Trabajo de Grado
Director
ROSA PATRICIA DORADO PONDUELA
Ingeniera Industrial
CONTENIDO
INTRODUCCIN ...................................................................................... 4
0. OBJETIVOS ......................................................................................... 5
0.1. OBJETIVO GENERAL..............................................................................................................................5
0.2. OBJETIVOS ESPECFICOS..................................................................................................................5
1. GENERALIDADES DEL CENTRO SANTA MARA ....................................... 6
2. MARCO TERICO ................................................................................11
2.1. INTRODUCCIN AL CONCEPTO DE CALIDAD.......................................................................11
2.2. PERSONAJES INFLUYENTES EN LA CALIDAD........................................................................14
2.3. ESTNDARES DE CALIDAD .............................................................................................................14
2.4. ORGANIZACIN INTERNACIONAL PARA LA ESTANDARIZACIN.............................14
2.4.1. Normas Bsicas De La Familia ISO 9000:2000 ......................................................16
2.4.2. FUNDAMENTOS ISO 9001:2000 .......................................................................................17
2.5 ENFOQUE BASADO EN PROCESOS ...............................................................................................19
2.6 FUNDAMENTOS DE LA CALIDAD EN LA EDUCACIN .........................................................21
2.7 ORGANISMOS DE CERTIFICACIN DE SISTEMAS ACREDITADOS............................22
3. DIAGNOSTICO ESTRATGICO..............................................................25
4. DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ..................28
4.1 MANUAL DE CALIDAD ..........................................................................................................................29
4.1.1 CONTENIDO DEL MANUAL .....................................................................................................29
4.2 MANUAL DE PROCESOS, REGISTROS Y DOCUMENTOS ...................................................30
4.2.1 CONTENIDO DEL MANUAL .....................................................................................................31
4.3 MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS ..................................................................................31
4.3.1 CONTENIDO DEL MANUAL .....................................................................................................32
5. INDICADORES DE GE STIN DE SISTEMA ............................................34
5.1 GENERALIDADES ....................................................................................................................................34
5.2 METODOLOGA PARA ESTABLECER UN SISTEMA DE INDICADORES DE
GESTIN EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS.........................................................................34
6. PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA...........................................37
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
FASE
FASE
FASE
FASE
1 ETAPA DE SENSIBILIZACIN........................................................................................37
2 ETAPA DE PLANEACIN ESTRATGICA ...................................................................39
3 ETAPA DE IMPLEMENTACIN........................................................................................41
4 EVALUACIN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA..................................................44
INTRODUCCIN
Hoy da en el mundo, la calidad se ha convertido en una necesidad
ineludible para lograr una participacin dentro del mercado; por esta razn,
es importante basar los Sistemas de Gestin de Calidad en las normas ISO
que son el reflejo de una aprobacin internacional de los estndares de
calidad, por lo cual aumenta cada vez ms el nmero de organizaciones
decididas a implementarlas.
Colombia no est ajena a este proceso de implementacin de Sistemas de
Gestin de Calidad basados en las normas ISO 9000, debido a la
globalizacin y la progresiva desaparicin de los mercados tradicionales,
esto hace que el pas se vea en la obligacin de introducir sus productos y
servicios en el mercado internacional.
Por ello, este trabajo tiene como objetivo ofrecer una metodologa para
implementar un sistema documentado que cumpla con los requisitos de las
normas ISO 9001:2000 especficamente y que pueda ser aplicada dentro
del Centro Santa Mara para que esta institucin educativa logre obtener
posteriormente una acreditacin que la habilite para la consecucin de
recursos a nivel nacional e internacional.
Esta metodologa presenta un enfoque basado en procesos que permite
identificar y gestionar las diferentes reas de la organizacin para obtener
resultados de desempeo, eficacia del proceso, as como promover la
mejora continua.
0. OBJETIVOS
? Determinar
los
requerimientos
de
formacin
acadmica
de
Entrevista con la Rectora del Centro S anta Mara y Filosofa Institucional y Manual de Convivencia, Centro Santa Mara
2003-2007
2
Ver ANEXO Organigrama
recursos
en
barrios
de
estratos
socioeconmico
2,
se busca incrementar la
para
el
seguimiento
permanente
de
la
formulacin,
estado
de
sus
procesos
de
gestin
formular
estrategias
de
claves de la
Galardn a la Excelencia, Una Herramienta de Auto evaluacin Institucional, Secretaria de Educacin de Bogot D.C.,
Subdireccin de Mejoramiento Educativo, Septiembre.
