[ECONOMISTES 436 ENERO 2013]

Presentaciones con impacto

El arte de hacer presentaciones para conseguir los
propsitos. 8 puntos para atraer, conservar y convencer
Nos hemos preguntado por qu algunas presentaciones logran captar la atencin durante horas,
mientras que otras pierden su atractivo en cuestin de minutos?. Cuntas veces hemos intentado
explicar algo y no hemos conseguido transmitir exactamente lo que pretendamos?. El buen orador
nunca encontrar dificultad al expresarse. Ser capaz de informar, persuadir, convencer e incluso
entretener.
Hablar de Presentaciones con Impacto es hablar de una persona que dice cosas a otras
personas, con un propsito.
Las presentaciones son hoy en da una herramienta habitual y fundamental en los negocios, y si
queremos tener xito es necesario seguir una serie de pautas que permitirn que cualquiera pueda
mantener la atencin de la audiencia. Porque acaso tu silencio vende?.

1. Cuidar el principio: un momento crtico

Nunca tendremos una segunda oportunidad de causar una buena primera impresin
Nos hemos preparado a conciencia previamente y dominamos lo que queremos decir. Tenemos a la
audiencia expectante y es el momento de atraerla. Aqu llega lo de presentar con Impacto. Por tanto,
no demos rodeos mientras esperan que llegue al punto central: la clave es una frase inicial
(comentario, pregunta, ancdota) que llame la atencin.
Es el anzuelo, el gancho inicial, que pronunciaremos tras los saludos y agradecimientos.
Algunos ejemplos nos servirn para construir los nuestros, cada uno en funcin del contexto en el que
estemos: S que empresas serias como la suya responden de sus productos, La independencia

econmica de las mujeres es una situacin nueva, maravillosa y emocionante, Tu mujer tiene razn,
llegas demasiado tarde.

2. Informar, no abrumar

"Lo bueno, si breve, dos veces bueno"

Debemos estar absolutamente seguros que proporcionamos informacin til para la audiencia, y no
slo lo que creamos que ella debe recibir de acuerdo con nuestros conocimientos y experiencia. Es
clave que todos sepan de qu vamos a hablar, no slo del tema principal sino las partes del mismo.
Nos habremos preparado con un buen guin y lo comunicaremos enseguida a la audiencia.
Al crear el esquema, plantear rpida y directamente los puntos principales; luego los
respaldaremos con los datos relevantes, observaciones convincentes y cualquier otro tipo de
evidencia que fortalezca el tema de su presentacin.

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Y a lo largo de la exposicin mostraremos peridicamente cuando cambiamos de asunto, el

grado de avance: qu hemos tratado ya, qu viene ahora, qu falta para el final. Se trata, pues, de
fijar un derrotero para que nuestra audiencia sepa en todo momento lo que puede esperar.

3. La tecnologa a nuestro servicio

"En buen pao, en el arca NO se vende"

Es el momento de desarrollar el guin preparado y aqu son importantes varios factores que conviene
cuidar.
Si nos apoyamos en diapositivas, algo muy habitual, stas deben ser las justas, las que aporten
valor, las que sirvan de apoyo. El power-point es un medio, no un fin, y como tal ha de utilizarse. Poco texto
en las diapositivas (no nos gustar escuchar que alguien dice que la diapositiva parece la pgina de una
enciclopedia reducida al tamao de una estampilla de correo) y un diseo atractivo mantendrn la
atencin de la audiencia. La aplicacin .ppt permite jugar con los patrones de la presentacin, con los pies
de pgina, con los tamaos de letra, con los colores y con los gradientes, lo cual sirve de gran ayuda.
Un buen apoyo es el de los mini-videos -siempre cortos, mximo en torno a los tres minutos y
que se oigan bien!- y para ello una recomendacin: aunque en la sala haya buen acceso a Internet,
descargar el vdeo y acceder al mismo desde la presentacin utilizando un hipervnculo (queda mal
salir de la presentacin y conectar el navegador). Lo mismo vale para si saltamos momentneamente
a otra presentacin.
Es aconsejable el uso de grficas y animaciones, aunque sin abusar. Aparte que representa
menos trabajo de preparacin conseguiremos que la audiencia no se distraiga con los efectos
especiales. Recordar que los elementos grficos deben complementar, no desvirtuar el contenido de
la presentacin.

