dokumen untuk Protap
Pengkodean Departemen dan Komite
01
: Pelayanan
02
: 03
: Umum Keuangan

RS. BAPTIS BATU


Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu

PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT


No. Dokumen
01.03.18

No. Revisi
Halaman
01
5/10
Ditetapkan oleh,
Direktur R.S. Baptis Batu

Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP

dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS


04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16

PROSEDUR

:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:

Komite Pastoral
SPI
Komite Medik
Komite Etik Rumah Sakit
Komite Keperawatan
Komite KPRS
Komite PPI
Manajer Rawat Jalan & MCU
Manajer Rawat Inap, Long Stay & Keperawatan
Manajer Gawat Darurat & Out care
Manajer ICU & Kamar Operasi
Manajer Pemasaran & PPA

Pengkodean Bagian
01
: Instalasi Rehabilitasi Medik
02
: Instalasi Farmasi
03
: Instalasi Laboratorium
04
: Instalasi Radiologi
05
: Instalasi Gizi
06
: Instalasi Rawat Jalan
07
: Instalasi Gawat Darurat
08
: Instalasi Kamar Operasi
09
: Instalasi Rawat Inap Ibu & Anak
10
: Instalasi Rawat Inap ICU,Hemodialisa&Burn Unit
11
: Instalasi Rawat Inap Bedah Dalam III
12
: Bagian Sumber Daya Manusia
13
: Bagian Sistem Informasi Manajemen
14
: Bagian Rekam Medik
15
: Bagian Inventori
16
: Bagian Keuangan
17
: Bagian Akuntansi
18
: Bagian Administrasi
19
: 20
: Bagian Pemasaran
21
: Bagian Pemeliharaan Sarana

RS. BAPTIS BATU


Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu

PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT


No. Dokumen
01.03.18

No. Revisi
Halaman
01
6/10
Ditetapkan oleh,
Direktur R.S. Baptis Batu

Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP

PROSEDUR

dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS


22
: 23
: Bagian Outsourcing
24
: 25
: 26
: 27
: 28
: 29
: Bag. Layanan Perusahaan Asuransi
30
: Instalasi Bedah Dalam I/II
31
: Bagian Humas
Pengkodean Sub Bagian Ruangan
KUS
: Klinik Umum Spesialis
KGM : Klinik Gigi Mulut
Nes
: Anestesi
KSTB : Sterilisasi & Binatu
OBNS : Obgyn, NB, NBICU
An
: Anak
HICU : ICU, HCU
PIV
: Hemodialisa - VIP
RK12 : Ruang Kelas 1 - 2
RK3
: Ruang Kelas 3
PL
: Pendidikan Latihan
PSN
: Personalia
Log
: Logistik
Byr
: Pembayaran
KSR
: Kasir RI / RJ
LPA
: D
: Dapur
B
: KJ
: Kamar Jahit
Kb
: Kebun
HK
: House Keeping
IN
: Informasi
Tr
: Transportasi
Hum
: Kan
: Kantin

RS. BAPTIS BATU


Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu

PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT


No. Dokumen
01.03.18

No. Revisi
Halaman
01
7/10
Ditetapkan oleh,
Direktur R.S. Baptis Batu

Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP

PROSEDUR

dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS


Pengkodean Sub Bagian Pelayanan
B
: Bedah
OG
: Obgyn
PD
: Penyakit Dalam
A
: Anak
RM
: Rehabilitasi Medis
M
: Mata
S
: Syaraf
KJ
: Kejiwaan
OT
: Orthopedi
ORT
: Orthodonsi
JP
: Jantung
BA
: Bedah anak
BP
: Bedah Plastik
An
: Anestesi
PK
: Patologi Klinik
G
: Gigi
R
: Radiologi
THT :
Telinga Hidung dan Tenggorokan
No. Protap. Departemen.Bagian. Sub Bagian
Contoh : Dapur membuat protab pertama tentang pengontrolan
menu pasien. Cara membuat nomor protap sebagai berikut :
01.04.19.D
4. Penomoran untuk Surat Perjanjian
Ketentuan pemberian nomor untuk Surat Perjanjian adalah
sebagai berikut :
No.SP / RSBB / SP / bln pembuatan - th pembuatan
No.SP
: no. Urut Surat Perjanjian
RSBB
: Rumah Sakit Baptis Batu
SP
: Surat Perjanjian
Bln pembuatan
: Bln pembuatan SK
Th pembuatan
: tahun pembuatan SK
Contoh pembuatan SP pertama kali yaitu Surat Perjanjian
Kerjasama pada bulan Oktober