10
2. MARCO TERICO
Curso de Calidad, Universidad Miguel Hernndez de Elche, Junio de 2001, Elche Espaa
John M. Ivancovich, Gestin, Calidad y Competitividad
11
productor
proveedor
de
un
servicio,
calidad
significa
12
13
ORGANIZACIN
INTERNACIONAL
PARA
LA
ESTANDARIZACIN10
La
organizacin
Internacional
para
la
estandarizacin
(International
10
http://www.iso.org
14
de
Normalizacin,
ISA
(International
Standardizing
Associations). Este organismo fue sustituido en 1947 por la ISO, cuya sede
est situada en Ginebra. Cada pas miembro est representado por uno de
sus institutos de normalizacin, y se compromete a respetar reglas
establecidas por la ISO relativas al conjunto de las normas nacionales. La
ISO es un organismo consultivo de las Naciones Unidas.
Hoy en da es un organismo de alcance mundial encargado de coordinar y
unificar las normas nacionales, agrupando a 146 pases. La misin de la ISO
es promover el desarrollo de la estandarizacin y las actividades con ella
relacionada en el mundo con la mira en facilitar el intercambio de servicios
y bienes, y para promover la cooperacin en la esfera de lo intelectual,
cientfico, tecnolgico y econmico. Todos los trabajos realizados por dicha
organizacin resultan acuerdos internacionales los cuales son publicados
como Estndares Internacionales.
La ISO estipula que sus estndares son producidos de acuerdo a los
siguientes principios:
1. Consenso: son tenidos en cuenta los puntos de vistas de todos los
interesados,
fabricantes,
vendedores,
usuarios,
grupos
de
15
ISO Comit tcnico. ISO/TC 176/N613. Seleccin y Uso de la Tercera Edicin de las Normas ISO 9000., Octubre 2000
16
por
diferentes
necesidades,
objetivos
particulares,
los
12
17
Clientes
( y otras partes
interesadas )
Responsabilidad
de la direccin
Clientes
( y otras partes
interesadas)
Gestin de los
recursos
Requisitos
Medicin,
anlisis y mejora
Realizacin
del producto
18
Producto
Satisfaccin
13
Actuar
Planificar
Cmo mejorar
la prxima vez?
Qu hacer?
Como hacerlo?
Verificar
Hacer
Las cosas
pasaron segn
se planificaron?
Hacer lo
planificado
ISO comi t tcnico ISO/TC 2/N 544R. Orientacin acerca del enfoque basado en procesos para los Sistemas de
Gestin de la Calidad, Mayo 2001
19
que
identificar,
entender
gestionar
los
procesos
Salida del
proceso A
PROCESO A
Entrada al
proceso A
Salida del
proceso C
Salida del
proceso B
PROCESO B
Entrada al
proceso B
PROCESO C
Entrada al
proceso C
Fuente: Orientacin acerca del enfoque basado en procesos para los Sistemas de Gestin de la Calidad
ISO comit tcnico ISO/TC 2/N 544R. Orientacin acerca del enfoque basado en procesos para los
Sistemas de Gestin de la Calidad, Mayo 2001
15
Ver Anexo RED DE PROCESOS
14
20
Santa Maria incluidos dentro del Sistema de Gestin de Calidad. Esta red
est
compuesta
por
el
propsito
del
proceso,
las
entradas
16
17
21
medios y el ambiente para que los estudiantes puedan cumplir con su rol, a
travs de poseer procesos pedaggicos que motiven el aprendizaje
continuo.
La educacin debe tener en cuenta las diferencias individuales, es decir, no
todos los estudiantes tienen las mismas aptitudes y habilidades, no todos
aprenden de la misma forma, no todos han tenido el mismo aprestamiento.