4. Exponer con amenidad

"La credibilidad, nuestro mayor y mejor activo"

Mientras mejor dominemos los nervios, ms efectiva ser nuestra presentacin. La mejor manera de
lograrlo es ensayando. Imagina que eres un actor que va a realizar una representacin. Para hacerla
no es suficiente leer las diapositivas tal como aparecen en la pantalla. Y a no ser que seas
excepcionalmente locuaz y tengas mucha prctica en el arte de hablar en pblico, no trates de
improvisar en la presentacin. Por tanto, ensaya, ensaya, ensaya.
Importante: hablar con claridad, vocalizando bien y hacerlo a una velocidad moderada.
Cronometrar la presentacin durante los ensayos de manera que se ajuste al tiempo asignado es una
buena prctica, teniendo en cuenta que una presentacin bien cronometrada debe permitir un tiempo
para preguntas, la audiencia casi siempre aprecia esto.
Al hablar, hablar. Parece una obviedad pero no lo es; queremos significar que de lo que se
trata es de hablar al auditorio como si estuvisemos conversando con el mismo. Por tanto, no leer las
diapositivas (son solo un apoyo!) y utilizar un lenguaje, incluso coloquial, adaptado al colectivo que
nos escucha y sin tecnicismos innecesarios. Recursos como ancdotas propias, fbulas, cuentos o

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frases gancho, con el fin de captar en todo momento la atencin de nuestros receptores, son muy
apropiados para conseguir una buena conexin con nuestra audiencia.
Lo importante es la exposicin oral. O sea, decir a la audiencia ms de lo que muestran las
diapositivas; usar la presentacin para demostrar que dominamos el tema. A medida que la misma
avanza, las diapositivas deben servir solamente como notas para la audiencia y como gua para
nosotros.
Procurar hablar con nuestro volumen de voz normal y dejar que el sistema de sonido haga su
trabajo. Gritar por un micrfono no va a sumarnos puntos con la audiencia, especialmente si el
volumen est demasiado alto. Adems, es necesario cuidar la pronunciacin para que sta sea clara
e inteligible, as como jugar con el tono de voz para subrayar algunas palabras ms significativas o
nuestras propias emociones.
Las pausas son una gran ayuda para remarcar el ltimo concepto mencionado, para llamar la
atencin de quien escucha o para invitar a la reflexin, siempre y cuando sepamos en qu punto del
discurso incluirlas.
Y liberar la exposicin de muletillas tales como bueno, usted sabe, entonces, mm mm,
vale? y otras lindezas semejantes. Algunos presentadores utilizan bueno en forma montona
despus de casi cualquier idea, parecen preguntar a la audiencia permanentemente si entendi lo
que se est diciendo. Este tipo de ruido desgasta los nervios de la audiencia y la distrae del punto
que estamos tratando de comunicar.
Cmo mantener la atencin de la audiencia?. Varios son los recursos, tales como contar
ancdotas, variar el ritmo de pronunciacin, proyectar alguna diapositiva llamativa, etctera, aunque
lo que mejor resultado da es lanzar preguntas al aire, e incluso si la ocasin lo permite- hacer que
alguien de los asistentes la conteste. Esto hace mantener al pblico en tensin y no pierde el hilo de
lo que exponemos.
5. Cuidando los gestos

Una imagen vale ms que mil palabras

Podemos engaar con las palabras pero la expresin corporal siempre nos delatar. Gran parte del
mensaje que emitamos emanar de nuestra imagen.
La naturalidad vende. Por tanto, s t, comprtate con naturalidad, sta es una de las claves; ni
relajo ni rigidez. Por ejemplo, las manos no deben colgar flcidamente a los costados, usarlas para
gesticular de manera natural, y solamente mustrate enrgico cuando sea necesario. Evita sealar de
manera excesiva, bien sea hacia las diapositivas o a la audiencia. Mantn las manos a la vista, no en
tu espalda y nunca en los bolsillos, y vigila la gesticulacin: ni excesiva que distrae, ni estar como una
estatua.
Por supuesto, no nos olvidaremos de sonrer. Nuestra sonrisa por supuesto, sincera y natural
transmite seguridad y calidez, a la par que inducir a la sonrisa y transmitir alegra, es una manera de
hacer felices a los dems aunque slo sea por unos instantes. Y esto vende. Una actitud positiva y un
talante abierto crearn confianza en los que nos escuchan, mientras que lo contrario podra crear
desconfianza y hostilidad.
Recuerda tambin dar la cara a tu audiencia, no le des la espalda a no ser que haya una muy

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buena razn para ello. Si necesitas ajustar el sistema para hacer tu presentacin, hazlo solamente si
es indispensable y mirando al pblico.
Dnde mirar?. A la audiencia, obviamente, aunque a toda y a nadie en particular, y
cambiando la distancia a la que miramos, barrer la sala con nuestra mirada. Y al mirar, observar lo
que miramos para darnos cuenta de cmo est interesada la audiencia con lo que decimos.
Lo mismo vale para los movimientos. En el equilibrio y, una vez ms, la naturalidad est la
virtud. Hay que evitar los paseos continuos, lo mismo que estar siempre en el mismo sitio (salvo que
hagamos la presentacin sentados, lgicamente).