RS. BAPTIS BATU


Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu

PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT


No. Dokumen
01.03.18

No. Revisi
Halaman
01
8/10
Ditetapkan oleh,
Direktur R.S. Baptis Batu

Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP

dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS

PROSEDUR

No. 01 / RSBB / SP / X 08
5. Penomoran untuk Tarif RS Baptis Batu
Penomoran pada tarif yang berlaku di RS Baptis Batu ini akan
memudahkan untuk mencari dan mengarsipkan tarif serta
merevisi tarif yang telah beredar. Sama halnya dengan SOP,
penomoran untuk tarif ini dikelompokkan sesuai dengan unit
bagian tarif itu dibuat. Dengan ketentuan sebagai berikut :
No.kode / bln-thn / RSBB.
Bln
: bulan pembuatan
Thn
: Tahun Pembuatan
RSBB
: RS Baptis Batu
No kode : meliputi :
Fisioterapi
: 01
Laboratorium
: 02
Tarif Rujuk Prodia
: 02.01
Tarif PA & Sitologi
: 02.02
Tarif Rujuk RSSA
: 02.03
Radiologi
: 03
Pel. Ultrasonografi
: 03.01
Pel. Echocardiografi
: 03.02
Pel. USG 4 Dimensi
: 03.03
Inst. Rawat Jalan
: 04
Pel. Tindakan
: 04.01
Pel. Klinik Gigi
: 04.02
Pel. Klinik Orthodonsi
: 04.03
Pel. Dr. SpTHT
: 04.04
Pel. Dr. SpKJ
: 04.05
Pelayanan dr. SpS
: 04.06
Pel dr. SpM
: 04.07
IGD (Ambulance)
: 05
Pelayanan Mobil
: 05.01
Kamar Operasi
: 06
Pelayanan Rawat Inap
: 07
Pelayanan Persalinan
: 07.01
Pel. Pemakaian Alat Medis : 07.02
Lain lain
: 08

RS. BAPTIS BATU


Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu

PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT


No. Dokumen
01.03.18

No. Revisi
Halaman
01
9/10
Ditetapkan oleh,
Direktur R.S. Baptis Batu

Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP

dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS


Contoh:
Penomoran untuk Tarif tindakan (Rawat Jalan) dibuat
bulan Februari 2010. Penulisannya : 04.01/II-10/RSBB

PROSEDUR

Jika tarif tersebut mengalami revisi, maka penulisan nomor revisi


pada tarif tersebut ditambahkan kode R dibelakang kode. Dan
penulisan bulan dan tahun disesuaikan dengan waktu revisi
Contoh :
Tarif tindakan (Rawat Jalan) mengalami revisi kedua bulan Maret
2010. Penulisannya : 04.01/ III-10/RSBB/R1
6. Surat Peringatan
No.Surat / tgl pembuatan / bln pembuatan / SP_SDM /
tahun pembuatan
No.Surat
: no. Urut
Tgl pembuatan
: Tgl pembuatan Surat
Bln pembuatan
: Bln pembuatan Surat
SP_SDM
: Bahwa Surat Peringatan dikeluarkan
oleh Bag. SDM
Th pembuatan
: tahun pembuatan Surat
Contoh pembuatan Surat Peringatan pertama kali yang
ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2000
No. 01 / 01 / VII / SP_SDM / 2000.
7. Surat Teguran
No.Surat / tgl pembuatan / bln pembuatan / ST_SDM /
tahun pembuatan
No.Surat
: no. Urut
Tgl pembuatan
: Tgl pembuatan Surat
Bln pembuatan
: Bln pembuatan Surat
ST_SDM
: Bahwa Surat Teguran dikeluarkan oleh
Bag. SDM
Th pembuatan
: tahun pembuatan Surat
Contoh pembuatan Surat Teguran pertama kali yang
ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2000
No. 01 / 01 / VII / ST_SDM / 2000.

RS. BAPTIS BATU


Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu

PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT


No. Dokumen
01.03.18

No. Revisi
Halaman
01
10/10
Ditetapkan oleh,
Direktur R.S. Baptis Batu

Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR
TETAP

dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS

PROSEDUR

8. Surat Keluar untuk SDM


No.Surat / tgl pembuatan / bln pembuatan / SDM_RSBB
/ tahun pembuatan
No.Surat
: no. Urut
Tgl pembuatan
: Tgl pembuatan Surat
Bln pembuatan
: Bln pembuatan Surat
SDM_RSBB
: Bahwa Surat dikeluarkan oleh Bag.
SDM
Th pembuatan
: tahun pembuatan Surat
Contoh pembuatan Surat pertama kali yang ditandatangani
pada tanggal 1 Juli 2000
No. 01 / 01 / VII / SDM_RSBB / 2000.

UNIT TERKAIT

Semua Unit.