Por consiguiente, la Institucin educativa debe buscar los medios y
procedimientos para llegar a cada uno de ellos, y explotar su potencia. El
educador deber ayudar a cada estudiante a descubrir sus habilidades y
potencialidades para canalizarlas adecuadamente.
El maestro es uno de los agentes ms importantes en el proceso de
enseanza. El educador debe convertirse en un orientador del aprendizaje y
de la formacin de sus estudiantes. Debe tener conciencia de su papel de
liderazgo que implica convertirse en ejemplo permanente para sus
estudiantes y en el gerente de su trabajo. La Institucin debe disear
mecanismos que permitan conocer sus necesidades y satisfacerlas con el
objeto de facilitarle y cooperarle en el logro de su trabajo.
18.
http:// www.sic.com.co
22
Colombiano
de
Normas
Tcnicas
Certificacin
(ICONTEC)19
Organismo privado, sin nimo de lucro, integrado por representantes del
sector pblico, productores y consumidores del sector privado. Se fund el
10 de mayo de 1963. Est acreditado ante la Superintendencia de Industria
y Comercio como organismo de certificacin de Productos Industriales, de
Sistemas de Calidad en el sector industrial y de Sistemas de Administracin
Ambiental.
SGS Colombia S.A.
20
19
20
21
http://www.icontec.org.co
http://www.sgs.com.co
http://www.bvqi.com
23
22
23
http://www.cidet.com.co
http://www.sic.gov.co
24
3. DIAGNOSTICO ESTRATGICO
consecucin de metas ambiciosas que permitan cada vez mas, a los nios y
a sus familias, superar la pobreza fsica, intelectual y moral para vivir con
dignidad, alegra, esperanza, teniendo presente que de la responsabilidad
25
24
26
27
tambin
facilita
un
accionar
consistente.
Sin
embargo,
la
un
medio que agregue valor a los procesos del sistema de gestin. Cada
organizacin educativa como el Centro Santa Mara debe determinar el
grado de documentacin requerida y el medio que quiera usar para su
control dependiendo de su tamao, la complejidad de los procesos, los
requisitos legales aplicables, las habilidades del personal y la necesidad de
demostracin requerida al sistema de gestin.
Tabla N 1 Estructura de la Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad
DOCUMENTOS
DESCRIPCIN
Declaraciones
documentadas de una
poltica de la calidad y
de objetivos de la
calidad
Manual de Calidad
Procedimientos
documentados
requeridos en la Norma
ISO 9001:2000
Manual de Procesos,
Documentos y Registros
Manual de Funciones y
Requisitos
28
25
29
Misin institucional
Presentacin de la
Empresa
Objeto y Campo de
Aplicacin
Referencias Normativas
Trminos y Definiciones
Sistema de Gestin de
Calidad
Responsabilidad de la
Direccin
Medicin, Anlisis y
Mejora
30
todas las
reas de la organizacin.
Red de Procesos
Procesos Documentados
Documentos asociados a
los procesos
Fuente: Autora
26
31
tener los cargos dentro del Centro Santa Mara tanto como las funciones
especificas y responsabilidades que deben ejercer todas aquellas personas
que entren a trabajar dentro de esta Institucin, garantizando de esta
forma una correcta ejecucin de las funciones y manteniendo uniformidad y
continuidad del trabajo all realizado.
Tabla N 4 Contenido del Manual de Funciones y Requisitos del Centro Santa Mara
CUESTIONARIO PARA EL
ANLISIS DE CARGOS
INSTRUCTIVO DE LAS
DESCRIPCIONES DE
CARGOS
HOJA DE
ACTUALIZACIONES
NDICE ALFABTICO DE
CARGOS
DESCRIPCIN DE CARGOS Presenta las cartas descriptivas de todos los cargos del Centro
Santa Mara.
Fuente: Autora
27
32
ISO
33
5.1 GENERALIDADES
Uno de los principios fundamentales para la toma adecuada de decisiones y
la Calidad de las misma es basarse en hechos y datos que brinden
informacin precisa antes de la ejecucin de los planes, durante estos y
despus.