6. Perder el tan manido miedo a hablar en pblico

"La perfeccin no existe, y la imperfeccin es

lo que nos hace ms humanos ante los ojos de los dems"
Si te examinas de geografa y sabes que las preguntas versan sobre capitales de autonomas
espaolas, tendrs miedo?. Seguro que no, te las sabes todas. Y se el examen versa sobre la
extensin de los pases de frica y Asia?. A menos que seas alguien realmente experto es probable
que sientas nerviosismo. Cul es la diferencia?: es obvio, en un caso te lo sabes y en otro no tanto.
En nuestras presentaciones pasa exactamente lo mismo, lo que nos da la principal pauta para
perder el miedo a hablar en pblico: preparacin, preparacin, preparacin.
Dicho esto, el sentido del ridculo y la inseguridad son a veces, sin que lo queramos,
compaeros de viaje y de ellos somos presa la mayora de las personas; somos humanos, a fin de
cuentas. Sentir nervios es natural e incluso beneficioso. Es normal porque cada cual siente la
responsabilidad y necesidad de hacer las cosas bien y es positivo porque el aumento de adrenalina
servir para estimular las neuronas, haciendo que sus ideas surjan con mayor brillantez.
Existen dos tipos de miedos. Uno es el miedo irracional, el que no tiene base lgica, para el
que debemos pensar que como no va a ocurrir, no me preocupa. Otro es el miedo racional, que
puede tener fundamento; se bloquea controlando los imprevistos, llevando material de apoyo extra
por si acaso y, sobre todo insistimos de nuevo- preparndonos a conciencia.
Lo malo son los nervios que agarrotan, y para eso, una vez ms, el antdoto es la preparacin,
y tambin los monlogos internos tipo me lo s, me va a salir bien, etctera. Igualmente es til
relajarse antes de intervenir, respirando profundamente unos minutos.
Funciona el considerar que el pblico no es nuestro enemigo, sino ms bien el medio para
conseguir nuestro xito. Quieres triunfar?, pues ah tienes a tus colaboradores.
Hemos de pensar que no existen oradores natos. Los buenos oradores que conocemos lo son
porque se han preparado y han ensayado una y otra vez. Exactamente igual que podemos hacer
nosotros.

7. Cuidar el final: otro momento crtico

"Una buena comida sin postre es mala;

una regular comida con postre bueno, es buena"

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Llegamos al final. Hemos expuesto nuestra tesis, y nos falta acabar. Y es importante hacerlo de forma
que dejemos un buen sabor de boca y dejemos el terreno abonado para conseguir los objetivos de
nuestra presentacin.
Para ello, lo primero es hacer un resumen de lo expuesto antes, enfatizando lo ms destacable.
Y, luego, las conclusiones que se deduzcan de ello que, por supuesto, tendrn que ver con el objetivo
de nuestra presentacin. Se trata de facilitar al auditorio que se responda a la pregunta con qu me
quedo?.
Quedar tan solo hacer al pblico, si procede, la peticin de que haga lo que nos interesa que
haga (que compre, que nos prescriba, que nos acepte, etctera); esto ser la culminacin de nuestro
objetivo, la clave de nuestro xito. Para ello pensaremos en una pregunta clave: qu quiero de la
audiencia?.
Y finalmente, para completar el postre, los agradecimientos por la atencin prestada y el
ofrecimiento de responder a las preguntas o dudas que los participantes tengan.

8. Los aspectos clave para no olvidar

Pensar que podemos.
No relajarse, prepararse.
Adaptarse a la audiencia.
Hablar con naturalidad, con sinceridad.
Asegurarse previamente que los medios tcnicos funcionan.
Comenzar con un anzuelo apropiado e impactante.
Improvisar slo en casos excepcionales.
Hacer un resumen final.
En resumen:
Cualquiera de nosotros puede realizar una presentacin fantstica. Una presentacin excelente construida sobre preparacin y
prctica y presentada con confianza, pondr a la audiencia siempre de nuestro lado.

Francisco de Ass Bonora Xerri

Consultor en el rea de Calidad, Excelencia,
Medio Ambiente, Innovacin, Habilidades y Desarrollo personal./COEV