Segn Juan Manuel Beltrn, en su libro Indicadores de Gestin, define como
Indicadores de Gestin la relacin entre variables cuantitativas o
cualitativas, que permiten observar la situacin y las tendencias de cambio
generadas en el objeto o fenmeno observado, respecto de objetivos y
metas previstos e influencias esperadas. Estos indicadores pueden ser
valores, unidades, ndices, series estadsticas, etc.; son factores para
establecer el logro y el cumplimiento de la misin, objetivos y metas de un
determinado proceso.
Para la determinacin de los Indicadores de Gestin en el Centro Santa
Mara se parti de los objetivos de calidad, que a su vez estn alineados
con la Poltica y Misin de la institucin.
5.2
METODOLOGA
PARA
ESTABLECER
UN
SISTEMA
DE
34
35
? Determinar
fuentes
de
informacin
que
proveern
los
datos
pertinentes
? Frecuencia de recoleccin y de medicin para la toma oportuna de
decisiones.
? Presentacin de la informacin.
? Asignar responsables de la recoleccin, tabulacin, procesamiento,
anlisis, presentacin y divulgacin de la informacin.
6. Definir y Asignar Recursos y Responsables
Lo ideal es que la medicin se incluya e integre al desarrollo del trabajo,
que sea realizada por quien ejecuta el trabajo y que esta persona sea el
primer beneficiario y usuario de la informacin. Los recursos que se
empleen en la medicin deben ser parte de los recursos que se utilizan en el
desarrollo del trabajo o proceso.
7. Medir, simular, Probar y Ajustar
Implementar un sistema de indicadores de gestin no se logra la primera
vez. Puede surgir una serie de factores que es necesario ajustar o cambiar
en sentidos como: pertinencia del indicador, valores y rangos establecidos,
fuentes de informacin seleccionadas, proceso de recoleccin y presentacin
de la informacin, frecuencia en la toma de informacin, destinatario de la
informacin, etc.
8. Estandarizar, Adoptar e Institucionalizar2 9
Consiste en el proceso de especificacin completa, documentacin, adopcin
por el organismo competente, divulgacin e incorporacin entre los
sistemas de operacin de la Institucin.
9. Mantener Implementacin y Mejora Continua
Hacerle mantenimiento al sistema es darle continuidad operativa y efectuar
los ajustes que se derivan del permanente monitoreo del sistema, la
Institucin y su entorno.
29
36
debe
37
para
planificar
implementar
estas
actividades
de
calidad. Para el grupo 1 del Proyecto Educativo Lideres siglo XXI, se define
como proceso sistemtico de mejoramiento continuo que busca la
formacin integral del ser humano mediante el desarrollo de todas sus
potencialidades (morales, espirituales, intelectuales, sociales, afectivas y
fsicas), para que logre su realizacin y contribuya a la transformacin y
bienestar de su entorno cultural y ambiental. Igualmente es necesario
definir una persona de calidad, que se entiende
30
38
MEALS de COLOMBIA
Diagnstico Estratgico
Conocimiento de
Necesidades y
Expectativas de los clientes
Anlisis de la
Institucin
reas estratgicas
Metas estratgicas
1. Filosofa Institucional
1.1 Misin
Razn de ser de la institucin, especifica el rol funcional que sta va a
desempear en su entrono. Esta declaraci n indica con claridad el alcance y
direccin de las actividades de la Institucin.
31
Ver Anexo PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL (PEI) DEL CENTRO SANTA MARA
39
1.2 Visin
Conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de la que
una Institucin Educativa quiere y espera ser en el futuro. Permite
establecer el rumbo que desea lograr la institucin en el futuro el
funcionamiento que quiere tener en el largo plazo.
1.3 Creencias
Estructuras de pensamiento elaboradas y arraigadas a lo largo del
aprendizaje que sirven para explicarnos la realidad y que preceden a la
configuracin de los valores3 2
1.4 Valores
Ideas generales y abstractas que guan el pensamiento y la accin.3 3
2. Diagnstico estratgico
Hace referencia a conocer permanentemente y en forma precisa las
necesidades
expectativas
de
los
clientes
(estudiantes,
docentes,
32
33
40
41
42
de
la
comunidad
educativa,
consolidar
el
proceso
de
43
44
45
cabo
el
procesamiento
de
la
informacin
relacionada
Certificacin
$6.000.000
Computador
$1.500.000
Impresora
$450.000
Capacitacin
$700.000
Papelera
$47.500
Toner
$85.000
Carpetas
$30.000
46
$450.000, 5
un
programa
de
voluntariado
donde
personas
externas
la
presta colaboracin a la
Papelera
$47.500
Toner
$85.000
Carpetas
$30.000
Certificacin
$6.000.000
Capacitacin
$700.000
Auditor Interno
47
Auditoras
$ 4.500.000
Papelera
$28.500
Tinta
$340.000
Equipo
$1.500.000
Personal de Mantenimiento
$.1.200.000
48
Centro Santa Mara que conforma el Comit de Calidad, de tal manera que
este trabajo ser parte de sus funciones como miembro del Comit, por lo
que los costos de mantenimiento se ven disminuidos gracias a las buenas
relaciones
que
el
Centro
Santa
Mara
mantiene
con
diferentes
Auditoras
$ 4.500.000
Papelera
$28.500
Toner
$340.000
Equipo
$1.500.000
49
CONCLUSIONES
razn
se
(estudiantes,
determinaron
padres
de
los
familia,
requerimientos
empleados
de
docentes
los
de
clientes
reas
salidas,
delimitacin,
responsable,
recursos
utilizados,
Para la
umbral,
frmula
responsable.
Estos
indicadores
estn
50
las
caractersticas
principales
tanto
como
las
funciones
51
BIBLIOGRAFA
un
tesoro.
Madrid:
? CHIAVERATO,
Idalberto. Administracin de Recursos Humanos.
Bogot: Mc Graw Hill, 2001.
? El sueo de Dios y la fuerza de la semilla. Filosofa Institucional y
Manual de Convivencia, Centro Santa Mara 2003-2007. Bogot:
Publicaciones Colegio Santa Mara, 2003.
? Galardn a la Excelencia, Una Herramienta de Auto Evaluacin
Institucional, Secretaria de Educacin de Bogot D.C., Subdireccin
de Mejoramiento Educativo, Septiembre 2003.
? Gua Prctica para Implementar el Mejoramiento de la Calidad en la
Educacin, gua 1 Conceptos Bsicos Sobre calidad , Bogot:
Proyecto Educativo Lderes siglo XXI, MEALS de Colombia,1999.
? Gua Prctica para Implementar el Mejoramiento de la Calidad en la
Educacin, gua 2 Etapa de sensibilizacin , Bogot: Proyecto
Educativo Lderes siglo XXI, MEALS de Colombia, 1999.
? Gua Prctica para Implementar el Mejoramiento de la Calidad en la
Educacin, gua 3 Etapa de Planeacin Estratgica , Bogot:
Proyecto Educativo Lderes siglo XXI, MEALS de Colombia, 1999.
? Gua Prctica para Implementar el Mejoramiento de la Calidad en la
Educacin, gua 4 Etapa de Implementacin , Bogot: Proyecto
Educativo Lderes siglo XXI, MEALS de Colombia, 1999.
52
53
las
54
ANEXOS
Anexo A Glosario
Anexo B Organigrama
Anexo C Personajes Influyentes en la Calidad
Anexo D Red de Procesos
Anexo E Manual de Procesos, Registros y Documentos
Anexo F Manual de Calidad
Anexo G Manual de Funciones y Requisitos
Anexo H Indicadores de Gestin
Anexo I Proyecto Educativo Institucional
Anexo J Encuestas
55
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Estructura de la Documentacin del sistema de Gestin de Calidad
Tabla 2 Contenido del Manual de Calidad
Tabla 3 Contenido del Manual de Procesos, Registros y Documentos
Tabla 4 Contenido del Manual de Funciones y Requisitos
Tabla 5 Costos de Implementacin
Tabla 6 Costos Reales de Implementacin
Tabla 7 Costos de Mantenimiento
Tabla 8 Costos Reales de Mantenimiento
Tabla 9 Flujo de Fondos
Tabla 10 Flujo Real de Fondos
56
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Modelo del Enfoque Basado en Procesos
Figura 2 Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar
Figura 3 Cadena de Procesos Interrelacionados
Figura 4 Planeacin Estratgica
57